Notulen algemene leden vergadering 2016

Transcriptie

1 Notulen algemene leden vergadering 2016 Datum: Locatie: Hotel de Witte Bergen te Eemnes Notulen: Jolanda Kerkhofs Deelnemers: * Kees Kooij ( Voorzitter) * Onno Vlaanderen ( Vicevoorzitter) * Donovan Wolfrat ( Penningmeester, algemene zaken) * Lex Proper ( Algemene zaken) * Haico van der Heijden ( Algemene zaken) Aanwezigen: 29 Leden waren aanwezig. Afwezig MK: Frans van Maarschalkerwaart Jasper Izaks Ria Waterreus Carel Baller Geert Snellen Ben Paulides Ab van Egmond Martin Stelleman Menno Aukes Gerco van Hoften Raymond Brons 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om uur. De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun komst en noemt de afgemelde leden. Ook noemt hij de dit jaar bij de HARC bekende ons ontvallen leden. 2. Vrienden van de HARC Dit jaar nemen we helaas afscheid van enkele Vrienden van de HARC welke bedankt worden voor hun steun in de afgelopen jaren. Maar we verwelkomen ook weer enkele nieuwe Vrienden van de HARC. Het inkomende totaalbedrag van onze Vrienden van de HARC zal ongeveer hetzelfde zijn. Onder sommige oude en deze nieuwe vrienden zijn ook enkele Barter deals, deze leveren in diensten / producten in plaats van een bedrag.

2 3. Agenda ALV - Notulen Algemene ledenvergadering Ingekomen stukken en mededelingen - Jaarverslag 2016 van de Voorzitter - HARC promotie - Verbeterde website - Verslag van de Penningmeester - Verslag van de Kascommissie Aanstelling Kascommissie Verslag vice-voorzitter Onno Vlaanderen - Verloop Rechtzaak Mark Vereijken - Verslag van Don Wolfrat - Karten goede doel NK HARC Verslag Lex Proper - Techniek - Verslag Haico van der Heijden - Keuringen & Regelementen - HARC Kalender Bestuurssamenstelling - Rondvraag? - Sluiting 4. Notulen algemene ledenvergadering 2015 De notulen van de Ledenvergadering 2015 zijn ongewijzigd en goed gekeurd. 5. Ingekomen stukken en mededelingen. er zijn geen ingekomen stukken of mededelingen. 6. Jaarverslag 2016 van de Voorzitter Het jaar 2016 is voor de HARC succesvol verlopen, de Vrij rijden dagen laten een stijgende lijn zien Leden aantal kruipt naar de 900 daar waar bij het begin van mijn voorzitterschap iets boven de 700 zaten. Vrienden van de HARC laat de zelfde ontwikkeling zien, wij tikken de 25 aan. Het RTL GP blad wordt zeer gewaardeerd bij onze leden en de HARC is bezig om de nieuwsbrieven naar een hoger niveau te tillen. Het wordt steeds moeilijker om onze racedagen gevuld te krijgen met Historische race klassen, elke klasse is geïnteresseerd om op de HGP te rijden helaas is dat niet mogelijk. Mijn dank gaat uit naar mijn medebestuurders waar het fijn mee is om samen te werken. Helaas zijn wij iets later begonnen aan deze ALV, de reden hiervan is zoals jullie gezien hebben de opname techniek laat ons in de steek onze excuses daarvoor.

