Gasunie Sport- en ontspanningsvereniging Methos. Normenboek

Transcriptie

1 Gasunie Sport- en ontspanningsvereniging Methos Normenboek Goedgekeurd op de ALV van 13 november 2012

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Subsidieregelingen... 3 Algemene subsidievoorwaarden... 3 Verslaglegging... 3 Afdelingssubsidies... 4 Clubsubsidies... 4 Incidentele subsidies... 5 Oprichtingssubsidie... 5 Jubilea... 5 De Algemene Methos-kas... 5 Reis- en verblijfkosten... 5 Reiskosten... 5 Tekenbevoegdheidsschema

3 SUBSIDIEREGELINGEN Methos ontvangt contributie van de leden en een bijdrage van N.V. Nederlandse Gasunie. Het Hoofdbestuur verstrekt uit deze inkomsten gelden, hierna subsidie genoemd, aan Afdelingen en Clubs op basis van het ledenaantal. Het Hoofdbestuur kan ook incidenteel subsidies verstrekken. Dit Normenboek is een bijlage van het Huishoudelijk Reglement en een uitwerking van de verplichting van het Hoofdbestuur normen vast te leggen ten aanzien van de door de Clubs en Afdelingen te ontvangen subsidie (art. 29 lid 1 HR). Algemene subsidievoorwaarden Voor het ontvangen van een subsidie geldt een aantal voorwaarden: De subsidie mag maximaal 70%, tot een maximum van 136,-, van de kosten dekken; de rest moet door de leden zelf worden bijgedragen. Het is niet toegestaan de Afdelings- of Clubsubsidie aan te wenden voor slechts één activiteit. Het bestuur dient een zodanig activiteitenprogramma op te stellen dat het aannemelijk is te achten dat ieder lid in staat is deel te nemen aan minimaal één activiteit. De subsidie wordt gebruikt voor ontspanningsactiviteiten en voor noodzakelijke administratie- en vergaderkosten. De subsidie wordt verstrekt aan Methos leden 1. Aan de hand van een schriftelijke begroting kan een voorschot op de subsidie worden uitgekeerd. Verslaglegging Na afloop van het kalenderjaar schrijft de penningmeester van het HB de Afdelings- en Clubvoorzitters aan om binnen de door de penningmeester van het HB gestelde termijn het jaarverslag en het formulier kascontroleverslag in te sturen. De aanschrijving van de penningmeester van het HB gaat vergezeld met de nodige formulieren, die gebruikt moeten worden voor het opmaken van het financieel jaarverslag. Tenzij anders door de penningmeester van HB wordt aangegeven, is het bestuur verplicht deze formulieren te gebruiken. Naar aanleiding van het jaarverslag wordt de definitieve subsidie bepaald, waarbij het teveel of te weinig ontvangen bedrag wordt verrekend met de (voorlopige) subsidie voor het volgende jaar. Indien het bestuur geen verantwoording aflegt op de (nog te) ontvangen gelden, vervalt de subsidie. 1 Artikel 4 lid 2, 3 en 4 Statuten 3

4 Afdelingssubsidies Het Hoofdbestuur verstrekt aan elke Afdeling een subsidie op basis van het aantal leden: Aantal leden 1 per lid (Euro) Maximaal (Euro) > Bij tussenliggende ledentallen wordt het bedrag per lid verminderd met 1/5 deel (t/m 39 leden) of 1/10 deel (vanaf 41 leden) van verschil tussen de dichtstbijzijnde bedragen. Clubsubsidies Het Hoofdbestuur verstrekt aan elke Club een subsidie op basis van het aantal leden: Aantal leden 2 per lid (Euro) Maximaal (Euro) > Elke Club dient jaarlijks aan de leden contributie te vragen. Om voor de 70% subsidie in aanmerking te komen dient het aantal deelnemende leden per activiteit minimaal 8 te bedragen. In alle andere gevallen is de subsidie maximaal 50%. Het minimumaantal van 8 is niet van toepassing als er in Clubverband wordt meegedaan aan een bedrijvencompetitie of -toernooi. 1 Peildatum 1 januari 2 Peildatum 1 januari 4

