SAMENWERKINGSOVEREENKOMST DE SLEUTELS VAN ZIJL EN VLIET HUURDERSBELANGENVERENIGING DE EENDRACHT. 19 november 2007

Transcriptie

1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST DE SLEUTELS VAN ZIJL EN VLIET EN HUURDERSBELANGENVERENIGING DE EENDRACHT 19 november

2 Inleiding Ondergetekenden, HuurdersBelangenvereniging de Eendracht, hierna te noemen HBE, gevestigd aan de Corellistraat 48 te Leiden, in deze zin tevens handelend namens de door HBE vertegenwoordigde bewonerscommissies, hierna te noemen bewonerscommissies, te dezen vertegenwoordigd door F. Ch. Magez (voorzitter) en M. Moojen (secretaris), en De Sleutels van Zijl en Vliet, kantoorhoudende aan de Langegracht 70 A te Leiden, hierna te noemen 'dsvzev, te dezen vertegenwoordigd door M.J.A. Visser (directeurbestuurder). overwegende: dat dsvzev verantwoordelijk is voor het beheer en het beleid op het gebied van haar totale woningbestand; dat bij het beheer en de beleidsontwikkeling door dsvzev participatie van huurders wenselijk is en bijdraagt aan verbetering van de kwaliteit van het woningbestand, van de woonomgeving en de dienstverlening; dat structureel overleg tussen dsvzev en HBE en bewonerscommissies daarvan een onmisbaar onderdeel uitmaakt èn dat deze samenwerkingsovereenkomst als doel heeft het hiervoor bedoelde overleg op een zo goed mogelijke wijze te laten plaats vinden, met als doel tot een optimale samenwerking te komen met respect voor wederzijdse standpunten en doelstellingen; dat HBE de koepel is van alle door dsvzev erkende bewonerscommissies en de vertegenwoordiger van de huurders van dsvzev en er naar streeft de belangen te behartigen van alle huurders van dsvzev; dat het belangrijk is dat HBE deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een sterke, onafhankelijke en zelfstandige positie en dat mede daarom waarde moet worden gehecht aan de representativiteit van HBE; dat dsvzev de belangen van huurders van haar woningen erkent en daarom met HBE overlegt en samenwerkt zodat de invloed van huurders op het beleid van dsvzev voldoende wordt gewaarborgd. Dat deze overeenkomst de bestaande rechtsverhoudingen tussen dsvzev en de individuele huurders onverlet laat. komen het volgende overeen: 2

3 Begrippen en definities Artikel 1 De in deze samenwerkingsovereenkomst gebruikte begrippen moeten als volgt worden begrepen; dsvzev: HBE: Bewonerscommissie: De Sleutels van Zijl en Vliet (dsvzev) is een vereniging, gevestigd te Leiden. dsvzev is een toegelaten instelling conform het BBSH. Huurders Belangenvereniging de Eendracht (HBE) is de huurdersorganisatie te Leiden die tot doel heeft de belangen van de huurders van dsvzev te behartigen. Een bewonerscommissie (BC), al dan niet zijnde een rechtspersoon, is een uit de huurders en/ of hun mede bewoners op basis van deze Samenwerkingsovereenkomst en het Reglement Bewonerscommissies gekozen of benoemde vertegenwoordiging. Een bewonerscommissie wordt geacht de belangen te behartigen van de bewoners van woongelegenheden van dsvzev van één of meerdere complexen. Huurder: Huurder en/of medehuurder is(zijn) de natuurlijke persoon(en) die een woning huurt(en) in eigendom van dsvzev. Meerderjarige mede-bewoners, die hun hoofdverblijf in een gehuurde woning hebben zijn voor zover het dit reglement betreft gelijkgesteld aan de huurder/medehuurder. Bewoner: Complex: BBSH: Overlegwet: Onder bewoner en/of medebewoner wordt, naast huurder en medehuurder, verstaan degene, die met instemming van dsvzev en/of de huurder zijn hoofdverblijf in de gehuurde woning heeft. Een verzameling woningen van dsvzev die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen èn die in beginsel de basis vormen van het werkgebied van de bewonerscommissie. Besluit Beheer Sociale Huursector. Wet van 27 juli 1998, houdende regels ter bevordering van het overleg tussen huurders en verhuurder van woongelegenheden (Wet op het overleg huurders verhuurder) Geschillencommissie: Een commissie als bedoeld in artikel 10 van deze overeenkomst. Klachtencommissie: Klachtencommissie als bedoeld in artikel 16 van het BBSH. 3

