Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Transcriptie

1 EVALUATIE BELEID ARBEIDSMIGRANTEN Evaluatie Groene Hart Rekenkamer Gemeente Bodegraven-Reeuwijk, Gouda en Waddinxveen Februari 2016 drs. J. Slooijer MSM T. Plat MA Projectnummer: Correspondentienummer: DH

2 INHOUD HOOFDSTUK 1 INLEIDING Evaluatie Doel en vraagstelling van de evaluatie Onderzoeksmethodiek en -aanpak Samenvatting Leeswijzer 3 HOOFDSTUK 2 BEVINDINGEN Groene Hart Rekenkamer Respons Waarom Wat Gemeentegrootte Hoe 14 HOOFDSTUK 3 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies Aanbevelingen 24 Praktijkvoorbeeld: Rekenkamer West-Brabant 25 BIJLAGE 1 EVALUATIESCAN REKENKAMERFUNCTIE 26 Evaluatie op drie dimensies 26 BIJLAGE 2 ONDERZOEKSVERANTWOORDING 28 Uitvoering onderzoek 28 BIJLAGE 3 SAMENSTELLING GROENE HART REKENKAMER EN PROGRAMMARAAD 30

3 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Evaluatie De Groene Hart Rekenkamer is in het najaar van 2012 van start gegaan als de gezamenlijke Rekenkamer voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda en Waddinxveen. In de desbetreffende samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat in 2015 een evaluatie zal plaatsvinden. In opdracht van de gezamenlijke griffiers van de drie gemeenten is in de periode oktober 2015 tot en met januari 2016 de evaluatie uitgevoerd. De gemeenteraden van Bodegraven-Reeuwijk, Gouda en Waddinxveen kunnen met de uitkomsten van de evaluatie in gesprek gaan over de toekomst van de rekenkamerfunctie en met de Rekenkamer nadenken over eventuele aanpassingen waardoor de rekenkamerfunctie optimaal blijft vormgegeven voor de uitdagingen van de toekomst. 1.2 Doel en vraagstelling van de evaluatie Indertijd is vastgesteld dat het doel van de evaluatie is inzicht te verkrijgen in het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer. Daarbij gaat het om de bijdrage die de Rekenkamer levert aan het bestuur in de drie gemeenten (doorwerking aanbevelingen), de relevantie voor de raad (ervaring, bijdrage debat) en de eigen effectiviteit. Daarnaast dient ook aandacht uit te gaan naar de toekomst van de rekenkamerfunctie met het oog op de eventuele uitbreiding met één of meer gemeenten. Als centrale onderzoeksvraag is vastgesteld: Hoe functioneert de Groene Hart Rekenkamer in de huidige situatie en wat is een reëel perspectief voor de toekomst? Om de centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden, zijn de volgende deelvragen vastgesteld. Deze zijn afgeleid van de onderwerpen die in de samenwerkingsovereenkomst zijn benoemd om te betrekken bij de evaluatie. 1. Krijgt de Rekenkamer in de drie gemeenten de plek, zoals die in het politieke bestel bedoeld is? 2. In hoeverre hebben de door de raad overgenomen aanbevelingen feitelijk ook geleid tot veranderingen in beleid en organisatie? 3. Hoe kijken de gemeenteraden naar de rekenkamerfunctie? 4. Hoe ervaren raadsleden het onderzoek van de Rekenkamer? 5. Heeft het onderzoek van de Rekenkamer geleid tot debat in de raden? 6. Hoe ervaren de programmaraadsleden, de leden en de secretaris het 1/30

4 functioneren van de Rekenkamer? 7. Hoe ervaren programmaraadsleden, de leden en de secretaris de huidige structuur (programmaraad - Rekenkamer)? 8. Zijn er voldoende middelen (onder andere budget, tijd, ondersteuning) beschikbaar voor de uitvoering van de rekenkamerfunctie? 9. Welke perspectieven zijn er voor een eventuele uitbreiding van de Rekenkamer? 10. Op welke wijze zou een eventuele uitbreiding realistisch kunnen zijn? 11. Wat zijn vereisten om een eventuele uitbreiding tot een succes te kunnen maken? 1.3 Onderzoeksmethodiek en -aanpak Voor de uitvoering van de evaluatie is de Evaluatiescan Rekenkamerfunctie toegepast, een beproefde methodiek die ontwikkeld is door BMC. De scan is praktijkgericht en toetst aan de algemeen geaccepteerde kwaliteitsnormen van Rekenkamers en rekenkameronderzoek op de drie dimensies: het waarom, het wat en het hoe van de Rekenkamer en van rekenkameronderzoek in de lokale situatie. In bijlage 1 is informatie opgenomen over de inhoud van de scan. Het evaluatieonderzoek is uitgevoerd door documenten te bestuderen en aanvullend (groeps)interviews af te nemen van de griffiers, een vertegenwoordiging van elke gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders (of een vertegenwoordiging) en de (loco-)gemeentesecretaris, de leden van de Groene Hart Rekenkamer en de programmaraad. De uitkomsten van de documentenstudie en de interviews zijn gebruikt om een digitale vragenlijst te ontwerpen, die vervolgens aan alle genoemde betrokkenen is voorgelegd met het verzoek de vragen te beantwoorden. Daarna is de eindrapportage opgesteld. Tussentijds vond een mondelinge rapportage plaats aan de griffiers op 20 januari Een uitgebreide verantwoording is opgenomen in bijlage Samenvatting Dit rapport vormt de weerslag van de evaluatie van de Groene Hart Rekenkamer. Uit de gevoerde gesprekken en de gehouden enquête komt naar voren dat de Groene Hart Rekenkamer over het geheel genomen wordt gewaardeerd met een ruime voldoende. Dat is een gemiddelde, met zowel hogere als lagere waarderingen. Ook geeft een meerderheid van de respondenten aan de rapporten te gebruiken bij het eigen functioneren of dat van plan te zijn. De Groene Hart Rekenkamer is volgens velen een belangrijk instrument van de gemeenteraad. Er is geen aanleiding de huidige structuur, vorm en samenstelling (Rekenkamer, ambtelijk secretaris, programmaraad) te veranderen. Volgens de meeste respondenten voldoet dit. Wel geeft ook een aantal respondenten aan hierop weinig zicht te hebben. Twee derde van de respondenten kent meerwaarde toe aan uitbreiding van de Rekenkamer met nog een gemeente. 2/30

5 Niettemin vindt twee derde van de respondenten die deze vraag hebben beantwoord dat het functioneren van de Rekenkamer Groene Hart kan verbeteren. Het betreft onderwerpen als de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de onderzoekskeuze, de bruikbaarheid en kwaliteit van de rapporten en de wijze van behandeling door de gemeenteraad. 1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de bevindingen van de evaluatie en hoofdstuk 3 de conclusies en aanbevelingen. In de bijlage is de beschrijving van de Evaluatiescan Rekenkamerfunctie opgenomen. 3/30

