Jaarverantwoording 2015

Transcriptie

1 Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst Jaarverantwoording 2015 Maatschappelijk verslag

2 Inhoud 1. Voorwoord Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Organigram Kerngegevens Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders/ raad van toezicht Managementteam Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Jaarrekening

3 Maatschappelijk verslag 1 Voorwoord De Koperhorst is een zelfstandige organisatie binnen de ouderenzorg. De raad van toezicht heeft duidelijk uitgesproken dat zij deze status, zolang het kwalitatief en financieel verantwoord is, in stand wil houden. Juist op dit gebied wil zij zich onderscheiden van grotere instellingen. Dit betekent zeker niet dat de Koperhorst zich van alles wat zich binnen Amersfoort afspeelt afzijdig houdt. Overleg voeren met, afstemmen op- en samenwerken met andere organisaties op gebieden waar dit een meerwaarde heeft, zijn een voorwaarde om als standalone organisatie goed te kunnen blijven functioneren. Door de beperkte omvang van de organisatie staat de Raad van Bestuur, later te noemen bestuurder, dicht bij cliënten en medewerkers. Zodoende kan er snel en alert op vragen en situaties ingespeeld worden. De Koperhorst heeft een duidelijke functie voor de ouderen in de wijk Schothorst. Hierbij vindt zij het belangrijk om haar aanbod helder en goed omlijnd neer te zetten. En weer geldt, dat daar waar het een meerwaarde heeft, samenwerking zeker niet uit de weg wordt gegaan. Voor de Koperhorst was 2015 een jaar vol uitdagingen 2015 is het eerste jaar van de Wlz (Wet Langdurige zorg, uitgevoerd door de overheid/ het zorgkantoor) voor intramurale cliënten, de Zvw (Zorg Verzekeringswet, uitgevoerd door de zorgverzekeraars) voor cliënten met zorg thuis en de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning uitgevoerd door de gemeente) voor cliënten met huishoudelijke verzorging en/ of dagbesteding. Drie nieuwe regimes waar zowel wij als uitvoerders, maar ook de zorgkantoren, zorgverzekeraars en de gemeente hun weg moesten vinden. Hadden we tot op heden voor de financiering voornamelijk met het zorgkantoor te maken, kwamen hier dit jaar de zorgverzekeraars en de gemeente voor de dagbesteding bij. Met name in de administratieve afhandeling en verantwoording gaf dit een grote druk op de cliëntadministratie, de opname consulent en de teamleiders zorg. Gevolgen van de transitie en de veranderingen binnen de ouderenzorg na 2015 Ouderen met een zorgvraag worden steeds meer in de eigen omgeving geholpen door de partner, familie/ mantelzorger en als het niet anders kan, of medisch noodzakelijk is, door de thuiszorg en hulp vanuit de Wmo. Voor de groep ouderen waarvoor het alleen thuis wonen, vanwege de gezondheidssituatie en het ontbreken van een sociaal netwerk, niet bijdraagt aan de kwaliteit van leven bieden we een huurwoning in beschutte (geclusterde) omgeving, met welzijnsfaciliteiten dicht bij de hand en de zorg op afroep. Het wordt de vraag of deze wijze van veilig en beschut wonen met een goede betaalbare zorg en begeleiding overeind kan blijven. In 2015 was de zorg voor deze complexen bij de zorgverzekeraars in representatie ingekocht bij Achmea. In 2016 is dit per zorgverzekeraar ingekocht. Elke verzekeraar kent in 2016 zijn eigen plafond waardoor de kans bestaat dat we aan nieuwe cliënten niet de zorg mogen bieden waar ze om 3

4 vragen omdat het productieplafond bij hun verzekeraar al behaald is. Landelijk maken we ons, met een aantal collega s van kleine huizen, hard om dit probleem bij de politiek goed helder te krijgen. We proberen het besef te kweken dat ze, door de huidige werkwijze van de zorgkantoren, een product wat ze zelf promoten, namelijk de mogelijkheid voor ouderen om zo lang mogelijk weg te kunnen blijven uit de Wlz en wel een goed leven te hebben, om zeep te helpen. De beste oplossing zou zijn als er binnen de Zvw een product zorg in aanleuningen komt welke in representatie ingekocht wordt. De zorgverzekeraars scherpen hun eisen voor de wijkverpleging steeds meer aan. Het is dan nog maar de vraag of de Koperhorst in de toekomst aan die verscherpte eisen wil en kan voldoen. Met het zorgkantoor is in 2014 afgesproken dat er binnen de Koperhorst 40 intramurale plaatsen binnen de Wlz zijn waar in groepen van 8 personen kleinschalige zorg geboden wordt voor ouderen met een ZZP5 of hoger zonder de functie behandeling. 40 tweekamer appartementen zijn bestemd voor ouderen die behoefte hebben aan een langdurige beschermde woonomgeving met de beschikbaarheid van 24 uurs-zorg in de vorm van huur met VPT4 of 6. Het betreft een groeiscenario, waarbij elk ZZP appartement wat vrijkomt, omgezet wordt in VPT met huur. We zien dat we een antwoord hebben op de ontstane behoefte. De organisatie is erop ingericht om de zwaardere doelgroep op te vangen. Het logement heeft in 2015 zijn bestaansrecht duidelijk bewezen. Gingen we begin 2015 nog uit van een bezetting van 75% met een onzekere financiering, eind 2015 zien we dat we een minimale bezetting van 95% behaald hebben. De financiering van het logement loopt uiteen: Subsidie eerstelijns verblijf, Wlz, Wmo, Zvw en de verzekeraar. De subsidieregeling eerstelijns verblijf is medio december 2015 voor 2016 nog niet bekend. We gaan er echter van uit dat dit voor 2016 geen probleem is omdat het product ook landelijk zeer veel aftrek vindt. In september zijn we, na een jaar van voor bereiden, met MBO-Amersfoort, op het Logement, een leerafdeling gestart voor leerlingen Zorg en welzijn niveau 2, die zo ervaring opdoen met zowel zorg als gastvrijheid en dienstverlening. De leerlingen zijn er 365 dagen per jaar. Naast het diploma Zorg en welzijn niveau 2, kunnen zij het Hospitality-certificaat halen. Hierdoor worden hun kansen op de arbeidsmarkt vergroot of kunnen zij doorstromen naar meerdere vervolgopleidingen. De wijkfunctie van de Koperhorst neemt een steeds belangrijkere rol in. De samenwerking in de wijk m.n. met het sociale wijkteam, de huisartsen, het buurtnetwerk en andere sociale aanbieders gaat steeds meer vorm krijgen. Voor wie willen we er zijn? Doelgroep Ouderen met een beginnende of gevorderde dementie en/of waarvan de mobiliteit dusdanig is dat ze thuis niet meer zelfstandig kunnen functioneren. Ouderen met een beperkt of geen netwerk en hun inkomenspositie AOW of AOW met een heel klein aanvullend pensioen 4

5 Ouderen in de wijk Zorg en dienstverlening De zorgverlening en dienstverlening wordt verzorgd door professionele medewerkers in samenwerking met de familie (voor zover aanwezig) en vrijwilligers. Er zijn gegarandeerd 24 uur per dag zorgverleners beschikbaar en aanwezig Aan mensen die nog thuis wonen wordt 7 dagen in de week dagbesteding geboden. Inbedding in de wijk De Koperhorst heeft een belangrijke wijkfunctie nu en in de toekomst. Binnen de wijk Schothorst bieden voor ouderen vele faciliteiten waar ook ruim gebruik van gemaakt wordt, zoals: 7 dagen in de week een sociaal restaurant waar een warme maaltijd gegeten kan worden tegen een lage prijs, te betalen voor de doelgroep 7 dagen in de week dagbesteding voor dementerende, nog thuis wonende ouderen 7 dagen in de week dagbesteding voor eenzame ouderen Dagelijks welzijnsactiviteiten en cursussen Trombosedienst komt prikken voor wijkbewoners Kapper, pedicure en schoonheidsspecialiste Dependance van de bibliotheek In het weekeinde kerkelijke vieringen zowel RK als PKN Financiering wonen en zorg: ZZP5 en hoger: Wlz Zorg lager dan ZZP5 en een VPT (Volledig Pakket Thuis) vanuit de Wlz Zorg geïndiceerd in functies (thuiszorg) vanuit de Zvw Dagbesteding: Wlz (overbruggingszorg), de gemeente (Wmo), privaat Hulp bij het Huishouden: Wmo (gemeente) en privaat Eerstelijns verblijf: Subsidie eerstelijnsverblijf, Wmo, zorgverzekeraar, Wlz, Zvw, privaat Wonen en verblijf: Huur en Wlz In 2015 werd de organisatie voor de 3 e keer geauditeerd in het kader van Gastvrijheidszorg met Sterren en mochten we de reeds in 2013 behaalde 4 sterren behouden. In het kader van het kwaliteitstoetsing binnen de organisatie heeft er een tussenaudit plaatsgevonden voor het PREZO certificaat van de Stichting Perspekt. Eind van het jaar hoorden we dat we het Gouden certificaat mogen behouden. In bijgaand verslag hebben we geprobeerd een zo volledig mogelijk beeld van het afgelopen jaar te schetsen. Ik wens u veel leesplezier. I.W.M. Vriens, bestuurder 5

6 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst Adres Paladijnenweg 275 Postcode 3813 KA Plaats Amersfoort Telefoonnummer Identificatienummer KvK adres Internetpagina Structuur van het concern Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst (verder te noemen de Koperhorst) biedt intramurale zorg aan cliënten met een ZZP5 t/m ZZP7 en huur met VPT4 VPT6. Er wonen nog enkele cliënten met een ZZP1 t/m 3 maar deze zorgvorm verdwijnt langzaam uit de organisatie, ingegeven door de kaders van de WLz. In de huurwoningen van de Koperhorst wordt zorg thuis geleverd (wijkverpleging) gecombineerd met Wmo functies. Ook wonen er een aantal mensen die een VPT hebben. Over het algemeen zijn dit echtparen, waarvan één (of beiden) een VPT heeft. Op deze manier kan men met een hoge zorgvraag bij elkaar blijven en hoeft men niet van tafel en bed gescheiden te worden. Dagbesteding en Hulp bij het Huishouden via de Wmo, dan wel privaat, en wijkgerichte activiteiten, behoren tot de dienstverlening. De Koperhorst kan en mag de volgende producten leveren: Wlz functies incl. behandeling Wijkverpleging (Persoonlijke Verzorging en Verpleging) Groepsbegeleiding ouderen Eerstelijnszorg basis en intensief Respijtzorg Hulp bij de Huishouden 1 en 2 Verblijf Organisatievorm De Koperhorst wordt aangestuurd door een Raad van Bestuur, bestaande uit één persoon. De raad van toezicht van de Koperhorst bestaat uit 5 personen. De Koperhorst heeft een platte organisatiestructuur en wordt aangestuurd door een managementteam waarvan de bestuurder de voorzitter is. De managementteamleden hebben als teamleider ieder de verantwoording over een organisatieonderdeel. De bestuurder stuurt op hoofdlijnen. Het MT ontvangt sturingsinformatie van de bestuurder. De leden van het MT sturen ieder hun eigen dienst aan. De raad van toezicht en het managementteam ontvangen onder meer kwartaalrapportages interne controle Wlz, Zvw en Wmo, de 2-maandelijkse monitor Melding Incidenten Cliënten, de monitor Vrijheidsbeperkende maatregelen, de monitor onbegrepen gedrag en gedragsbëinvloedende 6

7 medicatie en de kwartaalrapportage klachten. De managementteamleden rapporteren de voortgang van de jaarplannen na afloop van ieder kwartaal in een jaarplanbewakingsoverzicht. De bestuurder houdt in het kader van risicobeheersing een rapportage bij ten behoeve van de raad van toezicht. Intramuraal zijn 10 teams verantwoordelijk voor wonen, zorg en welzijn van 8 tot 10 cliënten. De eindverantwoordelijkheid ligt per team in handen van de contactverzorgende, zij wordt ondersteund door een teamleider. Overall is een verpleegkundig team aanwezig. De verpleegkundigen werken generalistisch en beschikken daarnaast ieder over een specifiek aandachtsgebied. Medezeggenschapsstructuur Binnen de Koperhorst functioneert een ondernemingsraad bestaande uit 5 medewerkers en een Cliëntenraad bestaande uit 9 cliënten waarbij de samenstelling een afspiegeling vormt van de zorgvragers binnen de Koperhorst. Segmentering In de jaarrekening wordt een onderscheid gemaakt tussen Wlz-, Zvw-, Wmoen overige activiteiten. 7

8 2.3 Organigram de Koperhorst Raad van Toezicht Raad van bestuur Opname- & Cliëntadministratie Ondernemingsraad Cliëntenraad Personeel & opleiding Beleidsondersteuning Financiële administratie Roostering/ planning Facilitaire dienst Zorg thuis Wonen met zorg Psychogeriatrische zorg Welzijn en vrijwilligerswerk Receptie Extramurale woningen Wonen met zorg Groepswonen Activiteitenbegeleiding Restaurant & huishouding Hulp bij het Huishouden Logement/ leerafdeling Dagbesteding Vrijwilligerswerk Keuken Verpleegkundige zorg Technische dienst 8

9 2.4 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Variatie aan voorzieningen De Koperhorst is een zelfstandig woon- zorgcomplex. De voorzieningen variëren van beschut wonen, welzijn, zorg- en dienstverlening aan zelfstandig wonende ouderen in de flats op het terrein van de Koperhorst, wonen met zorg in de appartementen in het verzorgingshuis, Groepswonen voor dementerende ouderen en tijdelijk verblijf op het Logement. Het vastgoed is eigendom van de Koperhorst en is gesitueerd op eigen terrein. Daarnaast bieden wij dagbesteding aan ouderen met een beginnende dementie en welzijnsactiviteiten aan ouderen wonend in de wijk Schothorst. De Koperhorst heeft een algemeen christelijke identiteit. We zijn met het openbaar vervoer goed bereikbaar. In de omgeving is een winkelcentrum, echter voor menig oudere te ver om zelfstandig naar toe te lopen, daarom hebben we zelf een winkel, een kapper, een dependance van de bibliotheek en andere voorzieningen om het leven aangenaam te maken. Lokale verankering De wijk Schothorst is ruim 45 jaar oud en aan het vergrijzen. De wijk heeft voornamelijk een woonfunctie. De Koperhorst profileert zich binnen de wijk als een multifunctioneel centrum voor ouderen. Er worden met name welzijnsactiviteiten, restauratieve en ondersteunende activiteiten aangeboden. Daarnaast wordt er dagbesteding voor beginnend dementerende ouderen uit de wijk aangeboden. De Koperhorst biedt zorg thuis in haar geclusterde woonvormen. In de wijk is de Koperhorst actief in de ondersteuning van de onderlinge participatie en werkt samen met het sociale wijkteam, de wijkverpleegkundige en de huisartsen. Ze biedt geen persoonlijke verzorging en verpleging thuis aan bewoners in de wijk. We zijn goed om welzijn, welbevinden en veiligheid al of niet in combinatie met zorg te leveren in geclusterde woonvormen. In toenemende mate zullen we in de wijk met woningbouwcoöperaties samen gaan werken om te kijken of we zo een gezamenlijke meerwaarde kunnen bieden aan de ouderen die in deze woonvormen wonen. Ook zijn er wijkbewoners die als vrijwilliger binnen de Koperhorst hun diensten/ talenten aanbieden. We zijn er voor alle ouderen We zijn er zowel voor de cliënten die al in de Koperhorst wonen als de overige ouderen die in Amersfoort wonen en in het bijzonder in de wijk Schothorst e.o. Deze doelgroep is divers, van een nog fitte wijkcliënt tot een oudere die zowel lichamelijk als geestelijk ondersteuning nodig heeft. Binnen het gevarieerde aanbod van wonen, welzijn en zorg is er voor iedereen een aantrekkelijke keuze te realiseren. Onze speciale aandacht gaat uit naar ouderen met alleen een AOW, al dan niet aangevuld met een klein pensioen, om ook hen goede diensten en services te aan te kunnen bieden. Bij het vormgeven van onze diensten houden we dan ook continu rekening met de betaalbaarheid ervan. Dit gaat niet vanzelf en vraagt veel creativiteit. Op deze manier zijn zowel ouderen met een goed gevulde beurs als ouderen met een smalle beurs bij ons van harte welkom. 9

10 Zelfstandig en toch samen We hechten eraan dat we een zelfstandige organisatie zijn. Daardoor staan we dicht bij de klant, zijn er korte lijnen en kunnen we snel schakelen. Het blijkt dat we hierdoor een grote klanttevredenheid kunnen borgen en daar staan we voor. Dat doen we echter niet alleen. Vanuit onze eigen kracht werken we actief samen met anderen, daar waar dat duidelijk meerwaarde biedt voor onze klanten en de ouderen in de wijk Schothorst. Door de jaren heen zijn er waardevolle samenwerkingsverbanden ontstaan en blijven we alert welke mogelijkheden tot samenwerking nog meer van betekenis kunnen zijn. Zelfstandigheid in verbondenheid is ons motto. Dit blijft ons uitgangspunt zolang we de hoogwaardige kwaliteit kunnen garanderen in combinatie dat we de Koperhorst financieel gezond kunnen houden. Zorgverlening aan ouderen in de extramurale woningen De gebouwen van de Zorg- en Servicewoningen en Seniorenwoningen, waar zorg thuis geboden wordt, zijn via de begane grond gekoppeld aan het gebouw waar zorg met verblijf geboden wordt. De Zorgservicewoningen dateren uit de jaren 70. Het gebouw bestaat uit kamer huurwoningen. De Seniorenwoningen dateren uit 2000 en het gebouw bestaat uit kamerwoningen met een inpandig balkon. Alle woningen zijn rolstoeltoegankelijk en rolstoelvriendelijk. In de woningen zijn personenalarmering, rookmelders en een spreek luisterverbinding aanwezig. Deze zijn gekoppeld aan het centrale systeem. De huren vallen binnen de sociale sector. De woningen zijn levensloopbestendig en men kan, bijvoorbeeld d.m.v. van wijkverpleging en Wmo, zorg op maat inkopen. De huurders van de Seniorenwoningen en de Zorg- en Servicewoningen kunnen gebruik maken van alle faciliteiten die het verzorgingshuis biedt. Zorgservicewoningen de Koperhorst Stand per Opname/mutatie Vertrek/mutatie Stand per in 2015 In Man Vrouw Totaal Echtparen Gemiddelde leeftijd bewoners Zorgservicewoningen Man 87,88 87,62 Vrouw 87,50 87,43 Gemiddeld 87,57 87,47 10

