Hoe schrijf je een invloedrijk advies? Of: zorg je ervoor dat de bestuurder luistert?

Transcriptie

1 Hoe schrijf je een invloedrijk advies? Of: zorg je ervoor dat de bestuurder luistert?

2 Korte introductie MZ Services: Bureau voor arbeidsverhoudingen Actief in overheid, zorg en profit in heel Nederland Advies, training, coaching, begeleiding van OR en en management Vestigingen in Tilburg en Zwolle Patrick Hüngens: Senior adviseur Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie, Rechten Vakbond, Arbeidsverhoudingen

3 Vraag: Wie vindt dat de invloed van de OR vooral te danken is aan de inhoud van de afgegeven adviezen?

4 Stelling: Onze bestuurder weet precies hoe hij ondanks onze adviezen toch zijn eigen zin kan doordrijven!

5 Stelling: Als we de WOR volgen, dan kunnen we invloed uitoefenen wel vergeten!

6 Invloed uitoefenen Idee Keuze Voorgenomen besluit Vragen/ OV Besluit Ontwikkelen Alternatieven Implementatie Mate van invloed Voorgenomen Besluit = Adviesaanvraag Tijd

7 Stelling: Traditionele medezeggenschap gaat het niet redden in een organische setting De WOR biedt alle ruimte om overleg tussen MZ-orgaan en bestuurder naar eigen ideeën in te richten. Dus: organiseren dat je als OR vóórin het proces betrokken wordt! 7

8 De vraag is alleen HOE?

9 Antwoord: WOR: artikel 2 De OR wordt door de ondernemer ingesteld in het belang van het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen. 9

10 Terug naar waar het écht om gaat! (1) Medezeggenschap is er in het belang van het goed functioneren van de organisatie Alle andere artikelen in de WOR leiden af van deze doelstelling (betreffen vooral beschrijvingen van procedures en bevoegdheden) 10

11 Terug naar waar het écht om gaat! (2) Gevolg: discussies tussen OR en bestuurder gaan vaker over procedures en het kunnen uitoefenen van bevoegdheden dan over de inhoud. Vraag is: stel dat de WOR niet zouden bestaan en partijen zouden tóch hechten aan medezeggenschap, hoe zouden ze die dan vormgeven? 11

12 Noodzaak om te bespreken waar het écht om gaat (1) De WOR dateert uit 1950; de in de WOR opgenomen procedures zijn ruim 65 jaar oud! Het tijdsgewricht en de arbeidsverhoudingen zijn sindsdien behoorlijk (over het algemeen ten goede) veranderd! 12

13 Noodzaak om te bespreken waar het écht om gaat (2) Organisatieontwikkeling vindt steeds meer op organische wijze plaats (flexibilisering, pilots, iteratieve processen, etc.) in plaats van op de blauwdruk-wijze ( unfreeze change refreeze ) Afwachten tot een formele advies- of instemmingsaanvraag in een organisch veranderproces betekent: veel tijd gaat verloren waarin de OR invloed had kunnen uitoefenen. Invloed uitoefenen achteraf is zo goed als onmogelijk! Om het over de inhoud te kunnen hebben zijn zeker in een organische setting procesafspraken vooraf onontbeerlijk! 13

14 De basis van iedere organisatie Context Match? Gedeelde Ambitie De ultieme waaromvraag De invloed van buitenaf Condities Randvoorwaarden om gedrag en resultaten mogelijk te maken Gedrag Match? Resultaten Van de organisatie, de afdeling, het team, de medewerker De harde prestaties nodig om de ambitie te realiseren

15 Waar gaat het vaak mis? Het succes van organisaties wordt (te) vaak afgemeten aan de winst die behaald wordt of aan de kostenreductie die gerealiseerd wordt. Het is zéér de vraag of het daarbij dan gaat over de ambitie van de onderneming of over de resultaten! Een discussie over condities leidt per definitie tot ontevredenheid en afhaken door (veel) medewerkers als het gedrag en de resultaten die daarmee mogelijk gemaakt worden niet bijdragen aan de gedeelde ambitie De interventies op het gedrag van de organisatie leiden er dan namelijk toe dat vooral prestaties gemaximaliseerd moet(en) worden De reason of being de gedeelde ambitie wordt uit het oog verloren

16 En waar nog meer? Medezeggenschap wordt vaak betrokken om een oordeel te geven over de condities, de randvoorwaarden Reden is dan meestal niet om de OR een bijdrage te laten leveren aan het creëren van de juiste omstandigheden om het gedrag en de resultaten van de organisatie te beïnvloeden zodat het realiseren van de ambitie binnen handbereik komt Reden is veelal wél dat de WOR nu eenmaal voorschrijft dat de OR betrokken moet worden (condities zijn vrijwel allemaal art. 25 of art 27 WOR onderwerpen!) Over de gedeelde ambitie en over het geschikte klimaat voor medewerkers om zo optimaal mogelijk te functioneren (gedrag) en over te boeken resultaten gaat het zelden.

