Visie op toezicht Raad van Toezicht Stichting Amstelwijs Versie 20 november Inleiding

Transcriptie

1 Visie op toezicht Raad van Toezicht Stichting Amstelwijs Versie 20 november Inleiding De Raad van Toezicht is deel van Amstelwijs en heeft de mogelijkheid om een eigen rol te spelen door zijn positie, taak en samenstelling én door het feit dat de leden op enige afstand staan van het dagelijks functioneren van de Directeur-Bestuurder en de organisatie van Amstelwijs. Deze notitie beschrijft het kader en de invuling van het toezicht. Drie met elkaar samenhangende elementen bepalen de invulling van het toezicht: a) Het formele toezichtkader dat bepaalt waarop het toezicht zich richt en dat daarmee ook de grenzen aangeeft waarbinnen de Raad van Toezicht opereert. Dit kader wordt vooral bepaald door de statuten en het bestuursreglement; b) De toezichtvisie waarin de Raad van Toezicht aangeeft waarom en voor wie de Raad van Toezicht toezicht houdt en wat de Raad van Toezicht ermee wil bereiken; c) De middelen die de Raad van Toezicht gebruikt voor het uitoefenen van toezicht en in het bijzonder de expertise die daarvoor beschikbaar is en de informatiebronnen die daarbij van belang zijn. 2. Het kader voor het toezicht De formele basis voor het toezicht De basis van het toezicht is vastgelegd in de Statuten (met name art. 10) en het bestuursreglement (met name art. 8 en 9). Die documenten zijn uiteindelijk leidend. Taak van de Raad van Toezicht Het toezicht richt zich op de stichting Amstelwijs als geheel en op het handelen en het beleid van de Directeur-Bestuurder van Amstelwijs. Het bestuursreglement noemt -samenvattendals centrale criteria de zorg voor rechtmatigheid, identiteit, kwaliteit, continuïteit, realisatie van missie en strategisch beleid en voor het naleven van de code voor goed bestuur. De rollen van de Raad van Toezicht Er is een aantal rollen te onderscheiden: a) Een toezichtsrol: informatie verzamelen, oordeelsvorming en zonodig interveniëren; b) Een werkgeversrol: benoemen, ontslaan, inspireren en periodiek beoordelen van de Directeur-Bestuurder en bepalen van de arbeidsvoorwaarden van de Directeur- Bestuurder; c) Een adviesrol en klankbordfunctie: adviseren van, meedenken met de Directeur- Bestuurder op basis van in de Raad van Toezicht aanwezige kennis, expertise en externe informatie; d) Verbinding leggen met de samenleving: de RvT koppelt de ontwikkelingen in de omgeving aan de ontwikkelingen binnen de organisatie. e) Een bestuurlijke rol: goedkeuring verlenen aan majeure beslissingen, vaststellen van de statuten en het bestuursreglement en de regeling van eigen werkzaamheden. 1

