REORGANISATIES. Vraag 1. Vraag 2a Heeft de MC waarvan u deel uitmaakt veel invloed gehad op de inhoud van een reorganisatieplan?

Transcriptie

1

2 Masterclass Medezeggenschap 2013 Tekst: Jef Stassen en Louis Schipper Op woensdag 25 september heeft de jaarlijkse VBM Medezeggenschapsdag plaatsgevonden. Tijdens deze masterclass zijn de conclusies van de Medezeggenschapsdag Thema REORGANISATIES 2012 aan de praktijk van 2013 getoetst. Theorie is belangrijk, maar de toepassing daarvan in de praktijk kan weerbarstig zijn! Te r voorbereiding op de Medezeggenschapsdag hebben de deelnemers een enquête ingevuld over de Vraag 1 Vraag 2a Heeft de MC waarvan u deel uitmaakt veel invloed gehad op de inhoud van een reorganisatieplan? onderwerpen reorganisaties en sourcing. Tijdens de Medezeggenschapsdag zijn de resultaten, onder leiding van de dagvoorzitter Carel Hilderink, inhoudelijk besproken met de deelnemers in de zaal. n Ja 67% n Nee 25% Vraag 2 n Weet niet 6% De Uitvoeringsregeling Reorganisaties Defensie (URD) schrijft voor dat de me dezeggenscha p in de voorbereidingsfase moet worden betrokken. Is de MC waarvan u deel uitmaakt in de praktijk ook daadwerkelijk in deze fase betrokken? In deze brochure vindt u de uitkomsten van de enquête en de reacties van de in de zaal aanwezige medezeggenschappers. In totaal zijn per thema vijf vragen gesteld. Afkortingen: BMD = Besluit Medezeggenschap Defensie MC = Medezeggenschapscommissie TRMC = Tijdelijke Reorganisatie Medezeggenschapscommissie URD = regeling Uitvoering Reorganisaties Defensie 2 VBM masterclass medezeggenschap 2013 dat vertrouwen in elkaar van groot belang is. De aanwezige medezeggenschappers antwoorden hierop dat dit juist is, maar dat vertrouwen van twee kanten moet komen. Soms heeft het er de schijn van dat het vertrouwen van de organisatie in de medezeggenschap te wensen overlaat. Het is duidelijk dat een ruime meerderheid in de MC invloed heeft kunnen uitoefenen op het reorganisatieplan. Alhoewel het niet direct te maken heeft met de vraag, komt tijdens het bespreken hiervan naar voren dat een aantal MC s van mening is dat ze in de praktijk te weinig invloed hebben in een TRMC. De in de TRMC participerende MC s komen over het algemeen op voor het eigen organisatiebelang en dat levert tijdens het formuleren van het advies nog wel eens teleurstellingen op. Tijdens de discussie komen meer problemen naar voren. Bijvoorbeeld dat het overleg niet altijd op het juiste overlegniveau wordt gevoerd. En dat afspraken die bij de start van het reorganisatietraject worden gemaakt, niet altijd gerespecteerd worden. Tijdens de behandeling van de vragen stelt de secretaris-generaal dat je niet altijd alles tot in detail kunt vastleggen en n Ja 57% n Nee 27% n Weet niet 5% Uit de antwoorden van de medezeggenschappers blijkt dat MC s goed betrokken worden in de voorbereidingsfase. Maar na enige discussie wordt duidelijk dat eigenlijk de verkeerde vraag is gesteld. De vraag had moeten luiden als bij vraag 2a. De URD schrijft voor dat de MC in de studiefase betrokken moet worden. Is de MC waarvan u deel uitmaakt in de praktijk ook daadwerkelijk in deze fase betrokken? Deze vraag wordt ter plekke aan de aanwezigen gesteld. Het is immers een vraag die belangrijk is voor de discussie. Uit de reacties van de medezeggenschappers op de MC-dag blijkt dat de betrokkenheid van de MC s in de studiefase volstrekt beneden peil is. Slechts een zeer beperkt aantal MC s geeft aan in deze fase betrokken te zijn. Dit is vreemd. Want op grond van een evaluatie is in 2008 het Besluit Medezeggenschap Defensie (BMD) verbeterd. Hierbij is onder andere het onderwerp vroegtijdig betrekken van de medezeggenschap bij (vooral) grote verandertrajecten aangepast. Defensie zou op het moment waarop de studiefase aanvangt, de medezeggenschap al moeten betrekken. Dit is dus in de URD geregeld. Aan de hand van de ontvangen reacties kan de VBM opmaken dat de verbetering van het BMD op dit punt in theorie is toegepast maar in de praktijk nogal te wensen overlaat. Daarnaast is een algemene opvatting van de aanwezigen dat de medezeggenschap in grote reorganisatietrajecten (Blauwdruk, invulling 348 miljoen euro etc.) al voor de studiefase betrokken had moeten worden. Ook op dit punt heeft de secretaris-generaal uitgesproken dat vertrouwen belangrijk is VBM masterclass medezeggenschap 3