4 Doelstellingen en Uitgangspunten Artikel 2 1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling: a. goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van de huurders en (mede)bewoners van dsvzev. b. dsvzev door het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan haar huurders te optimaliseren. c. De taken en bevoegdheden van dsvzev en HBE te verduidelijken. d. Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen dsvzev en HBE te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen. e. Het bevorderen van gelijkwaardig overleg tussen dsvzev, HBE en de bewonerscommissies. 2. dsvzev en HBE bevorderen gezamenlijk de totstandkoming van bewonerscommissies in complexen of buurten. 3. Deze overeenkomst biedt HBE de mogelijkheid en middelen om de belangen van de bewoners te bundelen en in te brengen in het beleid van dsvzev en dsvzev om met één organisatie te overleggen hoe deze belangen in het beleid ingepast kunnen worden. 4. Partijen streven er naar via constructief overleg en onderhandelingen tot overeenstemming te komen. 5. dsvzev maakt nieuwe huurders attent op de mogelijkheid zich aan te sluiten bij een bestaande bewonerscommissie of bij het ontbreken daarvan op de mogelijkheid een dergelijke commissie op te richten, en dan ook lid te worden van de HBE. 6. Deze samenwerkingsovereenkomst beoogt het vastleggen van een overlegstructuur waarin sprake is van een onlosmakelijk met elkaar verbonden overleg op het niveau van bewonerscommissie, HBE en dsvzev. Dit ziet er als volgt uit: dsvzev: - De woningcorporatie HBE: Behartigt de belangen van alle huurders van dsvzev. Heeft als gesprekspartner het MT van dsvzev. Heeft van doen met complexoverstijgend beleid. Bewonerscommissie Behartigt de belangen van huurders van een (deel)complex van dsvzev. Heeft als gesprekspartner een medewerker van dsvzev. Heeft van doen met complexaangelegenheden. Maakt deel uit van HBE. Adviesrecht en eventueel instemmingsrecht op genoemde gebieden is het exclusieve recht van deze partijen. 4

5 De Bewonerscommissie Artikel 3 1. Bewonerscommissies maken organisatorisch onderdeel uit van de HBE. 2. Deze overeenkomst is onverkort van toepassing op bewonerscommissies van dsvzev die voldoen aan het Reglement Bewonerscommissies. 3. De positie, rechten en plichten van een bewonerscommissie zijn vastgelegd in het Reglement Bewonerscommissies. 4. De HBE verzorgt eenmaal per kwartaal een actuele lijst met BC-leden, contactpersonen en eventuele aanspreekpunten voor dsvzev. 5. dsvzev levert eenmaal per maand de mutatielijst van haar huurders aan de HBE. Erkenning en Representativiteit Artikel 4 1. HBE wordt door dsvzev erkend als onderhandelingspartner op voorwaarde en zolang; a. De HBE alle meerderjarige bewoners van dsvzev in de gelegenheid stelt lid te worden. b. Het bestuur wordt gekozen en gecontroleerd door haar leden, die de huurders van dsvzev vertegenwoordigen. c. HBE haar leden op de hoogte houdt en betrekt bij haar activiteiten en het bepalen van haar standpunten. d. Zij ten minste eenmaal per jaar een ledenvergadering uitschrijft en aldaar verantwoording aflegt van haar activiteiten en de besteding van de financiën in het afgelopen jaar alsmede de plannen voor het komende jaar bespreekt en vaststelt. e. HBE de opbouw en de totstandkoming van bewonerscommissies bevordert en stimuleert. f. HBE haar bewonerscommissies actief ondersteunt en voldoende begeleidt bij hun activiteiten. g. HBE de huurders van dsvzev informeert over haar activiteiten en het gevoerde beleid. h. HBE dsvzev door middel van een inhoudelijk en financieel jaarverslag informeert over de inspanningen die zij heeft verricht op de in artikel 4 lid a tot en met g beschreven gebieden. Het overleg Artikel 5 1. Ieder jaar maakt dsvzev een organisatiebreed jaarplan. Op basis hiervan maken dsvzev en de HBE aan het begin van het jaar een planning van de onderwerpen die dat jaar met de huurders worden besproken. 2. Onderwerpen van overleg met zowel HBE als BC s zijn opgenomen in bijlage In het jaarlijks agenda-overleg stellen HBE en dsvzev gezamenlijk vast hoe de onderwerpen worden besproken. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden: dsvzev komt met een voorstel, waarna beide partijen overleggen. De HBE komt met een voorstel, waarna beide partijen overleggen. Er wordt gekozen voor uitwerking van een thema in een werkgroep van beide partijen, al dan niet met extra expertise. Er wordt gekozen door raadpleging van een panel van huurders, waarna bespreking van de uitkomsten plaatsvindt. 5

