Onderzoekscommissie JOVD 27 oktober 2015

Transcriptie

1 Onderzoekscommissie JOVD 1. Aanleiding Begin maart 2015 verschenen diverse mediaberichten over declaraties van dhr. Dirkx bij de JOVD ten tijde van zijn Hoofdbestuurschap ( ). In deze berichten is (kritisch) geschreven over (reis)kosten die dubbel zouden zijn gedeclareerd, de hoogte van de declaraties van dhr. Dirkx ten opzichte van declaraties van zijn medebestuursleden en kosten in Nederland die zouden zijn gedeclareerd, terwijl dhr. Dirkx op dat moment in België zou zijn geweest. Op 12 maart besloot het JOVD-Hoofdbestuur tot oprichting van een onderzoekscommissie. De onderzoekscommissie bestaat uit dhr. L.P.D. Heinen (voorzitter), dhr. J.W.J.H. de Backer en dhr. S.T. Douma. 2. Opdracht en onderzoeksvragen De opdracht van het JOVD-Hoofdbestuur aan de onderzoekscommissie is: "De juistheid van de declaraties van Bram Dirkx in zijn tijd als Hoofdbestuurslidte onderzoeken en zo nodigvoorstellen te doen om het declaratieproces en de controle daarop te verbeteren." Deze opdracht heeft de commissie vertaald naar de centrale onderzoeksvraag: In hoeverre voldoen de declaraties van dhr. Dirkx aan de JOVD-declaratieregels en -normen? In dit verslag treft u de onderzoeksuitkomsten en de beantwoording van de onderzoeksvraag door de commissie. Daarnaast heeft de commissie over het volgende separaat adviezen uitgebracht aan het Hoofdbestuur: Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan ten behoeve van integriteitsbevordering, controle en handhaving van JOVD-declaratieregels? 3. Reikwijdte van het onderzoek Het onderzoek heeft betrekking op (reis)declaraties van dhr. Dirkx in de periode waarin hij lid was van het JOVD-Hoofdbestuur (vannovember 2010 tot en met september 2012). De commissie acht het van belang op te merken dat dhr. Dirkx heeft gevraagd om het onderzoek breder te trekken ofwel om ook declaraties van andere hoofdbestuurders in het onderzoek te betrekken. In het licht van haar opdracht heeft de commissie geen mogelijkheid gezien aan dit verzoek te voldoen. 4. Werkwijze 4.1. Onderzoeksmateriaal De commissie heeft het volgende materiaal in haar onderzoek betrokken: - Deoriginele declaraties en bijbehorende stukken; 1

2 - Het JOVD Financieel Reglement van kracht per 1 juli 2010 en het JOVD Financieel Reglement van kracht per 1 mei 2012; - JOVD-rekeningafschriften met transacties van en naar de bankrekening van dhr. Dirkx; - De uitkomsten van gesprekken met dhr. Dirkx, de relevante mede-hoofdbestuurders en leden van de Kascommissie die bij kascontroles betrokken waren, alsook materiaal (correspondentie, Excel-files e.d.) dat via deze personen onder haar aandacht is gebracht; - Relevante kasverslagen, notulen van Hoofdbestuurdersvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen. De commissie velde haar eigen oordeel op basis van het ontvangen materiaal, dat naar haar oordeel voldoende inzicht bood in het overwegingen- en feitencomplex Tijdlijn In maart 2015 vroeg de onderzoekscommissie relevant materiaal op, hetgeen ze vervolgens in april heeft onderzocht. In mei 2015 zijn gesprekken met dhr. Dirkx en de andere genoemde betrokkenen gevoerd. In reactie op een aantal voorlopige bevindingen en het concept-rapport, dat in juni gereed was, hebben dhr. Dirkx en zijn advocaat de commissie in de periode van juli tot oktober van aanvullend relevant materiaal voorzien. Daarnaast heeft begin oktober nog een tweede gesprek plaatsgevonden tussen de commissie, dhr. Dirkx en zijn advocaat. 