Declara'erichtlijn afdelingen JOVD 2015/2016

Transcriptie

1 Declara'erichtlijn afdelingen JOVD 2015/2016 De declara*erichtlijn afdelingen JOVD 2015/2016 zijn van t/m van kracht. De richtlijn is gewijzigd ten opzichte van de vorige richtlijn. Ar'kel 1: Toepassing Richtlijn 1.1 Op het geldelijk beheer van de vereniging zijn in eerste plaats de statuten, het huishoudelijk reglement en het financieel reglement van de Jongeren Organisa;e Vrijheid en Democra;e van toepassing; 1.2 Deze richtlijn bevat een uitwerking van hetgeen in ar;kel 7.6 van het financieel reglement JOVD is vastgelegd en bevat zodoende een uitwerking van de declara;emogelijkheden van afdelingen van de JOVD bij het Hoofdbestuur; 1.3 De Landelijk Penningmeester kan met het oog op de bescherming van de verenigingsfinanciën te allen ;jde afwijken van deze richtlijn. Ar'kel 2: Vorm 2.1 Een declara;e dient te bestaan uit een volledig ingevuld digitaal Landelijk Declara;eformulier (te vinden op de website van de JOVD), een kopie van de originele bonnen en/of originele facturen. Het digitale Landelijk Declara;eformulier dient te corresponderen met kopieën van de bonnen en/of facturen; 2.2 Indien sprake is van een declara;e van reiskosten dan dient bijgevoegd te zijn: het treinkaartje van de gemaakte reis, dan wel een uitdraai van het overzicht van de gemaakte reis op de OV-Chipkaart (van of Mijn NS), dan wel een printscreen of uitdraai van de gemaakte route met de auto met het aantal berekende kilometers. Reiskosten van afdelingsbestuurders worden persoonlijk door de afdelingsbestuurders gedeclareerd; 2.3 Voor het indienen van declara;es dient de indiener de volledige declara;e, binnen de termijn als genoemd in ar;kel 2 van het financieel reglement, in te dienen via de declara;emogelijkheid op de website; 2.4 Declara;es die middels of direct door een indiener zijn verstrekt aan een Hoofdbestuurder (of andere func;onaris binnen de afdeling) worden niet in behandeling genomen; 2.5 De afdelingsrekening dient uit hoofde van ar;kel 7.1 van het financieel reglement op naam van de desbetreffende afdeling te staan; 2.6 Indien de ingediende declara;e niet voldoet aan de vormvereisten als gesteld in dit ar;kel van de declara;erichtlijn en als gesteld in het financieel reglement is de declara;e nie;g en wordt deze niet in behandeling genomen door de Landelijk Penningmeester.

2 Ar'kel 3: Reguliere Afdelingsac'viteiten 3.1 Afdelingen mogen ter financiering van afdelingsac;viteiten een deel van de gemaakte kosten declareren bij het Hoofdbestuur. 3.2 Ter financiering van de zaalhuur mag een afdeling 75% van de kosten declareren. Het maximumbedrag van de declara;e bedraagt hierbij 50,-; 3.3 Ter financiering van consump;es voor sprekers met een toegevoegde waarde aan een ac;viteit mag een afdeling consump;es declareren met een maximumbedrag van 8,- per spreker; 3.4 Ter financiering van presentjes voor sprekers met een toegevoegde waarde aan een ac;viteit mag een afdeling een presentje declareren met een maximumbedrag van 10,- per spreker. Ar'kel 4: Bijzondere Ac'viteiten 4.1 Afdelingen kunnen naast hun reguliere ac;viteiten een aanvraag doen bij de Landelijk Penningmeester voor een geldelijke ondersteuning van een bijzondere afdelingsac;viteit; 4.2 Voorafgaande aan de ac;viteit, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, dient uiterlijk vier weken van tevoren een begro;ng met onderbouwing te worden ingediend bij de Landelijk Penningmeester; 4.3 De Landelijk Penningmeester is uit hoofde van ar;kel 7.4 van het financieel reglement verplicht om binnen 14 dagen te reageren; 4.4 De desbetreffende ac;viteit dient een voldoende (poli;ek) inhoudelijk programma te hebben waaraan, in beginsel, alle leden van de vereniging kunnen deelnemen. Indien volgens de Landelijk Penningmeester niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 4.5 De geldelijke ondersteuning wordt al dan niet per Hoofdbestuursbesluit geaccordeerd, en zal in beginsel a`angen van hetgeen in ar;kel 4.4 van deze richtlijn is vastgelegd; 4.6 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declara;e indienen, zoals bedoeld in ar;kel 2.1 van deze richtlijn. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisa;e van de desbetreffende ac;viteit en de kopieën van de bonnen en facturen die met de ac;viteit samenhangen; 4.7 De Landelijk Penningmeester kan een verzoek tot geldelijke ondersteuning weigeren indien er naar zijn inzien niet voldoende middelen meer zijn ter ondersteuning van ac;viteiten. In geval van weigering zal de Landelijk Penningmeester de aanvrager inlich;ng verschaffen over de weigeringsgrond(en).

