ROLLEN EN COMPETENTIES ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE (C4-C5) GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING

Transcriptie

1 ROLLEN EN COMPETENTIES ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE (C4-C5) GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING Diplomavoorwaarden: diploma van secundair onderwijs of gelijkgesteld. Een competentie is een geheel van kennis, vaardigheden, waarden en attitudes die het personeelslid toepast om goed te functioneren in zijn functie; dit wil zeggen om de verwachte resultaten te realiseren. Daarbij gaat het niet over welke taak men moet uitvoeren, maar over de manier waarop men dit doet en welke middelen eigen aan de persoon men daarvoor kan inzetten. Competenties zijn meetbaar en ontwikkelbaar. Doordat men zijn competenties ontwikkelt, verbetert men de manier waarop men de functie uitoefent. Er zijn verschillende soorten competenties: kennis, technische vaardigheden en gedragscompetenties. Kennis- en technische competenties kan men meten, door bijvoorbeeld het diploma te vragen, en verder ontwikkelen via bijscholing. Wanneer we dit combineren met de rollen die van de medewerker verwacht worden krijgen we onderstaand schema. Voor zowel de rollen als competenties vindt u een uitgebreide beschrijving in dit document. Kerncompetenti es Schilde Loyaal handelen Resultaatgericht heid tonen Dienstbaarheid Samenwerken Zichzelf ontwikkelen ROL/COMPETE N-TIENIVEAU Administratief verantwoordelij ke (C4-C5) Omgaan informatie Omgaan taken Leiding geven met met Interpersoonlijke relaties Persoonlijk functioneren Verantwoord elijke informatie verwerken problemen oplossen (3) Operationeel leidinggeven de informatie verwerken werk structureren motiveren (4) direct aansturen (3) in team werken (3) stressbesten digheid tonen (5) in team werken (3) zich aanpassen (4) Themabehee rder analyseren (3) Doelgroepco nsulent analyseren (3) Projectleider informatie verwerken beslissen (4) beslissen (4) werk structureren aanleren (1) aanleren (1) direct aansturen (3) klantgericht handelen (4) doelstellinge n behalen (7) klantgericht handelen (4) doelstellinge n behalen (7) in team werken (3) doelstellinge n behalen (7) Relatiebehee rder informatie verwerken problemen oplossen (3) Dossierbehe erder analyseren (3) problemen oplossen (3) Expert informatie verwerken problemen oplossen (3) Organisatieon dersteuner informatie verwerken werk structureren aanleren (1) aanleren (1) aanleren (1) - - klantgericht handelen (4) betrouwbaar heid tonen (3) klantgericht handelen (4) betrouwbaar heid tonen (3) Financieel taakhouder informatie verwerken werk structureren adviseren (5) in team klantgericht werken (3) handelen (4) betrouwbaar inzet tonen betrouwbaar heid tonen heid tonen (3) (3) Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 1

2 Technisch competentienivea u professioneel professioneel beginnend expert (3) beginnend expert (3) professioneel professioneel beginnend expert (3) beginnend expert (3) professioneel beginnend expert (3) 1. ROLLEN ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE (C4-C5) Resultaatgebied 1 Rol 2: Verantwoordelijke Staat binnen het kader van het algemeen beleid in voor het formuleren en up to date houden van de opdracht van de entiteit en voor het vertalen van de strategische doelstellingen in concrete operationele doelstellingen en acties. Verzamelt en bespreekt de mogelijke opties. Staat in voor het tijdig aanleveren van het ontwerp voor het budget en het SMB. Plant de middelen (tijd, mensen, materialen ) ter realisatie voor de vastgelegde acties. Communiceert over de vordering van dossiers via de gepaste kanalen. Resultaatsgebied 2 Organiseert en structureert de werking van de dienst binnen het beleidsdomein zodanig dat de doelstellingen van de dienst tijdig, op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle manier gerealiseerd worden conform de gemaakte afspraken. Draagt bij tot het selecteren en rekruteren van geschikte medewerkers, in overleg en samenwerking met de HR/personeelsverantwoordelijken. Staat in voor competentieontwikkeling van de medewerkers in overleg en samenwerking met de HR/personeelsverantwoordelijken. Staat in voor goede interne communicatie. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 2