5. Beoordelingskader De van toepassing zijnde formele declaratieregels/richtlijnen zijn de Financieel Reglementen, zoals vermeld onder instrumentarium. Vanaf 1 juli 2010 was het Financieel Reglement van de JOVD van kracht. Per 1 mei 2012 is in dit reglement een aantal aanpassingen doorgevoerd. In de bijlagen treft u een samenvatting aan van deze reglementen waar het declaraties van hoofdbestuurders betreft. Naast de formele regels heeft de commissie de volgende normen gebruikt in haar beoordeling van de declaraties: - Bij het indienen van declaraties dienen redelijkerwijs geldende zorgvuldigheidsnormen in acht te worden genomen; - De declarant is kostenbewust. Bij declaraties dient rekening te worden gehouden met het daarvoor vastgestelde budget. Declaraties uit verenigingsgelden dienen ter vergoeding van kosten die gemaakt worden in het licht van verenigingsdoelen; - Declaraties dienen ter vergoeding van door de declarant daadwerkelijk gemaakte (reis)kosten; - Bij afwijken van bovenstaande normen dient de declarant te worden gecorrigeerd door interne controle/handhavingsmechanismen. Na correctie dient een leereffect zichtbaar te zijn bij de declarant. 6. Bevindingen De commissie heeft gemeend de gebruikelijke gang van zaken omtrent het indienen en het controleproces van declaraties te moeten schetsen. Deze informatie vindt u in de bijlagen Bevindingen zorgvuldigheid in declareren Het is de commissie duidelijk geworden dat dhr. Dirkx in een aantal gevallen zorgvuldiger had kunnen omgaan met zijn declaraties. Naar de mening van de commissie kunnen (onder meer) de volgende 2

3 aspecten van de declaraties als aandachtspunten worden gekwalificeerd: (1) het declaratieformulier dient in alle gevallen te worden voorzien van een kloppend totaalbedrag; (2) de gemaakte kosten verdienen volledige en duidelijke toelichting; (3) het verkeerd dateren van (individuele) kostenposten, alsook (4) het doorkrassen van data, optellingen of individueel gedeclareerde bedragen dient te worden vermeden. Dergelijke zaken komen binnen de vereniging meer voor (de ervaring leert dat iedere declarant verschillend is in de wijze waarop en zorgvuldigheid waarmee zij of hij declaraties invult). Wel maken deze zaken het moeilijker om bepaalde declaraties te controleren en ook om achteraf zeker na een langere tijd - te achterhalen of een declaratie juist of onjuist is geweest Bevindingen onjuistheden In een aantal gevallen heeft de commissie geconstateerd dat dhr. Dirkx declaraties onjuist heeft ingediend. In twee gevallen gaat het om declaraties die nog moeten worden verrekend. In de andere gevallen betreft het zaken die reeds zijn afgehandeld tussen dhr. Dirkx en de JOVD in 2012 of zaken die naar de mening van de commissie onjuist zijn, maar waar geen verrekening hoeft plaats te vinden. Het gaat om de volgende gevallen: - De reiskosten per auto op 6 en 7 juni 2012 zijn tweemaal gedeclareerd op verschillende declaraties. De commissie heeft van vertegenwoordigers van de Kascommissie uit die periode vernomen dat dit tot op heden niet bekend is geweest. De commissie constateert dat deze reiskosten abusievelijk door dhr. Dirkx dubbel zijn gedeclareerd. Dhr. Dirkx heeft aangeboden het teveel ontvangen bedrag van in totaal 64,-- EUR terug te betalen. De commissie adviseert het Hoofdbestuur de transactie in lijn met de reactie van dhr. Dirkx af te handelen. - In twee specifieke gevallen, te weten declaraties voor de dagen 9 november 2011 en 2 januari 2012, heeft dhr. Dirkx een segment van een reis dubbel gedeclareerd. Waar dhr. Dirkx heeft gereisd in een driehoek (A B, B C, C A) is één van de segmenten in deze driehoek dubbel gedeclareerd. In beide gevallen betreft het segment van de woonplaats van dhr. Dirkx naar Den Haag. Deze dubbele declaraties zijn in 2012 terugbetaald door dhr. Dirkx na een afspraak hierover met de Kascommissie. De commissie constateert dat deze onjuistheden al zijn gecorrigeerd en terugbetaald in 2012 hetgeen ook is gecontroleerd door de Kascommissie van de JOVD. Daarmee is dit afgehandeld. - Voor een reis op 11 april 2012 heeft dhr. Dirkx 40,-- EUR autoreiskosten (met inachtneming van de OV-regel) gedeclareerd, terwijl een dagkaart NS is bijgevoegd. Dit maakt de declaratie uiterst verwarrend. De commissie heeft middels