1 Waarom een digitale nieuwsbrief?

Transcriptie

1 1 Waarom een digitale nieuwsbrief? U hebt een mooie papieren nieuwsbrief. Waarom zou u eigenlijk beginnen aan een digitale versie? Daar zijn genoeg redenen voor! Het digitaal uitbrengen van een nieuwsbrief heeft talloze voordelen voor u en de lezer. De nadelen, die er ook zijn, wegen nauwelijks op tegen de voordelen die een digitale nieuwsbrief biedt. In dit hoofdstuk een overzicht van de voor- en nadelen. Digitaal kent vele voordelen Het aantal digitale nieuwsbrieven is de afgelopen jaren enorm toegenomen. Logisch, want het medium kent veel voordelen. Tijd- en kostenbesparend Door een nieuwsbrief digitaal uit te geven in plaats van op papier, bespaart u kosten en tijd. Zo zijn er geen papier-, printen drukkosten, want er komt geen drukker of kopieermachine meer aan te pas. Bovendien zijn er nagenoeg geen kosten voor de verspreiding. De meestal hoge portokosten van papieren nieuwsbrieven vervallen immers geheel. En de kosten voor de vormgeving zijn vaak lager. Een digitale nieuwsbrief maken kost minder tijd. Bij een papieren nieuwsbrief plant u tijd in voor drukken en versturen. Een digitale nieuwsbrief daarentegen kan betrekkelijk eenvoudig gemaakt worden, hoeft niet gedrukt te worden en is met één druk op de knop te versturen. Dankzij deze korte productietijd is het nieuws in de digitale nieuwsbrief altijd actueel en niet inmiddels achterhaald. Bovendien is de verspreiding directer dan bij papier. Een digitale nieuwsbrief komt direct bij de juiste persoon terecht, in de mailbox van de abonnee. Het moment van bezorgen is goed te timen Digitale nieuwsbrieven zijn op ieder gewenst tijdstip te versturen. De verzending kunt u volledig automatiseren. U geeft eenvoudigweg van tevoren het tijdstip aan waarop de nieuwsbrief verzonden moet worden. Wilt u dat uw doelgroep s ochtends bij het opstarten van de computer uw nieuwsbrief vindt? Dan verstuurt u uw bericht de nacht ervoor. Liever rond lunchtijd? Dat kan ook. 7 COMMERCIEEL: HOE VERKOOP JE HET?

2 Mogelijkheden van internet benutten Met een digitale nieuwsbrief kunt u gebruikmaken van de vele mogelijkheden van internet. Zo kunt u in een digitale nieuwsbrief een hyperlink opnemen naar bijvoorbeeld websites met achtergrondinformatie. Dankzij de link trekt de digitale nieuwsbrief lezers meteen naar bestelformulieren of naar de webwinkel waar zij direct artikelen kunnen bestellen. Met een link naar internet kunt u onder andere een koppeling maken met een archief, zodat lezers ook vorige uitgaven van de digitale nieuwsbrief kunnen lezen. En als u in de nieuwsbrief aankondigt dat de personeelsregelingen veranderd zijn, kunnen medewerkers deze gewijzigde regelingen via een link meteen online bekijken. In een papieren versie kunt u natuurlijk ook een link vermelden. En dat gebeurt inderdaad regelmatig. Toch werkt een papieren link minder snel dan wanneer de lezer er direct op kan doorklikken en meteen terechtkomt bij de gewenste informatie. Verder zijn er natuurlijk nog veel meer mogelijkheden die u kunt inzetten om uw digitale nieuwsbrief aantrekkelijk te maken. Zo kunt u er geluid en bewegende beelden aan toevoegen. Goede marketingmogelijkheden Van nieuwsbrieven is bekend dat zij een hoge marketingwaarde hebben. Een nieuwsbrief ervaren mensen als een persoonlijker communicatiemiddel dan bijvoorbeeld een website of een brochure. Omdat de nieuwsbrief met een bepaalde regelmaat terugkomt, wordt de doelgroep steeds aan het bestaan van uw bedrijf of organisatie herinnerd. Op die manier werkt u aan de opbouw van een relatie tussen uw bedrijf en de klant. Een digitale nieuwsbrief heeft mogelijkheden om de ontvanger persoonlijk aan te spreken. Dat er meteen respons mogelijk is via bijvoorbeeld , draagt er nog eens extra toe bij dat ze de digitale nieuwsbrief als persoonlijk ervaren. Met een digitale nieuwsbrief bereikt u sneller een grotere doelgroep dan met een papieren uitgave. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om veel gerichter informatie te versturen naar een selecte groep. Door in het adressenbestand een codering aan te 8 DIGITALE NIEUWSBRIEVEN MAKEN

