In 3 stappen verbinden!

Transcriptie

1 Doccle activeren Als klant van De Watergroep kan je facturen eenvoudig en centraal op Doccle ontvangen, betalen en archiveren. Of maak het jezelf nog makkelijker door meteen een domiciliëring op je waterfactuur in te stellen! Met Doccle ontvang je je facturen van De Watergroep in één digitaal archief. Bovendien krijg je een melding zodra er een nieuwe factuur binnenkomt: via of via de Doccle-app op je smartphone of tablet. En dat heeft niets dan voordelen! Handig: altijd en overal je facturen van ons opvolgen. Veilig: nooit meer een factuur vergeten of een betaling missen. Milieuvriendelijk: minder papier, da s beter voor het milieu. In 3 stappen verbinden! Stap 1: aanmelden in Doccle Ga naar Heb je al een Doccle-account? Klik dan op 'Aanmelden' en geef je gebruikersnaam en wachtwoord in. Is dit je eerste keer op Doccle? Klik dan op 'Registreer je hier' en vul je de nodige gegevens in om een Doccle-account aan te maken. Stap 2: veiligheidscode/toegangscode (= token in Doccle) Om in Doccle verbinding te maken met De Watergroep heb je eenmalig je klantrekening en een veiligheidscode/toegangscode nodig. Dat kan op 2 manieren: Neem een recent document van De Watergroep bij de hand (= document met verzenddatum vanaf 2017). Rechts bovenaan kan je beide nummers terugvinden om meteen te verbinden met Doccle. Kies in Doccle voor de optie 'verbinden met je tokens'. Geen recent document van ons ter beschikking? Vraag je toegangscode/veiligheidscode dan online aan via dit formulier. Hiervoor heb je het nummer van je klantrekening nodig. Dit nummer bestaat uit 9 cijfers en start met de letter D. Je vindt het rechts bovenaan je factuur (verzendingsdatum is van geen belang). Stap 3: verbinden met De Watergroep Verbind je Doccle-account met De Watergroep via: het nummer van je klantrekening en de veiligheidscode/toegangscode (= token) (zie stap 2). Heb je meerdere klantrekeningen, kies dan een logische naam voor elke verbinding, bijvoorbeeld De Watergroep + het verbruiksadres. Dit is handig wanneer je binnen 1 Doccle-account de facturen van meerdere verbruiksadressen bewaart. Klaar! Je ontvangt vanaf nu je documenten van De Watergroep niet langer op papier, maar meteen in Doccle. Op onderstaande slides kan je deze uitleg nog eens herbekijken:

2 Veelgestelde vragen en antwoorden Wat is Doccle? Een eenvoudig en veilig digitaal platform voor het bewaren, beheren en betalen van documenten: zowel facturen van De Watergroep als documenten van andere partners. Kortom: Doccle vereenvoudigt jouw persoonlijke administratie. Doccle is een eenvoudige en veilige digitale brievenbus op het internet waarin je documenten ontvangt, leest en bewaart. Doccle is een betrouwbaar en uniek Belgisch platform. Op termijn breidt het digitale aanbod op Doccle uit met meer brieven en formulieren. Daarnaast beheer je er je domiciliëringen, doe je rechtstreeks je betalingen en kun je er eigen documenten archiveren. Wat zijn de voordelen van Doccle? Bewaar documenten van verschillende bedrijven op één locatie in een digitale archiefkast. Betaal je facturen van De Watergroep meteen online of regel je digitale domiciliëringsaanvraag in Verspil minder papier. Doccle is altijd en overal beschikbaar. Je beheert je documenten via je pc, laptop, tablet of smartphone. 100% veilig en volledig gratis. Is Doccle veilig?

3 Doccle werd opgericht in samenwerking met Atos Worldline. Je gegevens staan 100 % veilig en worden door Doccle nooit gebruikt voor andere doeleinden. De deelnemende partners hebben geen toegang tot documenten of gegevens van andere partners. >> Meer info over de privacy policy van Doccle. Hoelang blijven de waterfacturen zichtbaar in Doccle? Je documenten in Doccle blijven 7 jaar zichtbaar. Als je de documenten langer wil bewaren, kun je ze altijd opslaan op je eigen computer. Is Doccle gratis? Ja, het gebruik van Doccle is helemaal gratis. Ik heb een technisch probleem met mijn Doccleaccount. Wat nu? Doccle helpt je graag verder. Ik ben mijn gebruikersnaam/wachtwoord voor Doccle vergeten. Wat nu? Surf naar klik achtereenvolgens op 'Aanmelden' en op 'Gebruikersnaam vergeten?' of 'Wachtwoord vergeten?'. Mijn adres wijzigt. Hoe moet ik dit registreren in Doccle? Je adres beheer je zelf in je Doccle-account. Ga via 'Instellingen' naar je 'Accountinstellingen' en vervang daar je huidige adres door je nieuwe.