2 3. De visie op het invullen van het toezicht Positie en toegevoegde waarde binnen Amstelwijs De Raad van Toezicht maakt deel uit van de organisatie van Amstelwijs. Daarbinnen heeft de Raad van Toezicht een eigen verantwoordelijkheid en een eigen rol. Die eigen verantwoordelijkheid betekent dat de Raad van Toezicht steeds een kritische houding aanneemt. Het uitgangspunt dat de Raad van Toezicht deel is van Amstelwijs, betekent dat die houding steeds vanuit een brede optiek constructief wordt ingevuld en gericht is op de positieve ontwikkeling van Amstelwijs. Het doel van het toezicht De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het functioneren van Amstelwijs. Dit betekent dat het toezicht zich richt op de processen, het beleid, het inhoudelijk functioneren en de algemene gang van zaken bij Amstelwijs in hun onderlinge samenhang. Doel is ervoor te zorgen dat de scholen binnen Amstelwijs, met ruimte voor veelzijdigheid, op een toegankelijke, inzichtelijke en toetsbare wijze komen tot kwalitatief goed onderwijs voor alle kinderen. Innovatie is geen doel op zich, maar Amstelwijs is steeds alert op mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren in het perspectief van de eisen die de huidige tijd en de moderne samenleving stellen. In die zin koerst Amstelwijs actief op ambitieus en talentgedreven onderwijs. Via het toezicht wil de Raad van Toezicht er vanuit zijn rol binnen de organisatie uiteindelijk aan bijdragen dat: de kinderen van Amstelwijs zich, binnen hun eigen mogelijkheden, op een veilige en pedagogisch verantwoorde wijze kunnen ontwikkelen en een goede basis hebben voor verdere ontplooiingskansen om in de samenleving gemotiveerd en oplossingsgericht te leren, te werken en te leven; de medewerkers van Amstelwijs zich gewaardeerd kunnen voelen en bereid zijn zich voortdurend te ontwikkelen en te professionaliseren in relatie tot de schoolontwikkeling. Amstelwijs vraagt dus ambitie van zijn medewerkers en wil daartoe een goed werkgever zijn voor zijn medewerkers. Belangrijke ijkpunten voor de Raad van Toezicht a. Continuïteit van Amstelwijs b. Financiële stabiliteit en beheersing van risico s in het belang van continuïteit en om te kunnen investeren in kwaliteit van onderwijs en personeel c. Kwaliteit van het onderwijs waarbij het gaat om: - voldoen aan de wettelijke eisen zoals gespecificeerd in het kernkader Primair Onderwijs van de Onderwijsinspectie - duidelijkheid en kenbaarheid van het onderwijsbeleid - kwaliteit van de medewerkers en een prettige werkomgeving - de waarde die het onderwijs toevoegt aan iedere leerling - tevredenheid van kinderen, medewerkers en ouders - ruimte voor vernieuwing d. Goede relaties binnen Amstelwijs en met de belangrijkste stakeholders 2

3 e. Het goed functioneren van de Directeur-Bestuurder. De Raad van Toezicht wil eraan bijdragen dat de Directeur-Bestuurder zijn primaire verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van Amstelwijs zo goed mogelijk kan invullen. Voor wie wordt het toezicht uitgeoefend Goede relaties zijn vitaal voor het goed functioneren van Amstelwijs. De Raad van Toezicht vormt zich bij de uitoefening van zijn taak een oordeel op basis van de eigen verantwoordelijkheid, maar zal daarbij het toezicht uitoefenen met oog voor het perspectief van ieder van de groepen en maatschappelijke organisaties in en om Amstelwijs en vanuit de maatschappelijke verantwoordelijkheid die een organisatie als Amstelwijs draagt. De Raad van Toezicht onderscheidt daarbij de volgende primaire belanghebbenden. Intern Extern Leerlingen Medewerkers Directeuren Ouders GMR Gemeente Amstelveen Gemeente Ouderkerk 4. De middelen om toezicht te houden De basisdocumenten De secretaris van de Raad van Toezicht draagt zorg voor het maken en actueel houden van een handboek met alle documenten die relevant zijn voor het functioneren van de Raad van Toezicht en die de leden van de Raad van Toezicht onder handbereik moeten hebben. Jaarlijkse planning De Raad van Toezicht organiseert zijn werkzaamheden aan de hand van een toezichtsactiviteitenplan dat jaarlijks wordt bijgesteld en geëvalueerd. Het jaarplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen: a. Een jaarplanning van de vergaderingen met de belangrijkste agendapunten; b. De planning van bezoeken aan scholen, GMR en Directeurenoverleg; c. Functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek met de Directeur-Bestuurder aan de hand van een gesprekskader met een aantal vaste elementen en in te vullen naar de ontwikkelingen in het lopende jaar. Daaraan voorafgaand de voorbereiding ervan in de Raad van Toezicht mede op basis van de contacten met anderen in en om de organisatie.; d. Contactmomenten met de beide gemeenteraden. Informatie uit verschillende bronnen Informatie waar de Raad van Toezicht op kan bouwen begint met open communicatie en vertrouwen over en weer. Dit geldt in het bijzonder voor de relatie van de Raad van Toezicht 3

