Referentiecase. Stadsbeheer Rotterdam Schoon, heel én veilig.

Transcriptie

1 Referentiecase Stadsbeheer Rotterdam Schoon, heel én veilig

2 Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim collega s zorgt deze organisatie ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Openbare Werken, Schone Stad en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers. 700 Portofoons Iedereen moet voor 100% kunnen vertrouwen op de communicatie apparatuur Stadsbeheer Rotterdam heeft circa 700 portofoons in gebruik. Door onder meer ongeveer 325 stadswachten van de afdeling Handhaving gebruiken de portofoons. De stadswachten leveren op straat een belangrijke bijdrage aan het veiligheidsgevoel van bewoners. Maar ook heel wat medewerkers van de afdeling Toezicht, die 24/7 toezicht houden op gemeentelijke gebouwen, Werkpleinen en Stadswinkels gebruiken portofoons. Daarnaast maken ook de zeven boswachters in Rotterdam, de chauffeur van de burgemeester en de medewerkers van Sociale Zaken locaties gebruik van een portofoon bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Centrale meldkamer Kleinpolderplein De centrale meldkamer aan het Kleinpolderplein is met 35 medewerkers, die in ploegendienst werken, de spin in het web als het gaat om het coördineren van alle portofooncommunicatie door de stadswachten, toezichthouders, beveiligers en andere medewerkers die in de stad hun werk doen. Indien noodzakelijk kunnen de meldkamermedewerker middels een directe verbinding de politie informeren of inzetten. In de centrale meldkamer is tevens verkeersregie ondergebracht. 24 uur per dag monitoren operators van de meldkamer de doorstroming van het verkeer in de stad. Ook vindt het beheer op afstand van de parkeergarages plaats, net als camerabewaking van milieuparken, gemeentelijke terreinen en de Kunsthal. En er bevindt zich een callcenter voor alle meldingen van het publiek die niet kunnen worden afgehandeld door de medewerkers van gemeentelijke telefoon nummer Voor zowel de meldkamer als de gebruikers geldt: ze moeten allemaal voor 100% kunnen vertrouwen op de door hun gebruikte communicatieapparatuur.

3 Migratie Over enige tijd verhuist de controlekamer van de Maastunnel richting Kleinpolderplein. Ook Cameratoezicht, nu nog gevestigd op de Witte de Withstraat, zal te zijner tijd daar intrek nemen. De (check) camera s in de stad Rotterdam worden vanaf dat moment 24/7 vanuit het pand aan het Kleinpolderplein uitgekeken. Met de gevolgen van die verhuizingen wordt nu vast rekening gehouden. De aanvullende eisen van Stadsbeheer Rotterdam en de overstap naar een nieuw netwerk vormden de aanleiding voor de overstap naar een nieuwe versie van de meldkamer, de ComBus5 van Entropia. Een dergelijke migratie heeft, zeker bij kritische bedrijfsprocessen, veel voeten in de aarde. Op het moment dat wordt omgeschakeld naar de nieuwe situatie functioneren de oude portofoons niet meer. Een nauwkeurige en zorgvuldige planning is dan ook noodzakelijk. Bart Suijkerbuijk (teamleider Meldkamer Stadsbeheer Rotterdam) geeft aan dat de migratie door Entropia bijzonder goed is voorbereid. Voor de overgang is de nieuwe meldkamersoftware uitvoerig getest op twee werkplekken in combinatie met een tiental portofoons. Entropia heeft een aantal informatiesessies gehouden, waarin de ins & outs van de migratie met zowel de meldkamer als de eindgebruikers zijn doorgelopen. Dat heeft mede geleid tot begrip en beleving in het werkveld. Het systeem heeft enige tijd dubbel gedraaid om gedurende de overstap de veiligheid van de mensen op straat te kunnen blijven waarborgen en nog bij te sturen waar nodig. De migratie werd door Entropia bijzonder goed voorbereid Inspelen op de behoefte van de klant Clean Desk De nieuwe meldkamer is gebaseerd op het clean desk principe. Dat heeft tot gevolg dat de tafelmicrofoons zich in de meldkamer bevinden, maar de bijbehorende mobilofoons netjes in de serverruimte zijn weggewerkt. Stonden er voorheen allemaal computers onder de tafels van de medewerkers, ook die bevinden zich nu in de centrale serviceruimte. Dat heeft niet alleen een positief effect op het aantal problemen en storingen, maar leidt ook tot minder lawaaiklachten van de medewerkers, aldus Suijkerbuijk. Groepsaffiliatie De nieuwe software maakt het bovendien mogelijk dat de meldkamer, zonder tussenkomst van de gebruiker, portofoons naar een andere groep kan schakelen. Suijkerbuijk legt uit: Zo kunnen bijvoorbeeld in het geval van een incident gebruikers naar een actiekanaal worden overgeschakeld, simpelweg door de betreffende gebruikers vanuit de software naar dit kanaal te slepen. Alle individuele gebruikers oproepen, laten overschakelen (en veelal eerst nog uitleggen hoe dat te doen) behoort hiermee tot het verleden. Andersom is het zo dat indien een gebruiker zijn portofoon naar een andere groep schakelt, dit direct zichtbaar wordt in de meldkamer.

