Reglement Geschillencommissie woningcorporaties Walcheren

Transcriptie

1 Reglement Geschillencommissie woningcorporaties Walcheren I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 - Begrippen In dit reglement wordt verstaan onder: a. Bestuur: het bestuursorgaan van de betreffende corporatie; b. Bestuurders: de gezamenlijke bestuurders van de aangesloten corporaties; c. Commissie: de geschillencommissie van de woningcorporaties op Walcheren, als bedoeld in artikel 16 Besluit Beheer Sociale Huursector. d. Corporatie: een van de aangesloten woningcorporaties op Walcheren, werkzaam als toegelaten instelling in de zin van artikel 70 van de Woningwet; e. Directie: de directie van de betreffende corporatie; f. Geschil: een klacht over de dienstverlening van een van de corporaties waarover in de klachtenprocedure geen overeenstemming is bereikt met de werkorganisatie g. Geschillenprocedure: de procedure die klanten van de corporaties op Walcheren de gelegenheid biedt om een geschil voor te leggen aan de onafhankelijke Geschillencommissie woningcorporaties Walcheren; h. Huurdersorganisatie: de huurdervertegenwoordiging van de betreffende corporatie; i. Klacht: een uiting van ongenoegen of ontevredenheid over de dienstverlening van de corporatie of de bejegening door een medewerker of personen die voor de corporatie werkzaamheden verrichten; j. Klachtenprocedure: de procedure die klanten van de corporaties op Walcheren de gelegenheid biedt om klachten over de dienstverlening bespreekbaar te maken binnen de corporaties; k. Klager: een huurder en/of medehuurder, de persoon bedoeld in artikel 7:266 van het Burgerlijk Wetboek, een door bewoners gekozen bewonerscommissie en de ex(mede)huurder van woonruimte in eigendom van of beheer bij een van de corporaties die een klacht heeft over de dienstverlening van de corporatie; l. Raad van Commissarissen: de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht van de betreffende corporatie. Artikel 2 Doel van de commissie 2.1 Individuele huurders of vertegenwoordigers van huurders in de gelegenheid te stellen geschillen aanhangig te maken waarbij zij zelf een direct belang hebben; 2.2 Bij te dragen aan een goede behandeling van klachten, in eerste instantie direct door de corporaties, en in tweede instanties van geschillen door de commissie. Artikel 3 Taak van de commissie De commissie heeft tot taak: a. het binnen de vastgestelde termijn behandelen van ingediende geschillen en hierover binnen de gestelde termijn advies uitbrengen aan het bestuur van de betreffende corporatie; b. het naar aanleiding van door haar behandelde geschillen gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur over het te voeren beleid.

2 II GESCHILLENPROCEDURE Artikel 4 Voorleggen geschil 4.1 Voorafgaand aan het indienen van een geschil dient de klager de klachtenprocedure te doorlopen. 4.2 Blijft na het doorlopen van de klachtenprocedure de klacht volgens de klager bestaan, dan ontstaat een geschil dat schriftelijk met behulp van het geschillenformulier voorgelegd kan worden aan de commissie. 4.3 Het geschillenformulier dient tenminste te bevatten de naam en het adres van de klager, de dagtekening en een omschrijving van het geschil, en de naam van de betreffende corporatie. 4.4 Een ex(mede)huurder kan tot uiterlijk 6 maanden nadat de huurovereenkomst is geëindigd een geschil voorleggen aan de commissie. Artikel 5 Ontvangst geschil 5.1 De klager krijgt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een week na ontvangst van Het geschil van of namens de commissie bericht van ontvangst. Met het bericht van ontvangst wordt ook het reglement van de Geschillencommissie meegestuurd. 5.2 De commissie verklaart een geschil niet ontvankelijk indien: a. De klacht niet is behandeld in de klachtenprocedure; b. De klager of de corporatie het geschil inmiddels hebben voorgelegd aan de bevoegde rechter, huurcommissie of geschillen beslechtende volkshuisvestingsinstantie. Het geschil kan wel in behandeling worden genomen indien klager of corporatie het geschil aan de bevoegde rechter heeft voorgelegd met het oog op behoud van rechten; c. Het geschil betrekking heeft op de huurprijs, voor zover de Huurcommissie bevoegd is conform Boek 7 Burgerlijk Wetboek, afdeling 5 artikel 246 t/m 265, ofwel betrekking heeft op de servicekosten; d. Het geschil een bezwaar tegen de woningtoewijzing of een urgentieverklaring betreft. e. Het geschil betrekking heeft op bedrijfsruimte of andere ruimte welke buiten de strekking van het Besluit Beheer Sociale Huurwoningen valt; f. Het geschil betrekking heeft op het beleid of de visie van de corporatie; g. Het geschil overigens niet voldoet aan de omschrijving daarvan in artikel 1 of discriminerend van aard is. 5.3 Indien de klager niet ontvankelijk wordt verklaard deelt de commissie dit schriftelijk met redenen omkleed aan klager mee, zo nodig onder verwijzing naar de bevoegde instantie. 5.4 Indien de commissie het geschil in behandeling neemt, informeert zij klager over de wijze waarop en binnen welke termijn het geschil zal worden behandeld en welke bevoegdheden aan klager toekomen. Artikel 6 Voorbereiding van de vergadering 6.1 De werkorganisatie van de corporatie krijgt gelegenheid binnen 2 weken na ontvangst van het geschil dan wel binnen een door de commissie te bepalen termijn een schriftelijke reactie op het geschil aan de commissie te geven. 6.2 Klager ontvangt zo spoedig mogelijk en tenminste 7 dagen tevoren bericht over de datum, tijdstip en plaats waarop de commissie het geschil zal behandelen, welke datum niet later zal zijn dan 4 weken na ontvangst van het geschil. Tevens worden aan de klager alle op zijn geschil betrekking hebbende stukken toegezonden. 6.3 De commissie nodigt in alle gevallen klager uit voor de vergadering om het geschil nader toe te lichten. Klager kan zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen of door een deskundige doen bijstaan. Klager draagt zelf zorg voor de oproeping van zijn gemachtigde of deskundige. Indien klager zich laat vertegenwoordigen dient hij dit 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissie te melden of in het geval van een calamiteit voor aanvang van de vergadering.