6 Er wordt gekozen voor een enquête, waarna bespreking van de uitkomsten plaatsvindt. Nog een andere methode. 4. dsvzev en de HBE kiezen er voor om bij het overleg van de thema s niet meer te spreken van rechten (informatierecht, adviesrecht, initiatiefrecht, instemmingsrecht), maar streven naar het bereiken van overeenstemming. 5. Aangezien overeenstemming bereiken niet altijd (voor 100%) mogelijk is, en er toch een besluit moet worden genomen, gelden de volgende uitgangspunten voor het overlegproces: Het voorstel moet zijn voorzien van goede argumenten (waarom willen we dit, voor wie willen we dit, wat is het doel) Het voorstel moet zijn voorzien van een planning en indien van belang voor de bewoners - een financiële paragraaf. Het voorstel moet zijn voorzien van een plan hoe de huurders (en/of de bewonerscommissies) worden geïnformeerd of worden betrokken; kortom een plan voor hoe het voorstel wordt ingevoerd. Er moet ruimte zijn voor beide partijen voor overleg met de eigen achterban. Er vinden in principe één, maar niet meer dan twee overlegrondes plaats (afgezien van werkgroepen). Beide partijen doen hun uiterste best overeenstemming te bereiken en zoeken daarvoor naar alternatieven en/of compromissen. Na twee overlegrondes en/of het verstrijken van een termijn van 3 maanden zonder zicht op overeenstemming, wordt teruggevallen op de overlegwet. Wie, wat, wanneer Artikel 6 Het overleg tussen dsvzev en HBE en/of bewonerscommissies, vindt plaats conform: 1. onderstaand schema van overleg, en 2. de lijst van onderwerpen en bevoegdheden in bijlage 1, en 3. overige onderwerpen die de belangen van de huurder raken Schema van overleg Wat Reilen en zeilen van (de relatie met) de organisatie Organisatievraagstukken en vraagstukken van lokale, regionale of landelijke aard dsvzev-beleid Complexoverstijgende zaken ( kerngroep ) Complexgerelateerde zaken Wie namens de huurders Bestuur HBE Bestuur HBE Bestuur HBE Wie namens de dsvzev Raad van Commissarissen Frequentie 1 keer per jaar Directeur/bestuurder 2 keer per jaar Lid van het managementteam van dsvzev Medewerker van dsvzev (bestuur) Bewonerscommmissie Individuele zaken Individuele huurders Individuele medewerkers de dsvzev Tenminste 4 keer per jaar Tenminste 2 keer per jaar Ad hoc 6