een tankbon kunnen vaststellen dat dhr. Dirkx wel degelijk met de auto heeft gereisd. Daarmee is dit afgehandeld. - Bij het indienen van declaraties tot februari 2012 heeft dhr. Dirkx autoreiskosten gedeclareerd op basis van het bedrag per kilometer (16 cent). Volgens het toen geldende financieel reglement was aan dit soort declaraties een maximum verbonden dat gelijk was aan de kosten voor een treinkaartje tweede klasse voor hetzelfde traject. Kortom: de OV-regel is niet toegepast. In gesprekken met oud-penningmeesters en oud-kascommissieleden is de commissie duidelijk geworden dat dit niet slechts is gebeurd bij dhr. Dirkx, maar ook bij andere hoofdbestuurders uit dezelfde periode (en perioden daarvoor). 3

4 In de periode tot februari 2012 is er door de Landelijk Penningmeester expliciet voor gekozen om de uitzondering die hij kan maken bij het toepassen van de OV-regel structureel toe te passen. Door de Kascommissie is bij een controle in februari 2012 vastgesteld dat dit onterecht is gebeurd. De desbetreffende hoofdbestuurders, waaronder dhr. Dirkx, hebben in opdracht van de Kascommissie de teveel gedeclareerde bedragen vanaf 1 januari 2012 aan de vereniging terugbetaald. De commissie constateert dat deze onjuistheden zijn gecorrigeerd en terugbetaald, hetgeen ook is gecontroleerd door de Kascommissie van de JOVD. De terugbetaling van deze bedragen door de toenmalige hoofdbestuurders heeft alleen betrekking gehad op Deze regeling is tot stand gekomen na uitgebreide gesprekken hierover tussen Kascommissie en Hoofdbestuur destijds. Daarmee is dit afgehandeld Bevindingen hoogte en aantal van declaraties Zoals eerder beschreven, zijn in de mediaberichten beweringen gedaan omtrent de hoogte van en het aantal declaraties van dhr. Dirkx. Binnen de JOVD wordt jaarlijks in de begroting een post vastgesteld voor kosten Hoofdbestuur. Voor een (niet nader gespecifieerd) deel omvat dit budget reiskosten. Het is de bedoeling dat alle hoofdbestuurders deze begrotingsruimte delen en gezamenlijk ervoor zorgen dat deze begrotingspost niet wordt overschreden. Het was binnen de JOVD niet gebruikelijk om binnen deze post een specifiek budget aan één persoon of bestuurder toe te wijzen. Het was gebruikelijk dat verschillende hoofdbestuurders, afhankelijk van hun woonplaats en hun inspanningen voor de vereniging, in verschillende mate kosten declareerden. De commissie heeft bij het onderzoeken van de declaraties gezien dat dhr. Dirkx in bepaalde perioden (in het bijzonder in de periode van december 2011 tot januari 2012) in verhouding tot het totaal beschikbare hoofdbestuursbudget veel heeft gedeclareerd. In deze periode van twee maanden heeft dhr. Dirkx in totaal 3137,59 EUR gedeclareerd, waarvan een aanzienlijk deel aan reiskosten per auto.daarbij moet worden gezegd dat deze kosten niet in twee maanden zijn gemaakt maar ook in de maanden oktober en november In zijn tijd als hoofdbestuurder heeft dhr. Dirkx in totaal 8998,71 EURgedeclareerd. Naar mening van de commissie had dhr. Dirkx bij het maken van reiskosten, zeker in het licht van de hoogte van declaraties in december 2011 en januari 2012, selectiever kunnen zijn. De heer Dirkx reisde regelmatig opeenvolgende dagen met de auto naar Den Haag, bijvoorbeeld om te klussen of te werken op het algemeen secretariaat. De commissie meent dat dit aantal autodagen vanuit het oogpunt van kostenbesparing minder had kunnen zijn. Per dag dat met de auto naar Den Haag werd gereisd, declareerde dhr. Dirkx (de OV-regel niet in acht nemend) EUR. Een vergelijkbare reis met de trein kostte EUR. Daarbij moet worden gezegd dat dhr. Dirkx bij het maken van treinreizen de kosten tussen zijn woonplaats Veulen en station Venray zelf droeg, en ook in andere gevallen gemaakte kosten niet altijd declareerde. In bredere zin hebben verschillende opeenvolgende Hoofdbesturen onvoldoende gelet op het totale kostenniveau voor hoofdbestuursdeclaraties. Zo was in 2011 het totale budget voor kosten Hoofdbestuur (ten hoogte van 9500 EUR)met 2870,33 EUR overschreden. Van in het bijzonder Landelijk Voorzittersen Landelijk Penningmeesters mag worden verwacht dat zij deverantwoordelijkheid nemen om het kostenniveau binnen begroting te houden. De Kascommissie 4