3 6.4 De commissie nodigt de medewerker(s) van de corporatie, tot wiens taak of bevoegdheid de behandeling van het geschil behoort, uit voor de vergadering om de reactie op het geschil nader toe te lichten. Indien een medewerker hieraan geen gevolg geeft kan de commissie een daartoe strekkend verzoek aan het bestuur richten. 6.5 De commissie kan ook derden voor de vergadering uitnodigen om in verband met het geschil te worden gehoord of te adviseren. De commissie deelt klager bij de uitnodiging mee welke andere personen zij heeft uitgenodigd. Artikel 7 De vergadering 7.1 De vergadering waarin de commissie het geschil behandelt, is niet openbaar. Toegang tot de vergadering hebben: a. De klager en zijn gemachtigde en/of deskundige. b. De vertegenwoordiger(s) van de corporatie. c. De overige in artikel 6 genoemde personen. 7.2 Klager, zijn gemachtigde of deskundige wordt ter vergadering in de gelegenheid gesteld het geschil nader toe te lichten. De vertegenwoordiger van de corporatie wordt eveneens in de gelegenheid gesteld een reactie op het geschil te geven. 7.3 Wanneer de commissie een nader onderzoek noodzakelijk acht, kan zij de behandeling schorsen en op een nader te bepalen tijdstip, maar uiterlijk binnen 4 weken, voortzetten. 7.4 Een lid van de commissie neemt niet deel aan de vergadering indien zijn onpartijdigheid niet is gewaarborgd. Zowel de klager als de vertegenwoordiger van de corporatie kan gemotiveerd bezwaar maken tegen deelname van een lid van de commissie aan de behandeling van het geschil. De commissie beslist op het bezwaar. Artikel 8 Beraadslaging 8.1 De commissie beraadslaagt over het advies in beslotenheid. De commissie baseert haar advies op basis van de ingebrachte stukken en de tijdens de vergadering naar voren gebrachte informatie. 8.2 De commissie beraadslaagt en neemt besluiten met tenminste 3 leden. Indien onvoldoende leden aanwezig zijn, wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering gehouden waarin besluiten kunnen worden genomen door de alsdan aanwezige leden. 8.3 De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak. 8.4 De commissie brengt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 2 weken na de vergadering waarin de behandeling is voltooid, schriftelijk advies uit aan het bestuur van de betreffende corporatie. De klager ontvangt tegelijkertijd een afschrift van het advies aan het bestuur. Artikel 9 Advies en beslissing 9.1 Het bestuur beslist zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken nadat het advies is uitgebracht, en brengt dit schriftelijk ter kennisname aan de commissie en aan de klager. 9.2 Indien de beslissing van het bestuur afwijkt van het advies, motiveert het bestuur dit. In dat geval ontvangen de Raad van Commissarissen en de Huurdersorganisatie van de betreffende corporatie ter informatie eveneens een afschrift van de beslissing. Artikel 10 Waarborgen privacy van klager en derden 10.1 Klager heeft geen recht op kopieën of inzage van stukken, indien deze privacygevoelige gegevens van derden bevatten en voor het verstrekken van die gegevens geen schriftelijke toestemming door de betrokkenen is verleend. Klager wordt hiervan door of namens de commissie op de hoogte gesteld. Indien de toestemming is verleend, dan is klager verplicht tot geheimhouding van die gegevens.