11 Gemiddelde bezetting Zorgservicewoningen Bezetting 100% 99,75% 99,5% 100% 100% Verhuurde woningen Seniorenwoningen de Koperhorst Stand per Opname/mutatie Vertrek/mutatie Stand per in 2015 In Man Vrouw Totaal Echtparen Gemiddelde leeftijd bewoners Seniorenwoningen Mannen 87,80 87,49 Vrouwen 86,36 86,85 Gemiddeld 86,85 87,78 Gemiddelde bezetting Seniorenwoningen: Bezetting 100% 100% 100% 100% 100% Verhuurde woningen Zorglevering in de extramurale woningen van de Koperhorst Aan het eind van het verslagjaar wordt in 96 van de 110 extramurale woningen (87%) enige vorm van zorg en/ of Hulp bij het Huishouden geleverd. (86% in 2014). Aan 13 cliënten wordt uitsluitend Hulp bij het Huishouden (HH) geleverd. In totaal ontvangen 77 cliënten HH, hiervan wonen 11 cliënten in de wijk Schothorst. Deze stijging komt omdat de Koperhorst cliënten van Lyvore heeft overgenomen. De wachtlijst voor de extramurale woningen, telt begin wachtenden met een zorgvraag en 35 wachtenden zonder zorgvraag. 17 van hen (waaronder 4 echtparen) krijgen in 2015 een woning aangeboden. Eind 2015 staan er 112 wachtenden op de wachtlijst. In de extramurale woningen wordt aan cliënten die hiervoor geïndiceerd zijn, of privaat afnemen, zorg geleverd door medewerkers van de Koperhorst. Hulp bij het Huishouden wordt geleverd in het kader van de Wmo. Door veranderd gemeentebeleid komen steeds minder mensen in aanmerking voor een indicatie voor Hulp bij het Huishouden. In 2015 zijn er 9 cliënten die de hulp privaat afnemen van de Koperhorst. 11

12 22 Cliënten maken gebruik van een Volledig Pakket Thuis waarvan er 15 in het verzorgingshuisdeel wonen op de afdelingen Wonen met Zorg en 7 cliënten woonachtig zijn in de extramurale woningen 1 x VPT1 3 x VPT2 3 x VPT3 9 x VPT4 3 x VPT5 3 x VPT6 Verzorgingshuis de Koperhorst Bewoners totaal Stand per Opname/mutatie 2015 Vertrek/mutatie 2015 Stand per Mannen Vrouwen Totaal Echtparen Wonen met zorg: Groepswonen: Leeftijd Mannen 82,51 86,27 90,40 89,88 Vrouwen 86,17 82,88 87,17 88,81 Gemiddelde leeftijd 85,33 87,56 87,61 89,03 Verzorgingshuis de Koperhorst, gegevens Logement Gemiddeld verblijf 30,73 dagen 27 dagen* Aantal cliënten Eerstelijnszorg 3 42 Eerstelijnszorg 6 10 Respijtzorg 10 Vergoed via zorgverzekeraar 3 ZZP2 2 ZZP3 2 ZZP4 11 ZZP5 3 ZZP6 2 VPT4 1 HF met Zvw indicatie 23 Particulier 4 Totaal aantal bezoekers *In juli 2014 werd het Logement volledig in gebruik genomen. 12

13 2.4.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten De Koperhorst levert de volgende functies: ZZP1 t/m ZZP7 (Wlz) VPT1 t/m VPT6 (Wlz) Extramurale overbruggingszorg (Wlz) Eerstelijnszorg (Wlz) Respijtzorg (Sociaal Domein - Wmo) Wijkverpleging (Zvw) Behandeling (Wlz - tot op heden niet verzilverd bij het Zorgkantoor) Dagbesteding voor ouderen (Wmo en bij wijze van overbruggingszorg via de Wlz) Hulp bij Huishouden (Wmo en privaat) Doelgroepen De 1 de doelgroep waar de Koperhorst zich op richt, zijn ouderen met een toenemende zorg- en welzijnsvraag, verblijvend in een van de woningen op het terrein van de Koperhorst of verblijvend in het zorgcentrum. De 2 de doelgroep betreft thuiswonende ouderen (bewoners in de wijk Schothorst) met een beginnende dementie en een oplopende zorgvraag. De dagbesteding biedt de bezoekers dagbesteding en voldoende structuur om zelfstandig te kunnen blijven wonen. Tot de 3 de doelgroep behoren de ouderen in de wijk Schothorst die het prettig vinden om aan welzijnsactiviteiten deel te nemen. Tot de 4 de doelgroep horen de ouderen die op de wachtlijst van de Koperhorst staan en in een cirkel van 500 meter rond de Koperhorst wonen en huishoudelijke hulp van de Koperhorst willen ontvangen. Tot de 5 de groep horen de cliënten met een tijdelijke verblijfsvraag incl. een zorg en of begeleidingsvraag. Capaciteit De Koperhorst heeft plaats voor: 5 groepen van 8 dementerende cliënten die ieder een eigen woon/slaapkamer hebben en overdag gezamenlijk in de huiskamer verblijven. ZZP5 en hoger, 40 tweekamerwoningen voor cliënten met een VPT4 of 6 10 twee kamer appartementen voor tijdelijk verblijf, eerstelijnszorg en respijtzorg of privaat 110 tweekamerwoningen met wijkverpleging en Wmo Hulp bij het Huishouden en /of groepsbegeleiding Werkgebieden De Koperhorst richt zich op oudere bewoners uit Amersfoort en in het bijzonder bewoners uit de wijken Schothorst, Liendert, Rustenburg, Zielhorst, Kattenbroek, Hoogland en Nieuwland. Er komen echter ook mensen van buiten 13

14 Amersfoort in de Koperhorst wonen, om bijvoorbeeld dichter bij de kinderen te zijn. Hulp bij het Huishouden wordt alleen geleverd in de extramurale woningen en in de directe omgeving van de Koperhorst. Wat betreft de welzijnsactiviteiten richt de Koperhorst zich in het bijzonder op oudere inwoners van de wijk Schothorst. Met betrekking tot wonen heeft de Koperhorst geen specifiek werkgebied. 2.5 Samenwerkingsrelaties Huisartsen In de Koperhorst is de huisarts van de cliënt de hoofdbehandelaar. Met de huisartsenpraktijken in de wijk bestaat een samenwerkingsovereenkomst die jaarlijks geëvalueerd wordt. Wanneer een cliënt over een ZZP/VPT3 of hoger beschikt, neemt de huisarts deel aan de evaluatie van het zorgleefplan. Wanneer de huisarts het nodig vindt om expertise in te schakelen, bijvoorbeeld van een specialist ouderengeneeskunde, psycholoog, logopedist of ergotherapeut, dan kan dit via Lyvore of rechtstreeks vanuit de eerste lijn. Dit geldt zowel voor cliënten uit het verzorgingshuis als voor cliënten uit de wijk. Ook in 2015 werden cliënten gestimuleerd om voor één van de huisartsen te kiezen waarmee de Koperhorst een samenwerkingsovereenkomst heeft. Het betrof een advies, geen verplichting. Met de huisartsen werd gesproken over het eerder (ook extramuraal) inschakelen van de specialist ouderengeneeskunde bij cliënten voor wie dit een meerwaarde zou kunnen zijn. Door de samenwerking tussen huisartsen en de specialist ouderengeneeskunde, kan, tot op het laatste moment goede zorg aan cliënten geboden worden. Net als in de voorgaande jaren hebben de huisartsen meegewerkt aan de jaarlijkse griepvaccinatie van cliënten en medewerkers en de hepatitis b vaccinatie van medewerkers. De huisartsen zijn geïnformeerd over het bevoegd en bekwaam maken van de niveau 2 zorgmedewerkers wat betreft het delen van medicatie, de continuering van het medicatie-verbetertraject en de dagelijkse inventarisatie en terugkoppeling van evt. knelpunten t.a.v. medicatie, door het verpleegkundig team, aan apotheek en huisartsen. Het terugdringen van vrijheidsbeperkende maatregelen blijft een speerpunt binnen de Koperhorst. De huisartsenpraktijken zijn geïnformeerd over het beleid t.a.v. vrijheidsbeperking. In het verslagjaar is een begin gemaakt wat betreft het terugdringen van het gebruik van gedragsbëinvloedende medicatie. De eerste gesprekken met huisartsen over de voorschrijving er van aan cliënten, hebben plaatsgevonden. In 2015 hebben de Huisartsenpraktijken Paladijnenweg en Orion, de Organisatie Wijkgerichte Zorginfrastructuur (OZW) Stichting de Koppeling met Schothorst, 14

15 met verschillende ketenpartners opgericht. Op 30 oktober heeft er een door hen georganiseerd symposium plaatsgevonden in de Koperhorst. Huisartsenpost en Verpleegkundig Specialistisch Team Midden Nederland In de avond, de nachts en in het weekend werd, in voorkomende situaties, gebruik gemaakt van de huisartsenpost. Daarnaast kon er, vanwege specifieke expertise en bij afwezigheid van het Koperhorst verpleegkundig team, gebruik gemaakt worden van het Verpleegkundig Specialistisch Team Midden Nederland. Transferverpleegkunde Meander Medisch Centrum Er bestaat een goed contact met de transferverpleegkundigen van het Meander Medisch Centrum. De communicatie rond de plaatsingsmogelijkheden vanuit het ziekenhuis op het logement, is zinvol geweest. De transferverpleegkundigen werken sinds 2015 met POINT, een elektronisch transferdossier voor de transfer en zorgoverdracht van patiënten. Door het gebruik van POINT verloopt de overdracht efficiënter en worden dossiers volledig aangeleverd. Sociaal wijkteam In 2015 heeft er ieder kwartaal overleg plaatsgevonden met het sociaal wijkteam Schothorst/ Zielhorst. Dit heeft geresulteerd in goede onderlinge contacten en afspraken. Vooral rond de Wmo Hulp bij het Huishouden en de dagbesteding is na een aanloopperiode een duidelijke samenwerking ontstaan. Beschikkingen worden vlotter afgegeven en er zijn met regelmaat casussen besproken. Riagg Het RIAGG (Regionale Instelling voor Ambulante Geestelijke Gezondheidszorg) wordt wat betreft extramurale cliënten steeds minder geconsulteerd. De huisartsenpraktijken beschikken steeds vaker zelf over kennis en kunde op het gebied van de Geestelijke Gezondheid en huisartsen doen eerder een beroep op de SOG of psycholoog van Lyvore. Intramuraal worden cliënten doorgaans via de huisarts doorverwezen naar de geriater of er wordt een beroep op de SOG of psycholoog van Lyvore gedaan. MTC De meeste cliënten van de Koperhorst zijn patiënt bij het Medisch Trainings Centrum. Een vaste fysiotherapeut van het MTC is op weekdagen, in de middag aanwezig in de Koperhorst. De fysiotherapeut is laagdrempelig aanspreekbaar en er vindt regelmatig overleg plaats tussen de zorgdienst en de fysiotherapeut. De fysiotherapeut verzorgt verschillende (groeps)bewegingsactiviteiten en brengt, mits de cliënt hiermee instemt, bij nieuwe cliënten het valrisico in kaart. Diëtiste Wanneer er een hulpvraag m.b.t. voeding ontstaat, wordt deze door de contactverzorgende aan de diëtiste gemeld. De contacten lopen veelal via e- mail. 15

16 Beweging 3.0 Binnen de Koperhorst is verpleeghuisunit Davids Bolwerk, van Beweging 3.0 gehuisvest. Op het gebied van cliëntenzorg wordt over en weer van elkaars expertise gebruik gemaakt. Agnietenhove en Beweging 3.0 in het kader van de Wmo Zowel Agnietenhove als Beweging 3.0 zijn wat betreft levering van Hulp bij het Huishouden (Wmo) onderaannemer van de Koperhorst. Beide organisaties leveren het product met eigen medewerkers, aan eigen cliënten. De geleverde productie wordt bij de Koperhorst gedeclareerd. Voor Agnietenhove voert de Koperhorst ook de AO/IC over de Wmo uit. CIZ De samenwerking met de relatiebeheerder van het CIZ verliep constructief. Alle door de Koperhorst ingediende indicatieaanvragen zijn door het CIZ goedgekeurd. Zorgkantoor Achmea/ Zorgverzekeraars In 2015 hebben verschillende gesprekken met het zorgkantoor plaatsgevonden. Behalve de reguliere inkoopgesprekken, vormde de toekomst van de ouderenzorg en de Koperhorst in het bijzonder, onderwerp van gesprek. De accountmanager van het zorgkantoor bracht in het verslagjaar een bezoek aan de Cliëntenraad en het Logement. Voor de zorginkoop van 2016, is in de zomer van 2015 veel contact met de accountmanager van het zorgkantoor geweest. De reden hiervoor was dat men het dialoogmodel ingevoerd heeft en er verbeterplannen gemaakt moesten worden. Hoewel de gesprekken met het zorgkantoor inhoudelijk waardevol waren en prettig verliepen, heeft de uitwerking de organisatie veel tijd gekost. De definitieve contracteringsresultaten hebben niet tot andere resultaten geleid, dan voorgaande jaren. Zowel de tarieven als het voorlopige volume voor 2016 zijn eenzijdig vastgesteld. Aan het einde van het jaar is het zorgkantoor gestart met een materiele controle waarvan het resultaat pas medio voorjaar 2016 bekend is. In 2015 heeft Achmea/het Zilveren Kruis de wijkverpleging in representatie ingekocht voor de 10 zorgverzekeraars waar de Koperhorst, via haar cliënten een relatie mee heeft. Dit was een goede manier om de wijkverpleging voor de cliënten in extramurale woningen - in een totaalpakket - te kunnen blijven realiseren. (D.w.z. ook s nachts). Voor 2016 is er geen representatie meer en zijn (eenzijdige) contracten voor 110(!) cliënten gesloten met 10 zorgverzekeraars. Gemeente Amersfoort In 2015 had de Koperhorst met de gemeente een overeenkomst voor Hulp bij het Huishouden, dagbesteding en respijtzorg. Aan het begin van het jaar kwamen de beschikkingen van het sociaal wijkteam niet goed af voor alle drie de producten. Voor Hulp bij het Huishouden was dit redelijk snel opgelost. Wat betreft de dagbesteding en de respijtzorg zijn er, 16

17 omdat de benodigde kennis niet bij alle sociale wijkteams aanwezig was, c.q. er geen eenduidige werkwijze aanwezig was, het gehele jaar problemen gebleven. De gemeente werkte in 2015 nog niet met de iwmo. Dit zorgde voor alle partijen wat betreft communicatie en declaratie voor veel extra werk. Vanaf 2016 wordt hier wel mee gewerkt en hopen we dat de snelheid voor het afgeven van beschikkingen toeneemt en de administratieve last afneemt. De Koperhorst nam deel aan bijeenkomsten over o.a. het sociale domein, de transitie en Hulp bij het Huishouden. Met de aanbieders van dagbesteding/ dagbehandeling voor dementerenden en de gemeente is gekeken naar 2017 en daarna. Dementie-D. Dementie-D coördineert zorg voor mensen met - mogelijke - dementie. Dementie-D adviseerde de Koperhorst en zorgde o.a. voor (bij)scholingen van medewerkers. Stichting Ravelijn De samenwerking met Stichting Ravelijn verliep prettig. In gezamenlijkheid werd gekeken naar de wijze waarop een zo goed mogelijk antwoord gegeven kan worden op de veranderende sociale omgeving, toegespitst op de wijk Schothorst. De werving van vrijwilligers voor de Koperhorst, verliep onder meer via Stichting Ravelijn. Aan het einde van het verslagjaar heeft de Koperhorst het in 2014 door Ravelijn gestarte Repair Café overgenomen. Elke eerste maandag van de maand kunnen wijkbewoners een repareerbijeenkomst bezoeken. Men kan er, met hulp van vrijwilligers, meegebrachte, kapotte spullen repareren. Doelstellingen zijn het verkleinen van de afvalberg, het behouden van kennis over repareren en het versterken van de sociale cohesie. Per bijeenkomst worden gemiddeld 10 wijkbewoners verwelkomd. Netwerkbijeenkomsten, werkbezoeken Vanuit de Koperhorst werd actief deelgenomen aan netwerkbijenkomsten en werkgroepen, werden werkbezoeken gebracht en symposia en congressen bezocht. Waaronder: Netwerkbijenkomsten en werkgroepen: Klankbordgroep Arbeidszaken/ Actiz Waardigheid en Trots: Overleg van zorgbemiddelaars IVVU (vereniging van zorgorganisaties in de regio Utrecht) Steakholderssessie Lichtenberg Veiligheidsregio Utrecht Overleg Sociaal wijkteam Schothorst/Zielhorst. Netwerk Coördinatoren Vrijwilligers regio Amersfoort 17

18 Netwerk Buurtwerk Schothorst Actiz: aftrap kanteling werktijden Symposia/ congressen: Nationaal congres Veilig Voedsel DoSocial event Actiz Bijeenkomst rond dossieropbouw, functioneren en ontslagrecht door Advocatenkantoor van Benthem en Keulen Expertbijeenkomsten rond social media, door Utrechtzorg Bijeenkomst aanpassingen Wet werk en zekerheid, door advocatenkantoor AON en Utrechtzorg Bijeenkomst Agressie en meldingsplicht Zorg & ICT beurs Zorgtotaal beurs Diverse IVVU workshops Voorlichtingsbijeenkomst Waardigheid en trots Hogeschool Amersfoort Masterglas zorginstellingen VRU Security seminar Infosecurity beurs Seminar Grip op Crisis (SVDC) Gastvrijheidszorg met sterren Werkbezoeken: LVB networks communicatieadviesbureau Kaja interieurs Distrivers 18