4 "Onze eisen en wensen werden meegenomen in de ontwikkeling van de ComBus5 meldkamersoftware" Dynamische groepen Suijkerbuijk: Het aanmaken van groepen en statussen is een stuk vereenvoudigd. Hebben we een evenement of project, dan maken we daar een inlogcode voor aan en laten onze mensen zich met die code aanmelden. Dan hebben wij in de meldkamer direct een overzicht van de mensen die daarvoor beschikbaar zijn. Dat draagt absoluut bij aan de veiligheid; bij een incident (er zijn bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen aangetroffen in de haven) kunnen we het hele haventeam oproepen en aangeven dat men uit de buurt moet blijven. Ook is het heel prettig om gebruikers op de juiste wijze te kunnen identificeren. Is een motorrijder vandaag niet op de motor, dan stuurt hij zijn status door. En wij hebben meteen in beeld dat we deze gebruiker dan ook niet kunnen inzetten op de motor. Of als een gebruiker uit de regio Centrum zich aanmeldt in regio Zuid. We zien hem dan meteen terug in kanaal Zuid, terwijl hij vroeger in Centrum bleef staan, tenzij wij dat vanuit de meldkamer aanpasten. De vervuiling in het systeem is daarmee tot een minimum beperkt. Persoonlijke instellingen We hebben nu gekozen voor een basis lay out van de schermen op de meldkamer, zegt Suijkerbuijk. Dat kan ook persoonlijker, bijvoorbeeld dat het beginscherm van de een afwijkt van dat van de ander, afhankelijk van de eigen persoonlijke voorkeuren. Het nadeel daarvan is dat je niet zo gemakkelijk elkaars werkplek kunt overnemen, dus wij hebben vooralsnog niet voor deze optie gekozen. ComBus5 maakt het mogelijk zelf te bepalen welke kanalen je aan of uit zet. Suijkerbuijk: Vooral bij evenementen is dat handig. Bij de Rotterdam Marathon kun je ervoor kiezen alleen dat betreffende kanaal te zien en te bedienen. Op die manier zou je ook een onderverdeling in de meldkamer kunnen maken; een centralist aan de noordzijde en eentje voor de zuidzijde. En bij het inwerken van nieuwe medewerkers biedt het voordelen: je laat de nieuwe medewerker vier kanalen volgen, de ervaren kracht neemt de overige kanalen op zich.

5 ComBus meldkamer Voor de aansturing van alle portofooncommunicatie is de ComBus meldkamer software geïmplementeerd met vijf werkplekken. Op het moment dat de portofoongebruiker op de portofoon inlogt met zijn of haar unieke nummer, herkent de meldkamer hem (haar) automatisch. Wanneer de gebruiker een oproepaanvraag verstuurt, start de meldkamer het gesprek. Noodoproepen krijgen (uiteraard) altijd voorrang op normale gesprekken. Alle gesprekken worden in de meldkamer gelogd. Bovendien wordt de gebruiker continu via GPS gevolgd, zodat de centralist altijd weet waar deze zich bevindt. Alle GPS posities van de portofoongebruikers worden ook nog eens in de meldkamer gelogd. In geval van nood kunnen collega s gealarmeerd worden zodat hulp snel ter plaatse is. Back up meldkamer De meldkamer is geografisch redundant uitgebouwd. Naast de servers in de hoofdmeldkamer is op een back up locatie dezelfde opstelling opgebouwd. Bij calamiteiten in de meldkamerruimte (brand, een ontruiming, et cetera) zelf kan dan uitgeweken worden naar de back up locatie die de meldkamer overneemt. Zo blijft de meldkamer steeds gegarandeerd actief en kan continuïteit gegarandeerd worden. Dit komt de veiligheid van de gebruikers uiteraard ten goede. Portofonienetwerk van Entropia Toezicht Stadsbeheer is sinds 2009 klant van Entropia op het digitale Tetra netwerk. In totaal zijn 700 portofoons in gebruik bij verschillende typen gebruikers. Entropia levert het volledige netwerk, inclusief meldkamer, en garandeert de noodzakelijke dekking en noodzakelijke capaciteit.

6 Over Entropia Digital Entropia Digital heeft een portofonie netwerk gebaseerd op de digitale Tetra standaard, dat bestemd is voor de professionele gebruiker en levert ook alle benodigdheden daarvoor, zoals portofoons. Met een sterk team professionele mensen werken we vanuit Brugge (B), Moordrecht (NL) en Londen (UK) aan onze missie: betrouwbare communicatie bieden voor kritische gebruikers. Meer weten of een afspraak maken? Neem gerust contact met ons op. Wij zijn te bereiken via: T (B): +32 (0) / T (NL): +31 (0) sales@entropia.eu