3 Schept een motiverend en stimulerend werkklimaat in de dienst. Maakt interne werkafspraken en procedures volgens SMART principes, communiceert deze intern en extern de dienst en bewaakt de opvolging en bijsturing ervan. Bewaakt de kwantiteit, kwaliteit en klantvriendelijkheid van de uitgevoerde taken en dienstverlening. Volgt indien nodig specifieke, complexe of belangrijke dossiers zelf op. Resultaatsgebied 3 Rapporteert over de werking van de eigen dienst zodanig dat hogere verantwoordelijken en bestuur zich ten allen tijde een correct en volledig beeld kunnen vormen van de prestaties, het functioneren en de behoeften van de dienst. Bereidt alle nodige stukken voor ter beslissing voor het CBS en de GR. Maakt een kwalitatieve rapportering voor het SMB en het jaarverslag. Zorgt voor marketing van de prestaties. Rol 3: Operationeel leidinggevende Resultaatsgebied 1 Plant en controleert de uitvoering van het werk zodanig dat alle taken tijdig uitgevoerd worden op de meeste efficiënte, klantvriendelijke en effectieve manier. Verdeelt de taken onder de medewerkers volgens beschikbare tijd en competenties en zorgt hierbij voor een goede werkverdeling. Stelt hiervoor de gepaste middelen ter beschikking van de medewerkers. Volgt de uitvoering van taken dagelijks op. Organiseert teamoverleg. Rapporteert aan eigen hogere verantwoordelijke over de voortgang en problemen. Stelt vernieuwende initiatieven voor die de werking kunnen verbeteren. Resultaatsgebied 2: Zet de medewerkers aan tot het correct en kwaliteitsvol uitvoeren van hun werk zodanig dat zij met de juiste hulpmiddelen werken, volgens de juiste Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 3

4 werkwijze handelen, en met zo laag mogelijk verbruik van middelen tot de best mogelijke resultaten komen. Informeert en instrueert de medewerkers over het doel, de middelen, de timing en het gewenste resultaat van de taken. Vraagt feedback van de medewerkers over de uitvoering van de taken. Volgt het functioneren van de individuele medewerkers op door onder meer functioneringsgesprekken, evaluatie, en opvolging van ontwikkelingsvoorstellen. Volgt op welke kennis of vaardigheden de medewerkers bijkomend moeten verwerven en stelt indien nodig gepaste vorming voor. Zet medewerkers aan tot een goede werkattitude, onder meer door zelf het goede voorbeeld te geven. Resultaatsgebied 1 Rol 4: Themabeheerder Adviseert binnen het beleidsthema zodanig dat de eigen kennis ter beschikking wordt gesteld van de organisatie om tot correcte en/of betere werkwijzen, middelen en voorstellen te komen. Informeert zich, leert permanent en volgt de actuele ontwikkelingen binnen de eigen beleidsdomeinen(en). Adviseert op de gepaste manier en waar nodig binnen de organisatie over het beleidsdomein en brengt belangrijke zaken binnen het beleidsthema over aan collega s, medewerkers, leidinggevenden en bestuur en externen. Stemt af met en/of verwijst door naar anderen indien nodig. Neemt complexe dossiers op en werkt deze uit. Resultaatsgebied 2 Maakt stukken en stelt dossiers samen ter voorbereiding van het beleid zodanig dat de beslissingen die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen met de nodige achtergrond overwogen kunnen worden en correct gemotiveerd kunnen worden. Plant de voorbereiding van het dossier: overleg, consultering, notulering en ontwerp. Brengt benodigde middelen voor realisatie in beeld. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 4