6 Hoofdstuk 2 Bevindingen Dit hoofdstuk bevat de bevindingen van het evaluatieonderzoek. Eerst volgt een korte beschrijving van de taak, werkzaamheden, bevoegdheden en huidige samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer. Na een overzicht van de respons volgt de rapportage van de uitkomsten van de digitale vragenlijst, aangevuld met informatie uit de interviews, onderverdeeld naar de vraag naar het waarom, het wat en het hoe. 2.1 Groene Hart Rekenkamer De Groene Hart Rekenkamer voert onderzoek uit voor de gemeenten Bodegraven- Reeuwijk, Gouda en Waddinxveen. Aan de werkzaamheden liggen de Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie van deze gemeenten, het Reglement van Orde en het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Groene Hart ten grondslag. De Groene Hart Rekenkamer bestaat uit drie onafhankelijke leden, ondersteund door een ambtelijk secretaris. Zij zijn benoemd voor een periode van drie jaar. Deze periode is inmiddels verlengd tot na het evaluatieonderzoek. In bijlage 3 is de samenstelling opgenomen. Naast de Rekenkamer is door de gezamenlijke gemeenteraden een programmaraad ingesteld om de binding met de drie gemeenteraden te borgen. Vanuit elke deelnemende gemeente zijn twee raadsleden vertegenwoordigd. De actuele samenstelling is opgenomen in bijlage Respons In totaal zijn 108 personen uitgenodigd en hebben 50 personen daadwerkelijk deelgenomen aan de enquête, wat een respons betekent van 46,3%. De respons lag het hoogst in Bodegraven-Reeuwijk (37%) en het laagst in Gouda (22%) (grafiek 1). Grafiek 2 laat de respons per gemeente zien. Grafiek 1 Respons online vragenlijst Respons Percentage Aantal Griffier / medewerker van de griffie 6.0% 3 Lid van de gemeenteraad 58.0% 29 Lid van het college van B&W 18.0% 9 Gemeentesecretaris/ lid van directie/ managementteam 4.0% 2 Lid van de Groene Hart Rekenkamer 8.0% 4 Lid van de programmaraad 6.0% 3 Totale respons 50 4/30

7 Grafiek 2 Respons verdeeld naar gemeente Respons Percentage Aantal Bodegraven-Reeuwijk 37% 18 Gouda 22% 12 Waddinxveen 33% 16 Rekenkamerleden 8% 4 Totale respons 100% Waarom Bij het waarom gaat het om het doel van de Groene Hart Rekenkamer: welk belang kennen de gemeenteraden (en andere stakeholders) toe aan de gemeentelijke Rekenkamerfunctie? Belang Rekenkamerfunctie De respondenten geven aan dat zij het belang van een rekenkamerfunctie vooral zien in het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad. 89,1% van de respondenten vindt dit belangrijk of zeer belangrijk. Het stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur en van de ambtelijke organisatie komt op de tweede plek met 72,3%. Als derde wordt het belang van het vergroten van het lerend vermogen genoemd. 67,4% van de respondenten vindt dit belangrijk of zeer belangrijk. Bijdrage aan de controlerende functie Het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad wordt genoemd als de belangrijkste functie van de Rekenkamer. Maar hoe scoort de Groene Hart Rekenkamer hier in de praktijk van de afgelopen jaren op volgens de respondenten? Op dit aspect vindt 71,1% van de respondenten dat de Groene Hart Rekenkamer een redelijke tot grote bijdrage levert (tabel 2). 26,6% is van oordeel dat de Rekenkamer geen tot een matige bijdrage levert aan het versterken van de controlerende functie. Duidelijk is dat de bijdrage van de Rekenkamer aan de overige functies door veel raadsleden veelal als matig tot redelijk wordt ervaren. 5/30

8 Tabel 2 Rekenkamer bijdrage aan functies raadsleden Belang functies Rekenkamer Geen bijdrage Matige bijdrage Redelijke bijdrage Grote bijdrage Zeer grote bijdrage Versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad 2.2% 24.4% 40.0% 31.1% 2.2% Versterken van de kaderstellende functie van de gemeenteraad Stimuleren van doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur en ambtelijke organisatie 8.7% 37.0% 37.0% 17.4% 0.0% 11.1% 28.9% 40.0% 17.8% 2.2% Vergroten van het lerend vermogen 4.4% 37.8% 35.6% 17.8% 4.4% Afleggen van rekenschap aan de inwoners 24.4% 42.2% 24.4% 8.9% 0.0% Anders* 50.0% 16.7% 16.7% 0.0% 16.7% Daar heb ik te weinig zicht op 44.4% 22.2% 22.2% 0.0% 11.1% Uit bovenstaande tabel blijkt dat de respondenten vinden dat de Groene Hart Rekenkamer de grootste bijdrage levert aan het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad. Hoewel de respondenten ook veel belang hechten aan de rekenkamerfunctie voor het vergroten van het lerend vermogen, komt de bijdrage daaraan minder uit de verf. 53,4% van de respondenten geeft aan dat de Rekenkamer hier een redelijke tot grote bijdrage in heeft. Bij het stimuleren van doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur en de ambtelijke organisatie, ziet 70% van de respondenten een redelijke tot zeer grote bijdrage. Waar de Rekenkamer zich kan versterken, is met een oranje accent aangegeven in de tabel. Zo ziet 66,6% van de respondenten geen tot een matige bijdrage van de Rekenkamer als het gaat om het afleggen van rekenschap aan de inwoners. De bijdrage aan het kaderstellend vermogen van de gemeenteraad scoort bij 45,7% van de respondenten een onvoldoende. Op de vraag waar de Rekenkamer de komende jaren aan kan bijdragen, komt dan ook het versterken van zowel de controlerende als de kaderstellende functie duidelijk naar voren, gevolgd door het stimuleren van het lerend vermogen. Gevraagd naar aandachtspunten voor de komende jaren, gaf een aantal respondenten aan dat een onderzoek naar Verbonden Partijen interessant zou zijn. Daarnaast werd als aandachtspunt meegegeven te kijken naar gemeentelijke samenwerking en de effecten van de regionalisering van (gemeentelijke) taken. 6/30