5 heeft tijdens haar controles hier ook aandacht aan besteed en hierover aan de Algemene Vergadering gerapporteerd in najaar Er mag van een voorzitter worden verwacht dat hij het declaratiebudget als beleidsonderwerp onderkent, waarover met het bestuur nadere afsprakenkunnen (en dienen) te worden gemaakt, om te zorgen dat ook dit budget op meest optimale wijze bijdraagt aan de verenigingsdoelen. De heer Dirkx had hier in eerste maanden van zijn voorzitterschap actiever invulling aan kunnen geven. Nadat in februari 2012 duidelijk werd dat het budget ontoereikend zou zijn indien de declaraties op dezelfde lijn voortgezet zouden worden, was de heer Dirkx mede-initiator van een discussie over dehet ontstane discrepantie tussen beschikbaar budget en declarabele kosten. Bij die discussie zette hij voornamelijk in op verhoging van de begrotingspost Hoofdbestuur. De commissie constateert dat de beweringen omtrent de hoogte van de declaraties van dhr. Dirkx, die ook in de mediaberichten naar voren komen, niet onjuist zijn, maar voortkomen uit zijn functie, zijn inzet voor de vereniging, en de reisafstand van zijn woonadres tot het Algemeen Secretariaat in Den Haag. De commissie stelt daarbij wel vast dat de heer Dirkx met name in de beginperiode van zijn voorzitterschap selectiever had kunnen zijn in het maken van reiskosten en zelf meer verantwoordelijkheid had kunnen nemen voor het hoofdbestuursbudget en het maken van afspraken over de besteding hiervan Bevindingen grondslag van de declaraties In de mediaberichten is ook gesuggereerd dat dhr. Dirkx reiskosten binnen Nederland heeft gedeclareerd, terwijl hij op dat moment in het buitenland zou zijn geweest. De tweet d.d. 8 januari 2012, waarvan specifiek melding wordt gemaakt, suggereert dat de declaratie van reiskosten op die datum niet klopt. De heer Dirkx heeft echter middels het overleggen van betalingstransacties overtuigend aangetoond dat hij op 8 januari wel degelijk naar Den Haag is gereisd. De commissie heeft ook geen andere concrete aanleiding dat de grondslag voor een van de declaraties van dhr. Dirkx ontbreekt. 7. Conclusies De commissie stelt vast dat dhr. Dirkx in zijn periode als JOVD-hoofdbestuurslid zich in het algemeen heeft gehouden aan de JOVD-declaratieregels. Wel zijn enkele onjuistheden vastgesteld. Een deel van deze onjuistheden is al in 2012 opgemerkt en reeds destijds verrekend met dhr. Dirkx. Waar het gevallen betreft die nog niet eerder waren opgemerkt en daardoor niet zijn verrekend, heeft dhr. Dirkx aangeboden dit terug te betalen. Uit het onderzoek is niet gebleken dat sprake is van structureel of moedwillig onjuist declareren of van enige vorm van fraude door dhr. Dirkx. Wel merkt de commissie op dat dhr. Dirkx tot februari 2012 zorgvuldiger had kunnen omgaan met zijn declaraties. Daarnaast had hij selectiever kunnen zijn in het maken van reiskosten per auto, en had hij actiever verantwoordelijkheid kunnen nemen voor declaraties als beleidsonderwerp. Na de kascontrole in februari 2012 is het declaratiegedrag van dhr. Dirkx verbeterd, de zorgvuldigheid is toegenomen en hij heeft meer selectiviteit laten zien bij het maken van reiskosten. 5