5 Agendeert het ontwerp op CBS en/of GR en bezorgt tijdig de voorbereidende nota en stukken aan de gemeentesecretaris. Stuurt het ontwerp bij op basis van de beslissing. Plant de implementatie van de beslissing binnen de organisatie en rapporteert over de voortgang. Evalueert en doet voorstellen tot bijsturing. Resultaatsgebied 3 Staat binnen het eigen beleidsthema in voor het actualiseren van de opdracht door het vertalen van de operationele doelstellingen in voorstellen voor concrete, meetbare en uitvoerbare acties binnen het meerjarenbeleidsplan. Plant de voorbereiding van het dossier: overleg, consultering, notulering en voorontwerp. Stuurt het voorontwerp bij op basis van de adviezen. Agendeert het ontwerp ter beslissing voor CBS en/of GR. Plant de implementatie van de beslissing binnen de organisatie en rapporteert over de voortgang. Rol 5: Doelgroepconsulent Resultaatsgebied 1 Onderhoudt nauwe contacten met de relevante doelgroepen en ondersteunt deze doelgroepen bij hun werking zodat een goede samenwerking met het bestuur mogelijk is. Zorgt ervoor dat er steeds actuele gegevens beschikbaar zijn over de doelgroep (verenigingen, bevolkingsgroepen ). Onderhoudt regelmatige contacten met de doelgroep. Neemt adviserend deel aan de participatiemomenten voor de doelgroep. Overlegt met collega s indien meerdere doelgroepen betrokken zijn. Formaliseert een aantal elementen van de contacten zodat kennisbeheer mogelijk is. Resultaatsgebied 2 Kadert de noden en wensen van de doelgroep in de bredere maatschappelijke context en vertaalt deze concrete voorstellen voor het bestuur zodat de Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 5

6 belangen van de burgers maximaal behartigd kunnen worden. Consulteert de betrokken stakeholders intern en extern. Staat in voor de voorbereiding, de opmaak en actualisering van doelgroepgerelateerde beleidsinstrumenten. Vertaalt beleidskeuzes in concrete, haalbare en gedragen acties. Plant de implementatie van de beslissingen binnen de organisatie en rapporteert over de voortgang. Rol 6: Projectleider Resultaatsgebied 1: Brengt een duidelijk afgebakend project samen met een team tot een goed einde. Zorgt dat alle taken toegewezen worden. Neemt initiatief om aanpassingen op gebied van onder meer benodigde mensen, middelen en tijd te voorzien tijdens het verloop van het project. Voorziet een gestructureerde weerslag van de verwachte verloop van het project (vergaderdata, notulering, draaiboek, afspraken, ). Zorgt ervoor dat de communicatie tussen de verschillende leden van het project vlot blijft verlopen. Verzorgt de communicatie over het project met leidinggevenden en het bestuur. Bewaakt het vooropgestelde doel en de timing. Rol 7: Relatiebeheerder Resultaatsgebied 1 Bij elk contact met zowel interne als externe klanten en zakelijke relaties reageert men op een gepaste wijze en is men gericht op duurzame samenwerking. Stelt zich steeds neutraal en klantvriendelijk op. Luistert actief naar de vraag of het aanbod van de ander. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 6

7 Reageert vanuit de eigen kennis en mogelijkheden. Verwijst door of vraagt bijkomende informatie op bij collega s of andere instanties. Zoekt mee naar een kwaliteitsvolle oplossing wanneer er een probleem is. Volgt op of de oplossing voldeed aan de verwachtingen. Deelt informatie en contacten met anderen in functie van de noden. Zorgt ervoor dat contacten binnen de organisatie zorgvuldig overgedragen kunnen worden. Rol 8: Dossierbeheerder Resultaatsgebied 1 Een dossierbeheerder verzamelt en bewaart relevante gegevens voor een bepaald dossier en haalt ook de juiste informatie uit deze gegevens. Hij staat in voor de samenstelling, opvolging en bewaring van zijn dossiers zodat deze ten allen tijde actueel en raadpleegbaar zijn. Een dossier kan zowel verwijzen naar een administratief dossier als naar een technisch of praktisch dossier. Verzamelt actief de nodige informatie om het dossier op te maken. Vraagt bijkomende informatie op. Registreert nieuwe informatie op de gepaste manier. Klasseert documenten systematisch en op een uniforme manier zodat kennisbeheer mogelijk is. Volgt op wanneer er acties ondernomen moeten worden. Informeert actief (wanneer nodig) en passief (wanneer ernaar gevraagd wordt) over de dossiers. Zoekt een kwaliteitsvolle oplossing wanneer er een probleem is. Overlegt met anderen in het kader van het dossier. Archiveert het dossier op de voorgeschreven wijze als het afgesloten is. Rol 9: Expert Resultaatsgebied 1 Een expert heeft een grote vakkennis over een bepaald thema. Hij gebruikt deze vakkennis om complexe taken uit te voeren en anderen te informeren en te Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 7