9 Focus van onderzoek De Groene Hart Rekenkamer kijkt bij onderzoek meestal terug op de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid. Gevraagd is waar de Rekenkamer in de toekomst het accent op moet leggen. Voor de respondenten is de (gedeelde) top drie als volgt (grafiek 3): 1. Doeltreffendheid (effectiviteit): 70,7%. 2. Vergelijkend onderzoek (benchmarking): 61%. 3. Feitenonderzoek naar de gang van zaken: 43,9% en doelmatigheid: 43,9%. Grafiek 3 Waar de Rekenkamer in de toekomst het accent moet leggen Respons Percentage Aantal Feitenonderzoek naar de gang van zaken 43.9% 18 Doeltreffendheid (effectiviteit) 70.7% 29 Doelmatigheid (efficiëntie) 43.9% 18 Gerealiseerde projecten/beleid 24.4% 10 Lopende projecten/beleid 19.5% 8 Nieuwe projecten/beleid 19.5% 8 Ex ante onderzoek 9.8% 4 Vergelijkend onderzoek (benchmarking) 61.0% 25 Anders namelijk 12.2% 5 Totale respons 41 Behandeling en doorwerking onderzoeksrapporten De Rekenkamer is een instrument voor de raad. Hoeveel waarde hechten de respondenten aan de Groene Hart Rekenkamer naast de andere controleinstrumenten, zoals raadsvragen? Van de respondenten geeft 60% aan de Rekenkamer belangrijk tot zeer belangrijk te vinden. 29,3% geeft aan neutraal te staan voor wat betreft de Rekenkamer ten opzichte van de andere raadsinstrumenten. 9,7% vindt de Rekenkamer onbelangrijk. 61,5% van de respondenten geeft aan gebruik te maken van rapporten van de Rekenkamer. Toch geeft 45% aan ontevreden over de behandeling van de rapporten te zijn. Dit heeft met name betrekking op de discussie die gevoerd wordt in de gemeenteraad naar aanleiding van de rapporten en op de uitvoering van de aanbevelingen. Respondenten is daarom gevraagd in hoeverre de aanbevelingen van de Rekenkamer door de gemeenteraad worden overgenomen en uitgevoerd worden door het college van burgemeester en wethouders. Opvallend is dat slechts drie respondenten ervaren dat de uitvoering van de aanbevelingen ook wordt gemonitord (grafiek 4). 7/30

10 Grafiek 4 Opvolging aanbevelingen Respons Percentage Aantal Deze worden in het algemeen door de raad voor kennisgeving aangenomen Deze worden in het algemeen door de raad overgenomen Deze worden in het algemeen door de raad overgenomen en door college uitgevoerd Deze worden in het algemeen door de raad overgenomen, door het college uitgevoerd en de raad wordt periodiek geïnformeerd 27.5% % % % 3 Onbekend 10.0% 4 Totale respons 40 In de open antwoorden wordt vaak aangegeven dat de behandeling in de gemeenteraad beter kan. De onderzoeksrapporten verdienen meer aandacht en er kan meer gediscussieerd worden over wat de uitkomsten van het onderzoek betekenen voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. De betrokkenheid van de gemeenteraad bij de (uitkomsten van de) rekenkameronderzoeken kan eveneens verhoogd worden. Belangrijkste verbeterpunt is dat de gemeenteraad het onderzoeksrapport als eerste dient te ontvangen (en bespreekt met de Groene Hart Rekenkamer), waarna de bestuurlijke reactie volgt. Dit is in de praktijk vaak andersom. Ook wordt door respondenten aangegeven dat het niet altijd helder is of de aanbevelingen worden uitgevoerd door het college van burgemeester en wethouders. 2.4 Wat Bij het wat gaat het om de onderzoeksrapporten die de Rekenkamer oplevert, wat de kosten hiervan zijn en wat de meerwaarde van de regionale Rekenkamer is. Het gaat kortom om: de hoogte van het door de gemeenteraad toegekende budget; de productie (aantal en kwaliteit onderzoeksrapporten); de ervaren meerwaarde van de Groene Hart Rekenkamer. Wettelijke minimumeisen Volgens de Gemeentewet (artikel 81 en verder) 1 geldt er een aantal minimumeisen ten aanzien van de input en output van een gemeentelijke Rekenkamer: 1 De staat van de Rekenkamer (2013) 8/30

11 1. Er dient een Rekenkamer ingesteld te zijn, of een verordening te zijn vastgesteld. 2. De Rekenkamer moet operationeel zijn. Dat betekent dat deze dient te beschikken over een eigen budget van ten minste per gemeente op jaarbasis. 3. Een Rekenkamer voert minimaal eens per twee jaar een onderzoek uit en levert dus minimaal één rapport per twee jaar op. 4. De Rekenkamer stelt jaarlijks een jaarverslag op. Uit de gegevens, beschikbaar gesteld door de griffiers, blijkt dat de Groene Hart Rekenkamer voldoet aan de minimumeisen zoals gesteld in de Gemeentewet. Budget en productie Uit landelijk onderzoek 2 blijkt verder wat het gemiddelde budget is dat beschikbaar is voor Rekenkamer(commissie)s. Deze gegevens staan in tabel 3 naar categorieën van gemeentegrootte. Tabel 3 Gemiddeld budget lokale Rekenkamers Gemiddeld budget Rekenkamers Gemeentegrootte Tot inwoners (N = 38) inwoners (N = 112) inwoners (N = 150) inwoners (N = 71) Vanaf inwoners (N = 39) Totaal gemeenten (N = 410) De Groene Hart Rekenkamer heeft de afgelopen jaren een budget besteed dat lager ligt dan het gemiddelde budget voor Rekenkamers van gemeenten met meer dan inwoners. Uiteraard speelt hierbij mee dat de Groene Hart Rekenkamer een regionale Rekenkamer is en daarmee kosten kan besparen. In 2014 heeft de Rekenkamer besteed, in 2013 was dit Hiermee scoort de Groene Hart Rekenkamer onder het gemiddelde budget van grote gemeenten. Uit de interviews is naar voren gekomen dat de Rekenkamer jaarlijks een budget van heeft te besteden. Over alle jaren heeft de Rekenkamer een aanzienlijk bedrag overgehouden. Het overgebleven budget vervalt na drie jaar. Zo is in 2015 een bedrag van vervallen over het onderzoeksjaar 2012 en terugbetaald aan de drie gemeenten. Het landelijke rekenkameronderzoek bevat ook gegevens over de gemiddelde productie van de Rekenkamers. Dat wil zeggen het aantal onderzoeksrapporten dat per jaar gemiddeld door een Rekenkamer(commissie) wordt opgeleverd. Deze gegevens staan in tabel 4, ook weer gerangschikt naar gemeentegrootte. 2 Herweijer, M, Trends in het rekenkamerlandschap (Radboud Universiteit Nijmegen, 2013) 9/30

12 Tabel 4 Gemiddelde productie lokale Rekenkamers Gemeentegrootte Gemiddelde productie Rekenkamers Tot inwoners 1,9 (N = 38) inwoners 2,1 (N = 112) inwoners 2,4 (N = 150) inwoners 3,0 (N = 71) Vanaf inwoners 4,2 (N = 39) Totaal gemeenten 2,6 (N = 410) De Groene Hart Rekenkamer heeft in 2015 uiteindelijk drie onderzoeksrapporten opgeleverd en één rekenkamerbrief voor iedere gemeente. In 2014 heeft de Rekenkamer één rekenkamerbrief opgeleverd (en twee jaarverslagen). In 2013 publiceerde de Rekenkamer één quickscan en één onderzoeksrapport. Dit levert over 2013 tot en met 2015 een gemiddelde productie op van twee onderzoeksrapporten per jaar. Dat aantal ligt dus onder het gemiddelde van 4,2 onderzoeksrapporten per jaar voor Rekenkamer(commissie)s van gemeenten met meer dan inwoners. De Groene Hart Rekenkamer levert met een lager budget per jaar minder onderzoeksrapporten op. De vraag is echter niet of dat aan de hoogte van het budget ligt, aangezien de Rekenkamer ieder jaar geld overhoudt. Uit de resultaten van de enquête blijkt dat de gemiddelde waardering voor de productie goed is. De gemiddelde waardering voor de productie van de Groene Hart Rekenkamer krijgt een 6,7 (op een schaal van 1 10). In tabel 5 staan de cijfers die door de respondenten gegeven zijn als waardering voor de productie van de Rekenkamer. Tabel 5 Waardering voor productie Groene Hart Rekenkamer Cijfer Aantal respondenten 3,0 1 4,0 1 5,0 5 6,0 4 7,0 8 8,0 8 9,0 2 Totaal 29 Een aantal respondenten heeft de gegeven score als volgt toegelicht: De rapporten waren vaak achterhaald door nieuwe ontwikkelingen. Planningen werden zelden gehaald. Reactie college leidde vaak tot minder kritische houding van de raad. Onderzoek sloot aan bij actualiteit en gaf werkbare aanbevelingen. 10/30