3 7. HARC Propmotie Ook dit jaar zal er weer een samenwerking zijn met de heren journalisten om de HARC te promoten. Tevens zullen we weer aanwezig zijn op evenementen zoals bv Het Oldtimer Festival te Lelystad. 8. Verbeterde website Er is afgelopen jaar weer veel geïnvesteerd in het verbeteren van de website en het achterliggende leden bestand. Wat heeft geresulteerd in een beter afhandeling van de inning van het lidmaatschap geld en ook het automatisch toesturen van de toegangs kaarten van de HARC evenementen. Wel roepen we iedereen op om eventuele op of aanmerkingen kenbaar te maken, zodat we het nog meer kunnen finetunen. 9. Verslag van de Penningmeester Het resultaat van de HARC is hat afgelopen jaar ligt positief dit na een verlies in We zijn in dit jaar gebruik gaan maken van een boekhoudkantoor waardoor er ook op een iets andere manier geboekt is. De verschillen van afgelopen jaar zit voornamelijk in; A: personeel kosten, deze zijn veranderd omdat we niemand meer in vaste dienst hebben maar Jolanda nu als ZZPer waardoor deze op een ander plaats komen in de resultaten. Tevens door de overlap van gemaakte kosten van nog kosten zieke werknemer en toch taken al uitlaten voeren door Jolande dubbel kosten geweest. B: promotie kosten, deze zijn voornamelijk, verbetering website en elektronische leden bestand en meer uitingen via onze media kanalen zoals nieuws brief facebook etc en samenwerking journalisten heren welke veel artikelen schrijven. C: kantoor kosten, waar onder meer gebruik kantoor, investering apparatuur, extra kosten boekhouder ten opzichten van vrijwilliger in voorgaande jaren. De vrijrijden dagen kosten nog steeds geld, dat is bekend maar het bestuur vind het erg belangrijk dat we onze leden deze dagen niet wil onthouden om veilig met hun historische auto s op de baan te kunnen. Dit in verhouding met andere dagen waar het soms een redelijke gevaarlijke onderneming kan zijn, wel vinden we het jammer dat we weinig racende leden zien die bij ons hun auto s uit testen wat we wel graag zouden willen zien zodat we misschien in de toekomst kiet kunnen draaien. De HZT heeft ook iets geld gekost maar al minder dan in 2015 en we hopen door de samenwerking met 402 en State of Art er dit jaar een positief resultaat te behalen. Assen kost altijd geld maar we denken omdat we dit jaar het niet zelf organiseren maar ingekocht hebben bij 402 dit ook in het komend jaar niet negatief te laten uitvallen. De samen werking met het Circuit Assen blijft lastig omdat ze totaal niet geïnteresseerd zijn om gezamenlijk met de HARC iets aan hun prijzen te doen zodat we het zelf zouden kunnen organiseren. De klasse heeft ons het afgelopen jaar wel geld gekost maar door de steun van CPZ en de KNAF is dit beperkt gebleven, ook voor 2017 hebben zij hun steun toegezegd. De HGP was weer positief en de HARC heeft met hun 5 jarige vaste prijs afspraak zeker afgelopen jaar een goede deal gehad aangezien de opbrengsten voor het Circuit tegenvielen.

4 10. Verslag Kascommissie de kascommissie heeft op inspectie verricht op de boekhouding van de HARC ten kantore van de vereniging. De Kascommissie heeft steekproefsgewijs controle uitgevoerd op de grootste debiteuren en crediteuren posten. Zij heeft vastgesteld dat het saldo van de bankrekeningen per ultimo 2016 overeenstemt met de boekhouding. De Kascommissie heeft de administratie overzichtelijk en in orde bevonden. De Kascommissie stelt de vergadering voor het bestuurd decharge te verlenen 11. Aanstelling Kascommissie 2017 er is unaniem besloten dat de dhr. T.R. Span en dhr. C.M.H. Kneppers de kascommissie van 2017 zal vormen. 12. Verslag Vicevoorzitter Onno Vlaanderen Ook het afgelopen jaar heeft de HARC zich sterk gemaakt om historische race-evenementen te organiseren. Doordat veel race-klassen ook aantreden tijdens moderne evenementen en dan niet meer bij ons willen rijden, blijft het moeilijk om dit zonder grote financiële tekorten te doen. Onno benadrukt het belang van evenementen met een specifiek historisch karakter: de sfeer is anders, de toegankelijkheid en de benaderbaarheid van de deelnemers is groter en juist dit willen we onze rijdende en niet rijdende leden blijven bieden. Hiervoor is echter wel de commitment nodig van de historische race-klassen. Onno vertegenwoordigt de HARC in het Bestuur Sectie Autosport van de KNAF. Ook hier worden de historische race-klassen gepromoot. Zo is er bij KNAF en CPZ ondersteuning gevonden voor de nieuwe historische klasse NK Daarmee heeft de HARC nu drie officiële nederlandse kampioenschappen onder haar hoede, die alle periode van historische autosport omvatten. In contacten met de FIA wordt aandacht besteed aan het betaalbaar houden van onze sport (o.a. geldigheidsduur HTP s), en gekeken hoe we series nationaal kunnen houden en toch vaker in het buitenland kunnen laten rijden. (Benelux- serie?). Dit is goedkoper dan Internationale series. 13. Verloop Rechtszaak Mark Vereijken De Rechtszaak loopt nog steeds. De zaak is een aantal keer uitgesteld. De HARC blijft bij haar stand punt wat betreft de vraag van Dhr. Vereijken of hij weer lid mocht worden van de HARC. Dhr. Vereijken heeft een schade vergoeding gevraagd omtrent hoe hij behandeld is tijdens zijn royering als lid en de aantasting van zijn goede naam. De uitspraak van deze zaak is op 20 april Verslag Donovan Wolfrat A. Karten voor het goede doel Met trots presenteert Donovan Wolfrat de cheque met een waarde van die is