8 begeleiden zodat deze expertise maximaal ter beschikking wordt gesteld van het bestuur. Neemt initiatief om ervoor te zorgen dat de eigen kennis steeds actueel is in functie van de behoeften van de organisatie. Neemt complexe taken zelf op. Deelt kennis met collega s, geeft richtlijnen en instructies. Geeft advies over vragen binnen het eigen expertisegebied. Verwijst door of vraagt bijkomende informatie op bij collega s of gespecialiseerde instanties. Zoekt mee naar een kwaliteitsvolle oplossing wanneer er een probleem is. Zorgt voor kennisbeheer van de bestaande praktijken en procedures. Definieert nieuwe praktijken en procedures. Rol 10: Organisatieondersteuner Resultaatsgebied 1 Een organisatieondersteuner zorgt ervoor dat de opdrachten die binnen de organisatie vervuld moeten worden, tijdig uitgevoerd worden volgens de geldende procedures en praktijken. Neemt de taken op die door de leidinggevende opgedragen worden en voert deze naar best vermogen uit. Neemt een vast pakket dagelijkse of weerkerende taken op met de nodige regelmaat en zorgvuldigheid op. Maakt gebruik van de gepaste middelen voor de uitvoering van de taken. Maakt een realistische werkplanning voor de eigen taken, met ruimte voor flexibiliteit om in te spelen op onverwachte taken of problemen. Vervangt collega s bij hun afwezigheid. Overlegt met collega s en neemt deel aan teamwerk indien nodig. Ondersteunt de leidinggevende bij het voorbereiden en organiseren van het werk. Resultaatsgebied 2 Kijkt erop toe dat ieder product dat afgeleverd wordt een goede kwaliteit heeft. Dit geldt zowel voor zaken die naar de interne als naar de externe klant gaan. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 8

9 Houdt steeds het doel van de taak voor ogen bij de uitvoering. Volgt de geldende procedures en praktijken bij de uitvoering van de taken. Stuurt de uitvoering van het werk bij als dit nodig is om de kwaliteit te verzekeren. Controleert het eigen werk en de taken die ter ondersteuning hiervan door anderen werden uitgevoerd alvorens de taak af te sluiten. Zorgt dat kennis over procedures en praktijken omtrent de uitvoering van de opdrachten gedeeld wordt. Zoekt informatie en leert bij om de taken optimaal te blijven vervullen. Rapporteert over de uitvoering aan de leidinggevende en meldt problemen. Doet verbetervoorstellen waar nodig. Rol 11: Financieel taakhouder Resultaatsgebied 1: De financieel taakhouder is binnen de vastgestelde grenzen en gedelegeerde bevoegdheden verantwoordelijk voor het beheer van de aan hem toevertrouwde middelen en de besteding ervan. Budgethouder: beheert het toegewezen budget conform de bepalingen in het gemeentedecreet en de richtlijnen van het bestuur. Plant, volgt op en rapporteert over het financiële taken op de vastgestelde manier. Staat in voor de provisiekassen binnen het verantwoordelijkheidsgebied. Organiseert de aankopen voor de dienst conform de geldende werkwijzen en reglementen. (opmaak bestekken, bestelbonnen..) met het oog op het zorgvuldig, zuinig en duurzaam omgaan met de middelen. De inning van geringe dagontvangsten, storting op de rekening en verantwoording hiervan via een nauwkeurige invorderingsstaat. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 9