13 De Rekenkamer doet zijn best om onder de omstandigheden toch zinvolle onderwerpen te formuleren. Geven rekenschap van feedback op goede en minder goede punten. Naast een waardering voor de gehele productie, is ook gevraagd naar de waardering voor de kwaliteit van de verschillende onderzoeksrapporten die door de Groene Hart Rekenkamer zijn geproduceerd. De gemiddelde waardering en het aantal respondenten dat een cijfer aan het rapport heeft toegekend staan in tabel 6. Tabel 6 Gemiddelde waardering per onderzoeksrapport Onderzoeksrapport Gemiddelde waardering Aantal respondenten Onderzoek Ruimtelijke ontwikkeling (2013) 6,9 19 Quickscan Recreatieschap Reeuwijkse Plassen en omgeving (2013) Rekenkamerbrief Drie decentralisaties sociaal domein (2014) Rekenkamerbrief Revitalisering generiek toezicht (2015) Onderzoek naar bezuiniging op Goudse wijkteams (2015) Onderzoek rond sportvoorzieningen Bodegraven-Reeuwijk (2015) Onderzoek naar bezuiniging maatschappelijk vastgoed Waddinxveen (2015) 6,4 24 7,1 25 6,7 20 6,3 14 7,1 17 7,1 16 Uit deze gegevens blijkt dat de rekenkamerbrief over de drie decentralisaties in het sociaal domein uit 2014 door het grootste aantal respondenten (25) is beoordeeld en wel met het hoogste gemiddelde cijfer, een 7,1. Het rapport over de bezuiniging op de Goudse Wijkteams heeft de laagste gemiddelde score gekregen (6,3). De waardering is steeds een voldoende. Een echte uitschieter, zowel naar boven als naar beneden, is er niet. Hieruit leiden wij af dat de rapporten van constante kwaliteit zijn. Ook al is er op sommige rapporten fundamentele kritiek: Het onderzoek naar bezuiniging op Goudse wijkteams is met een geheel ander onderwerp gestart. Voor dit andere onderwerp zijn ook diverse raadsleden ondervraagd. Het bezuinigingsonderwerp wijkteams is ineens in rapport terechtgekomen, dus rest vraag wat is met de input van de raadsleden gedaan? Rapport over vastgoed W'veen duurde veel te lang. De doorlooptijd van onderzoeken moet korter, anders word je door de tijd ingehaald. De toegevoegde waarde van veel rapporten is nihil. Uitzondering is nota Goed voorzien. 11/30

14 Ervaren meerwaarde van onderzoeksrapporten Aan de respondenten is de vraag voorgelegd of men in het functioneren gebruikmaakt van de rapporten van de Groene Hart Rekenkamer. Daarop antwoordt 61,5% instemmend. Voor de raadsleden geldt dat zij de rapporten gebruiken bij de herziening van beleid (met name in het sociaal domein, maar ook sport), bij de beoordeling van nieuwe voorstellen, verdere standpuntbepaling over betreffende onderwerpen en als input voor kaderstelling. Een klein deel van de respondenten maakt geen gebruik van de rapporten en geeft aan dat de kwaliteit en de actualiteit van de rapporten regelmatig te wensen overlaat. Verhogen efficiëntie Naast vragen over het budget en de productie, gericht op het verleden, is in de enquête ook de vraag gesteld welke ontwikkelrichtingen voor de toekomst de voorkeur hebben om de efficiëntie (qua budget) van de Groene Hart Rekenkamer te verhogen. Op de vraag konden meerdere antwoorden worden gegeven door de respondenten. De Groene Hart Rekenkamer heeft een vast budget van per jaar. Dat is afgerond 0,60 per inwoner. Dit budget is de afgelopen jaren niet geheel benut, zodat er eind 2015 een overschot was. In de online vragenlijst is daarom gevraagd welke ontwikkelrichting men ziet voor de Rekenkamer. Grafiek 5 Ontwikkelrichting Groene Hart Rekenkamer Response Percentage Aantal Het budget kan naar beneden worden bijgesteld, uitgaande van 1 onderzoek per gemeente per jaar Meer onderzoek uitbesteden en minder zelf onderzoek doen Meer tijd voor leden Groene Hart Rekenkamer (hogere vergoeding) en secretaris (grotere aanstelling) voor onderzoek en contact gemeenten Uitbreiding van Groene Hart Rekenkamer met een onderzoeker 20.0% % % % 9 Anders namelijk, 30.0% 12 Totale respons 40 Uit de antwoorden blijkt dat een groot deel van de respondenten meer onderzoek wil uitbesteden en minder zelf wil doen (30%). Een ander deel (tevens 30%) wil meer tijd voor de leden van de Rekenkamer inruimen zodat deze beter onderzoek kunnen doen en meer contact kunnen onderhouden met de gemeente. Duidelijk wordt wel uit de open antwoorden dat men graag wil dat het onderzoeksbudget ook daadwerkelijk wordt vertaald in (gedegen) onderzoek. 12/30