3 brengen, kunt u heel eenvoudig binnen één adressenbestand verschillende doelgroepen onderscheiden. Op basis van het klantprofiel kunt u voor iedere doelgroep afzonderlijk een nieuwsbrief opstellen met gerichte informatie. Mocht u dat willen, dan kunt u ook gericht, eenvoudig, goedkoop en snel adverteren bij een groep die geïnteresseerd is. Meetbaar resultaat Zoals gezegd, kan een nieuwsbrief de verbondenheid van de abonnees met uw bedrijf of product vergroten. Een bijkomend voordeel is dat een digitale versie de verbondenheid van de abonnees met uw website bevordert. Een digitale nieuwsbrief trekt bezoekers via hyperlinks naar uw website. Dat kan ervoor zorgen dat ze deze vaker en gerichter gaan bezoeken. De praktijk wijst uit dat ongeveer 15% van de mensen een uur nadat zij de nieuwsbrief hebben ontvangen, een bezoek aan de website brengt. Is het bij papieren mailings altijd de vraag of u de doelgroep bereikt, bij digitale communicatie is dit direct meetbaar. U kunt op een relatief eenvoudige manier (laten) bijhouden of iemand de nieuwsbrief opent. Ook kunt u het aantal keren dat er wordt doorgeklikt op hyperlinks (laten) meten. Digitaal kent ook nadelen Digitale nieuwsbrieven kennen niet alleen maar voordelen. Er kleven wel degelijk ook nadelen aan. In uw afweging om te kiezen voor het opzetten van een digitale nieuwsbrief is het goed om ook rekening te houden met deze nadelen. Blijven hangen in een spamfilter Veel providers gebruiken spamfilters. Bij het versturen van een bericht aan een grote groep ontvangers loopt u het risico dat uw nieuwsbrief daarin terechtkomt en nooit de geadresseerde bereikt. Dit overkomt bijna 20% van de massaal verstuurde s. Een papieren nieuwsbrief kent dit probleem niet. Overvolle inbox kan irritatie opleveren De stortvloed aan mailberichten die mensen dagelijks ontvangen, samen met grote hoeveelheden spam, zorgen ervoor dat mensen 9 COMMERCIEEL: HOE VERKOOP JE HET?