10 2. COMPETENTIES ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE Kerncompetenties Kerncompetenties zijn competenties waarover iedere werknemer van de gemeente Schilde moet beschikken. Elke medewerker moet binnen het eigen takenpakket steeds dit gedrag nastreven. De dienstleiding moet dit bewaken, faciliteren en aanmoedigen. Deze kerncompetenties zijn een weerspiegeling van de waarden en normen van de gemeente Schilde. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINDICATOREN Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Houdt het algemeen belang voor ogen. Houdt rekening met het verband tussen het uitvoeren van de eigen taken en de taken van anderen. Helpt anderen en pleegt overleg. Werkt mee en deelt kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend met collega s. Geeft informatie op de correcte manier door aan de leidinggevende. Toont respect voor de werkwijzen en prestaties van anderen. Deelt de eigen mening mee binnen het team. Legt een ruzie met een collega bij. Werkt mee aan een goed groepsgevoel, moedigt anderen aan om samen te werken. Dienstbaarheid Geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en de vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze behandelen. Boezemt vertrouwen in door een vakkundige aanpak. Schenkt aandacht aan een goede relatie met de klant. Biedt een concrete oplossing voor het probleem. Reageert snel als de interne klant en/of de burger met een klacht komt. Behandelt elke interne klant en /of burger op dezelfde, objectieve wijze. Loyaal handelen Het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met het behouden van een constructief kritische geest ten opzichte van de Voert uit wat binnen het team, door de leidinggevende en het bestuur beslist is. Verdedigt de beslissingen die binnen het team zijn genomen, ook als hij het er niet mee eens is. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 10

11 beslissingen. Bespreekt problemen en voorstellen tot verbetering met de leidinggevende. Volgt de correcte weg in de hiërarchische structuur. Resultaatgerichtheid tonen Inzet, wil en ambitie tonen om resultaten te boeken, door doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor op te nemen. Investeert tijd en energie om een goed werk neer te zetten. Controleert of het werk beantwoordt aan de hoogste kwaliteitsnormen. Levert ook bij routinewerkzaamheden de nodige inspanning om het werk te voltooien. Houdt vol tot de taak is afgewerkt. Zet door, ondanks mentale en/of fysieke vermoeidheid. Zichzelf ontwikkelen Open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van het actief plannen van de eigen groei. Zoekt waar hij nog iets kan bijleren over het eigen functioneren. Zoekt naar eigen sterktes en zwaktes. Praat met mensen om zijn/haar loopbaan te plannen. Volgt de opleidingen die hem/haar worden aangeboden. Vraagt zelf naar bijscholing. Omgaan informatie met Omgaan met informatie betreft het verwerken van informatie, feiten, percepties, kennis en ideeën met het oog op het ontwikkelen van nieuwe informatie en kennis. Deze cluster verwijst naar het succesvol beheren van gegevens in een professionele omgeving. Beheren betekent niet het passief verwerken van stimuli en data, maar vooral het actief vertalen van deze ongestructureerde gegevens in bruikbare informatie. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINDICATOREN Informatie verwerken Het efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn en het visueel kunnen weergeven van die informatie. Zoekt informatie binnen een duidelijk gedefinieerd kader. Verzamelt de gevraagde informatie. Slaagt erin om uit documentatie de relevante informatie te halen. Verwerkt gestructureerde informatie binnen een gegeven tijdsbestek. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 11

12 Verwerkt informatie volgens gegeven richtlijnen. Stelt informatie op de gepaste wijze ter beschikking in het kader van kennismanagement. Analyseren Het gericht analyseren van gegevens en het beoordelen van de informatie. Beoordeelt de veelheid aan informatie en destilleert het essentiële hieruit. Onderzoekt de binnenkomende informatie en klachten teneinde hier de juiste conclusies uit te kunnen trekken. Doorgrondt nieuwe wetgeving en procedures met het oog op het doorgeven van de kern van deze kennis aan anderen. Zoekt naar de oorzaak van operationele problemen teneinde de werking van de dienst naar de toekomst toe te verbeteren. Is kritisch in de evaluatie van informatie, neemt zaken niet zomaar voor waar aan. Omgaan met taken Omgaan met taken betreft het organiseren en structuren van het werk, van organisatie- tot uitvoerend niveau, met het oog op een optimaal verloop van taken en activiteiten. Deze cluster verwijst naar de competenties die men nodig heeft om de eigen of andermans activiteiten succesvol te beheren, op de grond van een gemeenschappelijk doel, door middel van richtlijnen, regels, procedures en afspraken. Deze competenties zijn onontbeerlijk in het beheer van projecten, maar slaan tevens op het dagelijks functioneren, waar ingewikkelde situaties moeten beheerd worden. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINDICATOREN Werk structureren Het structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelvoud aan taken op een systematische manier uit te voeren. Deelt het takenpakket op in deeltaken. Legt een volgorde vast waarin hij de taken zal uitvoeren. Voert de taken uit in functie van de vastgelegde termijnen en prioriteiten. Voert de taken op een systematische en consequente manier uit. Bundelt gelijkaardige taken. Voorziet ruimte in de planning voor onvoorziene omstandigheden. Zorgt ervoor dat de planning ook door anderen kan opgevolgd worden. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 12