15 Budget benutten om kwaliteit en onderzoeksvragen te verbeteren. Investeren in kwalitatief goed onderzoek. Een aantal respondenten stelt veranderingen in de financiering(sstromen) voor: Toewerken naar onderzoeksfinanciering i.p.v. instituut subsidie. Dit geld terug laten vloeien naar de gemeentes en anders besteden. Meerwaarde samenwerking Omdat de Groene Hart Rekenkamer een samenwerkingsverband is, is de respondenten de vraag voorgelegd wat de meerwaarde van samenwerking is en in welke mate de Rekenkamer daaraan heeft bijgedragen. Daarbij springt efficiënter werken (meer doen met minder middelen) eruit. 78% van de respondenten meent dat de Rekenkamer hier een redelijke tot grote bijdrage aan heeft geleverd. Als het gaat om de effectiviteit en het nut van de Rekenkamer bij het bereiken van doelen, geeft 70% van de respondenten aan geen tot een redelijke bijdrage te bemerken. Ook op het gebied van lerend vermogen van elkaar geeft 65% van de respondenten aan dat de Rekenkamer daaraan geen tot een redelijke bijdrage heeft geleverd. Op deze vlakken is dus duidelijk verbetering mogelijk. Er is belangstelling bij andere gemeenten (onder andere de gemeente Zuidplas) om zich bij de Groene Hart Rekenkamer aan te sluiten. Ongeveer twee derde van de respondenten ziet meerwaarde in een eventuele uitbreiding. 20,5% heeft nog te weinig zicht op de meerwaarde en wenst aanvullend onderzoek om dit in kaart te brengen. Slechts 13,7% staat negatief tegenover een eventuele uitbreiding. Grafiek 6 Uitbreiding Groene Hart Rekenkamer met omliggende gemeente(n) Respons Percentage Aantal Ik zie geen meerwaarde in uitbreiding van de Groene Hart Rekenkamer Ik zie meer nadelen dan voordelen in uitbreiding van de Rekenkamer Daar heb ik te weinig zicht op; er moet eerst nader onderzoek gedaan worden Ik zie zeker meerwaarde in uitbreiding van de Groene Hart Rekenkamer 11.4% 5 2.3% % % 29 Totale respons 44 Uit de reacties die gevraagd waren als toelichting, blijkt dat kostenbesparing en schaalvoordeel als grootste meerwaarde worden gezien. Uitbreiding van middelen kan volgens sommigen zorgen voor (nog) beter onderzoek. Dit dient dan wel samen te gaan met een uitbreiding van de Rekenkamer in personele zin. 13/30

16 Ik sta open voor uitbreiding. Vind wel dat we moeten bezien wat de synergie is die we ook in inhoudelijke termen uit de samenwerking halen. Gezamenlijke opdrachten/benchmarkkansen e.d. Gemeenschappelijkheid is meer dan organisatie 'sharen'. Uitbreiding biedt kans tot verdere professionalisering van de Rekenkamerfunctie. Hierbij dient dan ook wel serieus nagedacht te worden over de invulling, o.a. meer capaciteit en middelen. Verder wordt aangegeven dat er in de regio vaak gelijksoortige thema s spelen en dat de behoefte aan specifiek lokaal onderzoek in de praktijk meevalt, maar dat die optie wel moet openblijven. Veel thema's zijn gelijksoortig en daarmee liggen schaalvoordelen voor de hand. Daarnaast wordt een efficiëntere aanpak in kennisuitwisseling en organisatie tussen verschillende Rekenkamers mogelijk waardoor kwaliteit kan toenemen. Kostenvoordeel, waardoor uitgebreidere onderzoeken mogelijk zijn. Er zit wel een gevaar in dat lokale thema's geen kans meer krijgen, daar alleen nog onderzoek gedaan gaat worden naar thema's die in alle gemeenten spelen. Een deel van de respondenten ziet echter niet direct voordelen bij uitbreiding van de Rekenkamer met een extra gemeente. Bij sommigen leeft het idee dat het instrument dan (nog) verder op afstand komt te staan van de gemeenteraad. Anderen zijn van mening dat schaalvoordeel niet altijd de beste oplossing is. Ik vind dat de Raad zichzelf buitenspel zet door een belangrijk instrument als de Rekenkamer te delen. Zeker omdat er eigenlijk alleen maar een financiële en geen inhoudelijke visie aan samenwerking ten grondslag ligt. Schaalvergroting is niet altijd het antwoord. Eerst voor mezelf meer duidelijkheid over en vanuit de rekenkamerfunctie. 2.6 Hoe Bij het hoe gaat het om de waardering van het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer, de samenstelling (en ondersteuning) en de betrokkenheid. Functioneren Groene Hart Rekenkamer Uit de interviews en uit de enquête blijkt dat het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer als goed wordt beoordeeld. Op de vraag Hoe waardeert u over het geheel genomen het functioneren van de Rekenkamer? wordt een gemiddelde score gegeven van 6,65 (op een schaal van 1 tot 10). Daarbij geven negen van de 41 respondenten het functioneren van de Rekenkamer een onvoldoende. Het grootste deel van de beoordelingen zit echter tussen de 7 en 8. 14/30

17 Grafiek 7 Waardering functioneren Groene Hart Rekenkamer Cijfer Percentage Aantal 1 0.0% % % % % % % % % % 0 Totale respons 41 In de toelichting bij het antwoord op het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer wordt aangegeven dat de Rekenkamer op zich goed werk aflevert, maar dat er genoeg punten zijn voor verbetering. Een van de veel genoemde punten is communicatie over de programmering, de onderzoeksopzet en de status van het onderzoek. Tevens wordt aangegeven dat de flexibiliteit van de Rekenkamer verbeterd zou kunnen worden, met name bij onderzoeken die te lang duren en waar eigenlijk extra capaciteit voor nodig is. De respondenten geven aan dat zij voor het goed functioneren van de Groene Hart Rekenkamer vooral het vertrouwen van de gemeenteraad belangrijk vinden (97,5% vindt dit belangrijk of zeer belangrijk) en het onafhankelijk optreden van de Rekenkamer (97% vindt dit belangrijk of zeer belangrijk). Hierna volgen de betrokkenheid van de Groene Hart Rekenkamer bij wat er echt leeft (82,5%) en bij de gemeenteraad en het optreden met gezag door de Rekenkamer, wat 77,5% belangrijk tot zeer belangrijk vindt. Het vertrouwen van de gemeenteraad en onafhankelijk optreden worden het belangrijkst gevonden bij het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer. Maar hoe scoort de Rekenkamer hierop volgens de respondenten? 75,6% van de respondenten is tevreden tot zeer tevreden over het onafhankelijke optreden van de Rekenkamer. Over het vertrouwen van de gemeenteraad is 57,2% van de respondenten tevreden tot zeer ontevreden. 28,6% van de respondenten is neutraal en 14,3% is ontevreden op dit punt. Opvallend is verder dat de respondenten als het gaat om het onderhouden van een relatie met de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie dit grotendeels als neutraal waarderen. Hier ligt dus ruimte voor verbetering. 15/30

18 Tabel 7 Waardering functioneren Groene Hart Rekenkamer op verschillende aspecten Zeer ontevreden Ontevreden Neutraal Tevreden Zeer tevreden Onafhankelijk optreden Betrokkenheid bij wat leeft bij gemeenteraad Vertrouwen van de gemeenteraad 0.0% 5.4% 18.9% 59.5% 16.2% 0.0% 13.5% 37.8% 45.9% 2.7% 0.0% 14.3% 28.6% 54.3% 2.9% Optreden met gezag 0.0% 5.7% 48.6% 42.9% 2.9% Gevoel voor politiekbestuurlijke context 0.0% 2.9% 51.4% 40.0% 5.7% Gevoel voor lokale omstandigheden Goede relatie met gemeenteraad Goede relatie met college Goede relatie met ambtelijke organisatie Betrokkenheid van inwoners 0.0% 17.1% 48.6% 31.4% 2.9% 0.0% 5.7% 54.3% 37.1% 2.9% 0.0% 2.9% 71.4% 22.9% 2.9% 0.0% 2.9% 61.8% 32.4% 2.9% 0.0% 15.2% 75.8% 3.0%) 6.1% Communicatie en betrokkenheid gemeenteraad Uit de interviews komt naar voren dat de Groene Hart Rekenkamer onafhankelijk opereert, maar dat er niet altijd goede afstemming plaatsvindt tussen (programma)raad en Rekenkamer. Hierbij speelt mee dat de rol en functie van de programmaraad niet duidelijk is, zelfs niet bij de leden van de programmaraad zelf. De onderwerpkeuze van de Groene Hart Rekenkamer wordt voorbereid in overleg met de programmaraad, nadat de drie gemeenteraden in de gelegenheid zijn gesteld onderwerpen aan te dragen. Daarna maakt de Rekenkamer in een eigen afweging een keuze. In de online vragenlijst is gevraagd naar de belangrijkste aangrijpingspunten voor de betrokkenheid van de gemeenteraden bij de Rekenkamer. De mogelijkheid om te reageren op de conceptonderzoeksopzetten is voor de respondenten duidelijk het meest belangrijke aangrijpingspunt. 72,5% van de respondenten acht dit belangrijk om de gemeenteraad betrokken te houden bij het onderzoek. Verder is de presentatie van de onderzoeksresultaten een punt waar veel respondenten aan hechten. 16/30