19 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Zorgbrede Governancecode De statuten zijn in 2015 aangepast naar aanleiding van de eisen die zorgverzekeraar CZ stelde voor de zorginkoop. Ze voldoen aan de geldende wet en regelgeving. In de statuten is o.a. het enquêterecht opgenomen. Er is een reglement voor de raad van toezicht en de raad van bestuur vastgesteld. Hierin zijn de taken en bevoegdheden van de raad van toezicht en de raad van bestuur conform de principes van de Governancecode vastgelegd. Tevens is er vastgelegd dat er tussen de raad van toezicht en de Cliëntenraad één maal per jaar een overleg plaats vindt. Dit zelfde is ook afgesproken met de ondernemingsraad. De Koperhorst kent twee organen: een raad van bestuur en een raad van toezicht. De raad van bestuur bestaat uit 1 persoon (bestuurder). De raad van toezicht bestaat uit 5 personen die geen bezoldiging voor de toezichthoudende functie ontvangen. 1 Lid van de raad wordt benoemd op voordracht van de Cliëntenraad en de ondernemingsraad. De leden van de raad van toezicht hebben geen directe belangen bij de instelling. Bij de evaluatie van het functioneren van de bestuurder en bij de evaluatie van het eigen functioneren, gebruikt de raad van toezicht de zorgbrede Governancecode. De bestuurder is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht. De Koperhorst heeft een managementteam waarvan de bestuurder de voorzitter is. Leden zijn de teamleiders wonen en zorg, zorg thuis, psycho-geriatrische zorg, welzijn en vrijwilligerswerk en de facilitair manager. De facilitair manager vervangt de bestuurder bij (langdurige) afwezigheid. Alle managementteamleden sturen rechtstreeks een eigen afdeling binnen de Koperhorst aan. De raad van toezicht overlegt jaarlijks met de ondernemingsraad en met de Cliëntenraad. Jaarlijks is er een gezamenlijke beleidsbijeenkomst bestaande uit de raad van toezicht, de bestuurder en het managementteam. 3.2 Raad van bestuur (de bestuurder) De Koperhorst heeft een eenhoofdig bestuur. De bestuurder heeft jaarlijks een functioneringsgesprek met de voorzitter van de raad van toezicht en een lid raad van toezicht De beloning van de bestuurder past in het beloningsstelsel van de WOPT 1. De nevenfuncties van de bestuurder zijn niet conflicterend met het besturen van de Koperhorst. Naast een aantal kerkelijke bestuurlijke functies is de bestuurder respectievelijk: inhoudelijk deskundig lid van de klachtencommissie van de SSIG Gooi en Vechtsteken (buiten de regio waaronder de Koperhorst valt); Voorzitter van de provinciale branchevereniging IVVU, de overkoepelende vereniging van verpleeg- en verzorgingshuizen in de regio Utrecht, lid van het 19

20 bestuur van Utrecht Zorg en voorzitter van de Raad van Commissarissen van een woningbouwstichting in de regio Haaglanden. Tevens neemt de bestuurder in het verslagjaar met enige regelmaat als bestuurder of inhoudsdeskundige deel aan landelijke projecten en werkgroepen die door Actiz (de branchevereniging) opgezet zijn. De bestuurder is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die bewerkstelligen dat alle relevante financiële informatie tijdig bekend is, en dat deze informatie steeds juist en volledig is. Er zijn duidelijke afspraken over welke onderwerpen en in welke frequentie de bestuurder de raad van toezicht schriftelijk informeert. 3.3 Toezichthouders (raad van toezicht) Samenstelling raad van toezicht 0p 31 december 2015 Toezichthouder Hoofdfunctie Aandachtsgebied binnen rvt Dhr. D.J. Bakker Voorzitter Directeur vastgoed Vastgoed en zorginhoudelijke zaken Mw. M.J. Guliker Lid Manager UWV Personeelszaken Contactpersoon Cliëntenraad/ OR Dhr. drs. L. Kruiswijk Advocaat Financiën/ juridisch Lid Mw. J.M.H. Reiff-de Groen Lid Zorgmanager ziekenhuis Financiën/ zorginhoudelijke zaken Dhr. P.J van den Boogaard Lid Dir./ eigenaar vastgoedontwikkelingsbedrijf Vastgoed/ gemeentelijke politiek De raad van toezicht bestaat uit 5 leden. Er bestaat geen binding met de Koperhorst, behalve dat men lid is van de raad van toezicht. De leden van de raad van toezicht ontvingen in 2015 geen bezoldiging voor hun werk. Het onbezoldigd verrichten van de werkzaamheden stond zorgvuldig toezicht niet in de weg. In januari is de heer Verheij afgetreden. In maart de heer Beens en in augustus mw. van der Waaij. Alle leden zijn om statutaire redenen afgetreden. Ze hebben 8 jaar in de raad van toezicht gezeten. Mw. Reiff en de heer Kruiswijk zijn respectievelijk in mei en oktober aangetreden. In het verslagjaar vergaderde de raad van toezicht 9 keer in aanwezigheid van de bestuurder en twee maal een deel van een vergadering separaat, i.v.m. de zelfevaluatie van de raad van toezicht en de voorbereiding van het beoordelingsgesprek met de bestuurder. Daarnaast heeft de raad van toezicht in het verslagjaar een bijeenkomst gehad het voltallige managementteam. Onderwerp bij deze sessies was het jaarplan 2016 van de Koperhorst. De raad van toezicht sprak in het verslagjaar met zowel de Cliëntenraad, als de ondernemingsraad. De gesprekken verliepen naar tevredenheid en riepen geen vragen op wat betreft het functioneren van de beide raden. 20

21 Zelfevaluatie van de raad van toezicht in 2015 Voor de evaluatie is gebruik gemaakt van het evaluatieformulier Evaluatie toezicht zorginstellingen zoals geadviseerd door de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders Zorginstellingen. De vragen uit de lijst zijn bediscussieerd en beantwoord. De conclusie was als volgt: De raad van toezicht: Vervult een brugfunctie tussen de samenleving en de zorginstelling en is divers van samenstelling; Richt zich niet alleen op de financiële performance van de zorginstelling. Ze oefent een integraal toezicht uit op alle beleidsaspecten van de instelling. Daartoe ontvangt ze voldoende relevante informatie van de bestuurder, de Cliëntenraad en de ondernemingsraad; Heeft niet alleen een controlerende rol op afstand, maar is ook inhoudelijk betrokken bij de totstandkoming van het instellingsbeleid; Ontwikkelt daar waar gewenst een eigen visie op een bepaald onderwerp neemt zich voor om zich in 2016 te bezinnen op haar toekomstbeeld van de zorg; Leden nemen zelf initiatieven om informatie in te winnen en volgen de beleidsontwikkelingen die relevant zijn voor de Koperhorst en hun functioneren; Heeft jaarlijks overleg met de Cliëntenraad, de ondernemingsraad, het managementteam en de accountant. Daarnaast worden de leden van de raad actief uitgenodigd om een dag mee te lopen op de werkvloer. De raad realiseert zich dat zij (nog) niet actief contacten heeft met stakeholders buiten de zorginstelling; Heeft een brede maatschappelijk oriëntatie die verder gaat dan de eigen zorginstelling; Richt zich vooral op de hoofdlijnen van het zorgbeleid en de samenhang tussen de verschillende beleidsaspecten, echter om beleid te kunnen maken en snappen is kennis van de werkzaamheden op de werkvloer nodig. De Raad vraagt hierop waar nodig door; Heeft in 2015 op een systematische wijze het functioneren van de bestuurder beoordeeld in de vorm van een functioneringsgesprek door de voorzitter en een lid van de Raad; Bestaat uit een grote diversiteit van deskundigen, qua ervaring achtergrond en maatschappelijke betrokkenheid; Is onafhankelijk en heeft geen belang, -anders dan een moreel belang-, bij zaken die binnen de Koperhorst plaatsvinden; Beschikt over een profielschets. Er is een aftreedschema. Bij het aanstellen van nieuwe leden wordt kritisch gekeken naar het profiel. Gezocht wordt naar zoveel mogelijk diversiteit; Stelt in haar vergaderingen vooral vragen. Zij ziet dat daarvan correct verslag wordt gedaan. In de vergaderingen gezamenlijk ontwikkelde inzichten worden door de bestuurder voldoende overgenomen; Heeft voldoende inzicht in de wijze waarop het bestuur, het toezicht, de interne besturing en de control functie binnen de instelling zijn geregeld. Nieuwe leden hebben alle vrijheid om samen met een deskundige de organisatie eigen te maken. 21

22 Bijzondere aandachtspunten van de raad van toezicht in 2015 De uitslag van de cliëntenraadpleging en de medewerkersraadpleging Werving twee nieuwe leden voor de raad van toezicht. Er zijn functieprofielen gemaakt en er is extern geworven. Huurverhoging en hoogte van de servicekosten. Kwaliteitsbrief van de staatssecretaris van VWS uitmondend in het programma Waardigheid en Trots. Over dit onderwerp is regelmatig teruggekoppeld net als over de activiteiten binnen de werkgroep KISS (persoonsvolgende budgetten). De voortgang en risico s verbonden aan transitie en decentralisatie van de AWBZ naar Wlz, de Wmo en de Zvw in relatie tot de activiteiten van de Koperhorst hebben in 2015 prominent op de agenda gestaan. Er is ruim aandacht besteed aan de zorginkoop voor zowel 2015 bij de herschikking van de Wlz als de zorginkoop voor 2016 voor al de drie inkoopgebieden. Het kwaliteitsbeleid en de certificering voor PREZO Aanschaffen van ZORA (zorgrobot) incl. een demonstratie De realisatie van het logement en de start van het leerbedrijf in samenwerking met MBO-Amersfoort voor 17 leerlingen van niveau 2. De realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de zorgorganisatie In het verslagjaar heeft de raad van toezicht regelmatig gesproken over de doelen van de organisatie, gezien vanuit een meerjarenperspectief en het creëren van een veilige woon- en leefomgeving en veilige zorg voor kwetsbare ouderen, waarbij de zorgvraag niet als zorg(elijk) ervaren wordt. Informatievoorziening In het verslagjaar informeerde de bestuurder de raad van toezicht per kwartaal over de financiële voortgang van de organisatie d.m.v. een vast format over de financiële cijfers. Ieder kwartaal werd de voortgang van het jaarplan gemonitord; Tevens is de raad van toezicht regelmatig door de bestuurder geïnformeerd over de naleving van wet- en regelgevingen, de overleggen met zorgkantoor en de gemeente Amersfoort en ontving zij de interne nieuwsbrieven voor bewoners en medewerkers. Per kwartaal ontvangt de raad van toezicht de volgende informatie: Kwartaalcijfers Risico-inventarisatie met betrekking tot de belangrijkste aspecten van de organisatie (organisatorisch) personeel (formatie en verzuimcijfers), externe invloeden. Verder wordt structureel aandacht besteed aan de veiligheid binnen de organisatie, zowel op cliëntniveau als op brandveiligheid, insluipingen e.d. Rapportage op de jaarplannen Klachtenrapportage van de vertrouwenspersoon Verder ontving de raad van toezicht met enige regelmaat de beleidsdocumenten: AO/IC, monitor incidenten cliënten en monitor vrijheid beperkende maatregelen. 22

23 Financiële en organisatorische risico s De raad van toezicht ontving met enige regelmaat de voortschrijdende liquiditeitsprognoses. Mede doordat in de zomer de Koperhorst bij de herschikking alle middelen toegekend gekregen heeft die passend was bij de gemaakte productie zijn er in dit verslagjaar geen financiële risico s. Begin 2016 zal de meerjarenbegroting geactualiseerd worden aan de hand van de tot nu toe komende bezuinigingen en zal dan duidelijk worden op welke wijze/ onderdelen de Koperhorst in de toekomst risico s loopt en kan afdekken. Bij de benchmark, waar de Koperhorst in 2015 aan meegedaan heeft, bleek dat het jaarlijkse positieve resultaat, in het bijzonder haar oorsprong vindt in de vastgoedpoot. De marge op het zorgdeel wordt elk jaar kleiner ten gevolge van o.a. de tarief dalingen en zorgzwaarte stijgingen. Aan het einde van het verslagjaar is een auditcommissie ingesteld bestaande uit twee leden van de raad van toezicht en werd een fraudereglement vastgesteld. In het kader van de continuïteit van de top van de organisatie zijn afspraken gemaakt door de bestuurder met de bestuurder van het Pieters en Bloklandsgasthuis. Accountant De raad van toezicht heeft in het verslagjaar 2 keer met de accountant gesproken. In het voorjaar n.a.v. de jaarrekening 2014 en in het najaar n.a.v. de door de accountant uitgevoerde interim-controle. Hierbij was ook de externe administrateur aanwezig. De leden van de raad van toezicht ontvingen maandelijks de Nieuwsbrief geregeld in zorg die het accountantsbureau maakt. Hierin is kort en bondig te lezen wat er in de sector gaande is. De raad van toezicht gaf in 2015 haar goedkeuring aan: De begroting 2016 De jaarplannen 2016 De jaarrekening 2014 en maatschappelijk verslag Aan de bestuurder werd decharge verleend Het rooster van aftreden Wijziging van de statuten t.b.v. de zorginkoop bij CZ De opvolging van raad van toezicht voorzitter dhr. Beens door rvt-lid dhr. Bakker met ingang van 1 maart 2015 Het aanblijven van de accountant, voor nog een termijn van 3 tot 4 jaar (uitgaande van een roulatietermijn van 8 jaar) De relatie met de bestuurder De relatie met de bestuurder wordt als goed omschreven, er is sprake van wederzijds vertrouwen en een kritische houding. De raad van toezicht constateert dat de informatie die zij van de bestuurder krijgt correct is. In haar evaluatie met de bestuurder geeft de raad van toezicht aan tevreden te zijn over de informatievoorziening door de bestuurder. Op aanvullende informatievragen wordt, naar het oordeel van de raad van toezicht, door de bestuurder adequaat gereageerd. De voorzitter heeft, als dat nodig is, extra 23

24 contact met de bestuurder. De manier van verslaglegging per kwartaal over de jaarplannen, de financiën en risico s door de bestuurder werd als helder en duidelijk ervaren. Gesprek met de Cliëntenraad De volgende onderwerpen kwamen tijdens het gesprek met de Cliëntenraad aan de orde: De samenwerking tussen Cliëntenraad en de bestuurder Het welzijn en welbevinden van de cliënten De verandering in de ouderenzorg De sfeer binnen de Koperhorst De contacten met de cliëntenvertrouwenspersoon Uitslag cliëntenraadpleging en de gevolgen ervan Gesprek met de ondernemingsraad De volgende onderwerpen kwamen tijdens het gesprek met de ondernemingsraad aan de orde: De veranderingen die in de Koperhorst zijn doorgevoerd door binnen de zorg te gaan werken met kleinere teams. Hoe bevalt dit? Hoe gaat het met de aanspreekcultuur binnen de Koperhorst? Het aantal medicatiefouten is flink afgenomen, hoe komt dit denkt de ondernemingsraad en hoe kan het aantal fouten nog verder terug gebracht worden? Hoe is de ondernemingsraad door de achterban te bereiken? De ondernemingsraad wilde weten hoe de raad van toezicht de stage ervaren heeft en wanneer de overige leden volgen. De ondernemingsraad wilde weten hoe de raad van toezicht tegenover het project in het kader van Waardigheid en trots staat. De samenwerking tussen or en bestuurder; de ondernemingsraad voelt zich goed geïnformeerd door de bestuurder. 3.4 Managementteam Samenstelling managementteam Mw. I. Vriens, voorzitter, bestuurder Dhr. R. Sakkers, lid, manager facilitaire dienst Mw. A. v.d. Veen, lid, teamleider wonen met zorg Mw. A. v. Beek, lid, teamleider zorg thuis Mw. E. Hoogervorst, lid, teamleider psychogeriatrische zorg Mw. W. Polhoud, lid, teamleider activiteiten, welzijn en vrijwilligerswerk. De bestuurder is de voorzitter van het managementteam. Bij afwezigheid wordt zij waargenomen door de manager facilitaire dienst. Het managementteam vergadert twee wekelijks. Stafmedewerkers zoals p&o functionaris, opleidingscoördinator, financieel consultant enz. worden, wanneer dit relevant is, voor de vergadering uitgenodigd. Ook in 2015 is er door het managementteam veel tijd besteed aan het verder uitbouwen van het werken in kleine teams met een eigen verantwoording. Met name op het gebied van werkhouding, taakvolwassenheid, samenwerken, 24