13 Problemen oplossen Het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing. Anticipeert op problemen door terug te vallen op kennis en ervaring. Reageert autonoom en doeltreffend op alle mogelijke problemen die het normale verloop van de taken verstoren en garandeert ook dan de uitvoering van taken. Vangt situaties die niet voorzien zijn in de procedures of reglementen succesvol op. Brengt een aantal alternatieven aan waaruit de best passende oplossing kan worden geselecteerd. Beslissen Het tijdig nemen van juiste beslissingen en het doelgericht initiëren van acties om de beslissingen te kunnen uit te voeren. Beslist snel als de omstandigheden dit vereisen. Neemt een eenduidig standpunt als de situatie dit vereist. Neemt de juiste beslissingen rekening houdend met alle informatie die ter beschikking staat. Signaleert probleemsituaties, wijst op fouten en reglementen. Zet acties doelgericht op gang van zodra hij groen licht krijgt. Leiding geven Leiding geven betekent het managen van relaties met anderen binnen een hiërarchische context. Deze cluster behelst die competenties die verwijzen naar het behalen van resultaten door en met anderen. Het gaat om de competenties die men nodig heeft om medewerkers te inspireren, te sturen, te motiveren, te coachen en te versterken. Deze competenties dragen rechtstreeks bij tot de verbetering van prestaties en het welbevinden van de medewerkers. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINIDICATOREN Aanleren Het op een formele of informele manier tonen, overbrengen en delen van kennis, expertise en werkwijzen. Geeft zijn kennis en ervaring op de werkplek door aan nieuwe of minder ervaren collega s. Voert samen met de nieuwe of minder ervaren collega stapsgewijs de taken uit en toont hierbij hoe de dingen moeten uitgevoerd worden. Deelt zijn ervaring en aanpak met collega s. Controleert of de aangegeven informatie goed begrepen is. Direct Het geven van duidelijke instructies, het Geeft duidelijke instructies aan collega s als hij een taak doorgeeft. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 13

14 aansturen opvolgen en bijsturen van resultaten van anderen en het bewaren van discipline. Spreekt duidelijk af wat tegen wanneer moet gedaan worden wanneer hij een taak doorgeeft. Stuurt de resultaten van de teamleden bij in functie van de doelstellingen en de beschikbare middelen. Controleert de prestaties en resultaten van de teamleden op geregelde tijdstippen. Controleert of de afgesproken regels en procedures gevolgd worden. Motiveren Het erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen initiatieven laten nemen, hen verantwoordelijkheden toekennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aanpassen. Waardeert medewerkers voor hun inzet. Zegt aan medewerkers wat ze goed en minder goed gedaan hebben. Past zijn stijl van leiding geven aan de competenties van de medewerker. Geeft taken door aan medewerkers volgens hun capaciteiten. Delegeert taken volgens afgesproken verantwoordelijkheden. Staat open voor input vanuit de medewerkers. Slaagt er in competente medewerkers aan de organisatie te binden. Inter-persoonlijke relaties Inter-persoonlijke relaties betreft relaties met andere managen, zonder een directe hiërarchische context. Deze cluster behelst de competenties die gebruikt worden in sociale interactie, om relaties op te bouwen, samenwerking op te zetten, om netwerken uit te bouwen. Het efficiënt aanwenden van deze competenties draagt bij tot een optimale informatiestroom. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINIDICATOREN In team werken Wanneer men aangewezen is op elkaar om een taak of opdracht te volbrengen, op een actieve en betrokken manier en naar best vermogen bijdragen aan het gezamenlijke resultaat. Neemt ten volle de eigen rol en verantwoordelijkheden op in het team. Zorgt ervoor dat de eigen rol, werkplanning en kennis voldoende gekend is door collega s om tot een efficiënte taakverdeling te komen binnen het team. Deelt eigen informatie zodat collega s het werk kunnen overnemen bij afwezigheid. Helpt collega s uit het team wanneer zij daaraan behoefte hebben. Steunt de goede voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om zodoende het Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 14