19 Grafiek 8 Betrokkenheid gemeenteraad Respons Percentage Aantal Inzage in de methodiek en criteria voor de bepaling van de definitieve onderzoeksonderwerpen Mogelijkheid te reageren op het conceptonderzoeksprogramma voor het komend jaar Mogelijkheid te reageren op de conceptonderzoeksopzetten Presentatie van de stand van zaken halverwege een onderzoek Presentatie van de Rekenkamer over de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen 15.0% % % % % 22 Anders, namelijk 7.5% 3 Totale respons 40 Een aandachtspunt voor de Rekenkamer is vraagspecificering. De raadsleden hebben het idee weinig tot geen invloed te hebben op de onderwerpkeuze. Daarnaast komt uit de interviews een beeld naar voren dat de gemeenteraad gaandeweg het onderzoek geen idee heeft wat de status is van het onderzoek. Het is nu een black box, je weet niet wat er in gaat en je weet niet wat er uit komt. Het is soms net een duikboot die onderduikt en dan plots van koers verandert. Functioneren in de toekomst Goed functioneren is afhankelijk van veel factoren. Onderzocht is daarom welke aspecten de respondenten belangrijk vinden voor de Groene Hart Rekenkamer voor de komende periode. Daarbij mochten maximaal drie antwoorden worden gegeven. 17/30

20 Grafiek 9 Respons Functioneren Rekenkamer komende jaren Percentage Onderwerpkeuze (actualiteit en/of relevantie) Betrokkenheid gemeenteraad bij de onderwerpkeuze 65.9% 43.9% Doorlooptijd van de onderzoeken 19.5% Kwaliteit van onderzoeksproces (introductie, uitvoering, afronding) 34.1% Het ambtelijk hoor- en wederhoor 4.9% Het bestuurlijk hoor- en wederhoor 0.0% Kwaliteit van de onderzoeksrapporten 29.3% Bruikbaarheid van de onderzoeksrapporten 78.0% Presentatie van de onderzoeksrapporten 9.8% Anders, te weten 7.3% Totale respons Ook bij deze vraag hebben respondenten gebruikgemaakt van de mogelijkheid een toelichting te geven. Enkele opmerkingen gaan over het trekken van conclusies en doen van aanbevelingen, die ook elders in dit rapport zijn genoemd. Verdere interessante opmerkingen zijn: Planning ambtelijk afstemmen wanneer onderzoek gaat starten, dus graag een jaarplanning waarop gereageerd kan worden i.p.v. mailtje, we starten een onderzoek. Rekenkamer kan nog zo goed functioneren, maar als onderwerpen niet aansluiten zal de raad er niets mee doen. Meer draagvlak bij raden en griffies. Samenstelling en vorm Groene Hart Rekenkamer Naast het functioneren, met factoren als onafhankelijkheid en politieke betrokkenheid, is ook de samenstelling van de Rekenkamer een factor van betekenis. Verschillende vormen zijn mogelijk: van een Rekenkamer volledig bestaande uit raadsleden, een gemengde Rekenkamer of een Rekenkamer met alleen externe leden. Daarnaast wordt het directeursmodel ook door steeds meer gemeenten toegepast. De Groene Hart Rekenkamer kent een samenstelling waarin de externe leden en de voorzitter zijn benoemd en worden ondersteund door een ambtelijk secretaris. 18/30

21 In de online vragenlijst is gevraagd wat men vindt van de huidige vorm en samenstelling van de Rekenkamer. Precies de helft van de respondenten is van mening dat deze zo kan blijven. De andere 50% heeft weinig zicht op de samenstelling of meent dat er genoeg aanleiding is om de vorm en samenstelling te heroverwegen. Grafiek 10 Samenstelling Rekenkamer Respons Percentage Aantal Deze kan zo blijven 50.0% 22 Er is aanleiding dit te heroverwegen Daar heb ik te weinig zicht op 13.6% % 16 Totale respons 44 Als het gaat om de benoeming van nieuwe rekenkamerleden dan vindt men specifieke inhoudelijke deskundigheid, zoals financiële of juridische kennis, erg belangrijk (77,3%). Gevolgd door onderzoeks- en methodologische deskundigheid (68,2%). Kennis van de lokale situatie wordt door minder dan de helft van de respondenten als belangrijk geacht en communicatieve vaardigheden is voor slechts 22,7% van de respondenten van belang. Grafiek 11 Benoemingseisen nieuwe leden Rekenkamer Respons Percentage Aantal Specifieke inhoudelijke deskundigheid, zoals financiële of juridische kennis Onderzoeks- en methodologische deskundigheid 77.3% % 30 Politiek-bestuurlijke sensitiviteit 59.1% 26 Communicatieve vaardigheden 22.7% 10 Kennis van de lokale situatie 45.5% 20 Anders namelijk 0.0% 0 Totale respons 44 Rol van Programmaraad en griffie Naast de Groene Hart Rekenkamer bestaat er een Programmaraad met vanuit elke gemeente twee raadsleden. De Programmaraad is ingesteld om de binding met de drie gemeenteraden te borgen. Respondenten is gevraagd of deze manier van werken met een Programmaraad als schakel naar de Rekenkamer wenselijk is. 19/30