25 elkaar aanspreken op houding en gedrag en samenwerken met de familie / mantelzorgers. Er zijn stappen gemaakt in het cyclisch werken, het kritisch kijken naar eigen functioneren, en het opleveren en interpreteren van sturingsinformatie, vooral op het gebied van de veiligheid in de zorg- en dienstverlening. 3.5 Bedrijfsvoering Algemeen 2015 was een transitiejaar. De zorgfuncties die t/m 2014 integraal vanuit de AWBZ aangeboden werden zijn in 2015 opgesplitst in Wlz zorg (zorg inclusief verblijf) wijkverpleging vanuit de Zorgverzekeraar gefinancierd en begeleiding en Hulp bij het Huishouden via de gemeente (Wmo-gefinancierd). Het was in het begin van het jaar voor iedereen nog zoeken naar welke producten horen nu waar, hoe geven we toegangsbeschikkingen/ indicaties af, waar hebben zorgvragers recht op vanuit welke pot en hoe moeten we op een juiste manier declareren? Uiteindelijk is dit in de loop van het jaar wel goed gekomen maar het heeft veel van de administratieve medewerkers gevraagd. De prijsvorming en het bepalen van het volume is nog steeds zeer eenzijdig. Ook in De overheid wil dat zorgorganisaties zich als ondernemer gaan gedragen, meer initiatief ontplooien en daarbij risico s goed weten in te schatten. Dit biedt kansen voor zorgorganisaties. Anderzijds is het zo dat het zorgkantoor, de zorgverzekeraars, de gemeente de NZa en VWS de zorgorganisaties weinig ruimte bieden om echt ondernemer te kunnen zijn. De prijsvorming het toegestane budget van de zorgproducten wordt bepaald door het Zorgkantoor, de zorgverzekeraar en de gemeente d.m.v. afslagtactiek en of lage tarieven. Met Achmea/Zilveren Kruis zorgverzekeringen is een contract afgesloten voor hotel-/ herstelzorg. Hoewel de Koperhorst de erkenning heeft voor de functie behandeling, is deze functie tot op heden door het zorgkantoor niet verzilverd. Het zorgkantoor ziet dit als een capaciteitsuitbreiding en daar is geen geld voor. Vanuit de Koperhorstvisie op ouderenzorg kunnen dementerende cliënten met een ZZP5 t/m ZZP7 opgevangen worden in een open omgeving waar wonen, welzijn en welbevinden voorop staan. Er wonen nu 40 cliënten, verdeeld over 5 groepen van 8 cliënten, op een kleinschalige woongroep binnen een grootschalige setting. Er is sprake van een open setting. Vanuit deze visie is de huisarts de hoofdbehandelaar en is de specialist ouderenzorg (SOG) en de psycholoog op afroep beschikbaar. Om de functie behandeling voor de ZZP3 en hoger goed te kunnen borgen, zijn er afspraken gemaakt met de huisartsen, die als hoofdbehandelaar optreden en met Lyvore als ondersteuner en borger van goede verpleeghuiszorg. Wachtenden met een lage ZZP kregen in 2015 uitsluitend extramurale woningen aangeboden, waarbij men zorg in functies of in de vorm van een VPT afnam. Medio januari beschikte 14 cliënten (16%) van de intramurale cliënten over een ZZP1, 2 of 3. Medio december is dit aantal gedaald naar 1 cliënt. 25

26 Sinds 2014 wordt aan nieuwe cliënten die in de 40 tweekamer appartementen binnen het verzorgingshuis komen wonen een met daaraan gekoppelde zorglevering aangeboden. De belastingdienst is akkoord gegaan om de appartementen te gaan verhuren als onzelfstandige woningen. De doelgroep zijn cliënten met een laag inkomen en een zorgvraag op het niveau van ZZP4 of ZZP6. Cliënten zijn niet langer in staat een eigen huishouden te voeren. Eind 2015 waren 15 van de 40 appartementen verhuurd aan cliënten met een VPT. De overige cliënten wonen er nog met een ZZP. Wijkverpleging De zorg thuis (wijkverpleging) is in 2015 in representatie door Achmea/ Zilveren Kruis bij de Koperhorst ingekocht. Hoewel we bij 10 verschillende verzekeraars maandelijks zorg declareerden, hadden we een budgetplafond, dit was voor zowel de cliënt als de administratieve afhandeling binnen de Koperhorst, prettig. Alle cliënten zijn aan het begin van jaar opnieuw door de wijkverpleegkundige geïndiceerd. Vervolgens werden er nieuwe zorgarrangementen opgesteld. voor het proces van indicering en zorgplanning word gewerkt met het Omaha classificatiesysteem. De zorgvraag fluctueert vanwege het beperkte aantal cliënten (maximaal 110 extramurale woningen). Wie een woning in de Koperhorst wil huren, moet in het bezit zijn van een Zvw indicatie en/ of een Wmo indicatie. Men komt hier dus wonen omdat men een keuze maakt voor de Koperhorst als zorgaanbieder. Tevens worden de woningen aangeboden aan echtparen waarvan er zeker een van de twee een hoge zorgvraag heeft. Gemeente Wmo De gemeente Amersfoort werkte in 2015 nog niet met iwmo (elektronisch berichtenverkeer en declaratiesysteem) wat veel extra administratieve werkzaamheden en onduidelijkheden met zich mee bracht. Voor Hulp bij het Huishouden gold vanaf 2015 dat voor HH1 per cliënt 2.5 uur en voor HH2 3 uur per week in rekening gebracht mocht worden. Er mag wel gemiddeld worden tussen de cliënten met de zelfde indicatie. In het begin waren we bang dat we hier niet mee uit zouden komen. Er zijn met alle cliënten met een toegangsbesluit HH gesprekken gevoerd om te kijken wat er nu echt nodig was en er zijn, waar nodig/ in overleg nieuwe ondersteuningsplannen opgesteld. Aan het einde van het jaar blijkt dat we er goed uitgekomen zijn en we tevreden klanten hebben. Bij de dagbesteding en respijtzorg ging het minder goed. Het sociaal wijkteam komt laat, dan wel met een niet volledige toegangsbeschikking. Vooral de willekeur per sociaal wijkteam voelt niet goed. Er is veel geïnvesteerd in overleg hierover. Met de komst van de iwmo in 2016 hopen we dat het beter zal gaan. Logement het Heerepoortje een leerbedrijf De opzet was om op het logement een leerbedrijf te starten voor Helpende Zorg & Welzijn niveau 2, met zowel ROC Midden Nederland als MBO Amersfoort. ROC Midden Nederland heeft zich terug moeten trekken omdat zij te weinig aanmeldingen van leerlingen hadden. MBO Amersfoort wist wel voldoende 26

27 leerlingen aan te trekken. MBO Amersfoort en de Koperhorst hebben besloten om door te gaan met het opzetten van het leerbedrijf. Op 7 september zijn 17 studenten Helpende Zorg & Welzijn en Hospitality met een introductieweek in de Koperhorst gestart. Tijdens deze week maakten zij kennis met de opleiding en werden ze wegwijs gemaakt binnen de organisatie. De introductieweek werd afgesloten met een bijeenkomst waarbij wethouder Houwing het leerbedrijf officieel opende. De start van het leerbedrijf was voor alle partijen zeer intensief. Leercoaches, werkcoaches en studenten gaven het project in de praktijk vorm. Zij stemden onderwijs en praktijk werkelijk op elkaar af. Soms bleek het nodig om af te wijken van de reguliere planning. De leercoaches maakten de overgang naar meer individueel onderwijs en de werkcoaches ervoeren de intensiviteit van de begeleiding van niveau 2 studenten op de werkvloer, welke o.a. bestond uit het veelvuldig herhalen van afspraken rondom de beroepshouding. De studenten moesten wennen aan de regels van de Koperhorst. Behalve de studenten Zorg & Welzijn, bewogen zich ook studenten van de HBO- Verpleegkundeopleiding op de werkvloer. Zij begeleiden (samen met de werkcoaches) de studenten Zorg & Welzijn op de werkvloer. In december werd het leerbedrijf Zorgpact Koploper. De Kopgroep is een community en een inspiratiebron. Onder elkaar wisselen de Koplopers kennis en ervaringen uit om van en met elkaar te leren. Ze inspireren anderen om ook tot goede samenwerking te komen. Dat doen ze door hun lessen en resultaten te delen. Online en in ontmoetingen. In 2016 gaan we onderzoeken of we de gemeente Amersfoort bij het project kunnen betrekken. Dagbesteding de Koperwiek De Koperhorst beschikt over een dagbestedingsafdeling voor beginnend dementerende cliënten, welke 7 dagen per week geopend is. Deze opvang voor cliënten uit de wijk voorziet in een aanzienlijke behoefte. Men komt daar op twee betaaltitels: Overbruggingszorg via de Wlz en via de Wmo. Het is duidelijk dat wanneer ouderen met een zorg- of begeleidingsvraag langer thuis blijven wonen, er een nog grotere behoefte zal zijn aan voorzieningen zoals de Koperhorst deze biedt, waar structuur en veiligheid wordt geboden en mantelzorgers ontlast worden. Opvallend is dat cliënten die via de wijkteams binnen komen vaak al behoorlijk dement zijn. De zorgvraag binnen de Koperwiek is in 2015 dan ook duidelijk toegenomen. Binnen de muren van de Koperhorst is een psychogeriatrische verpleeghuisunit van Beweging 3.0 gevestigd met een gesloten setting. Aansturing van de organisatie Het managementteam bestaat uit 5 personen. Zij sturen, als teamleiders, de diverse afdelingen binnen de Koperhorst aan. De bestuurder is de voorzitter van het managementteam. In 2015 heeft het managementteam hard gewerkt aan 27

28 de implementatie van de toekomstplannen, om een hoge kwaliteit van zorg en dienstverlening te garanderen. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) De interne controles op de administratieve organisatie werden uitgevoerd door een onafhankelijke intern controlemedewerker, gepositioneerd onder de bestuurder. De controles vonden plaats op basis van het met de externe accountant afgestemde Intern controleplan Wlz, Zvw en Wmo 2015 De Koperhorst. Controlebevindingen werden schriftelijk gerapporteerd en doorgesproken met betrokken medewerkers, leidinggevenden en de bestuurder. Tijdens deze besprekingen werden opvolgings- en verbeterafspraken gemaakt, waarvan de opvolging tijdens volgende interne controle(s) nagegaan werd. De interne controle rapportages werden vastgesteld tijdens de vergaderingen van het Managementteam en ter informatie aan de raad van toezicht aangeboden. AO/IC bevindingen: zorg arrangeren Gaande het 1 e half jaar sloot de Zvw zorglevering, qua omvang, steeds minder aan op de in zorgarrangementen gearrangeerde zorg. (Er werd per cliënt minder zorg geleverd dan volgens gearrangeerd was.) De oorzaak bleek tweeledig: in verband met de overgang van AWBZ naar Zvw, werden alle Zvw cliënten opnieuw geïndiceerd door de wijkverpleegkundige. Voor het volledige proces van indicering, organisatie van verpleging/ verzorging en uiteindelijke zorglevering, werd de overstap gemaakt naar het Omaha classificatiesysteem. Met cliënten werd een zorgleefplan in Omaha opgesteld, maar, zo bleek later, een groot deel van de digitale zorgarrangementen van cliënten werden niet aangepast. Ook hadden medewerkers er moeite mee om de zorg in omvang te plannen. Naar mate het jaar vorderde sloten zorglevering en zorgarrangement geleidelijk aan beter aan. AO/IC geconstateerde verbeterpunten t.a.v. cliëntdossiers: Zorgleveringsovereenkomst niet gedocumenteerd; Zorgleefplan niet binnen 6 weken na aanvang zorg aanwezig; Ontbreken handtekening voor akkoord op zorgleefplan/ verslag van het multidisciplinair overleg; Plan van aanpak incompleet aangeleverd door Sociaal wijkteam. AO/IC overige verbeterpunten: Bewaken/ monitoren geldigheid van zorgindicatiebesluiten en toegangsbeschikkingen kan consequenter; Kwartaalrapportage dagbesteding werd niet op tijd aan de gemeente Amersfoort verzonden/ verantwoord; 2 e Controle op volledigheid/ juistheid AW319 declaratie in AW320 bericht vindt niet structureel door plaats. 28

29 AO/IC declareren, laag percentage afkeuring Hoewel onduidelijkheden in de regelgeving het elektronisch berichtenverkeer en het proces van declareren aan het begin van 2015 danig bemoeilijkten, zijn alle Wlz- en Zvw AW319 declaraties (verplichte, digitale zorgdeclaratie per cliënt, per maand) op tijd en nagenoeg zonder fouten verzonden. De AW319 declaraties aan de zorgverzekeraars vonden foutloos plaats. Wat betreft de Wlz AW319 declaraties, werden slechts 4 van de circa over 2015 ingediende cliëntdeclaraties (aanvankelijk) door het zorgkantoor afgekeurd. Deze werden na tijdige correctie, alsnog geaccepteerd. Ook het aantal fouten t.a.v. Wmo facturaties aan de gemeente bleef beperkt. Een gering aantal correcties werd in overleg met de gemeente tijdig uitgevoerd. 3.6 Cliëntenraad Taken en werkwijze Cliëntenraad De Cliëntenraad heeft jaarlijks de beschikking over een budget waaruit het lidmaatschap van de LOC en lopende uitgaven die de Cliëntenraad wenst te doen worden gefinancierd. In 2015 was het budget toereikend en vormde dit voor de Cliëntenraad geen aanleiding tot discussie. De Cliëntenraad maakt gebruik van een externe notulist. De Cliëntenraad kwam in keer bijeen voor onderling overleg. Tijdens deze vergaderingen werden o.a. de vergaderingen met de bestuurder voorbereid. Bij deze vergaderingen was de cliëntenvertrouwenspersoon aanwezig om de Cliëntenraad terzijde te staan. In totaal vonden 6 vergaderingen tussen de Cliëntenraad en de bestuurder plaats. Tevens vond een vergadering plaats met de raad van toezicht van de Koperhorst In het kader van de audit van gastvrijheid met sterren heeft de Cliëntenraad een gesprek gevoerd met de auditoren. Samenstelling Cliëntenraad per 31 december 2015 De Cliëntenraad is opgebouwd uit 4 verzorgingshuiszetels, 2 Zorgservicewoning zetels, 2 Seniorenwoningen zetels en een onafhankelijke voorzitter. Door de toenemende zorgzwaarte van de cliënten in het verzorgingshuis zijn deze zetels nu deels bezet door familieleden van cliënten. Dhr. P.J. Scheepbouwer Voorzitter, Seniorenwoningen Mw. A. Noortman Voorzitter vanaf 1 januari 2016 Mw. M.P.A. Kuiper Secretaris, Zorgservicewoningen Mw. J. Landman Lid, Zorgservicewoningen tot 1 november Mw. P. Aronstein Lid, Seniorenwoningen Mw. C.J. Ballendux Lid, Seniorenwoningen Dhr. M. Hoencamp Lid, Wonen met zorg Dhr. J.G. de Meij Lid, Wonen met zorg tot 1 november Mw. M.J.J. Kiers Lid, Groepswonen Mw. L. Tuithof Lid, Groepswonen Mw. M. Overberg Cliëntenvertrouwenspersoon Mw. A. van Beekhuizen Notulist 29

30 Gesprek met de auditcommissie voor gastvrijheidszorg met sterren In het kader van de audit voor de Gastvrijheidszorg met sterren heeft de Cliëntenraad een gesprek gevoerd met de auditoren. Uiteindelijk heeft de Koperhorst 4 sterren behaald. Tevens heeft er een gesprek plaats gevonden met een adviseur van PWC naar aanleiding van de uitslag van de cliëntenraadpleging eind Gesprek met de raad van toezicht In het gesprek komen de volgende zaken aan de orde: Uitslag cliëntenraadpleging en de vervolgstappen N.a.v. de cliëntenraadpleging einde 2014 (de CQI) is cliëntenvertrouwenspersoon Marianne Overberg, door de Cliëntenraad afgevaardigd om met groepjes (extramurale) cliënten in gesprek te gaan en verbetervoorstellen te formuleren t.a.v. de CQI verbeterpunten. Een van de voorstellen n.a.v. verbeterpunten, is het 4 keer per jaar, groepsgewijs organiseren van een informatiebijeenkomst voor cliënten en familie van PG cliënten. Uit de CQI kwam ook naar voren dat er cliënten zijn die zich niet gerespecteerd voelen, wanneer zij door medewerkers niet bij hun voornaam worden aangesproken, terwijl dit hun uitdrukkelijke wens is. Daar in tegen storen andere cliënten zich aan amicale begroetingen van jongere medewerkers/ stagiaires. In overleg met de Cliëntenraad is het Bejegeningsprotocol aangepast. In principe worden cliënten niet getutoyeerd, tenzij de cliënt hier om vraagt. Familieleden en cliënten van de PG-zorgafdelingen zijn in toenemende mate tevreden met de sfeer op de afdelingen. De samenwerking tussen de teams en de familieleden is inmiddels in balans. Het Mantelzorgportaal Caren maakt laagdrempelige communicatie tussen familieleden en afdelingsmedewerkers mogelijk. Door de toegang tot het elektronisch dossier van het familielid, stelt de mantelzorger zich op afstand op de hoogte van diens welzijn. Veranderingen in de ouderenzorg, wat merken de cliënten ervan? Hier merken met name cliënten uit de flats iets van. Iedereen is opnieuw geïndiceerd voor wijkverpleging en huishoudelijke hulp. Bij een aantal cliënten is de hulpverlening in overleg naar beneden bijgesteld. Sfeer in huis Uit de CQI is wederom naar voren gekomen dat cliënten de omgang met elkaar niet allemaal als prettig ervaren. De Cliëntenraad geeft hiervoor als verklaring dat de zorgzwaarte nog steeds stijgt en een deel van de cliënten die in de Koperhorst woont, heeft hier moeite mee, omdat dit ook betekent dat deze cliënten ook deelnemen aan activiteiten en het restaurant bezoeken. De organisatie komt de cliënten hierin deels tegemoet door voor meer differentiatie in het activiteitenaanbod te zorgen. Samenwerking tussen de Cliëntenraad en de bestuurder De Cliëntenraad ervaart de samenwerking met de bestuurder als prettig. Zij is laagdrempelig benaderbaar en actiegericht. 30