5 opgehaald met het Kart event voor het goede doel Zeldzame Ziekte fonds welke is uitgereikt aan de vertegenwoordiger van het zeldzame Ziekte fonds en Jan Lammers op Zandvoort. En roept iedereen op om volgend jaar weer mee te doen. B. NK HARC De eerste inschrijvingen komen binnen en er is veel interesse uit de race wereld. Er komen bijna dagelijks mails binnen met vragen hoe op te bouwen en wat zijn de regels, door de samenwerking met de Bravo rijden er ook een aantal Belgen mee bij de NK op de HZT en kunnen we als klasse bij hun 2 evenementen deelnemen. De Packagedeal is rond, en de rijders die zich inschrijven voor het gehele seizoen van de NK krijgen 1 set banden gratis bij hun package deal. De hoofdsponsor is Interstate Tires geworden. De NK heeft ook een uitzonderlijke agenda zo rijdt de klassen 2 keer in België zowel op Spa als op Zolder en een afsluitende wedstrijd op de finale races op circuit Zandvoort. De Kalender voor de NK HARC /30 April State of Art Historic Zandvoort Trophy 10/11 Juni State of Art Historic Assen Trophy 23/24/25 Juni Spa Summer Classic Spa Francorchamps 5/6 Augustus Historic Grand Prix Zolder 7/8 Oktober Finaleraces Zandvoort C. De HZT en de HAT krijgen extra aandacht, er zijn ook 2 websites in het leven geroepen om een duidelijk beeld te krijgen wat er deze weekenden op de circuits is te beleven, dit alles is te danken aan de samenwerking met 402 Automotive. ( en )Tevens is er van beide evenementen een logo gemaakt waarvan de rechten bij de HARC liggen. Graag door een ieder even te bekijken en te delen. Tijdens de HZT zal er ook veel te doen zijn in samenwerking met de HARC hoofdsponsor State of ART welke hun 30 jarig bestaan zullen vieren bij ons. Er zal dan ook veel gereden worden met Porsche s om hun genodigde een mooie dag te laten beleven, er zal ook in de Tarzan bocht een State of Art Village komen. Dit houd wel in, dat er ook in verband met de samenwerking 402 met ook een Concours de Élégance het een druk weekend zal worden waarin we met iedereen goed moeten samenwerken om alles een goede en nette plaats op de Paddocks te kunnen geven. 15. Verslag Lex Proper De bestuursleden Haico en Lex hebben contact opgenomen met de Leidse Instrumentmakers School met de vraag of wij in samenwerking met de school een tooltje voor de TC zouden kunnen ontwikkelen. Onze eerste wens was om een tooltje te maken voor het meten van de cylinder inhoud. Na een verkennend gesprek met de directie zou er een 4 e jaars projectgroep worden ingezet.

