Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

Transcriptie

1 Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Dienst Kwaliteit van medische laboratoria EKE HbA1c (instructies voor de deelnemers) Toepassingsdatum: 19/03/2012

2 INHOUDSTAFEL 1. INLEIDING STAALMATERIAAL SURVEY DESIGN STAALBEHANDELING INLOGGEN TOOLKIT INGEVEN ADMINISTRATIEVE GEGEVENS/ PARAMETERISERING INVOEREN VAN RESULTATEN RAPPORTAGE MENU VOORKEUR COMMUNICATIE/ DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 2/13

3 1. Inleiding Deze brochure bevat de instructies voor deelname en rapportering m.b.t. het programma HbA1c. Voor dit EKE-programma wordt er deelgenomen in internationaal verband. Hierdoor verloopt de encodering en de verwerking van de resultaten anders dan bij de EKE-programma s die in eigen beheer worden uitgevoerd. 2. Staalmateriaal Het staalmateriaal voor HbA1c (12 flesjes met hemolysaat) wordt in 1 keer aangeleverd. Het materiaal moet in afwachting van de datum voor analyse in de diepvriezer bewaard worden ( -18 C). 3. Survey design Voor HbA1c dient 1 staaltje geanalyseerd te worden om de 14 dagen. Op de HbA1c kalender, terug te vinden op onze website, vindt u meerdere data per enquête: - De Afsluitdatum (limietdatum voor encodage door de laboratoria) - De Finale afsluitdatum (limietdatum voor encodage door het WIV) - Datum Globaal rapport (de datum waarop het globaal rapport beschikbaar is op de website). Website via: (klik links van het scherm onder ACTIVITEITEN op KALENDERS en vervolgens op Kalender HbA1c ) Deze data, alsook de data voor beschikbaarheid van het rapport zijn eveneens terug te vinden in de TOOLKIT (zie verder onder punt 7. INVOEREN VAN RESULTATEN ). U kan enkel deelnemen aan het programma wanneer uw inschrijving werd geregistreerd. Bij deze registratie ontvangt u een toegangscode (zijnde uw labonummer) en een paswoord. Dit paswoord kan echter niet door uzelf worden gewijzigd. DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 3/13

4 4. staalbehandeling a. Laat het staal op kamertemperatuur komen. b. Verwijder het capje en stopje. c. Voeg 0,2 ml aqua destillata toe - Vitros methodes: 0,5 ml aqua destillata - Abbott methodes: 0,2 ml fysiologisch zout - Roche methodes: 0,25 ml aqua destillata. d. Herplaats de stop. e. Laat 15 minuten staan. f. Het is belangrijk dat de oplossing homogeen is vóór gebruik maar schud niet met het flesje! Vermijd, omdat er zo weinig materiaal is, dat er geen vloeistof in de stop komt. Het volgende kan behulpzaam zijn: - houd bodem van het flesje met duim-, wijs- en middelvinger van de linkerhand vast - houd de bovenkant met duim-, wijs- en middelvinger van de rechterhand vast - houd het flesje onder een hoek van 45 graden - draai gedurende 30 seconden rond met duim-, wijs- en middelvinger van de rechterhand. g. Laat 15 minuten staan. h. Herhaal stap «f». i. Staal analyseren als volbloed patiëntenmateriaal. j. Wanneer het staal niet onmiddellijk wordt geanalyseerd na reconstitutie, in de koelkast zetten maar niet langer dan 4 dagen. DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 4/13

5 5. Inloggen TOOLKIT Ga op onze website naar GEBRUIK TOOLKIT (bevindt zich links van het scherm onder ACTIVITEITEN ). Bevestig om door te gaan op het Security certificaat. Het onderstaand scherm verschijnt. In het veld Go to Glycohemoglobin (HbA1c)/ TRACE ELEMENTS kiest u Nederlands. Onderstaand scherm verschijnt. Rechts onderaan het scherm kan de taal voor het scherm/programma worden ingesteld. DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 5/13

6 Kies vervolgens het programma HbA1c glycohemoglobin door te klikken op inloggen. 6. Ingeven administratieve gegevens/ Parameterisering Nadat u voor het programma HbA1c gekozen heeft, verschijnt onderstaand scherm: hier kunnen uw gegevens worden ingevuld. niet verplicht niet verplicht Vergeet niet het adres op te geven van de verantwoordelijke voor deze survey en uw gegevens op te slaan! DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 6/13

7 Ga dan naar het menu methoden : Eén of meerdere (nieuwe) toestellen kunnen worden toegevoegd door onderaan het scherm bij toevoegen het aantal gewenste (nieuwe) apparaten in te geven en te klikken op toevoegen. Onderstaand scherm verschijnt waardoor het mogelijk wordt de gewenste toestellen te selecteren uit de vooraf gedefinieerde scroll-lijst. Kies en klik op opslaan. VERGEET NIET UW WIJZIGINGEN OP TE SLAAN! DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 7/13