3 problemen zijn tijdelijk opgelost sneller afronden niet ten koste van kwaliteit vertrouwen is belangrijk discussie komt terug duidelijkheid geven invloed uitoefenen vroegtijdig bij plannen betrekken Vraag 3 Heeft de MC waarvan u deel uitmaakt voldoende ruimte gekregen om niet op basis van Numerus Fixus maar op basis van de taak en middelendiscussie invloed uit te oefenen op de reorganisatieplannen? n Ja 29% n Nee 58% n Weet niet 12% Volgens de aanwezige medezeggenschappers is de taak en middelendiscussie vanaf het begin niet goed gevoerd. Pas nadat medezeggenschappers gedurende het proces, mede ingegeven door adviezen van de bonden, kritische geluiden hebben laten horen, heeft Defensie de ruimte geboden wat te schuiven in de Numerus Fixus. Desondanks zal bij de evaluatie de taak en middelen-discussie nadrukkelijk terug moeten komen. Uiteindelijk is gezamenlijk vastgesteld dat: iedereen dus ook de bonden zich hebben laten piepelen! problemen tijdelijk zijn opgelost (en vooruitgeschoven) door transitiecapaciteit in te bouwen, de taak/middelendiscussie (op termijn) dus terugkomt! Vraag 4 Een veel gehoorde opmerking is dat de medezeggenschap een belangrijke factor is in het feit dat reorganisatieplannen lang duren. Bent u het daar als lid van een MC mee eens? n Ja 17% n Nee 77% n Weet niet 5% De reacties op deze vraag zijn duidelijk. De medezeggenschap is niet de oorzaak van eventuele vertragingen van reorganisatietrajecten. Ook de aanwezigen in de zaal onderschrijven deze uitkomst. Kun je de reorganisatietrajecten sneller afronden? Ja, dat kan, zeggen de medezeggenschappers. Hoe? Door de medezeggenschap vroegtijdig te betrekken (in de studiefase of zelfs nog eerder). Vertrouwen speelt hierbij (opnieuw) een belangrijke rol. Soms nemen autoriteiten bewust de medezeggenschap niet mee in deze fase omdat men wil voorkomen dat voorstellen of ideeën voortijdig uitlekken. Snel duidelijkheid geven aan het personeel is belangrijk. Maar dat mag niet ten koste mag gaan van de zorgvuldigheid en/of kwaliteit. De aanwezigen erkennen dat vertraging kan ontstaan door het optreden van de leiding, bonden en medezeggenschap, maar doelbewust vertragen is nooit het uitgangspunt. Ten slotte komt bij deze vraag nog een belangrijk aspect aan de orde: namelijk dat de medezeggenschappers, in tegenstelling tot de beleidsmakers, het er maar even bijdoen en dat wordt (te) vaak niet onderkend. Vraag 5 Een reorganisatievoorstel zou volgens Defensie binnen 1 jaar moeten zijn afgerond. Bent u het daar als lid van een MC mee eens? n Ja 56% n Nee 32% n Weet niet 10% Volgens een groot aantal aanwezigen zijn de reorganisatietrajecten in de praktijk redelijk op (tijd)schema uitgevoerd. Als alle facetten, zoals het vroegtijdig betrekken van de MC, het duidelijk beleggen van de medezeggenschap, een goede coördinatie vanuit Defensie etc. kloppen, dan kan een reorganisatie wellicht binnen 1 jaar afgerond zijn. Maar het is geen wet van Meden en Perzen. In de praktijk blijkt dat er nog veel valt te leren op bepaalde gebieden. Zo is er in geval van defensieonderdeel overschrijdende reorganisaties te weinig coördinatie. Daardoor gaat onnodig kostbare tijd verloren. Ook bij deze laatste vraag over het thema reorganisaties wordt duidelijk, dat het aspect vertrouwen voor beide partijen cruciaal is. Daarbij geldt een bekend gezegde: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Samenvattend Medezeggenschappers stellen vast dat: ze invloed kunnen uitoefenen op reorganisatie-trajecten reorganisaties sneller verlopen als in de studiefase om advies wordt gevraagd de taak en middelen-discussie in de reorganisatietrajecten niet volledig is gevoerd vertragingen in de reorganisatietrajecten niet te wijten zijn aan de medezeggenschap reorganisatieplannen wellicht sneller kunnen worden afgerond door medezeggenschap vroegtijdig te betrekken in plannen en door goede coördinatie vanuit Defensie vertrouwen door Defensie als belangrijk wordt ervaren, maar vertrouwen moet door alle betrokken partijen worden verleend. Vertrouwen is