31 Gesprek met de Otwin van Dijk, tweede Kamerlid PvdA In het voorjaar heeft Otwin van Dijk een werkbezoek bij de Koperhorst gehouden. De Cliëntenraad heeft met hem geluncht. Ze vonden het jammer dat hij maar zo kort tijd had. Adviesaanvragen neergelegd bij de Cliëntenraad: Hoogte waskosten en broodgeld in het verzorgingshuis: Indexatie waskosten en broodgeld met de CBS prijsindex. De Cliëntenraad ging akkoord. Verhoging huur en nieuwe servicekosten 2015: De huurverhoging is per 1 juli 2015 binnen de Koperhorst bepaald op 2%. Hierbij is rekening gehouden met gemiddelde inkomens en de door de bewoners te ontvangen huursubsidie. De Cliëntenraad ging akkoord. Plannen Waardigheid en Trots: Staatssecretaris van Rijn heeft de ouderenzorgorganisaties in het land uitgedaagd om echt aan kwaliteit te gaan werken en/ of te laten zien wat ze al goed doen. De Koperhorst doet hieraan mee met als thema: Cliënten staan in hun eigen regie. De volgende onderwerpen staan hierin centraal: o Voordat men in de Koperhorst komt wonen thuis bij de cliënt in kaart brengen hoe men in de Koperhorst wil leven en wat men daarvan verwacht. o Zorgleefplan vervangen door een afsprakendocument waarin de afspraken beschreven zijn die er gemaakt zijn over de wijze hoe men wil leven en welke ondersteuning de Koperhorstmedewerkers hierin bieden. Er wordt antwoord gegeven op de volgende vragen: Waarom bent u hier, wat vindt u belangrijk, wat wil de familie doen en wat wilt u dat wij doen. Elk half jaar moet er met de bewoner, de mantelzorger en de verzorging een gesprek zijn over hoe het tot nu gaat. Op deze manier blijven de mantelzorger en familie beter betrokken bij de bewoner van de Koperhorst. Er moet ook interesse zijn naar de mantelzorger en vragen hoe het met hem/ haar gaat. o Nog verder terugdringen van vrijheidsbeperkende maatregelen en gedragsbëinvloedende medicatie. o Mantelzorgers in hun kracht zetten o Invoeren van persoonsvolgende budgetten voor Wlz cliënten. De Cliëntenraad staat hier helemaal achter en zijn in de loop van het jaar regelmatig op de hoogte gebracht over de voortgang van het traject. Interviews NPCF: de Cliëntenraad gaat ermee akkoord dat de NPCF 30 cliënten interviewen en de uitslag op zorgkaart Nederland gezet wordt. Onderwerpen besproken door Cliëntenraad en bestuurder: Het nieuwe betalen: Eind 2014 had de Cliëntenraad reeds goedkeuring gegeven om cashless betalen binnen de Koperhorst uit te rollen. Door een technisch probleem heeft het allemaal wat langer geduurd en is het in de zomer van start gegaan. Door aanloopproblemen in de organisatorische 31

32 uitvoering heeft dit onderwerp meerdere malen bij de Cliëntenraad op de agenda gestaan. Uitslag cliënten en medewerkersraadpleging eind 2014: De onderzoeker licht de uitslag van de raadpleging toe. De vragen die gesteld zijn in de groepsgesprekken waren door de Raad reeds besproken en lagen op het snijvlak van hoe cliënten en medewerkers over hetzelfde onderwerp denken en wat cliënten belangrijk vinden in hun leven binnen de Koperhorst. Belangrijke gespreksonderwerpen: o Het schoonmaken scoort laag. De verwachtingen over en weer naar cliënten en familie zullen beter uitgesproken dienen te worden. o De omgang van de cliënten onderling met en naar elkaar is een punt wat niet hoog scoort en wat belangrijk genoeg is om op de agenda te houden. o De bejegening van medewerkers naar de cliënten is, t.o.v. de vorige raadpleging 2 jaar geleden verbeterd. o De ervaring met het inspraak hebben in geleverde zorg en de tijdstippen daarvan is in de flats (thuiszorg) minder positief dan bij de intramurale zorgverlening. o Medewerkers ervaren hun werkhouding positiever dan de cliënten dat doen. Zo ook de vraag, of de cliënt centraal staat. Medewerkers staan hier positiever tegenover dan hoe de cliënt het ervaart. De telefoon wordt als een grote stoorzender ervaren. De organisatie erkent het probleem en gaat nadenken over oplossingen. Uitslag gesprekken cliënten in de flats met de cliëntenvertrouwenspersoon: De gesprekken verliepen in een prettige en ontspannen sfeer waarbij alle deelnemers actief participeerden. o Bejegening medebewoners o Bejegening medewerkers o Beschikbaarheid medewerkers o Nieuwe bewoners Door de deelnemers worden daarom de volgende verbeteracties aan het managementteam geadviseerd: Wanneer het tijdstip waarop een cliënt hulp/verzorging moet krijgen uitloopt, is het gewenst dit duidelijk te communiceren en concreet aan te geven wat er verwacht mag worden. Geen/minder onderbreking door bel/ telefoon tijdens hulp en verzorging. Het zou goed zijn wanneer er periodiek (bijvoorbeeld eens per kwartaal) een bijeenkomst wordt georganiseerd voor nieuwe bewoners. Enerzijds voor onderlinge kennismaking en anderzijds om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden toe te lichten. Daarnaast zou er een individuele of groepsrondleiding kunnen plaatsvinden om alle delen van De Koperhorst te leren kennen. Met als primair doel: nieuwe bewoners meer actief te betrekken bij het geheel en als secundair doel: als groep kan men zich minder alleenstaand voelen en wellicht eerder contacten leggen. Verbouwing begane grond: De binnentuin is overdekt waardoor de begane grond veel groter is geworden. De Cliëntenraad is goed op de hoogte gehouden en een afvaardiging van de Raad heeft mee geadviseerd in de inrichting en stoffering van de ruimte. 32

33 ZORA: De Koperhorst doet mee aan een project waarbij 15 VVT instellingen een zorgrobot ZORA aangeschaft heeft. De Cliëntenraad heeft een demonstratie gehad en waren onder de indruk wat ZORA kan en wat ze teweeg brengt bij mensen. Het doel is dat ze regelmatig op de afdelingen van groepswonen en in de Koperwiek ingezet wordt en mogelijk bij bewegingsactiviteiten. Mogelijk wordt ze in de toekomst ingezet voor dwaaldetectie. Overleg van jaarthema s voor de activiteiten: Met de Cliëntenraad zijn de decembermaand activiteiten geëvalueerd. Begroting 2016 en de jaarplannen 2016: De begroting en jaarplannen zijn met de bestuurder doorgesproken. Jaarrekening en jaarverslag 2014 en jaarplannen en tussentijdse cijfers 2015: De jaarrekening en jaarverslag 2014 zijn besproken evenals de kwartaalrapportages van de jaarplannen, de financiële cijfers en de kwartaalrapportages van de vertrouwenspersoon. PREZO certificering: In het voorjaar is door de accountmanager van het zorgkantoor het PREZO gouden keurmerk in de zorg uitgereikt. Zorginkoop 2016 en herschikking zorginkoop 2015: Wlz, Wmo, Zvw: De Cliëntenraad is regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen en de stand van zaken van de zorginkoop en de decentralisaties en de transitie van de ouderenzorg. Men was blij te horen dat we bij de herschikking in de zomer het benodigde budget voor zorg binnen de Wlz hebben ontvangen. Ze maken zich wel zorgen waar het allemaal naar toe gaat in de toekomst. Viskar, groenteman en stomerij: De Cliëntenraad zou graag zien dat er weer een groenteman en stomerij terug komt in de Koperhorst. Ook is men niet geheel tevreden over de visboer omdat hij er onregelmatig is. Bediening in het restaurant: Dit onderwerp is regelmatig aan de orde geweest in samenhang met de nieuwe wijze van betalen. Scootmobielen: De Scootmobielen moeten op last van de brandweer in de berging buiten of in het appartement. Gebeurt dit niet dan is er kans op een behoorlijke boete. De Cliëntenraad heeft er moeite mee dat ze alleen in de berging mogen staan. Er zijn daar genoeg oplaadpunten maar voor cliënten die slecht ter been zijn is het niet ideaal. Als alternatief wordt afgesproken dat men de scootmobiel eventueel ook in het appartement zelf mag stallen. PR: De Koperhorst heeft een folderlijn en korte filmpjes voor op de website ontwikkeld. De Cliëntenraad heeft kritisch meegelezen en gedacht. Ze zijn tevreden over het resultaat van de filmpjes. De folders waren naar tevredenheid van de Cliëntenraad. 33

34 Samenwerking met de cliëntenvertrouwenspersoon Mw. Marianne Overberg, de cliëntenvertrouwenspersoon bezocht de vergaderingen regelmatig. Haar kwartaalrapportages werden binnen de Cliëntenraad besproken. Samenwerking met de bestuurder De Cliëntenraad vindt het belangrijk dat er een goed en open contact met de bestuurder is waarbij men, van beide kanten, een positief kritische houding heeft. Aan de mening van de Cliëntenraad wordt door de Koperhorst veel waarde gehecht. Commissie van vertrouwenslieden Voor het oplossen van geschillen is de Cliëntenraad lid van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCV). 3.7 De ondernemingsraad De ondernemingsraad bestond in het verslagjaar uit de volgende medewerkers: Mw. Z. van der Veer, voorzitter Mw. A. van de Grootevheen, secretaris Mw. E. van de Laar Dhr. O. Reeskamp Na vele jaren actief deelgenomen te hebben binnen de ondernemingsraad is dhr. K van de Glind er dit jaar mee gestopt. Hierna zijn wij op zoek gegaan naar nieuwe kandidaten zodat wij in het nieuwe jaar verkiezingen zouden kunnen houden. Jammer genoeg is het moeilijk om nieuwe kandidaten voor de or te vinden onder de medewerkers. De ondernemingsraad heeft 8 keer met de bestuurder vergaderd. Overzicht onderwerpen 2015: Strategisch beleidsplan Jaarplannen 2015 Begroting 2015 Instellingsovereenkomst cao-vvt Uitslag van de integrale Benchmark Bewaking jaarplannen Plan van aanpak risico inventarisatie Evaluatie klachten 2015 Project waardigheid en trots Kanteling werktijden Nieuwe functioneringsgesprekformulieren Verbetertraject functioneren or Verkiezingen or Financieel rapport (kwartaalcijfers) Exit vragenlijst Gesprek met de raad van toezicht 34

35 Dit jaar hebben we een scholing gehad van 2 dagen. Ook heeft er een vervolg plaats gevonden door deelname van de docent van deze scholing tijdens een OR vergadering en een OV vergadering. De combinatie scholing met praktijk was voor ons zeer leerzaam en heeft de voorkeur. We hebben dit jaar onze medewerking gegeven aan het risico inventarisatie onderzoek. Strategisch beleidsplan Dit is met elkaar doorgenomen en besproken. Jaarplanbewaking De OR ontvangt de kwartaaloverzichten van de jaarplannen en de begroting. Deze zijn met de bestuurder besproken. Jaarbegroting, kwartaalcijfers en kwartaal rapportage jaarplannen Deze hebben we doorgenomen en de bestuurder heeft de belangrijkste punten met ons doorgesproken. Instellingsovereenkomst cao-vvt De bestaande instellingsovereenkomst is met elkaar geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. Benchmark De resultaten zijn met ons besproken. Ook is aangegeven waarop het verbeterplan gemaakt zou worden. Bewaking jaarplan Ieder kwartaal werden we op de hoogte gehouden hoe en wat er aan het jaarplan werd gewerkt. Dit werd in een duidelijk schema neergezet. Plan van aanpak RI&e Er is een plan van aanpak gemaakt van risico inventarisatie. Dit is met ons doorgenomen en we werden ook steeds op de hoogte gehouden hoe dit verliep. Evaluatie klachten Cliënten 2015 We hebben de kwartaalverslagen ontvangen en besproken. Duidelijk werd dat de aard van de klacht veranderden. Project Waardigheid en Trots We zijn van het begin af aan betrokken geweest. We werden op de hoogte gehouden over de deelname en hoe het verder verloopt nu we deelnemen met dit plan. De ondernemingsraad is hier ook erg enthousiast over. Kanteling Werktijden Er zijn twee leden naar een informatiebijeenkomst geweest van Actiz. We hebben met elkaar besproken hoe we het willen gaan uitwerken. Hier gaan 35

36 we volgend jaar mee verder. Duidelijk was voor ons dat we deels al werken aan de balans tussen werk en privé. Toch zien we het als een uitdaging om daar als totale organisatie nog verder in te groeien. Samen met de bestuurder gaan we in 2016 een traject in waarbij de totale organisatie/ alle medewerkers in betrokken worden. Uiteindelijk zal daaruit er een voorstel van de bestuurder komen wat wij voor gaan leggen aan de achterban Nieuwe functioneringsgesprek formulieren Er zijn nieuwe functioneringsgesprekformulieren gemaakt. Deze hebben we besproken en hadden er een kanttekening bij. Deze is uiteindelijk aangepast en daarmee hebben we ze goed gekeurd. Verbetertraject functioneren or We hebben aangegeven dat we niet goed weten wat onze rol is als ondernemingsraad. Daardoor waren we wat minder enthousiast. Ook zijn de stukken soms niet altijd helemaal te begrijpen voor ons. Wat heeft voor ons een instemmingsrecht en wat een adviesrecht. En welke stukken zijn alleen ter informatie. Ook hebben we begrip als wij ons niet voldoende inzetten de organisatie niets aan ons heeft. We willen er zeker voor gaan en zetten ons volledig in. Mede om deze reden is de docent van de scholing gevraagd om ons hierin te begeleiden als wij dit wenselijk vinden. Verkiezingen ondernemingsraad We willen in 2016 verkiezingen houden. Hier zijn we druk mee geweest om kandidaten te vinden. Alleen aanmeldingen krijgen we niet. Dus zijn we gaan zoeken naar juiste kandidaten. Na veel vragen hebben we een paar kandidaten gevonden maar deze twijfelen nog. Het liefst willen we gaan uitbreiden naar 7 leden. Er zijn nog twee leden die al heel lang in de ondernemingsraad zitten en dan zouden die ook kunnen aftreden. Helaas denken we dat dit niet gaat lukken. Als we een of twee nieuwe kandidaten hebben mogen we al gelukkig zijn. Dit betreuren wij wel. We gaan met dit onderwerp volgend jaar verder. Kwartaalcijfers Wij zijn iedere keer weer op de hoogte gehouden van het financieel rapport. Wel hebben we aangegeven dat we het moeilijk vinden om het te begrijpen. Er werd ons steeds weer uitleg gegeven. Het derde kwartaal werd meer beschrijving bij gegeven waardoor het voor ons makkelijker te begrijpen was. Exit vragenlijst Er is een enquête gemaakt voor mensen die onze organisatie gaan verlaten. Deze hebben we besproken en goed bevonden. Gesprek raad van toezicht We hebben eenmaal vergadering gehad met de raad van toezicht. We zijn voorgesteld aan de twee nieuwe leden en de voorzitter. Over en weer zijn er 36

37 vragen gesteld en hadden een fijn gesprek. De `stage van de leden van de raad van toezicht is de leden van de ondernemingsraad goed bevallen. Ook de andere leden van de raad van toezicht willen dit een keer met ons samen gaan doen. 37

38 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Visie en missie Wat is ons hoofddoel, wat is onze droom? De Koperhorst droomt ervan dat elke oudere in de wijk Schothorst e.o. op zijn eigen manier kan en mag genieten van het leven. In zowel de dagelijkse dingen als bij bijzondere momenten. De kracht van de Koperhorst is hierin bij te dragen. De Koperhorst biedt persoonlijke zorg met eigenheid in een omgeving die klein blijft om groots te presteren. Ze droomt ervan dat elke klant en wijkbewoner zich thuis en veilig voelt in de wijk en onze locatie. De persoonlijke zorgvraag kan veranderen, maar locatie en sfeer blijven dezelfde. Uw dromen, en daarmee onze dromen, waar te maken, is onze uitdaging Hoe ziet volgens ons de ouderzorg er nu en in de toekomst uit? Persoonlijke levenssituatie staat voorop Uitgangspunt van de zorg- en dienstverlening is de persoonlijke levenssituatie van de individuele cliënt. Het gaat om wat voor hen belangrijk is, in hun eigen sociale omgeving en rekening houdend met de kijk op het leven en bestaande levensverwachting. IJkpunten zijn: welzijn & welbevinden, begeleiding, wonen en zorg, gastvrijheid, geborgenheid, veiligheid, gezelligheid en het bieden van een thuis. Onze primaire doelgroep zijn ouderen die het financieel niet breed hebben. Natuurlijk is iedereen welkom en willen we er zijn voor ieder die hier wil komen wonen of deelnemen aan activiteiten. Zorg en begeleiding aanvullend in plaats van overnemend We bieden een goed woon- en leefklimaat waarbij we uitgaan van de zelfstandigheid en eigenheid van de cliënt. We zien de zorg- en dienstverlening als aanvullend op de eigen mogelijkheden van de oudere en op de ondersteuning die vanuit het persoonlijk netwerk gegeven wordt. De medewerkers van de Koperhorst zijn erop gericht om met aandacht en betrokkenheid te doen wat nodig is vanuit het perspectief van de klant. Zij werken klantgericht, op basis van vakkennis en deskundigheid, en leveren, in overleg met de klant de benodigde zorg, waarbij eigen keuzes van de klant gerespecteerd worden. Daar waar de functie behandeling geïndiceerd is zal de behandeling in eerste instantie geboden worden door de huisarts, ondersteund door de kennis en het netwerk van een SOG (Specialist Ouderen Geneeskunde). Behoud van het bestaande netwerk Wij zetten ons graag in voor onze cliënten en wijkbewoners maar beseffen dat wij op geen enkele manier in staat zijn de waardevolle contacten uit het vertrouwde netwerk te vervangen. Het contact met familie, buren en vrienden is voor mensen belangrijk. Bij het ouder worden is dit nog belangrijker. Door ziekte of overlijden van mensen uit hun omgeving vallen er steeds meer bekenden weg en wordt hun netwerk steeds kleiner. Om deze reden vinden we het heel belangrijk om familie en kennissen in de begeleiding en zorg voor hun familielid/kennis te betrekken. Ook hechten we aan de inzet van de vele vrijwilligers die het mogelijk maken dat er een variatie aan activiteiten wordt aangeboden. Cliënten ervaren dat er tijd en aandacht is voor hen. 38

