Bericht Creëren en versturen binnen Wes 4 U mail

Transcriptie

1 Bericht Creëren en versturen binnen Wes 4 U mail Berichten maken en versturen met Wes 4 U mail is simpel, doeltreffend en snel! Belangrijk is dat u reeds bent voorzien van een lijst met adressen van uw eigen klanten. Meer informatie over implementatie en opbouw klantenbestand vind u in het document klantenbestand opbouwen. Stap 1 Bericht creëren Na het inloggen komt u terrecht in uw eigen Wes 4 U control panel met diverse opties. Handig is het segment populaire taken waar u de meest gebruikte opties van het programma ziet staan. Voor het creëren van een bericht klikt u vanzelfsprekend op <bericht creëren>, zie onderstaand voorbeeld. Fig. 1. Mainscherm Control Panel Wes 4 U Mail

2 Stap 2 Initiele instellingen In de volgende stap kunnen we een aantal standaard instellingen bekijken voor het mailbericht. Allereerst de optie of we het mailbericht willen versturen in HTML, platte tekst, of beide. Deze optie kunt u vrijwel altijd op de default aangewezen methode laten staan. In het tweede segment Mailinglijsten ziet u een lijst met de voor u beschikbare mailgroepen. U krijgt de mogelijkheid zelf uw klantenbestand op te bouwen of eventueel onder te verdelen in bepaalde mailgroepen. In dit segment bepaald u welke lijst of groep de mailing ontvangt die u nu gaat opbouwen. In het laatste segment Sjablonen en Filters kunt u aangeven of u de mailing wil opbouwen vanuit een sjabloon (bijvoorbeeld een voorgedefinieerd mailbericht met uw eigen huisstijl of de layout van uw website). Dit kunt u aangeven voor zowel de mailing die wordt verzonden in HTML alsook voor de tekstversie die wordt gezien door bijvoorbeeld ontvangers met verouderde mailclients of simpele webmail interfaces. Bij filters kunt u de ontvangers nogmaals onderverdelen door bijvoorbeeld de mailing alleen te versturen aan uw klanten in Amsterdam. Zodra u deze instellingen goed heeft staan klikt u op de knop <Submit/Volgend>. Fig. 2. Stap 2 initiele instellingen gebruiken

3 Stap 3 Het daadwerkelijke bericht maken In de derde stap kunt u uw mailbericht samenstellen met gebruikmaking van een WYSIWYG editor. Wanneer u in de voorgaande stap heeft gekozen voor een sjabloon zult u zien dat de editor reeds is voorzien van uw layout of misschien zelfs een geheel bericht (berichten kunnen ook in andere programmatuur worden samengesteld, de broncode kunt u vervolgens plakken in de code-mode van de editor). In het eerste segment plaatst u het onderwerp van het bericht, in onderstaand voorbeeld is ons onderwerp mijn eerste Wes 4 U mail. De ontvanger krijg het mailbericht van het mailadres dat u invult in het gedeelte van. Omdat u in het bezit bent van een klantenbestand dat bestaat uit diverse gegevens van uw klanten is het onmisbaar dat u uw klanten in uw mailing persoonlijk aanspreekt. De editor geeft u de mogelijkheid persoonlijke tags te halen uit uw database zodat u uw mailing bijvoorbeeld kunt aanvangen met Geachte heer Pietersen of Beste Piet. Fig. 3. Stap 3 Het bericht creëren Omdat niet al uw ontvangers dezelfde client gebruiken biedt het programma op deze pagina twee mogelijkheden om er voor te zorgen dat iedere ontvanger uw mailing goed lezen kan. 1. Een link naar een webpagina waar dit bericht te lezen is. Uw mailing is opgebouwd in HTML (Hyper Text Markup Language), dit is de taal die door internet browsers wordt gelezen om websites op te bouwen. U heeft de mogelijkheid de broncode te plaatsen op bijvoorbeeld uw website zodat de ontvanger het bericht tevens via zijn/haar regulier browser bekijken kan. 2. Tekst-versie van het bericht De tekstversie van het bericht is reguliere platte tekst. U kunt de tekst uit uw mailing in een tweede editor plakken zodat clients die rich-tekst opmaak niet ondersteunen uw mailbericht toch kunnen lezen.

4 Fig. 4. Stap 3 Het bericht creëren Voor beide versies kunt u nog een aantal voorgedefinieerde toevoegingen kiezen. Bijvoorbeeld een eventuele kop- en voettekst waarin u vermeld waarom de ontvanger dit mailbericht ontvangt of wat de ontvanger moet doen om in de toekomst geen mailinger weer te ontvangen. De overige drie weergegeven opties worden hieronder omschreven: Links traceren Link uitschrijving Track Reads Als u in uw mailing een link heeft geplaatst naar bijvoorbeeld een website of een pagina binnen uw eigen website dan kunt door middel van deze functie in uw statistieken terug kijken hoeveel ontvangers daadwerkelijk op deze link geklikt hebben. Tegenwoordig is het verplicht dat u in uw mailingen vermeld hoe de ontvanger zichzelf kan uitschrijven voor uw mailing wanneer deze hier geen behoefte meer aan heeft. U kunt automatisch een Uitschrijvingslink met uw mailing meesturen. Het is voor u belangrijk te weten of uw mailing daadwerkelijk gelezen wordt. Wes 4 U Mail is voorzien van uitgebreide statistieken zodat u ten allen tijde van een mailing terug kunt zien hoe vaak uw mailing gelezen is. Tabel 1. Overige functies creatie bericht Zodra uw bericht naar wens is opgebouwd krijgt u de mogelijkheid deze op te slaan, te bekijken of op te slaan voor later gebruik. Wanneer u het bericht opslaat voor later gebruikt dan is deze later te benaderen door de de functie <opgeslagen berichten> in het topmenu onder <berichten>. Voor het versturen van dit bericht klikt u op de groene knop <bericht vooraf bekijken>.

5 Stap 4 Uw bericht controleren Fig 5. Stap 4 controleren van uw bericht

6 In de laatste stap voor verzending krijgt u de mogelijkheid uw bericht nogmaals nauwkeurig te bekijken, eventueel bijlagen bij te voegen (bijvoorbeeld pdf bestanden). Zodra u vind dat uw bericht klaar is voor verzending klikt u op de groene knop <Nu verzenden>. Uiteraard kunt u hier nogmaals terug keren naar de editor, het bericht opslaan voor later gebruik en een testmail verzenden naar uw eigen adres. Stap 5 verzenden In de laatste stap wordt de mailing verzonden. U kunt de status van uw mailing bekijken in het scherm dat verschijnt. Fig 6. Stap 5 Het bericht verzenden Tijdens het verzenden verschijnt er een verzendmonitor waarop zichtbaar is hoe ver de verzending gevorderd is. Fig 7. Verzendmonitor

7 Statistieken bekijken van verzonden berichten Via Wes 4 Mail kunt u van al uw verzonden berichten de statistieken bekijken. In het topmenu onder <berichten> vind u de optie <Archive/stats>. U komt terrecht op een pagina waar al de door u verzonden berichten worden getoond. Van het gewenste bericht klikt u op de optie <info / weergave>. U krijgt hier tevens de mogelijkheid om een eerder bericht te gebruiken als sjabloon voor een nieuw bericht. Fig 8. Verzonden berichten In de hierop volgende pagina worden van een bericht alle statistieken weergegeven en kunt u eventueel naar wens rapporten genereren. Fig 9. Statistieken