5 Uit pragmatische overwegingen brengen de onder de Afdeling Groningen vallende Clubs hun verslag uit aan het Hoofdbestuur. Incidentele subsidies Onder incidentele subsidie wordt verstaan: subsidie(s) verstrekt voor (een) incidentele gebeurtenis(sen) en die niet valt (vallen) onder hierboven vermelde regels. Oprichtingssubsidie Bij de Clubsubsidie kan eenmalig een startsubsidie uitgekeerd worden in verband met de oprichting van een nieuwe Club. De beslissing betreffende toewijzing hieromtrent ligt bij het Hoofdbestuur. Jubilea Voor een viering van een Clubjubileum is extra subsidie mogelijk. Alleen jubilea van 25 en 40 jaar komen hiervoor in aanmerking. DE ALGEMENE METHOS-KAS Uit de niet in de desbetreffende Afdelingskassen gestorte gelden, worden o.a. betaald: Administratie- en Vergaderkosten (niet zijnde Afdelings/Club-gebonden); Reis- en verblijfkosten van Ledenraad en het Hoofdbestuur. Algemene lidmaatschappen, zoals WnhW etc. REIS- EN VERBLIJFKOSTEN Reiskosten Indien leden van het Hoofdbestuur, ledenraad, Afdelings- en Clubbesturen en kascommissieleden uit hoofde van hun functie hun eigen auto gebruiken, gelden de km vergoedingen conform de Gasunie reis- en verblijfkostenregeling, waarbij alleen het fiscaal vrijgestelde deel van de vergoeding wordt uitgekeerd. Er dient hierbij gebruik gemaakt te worden van het Methosdeclaratieformulier. Na ondertekening van de declaratie door de voorzitter en penningmeester van de betreffende Club/Afdeling dient deze ingeleverd te worden bij de salarisadministratie. Rijders van een leaseauto mogen alleen declareren als deze km als privékm worden aangemerkt. Het Hoofdbestuur doet een beroep op ieders medewerking om het reizen met eigen auto zoveel mogelijk te combineren. Wanneer bestuursleden individueel met auto naar dezelfde bestemming reizen, worden de kosten onnodig verhoogd, wat uiteraard ten laste moet gaan van andere activiteiten. 5

6 TEKENBEVOEGDHEIDSSCHEMA blad 1 en 2 Voorzitter Methos HB: BIJ DE DELEGATIE EN UITOEFENING VAN BEVOEGDHEDEN ZIJN DE VOLGENDE REGELS VAN KRACHT: 1. De bevoegdheden geven aan op welke wijze, in welke gevallen en welke functionarissen Methos kunnen vertegenwoordigen. De bevoegdheden zijn functiegebonden en worden aangepast wanneer er een wisseling optreedt bij de personen die deze functie bekleden. 2. De bevoegdheden zijn aangegeven d.m.v. een V (= volledig bevoegd) en gelden alleen binnen het eigen werk- gebied van de bevoegde functionaris. 3. Indien een bevoegde functionaris zelf aanvrager is, dient goedkeuring op een hoger niveau plaats te vinden. 4. Een bevoegdheid mag alleen worden uitgeoefend binnen een goedgekeurd budget en met inachtneming van geldende procedures en richtlijnen. 5. Bij langdurig afwezigheid van de penningmeester treedt in zijn plaats de voorzitter of de secretaris van de betreffende HB, Afdeling of Club. Bij langdurig afwezigheid van de secretaris treedt in zijn plaats de voorzitter of penningmeester van de betreffende HB, Afdeling of Club. 6

7 Algemeen Methos Bevoegdheid voor: Uitbetaling van subsidies aan Afdelingen en Clubs en incidentele bijdragen/subsidies Inning contributies Methosleden. Het betreft hier zowel de verenigings- en Clubcontributie. Inning overige bijdrage Methosleden. Het betreft hier bijdragen voor overige activiteiten. Methos HB V Penning- meester HB 1 V* Penning- V* V* meester Club / Afdeling 2 Bijzonderheden / randvoorwaarden * De organisator van de activiteit of de secretaris maakt een overzicht van de inhoudingen en de penningmeester keurt dit goed en laat de inhoudingen uitvoeren. Aangaan verplichtingen jegens derden (bv. afsluiten contract sporthal, reserveren feestzaal etc.) Opdrachten aan bank of giro voor betaling of geldopnames n.v.t. V V Goedkeuren van declaraties reis- en verblijfkosten V V V = volledige bevoegdheid. V V De declaratie van de penningmeester zelf wordt door secretaris of voorzitter van HB goedgekeurd. 1 Bij langdurig afwezigheid van de penningmeester treedt in zijn plaats de voorzitter of de secretaris van de betreffende HB, Afdeling of Club. 2 Bij langdurig afwezigheid van de secretaris treedt in zijn plaats de voorzitter of penningmeester van de betreffende HB, Afdeling of Club. 7