39 Wensen in de tijd veranderen, de maatschappij verandert mee Onze zorg- en serviceverlening doen we door met passie onze kernwaarden inhoud en betekenis te geven, door mee te bewegen vanuit onze identiteit, door te anticiperen op wensen en behoeften van de klant en wijkbewoners, met oog voor de maatschappelijke ontwikkelingen, kijkend naar mogelijkheden. Bij ons is elke klant, wijkbewoner, medewerker en vrijwilliger zichzelf, en doet waar hij/zij goed in is en het plezier van het leven uit haalt. Waar wij voor staan? Ons DNA is gevormd door het ontstaan en decennia lang bestaan van de ouderenzorg, vanuit het particulier initiatief, vanuit liefdadigheid en barmhartigheid, het iets willen betekenen en doen voor een ander. De Koperhorst is een ambitieuze organisatie waar mensen met een groot hart de handen uit de mouwen willen steken en zich samen met anderen willen verbinden aan onze organisatie. De Koperhorst biedt persoonlijke zorg met eigenheid in een omgeving die klein blijft om groots te presteren. Het draait bij ons om de relatie tussen degene die aandacht en ondersteuning nodig heeft en degene die dat geeft. Zelfstandig en toch samen We hechten eraan dat we een zelfstandige organisatie zijn. Daardoor staan we dicht bij de klant, zijn er korte lijnen en kunnen we snel schakelen. Het blijkt dat we hierdoor een grote klanttevredenheid kunnen borgen en daar staan we voor. Dat doen we echter niet alleen. Vanuit onze eigen kracht werken we actief samen met anderen, daar waar dat duidelijk meerwaarde biedt voor onze klanten en de ouderen in de wijk Schothorst. Door de jaren heen zijn er waardevolle samenwerkingsverbanden ontstaan en blijven we alert welke mogelijkheden tot samenwerking nog meer van betekenis kunnen zijn. Zelfstandigheid in verbondenheid is ons motto. Dit blijft ons uitgangspunt zolang we de hoogwaardige kwaliteit kunnen garanderen in combinatie dat we de Koperhorst financieel gezond kunnen houden Klantgerichtheid vertrekpunt voor al ons handelen Regie bij de cliënt Al decennia lang staat bij de Koperhorst de cliënt en haar leefomgeving centraal. De concrete invulling ervan laat de laatste jaren wel een accentverschuiving zien. De autonomie van de cliënt staat steeds meer centraal. Voor elke cliënt wordt een zorgleefplan opgesteld in overleg met de cliënt of diens contactpersoon. Deze plannen worden minimaal 2 maal per jaar met de betrokkene of hun contactpersoon geëvalueerd. De persoonlijke zorgvraag kan veranderen, maar locatie en sfeer blijven hetzelfde. Er is aandacht voor de eigen identiteit en levensinvulling van de cliënt. Er wordt ondersteuning geboden bij leeftijd gerelateerde ontwikkeling, de levenskeuzen en zingeving. Er is aandacht voor eenzaamheid, depressiviteit, toenemende dementie, spiritualiteit en dialoog met de cliënt. De contactverzorgende, die de persoonlijke contacten met de cliënten en hun familie onderhoudt, is het eerste aanspreekpunt. Zij onderhandelt met de cliënt of diens contactpersoon. Als de cliënt zelf niet meer in staat is om afspraken te maken over welke zorg- en 39

40 dienstverlening men wenst binnen de afgegeven indicatie, wat haalbaar is en welke keuzen daarin samen met de cliënt gemaakt worden vinden deze gesprekken plaats met de contactpersonen. Cliënt en zijn familie heeft invloed op het beleid van de Koperhorst Naast dat we op individueel niveau de regie zoveel mogelijk bij de cliënt of zijn familie laten liggen, vinden we het belangrijk dat cliënten en hun familieleden collectief hun mening kunnen laten horen en onderling over belangrijke thema s van gedachten kunnen wisselen. Clientgerichtheid vraagt om bredere klantgerichtheid (intern en extern) Om de cliënt daadwerkelijk centraal te stellen, is het nodig dat we het begrip klantgerichtheid breder interpreteren dan die van de cliënt alleen. We willen dat klantgerichtheid in al onze haarvaten zit. Dat betekent ook gericht zijn op de wensen van familieleden, medewerkers, vrijwilligers en de wijkbewoners. We nemen elkaar serieus en komen afspraken na. We zijn transparant in onze afwegingen en blijven in dialoog om onze dienstverlening samen met elkaar te blijven verbeteren Hoe dragen onze kernwaarden bij aan het centraal stellen van de klant? Kernwaarden Naast het uitgangspunt dat klantgerichtheid het vertrekpunt voor al ons handelen is, zijn ook gedeelde waarden van groot belang. Die leggen de verbinding tussen cliënten en organisatie en bieden een kader waaraan het handelen getoetst kan worden. De Koperhorst heeft voor de volgende waarden gekozen servicegerichtheid, betrouwbaar, respectvol en nabijheid Servicegericht Aangenaam verblijf zorgt dat vele mensen zich bij ons thuis voelen De Koperhorst profileert zich als een ontmoetingspunt voor ouderen binnen én buiten de muren van de Koperhorst. Hierdoor ontstaat roering en vervaagt de scheidslijn tussen binnen en buiten. Cliënten en wijkbewoners mogen rekenen op een goed welzijnsaanbod waarbij er aantrekkelijke mogelijkheden geboden worden waarmee men invulling kan geven aan persoonlijke interesses. Zo blijven er contacten met de samenleving. Ook met de kerken uit de wijk worden afspraken gemaakt, zodanig dat een goede geestelijke verzorging binnen de Koperhorst is gegarandeerd. Het restaurant en haar gastvrijheid het centrum van ontmoeting Gastvrouw(man)schap en een goede restauratieve voorziening zien wij als belangrijke voorwaarde. Het restaurant/café is 7 dagen per week open en vormt het centrum van ontmoeting in de Koperhorst. Binnen de Koperhorst kan men samen met gasten uit eten gaan. De Koperhorst heeft een eigen keuken en iedereen heeft de keuze vrijheid in wat hij eet, waar en wanneer hij eet. Het aanbod van maaltijden, versnaperingen en drankjes is afgestemd op diverse doelgroepen, waarbij de basisprijzen aansluiten bij de wijkcliënten met een smalle beurs. 40

41 Duidelijkheid over wat we bieden De Koperhorst communiceert open en transparant over het aanbod, de mogelijkheden van de Koperhorst, de prijzen en de klachtenafhandeling. De medewerkers en vrijwilligers zijn goed geïnformeerd over het aanbod van de Koperhorst. Dat alles met als doel op maat services aan onze cliënten en wijkbewoners te kunnen bieden Betrouwbaar Continue aandacht voor kwaliteitsverbetering en transparantie De Koperhorst doet mee aan de continue benchmark van de brancheorganisatie Actiz. Werkprocessen worden geprotocolleerd en planmatig geëvalueerd. Invloed van cliënten en medewerkers op ons beleid Ter bevordering van een juiste afhandeling van de klachten van cliënten is er een vertrouwenspersoon binnen de Koperhorst bereikbaar. Elke 2 jaar wordt een onafhankelijk cliënt- en medewerkertevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Governancecode De Koperhorst volgt de Zorgbrede Governancecode. Het normatieve kader voor het handelen en het gedrag van de Raad van Bestuur is de gedragscode voor de goede bestuurder. Kwaliteitsborgingssystemen De Koperhorst werkt met de kwaliteitssystemen PREZO en Gastvrijheidszorg met Sterren. We nemen doorlopend deel aan de Benchmark in de zorg van Actiz en alle medewerkers nemen deel aan het scholingsprogramma in het kader van deskundigheidsbevordering en zelfontplooiing Respectvol Veilige en comfortabele woonomgeving De cliënt mag rekenen op een veilige en comfortabele woonomgeving waar hij zich thuis kan voelen en waar ieders eigen leefstijl gerespecteerd wordt. Gelijkwaardige onderhandelingspositie tussen cliënt en professional De mening van de cliënt is belangrijk. Daarom hebben we keuzevrijheid hoog in het vaandel staan. We respecteren ieders levensopvatting, mensen in hun waarde laten is dan ook een belangrijk uitgangspunt. Grenzen aan het wonen en zorg worden mede bepaald door onveiligheid of de overlast die een cliënt met zijn gedrag bij anderen veroorzaakt. De Koperhorst heeft er bewust voor gekozen om een open instelling te zijn. Waardering van ieders inzet en bijdrage De Koperhorst stimuleert de participatie van cliënten, familie, mantelzorgers en vrijwilligers binnen het proces van zorg- en dienstverlening. Dat vraagt wederkerigheid en tegelijkertijd soms ook leren loslaten van eigen principes en standaarden. Het gaat om in dialoog de verwachtingen over en weer helder te krijgen. 41

42 Met familieleden van cliënten wordt tijdens verhuizing naar de Koperhorst afgesproken op welke wijze zij betrokken willen zijn bij hun familielid. Ook wordt besproken welke mogelijkheden familieleden zien om actief te zijn binnen de zorg voor en het welbevinden van de cliënt. We doen er alles aan om de samenwerking tussen familie en de Koperhorst zo soepel mogelijk te laten verlopen en grenzen te slechten. Zo is er ook Caren, een digitaal mantelzorgportaal, waarmee familie van cliënten en zorgmedewerkers kunnen communiceren en waarmee men, met toestemming van de cliënt, in het elektronisch cliëntdossier kan volgen hoe het met het familielid gaat. De samenwerking tussen familie/ mantelzorgers, cliënt en zorgmedewerkers, wordt minimaal 2 keer per jaar, bij het bespreken van het zorgleefplan, met de cliënt en zijn familie besproken. Waar gewenst en mogelijk worden aanvullende afspraken gemaakt. De rol van de vrijwilligers verandert. Zij komen steeds meer naast de cliënt en de medewerkers te staan. Hun invloed binnen de organisatie is niet meer weg te denken. Daar waar nodig en relevant worden vrijwilligers geschoold om hun taken goed te kunnen doen. Medewerkers evalueren samen met de vrijwilligers in hun team de werkzaamheden. Nieuwe vrijwilligers krijgen een goede inwerkperiode en ondertekenen bij aanvang een vrijwilligerscontract. Twee maal per jaar wordt er een bijeenkomst voor alle vrijwilligers georganiseerd waarin naast het op de hoogte brengen van wat er binnen de Koperhorst gaande is, we hen ook bedanken voor hun inzet. Jaarlijks vindt er bovendien een vrijwilligerstevredenheidonderzoek plaats Nabijheid Balans tussen oplossen van problemen versus helpen betekenis geven Afstand en Nabijheid (betrokkenheid) is al een oud spanningsveld in de zorgverlening. Daarbij zijn zorgverleners over het algemeen echte Doeners. Dat waarderen we, want mede daardoor hebben wij al heel wat problemen voor cliënten en wijkbewoners kunnen oplossen. Het gaat echter niet alleen om oplossen. De kans is dan groot dat je voor de cliënten gaat denken en dat is niet de bedoeling. Mensen hebben behoefte aan zingeving en willen ook betekenis geven aan de laatste jaren van hun leven en inhoud geven op welke wijze ze voor anderen nog iets kunnen betekenen. Vanuit onze historie blijven wij warme nabijheid en medeleven dan ook als belangrijke kernwaarden vinden, zonder overmatig betrokken te zijn en daarmee de kans te lopen een ander te verstikken. Het gaat om het ZIJN als persoon, als mens. Nabijheid en betrokkenheid zijn daarvoor noodzakelijk. Belangrijke ingrediënten om dat te bereiken zijn acceptatie, echtheid, inleving en de ander zien of horen zoals hij/ zij is of wil zijn. Zo willen we naar elkaar omzien en waarde aan ieders leven toevoegen. Behoud van bestaande netwerken en stimuleren van nieuwe contacten We vinden dat iedereen zich bij ons thuis kan voelen. Daarom halen we de samenleving zoveel mogelijk bij ons binnen. Dat doen we door actief familie en vrijwilligers bij het leven in de Koperhorst te betrekken. 42

43 Lokaal en herkenbaar Wij zijn duidelijk verankerd binnen de wijk Schothorst. Ouderen en lokale aanbieders van wonen, zorg en welzijn kennen ons en wij kennen hun. Dat maakt het mogelijk een rol in de keten te vervullen en er voor elkaar te zijn als het nodig is. We hebben goede contacten met de huisartsen, wijkverpleegkundigen, het sociale wijkteam en de kerken. Mochten zij kwetsbare situaties tegenkomen of zien dat iemand tijdelijk, bv. na een ziekenhuisopname intensieve hulp in een beschermde omgeving nodig heeft, weten we elkaar te vinden en kunnen we gezamenlijk met de cliënt zoeken naar oplossingen. De herkenbare schaal hebben we ook binnen onze eigen organisatie verder uitgewerkt. Elke cliënt (en indien aan de orde diens contactpersoon) krijgt één contactverzorgende toegewezen zodat helder is waar hij/zij met vragen terecht kan en die verantwoordelijk is voor het opstellen en evalueren van de zorg-, welbevinden en dienstverlening middels het zorgleefplan. Daarnaast is de zorg in zelfstandige kleinschalige teams ingedeeld wat de herkenbaarheid van onze medewerkers bij de cliënten ten goede komt. 4.2 Algemeen beleid verslagjaar Zorgverlening Algemeen Medewerkers werden gestimuleerd om zowel individueel en als team hun verantwoordelijkheid te nemen. Met de teams is hard gewerkt aan veilige zorg en dienstverlening. Daarnaast waren kernthema s in 2015: het zelf organiserend vermogen van een klein team, meer verantwoording nemen wat betreft een sluitend teamrooster, de contacten met familie en mantelzorgers, nog beter inspelen op de vraag van de cliënt zowel individueel als in de groep, medicatieveiligheid en het gebruik van gedragsbëinvloedende medicatie in combinatie met het terugdringen van vrijheidsbeperkende maatregelen, het cyclisch werken en de onderlinge communicatie. Conform afspraak met het zorgkantoor worden cliënten met lage ZZP s niet meer in het verzorgingshuis opgenomen. Daarvoor in de plaats komen cliënten wonen met een ZZP4 (VPT) of ZZP6. Het is merkbaar dat in de loop van het jaar de zorgvraag intramuraal toegenomen is. Wachtlijstcliënten met een lage ZZP krijgen een extramurale woning aangeboden. De ZZP s van deze cliënten werd omgezet naar een VPT of een functionele aanspraak. Wonen met Zorg Vrijgekomen appartementen worden op deze afdeling alleen nog maar aangeboden aan cliënten van de wachtlijst met een ZZP4 of ZZP6. Voor medewerkers betekent dit langzaam en gestaag een verzwaring van zorg. Op de Wonen met Zorg afdelingen kan men alleen nog komen als de ZZP omgezet mag worden in een VPT. Vervolgens huurt men het tweekamer appartement. De huren liggen in de prijsklasse sociale sector en men kan er huursubsidie voor aanvragen. In het huurcontract is wonen met zorg gekoppeld. Voor de nieuwe cliënten die op deze titel binnen komen wordt de zorg geleverd 43

44 als zijnde dat men in een intramurale setting woont. Feitelijk zijn alleen financieel het verblijf en de zorg uit elkaar getrokken. Op elke afdeling van 10 woningen is in 2015 een gezamenlijke huiskamer gecreëerd. Hier wordt steeds meer gebruik van gemaakt door de cliënten. Er wordt gezamenlijk koffie gedronken en op sommige afdelingen wordt ook door een aantal cliënten samen gegeten. Groepswonen Binnen de Koperhorst zijn 5 afdelingen Groepswonen. Op iedere afdeling zijn 8 cliënten woonachtig. Alle cliënten beschikken over een ZZP5 of hoger. Men bewoont een eenkamerwoning en er is een gezamenlijke huiskamer en keuken. Hoewel het om cliënten met een dementieel syndroom gaat, is er voor gekozen om de afdelingen niet af te sluiten. Ook behouden de cliënten hun eigen huisarts als hoofdbehandelaar. Bij Lyvore wordt de deskundigheid ingekocht die nodig is voor een optimale zorgverlening. Te denken valt aan de Specialist Ouderengeneeskunde, de psycholoog en andere paramedici. Zij ondersteunen zowel de medewerkers van de afdelingen alsook de huisartsen. Op iedere Groepswonen afdeling werkt een team bestaande uit betaalde krachten en vrijwilligers. Ook familieleden van cliënten dragen hun steentje bij. De betrokkenheid van de familieleden is groot. We hebben in 2015 een duidelijke zorgverzwaring waargenomen. Daarnaast zien we dat elke wisseling in een groep onrust met zich mee brengt. Niet alleen bewoners moeten aan een nieuw groepslid wennen, ook familie en vrijwilligers. Elke groep houdt regelmatig familieavonden. Familieleden worden dan uitgenodigd en wordt er gezamenlijk, naast een thema besproken hoe het op de afdeling gaat, waar mensen tegen aanlopen en wat mogelijk verbeterd kan worden. Logement het Heerepoortje De bedbezetting van het logement is in %. Er blijkt een grote behoefte te zijn aan tijdelijke plaatsen. Men komt op allerlei betaaltitels binnen: eerstelijns basis en -intensief, respijtzorg, ZZP, eigen betaling met wijkverpleging. Het was lang onduidelijk of deze eerstelijnszorg adequaat gefinancierd zou worden. Het macro budget is in het derde kwartaal landelijk opgehoogd en het ziet er naar uit dat we tot het einde van het jaar toch een groot deels vergoed gaan krijgen. Het afgeven van een beschikking voor respijtzorg door de gemeente blijft het hele jaar een discussiepunt. 44