15 gezamenlijk doel te kunnen bereiken. Komt zelf met voorstellen hoe een gezamenlijk resultaat behaald kan worden. Stelt zich achter de beslissingen die door het team genomen zijn. Klantgericht handelen Stelt vast wie de externe en interne klant is en anticipeert daarop, voldoet aan of overtreft hun behoeften. Vraagt proactief om feedback van de klant en handelt daarnaar om de dienstverlening te verbeteren en een lange-termijn-relatie op te bouwen, zonder daarbij de gelijkwaardigheid uit het oog te verliezen. Ziet anderen, ook collega s, als klanten en begrijpt hun behoeften. Is vriendelijk en behulpzaam en komt afspraken en beloften tijdig na. Anticipeert op zorgen en behoeften van klanten en neemt de tijd om middellange en lange termijn doelen van de klant te begrijpen. Verschaft informatie waarmee de klant de beste beslissing kan nemen. Verwijst correct door indien nodig. Heeft oog voor feedback van de klant en gebruikt dit om het eigen handelen te verbeteren. Heeft klantrelaties die gekenmerkt worden door partnerschap, waarbij de doelen van de organisatie op één lijn liggen met de behoeften van de klant. Adviseren Gericht advies geven aan anderen, hun beslissingen ondersteunen en een vertrouwensrelatie met hen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise. Bouwt een vertrouwenrelatie op met anderen. Straalt expertise en geloofwaardigheid uit. Geeft een advies dat een concreet antwoord biedt op een gesteld probleem. Verstevigt de relatie met anderen door een kwalitatieve oplossing voor hun probleem. Persoonlijk functioneren Persoonlijk functioneren betreft het managen van het persoonlijk gedrag, de individuele prestaties en de eigen professionele ontwikkelingen. Deze cluster verwijst naar die competenties die men nodig heeft om zijn professionele effectiviteit maximaal te ontplooien. Competenties die nodig zijn om eigen taken en verantwoordelijkheden op te nemen en dusdanig te organiseren dat de beoogde resultaten bereikt worden. Deze competenties tonen aan hoe mensen persoonlijke uitdagingen aangaan. Ook een aantal persoonlijkheidsfactoren horen thuis binnen deze cluster. COMPETENTIE DEFINITIE GEDRAGSINDICATOREN Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 15

16 Inzet tonen Stellen van hoge eisen aan het eigen werk en daarnaar handelen. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie. Toont steeds enthousiasme en inzet. Besteedt alle beschikbare werktijd aan de organisatie. Neemt taken, verantwoordelijkheid en uitdagingen op. Gebruikt alle vaardigheden die men heeft maximaal om tot de realisatie van de taak te komen. Zet door om de taak tot een goed einde te brengen, ook als er hindernissen zijn en onderneemt hiervoor de gepaste acties. Levert het werk tijdig en verzorgd af. Werkt hard om een hoog prestatieniveau en een hoog kwaliteitsniveau te realiseren. Betrouwbaarheid tonen In het werk consequent handelen volgens algemeen aanvaarde en binnen de organisatie gedeelde sociale en ethische normen. Altijd kunnen uitleggen en verantwoorden conform deze normen waarom bepaalde acties ondernomen zijn, ook wanneer het resultaat ervan niet is waarop men gehoopt had. Zich bewust zijn van eigen normen en waarden, uzelf en uw eigen (on)mogelijkheden kennen. Zich bewust zijn van de gedeelde normen en waarden en hiernaar handelen. Eerlijk zijn door te zeggen wat je denkt en te doen wat je zegt. Aangeven wanneer zaken verwacht worden die niet in overeenstemming zijn met deze normen. In gelijkaardige omstandigheden op dezelfde manier handelen. Doen wat beloofd is en afspraken nakomen. De verantwoordelijkheid op zich nemen wanneer dit niet lukt en openheid van zaken geven omtrent redenen en omstandigheden. Gemaakte fouten toegeven en uit eigen beweging stappen ondernemen om de schade te verminderen. Toevertrouwde persoonlijke informatie van en over anderen beschermen. Erop toezien dat er geen verstrengeling van belangen plaatsvindt met collega's of binnen de projectgroep. Zorgvuldig en zuinig omgaan met de beschikbare middelen. Niet meedoen aan 'wandelgangengepraat'. Zich aanpassen Stellen van hoge eisen aan het eigen werk en daarnaar handelen. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie. Toont steeds enthousiasme en inzet. Besteedt alle beschikbare werktijd aan de organisatie. Neemt taken, verantwoordelijkheid en uitdagingen op. Gebruikt alle vaardigheden die men heeft maximaal om tot de realisatie van de taak te komen. Zet door om de taak tot een goed einde te brengen, ook als er hindernissen zijn en onderneemt hiervoor de gepaste acties. Levert het werk tijdig en verzorgd af. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 16