17 Waarover zou het dan moeten gaan? Het zou moeten gaan over de vraag: hoe zorgen we ervoor dat mensen die samen de organisatie vormen, zo effectief en efficiënt mogelijk samenwerken aan het realiseren van de gemeenschappelijke ambitie Het moet dus gaan over: Wat is onze gedeelde ambitie? en Hoe gaan wij die realiseren, wat hebben we daarvoor nodig? Gedrag ( hoe? ) komt voort uit drijfveren van mensen: het gaat over de verbinding van intrinsieke waarden van medewerkers aan de ambitie van de organisatie; bijdragen aan een groter geheel, een meerwaarde hebben voor de context en daar als professional vakinhoudelijk aan willen bijdragen. Samen werken aan een gedeelde ambitie leidt tot bevlogenheid en betrokkenheid van medewerkers.

18 OR-advisering In de meest ideale omstandigheden zou een OR-advies kunnen bestaan uit verwijzing naar de in het voortraject gemaakte afspraken en gezamenlijk genomen besluiten Dat vereist vertrouwen en investeren in de relatie OR - bestuurder/ondernemer Eigenlijk zijn de belangen van ondernemer/bestuurder en OR gelijk, nl. het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen (art. 2 WOR) Het doel van art. 2 WOR wordt niet bereikt door te focussen op art. 25 en 27 WOR. Die gaan nl. alleen over condities voor gewenst gedrag en vereiste prestaties! Het moet dus gaan over de doelstellingen van de onderneming

19 Of anders gezegd: Wat is onze gedeelde ambitie? Welke prestaties zijn nodig om die te kunnen realiseren? Welk gedrag van organisatie en medewerkers hoort daarbij? Wat hebben we nodig om gedrag en prestaties te faciliteren?

20 En het advies? Door de voorgaande vragen als leidraad te nemen kan er maximaal worden aangesloten op wat de wetgever bedoeld heeft en wat ook in het belang van de ondernemer/bestuurder is Ook nu hoef je het niet altijd met elkaar eens te zijn! Door echter te blijven benadrukken dat de OR-visie gebaseerd is op het streven een bijdrage te leveren aan het goed functioneren van de onderneming, wordt het gemeenschappelijke belang benadrukt De bestuurder kán daar niet omheen! Ook als het advies anders is dan het voorgenomen besluit blijft hierdoor het gesprek- en dus het uitoefenen van invloed - mogelijk

21 Hoe schrijf je dat op? Zo kort en krachtig mogelijk! Maar niet té! Sluit zo veel mogelijk aan bij de gedachte, de wensen en de ideeën van de bestuurder Zoek naar zaken waar je het mee eens bent, benoem deze, en markeer de punten van kritiek Formuleer deze zodanig dat het gemeenschappelijke belang voorop staat Biedt de bestuurder ruimte om ongeschonden uit de strijd te komen Speel op de bal; niet op de man. Dus geen verwijten of ultimatums Beïnvloeden levert meer op dan onderhandelen Voorkom adviseren in stellingen, maar onderbouw je standpunten

22 Hoe schrijf je dat op? Voorkom verrassingen. Bij een negatief advies: kondig dit aan, bijv. d.m.v. een preadvies Beter nog: zoek mogelijkheden voor overleg over de punten waar je het niet mee eens bent Blijf niet vragen om te vragen. Zeker niet als je eigenlijk al weet dat je negatief gaat oordelen. Vragen stellen geeft de bestuurder de mogelijkheid zijn standpunten nógmaals te onderbouwen Nergens staat dat je positief of negatief moet adviseren; je hebt het recht om een advies te geven Adviseren is bedoeld om invloed uit te oefenen. Echte invloed vindt eerder plaats! Formuleer je eindoordeel zodanig dat dit niet interpretabel is Zet dit eindoordeel ofwel helemaal aan het begin (en onderbouw dit vervolgens) of werk toe naar het eindoordeel in de conclusie. Zet het nooit ergens in het midden! Eindig met een samenvatting van de (deel)adviezen in het stuk

23 En heel praktisch: Bepaal eerst het doel, de doelgroep en de structuur van het advies voordat je gaat schrijven Gebruik de spellingscontrole Leg een concepttekst even opzij en kijk er later nog eens naar Laat de tekst aan een ander lezen Let op de zinslengte Pas je taalgebruik aan op je doelgroep Vermijd dubbele ontkenningen

24 En heel praktisch: Kijk uit voor lange aanlopen Vermijd de lijdende vorm Maak het persoonlijk c.q. betrek het menselijke element Als je moeilijke woorden gebruikt, verzeker je er dan van dat je ze in de juiste context gebruikt Pas op voor zinnen met meer dan 1 betekenis Gebruik opsommingen Geef een toelichting op de structuur in de inleiding

25 Meer weten? Charles Stulemeijerweg RS Tilburg