8 Indien u in de scroll-lijst uw toestel niet terugvindt, gelieve ons te contacteren (zie punt 10. COMMUNICATIE/ ) zodat wij de ontbrekende gegevens kunnen toevoegen. Wanneer u overschakelt naar een nieuwe methode kan de oude methode waarvoor reeds resultaten werden ingebracht niet meer worden verwijderd (vorige rapporten moeten nog kunnen worden opgevraagd). U kan voor deze methode wel de instelling actief op nee zetten. U kan een nieuwe methode toevoegen via de knop toevoegen. Deze nieuwe methode kan nu via het scroll-menu worden toegevoegd. Zet nu deze nieuwe methode als actief ja en de oude methode als actief nee. Op deze wijze verschijnen op het scherm voor het invoeren van de resultaten enkel uw huidige methoden als standaardinstelling. U kan aan een instrument ook een ID toekennen (vb. een lokatie), maar dit is niet verplicht. 7. Invoeren van resultaten Klik op resultaten in de menubalk. Onderstaand scherm verschijnt. (UTC : Universal Time Coordinate) Kijk na of het juiste monster als actief monster is geselecteerd. Vul uw resultaten in met een punt voor decimalen. U kan het resultaat best eerst opslaan en daarna afdrukken (zodat u een afdruk hebt van wat werkelijk werd opgeslagen). Resultaten kunnen worden ingegeven tot op het tijdstip (datum/ uur) weergegeven op het scherm. DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 8/13

9 8. Rapportage Kies rapporten in de menubalk. Onderstaand scherm verschijnt. Verschillende rapporten kunnen worden opgevraagd: Standaard rapport Klik op "standaard". Er verschijnt een scherm waarop uw instrument en het meest recente monster staan aangevinkt. Klik op "rapport activeren". Het standaardrapport verschijnt op het scherm. Op het scherm verschijnt een tabel waarin uw waarde vergeleken wordt met de IFCC- en DCCT-doelwaarden, en met de gemiddelden voor alle labo s en voor de labo s met uw instrument. Na iets langer wachten komt onder de tabel een histogram met in grijs alle laboratoria en in rood de laboratoria die uw instrument gebruiken. Met pijltjes zijn de IFCC- en DCCT-doelwaarden aangegeven evenals uw waarde, het gemiddelde van alle labo s en het gemiddelde voor uw instrument. Opmerkingen: - Wanneer u een ander dan uw instrument wilt bekijken dan scrollt u in "individueel instrument" naar het instrument dat u wilt zien en klikt daarop. Wacht even tot het scherm ververst is en klik op "rapport activeren". - Wanneer u data wilt zien van een ander monster dan scrollt u in "monster no." naar het gewenste monsternummer. Klikken, wachten tot scherm ververst is en vervolgens klikken op "rapport activeren". Standaard rapport DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 9/13

10 Uitgebreid rapport: Histogram/monster In het standaard rapport wordt uw resultaat vergeleken met het gemiddelde van alle laboratoria. Het kan zijn dat u liever de Belgische deelnemers (WIV) als referentiegroep ziet. Dat kan door onder "type rapport" het "histogram/monster" te kiezen en als referentiegroep "WIV" en te klikken op "rapport activeren" (zie figuur hieronder). Uitgebreid rapport: Trend afgelopen jaar Een afwijkend resultaat voor een monster roept altijd de vraag op of het een incident is of een structureel probleem. Het trendrapport geeft antwoord op die vragen. Wanneer u in het menu "rapporten" onder "uitgebreid rapport" bij type rapport scrollt naar trend afgelopen jaar" en deze aanklikt, gevolgd door "rapport activeren" dan verschijnt een tabel met in chronologische volgorde de laatste 24 resultaten. In de kolom afwijking van doelwaarde ziet u in een oogopslag of er een trend zit in de afwijking. Wanneer u een andere referentiegroep wenst dan kunt u die creëren door te kiezen voor een specifieke referentiegroep en/of instrument. Kiest u een ander monsternummer dan krijgt u een overzicht van de resultaten in het jaar voorafgaand aan dat monsternummer (zie figuur hieronder). Uitgebreid rapport: Gerelateerd aan niveau laatste jaar Behalve in de tijd (trend) kan een afwijking ook samen hangen met de concentratie (= niveau) van de analyte. Kies voor het type rapport "gerelateerd aan niveau laatste jaar. U krijgt dan een tabel met de laatste 24 resultaten gerangschikt naar oplopende HbA1c-levels. Ook hier weer de mogelijkheid om te kiezen voor een andere referentiegroep (zie figuur hieronder). Uitgebreid rapport DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 10/13

11 Jaarrapport Het jaarrapport vat de resultaten samen van een jaarcyclus. Het is op te vragen door te klikken op "jaarrapport". U kunt het gewenste jaar kiezen gevolgd door "rapport activeren", met ook hier de keuzemogelijkheid andere instrumenten dan de uwen te bekijken. Het kan enkele minuten duren voor dit rapport op uw scherm verschijnt. Door te klikken op Toelichting Jaarrapport verschijnt de toelichtingtekst m.b.t. het jaarrapport. Jaarrapport 9. Menu Voorkeur Klik op voorkeuren in de menubalk. Onderstaand scherm verschijnt. In dit menu kunnen de voorkeursinstellingen worden vastgelegd. DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 11/13

12 10. Communicatie/ Klik op in de menubalk. Onderstaand scherm verschijnt. Via dit menu kunt u rechtstreeks een versturen naar de groepsadministrator van het WIV. Uw labonummer dient steeds vermeld te worden in alle briefwisseling of s (vb. voor aanpassing, voor rapportering van resultaten na afsluitdatum of andere...). Andere contactmogelijkheden: Secretariaat: Micheline Coomans Tel: 02/ mcoomans@wiv-isp.be Enquêtecoördinator: Yolande Lenga Tel: 02/ ylenga@wiv-isp.be Deze survey wordt georganiseerd in samenwerking met andere EKE-organisaties. Meer informatie over de Belgische EKE-organisatie vindt U in de informatiebrochure die zich op onze website bevindt onder Brochures : DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 12/13

13 of onder de volgende URL: DOC 43/43/N V1 (bijlage 1) p. 13/13