4 Hoe verbind ik De Watergroep met mijn Doccleaccount? Stap 1: aanvragen toegangscode/veiligheidscode Om in Doccle verbinding te maken met De Watergroep heb je eenmalig je klantrekening en een veiligheidscode/toegangscode nodig. Dat kan op 2 manieren: Neem een recent document van De Watergroep bij de hand (= document met verzenddatum vanaf 2017). Rechts bovenaan kan je beide nummers terugvinden. Vraag je veiligheidscode/toegangscode online aan via dit formulier. Hiervoor heb je het nummer van je klantrekening nodig. Dit nummer bestaat uit 8 cijfers en start met de letter D. Je vindt het rechts bovenaan je factuur (verzendingsdatum is van geen belang). Stap 2: aanmelden in Doccle Ga naar Heb je al een Doccle-account? Klik dan op 'Aanmelden' en geef je gebruikersnaam en wachtwoord in. Is dit je eerste keer op Doccle? Kies dan voor 'Registreer je hier' en vul de nodige gegevens in om een Doccle-account aan te maken. Stap 3: verbinden met De Watergroep Verbind je Doccle-account met De Watergroep via: het nummer van je klantrekening en de veiligheidscode/toegangscode (zie stap 1). Heb je meerdere klantrekeningen? Kies dan een logische naam voor elke verbinding, bijvoorbeeld het verbruiksadres. Dit is handig wanneer je binnen één Doccleaccount de facturen van meerdere verbruiksadressen bewaart. Klaar! Je ontvangt vanaf nu je documenten van De Watergroep op Doccle. Welke documenten van De Watergroep kan ik zien en beheren op Doccle?

5 Facturen van De Watergroep (afrekeningsfacturen & tussentijdse facturen) Aanvraagformulier voor domiciliëring. Tip: vul het formulier online in op Doccle en onderteken het digitaal. Binnen de twee werkdagen is je domiciliëring actief. Let op: je domiciliëring aanvragen in Doccle kan enkel bij openstaande waterfacturen (= facturen die je nog moet betalen). Waar vind ik het nummer van mijn klantrekening? Dit nummer vind je bovenaan je waterfactuur. Het bestaat uit 9 cijfers en start met de letter D. Ook de veiligheidscode/toegangscode (voor Doccle) kan je hier terugvinden. Op welk adres brengt Doccle mij op de hoogte van een nieuwe factuur van De Watergroep? Telkens er een nieuwe factuur van De Watergroep is, stuurt Doccle een . Dit adres: heb je zelf ingesteld bij het maken van je Doccle-account, kun je op ieder moment aanpassen. Hoe? Meld je aan op doccle.be en ga naar Accountinstellingen. Kan De Watergroep ook de documenten van andere Doccle-partners bekijken? Nee, dat is niet mogelijk. Vergelijk Doccle met je eigen brievenbus, maar dan online. De verschillende Doccle-partners weten wat ze jou verzonden hebben, maar zien niet wat andere partners naar jou stuurden.

6 Ik verhuis. Heb ik nu een nieuwe toegang tot Doccle nodig? De toegang tot Doccle verloopt via je klantrekeningnummer. Is het nummer van je klantrekening veranderd bij je verhuis? Dan moet je opnieuw een toegangscode/veiligheidscode aanvragen en in Doccle een nieuwe connectie maken met De Watergroep. Is het nummer van de klantrekening niet gewijzigd? Dan hoef je niets te doen en zullen je facturen automatisch in je bestaande Doccle-account verschijnen. Mijn partner en ikzelf willen allebei toegang tot de facturen in Doccle. Is dit mogelijk? Dat kan! Lees hier meer over hoe je documenten kan delen via Doccle. Ik heb meerdere klantrekeningen. Moet ik deze allemaal in Doccle aanmelden? Je moet eenmalig elke klantrekening apart aanmelden, daarna zie je ze samen in je Doccle-account. Mijn watercontract staat op naam van mijn partner. Kan ik Doccle dan activeren op mijn naam? Neen. Doccle kan je enkel activeren op de naam van het actief watercontract. De reden? We maken de connectie op basis van het rijksregisternummer van de klant. Staat je watercontract op beide namen, dan kan dat wel. Ik betaal mijn waterfactuur via Zoomit. Kan ik tegelijkertijd ook Doccle activeren? Neen, er kan slechts één van beide systemen tegelijkertijd actief staan. Kies je voor Doccle, dan zetten we Zoomit automatisch stop voor jou. Wat is het verschil tussen Zoomit en Doccle? Doccle = je digitale archiefkast Op Doccle kun je zowel betalingsdocumenten als andere documenten zien, beheren en betalen. Het vereenvoudigt je persoonlijke administratie. Al je documenten blijven