4 steeds kritischer zijn op alles wat hun inbox binnenkomt. Niet onmiddellijk van belang of interessant? Weg ermee! U zult dus een extra inspanning moeten leveren om te ontsnappen aan de digitale prullenbak. Moeizaam lezen van beeldscherm Mocht uw nieuwsbrief de digitale prullenbak hebben overleefd, dan dient het volgende nadeel zich aan: een digitale nieuwsbrief moet van het scherm gelezen worden. En lezen van het scherm gaat langzamer dan lezen van papier. Bovendien wordt er in veel gevallen minder zorgvuldig gelezen. Op papier zijn mensen geneigd meer te lezen dan via het beeldscherm. Dit gegeven is voor een groot deel te ondervangen door de nieuwsbrief geschikt te maken voor het beeldscherm. Dat vereist onder andere een andere manier van schrijven dan u gewend was voor uw papieren nieuwsbrief. De teksten zullen over het algemeen korter zijn en anders van opbouw. Meer hierover leest u in hoofdstuk 8. Gebonden aan beeldscherm Papier kan overal mee naartoe genomen worden: u kunt lezen in de trein en voor de open haard. Digitale nieuwsbrieven zijn plaatsgebonden: die worden gelezen daar waar het beeldscherm is. In principe kan de digitale nieuwsbrief tegenwoordig overal met een laptop gelezen worden, maar met papier is dat toch nog steeds net iets makkelijker. Op papier kan iemand aantekeningen maken. En hij overziet meteen hoeveel leeswerk het is. Beide zaken zijn op het scherm een stuk lastiger. Mensen ondervangen deze bezwaren vaak door de digitale nieuwsbrief te printen. Dat is meestal niet de bedoeling, maar wel een punt om rekening mee te houden. Gebonden aan techniek Bij een digitale nieuwsbrief bent u afhankelijk van techniek. Vraag uzelf af of u voldoende expertise in huis hebt om een digitale nieuwsbrief uit te brengen en eventuele technische problemen op te (laten) lossen. Als er iets in de digitale nieuwsbrief namelijk niet werkt, heeft dit direct een groot effect op de relatie die met de abonnee is opgebouwd. Een groter effect dan met een papieren nieuwsbrief. Een abonnee moet de nieuwsbrief niet tien keer ontvangen bijvoorbeeld. Zorgvuldigheid is in dit opzicht geboden. 10 DIGITALE NIEUWSBRIEVEN MAKEN

5 De voor- en nadelen nog eens op een rijtje: Voordelen De digitale nieuwsbrief is relatief goedkoop. U bespaart papier-, print/ druk- en portokosten. Het proces is tijdbesparend. U hoeft niet te wachten totdat de nieuwsbrief gedrukt is. De verzending is een druk op de knop. U kunt heel actueel zijn. U kunt snel en eenvoudig een grote doelgroep bereiken. U kunt de persoonlijke verbondenheid met product, bedrijf en website vergroten. U kunt het moment van bezorging goed timen. U kunt gebruikmaken van de mogelijkheden van internet: bewegende beelden en geluid toevoegen, doorklikken naar artikelen en producten, bestelformulieren, archief, enzovoort. Er is meteen respons mogelijk via . Het maakt goedkoop en snel adverteren mogelijk. Het is direct meetbaar of de nieuwsbrief is ontvangen en geopend. Nadelen Uw nieuwsbrief kan in een spamfilter terechtkomen, waardoor het bericht de lezer überhaupt niet bereikt. Als de lezer niet snel genoeg ziet of de nieuwsbrief iets interessants bevat, is het risico groot dat het bericht ongeopend in de digitale prullenbak verdwijnt. Lezen van beeldscherm gaat minder snel en zorgvuldig dan lezen van papier. De lezer is gebonden aan de plaats waar het beeldscherm staat. De lezer kan geen aantekeningen maken op het scherm en overziet niet direct hoe lang de nieuwsbrief is. U bent afhankelijk van techniek: de moet wel werken. Ook het afwegen waard Waarom wilt u eigenlijk aan een digitale nieuwsbrief beginnen? Wat zijn uw motieven? Welke doelstelling hebt u met de nieuwsbrief? In de volgende hoofdstukken vindt u meer over 11 COMMERCIEEL: HOE VERKOOP JE HET?