7 Overlegprotocol Artikel 7 1. dsvzev wordt in het overleg vertegenwoordigd door een lid van het managementteam en eventuele adviseurs. 2. HBE wordt in het overleg vertegenwoordigd door haar bestuur en eventuele adviseurs. 3. Data van overlegvergaderingen tussen HBE en dsvzev worden in overleg vastgesteld. 4. De agenda van de kerngroep -vergaderingen wordt vastgesteld door een agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van HBE en een lid van het MT van dsvzev of iemand namens hen. 5. In principe zijn de agenda en de benodigde stukken beschikbaar voor vergadering van het bestuur van HBE voorafgaand aan het overleg met dsvzev. Voor de agenda inclusief de benodigde stukken geldt dat deze minimaal 1 week voorafgaand aan het overleg beschikbaar is. 6. De vergadering wordt geleid door een lid van het MT van dsvzev. 7. dsvzev draagt zorg voor secretariële ondersteuning en notulering van het overleg. 8. Met wederzijdse instemming kan van het in lid 3 tot en met 7 gestelde worden afgeweken. 9. over de onderwerpen van overleg wordt een afsluitend document opgesteld waarin vermeld staat waarover wel en geen overeenstemming is bereikt. Pas dan is overeenstemming definitief. Financiële Regeling Artikel 8 1. Vaststelling bijdrage van dsvzev a. Indien en voorzover HBE en de daarbij aangesloten bewonerscommissies voldoen aan de daarvoor in de Samenwerkingsovereenkomst en de bijlage gestelde voorwaarden, ontvangen zij een jaarlijkse financiële ondersteuning van dsvzev conform het in lid 2 bepaalde: b. De financiële bijdrage van dsvzev aan HBE en de bewonerscommissies gezamenlijk is samengesteld uit: Bedrag per huurwoning Een vast bedrag per kalenderjaar, per huurwoning in eigendom/beheer bij dsvzev ultimo het aan dat kalenderjaar voorafgaande jaar. Bedrag per aangesloten bewonerscommissie Een vast bedrag per kalender jaar, per bij HBE aangesloten bewonerscommissie, ultimo het aan dat kalenderjaar voorafgaande jaar. Een vast bedrag per kalenderjaar, per huurwoning die door aangesloten bewonerscommissies wordt vertegenwoordigd, ultimo het aan dat kalenderjaar voorafgaande jaar. De bedragen die zijn bedoeld in artikel 8 lid 1 worden voor het begrotingsjaar 2007 in gezamenlijk overleg eenmalig vastgesteld, prijspeil 1 januari 2007 en daarna jaarlijks met CPI aangepast. 2. Overige inkomsten en uitbetaling a. De bijdrage van dsvzev wordt per kalenderjaar in twee gelijke delen ter beschikking gesteld respectievelijk op of ten hoogste vier weken voor 1 januari van dat jaar en op of ten hoogste vier weken voor 1 juli van dat jaar, mits is voldaan aan de vereisten van artikel 4. b. Het staat bewonerscommissies en/of HBE vrij onbeperkt aanvullende middelen te verwerven, zolang de wijze waarop dat gebeurt, niet rechtstreeks strijdig is met de belangen van dsvzev, dat ter beoordeling van een lid van het managementteam van dsvzev. 7