45 Zorg thuis Deze zorg wordt in de extramurale woningen, op het terrein van de Koperhorst geboden. Cliënten die hier wonen, kunnen hier desgewenst tot het levenseinde blijven wonen. Een enkeling heeft zoveel specialistische zorg nodig dat men er toch voor kiest om te verhuizen naar een verpleeghuis of naar Groepswonen binnen de Koperhorst. In het kader van de overgang naar de zorgverzekeringswet heeft er door de wijkverpleegkundige met alle cliënten, die daar zorg ontvangen, een gesprek plaats gevonden en een intake gedaan met hulp van het Omaha indicatiesysteem. Nieuwe indicaties zijn gesteld ten behoeve van de zorgverzekeraars. Hoewel het erg veel werk met zich meegebracht heeft hebben de gesprekken ook veel opgebracht. De zorg kan nu nog beter afgestemd worden op de individuele cliënt en efficiënt geleverd worden. Naast geplande zorg wordt er ook ongeplande zorg verleend. Omdat dit voor de zorgverzekeraar een apart product is wat alleen regionaal geboden kan worden hebben wij ervoor gekozen om de ongeplande zorg op het product geplande zorg te leveren. Een aantal (beginnend) dementerende cliënten uit de extramurale woningen bezoeken de Koperwiek 7 dagen per week. Op deze manier kan men zelfstandig in een flat blijven wonen en zijn structuur en begeleiding gewaarborgd. Het maximaal aantal dagdelen wat binnen de Wmo beschikt wordt is 9. Omdat met toch 7 dagen wil komen betaalt een aantal van deze cliënten de aanvullende dagdelen zelf. Verpleegkundig team Het verpleegkundig team heeft een duidelijke rol in huis verworven. Ze bewaken de kwaliteit van zorg, ondersteunen de kleine teams bij calamiteiten, hebben contacten met artsen en apotheek en verrichten de verpleegkundige handelingen. Zij nemen de zorg niet over, maar ondersteunen de medewerkers hierbij. De intentie is om medewerkers te laten groeien in hun eigen kwaliteiten, en deze bij zichzelf te ontdekken. De verpleegkundige bezit daarom coachende kwaliteiten. Elke verpleegkundige heeft een aandachtsgebied waarin zij ingezet kan worden. Er is 1 verpleegkundige die de scholing CIP (Contactpersoon Infectie en Preventie) heeft behaald, zij heeft alle protocollen en procedures rondom hygiëne en infectiepreventie onder de loep genomen. In het derde kwartaal is één van de verpleegkundigen, net als 5 verzorgenden, de opleiding GVP (gespecialiseerd verzorgende psychogeriatrie) gestart. Zij volgt deze opleiding om de verzorgenden met deze opleiding beter te kunnen coachen en ondersteunen. Hulp bij het Huishouden Veel cliënten uit de extramurale woningen ontvingen naast wijkverpleegkundige zorg ook hulp bij het huishouden in het kader van de Wmo, of namen deze particulier af. Deze dienstverleningsvorm ondersteunt in belangrijke mate de zelfredzaamheid en de kwaliteit van leven van cliënten. Met elke cliënt wordt afgesproken wat de huishoudelijk medewerker voor hem/ haar zal doen. De afspraken worden vastgelegd en ieder kwartaal geëvalueerd. Medewerkers zijn 45

46 goed in staat om zelfstandig afspraken te maken met de cliënten. Iedere huishoudelijk medewerker kan terugvallen op een contactverzorgende ook wanneer er uitsluitend huishoudelijke zorg wordt geboden aan een cliënt. Het wordt steeds moeilijker voor cliënten om een indicatie te krijgen voor Hulp bij het Huishouden. Bij aanvraag van een herindicatie, na het aflopen van een indicatie, wordt een HH2 vaak omgezet in een HH1. De Koperhorst biedt, indien gewenst, de Hulp bij het Huishouden ook privaat aan, waarbij de cliënt zijn eigen, vertrouwde hulp behoudt. Dagbesteding, de Koperwiek Steeds meer cliënten uit de Zorgserviceflat, Seniorenwoningen en de wijk, maken gebruik van de Koperwiek. De Koperwiek biedt bezoekers 7 dagen in de week van 8.30 uur tot uur een gevarieerd dagprogramma aan. De geboden structuur en het herkenbare dag-, week-, maand- en jaarritme, zorgen voor herkenning en een gevoel van veiligheid. Het activiteitenaanbod is gericht op (behoud van) zelfredzaamheid, gevoel van eigenwaarde, sociale contact/ het behouden van bestaande sociale contacten en plezier. In 2015 bezochten in totaal 72 mensen de Koperwiek. 38% van de bezoekers beschikte over een Wlz indicatie. 62% mensen bezochten de Koperwiek op grond van een Wmo toegangsbesluit. Nieuwe bezoekers kwamen binnen via de wachtlijst van de Koperhorst, de extramurale woningen behorend bij de Koperhorst, het Logement, de casemanagers van dementied, sociale wijkteams en huisartsen. In het verslagjaar gingen 34 bezoekers uit zorg (verdeling: 47% Wmo en 53% Wlz). Betreffende bezoekers werden opgenomen in het verpleeghuis of ander woonzorgcentrum, verhuisden intern naar een Groepswonen afdeling, of overleden. De Koperwiek bestaat in het verslagjaar uit 3 groepen van 8 tot 12 personen per dag. Behalve bezoekers met een indicatie, bezochten verschillende mensen de Koperwiek op particuliere basis (eigen kosten) en een combinatie van beiden. Bezoekers beschikten over een ZZP4 of hoger of een toegangsbesluit vanuit de Wmo begeleiding in groepsverband. De samenwerking met DementieD is goed verlopen. Er vond regelmatig overleg plaats tussen de DementieD coaches en het Koperwiekteam. De complexiteit van de zorgvraag van de thuiswonende bezoekers is aanzienlijk toegenomen. Bij nieuwe bezoekers is vaker sprake van meervoudige problematiek. Zoals een psychische aandoening of verstandelijke beperking, naast dementie. De leeftijdsspreiding loopt verder uiteen. De zorg voor thuiswonende bezoekers vraagt veel van mantelzorgers. Ook in 2015 zijn er bijeenkomsten voor de mantelzorgers georganiseerd. Vanaf de zomer is dit elke 6 weken. We merken dat dit in een duidelijke behoefte voldoet. Er is vanuit de Koperwiek oog voor het thuisfront. Mantelzorgers wonen MDO s bij en kunnen middels mantelzorgportaal Carenzorgt, volgen hoe 46

47 het op de Koperwiek met hun familielid of partner gaat. Via Carenzorgt kan men in contact komen met de medewerkers. Gebruikers van Caren geven aan het contact via deze weg erg laagdrempelig en prettig te vinden. Bij complexe problematiek waarbij medewerkers extra handvaten konden gebruiken of waarbij meer diagnostiek wenselijk was, werd er via Lyvore een specialist ouderengeneeskunde en/of psycholoog ingeschakeld. Voor de in de flats van de Koperhorst woonachtige cliënten verloopt de samenwerking tussen de contactverzorgenden van de Koperwiek en de contactverzorgenden van de thuiszorgafdeling goed. Wel blijft de onderlinge afstemming een aandachtspunt. Om integratie binnen de Koperhorst te behouden, bezoeken cliënten van de Koperwiek geregeld centrale activiteiten. Ook wordt er wekelijks een activiteit georganiseerd met andere afdelingen. In het verslagjaar is, samen met collega-aanbieders van dagbesteding in Amersfoort een heldere productomschrijving gemaakt welke de gemeente binnen de Wmo zou kunnen implementeren. Nedap Healthcare Ons zorgregistratie, elektronisch cliëntdossier & Caren Er is regelmatig overleg met Nedap om nieuwe functionaliteiten in te brengen. Dit jaar is veel tijd gestoken in de implementatie van het Omaha classificatie systeem ten behoeve van de zorg thuis. Daarnaast kan er steeds meer sturingsinformatie uit Nedap gehaald worden. Ook dit jaar is er door de beleidsmedewerker en de medewerker cliëntenadministratie geïnvesteerd in de begeleiding en ondersteuning van de contactverzorgenden, t.a.v. het gebruik van sturingsinformatie uit Nedap in relatie tot het op orde houden van cliëntzorgdossiers. Aan de vragenlijstrapportages in het Nedap ECD is de 'Verkorte Checklist Veilige Zorg' toegevoegd. De vragenlijst, ontwikkeld door het Kennisplein Zorg voor Beter, is een samenvatting van verschillende risicosignaleringen. D.m.v. het doorlopen van een korte screening, kunnen gezondheidsrisico s gesignaleerd worden zoals ondervoeding, mondproblemen, huidletsel, incontinentie en vallen en worden suggesties gedaan voor vervolgacties. Carenzorgt is een communicatiemedium voor cliënten en/of contactpersonen (mantelzorgers) van cliënten en (zorg)medewerkers. Men kan online inloggen om bijvoorbeeld het zorgleefplan in te kijken, rapportages te lezen, vragen te stellen aan medewerkers en de cliëntagenda in te vullen. Aanbod bewegingsactiviteiten Er worden binnen de Koperhorst diverse bewegingsactiviteiten aangeboden. Deze worden door een fysiotherapeut begeleid. Op maandagmiddag kunnen minder mobiele cliënten deelnemen aan een bewegingsactiviteit. De activiteit wordt zittend op de stoel uitgevoerd, zodat de kans op vallen zo klein mogelijk is. Het gemiddelde aantal deelnemers ligt rond 47

48 de 20 personen. Hier is een afname waar te nemen. Oorzaak is de veranderde samenstelling van de inwoners van de Koperhorst. Op woensdagmiddag vindt een bewegingsactiviteit van een half uur plaats voor mobielere cliënten. Oefeningen worden veelal staand uitgevoerd. Er wordt aandacht besteed aan loopvormen, zwaaien en functionele oefeningen gerelateerd aan de dagelijkse activiteiten. Ook de cognitie wordt niet vergeten. De activiteit wordt gemiddeld door 7 tot 8 personen bezocht. Een andere mogelijkheid tot bewegen bieden de fitnessapparaten in de tuin van de Koperhorst. Cliënten kunnen hier gebruik van maken wanneer zij willen. De apparaten zijn zo gekozen dat ze door zoveel mogelijk cliënten gebruikt kunnen worden Opnamebeleid de Koperhorst Opnameoverleg Om de 14 dagen vindt er opnameoverleg plaats waarbij de teamleiders zorg, de cliëntenadministratie en de opnamefunctionaris aanwezig zijn. De opnamefunctionaris onderhoudt in het verslagjaar nauw contact met Dementie-D vanwege de dementerende cliënten op de wachtlijst. Om de 3 maanden wordt contact opgenomen met de toekomstige cliënten om na te gaan of de geboden thuiszorg ter overbrugging nog tot opname volstaat. De cliënten die niet langer willen wachten worden naar aanbieders in de regio verwezen die wel snel kunnen opnemen. Wachtlijst De wachtlijst voor de flats blijft stabiel. Eind van het jaar staan er 77 wachtenden op de wachtlijst. In de loop van het jaar is de intramurale wachtlijst stabiel gebleven op 33 wachtenden. Wachtlijstbeheer De Koperhorst kent alleen wenswachtenden (term zorgkantoor). Ook actief wachtenden wilden alleen naar de Koperhorst en werden wenswachtenden. Dit is duidelijk met hen gecommuniceerd. Indien de opname noodzaak heel hoog is wordt er, als de cliënt dit wil, naar een andere organisatie doorbemiddeld. Het contact tussen de opnamefunctionaris en de casemanagers van Dementie- D verloopt goed. Via Dementie-D komt met regelmaat de vraag binnen of er plaats is op de dagbesteding, zodat aan dementerende cliënt uit de wijk meer structuur en veiligheid geboden kan worden en men weer sociale contacten krijgt Welzijn & vrijwilligers Algemeen De afdeling welzijn en vrijwilligers organiseerde in 2015 een scala aan activiteiten. De vele enthousiaste vrijwilligers die de Koperhorst rijk is, maakten de realisatie er van, dag in, dag uit mogelijk. De Koperhorst streeft naar een ruim en zo divers mogelijk aanbod van welzijnsactiviteiten voor haar cliënten en wijkbewoners. 48

49 Welzijn Wekelijks vond een groot aantal terugkerende activiteiten plaats Het enthousiasme van mensen uit de wijk, voor deze activiteiten neemt toe. Vrijwilligers Het vrijwilligersbestand groeide in 2015 van 140 naar 160 vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid is goed ingebed in de organisatie. Er is vanuit de afdelingen een toenemende vraag naar vrijwilligers en de samenwerking tussen vrijwilligers en medewerkers verloopt op een natuurlijke wijze. Inmiddels is er een nieuwe groep vrijwilligers die dagelijks de menu s opneemt in de flats, en de maaltijden ook thuis serveert. Elke ochtend is er nu ook een gastvrouw voor de flats aanwezig die de bewoners kan helpen met allerlei services zoals het vervoer binnen de Koperhorst, het brengen van een krant etc. De winkel van de Koperhorst is nu de hele dag open dankzij een vast team van vrijwilligers wat het afgelopen jaar geworven en ingewerkt is. Exposities Op verschillende plaatsen binnen de Koperhorst viel het hele jaar het werk van plaatselijke kunstenaars te bewonderen. Hier werd aandacht voor gevraagd in de plaatselijke media en de website van de Koperhorst. Tot 2 keer toe koos de kunstenaar ervoor om een opening te houden waarbij deze gebruik maakte van de catering van de Koperhorst. Exposities 2015: Stropdassen kunst Schilderkunst Die mooie oude stad, Amersfoort WWiArt Schilderclub Koperhorst Schilderijen Diverse kunst/ bloemen Laat mij naderen Moderne schilderkunst Dhr. C. v.d. geest Mw. S. Storm Dhr. H. Schrijver Mw. W. Flikweert Deelnemers Mw. A. Vreekamp Mw. C. Vink Mw. A. Liebich Dhr. R. Klerks Wekelijkse reguliere activiteiten Wekelijkse activiteiten, aantal bezoekers per keer: Koffie inloop op diverse plekken 60 Kookgroep 10 Bakgroep 5 Koersbal 30 Gym 20 Creatieve club 30 49

50 Sjoelen 20 Klaverjassen 6 Biljarten 10 Canasta/ jokeren 6 Variamiddag 30 Schilderclub bewoners 6 Koperhorstkoor 25 Handwerken Rode Kruis Welfare 10 Maandelijks vindt de grote bingo plaats, deze wordt structureel door 80 bewoners van zowel Koperhorst als uit de wijk bezocht. Nieuwe activiteit: zwemmen Dankzij dat wij gebruik mogen maken van het busje van Pon is het mogelijk geworden om een maandelijkse zwemactiviteit te beginnen. Elke maand gaan er 5 cliënten van de Koperhorst samen met een vrijwilliger en een verzorgende zwemmen in het speciaal verwarmde bad in de Octopus in Leusden. Uitstapjes Mede dankzij het busje van Pon konden er uitstapjes plaatsvinden tegen een kleine vergoeding, per keer gaan er ongeveer 6 cliënten mee, deze uitjes zijn vooral door de kleinschaligheid erg populair: Maart April Mei Juni Juli Augustus September September December Rondrit Vathorst Rondvaart door Giethoorn Bloesemtocht door de Betuwe Vaartocht door Loosdrecht Stranduitje Kijkduin Circus Sijm in Haarlem Snackbar van een oud KH medewerker Rondvaart Waterlijn Militair museum, mogelijk gemaakt door ABN AMRO Grote Uitstapjes Deelnemers Mei Uitstap Scheepvaart museum, mogelijk gemaakt 50 door de Rabobank Oktober Dagtocht Biesbosch 38 Voorstellingen en evenementen Sponsering door: Aantal deelnemers: Koperhorst Extern Januari Harry Bannink-koor Februari Carnavalsvereniging De Keuters 45 5 en dweilorkest Neuzenvreugde Februari Koor Gedeelde Smart

51 Maart Lezing over schrijver Adriaan Bibliotheek 18 4 van Dis door Luitz Eemland Maart Optreden zanger Ron Maart Wijnproeverij Dara Restaurant Dara 9 April Uitreiking Gouden PREZO keurmerk in de zorg April Trio Arioso 19 6 (piano/viool/mezzosopraan) April Presentatie Museum Voor 1 Dag 8 Mei Marjan de Jong op piano: 39 3 Nederland bezet & bevrijd Mei 50-jaren Jazzmuziek 23 0 Mei Presentatie Lange Jan 35 0 Juni Keurmerk Gastvrijheidszorg met sterren: behalen 4 sterren Juni Optreden violist/pianist 26 6 Augustus Optreden Simon en David van Wensboom 50 Rooij Augustus Vioolconcert door Killian van Wensboom 60 Rooij September Rondvaart Waterlijn Wensboom 8 2 November Bonte avond verzorgd door 80 Koperhorstmedewerkers December Kerstkaarten maken met 40 leerlingen van het Atrium December Kerstliedjes zingen met de 30 kinderen van de Michaëlschool December Koperhorstkerstmarkt December Kerstconcert Amersfoorts mannenkoor 20 Nationale Week van Zorg en Welzijn In maart deed de Koperhorst wederom mee aan de week van zorg en welzijn. Deze week viel samen met de vaarweek en daar werd de bingo gedraaid door een bekende Nederlander. Tevens was er een open dag waar, dit jaar de nadruk lag op scholing en herstelzorg. NLdoet Wederom werd NLdoet verzorgd door de Soroptimisten Amersfoort. Deze groep dames heeft zich deze dag vrijwillig ingezet en een volledig activiteitenprogramma verzorgd. Deze dag werd mede gefinancierd door het Oranjefonds. 51