22 Bijna twee derde van de respondenten is van mening dat deze manier van werken moet worden gehandhaafd. Een derde van de respondenten heeft er te weinig zicht op of geeft aan aanleiding te zien voor heroverweging. Grafiek 12 Programmaraad als schakel tussen gemeenteraad en Rekenkamer Respons Percentage Aantal Deze kan zo blijven 65.9% 29 Er is aanleiding dit te heroverwegen Daar heb ik te weinig zicht op Ik weet niet wie ons vertegenwoordigt in de programmaraad 13.6% % 8 2.3% 1 Totale respons 44 De griffie speelt een belangrijke rol in het samenspel tussen gemeenteraad, programmaraad en de Groene Hart Rekenkamer. Respondenten is daarom de vraag voorgelegd welke ondersteuning zij van de griffie verwachten ten aanzien van de rekenkamerfunctie. Het faciliteren van de agendering en behandeling van onderzoeksrapporten vinden respondenten daarbij het belangrijkst (68,3%), gevolgd door het faciliteren van de betrokkenheid van de gemeenteraad bij onderwerpkeuze en onderzoeksopzet (63,4%). Ruim de helft van de respondenten vindt het belangrijk dat de griffie de opvolging van aanbevelingen monitort. Grafiek 13 Ondersteuning door de Griffie Respons Percentage Aantal Faciliteren betrokkenheid gemeenteraad bij onderwerpkeuze en onderzoeksopzet Faciliteren agendering en behandeling onderzoeksrapporten Faciliteren van de Rekenkamer bij opstellen van het raadsvoorstel en besluit bij onderzoeksrapport Monitoring van de opvolging door het college genomen raadsbesluiten 63.4% % % % 21 Anders, te weten 2.4% 1 Totale respons 41 20/30

23 Verbeterpunten Als laatste in de online vragenlijst is de respondenten gevraagd of er ten aanzien van het functioneren van de Rekenkamer verbeteringen noodzakelijk zijn. 65% van de respondenten acht verbetering ten aanzien van het functioneren van de Rekenkamer wenselijk. Uit de reacties blijkt dat het beter betrekken bij de onderwerpkeuze een duidelijk verbeterpunt is. Verder wordt het woord kwaliteit vaak genoemd in relatie met de onderzoeksrapporten. Ook het uitbreiden van de bevoegdheid van de Programmaraad wordt een aantal keren genoemd. Als laatste is er een aantal reacties die te scharen zijn onder de noemer communicatie, zoals onderstaande reactie over het beter managen van de verwachtingen. De Rekenkamer zal met name in de verwachtingen beter moeten managen. Als er afstemming plaatsvindt in het begin van het traject, dan zal dat gedurende het traject ook beter moeten blijven gebeuren. De Rekenkamer kan in mijn ogen ook niet conclusies verbinden aan onderzoek dat niet direct in relatie staat tot de onderzoeksvragen en/of daar dan conclusies aan verbinden. Zij zou daarnaast met name weg moeten blijven uit politieke conclusies. De kamer ondergraaft daarmee haar eigen geloofwaardigheid. Monitoring/Oordeel van Rekenkamer in hoeverre hun aanbevelingen zijn opgevolgd. Meer uitbesteden aan onderzoek, er blijft nu teveel onderzoeksbudget jaarlijks over. 21/30

24 Hoofdstuk 3 Conclusies en aanbevelingen Op basis van de bevindingen, zoals vermeld in hoofdstuk 2, worden in dit hoofdstuk conclusies getrokken door het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Daarnaast worden in de tweede paragraaf aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de conclusies. Tenslotte is ter illustratie een voorbeeld van een Rekenkamer uit een andere regio opgenomen. 3.1 Conclusies 1. Krijgt de Rekenkamer in de drie gemeenten de plek, zoals die in het politieke bestel bedoeld is? De Groene Hart Rekenkamer is ingebed in een structuur waarmee het momenteel in voldoende mate een bijdrage levert aan versterking van de controlerende functie van de gemeenteraad. Het leveren van een bijdrage aan de andere functies van de gemeenteraad kan binnen deze structuur worden verbeterd. De helft van de respondenten aan de enquête geeft aan dat de samenstelling en vorm van de Groene Hart Rekenkamer zo kan blijven. Hierbij moet worden opgemerkt dat ruim een derde aangeeft hier geen zicht op te hebben. Twee derde van de respondenten is van mening dat de rol van de Programmaraad ongewijzigd kan blijven. 2. In hoeverre hebben de door de raad overgenomen aanbevelingen feitelijk ook geleid tot veranderingen in beleid en organisatie? Of en in hoeverre de onderzoeksresultaten ook leiden tot verandering (de zogenaamde doorwerking) blijkt niet duidelijk uit de interviews en antwoorden op de desbetreffende vragen in de vragenlijst. De opvattingen lopen uiteen van zeer negatief tot zeer positief met betrekking tot een bepaald onderzoek dat in een gemeente is uitgevoerd. Uit de enquête blijkt dat de aanbevelingen in het algemeen wel door de gemeenteraad worden overgenomen en door het college van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd. Een terugkoppeling daarvan vindt maar weinig plaats. Een kwart van de respondenten geeft aan dat de aanbevelingen door de gemeenteraad voor kennisgeving worden aangenomen. In dat geval mag geen verandering worden verwacht. 3. Hoe kijken de gemeenteraden naar de rekenkamerfunctie? De rekenkamerfunctie is een van de instrumenten die de gemeenteraad en raadsleden ter beschikking staat naast andere instrumenten als raadsvragen, raadsonderzoeken en de raadsenquête. 60% van de respondenten acht de rekenkamerfunctie als (zeer) belangrijk. 22/30

25 4. Hoe ervaren raadsleden het onderzoek van de Rekenkamer? Voor het eigen functioneren gebruikt 60% van de respondenten de onderzoeksrapporten en bijna een kwart is dat van plan. De kwaliteit van de onderzoeksrapporten wordt gewaardeerd met een cijfer variërend van 6,3 tot 7,2. De waardering voor de productie krijgt een 6,7. 5. Heeft het onderzoek van de Rekenkamer geleid tot debat in de raden? Het aantal respondenten dat tevreden dan wel ontevreden is over de wijze van behandeling van de rapporten door de gemeenteraad, houdt elkaar in evenwicht. Er is een duidelijke verbetering mogelijk door als gemeenteraad het onderzoeksrapport als eerste te bespreken met de Rekenkamer. Daarna kan de bestuurlijke behandeling volgen. 6. Hoe ervaren de programmaraadsleden, de leden en de secretaris het functioneren van de Rekenkamer? Uit de interviews komt naar voren dat de programmaraadsleden deels nog zoekende zijn naar hun rol en een goede invulling daarvan. De oorzaak daarvan moet wellicht gezocht worden in de omstandigheid dat bij de instelling geen taakomschrijving is meegegeven. De leden van de Rekenkamer ervaren een zekere belasting om hun functie goed uit te oefenen, wat volgens hen betekent dat zij niet meer onderzoeken kunnen programmeren dan nu het geval is. Dit wordt veroorzaakt door de taakopvatting (zelf ook onderzoek doen) en de ondersteuningscapaciteit van de secretaris. 7. Hoe ervaren programmaraadsleden, de leden en de secretaris de huidige structuur (programmaraad - Rekenkamer)? Uit de interviews kwam naar voren dat deze voldoet. Dit wordt bevestigd met de uitkomsten van de enquête. 8. Zijn er voldoende middelen (onder andere budget, tijd, ondersteuning) beschikbaar voor de uitvoering van de rekenkamerfunctie? Het ter beschikking gestelde budget is meer dan voldoende. Aan de Rekenkamer is de mogelijkheid geboden het budget twee jaar lang over te schrijven naar het volgende jaar. Na drie jaar vindt terugstorting plaats aan de deelnemende gemeenten. In 2015 was dat het geval. Dit terwijl uit het onderzoek komt dat de overgrote meerderheid van de respondenten van mening is dat het ter beschikking gestelde budget ook aan onderzoek besteed moet worden. 9. Welke perspectieven zijn er voor een eventuele uitbreiding van de Rekenkamer? Hoewel de leden van de Rekenkamer hiervoor binnen de huidige wijze en samenstelling van functioneren geen mogelijkheden zien, is twee derde van de respondenten van mening dat uitbreiding zeker meerwaarde heeft. Slechts 13% van de respondenten is hier tegenstander van, terwijl 20% aangaf hierop te weinig zicht te hebben en dat eerst nader onderzoek gedaan zou moeten worden naar de vooren nadelen. 23/30