17 Werkt hard om een hoog prestatieniveau en een hoog kwaliteitsniveau te realiseren. Stressbestendigheid tonen Het beschikken over zelfvertrouwen en zelfbeheersing om met stress om te gaan en om kritiek te verwerken. Blijft steeds doelmatig handelen, ook in moeilijkere werkomstandigheden. Beheerst de eigen emoties en gedraagt zich kalm onder druk. Kanaliseert frustraties of de negatieve houding van anderen of buigt deze om. Toont zelfzekerheid bij onverwachte situaties of problemen en is in staat om zo vertrouwen van anderen te winnen. Doelstellingen behalen Het beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten voor de organisatie te boeken en de organisatieobjectieven te behalen. Plant de objectieven op een realistische en transparante manier in zodat een goede opvolging en realisatie mogelijk is. Behaalt resultaten door op het juiste moment de juiste acties te ondernemen. Kiest de juiste werkwijzen, mensen en middelen om de doelstelling te realiseren. Behaalt resultaten binnen de vooropgestelde tijdslimieten. Behaalt resultaten ondanks onverwachte omstandigheden en/of beperkte middelen. Herkent opportuniteiten en benut ze in het voordeel van de hele organisatie. Weet zich aansprakelijk voor het behalen van de vooropgestelde doelen en legt hiervoor verantwoording af. Behaalt resultaten op lange termijn door op hinderpalen te anticiperen. Technische competentieniveaus De technische competenties 1 zijn de specifieke kennis en technische vaardigheden die men nodig heeft om de functie naar behoren te kunnen uitvoeren: o.abeheersen van een bepaald kennisdomein; - kunnen toepassen van reglementen en procedures; - gebruiken van bepaalde apparatuur of programma s; - technische vaardigheden; - specifieke talenkennis. Voor elk van deze technische competenties zijn er verschillende niveaus mogelijk. Niet iedereen kan alles even goed en van een beginnende jonge medewerker kan men niet hetzelfde verwachten als van een ervaren leidinggevende op dezelfde dienst. Aan elke generieke functiebeschrijving hangt een minimaal technisch competentieniveau (startpositie) vast om de functie te kunnen uitvoeren. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 17

18 Voor welke specifieke technische competenties men dit niveau moet beheersen voor een bepaalde functie, wordt bepaald door het vakdomein waarin de functie zich situeert en de taken die men moet opnemen. Deze worden meer gedetailleerd opgenomen in het specifieke takenprofiel. Professioneel Voert complexe taken uit binnen het kader van wel gedefinieerde praktijken en procedures. Ontvangt beperkt advies en richtlijnen. Beginnend expert Heeft bepaalde expertise uitgebouwd binnen een bepaald kennisdomein en behandelt hierdoor taken van grote complexiteit. Behoeft hiervoor weinig of geen advies en richtlijnen. Rollen en competenties administratief verantwoordelijke (C4-C5) 18