belangrijk maar niet vergeten mag worden dat de medezeggenschap, in tegenstelling tot beleidsmakers of projectleiders, bij het opstellen van een advies het er slechts even bijdoen. bij de totstandkoming van het nieuwe BMD in 2008 zijn maatregelen opgenomen gericht op een verbetering van de cultuur en houding rond medezeggenschap. Vanuit die optiek kwam er in 2008 meer aandacht voor de kwaliteit van medezeggenschap in opleidingen, borging expertisestructuur medezeggenschap, betrokkenheid en training van het management. naar aanleiding van de medezeggenschapsdag 2013 concludeert de VBM dat deze verbetermaatregelen nog onvoldoende tot wasdom zijn gekomen. Dat moet dan ook in de evaluatie van het BMD 2008 (wederom) nadrukkelijk aan de orde komen. 4 VBM masterclass medezeggenschap VBM masterclass medezeggenschap 5

4 Thema Sourcing sourcing bij Defensie is uitbesteden visie ontwikkelen verminderen ambtenaren slimme keuzes maken Vraag 1 Defensie geeft aan dat sourcing geen doel op zichzelf is. U bent lid van een betrokken MC. Is dit voor de medezeggenschap in de praktijk ook als zodanig herkenbaar? n Ja 15% n Nee 53% n Weet niet 31% kan worden gedaan en wat wij kunnen uitbesteden. Hij wil aan minder trajecten werken en er moeten veel minder business-cases aan te pas komen. De secretaris-generaal wil dat Defensie op het sourcingsgebied een visie ontwikkelt en die visie zou dan leidend moeten worden. De VBM spoort de aanwezigen aan om in ieder geval er zorg voor te dragen dat de medezeggenschap betrokken wordt bij de te ontwikkelen visie! Vraag 2 Besluiten over sourcingtrajecten worden op het hoogste niveau van Defensie genomen waarbij de betrokkenheid van de medezeggenschap op verschillende niveaus is gewaarborgd. Heeft de betrokken MC, waarvan u deel uit maakt, in de praktijk ook iets van die waarborging gemerkt? decentrale benadering aan de orde is, wordt als belemmerend ervaren. De secretaris-generaal heeft in zijn toespraak op dit punt heel helder verwoord dat wat hem betreft de focus verlegd wordt van centraal naar decentraal. Vraag 3 Sinds 2010 bestaat de mogelijkheid het sourcingtraject te versnellen door toepassing van de Quick Scan. Bent u, als lid van een betrokken MC, in een besluit van Defensie het traject te versnellen ook betrokken? n Ja 12% n Nee 74% n Weet niet 13% Vraag 4 Krijgt u als medezeggenschapper in de praktijk voldoende middelen ter beschikking om een goed advies te formuleren op sourcingstrajecten? Een deel (15%) van de medezeggenschappers volgt Defensie op dit punt. Anderzijds is er ook een grote groep die nog niet weet of de stelling van Defensie, dat sourcing geen doel op zichzelf is, ook juist is. Volgens de VBM betekent sourcing bij Defensie bijna altijd uitbesteden. Soms met als vooropgezet doel om het aantal ambtenaren te verminderen Dan lijkt het op bezuinigen, ook al valt dat na uitbesteding niet altijd aan te tonen. De secretaris-generaal geeft tijdens zijn toespraak aan, dat wat hem betreft er een visie moet komen op wat Defensie zelf moet doen en dat wat Defensie vooral niet meer wil doen. Sourcen is eigenlijk niets anders dan slimme keuzes maken en bepalen wat Defensie zelf wil doen, wat in gezamenlijkheid met andere partijen Er is langdurig over het thema sourcen gesproken. Hierbij spreekt een aantal aanwezigen uit dat sourcing soms een (politiek) doel op zich is, althans zo wordt dit beleefd, omdat er ambtenaren uit moeten. Bij de behandeling van het thema reorganisaties loopt het woord vertrouwen als een rode draad door alle vragen en antwoorden heen. Ook bij het thema sourcen blijkt dat het noodzakelijke vertrouwen in de organisatie op dit moment ontbreekt. n Ja 18% n Nee 68% n Weet niet 12% Defensie doorloopt op dit moment een aantal sourcingstrajecten. In de praktijk blijkt wel eens dat de medezeggenschapscommissies niet helemaal weten wie nu op welk moment uiteindelijk de zeggenschap heeft. Aan de hand van de reacties op deze vraag is duidelijk dat een overgrote meerderheid de waarborging van de medezeggenschap op verschillende overlegniveaus in de praktijk niet terug ziet. Tijdens de discussie met de aanwezigen in de zaal komt naar voren dat de beleidsmakers uitmaken of werk binnen Defensie