26 10. Op welke wijze zou een eventuele uitbreiding realistisch kunnen zijn? Uitbreiding van de Groene Hart Rekenkamer is realistisch wanneer de Rekenkamer de huidige wijze van werken daaraan aanpast. Dan kan betekenen dat het aantal leden moet worden uitgebreid en/of de ambtelijke ondersteuning. Op verzoek van de opdrachtgever is een beschrijving opgenomen van de regionaal werkende Rekenkamer West-Brabant, waarbij thans acht gemeenten bij zijn aangesloten. 11. Wat zijn vereisten om een eventuele uitbreiding tot een succes te kunnen maken? Hoewel uit het onderzoek blijkt dat de structuur van samenwerking tussen de drie gemeenten goed is, kan de werking ervan verbeteren. Hierbij valt te denken aan de invulling van de rol van de programmaraad en aan de betrokkenheid van elke gemeenteraad. 3.2 Aanbevelingen De uitkomsten van het evaluatieonderzoek leiden tot de volgende aanbevelingen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar het waarom, het wat en het hoe. Waarom 1. Verbreed de rekenkamerfunctie door ook bij te dragen aan de kaderstellende functie, het afleggen van rekenschap aan de inwoners, het stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid en het verder vergroten van het lerend vermogen. Besteed ook aandacht aan vergelijkend onderzoek en feitenonderzoek. 2. Monitor de uitvoering van de aanbevelingen die door de gemeenteraad zijn overgenomen. Wat 3. Besteed het ter beschikking gestelde budget door de productie (het aantal) en de breedte en diepte van onderzoeken te vergroten. Besteed de uitvoering uit. 4. Pas de werkwijze aan, zodat uitbreiding van de Rekenkamer met andere gemeenten mogelijk is. Geef invulling aan de rol van de programmaraad. Hoe 5. Stem de communicatie met de Rekenkamer beter af ten aanzien van de onderwerpkeuze en de bruikbaarheid van de rapporten. 6. Handhaaf de huidige structuur, maar investeer in werkwijzen. Geef de griffie een belangrijke rol ten aanzien van agendering en behandeling van onderzoeksrapporten door de gemeenteraad. 24/30

27 Praktijkvoorbeeld: Rekenkamer West-Brabant De Rekenkamer West-Brabant vervult de rekenkamerfunctie thans voor acht gemeenten: Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout en Roosendaal. De deelnemende gemeenten hebben een samenwerkingsovereenkomst gesloten om in eerste instantie de effectiviteit, efficiency en de professionaliteit van de rekenkamerfunctie te vergroten. De Rekenkamer bestaat momenteel uit drie externe leden en wordt ondersteund in haar werkzaamheden door een secretaris die valt onder de griffie van Roosendaal. In het onderliggende convenant is opgenomen dat ondanks het grote aantal deelnemers, gemeenteraden altijd verzoeken kunnen indienen voor lokale onderzoeken. Dat blijkt ook uit de rapporten die de afgelopen jaren zijn gepubliceerd. Hoewel de nadruk ligt op onderwerpen die in alle gemeenten zijn onderzocht, zijn er ook onderzoeken voor individuele gemeenten. In 2014 was het budget van de Rekenkamer geraamd op De uiteindelijke kosten van de Rekenkamer vielen uiteindelijk hoger uit met In 2013 werd precies het begrote bedrag uitgegeven. De Rekenkamer spreekt jaarlijks dus zijn volle budget aan voor onderzoeken. In 2015 heeft de Rekenkamer elf onderzoeksrapporten gepubliceerd. In 2014 waren dat er negen en in 2013 bij elkaar twaalf. Het gemiddelde productiecijfer over de afgelopen drie jaar ligt daarmee op 10,7. 25/30

28 Bijlage 1 Evaluatiescan rekenkamerfunctie Evaluatie op drie dimensies De Evaluatiescan rekenkamerfunctie van BMC geeft inzicht in de drie dimensies die in samenhang de effectiviteit van de rekenkamerfunctie bepalen (figuur 1): het hoe, het Vind wat en de het waarom samenhang! van de rekenkamerfunctie en van rekenkameronderzoek in de lokale situatie. Figuur 1 Zicht op drie dimensies Waarom? Wat? Wettelijke normen Doelen Opvattingen Verhoudingen Ervaringen Hoe? Vorm Werkwijze Bij de ontwikkeling van de scan hebben wij gebruikgemaakt van de uitkomsten van eerdere landelijke evaluaties 3. Daaruit blijkt dat bepalend is: hoe de Rekenkamer is vormgegeven (institutionele vormgeving), wat de werkwijze is, wat de Rekenkamer doet (productie) en waarom de Rekenkamer is ingesteld door de gemeenteraad. Voor de effectiviteit van elke Rekenkamer is de kwaliteit van elke dimensie afzonderlijk belangrijk, maar doorslaggevend is hoe deze onderling samenhangen. Waarom? De Evaluatiescan rekenkamerfunctie van BMC maakt expliciet wat het belang is dat de gemeenteraad toekent aan de lokale Rekenkamer: versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad; stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur en de organisatie; afleggen van rekenschap aan de inwoners. De Evaluatiescan rekenkamerfunctie van BMC legt hierbij de relatie met de lokale politiek-bestuurlijke verhoudingen. 3 Leren afrekenen, 2007; Evaluatie Rekenkamers, 2011; Spiegel van het landschap, 2010; Staat van de Rekenkamer, /30

29 Wat? De Evaluatiescan rekenkamerfunctie van BMC maakt expliciet wat de harde factoren zijn voor een actieve Rekenkamer, om te voldoen aan wettelijke normen: de hoogte van het door de gemeenteraad toegekende budget; de productie (aantal en kwaliteit onderzoeksrapporten). Hoe? De Evaluatiescan rekenkamerfunctie van BMC maakt expliciet wat de achtergronden en argumenten zijn van de gekozen institutionele vormgeving van de lokale Rekenkamer 4. De werkwijze van de Rekenkamer bepaalt in hoge mate de effectiviteit. Dat zijn de zachte factoren, zoals: betrokkenheid; politiek gevoel; stijl van opereren; cultuur (samenspel tussen gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en de Rekenkamer). 4 In de afgelopen jaren wisselde in 37% van de gemeenten de vorm en 14% van de gemeenten heeft daartoe plannen, zonder dat dit merkbaar invloed heeft gehad op de effectiviteit! 27/30