7 bewaard zolang jij dat wilt, zelfs als je van rekeningnummer verandert. Zoomit = je digitale betaalhulp Zoomit werkt naadloos samen met de module voor online bankieren van je eigen bankinstelling. Jouw waterfacturen komen via Zoomit rechtstreeks in jouw betaalomgeving terecht, waar ze tot 18 maanden na ontvangst beschikbaar blijven. Betalen doe je snel, eenvoudig én foutloos: Zoomit vult alle betaalgegevens automatisch in op het overschrijvingsformulier. Hoe weet ik wanneer er een nieuw document beschikbaar is? Je ontvangt een zodra er een nieuw document in Doccle staat. Bovendien krijg je 5 dagen voor de vervaldatum nog een herinneringsmail voor onbetaalde facturen. Heb je geen ontvangen? Het is mogelijk dat deze is terechtgekomen in de spamfolder van jouw mailbox. Om dit te vermijden, kan je Doccle toevoegen als contactpersoon in het adressenbestand van je mailbox. Ik vind een factuur niet terug in Doccle. Wat nu? De facturen worden na een aantal weken automatisch verwijderd van de Docclestartpagina, maar je kan ze wel nog steeds terugvinden in het archief. Dit 'archief' vind je bovenaan in de zwarte balk en bevat alle documenten die je ontvangt en bewaart in Doccle. Sommige facturen van De Watergroep zitten niet in Doccle: facturen van vóór juni Deze facturen toch nog nodig? Contacteer ons voor een duplicaat van deze facturen. Ik kan mijn factuur niet via Doccle betalen. Wat nu? Sommige facturen kan je niet via Doccle betalen: facturen die via domiciliëring aangeboden worden aan je bank: deze worden automatisch aangeboden aan je bank. Je hoeft hier niets voor te doen. facturen met een negatief saldo.

8 Ik krijg een herinneringsmail van Doccle. Wat moet ik doen? 5 dagen voor de vervaldatum stuurt Doccle een herinneringsmail voor onbetaalde facturen. Betaal zo snel mogelijk het openstaande bedrag om bijkomende kosten te vermijden. Heb je de factuur al betaald, maar niet via Doccle? Klik dan op de knop Al betaald, zo zal je geen herinneringen meer ontvangen voor deze factuur. Hoe kan ik een domiciliëring aanvragen in Doccle? Wanneer je een openstaande factuur opent in Doccle (= een factuur die nog niet betaald is), dan verschijnt rechts bovenaan je factuur deze boodschap: Klik op domiciliëring aanvragen/wijzigen en volg de stappen. Je kan je domiciliëring op 3 manieren verder regelen: Digitaal ondertekenen: De snelste manier om je domiciliëring te activeren. De ondertekening verloopt via je elektronische identiteitskaart (hiervoor heb je een kaartlezer nodig) Laten opsturen: De Watergroep print het aanvraagformulier ingevuld voor je uit en stuurt het je op. Bezorg dit formulier ons ondertekend terug (via de voorgefrankeerde omslag die we bij de zending stoppen). Zelf printen: Print het ingevulde formulier zelf uit, onderteken het en stuur het op naar het adres dat op het formulier staat. Ik heb geen openstaande waterfactuur in Doccle, kan ik dan een domiciliëring aanvragen in Doccle? Neen, via Doccle kan je voorlopig enkel een domiciliëring activeren wanneer je een openstaande waterfactuur hebt. Geen openstaande factuur, maar je wenst toch

9 een domiciliëring aan te vragen? Volg dan de stappen hierboven om een domiciliëring via of brief aan te vragen. Als ik mijn factuur open in Doccle, ziet de barcode er vreemd uit. Dit heeft te maken met welke browser of PDF-reader je gebruikt, maar heeft geen invloed op de functionaliteit. Hoe betaal ik mijn waterfactuur via Doccle? Dat kan op 2 manieren: Surf naar Doccle en betaal je openstaande facturen door op de knop 'betalen' te klikken. Via de scan & pay functie van Doccle: je scant er je papieren waterfactuur mee in en betaalt meteen. Klik hier voor meer info. Bestaat er een app van Doccle? Absoluut! De app van Doccle combineert bestaande functionaliteiten, zoals de aangename styling, de betaalmogelijkheden en het delen van bestanden en voegt hier nog een aantal handige extra s aan toe. Zo kan je nu ook herinneringen en notificaties instellen, documenten sorteren op datum, een intuïtief startmenu met een overzichtelijke to-do-lijst. Geen enkele mogelijkheid meer om een belangrijk document te vergeten. De Doccle-app is je persoonlijke assistent die je helpt belangrijke administratie niet te vergeten en eenvoudig af te handelen. De app kan je gratis downloaden via itunes of de Google Play Store. Waar vind ik mijn veiligheidscode/toegangscode/token? Deze code vind je rechts bovenaan je waterfactuur. Ook je nummer van je klantrekening kan je hier terugvinden. Veiligheidscode = toegangscode = token (in Doccle).

10