6 het doel en de doelgroepen waarvoor een digitale nieuwsbrief geschikt is. Hebt u voldoende technische kennis in huis om een digitale nieuwsbrief uit te brengen en eventuele technische problemen op te lossen. Of kunt u dit inhuren? Is de website van uw organisatie wel op orde? U moet in uw nieuwsbrief immers wel naar de website kunnen verwijzen. Is dat niet het geval, pak dan eerst uw website aan voor u begint aan een digitale nieuwsbrief. Een digitale nieuwsbrief vereist een andere manier van schrijven. Hebt u daar ervaring mee? In hoofdstuk 8 leest u hier meer over. 12 DIGITALE NIEUWSBRIEVEN MAKEN

7 2 Digitale nieuwsbrieven in soorten en maten Digitale nieuwsbrieven komen voor in alle soorten en maten. Vergelijk de nieuwsbrief die een bouwmarkt stuurt naar geïnteresseerde doe-het-zelvers maar eens met de nieuwsbrief die een basisschool maakt voor de ouders. Dit hoofdstuk bevat een definitie van het begrip digitale nieuwsbrief en laat zien welke verschillende soorten digitale nieuwsbrieven er zijn. Voor welke variant u ook kiest, steeds geldt dat het belangrijk is dat de nieuwsbrief snel op het scherm staat en goed te lezen is op het scherm. Wat is een digitale nieuwsbrief? Een digitale nieuwsbrief is een elektronische nieuwsbrief verstuurd per aan een groep geïnteresseerden die zich hierop heeft geabonneerd. Digitale nieuwsbrieven verschijnen met een bepaalde regelmaat en zijn over het algemeen gratis. Net als bij een papieren nieuwsbrief geldt dat een digitale nieuwsbrief een (eenvoudig) opgemaakte bedrijfspublicatie is voor (snelle) verspreiding van actuele informatie. Het medium is te gebruiken voor zowel interne doelgroepen (de medewerkers van uw bedrijf), als voor externe doelgroepen (klanten en relaties). De nieuwsbrief kan verschillende communicatieve functies (informatief, wervend) hebben. Belangrijk is dat de nieuwsbrief ook echt nieuws bevat. Gebruik de nieuwsbrief dan ook niet voor lange achtergrondverhalen of voor berichten die uitsluitend gericht zijn op de verkoop van producten of diensten. Een digitale nieuwsbrief is geen e-zine Er bestaan ook e-zines. De naam e-zine is een samentrekking van electronic en magazine, elektronische tijdschriften dus. Waar de digitale nieuwsbrief vooral korte berichten bevat, heeft de e-zine eerder het karakter van een krant of tijdschrift. Voor een e-zine wordt aan abonnees, eerder dan voor een nieuwsbrief, geld gevraagd. Vaak worden e-zines volledig online gepubliceerd. Abonnees ontvangen dan meestal een persoonlijke toegangscode om het digitale tijdschrift te kunnen lezen. 13 COMMERCIEEL: HOE VERKOOP JE HET?

8 Varianten van digitale nieuwsbrieven Er zijn verschillende varianten van de digitale nieuwsbrief. Het verschil zit in de manier waarop de nieuwsbrief verspreid wordt. De nieuwsbrief kan bijvoorbeeld geheel per verstuurd worden. In dat geval ís de mail de nieuwsbrief. Of de nieuwsbrief wordt als bijlage met de meegestuurd. Daarnaast komt het voor dat de nieuwsbrief online staat, dus geheel op een website te lezen is. En er bestaan mengvormen, waarbij en online worden gecombineerd. Deze combinatie komt vaak voor bij extern gerichte nieuwsbrieven. De klant wordt in deze vorm via een kort bericht in een naar de website van het bedrijf doorverwezen, waar hij meer kan lezen over de nieuwste producten en diensten. Digitale nieuwsbrieven komen zowel op internet als intranet voor. Elke variant nieuwsbrief heeft zijn eigen voor- en nadelen en vraagt om een eigen werkwijze. NIEUWSBRIEF PER Veel digitale nieuwsbrieven worden per naar de abonnees verstuurd. Dit kan op twee manieren. De nieuwsbrief is direct in de mail te lezen. Iemand ziet de gehele tekst, inclusief eventuele afbeeldingen, op het scherm zodra hij de mail opent. In de tweede variant wordt de nieuwsbrief als bijlage bij de mail verstuurd. Belangrijk is dan dat het bestand niet te groot is. Nieuwsbrief in de mail De geadresseerde krijgt de nieuwsbrief direct op het scherm te zien als hij de mail opent. Het voordeel hiervan is dat hij direct de informatie kan gaan lezen. De lezer hoeft er nauwelijks moeite voor te doen. U moet er wel voor zorgen dat de nieuwsbrief ook inderdaad te lezen is vanaf het scherm. Een belangrijk aandachtspunt is dan ook of de nieuwsbrief goed in de mail verschijnt. Het ene programma is het andere niet en u moet dus van tevoren nagaan of de nieuwsbrief er qua opmaak goed uitziet in de verschillende programma s. Zorg daarnaast voor een juiste afmeting van de nieuwsbrief, waardoor de lezer niet van links naar rechts hoeft te scrollen. Daarmee voorkomt u meteen een belangrijke bron van irritatie. Maak de nieuwsbrief daarom maximaal pixels breed. 14 DIGITALE NIEUWSBRIEVEN MAKEN