8 c. Zodra de financiële reserves c.q. het eigen vermogen van HBE meer bedraagt dan 20% van de jaarlijkse bijdrage van dsvzev, wordt deze bijdrage met dat meerdere van boven de 20% verlaagd. 3. Bestemming en besteding financiële middelen a. De financiële bijdrage van dsvzev aan HBE en de bewonerscommissies is bestemd voor het functioneren van zowel de aangesloten bewonerscommissies als hun koepel HBE, met als doel optimale betrokkenheid van de huurders van dsvzev bij de bewonercommissies en HBE en zodoende bij het beleid van dsvzev. b. Er wordt geen bijdrage verstrekt aan afzonderlijke bewonerscommissies. Er wordt in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst geen bijdrage verstrekt aan niet bij HBE aangesloten groeperingen. c. De verdeling en besteding van gelden over en door HBE en de bewonerscommissies is een zaak van besluitvorming door de Algemene Vergadering van HBE en hebben voorzover het dsvzev betreft geen relatie met de wijze waarop de bijdrage is samengesteld of de manier waarop de hoogte daarvan wordt vastgesteld. 4. Rapportage en verslaglegging a. Uiterlijk 31 december dient het bestuur van HBE aan de directie van dsvzev een begroting voor het volgende jaar te overleggen. b. Uiterlijk zes maanden na het verstrijken van een boekjaar dient HBE een financieel verslag over de verdeling en de besteding van al haar middelen aan dsvzev te overleggen, voorzien van een goedkeurende verklaring van een accountant of een kascontrolecommissie. c. Indien het financieel verslag van HBE laat zien dat de bijdrage van dsvzev niet in overeenstemming met deze overeenkomst is besteedt, deelt dsvzev dit HBE zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de begroting, mee. In alle gevallen waarin een bijdrage niet in overeenstemming met deze overeenkomst is besteed, neemt HBE adequate maatregelen om dat te herstellen. d. Indien de mededeling zoals bedoeld in lid 3, niet leidt tot adequate maatregelen, dit ter beoordeling van de van dsvzev, kan dsvzev uitbetaling van toekomstige bijdragen geheel of gedeeltelijk opschorten. Spelregels Artikel 9 1. Partijen proberen zo veel mogelijk verschilpunten van mening en inzicht in onderling overleg op te lossen, zonodig in een extra overleg 2. Er is sprake van een geschil als er aan al de overlegvoorwaarden is voldaan en tenminste één der partijen dat schriftelijk meedeelt binnen een week na het overleg dat is bedoeld in artikel 5 lid 5. Betreffende partij(en) geeft daar bij aan of zij zich neer legt bij het feit dat er een verschil van inzicht bestaat of dat zij van mening is dat het bepaalde in artikel 10 van toepassing is 3. Indien partijen zich neerleggen bij een geschil en besluiten rondom dit geschil naar buiten te treden dan zal altijd de andere partij de gelegenheid worden geboden daar haar visie tegenover te stellen (hoor en wederhoor) Geschillenregeling Artikel Indien (één van) de partijen besluiten het geschil aan een geschillencommissie voor te leggen, conform het bepaalde in artikel 9 lid 2 dan wordt een geschillencommissie opgericht die een uitspraak zal doen binnen zes weken na het aanhangig maken van het geschil, 8