blijft of daarbuiten. Althans, dat is de beleving. Ook het feit dat de bestaande regelgeving niet goed duidelijk maakt of een centrale of Het antwoord van de respondenten op deze vraag is heel helder. Een ruime meerderheid is bij het bepalen van het mogelijk versnellen van een sourcingstraject niet betrokken. De aanwezigen bevestigen dit. Defensie heeft niemand van de aanwezigen benaderd met de vraag of de Quick Scan of SG-aanwijzing toegepast zou moeten worden. Dat is een gemis. Wordt in de SG-aanwijzing nog in een aantal stappen de medezeggenschap betrokken, in de Quick Scan wordt de rol van de MC nagenoeg niet genoemd. Uit de reacties blijkt dat een aantal medezeggenschapscommissies in de praktijk in ieder geval de benodigde middelen krijgt, maar een groot aantal respondenten heeft aangegeven geen beschikking over middelen te krijgen. Uit de discussie blijkt dat de mogelijkheid voor externe deskundigheid of andere middelen wel bestaat, maar dat de financiële middelen er niet zijn of niet beschikbaar worden gesteld. n Ja 24% n Nee 41% n Weet niet 34% 6 VBM masterclass medezeggenschap VBM masterclass medezeggenschap 7

5 sourcing = politiek doel focus van centraal naar decentraal vertrouwen is belangrijk SG zegt: visie is belangrijk Vraag 5 In de aanwijzing SG A/938 is opgenomen hoe de stappen moeten worden doorlopen en hoe de medezeggenschapstrajecten zijn ingericht. Is het voor u als lid van een betrokken MC in de praktijk voldoende duidelijk met welke MC('s), overeenkomstig het gestelde in artikel 29 lid 1 van het BMD, overleg moet worden gevoerd? n Ja 70% n Nee 20% n Weet niet 8% Afgaand op de reactie van de respondenten lijkt het zonneklaar dat het meestal voor de betreffende medezeggenschapscommissies wel duidelijk is welke MC overeenkomstig artikel 29 van het BMD het overleg voert. Maar tijdens de inhoudelijke discussie op dit punt wordt snel duidelijk dat het voor lang niet iedereen helder is welke medezeggenschapscommissie op welk moment erover gaat. Dit geldt overigens ook voor de bonden en sommige hoofden van dienst. Er wordt wel eens gezegd dat sourcingtrajecten heel lang duren, maar het feit dat bij aanvang van een reorganisatietraject al onduidelijk is wie waarover gaat, is hier veelal debet aan. Uiteindelijk is gezamenlijk vastgesteld dat de secretaris-generaal het voorgenomen besluit neemt en de medezeggenschap erbij betrokken wordt, maar dat er tegelijkertijd nog heel veel onduidelijkheid is over de wijze van betrokkenheid en het moment van adviesrecht. Hieruit volgt dat betrokken MC s er samen van zijn en dat het van groot belang is in de TRMC goede afspraken te maken. Ook hier wordt uitgesproken dat het belangrijk is dat partijen vertrouwen in elkaar hebben. Indien dit ontbreekt dan is er geen goede basis voor het overlegtraject met alle gevolgen van dien. Samenvattend Medezeggenschappers stellen vast dat: sourcing soms een (politiek) doel op zich is, althans zo wordt dit beleefd, omdat er ambtenaren uit moeten vertrouwen ook in dit soort processen belangrijk is maar dat het noodzakelijke vertrouwen in de organisatie op dit moment ontbreekt de medezeggenschap betrokken moet worden bij de te ontwikkelen visie van Defensie als het gaat om sourcingstrajecten beleidsmakers bij Defensie uitmaken of werk binnen Defensie blijft of daarbuiten, althans dat is de beleving bestaande regelgeving niet goed duidelijk maakt of een centrale of decentrale benadering aan de orde is en dat wordt als belemmerend ervaren luisterend naar de toespraak van de secretaris-generaal, de focus van Defensie verlegd wordt van centraal naar meer decentraal bij het bepalen van het mogelijk versnellen van een sourcingstraject de medezeggenschap niet wordt betrokken, terwijl dit duidelijk een onderwerp is in de Quick Scan de mogelijkheid voor externe deskundigheid of andere middelen er wel is, maar dat ze vaak niet beschikbaar worden gesteld lang niet voor iedereen (medezeggenschap, bonden en HDE n) helder is wie op welk moment erover gaat de secretaris-generaal het voorgenomen besluit neemt en daarna is de direct betrokken medezeggenschap ervan het belangrijk is dat partijen vertrouwen in elkaar hebben. 8 VBM masterclass medezeggenschap 2013