9 Van boven naar beneden scrollen is helaas niet altijd te voorkomen, maar wees er alert op dat er niet al te veel gescrold hoeft te worden. Houd de nieuwsbrief kort! Figuur 1. Voorbeeld van een nieuwsbrief in de mail. Nieuwsbrief als bijlage De nieuwsbrief kan ook als bijlage bij de mail worden meegestuurd. Het voordeel van deze manier van versturen is dat er meer tekst in de nieuwsbrief kan dan in een bericht. Deze variant brengt echter een aantal risico s met zich mee: Het kan gebeuren dat de bijlage niet door het zogenaamde spamfilter komt. Dit is een beveiliging in het e- mailprogramma dat onder andere sommige bijlagen weigert uit angst voor besmetting met een virus. Gevolg: uw nieuwsbrief bereikt de lezer niet. Als de nieuwsbrief de lezer wel bereikt, is daar het risico dat de lezer eerst een programma moet downloaden om de bijlage te kunnen bekijken. Of een lezer bereid is zo veel moeite te doen, is nog maar de vraag. Meer hierover leest u in de paragraaf Pdf-formaat. Misschien kán de lezer de bijlage wel openen, maar doet hij het niet. Het vergt uiteindelijk een extra handeling waarvoor 15 COMMERCIEEL: HOE VERKOOP JE HET?

10 de lezer wellicht de tijd niet heeft (of neemt!). Opent hij de bijlage niet, dan zal hij de nieuwsbrief dus niet lezen. Zorg er ook bij deze variant voor dat de lezer niet te veel hoeft te scrollen. Voorkom in ieder geval dat de lezer van links naar rechts moet scrollen. De praktijk wijst uit dat de lezer vaak bijlagen print. Hoewel een digitale nieuwsbrief daar eigenlijk niet voor bedoeld is, moet u er wel rekening mee houden. Let er dus op dat de nieuwsbrief er ook op print nog goed uitziet: afbeeldingen en foto s moeten goed uitkomen. Bovendien is het belangrijk dat de printer niet vastloopt op de hoeveelheid beeld en vormgeving. De nieuwsbrief moet ook in zwart-wit leesbaar en printbaar zijn, want veel mensen zullen deze op een zwart-witprinter uitdraaien. Zorg er in ieder geval voor dat de foto s niet te zwart worden geprint. Dat kost onnodig veel inkt. Maak de afweging of de nieuwsbrief-als-bijlage-variant ondanks de bezwaren voor uw situatie een bruikbare optie is. Vaak is deze variant prima voor intern gebruik. U kent de omstandigheden van uw bedrijfsnetwerk en kunt uw nieuwsbrief daarop afstemmen. Figuur 2. Voorbeeld Nieuwsbrief als bijlage. 16 DIGITALE NIEUWSBRIEVEN MAKEN