6 8. Bijlagen 26 maart 2015 Beste leden van de Onderzoekscommissie, Hierbij een formele bevestiging van jullie benoeming in deze commissie. Het Hoofdbestuur heeft jullie in de volgende samenstelling benoemd: Laurens Heinen (voorzitter); Hans de Backer; Sibren Douma; Jasper van Hilten (auditor); Christiaan Hendriks (auditor). De opdracht van de Onderzoekscommissie luidt als volgt: "Deze commissie heeft de opdracht meegekregen de juistheid van de declaraties van Bram Dirkx in zijn tijd als Hoofdbestuurslid te onderzoeken en zo nodig voorstellen te doen om het declaratieproces en de controle daarop te verbeteren." Wat betreft de aanvang van het onderzoek, zullen Christiaan en Jasper samen, op jullie verzoek, de declaraties van Bram Dirkx ordenen en verzamelen. De deadline hiervoor is dinsdag 7 april. Tevens ontvangen jullie op dat moment de kasverslagen uit Brams tijd als hoofdbestuurder ('10, '11 en '12) en het toen geldende financieel reglement. Vanaf dat moment kan het onderzoek aanvangen. Het contact met Bram draag ik ook bij dezen over aan jullie. Zijn adres is [verwijderd] en zijn telefoonnummer is [verwijderd]. Hij is op de hoogte gesteld van jullie benoeming, van het exacte verdere proces is hij niet geïnformeerd. Het zou nuttig kunnen zijn daarover contact met hem te hebben. Het contact tussen het Hoofdbestuur en de commissie zal voortaan via de twee auditors lopen, om enige afstand te bewaren. Voor eventuele vragen die voortvloeien uit deze kunnen jullie uiteraard nog met mij contact opnemen. Voor de verdere procedure zijn Jasper en Christiaan contactpersoon. Ik hoop jullie zo voldoende geïnformeerd te hebben. Hartelijke groeten, Tom Leijte Voorzitter JOVD 6

7 Samenvatting Financieel Reglement Ten aanzien van reiskosten van hoofdbestuurders schrijft het reglement in beide versies samenvattend het volgende voor: - Declaraties moeten op straffe van nietigheid volledig zijn ingevuld en met alle nota s worden ingediend; - Declaraties moeten binnen 8 weken worden ingediend; - Het moeten reiskosten betreffen die hoofdbestuurders maken uit hoofde van hun functie; - Reiskosten voor gebruik van het openbaar vervoer worden vergoed tot 100 procent van de gemaakte kosten (tweede klasse); - Voor autoreiskosten geldt een vergoeding van 16 cent/km maar niet meer dan een treinkaartje tweede klasse maal het aantal meereizende mensen (de zogenaamde OV-regel ); - Enkel reiskosten binnen Nederland komen in aanmerking; - Het totaal van de hoofdbestuurdersdeclaraties mag de post Hoofdbestuur niet overschrijden; - De Landelijk Penningmeester heeft in bijzondere gevallen de mogelijkheid af te wijken van de maximering van declaraties voor autoreiskosten tot de kosten voor reizen met het openbaar vervoer in de tweede klasse. Over declaraties bij de JOVD Het is gebruikelijk dat (actieve) leden declaraties indienen bij de JOVD. De JOVD heeft in bepaalde gevallen dat leden kosten maken terwijl zij actief zijn voor de vereniging de mogelijkheid gecreëerd voor de leden om deze kosten te declareren. Welke kosten gedeclareerd mogen worden en onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren staat beschreven in het financieel reglement. Zeker voor hoofdbestuurders is het gebruikelijk dat zij met grote regelmaat (in veel gevallen in ieder geval elke maand of meerdere keren per maand) declaraties indienen. Doorgaans worden de meeste kosten gemaakt door de hoofdbestuurders die gedurende meerdere dagen per week actief zijn en dus (reis-)kosten maken. In veel gevallen zijn dit de Landelijk Penningmeester, Algemeen Secretaris en in het bijzonder de Landelijk Voorzitter. Ook is het gebruikelijk dat hoofdbestuurders die verder van het secretariaat van de JOVD, dat zich bevindt in Den Haag, wonen, relatief meer kosten maken en declareren. Declaraties worden in eerste instantie beoordeeld en goed- of afgekeurd door de Landelijk Penningmeester van de JOVD. Zijn controle(aanpak) wordt vervolgens gecontroleerd door de Kascommissie (die namens de ledenvergadering verantwoordelijk is voor de controle op het financieel beheer van de vereniging), normaal gesproken door steekproefsgewijs uitbetaalde declaraties te beoordelen. Uiteindelijk wordt de financiële administratie gecontroleerd en goedgekeurd door de verenigingsaccountant. 7