52 Wandel driedaagse In juni vond alweer voor de derde keer de wandel driedaagse plaats. Ruim zestig cliënten wandelen al dan niet in rolstoel drie dagen mee. Hierbij waren veel vrijwilligers nodig en dit was mede dankzij de samenwerking met scholen te realiseren. Samenwerking en activiteiten met afdelingen Groepswonen Twee maal per jaar sluit afdeling welzijn aan bij de desbetreffende teamoverleggen. Ook is er een begin gemaakt met het coachen van medewerkers op het gebied van welzijn. De medewerkers van de groepen nemen steeds meer initiatief tot het doen van activiteiten op de afdelingen en uitstapjes worden ook meer per afdeling geregeld. Samenwerking met het restaurant en de huishoudelijke dienst De samenwerking tussen beide afdelingen neemt steeds meer vastere vormen aan, wat resulteert in een betere uitvoering van de diverse activiteiten in de diverse ruimtes. Samenwerking met Verpleeghuisunit Beweging 3.0 in de Koperhorst De cliënten van Beweging 3.0 komen met enige regelmaat bij de activiteiten die de Koperhorst biedt, maar er is niet veel samenwerking. Het is merkbaar dat daar geen activiteitenbegeleider meer werkt. Maatschappelijke stages Nog meer dan voorheen werkt de Koperhorst samen met scholen als het Farel en het Atrium. Vele scholieren deden de maatschappelijke stage in de Koperhorst. Waar in het verleden deze vooral bij de activiteiten werden ingezet helpen zij nu ook in het restaurant, want een wenselijke aanvulling is voor beide partijen. De Vaarvakantie In de week van 16 t/m 20 maart vond de jaarlijkse vaarvakantie met de Prins Willem Alexander plaats. Bij de plaatsen, Nijmegen, Venlo en Tiel werd er aangemeerd. Vele vrijwilligers waren bereid om de cliënten de steden te laten zien. Aan boord was het goed toeven met het heerlijke eten en de diverse activiteiten en uiteraard het mooie uitzicht. De wensboom: vervulde wensen Een groepje cliënten bezocht tuincentrum het Vaarderhoogt in Soest Een groep cliënten heeft een rondvaart gedaan met de Waterlijn in Amersfoort Optreden Simon en David van Rooij Optreden Killian van Rooij 52

53 Zwemmen Bezoek de Muurhuizen Dierenpark Amersfoort Rondrit door Amersfoort En nog vele individuele, kleine wensen Stichting Vrienden van de Koperhorst De Stichting Vrienden van de Koperhorst heeft alle wensen uit de wensboom gefinancierd en mogelijk gemaakt, tevens leverde zij een bijdrage aan de volgende zaken: Optreden muziekkorps tijdens wandel driedaagse en bijdrage feestmiddag wandel driedaagse Renovatie biljarttafel IJskar San Marco: heerlijke ijsjes De Koperhorst in de wijk De Koperhorst heeft zich in 2015 nog meer geprofileerd in de wijk. Steeds meer wijkbewoners vonden hun weg naar de Koperhorst voor activiteiten, maaltijden en ontmoeting. De reguliere cursussen vonden ook dit jaar doorgang. Activiteitenaanbod in het kader van het Oudersteunpunt de Koperhorst Android tablet cursus 4 lessen 13 deelnemers 3 cursussen Windows 7/8 cursus (gemixt) 9 lessen 17 deelnemers 4 cursussen Windows 10 cursus 9 lessen 8 deelnemers 2 cursussen Picasa fotobewerkingscursus 4 lessen 9 deelnemers 3 cursussen IPad cursus 5 lessen 5 deelnemers 1 cursus Pilates, een vaste groep van 24 cursisten verdeeld over 2 groepen Schildercursus structureel 2 groepen van 6 cursisten Tevens is er 1 vrijwilligster verbonden aan de Koperhorst die cliënten van in en buiten de Koperhorst helpt bij incidentele computerproblemen. Huiskamerbibliotheek De huiskamerbibliotheek is geopend van 7.30 uur tot uur en is onderdeel geworden van de Koperhorst en de wijk. Wijkbewoners weten de bibliotheek steeds meer te vinden en het aantal gebruikers neemt toe. Uit een onderzoek van Bibliotheek Eemland bleek dat de Koperhorst de best lopende huiskamerbibliotheek heeft in Amersfoort. Tussen beide partijen heeft een evaluatie plaatsgevonden, en is besloten hier mee door te gaan Facilitaire dienst Restauratieve voorzieningen Het restaurant trekt in het verslagjaar veel gasten. In totaal verwelkomt het restaurant dagelijks gemiddeld 85 gasten. In het weekend, vooral op zondag, wordt het restaurant het drukst bezocht. Ook cliënten uit verzorgingshuis weten de weg naar het restaurant te vinden. Het café is alle middagen van de week geopend en draait zeer goed. Iedere vrijdag worden er tapas en allerhande andere smakelijke snacks verkocht, waar 53

54 veel cliënten gebruik van maken. Ook op de zondagmiddag, wordt in het café een hapje geserveerd, de bezoekersaantallen lopen dan op tot 70 personen. Veel cliënten vieren een verjaardag andere feestelijke gebeurtenis in het restaurant. Het bezoekersaantal van het restaurant zijn iets afgenomen, dit is inclusief de themamaaltijden en de tapasbar. Het totaal aantal maaltijden bereid door de voedingsdienst komt uit op in 2015 een daling van maaltijden t.o.v Dit is vooral te wijten aan de verbouwing van het restaurant. Na de verbouwing is het aantal weer aan het oplopen. In 2015 worden er 10 thematische maaltijden georganiseerd. Veel gasten komen uit de wijk en cliënten nodigen steeds vaker familieleden uit om te komen eten. Iedere maand loopt het aantal gasten op. De maaltijden voorzien duidelijk in de behoefte om in een gezellige omgeving iets speciaals te eten. Voor de koks is het steeds weer een uitdaging om binnen het budget iets speciaals op tafel te zetten. In februari is de Koperhorst voor de derde keer geauditeerd door een auditteam van Gastvrijheidszorg met Sterren. We behielden onze 4 sterren. De beoordeling luidden als volgt: Een open en prettige sfeer; Respectvolle, hartelijke bejegening van iedereen, (medewerkers, vrijwilligers en leidinggevenden); Betrokkenheid, men weet wat men wil en gaat er voor 100% voor; Een grote familie; De Koperhorst is zelfstandig en wil dat ook blijven en doet daar alles voor!" Het lijkt een dorp op zich waar mensen wonen die er zich thuis voelen; Een zeer gedreven, creatief management die er vol voor gaan en ambitieuze plannen niet schuwen; en knokken met de huidige regelgeving voor het behoud van hun zelfstandigheid; Een meer dan 100% tevreden Cliëntenraad; De dagelijks vers bereidde maaltijden die over blijven worden verpakt in kant en klare diepvriesmaaltijden en worden verkocht in het winkeltje. Hiervan wordt veelvuldig gebruik van gemaakt door inwoners uit de wijk. In de grafiek (rechts) een weergave van de totale score op het gebied van gastvrijheid. 54

55 Keuken Omdat potentiële en huidige cliënten en restaurantgasten een smakelijke, ter plekke bereide maaltijd heel belangrijk vinden, beschikt de Koperhorst over een eigen keuken en keukenbrigade. Zolang de kosten en baten in evenwicht blijven (of de baten zelfs hoger worden dan de kosten) blijft dit ook zo. Cliënten in het verzorgingshuis en de extramurale woningen bepalen of zij de warme maaltijd s middags of s avonds willen gebruiken. Een aantal cliënten geeft in 2015 de voorkeur aan de avond. Zij ontvangen een teruggekoelde maaltijd, welke op het door hen gewenste moment in de magnetron, in het eigen appartement verwarmd wordt. Cliënten kiezen zelf dagelijks waar zij willen eten: in het restaurant, in de eigen woning of in de gezamenlijke huiskamer op de afdeling. Aan de keuken zijn structureel vrijwilligers verbonden. Zij gaan desgewenst met het menu van de dag bij de cliënt langs, om vervolgens de maaltijd bij de cliënt te bezorgen. Winkel Door structurele inzet van vrijwilligers is de winkel in de Koperhorst elke werkdag geopend van 9.30 tot uur. En op zaterdag van 9.30 tot uur. Iedere woensdag is er een bloemenverkoop. De visboer die voorheen wekelijks met de viskar voorreed, levert nu wekelijks vis op bestelling aan cliënten. Een werkgroep van studenten van de opleiding Management in de Zorg heeft onderzocht op welke wijze we de winkel optimaal kunnen exploiteren en antwoord kunnen geven op de vraag van de cliënt, naar een ruim, niet duur assortiment. In 2016 zullen de resultaten geïmplementeerd worden. Automatisering De lesruimte van de Leerafdeling is voorzien van Wi-Fi. Tevens is er geïnventariseerd waar in de Koperhorst de Wi-Fi ontvangst verder uitgebreid dan wel versterkt mag worden. Beveiliging van het systeem Dagelijks wordt er op een harddisk een back-up gemaakt van de server. Na wat strubbelingen in 2014 heeft dit in 2015 geen problemen opgeleverd. Technische dienst/ onderhoud De vaste medewerkers van de technische dienst worden dagelijks bijgestaan door een vaste groep vrijwilligers. Dit bevalt beide partijen heel goed. De Brandweer heeft een rondgang gemaakt door het gebouw met als conclusie dat alle brandwerende draadglasscheidingen niet meer voldoen aan de huidige eisen. Er is een plan van aanpak aangaande brandwerende scheiding van draadglas gemaakt en besproken met de brandweer. Start uitwerking van het plan begin 2016 en loopt door tot

56 Bouw In april 2015 is gestart met de verbouwing van het restaurant Bij de renovatie werden nieuwe hoogwaardig geïsoleerde en onderhoudsarme materialen. Ook de installaties worden uitgebreid en deels vervangen. Uiteraard is hierbij veel aandacht voor energiegebruik en duurzaamheid. Bestaande binnentuin Overdekte binnentuin met lichtstraat Oude, bestaande situatie Nieuwe dakopbouw en nieuwe gevels. 56

57 De dakopbouw heeft rondom glas waardoor binnen een mooi verlichte ruimte ontstaat. Om hinderlijke zoninstraling te voorkomen zijn luifels aangebracht zowel boven de gevelkozijnen als de ramen van de dakopbouw. De huiskamers op de 5 e en 7 e etage in het verzorgingshuis zijn in november 2015 verbouwd en aangepast. Renovatie flats In het verslagjaar zijn er 4 Zorgservicewoning gerenoveerd. RI&e In 2015 heeft er een Risico inventarisatie plaatsgevonden. Er is een plan van aanpak gemaakt welke is goedgekeurd door de ondernemingsraad en het managementteam. Vanaf 2016 wordt hier in het managementteam per kwartaal over gerapporteerd. Brandveiligheid Na de jaarlijkse inspectie met brandweer en gemeente voldeed het draadglas niet meer aan de eisen van deze tijd. Er is een plan van aanpak gemaakt en goedgekeurd door de gemeente en brandweer. De Koperhorst heeft vijf jaar de tijd om deze scheidingen in fases te vervangen. Vanaf het 1 e kwartaal 2016 word gestart in de serviceflat. Per juli 2015 zijn scootmobiels niet langer toegestaan in de gangen buiten de woningen. Alleen nog op het appartement van de cliënt en de fietsenstalling. Tot op heden levert dit geen onoverkomelijke problemen op. Vermissing eigendommen en diefstal In 2015 hebben zich in de Koperhorst 4 gevallen plaats gevonden waar sprake was van vermissing of diefstal van portemonnee en sieraden. Dit is een kleine vermindering ten opzichte van 2014 (5 gevallen). In 1 geval is er aangifte bij de politie gedaan dit heeft niet geleid tot opheldering. Bedrijfshulpverlening (BHV) Ieder kwartaal wordt, in samenwerking met personeelszaken, een informatiebijeenkomst over veiligheid georganiseerd voor nieuwe medewerkers en stagiaires. Alle van de inmiddels 85 Bedrijfshulpverleners (BHV-ers) volgden een herhalingscursus. Alle BHV-ers zijn bijgeschoold in het gebruik van de Automatische Externe Defibrillator (AED). Maandelijks wordt er een oefening gehouden met de BHV-ers. Tijdens die oefening worden er allerlei controles uitgevoerd. (Zie grafiek) Deze bevindingen worden geëvalueerd met zowel de BHV-ers als het Managementteam. 57

58 450% 400% 350% 300% 250% 200% 150% 100% 50% 0% 25-sep okt-15 6-nov dec-15 Duurzaamheid Via de IVVU (Instellingen Verpleeg- en Verzorgingshuizen Utrecht) heeft de facilitair manager diverse bijeenkomsten bijgewoond op het gebied van duurzaam ondernemen. Door middel van een milieubarometer wordt het energieverbruik van de Koperhorst in kaart gebracht De Milieubarometer maakt de milieuprestatie met de bijbehorende kosten van de Koperhorst eenvoudig en snel zichtbaar. Gegevens over energie, water, afval, emissies, vervoer en papierverbruik worden ingevuld. De milieumeter laat zien welke bedrijfsactiviteiten de grootste milieu-impact hebben en waar voor de Koperhorst prioriteiten liggen op het gebied van milieu. De CO2-meter en de kostengrafiek laten zien waar de Koperhorst het meeste kan besparen op CO2-uitstoot en in financieel opzicht. De Koperhorst vult de Milieubarometer meerdere jaren achter elkaar al in, en de grafieken brengen het effect van genomen maatregelen in beeld(zie onderstaande grafiek). Het managementteam bespreekt per kwartaal de uitkomsten en treft eventueel maatregelen. In 2015 is onderzocht wat er op het gebied van grootonderhoud nog kan verbeteren ten opzichte van energiebesparende maatregelen. In 2015 is de verbouwing van het restaurant gerealiseerd ook hier is rekening gehouden 58

59 met vernieuwde eisen op het gebied van isolatiemateriaal, afzuigsysteem en verwarming. Hygiënerichtlijnen De (CIP)verpleegkundige gespecialiseerd in infectiepreventie- en hygiëne, coördineert en bewaakt de hygiëne- en infectiepreventierichtlijnen en de uitvoering er van binnen de Koperhorst. De aanwezige hygiëne- en infectiepreventierichtlijnen zijn geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. O.a. de protocollen rond handhygiëne en basishygiëne zijn aangescherpt. In alle toiletruimtes en keukens zijn nieuwe handhygiënevoorschriften opgehangen. Voor de gehele organisatie zijn afvalbakken met voetpedaal aangeschaft. Er hebben meerdere metingen plaatsgevonden m.b.t. handhygiëne en er zijn 2 hygiënedagen georganiseerd door de CIP. Er waren onder meer presentaties en demonstraties. De bijeenkomsten zijn door 100 medewerkers bezocht. Medewerkers worden door de CIP consequent aangesproken op de naleving van hygiënevoorschriften. Hierdoor zien wij de bewustwording bij medewerkers toenemen en spreekt men elkaar ook eerder op zaken aan. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid PREZO PREZO staat voor PREstaties in de ZOrg. Het is een hulpmiddel voor zorginstellingen bij het sturen op verantwoorde zorg en het doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen en betere prestaties op het gebied van innovatie, verbetercapaciteit en klantgerichtheid. PREZO is als enig kwaliteitssysteem ontwikkeld vanuit de normen voor Verantwoorde zorg. Het systeem gaat uit van cliëntprestaties zoals gemeten met de CQ-index en zorginhoudelijke prestaties (de zogenaamde zorginhoudelijke indicatoren, de ZI). In het systeem nemen de relatie met de cliënt en de activiteiten van de medewerkers een prominente plek in. Per prestatie voor de cliënt is concreet zichtbaar welke taken en verantwoordelijkheden bij de medewerker en bij de organisatie liggen. Voor het management levert PREZO relevante sturings- en verbeterinformatie op. Hierbij staat de sturing op prestaties, veiligheid en verantwoord ondernemen centraal. In het najaar van 2014 vond de initiële PREZO-audit plaats door het auditteam van Stichting Perspekt, waarbij de prestaties van de organisatie en medewerkers beoordeeld werden. Naar aanleiding van deze audit werd de Koperhorst het PREZO gouden keurmerk in de zorg toegekend. (Het PREZO keurmerk kent een zilveren en een gouden variant. Voor een gouden keurmerk moeten alle prestaties behaald zijn.) Op 10 april van het verslagjaar, reikte accountmanager Marloes Kemper van zorgkantoor Achmea het PREZO gouden keurmerk uit aan de voorzitter van de Cliëntenraad- en de bestuurder van de Koperhorst. 59

60 Hoewel alle prestaties tijdens de PREZO-audit behaald werden, stelde het managementteam, aan de hand van het auditrapport, een aantal verbeterpunten vast. De verbeteringen werden in 2015 gerealiseerd: Respons op personenalarmering; bijstellen organisatie alarmeringsoproepen per team. Terugkoppelen van de procedure van afhandeling en opvolging alarmeringsoproepen naar cliënten en familie. Verbreding van de taken van het BHV-team. Tijdens de maandelijkse BHV oefening wordt ook gecontroleerd of de mobiliteitsoverzichten up tot date zijn. De gespecialiseerd verzorgenden psychogeriatrie worden breder ingezet en nieuwe GVP-ers werden opgeleid. Ontwikkeling en implementatie van een pijnscore methode. Een van de verpleegkundigen uit het verpleegkundig team volgde de basis wondscholing bij het WCS Kenniscentrum Wondzorg. In 2016 specialiseert zij zich verder in wondzorg. Met de huisartsen werden afspraken gemaakt over een wondbeleid, wat beter aan sloot op het beleid van het ziekenhuis. In het kader van PREZO werd in het verslagjaar kritisch gekeken naar de samenstelling van het team van PREZO-coaches. Dit heeft geleidt tot het opleiden van nieuwe PREZO-coaches om de opengevallen plaatsen weer op te vullen. Nu is elke afdeling weer vertegenwoordigd. In 2015 hebben er diverse metingen plaatsgevonden op het gebied van medicatieveiligheid, het zorgleefplan, vrijheidsbeperkende maatregelen en hygiëne. De uitslag van de metingen zijn besproken in de diverse werkoverleggen. In de loop van het jaar zijn de instrumenten (documenten) die verlopen waren geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Op 2 november vond de 1 ste tussentijdse audit plaats om na te gaan of de organisatie nog steeds aan de eisen van het keurmerk voldeed. De Koperhorst 60