4 met de Directeur-Bestuurder, maar daarnaast ook voor de relaties met andere geledingen in en om Amstelwijs. Art. 13 van het bestuursreglement garandeert de informatievoorziening uit bronnen binnen Amstelwijs zelf. De Raad van Toezicht verkrijgt en verzamelt actief informatie in het bijzonder op de volgende wijze. a. Belangrijke bron is de Directeur-Bestuurder. De Raad van Toezicht wordt geïnformeerd door de goed te keuren documenten en door de periodieke voortgangsrapportages en mondelinge toelichtingen daarop. Tussentijds kan relevante informatie worden rondgestuurd. Tussen de vergaderingen door is er regelmatig contact met de voorzitter en waar nodig met andere leden over actuele ontwikkelingen. In geval van (dreigende) crisissituaties informeert de Directeur- Bestuurder de Raad van Toezicht via de voorzitter; de Raad van Toezicht mag niet verrast worden door het naar buiten komen van probleemsituaties; b. De Raad van Toezicht verzamelt zelf actuele informatie waarbij de aandachtsvelden van de leden een indicatie geven wie met name welke informatie bijhoudt. Andere bronnen zijn de Vereniging van Toezichthouders, cursusaanbod en het uitnodigen van experts op vergaderingen of de jaarlijkse evaluatie. Waar de Raad van Toezicht dat zinvol acht, worden gesprekken gevoerd met de wethouders; c. Jaarlijks gesprek met de accountant, dat voorbereid wordt door een van de leden; d. Jaarlijks gesprek met de Financial controller van Amstelwijs; e. Jaarlijkse gesprekken met het Directeurenoverleg en met de GMR. Naast het bespreken van het algemene beeld van Amstelwijs wordt ieder jaar een ander thema gekozen om het gesprek voldoende diepgang te geven; f. Schoolbezoeken. Ongeveer twee uur per bezoek. Inzet is dat in twee jaar alle scholen worden bezocht door tenminste twee leden. Voor een bezoek is er een vast gesprekskader. Zo mogelijk maakt een ontmoeting met de leerlingenraad deel uit van het gesprek. Van ieder bezoek wordt een verslag van ongeveer een à twee A4 gemaakt en uitgewisseld. Aanwezige kennis en vaardigheden door de samenstelling van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is samengesteld uit leden die de missie, visie en doelstelling van Amstelwijs en de uitgangspunten voor het toezichtbeleid onderschrijven. Zij zijn bereid als team en individueel daaraan een toegevoegde waarde te leveren. Daarnaast is en wordt bij de samenstelling van de Raad van Toezicht gestreefd naar een goede verdeling van persoonsgebonden kwaliteiten en inhoudelijke expertise. De Raad van Toezicht bespreekt jaarlijks de eigen behoefte aan professionalisering. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de gemeenteraden van Amstelveen en Ouder-Amstel. Sinds 1 juli 2013 is de Raad van Toezicht van Amstelwijs als volgt samengesteld: De heer A.J. Vos, voorzitter. Arie Jan Vos is hoofd politieke ambtsdragers bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Konikrijksrelaties. Hij fungeert als eerste aanspreekpunt voor de Directeur-Bestuurderen heeft regelmatig contact met hem over de gang van zaken waarvan het goed is dat de Raad van Toezicht een beeld heeft. Hij is sparringpartner en met name de gesprekspartner van de 4

5 Directeur-Bestuurderop het gebied van ontwikkeling van de organisatie, interne en externe communicatie en contacten. De heer J.J. Démoed, vice voorzitter. Hans Démoed is werkzaam als afdelingsmanager Ruimtelijke Ontwikkeling bij de gemeente Kaag en Braasem. Hij fungeert als vervanger van de voorzitter als het eerste aanspreekpunt en is met name gesprekspartner op het gebied van huisvesting, onderhoud en bouwen. Mevrouw A. Wooldrik van Schooten, lid. Anne-Marijke Wooldrik heeft ruime ervaring als bestuurder en toezichthouder in het onderwijs. Zij is met name de gesprekspartner op het gebied van personeel en governance. Mevrouw G.W.C.M. van Hest, lid. Erna Van Hest is werkzaam als researchmanager bij de VU in Amsterdam. Zij is met name gesprekspartner op het gebied van onderwijs en kwaliteit. De heer J. Mens, lid. Jan Mens is werkzaam als directeur bij het Ministerie van Financiën. Hij is met name gesprekspartner op het gebied van financiën. Mevrouw E. van Maaren, secretaris De Raad van Toezicht wordt ondersteund door secretaris Eveline van Maaren. Evaluatie De Raad van Toezicht spiegelt permanent zijn functioneren door: a. Korte evaluaties aan slot van iedere vergadering b. De wederkerige functioneringsgesprekken met de bestuurder c. Bijeenkomsten met vertegenwoordigers van de gemeenteraden. d. Verantwoording van het handelen in het jaarverslag e. Een jaarlijkse evaluatiebijeenkomst 5