9 2. Zodra een geschil aanhangig wordt gemaakt wordt onverwijld het bestuur van de HBE hierover schriftelijk geïnformeerd door dsvzev. Dit geldt ook omgekeerd evenredig. 3. Van de behandeling van een geschil gaat een opschortende werking uit, tenzij zakelijke belangen van dsvzev daar ernstig door worden geschaad en/of er geen mogelijkheid bestaat het besluit op een later tijdstip alsnog uit te voeren c.q. de effecten van het opschorten van een besluit onomkeerbaar zijn. 4. Partijen kunnen een geschil niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie. 5. De geschillencommissie bestaat uit drie leden. Elk der partijen benoemt binnen een week na het aanhangig maken van het geschil één lid. Binnen een week nadien wordt een derde, onafhankelijk, lid benoemd door de reeds benoemde leden benoemd, dit lid is tevens de voorzitter van de geschillencommissie. 6. Indien een der partijen niet binnen de gestelde termijn het door haar of hem aan te wijzen lid benoemt, wordt de geschillencommissie toch geacht reglementair te zijn samengesteld en kan zij haar taak verrichten. 7. De geschillencommissie bepaalt haar oordeel op basis van schriftelijke stukken en wat partijen mondeling in een zitting naar voren brengen. 8. De geschillencommissie stelt de betrokken bij het geschil zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken na het aanhangig maken van het geschil, schriftelijk in kennis van haar oordeel in de vorm van een zwaarwegend advies. De termijn kan maximaal met vier weken worden verlengd als de geschillencommissie aangeeft meer tijd nodig te hebben. 9. dsvzev respectievelijk HBE kan het oordeel van de geschillencommissie naast zich neerleggen. Daarvan dient dan de andere partij op de hoogte te worden gesteld, schriftelijk en gemotiveerd, binnen twee weken nadat partijen van het oordeel van de geschillencommissie in kennis zijn gesteld. 10. Ongeacht het oordeel van een geschillencommissie en/of een bevoegd rechter staat het partijen vrij tot een vorm van actie over te gaan, zolang is voldaan aan de volgende voorwaarden: a. Elke actie wordt vooraf bekend gemaakt aan de andere partij, zodat deze nog redelijkerwijs de gelegenheid heeft vooraf te reageren. b. Bij communicatie naar buiten wordt de andere partij altijd de gelegenheid geboden haar visie te geven. c. Zich bij acties beperken tot acties die vallen binnen het wettelijke kader. In geval van een geschil en/of actie zoals bedoeld in lid 9 streven partijen ernaar dat niet van invloed te laten zijn op het overleg over andere, niet direct aan het geschil gerelateerde onderwerpen. Het is de intentie om het overleg op andere punten doorgang te laten vinden in de sfeer van deze samenwerkingsovereenkomst. Aard, duur en wijziging van de overeenkomst Artikel Deze overeenkomst wordt beschouwd als een reglement zoals bedoeld in artikel 17 van het BBSH en is een verdere uitwerking van en aanvulling op de Wet op het Overleg Huurder/ Verhuurder. 2. Bij wijziging van wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving betreffende het overleg tussen Huurder en Verhuurder, zal de samenwerkingsovereenkomst worden aangepast, indien en zover dat nodig is. 3. dsvzev zal geen soortgelijke overeenkomsten met andere organisatie van huurders, bewoners of woningzoekenden aangaan, indien HBE hier niet mee kan instemmen. 4. Deze overeenkomst is aangegaan voor een periode van drie jaar en wordt voor een zelfde periode stilzwijgend verlengd. De overeenkomst treedt in werking met ingang van de ondertekening van de overeenkomst. 5. Deze overeenkomst vervangt alle voorgaande overeenkomsten tussen dsvzev en HBE. 9

10 6. De overeenkomst kan gewijzigd worden met wederzijdse instemming van beide partijen. De wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door beide partijen en treden pas dan in werking. 7. De overeenkomst kan éénzijdig worden opgezegd door één van de partijen, als deze partij van mening is dat de andere partij zich niet houdt aan de bepalingen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gemotiveerd met in achtneming van een opzegtermijn van zes maanden. Leiden, 19 november 2007 Namens HuurdersBelangenvereniging De Eendracht: Namens de Sleutels van Zijl en Vliet: F.Ch. Magez (voorzitter) M.J.A. Visser (directeur-bestuurder) M. Moojen (secretaris) 0

11 Bijlage 1 1. Kwaliteit woningen Strategisch voorraadbeleid Onderhoudsbeleid Complexbeheerplannen Jaarplan onderhoud per complex Bew.cie HBE 2. Kwaliteit wijken/woonomgeving Wijkvisies Beleid wijkbeheer Beleid investeringen woonomgeving Wijk-/complexontwikkelingsplan Wijk-/woonomgevingsbeheerplan Aanpak leef- en woonklimaat per complex 3. Kwaliteit en beleid dienstverlening Reparatieverzoeken Verhuur woningen Verkoop woningen Huurincasso Zelf aangebrachte verbeteringen Verbeteringen op verzoek Servicepakketten per complex Beleid nieuwe diensten (services) Beleid Wonen/Zorg/Welzijn Sociaal statuut Woonruimteverdeling 4. Huur(prijzen)beleid Huurbeleid Servicekostenbeleid Jaarlijkse huurverhoging Huurvoorwaarden 5. Algemeen beleid Ondernemingsplan Regionale en gemeentelijke woonvisies Meerpartijen prestatieafspraken op regionaal/gemeentelijk niveau Convenanten, prestatieafspraken en samenwerkingsrelaties/fusies met derden op corporatieniveau Jaarplannen en jaarverslag Participatie- en voorlichtingsbeleid huurders Samenwerkingsovereenkomst huurders Geschillenregeling, incl. voordracht namens huurders 1