6 Verder zou Twinsparkracing faciliteren (ruimte en CNC machine) en de HARC zou een kleine investering doen in aanschaf materialen. Het project zal begin september starten en loopt tot januari 2018 waarbij bij de afronding een presentatie zal plaats vinden. Verder hebben Haico en ik een eenvoudig meet tool gemaakt voor het meten van spoorbreedte en hiermee kunnen we een nauwkeurigheid van 0,1mm halen wat ver binnen de tolerantie van de FIA valt. In de toekomst willen we meer meetgereedschap zelf ontwikkelen ten behoeve van de historische motorsport om discussies te voorkomen en om de sport eerlijker te maken. Verder willen we ook de TC brigade uitbreiden met jonge techneuten van b.v. mbo autotechniek of hts autotechniek Apeldoorn 16. Verslag Haico van der Heijden A. De ontwikkeling van de TC gaat in de goede richting met een enthousiast team. De rapportage is aangepakt en is nu helemaal transparant. Alles wat gekeurd wordt, wordt ook 1 op 1 gerapporteerd aan de spoco s en wedstrijd leiding. Wel zijn er nog stappen te maken om de keuringen nog efficiënter te laten verlopen en ook om meerder dingen te controleren B. De voorkeuringen bij de wedstrijden zijn nu beter geregeld. Gezien het grote aantal auto s dat gekeurd moet worden zijn wachttijden niet te voorkomen, maar door gebruik te maken van tijdschema s en verschillende banen wordt getracht deze zo kort mogelijk te houden. Tijdens de HGP is gebleken dat deze aanpak goed werkt. C. De ontwikkeling van de TC gaat in de goede richting met een enthousiast team. De rapportage is aangepakt en is nu helemaal transparant. Alles wat gekeurd wordt, wordt ook 1 op 1 gerapporteerd aan de spoco s en wedstrijd leiding. Wel zijn er nog stappen te maken om de keuringen nog efficiënter te laten verlopen en ook om meerder dingen te controleren. D. Voor het ontwikkelen van tooling voor de TC is er een samenwerkingsverband aangegaan met de Leidse Instrumentmakers School. De commercieel verkrijgbare meetgereedschappen zijn vaak maar geschikt voor een zeer beperkt aantal auto s of motoren, terwijl we te maken hebben met een grote verscheidenheid. De eerste resultaten zijn te verwachten tegen het einde van In ruil zullen we een paar studenten mee laten draaien met de TC. Natuurlijk onder de supervisie van een ervaren TC er. E. De HARC is met een afvaardiging naar het FIA TC vergadering geweest in Parijs. Het doel van deze vergadering was de introductie van de nieuw FIA historische database Ook werd uitgelegd hoe om te gaan met de verschillende reglementen en de interpretatie ervan. Met interpretatie wordt bedoelt om te lezen wat

7 er geschreven is, niet wat er mogelijk bedoeld is. Dit met een aantal voorbeelden nog eens uitgelegd, onder andere met een Shelby 350GT F. Het middag programma in Parijs bestond uit de introductie van nieuwe reglementen en het uitwisselen van informatie. Vanuit de Harc werd ingebracht dat op een evenement er verschillende straffen gelden voor hetzelfde item. Het niet dragen van de correcte kleding wordt voor de Nederlandse rijders bestraft met het achteraan starten of uitsluiting, terwijl de internationale klassen slechts een waarschuwing krijgen. G. Het goedkeuren van de reglementen bij de KNAF heeft vertraging opgelopen door verhuizing van het kantoor en het wijzingen in het personeel. De reglementen van de NK HTGT en de NK HARC zijn al goedgekeurd, de NK GTTC is in voorbereiding. 17. Keuringen en Regelementen Heel erg handig voor de keuringen is dat de FIA en database online heeft gemaakt. Waar zoveel mogelijk informatie over de auto s te vinden is. De vraag is ook aan iedereen die wat thuis heeft liggen aan informatie over de auto om deze in te scannen en op te sturen. Deze database is te vinden op Er is wat vertraging op gelopen bij de KNAF met het goedkeuren van de Regelementen. Wij zullen deze vertraging zo kort mogelijk houden en zo snel mogelijk oplossen. 18. HARC Kalender Algemene ledenvergadering Vrij rijden Vrij rijden 29/30-04 Historic Zandvoort Trophy 10/11-06 Historic Assen Trophy -07 Vrij rijden dag in aanvraag 1/2/3-09 Historic Grandprix Zandvoort Vrij rijden Vrij rijden & Vrienden van de HARC dag 19. Bestuurssamenstelling Dit jaar was als enige de voorzitter Kees Kooij herkiesbaar. Er is unaniem besloten dat Kees Kooij nog 3 jaar voorzitter mag blijven van het bestuurd. 20. Rondvraag? Carlo Senten vraagt wat de HARC aan de communicatie en samenwerking met de historische race groepen in Nederland gaat doen. De voorzitter geeft aan dat dit mislukt is in 2016, maar wordt het daar bij gelaten? 21. Sluiting De Voorzitter sluit de vergadering om uur