Functiebeschrijving: D3 Leidinggevend hoofdassistent functie hoofdschipper liaison. Oostende

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: D3 Leidinggevend hoofdassistent functie hoofdschipper liaison Oostende Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Functiefamilie: Aantal vacante betrekkingen: Standplaats: Mobiliteit en Openbare Werken IVA Maritieme Dienstverlening en Kust DAB Vloot Leidinggevend hoofdassistent (functie hoofdschipper liaison) Operationeel leidinggeven niveau 2 1 Oostende Vacaturenummer: 24482

2 1. Afdelingscontext Vanuit haar missie als reder van de overheid heeft de DAB Vloot de volgende doelstellingen: - beloodsen te water (transport van de loodsen van en naar de te beloodsen schepen) - verzorgen van de vaarwegmarkering - hulpverlening zeereddingsdienst - veerdiensten - het ter beschikking stellen van bedrijfsklare en bemande vaartuigen voor andere overheden en derden. - verankeren van de maritieme kennis. De DAB Vloot zet om deze doelstellingen te verzekeren een 45 tal schepen in en heeft 560 personeelsleden in dienst. De DAB Vloot kent inzake haar activiteiten tevens een territoriale spreiding van activiteiten. Er zijn naast de directiezetel te Oostende nog standplaatsen te Gent, Antwerpen, Nieuwpoort en Vlissingen. 2. Functiedoel Aansturen van de bemanning van het schip en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden in functie van het verzorgen van een efficiënt vervoer te water alsook het verstrekken van informatie naar de gebruikers van de vaarwateren toe om zo bij te dragen tot een veilig en vlot verloop van het scheepvaartverkeer. 3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? De functiehouder rapporteert aan het hoofd van de nautische dienst. Kapitein van de loodsboot, leidinggevend hoofdschippers Gezagvoerder varende eenheden meer dan 10 NVT

3 4. Resultaatgebieden Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse Resultaatgebied werkzaamheden van de bemanning en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen opmaken van een planning in functie van de prioriteiten opdrachten evenwichtig verdelen tussen de bemanningsleden overleggen met medewerkers aangaande planning en timing toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur overleggen met de crewplanning in functie van de operationele opdrachten opmaken en opvolgen van eenvormige procedures of richtlijnen signaleren van knelpunten de werkzaamheden van de bemanning organiseren, coördineren en controleren, rekening houdend met veiligheidsvoorschriften en in functie van externe omstandigheden Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot Resultaatgebied optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers organiseren van on-the-job training plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren begeleiden en coachen van medewerkers taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden leiding geven aan een grotere groep personeelsleden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te Resultaatgebied zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures toezien op de toepassing van de reglementering en de milieu- en veiligheidsvoorschriften regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen onderzoeken van klachten en deze rechtzetten bewaken van de naleving van procedures ( ISO, ISM) op regelmatige tijdstippen noodoefeningen organiseren (boot- en brandrol, man overboord,...)

4 Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal Resultaatgebied teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden gevraagde formulieren correct en tijdig invullen werkbonnen invullen inventarislijsten bijhouden vraag tot aankoop materiaal doorgeven verbruiksstaten opmaken Informatie uitwisselen omtrent de werkzaamheden teneinde alle Resultaatgebied betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen informatie verstrekken naar de gebruikers van vaarwateren toe adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere bijwonen van werkgroepen, vergaderingen informatie uitwisselen met collega s en medewerkers werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant Zelf opnemen van activiteiten teneinde de bemanning te ondersteunen bij Resultaatgebied het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden vaaropdrachten uitvoeren met het schip: personen en goederen transporteren, sleepopdrachten uitvoeren, vaaropdrachten uitvoeren voor andere diensten zoals bebakenings- en hydrografische diensten, VLIZ, loodswezen, de goede werking van schepen, installaties en materieel controleren, alsook de inventaris bijhouden en zonodig bijbestellingen van materiaal/materieel of onderhoudsen herstellingswerken doen uitvoeren veiligheidsmaatregelen op de vaarwateren uitvoeren of ondersteunen: verkeer regelen en bijstand verlenen bij speciale situaties, verkeersseinen bedienen,... het schip besturen om bij te dragen tot instandhoudingswerken of reddingsoperaties, bergingen, plaatsen, repareren of stabiliseren van boeien, 5. s Voortdurend verbeteren Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. 1 Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken is bereid om nieuwe methodes aan te leren past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt na over oplossingen

5 Samenwerken Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is 2 helpt anderen en pleegt overleg steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen stemt de eigen inbreng/prioriteiten af op de behoeften van de groep houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en reageert er adequaat op. 2 Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Betrouwbaarheid Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Je komt je afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken

6 Richting geven Je stuurt aan, ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers

7 Organiseren Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en je coördineert die elementen om de doelstellingen te bereiken conform de planning 2 Coördineert acties, tijd en middelen splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie Assertiviteit Je komt op voor de eigen mening (of eigen belang) met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen 2 Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de entiteit en de grenzen ervan komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of indirecte beïnvloedingstechnieken brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn gesprekspartner handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor tegenargumenten, weerstand en kritiek Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep 1 Hanteert een correcte en begrijpelijke taal hanteert een correcte spelling hanteert een correcte grammatica handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s

8 Beslissen Je spreekt je op onderbouwde wijze eenduidig uit over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen 2 Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk Initiatief Je onderkent kansen en stelt uit eigen beweging of onderneemt acties voor 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Oordeelsvorming ( synthetisch denken) Je uit je mening en hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria 1 Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese betoont een gezonde kritische ingesteldheid weegt alternatieven tegen elkaar af redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties

9 Ontwikkelen van medewerkers Je ondersteunt medewerkers bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen 1 Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 6. Vaktechnische competenties Diplomavereisten je beschikt over een geldig STCW certificaat II/3 Master near coastal of hoger je beschikt over een rijbewijs B of hoger Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Strekt tot aanbeveling Vereiste ervaring: als ambtenaar in rang D1 dien je te beschikken over minstens 6 jaar functierelevante ervaring. Voor de functie wordt als relevant beschouwd ervaring als schipper (Kust). Vereiste kennis: kennis van scheepstechniek (dek, bediening motoren, navigatie- en communicatie-apparatuur) kennis van het beheershandboek kennis van de vaarwateren kennis van nautische en interne reglementen elementaire kennis van nautisch Engels kennis van EHBO, reddings- en blustechnieken 7. Bijkomende informatie