3 Ar'kel 5: Promo'emateriaal 5.1 Ter financiering van een deel van de gemaakte kosten voor het promo;emateriaal kan door een afdeling een verzoek worden ingediend voor geldelijke ondersteuning; 5.2 De geldelijke ondersteuning aan afdelingen in het kader van de aanschaf van promo;emateriaal bedraagt 50% van de gemaakte kosten daarvan. Het maximumbedrag van de ondersteuning bedraagt 250,- per boekjaar. Ar'kel 6: Augustus Offensief 6.1 De afdeling kan voor het Augustus Offensief een verzoek indienen voor een geldelijke ondersteuning voor een ac;viteit met landelijke meerwaarde. De procedure rondom het indienen van dit verzoek verloopt via het Algemeen Bestuurslid Voorlich;ng en Marke;ng middels het indienen van een promo;eplan; 6.2 Voor de ac;viteit met landelijke meerwaarde kan de afdeling een geldelijke ondersteuning verkrijgen met het maximumbedrag van 500,-; 6.3 De desbetreffende ac;viteit dient een voldoende promo;onele en landelijke meerwaarde te hebben. Indien volgens de Landelijk Penningmeester en/of het Algemeen Bestuurslid Voorlich;ng en Marke;ng niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 6.4 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declara;e indienen, te weten met gebruik van het Landelijk Declara;eformulier. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisa;e van de desbetreffende ac;viteit en de originele bonnen en facturen die met de ac;viteit samenhangen. Ar'kel 7: Afdelingsreis 7.1 Ter financiering van een deel van de gemaakte kosten voor een Afdelingsreis kan door de afdeling een verzoek worden ingediend voor geldelijke ondersteuning; 7.2 Het richtbedrag voor de geldelijke ondersteuning aan afdelingen in het kader van de organisa;e van een Afdelingsreis bedraagt 300,-. Het oordeel is aan de Landelijk Penningmeester in samenspraak met het Algemeen Bestuurslid Organisa;e of de gevraagde ondersteuning redelijk is. Als de afdelingsreis een bovengemiddeld hoge mate van poli;eke inhoud bevat, ter beoordeling van het Hoofdbestuur, kan de geldelijke ondersteuning oplopen tot een bedrag van maximaal 500,-; 7.3 De desbetreffende Afdelingsreis dient, om in aanmerking te komen voor een geldelijke ondersteuning, een voldoende (poli;ek) inhoudelijk programma hebben waaraan, in beginsel, alle leden van de afdeling kunnen deelnemen. Indien volgens de Landelijk Penningmeester in samenspraak met het Algemeen Bestuurslid Organisa;e niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 7.4 Voorafgaande aan de ac;viteit, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, dient uiterlijk vier weken van tevoren een reisplan en een begro;ng te worden ingediend bij de Landelijk Penningmeester en het Algemeen Bestuurslid Organisa;e;

4 7.5 De Landelijk Penningmeester is uit hoofde van ar;kel 7.4 van het financieel reglement verplicht om binnen 14 dagen te reageren; 7.6 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declara;e indienen, te weten met gebruik van het digitale Landelijk Declara;eformulier. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisa;e van de desbetreffende Afdelingsreis, een verantwoording met betrekking tot de (poli;eke) inhoud van de reis en de kopieën van de bonnen en facturen die met de reis samenhangen; 7.7 De Landelijk Penningmeester kan een verzoek tot geldelijke ondersteuning weigeren indien er naar zijn inzien niet voldoende middelen meer zijn ter ondersteuning van ac;viteiten. In geval van weigering zal de Landelijk Penningmeester de aanvrager inlich;ng verschaffen over de weigeringsgrond(en). Ar'kel 8: Bijzondere declara'emogelijkheden afdelingen 8.1 Afdelingen mogen, als sprekerscadeau, het boek De Weg naar de Macht, de geschiedschrijving van de JOVD voor de verkoopprijs declareren, te weten 19, De uitzondering beschreven in ar;kel 8.1 geldt van tot Afdelingen zonder rechtspersoonlijkheid mogen in het boekjaar 2016, na expliciete schrigelijke toestemming van de Landelijk Penningmeester, bankkosten declareren tot een maximum van 150, De declara;e als bedoeld in ar;kel 8.3 dient voorzien te zijn van een screenshot van de afschrijving van de bankkosten. Ar'kel 9: Uitbetaling 9.1 Gelden worden louter giraal uitbetaald vanaf de bankrekening van de vereniging op de bankrekening van de afdeling; 9.2 Gelden worden binnen vier weken uitbetaald vanaf het moment dat er aan de voorwaarden van een declara;e of een verzoek is voldaan. Deze termijn kan maximaal eenmaal verlengd worden; 9.3 In het geval dat na de uitbetaling blijkt dat het gedeclareerde niet overeenkomt met de daadwerkelijk gemaakte kosten, houdt de vereniging een vordering ter grooie van het totaal gedeclareerde bedrag, op de afdeling, tot het ten onrechte gedeclareerde is vereffend; 9.4 In het geval dat de afdeling tussen;jds wisselt van bank- of gironummer dan dienen zij dit schrigelijk kenbaar te maken bij de Landelijk Penningmeester. Eventuele gevolgen voortvloeiend uit het niet kenbaar maken van een wijziging zijn voor verantwoordelijk van de afdeling.

5 Ar'kel 10: Sanc'onering 10.1 Wanneer de gedeclareerde kosten niet overeenkomen met de daadwerkelijk gemaakte kosten en er sprake is van fraude wordt dit bestrag. Het Hoofdbestuur sluit in dit geval een afdeling van de vereniging uit van de mogelijkheid tot declareren gedurende twee maanden. De declarabele kosten gemaakt gedurende deze periode worden niet vergoed; 10.2 Een afdeling van de vereniging dient de originele bonnen en/of facturen gedurende 24 weken te bewaren. De Landelijk Penningmeester kan steekproefsgewijs verzoeken de originele bonnen en facturen op te sturen naar het Algemeen Secretariaat; 10.3 Wanneer blijkt dat een persoon of orgaan van de vereniging niet aan het verzoek genoemd in ar;kel 9.2 van deze richtlijn kan voldoen, houdt de vereniging een vordering ter grooie van het totaal gedeclareerde bedrag, tot het ten onrechte gedeclareerde is vereffend.