6 Bijlage bij het concept om de relatie te kunnen leggen tussen deze concept-toezichtsvisie en de basisdocumenten van Amstelwijs Relevante bepalingen uit Statuut Artikel 10. Taken en bevoegdheden 1. De Raad van Toezicht heeft tot taak om, met inachtneming van de in artikel 19 bepaalde taken en bevoegdheden van de Gemeenteraad, toezicht te houden op het beleid van de Directeur- Bestuurder en op de gang van zaken binnen de stichting, een en ander met het oog op de belangen van de stichting. 2. De Raad van Toezicht is belast met het benoemen, schorsen en ontslaan en de vaststelling van de beloning van de Directeur-Bestuurder, een en ander binnen het kader van de CAO Primair Onderwijs. 3. De Raad van Toezicht is tevens belast met: a) het goedkeuren van de begroting en het jaarverslag en van het strategisch meerjarenbeleidsplan van de stichting; b) het toezien op de naleving door de Bestuurder-directeur van wettelijke verplichtingen en van de code voor goed bestuur als bedoeld in artikel 171, eerste lid, onderdeel a van de WPO, en de afwijkingen van die code; c) het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de school verkregen op grond van de WPO; d) het aanwijzen van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; e) het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld onder a tot en met d, in het jaarverslag. 4. De Raad van Toezicht kan de Bestuurder-directeur gevraagd en ongevraagd adviseren. 5. De Raad van Toezicht stelt het bestuursreglement vast. 6

7 Bestuursreglement RAAD VAN TOEZICHT Artikel 8. Taak De Raad van Toezicht houdt toezicht op de stichting met inachtneming van de statuten en de op basis daarvan vastgestelde regelingen, alsmede met inachtneming van de op de stichting en de onder de stichting ressorterende scholen van toepassing zijnde wettelijke voorschriften en op basis daarvan vastgestelde regelingen. Artikel 9. Toezichtkader 1) De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de Directeur- Bestuurder en op de gang van zaken binnen de stichting, een en ander met het oog op de belangen van de stichting. 2) De Raad van Toezicht richt zich bij de uitoefening van het toezicht in het bijzonder op de doelstelling en de maatschappelijke legitimatie van de stichting en op de uitoefening van de bestuurlijke taken door de Directeur-Bestuurder. 3) Bij de uitoefening van het toezicht als bedoeld in het eerste lid staan de volgende criteria centraal: de rechtmatigheid van bestuursbeslissingen; het waarborgen van de levensbeschouwelijke identiteit van de stichting en de scholen; de realisatie van de missie en visie van de stichting; de realisatie van het strategisch beleid van de stichting; de kwaliteit van onderwijsprocessen en resultaten; de continuïteit van de stichting, uitgedrukt in aantallen leerlingen, medewerkers en financiën; het uitoefenen van goed werkgeverschap overeenkomstig de CAO PO; het afleggen van verantwoording aan de personen en organisaties die belang hebben bij de activiteiten van de stichting; de principes van goed bestuur als vastgelegd in de code goed bestuur (zie bijlage). Uit bestuursreglement Artikel 13. Toezicht 1) In het kader van het toezicht kan de Raad van Toezicht de Directeur-Bestuurder informatie vragen en ter verantwoording roepen. 2) In het kader van toezicht heeft de Raad van Toezicht voorts toegang tot alle bescheiden van de stichting, alsmede tot de scholen, doch niet dan na voorafgaand overleg hieromtrent met de Directeur-Bestuurder en met respect voor privacygevoelige informatie. Daarbij kan de Raad van Toezicht zich, na overleg met de Directeur-Bestuurder, laten bijstaan door externe adviseurs, waaronder de door de Raad van Toezicht benoemde accountant. Aan deze externe adviseurs moet door de Directeur-Bestuurder inzage van de volledige administratie worden verleend. 3) de Directeur-Bestuurder draagt er zorg voor dat de Raad van Toezicht voldoende in de gelegenheid wordt gesteld tot zorgvuldige standpuntbepaling omtrent de ter goedkeuring voorgelegde besluiten. 7