4 10.2 De leden van de commissie en de ambtelijk secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens, waarvan zij in het kader van de behandeling van het geschil kennis hebben genomen. III ORGANISATIE GESCHILLENCOMMISSIE Artikel 11 Samenstelling en benoeming 11.1 De commissie bestaat uit 5 leden en is als volgt samengesteld: a. Twee leden worden benoemd op voordracht van de huurdersorganisaties van de corporaties. b. Twee leden worden benoemd op voordracht van de bestuurders van de aangesloten corporaties; c. Eén lid wordt benoemd op voordracht van de commissie en fungeert als onafhankelijk voorzitter De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar door de bestuurders van de aangesloten corporaties. De bestuurders van de aangesloten corporaties stellen een rooster van aftreden vast. Dit rooster van aftreden wordt zodanig vastgesteld dat de continuïteit van de kennis en ervaring binnen de commissie gewaarborgd wordt. Een door het verstrijken van genoemde termijn aftredend lid is herbenoembaar voor een nieuwe periode. Tussentijds benoemde leden nemen op het rooster van aftreden de plaats in van hen die zij vervangen. De maximale zittingstermijn voor leden van de geschillencommissie bedraagt 8 jaar In verband met de onafhankelijkheid van een (toekomstig) lid van de geschillencommissie, kan niet tot lid van de commissie kan worden benoemd de kandidaat die: a. In de vijf jaar voorafgaande aan de benoeming: werknemer, lid van het bestuur of de Raad van Commissarissen van een van de aangesloten corporaties (inclusief gelieerde rechtspersonen) of bestuurslid van een huurderorganisatie van een van de aangesloten corporaties is geweest; b Een persoonlijke financiële vergoeding van een van de aangesloten corporaties of van een aan hen gelieerde rechtspersoon ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als lid van de Geschillencommissie verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c Bestuurslid is van een vennootschap dan wel rechtspersoon waarin een lid van het bestuur van een van de aangesloten corporaties lid van de Raad van Commissarissen is; d In de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met een van de aangesloten corporaties of een aan hen gelieerde rechtspersoon heeft of in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming heeft gehad. Daaronder wordt in ieder geval begrepen het geval dat het (toekomstig) lid, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van een van de aangesloten corporaties en het geval dat het (toekomstig) lid bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee een van de aangesloten corporaties een duurzame en significante relatie onderhoudt; e Lid is van de gemeenteraad of Provinciale Staten van een gemeente of provincie waar de aangesloten corporaties feitelijk werkzaam is dan wel in dienst is van een zodanige gemeente of provincie en feitelijk betrokken is bij volkshuisvestingsaangelegenheden; f Werkzaam is bij het ministerie waaronder de zorg voor de volkshuisvesting ressorteert, of bij het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw of voor de volkshuisvesting relevante belangenbehartigingsorganisaties en feitelijk betrokken is bij volkshuisvestingsaangelegenheden; g Aandelen houdt, of bestuurder of commissaris van een rechtspersoon is die aandelen houdt, in een aan een van de aangesloten corporaties gelieerde vennootschap, of vennoot is dan wel bestuurder of commissaris is van een vennoot in een contractuele vennootschap waarin ook een van de aangesloten corporaties vennoot is; h Gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders Het lidmaatschap van de commissie eindigt door: a. Het verstrijken van de termijn als bedoeld in lid 2; b. Het schriftelijk bedanken voor het lidmaatschap; c. Overlijden

5 d. Een daartoe strekkend met redenen omkleed besluit van de bestuurders van de aangesloten corporaties. Artikel 12 Werkwijze en verslaglegging 12.1 De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar en voorts zo vaak dit in verband met de behandeling van geschillen nodig is De commissie houdt per corporatie een register bij van ontvangen geschillen waarin tenminste wordt opgenomen: a. de afhandelingstermijn van de geschillen; b. de niet in behandeling genomen of niet-ontvankelijk verklaarde geschillen; c. de in behandeling genomen geschillen en de adviezen aan het bestuur van de betreffende corporatie, alsmede de beslissing van het bestuur De commissie brengt jaarlijks verslag uit aan de corporaties van haar werkzaamheden overeenkomstig artikel 26 lid 2 BBSH. Artikel 13 Vergoeding 13.1 De bestuurders van de aangesloten corporaties stellen voor de leden van de commissie een redelijke vergoeding vast voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie. De vergoeding voor een lid van de commissie bestaat met ingang van 1 januari 2013 (daarna jaarlijkse indexering) uit het volgende: - eenmaal per jaar 95,00; - per vergadering of bijeenkomst een vergoeding ad 95,00 (inclusief reiskosten); Artikel 14 Secretariaat De commissie wordt bijgestaan door een functionaris van de corporaties voor het voeren van het secretariaat, welke door de bestuurders van de aangesloten corporaties wordt aangewezen. Deze functionaris heeft in de vergadering geen stemrecht. IV. SLOTBEPALINGEN Artikel 15 Citeertitel, inwerkingtreding en wijziging Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement Geschillencommissie woningcorporaties Walcheren en treedt in werking op 1 januari Dit reglement vervangt het bestaande Reglement Geschillencommissie en/of het Reglement Klachtencommissie van de afzonderlijke corporaties Dit reglement kan worden gewijzigd door de bestuurders van de aangesloten corporaties, nadat hierover overleg is gepleegd met de commissie en nadat hierover advies is uitgebracht door de Huurdersorganisaties van de corporaties In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslissen de bestuurders van de aangesloten corporaties. Vastgesteld op 4 december 2012