Kennis sessie automatisering. Hardenberg 14 maart 2017

Transcriptie

1 Kennis sessie automatisering Hardenberg 14 maart 2017

2 Programma Kennis sessie Automatisering Carrosserie.nl 14 maart Hardenberg 10:30 Inloop met koffie 11:00 Aftrap programma, rondje langs deelnemers 11:10 Thema s vorige bijeenkomsten - Status en ontwikkeling portable magazijnscanner - Ontwikkelingen mobiele oplossingen als formulierentool en mobiele werkbon - Status nieuwe generatie Carlogic 5 / G4 allround / SQL - Online artikelbeheer convenant in voorbereiding - Portal digitale verwerking inkoopfacturen - instructiefilmpjes: Gilde YouTube kanaal o.a. opdrachtbewaking, calculatie, CRM en logistiek uur: Logistiek Materiaalbehoefte, voorraadbeheer en inkoop Tips en trucs, handige functies uur: Lunch uur: CRM relatiebeheer, inzet o.a. voor Acquisitie en klantenbeheer Offerte opvolging Open posten beheer Klachtenafhandeling Klanteninformatie en beheer mobiel via nieuwe G4 allround uur: Afsluiting, invullen enquête, naar de beursvloer

3 Status portable (magazijn)scanner Opdracht en/of werkbon Uitgifte uit het (sub-) magazijn / Retouren Bestelling (inventariseren wat besteld moet worden -los van min/max-) Goederenontvangst (op een opdracht of een bestelling) Magazijn Basket; Van/naar een (sub) magazijn = omboeking Inventarisatie = periodieke telling winkelwagen, feitelijk buffer voor elk gewenst document, zoals afleverbon, contantbon, kassa, offerte Lopende opdrachten Overzicht van lopende opdrachten: controle, correctie en verzending Ontwikkeling o o Rond jaarwisseling: problemen met synchronisatie en verzending; o oplossing gerealiseerd en getest bij 2 klanten, nu naar alle gebruikers o performance: beperkt aantal artikelen en lopende opdrachten o altijd mogelijk offline te werken: full en beperkte synchronisatie Wensen fase 2: wat is uw insteek? o Planned materials o Persoonlijke scanner; ook voor urenregistratie o.

4 Mobiel werken Digitale formulieren / checklisten: MoreAPP Eenvoudig (zelf) digitale formulieren Toepassingen LPK / APK/ Kraankeuring Mobiele werkbon Standaard oplossingen primair gericht voor service in de buitendienst Minder geschikt voor gebruik in een werkplaats Met G4 allround kunnen binnenkort (2018) werkbonnen mobiel afgehandeld worden binnen Carlogic alle klantinformatie mobiel beschikbaar wat zijn voor u de interessantste mobiele toepassingen? 1 2 3

5 Realisatie Carlogic G4: Allround V allround Hybride met G3 (v3.35+) Huidige back-office combineren met online en mobiele componenten 24/7, platform en device onafhankelijk, responsive: PC, tablet, mobiel (Apple/Android/MS) Rollenconcept, meertalig, spotlight zoeken Q eerste NL versie voor test beschikbaar nieuwe vrijgave op basis van NL testresultaten Q pilotklanten Q verdere uitrol (onder voorbehoud) PSO-verplichting gelijkwaardige functionaliteit inbegrepen wel SQL nodig uren ondersteuning worden doorberekend

6 Nut en noodzaak van SQL Server Het Gilde-systeem draait standaard op een Access database (Jet-engine). In sommige situaties kan het beter zijn om over te stappen naar een SQL-server. De beslissing is uiteraard aan u. We zetten een aantal criteria op een rijtje. Checklist Bij minstens één kruisje adviseren we overstap naar SQL Server. O Uw database wordt groter dan 2 Gb. O Uw bedrijf heeft veel gegevens en in sommige lijsten wordt het systeem traag. O Uw bedrijf wil de nieuwe G4 generatie software gebruiken (werkt hybride op dezelfde SQL-basis als de huidige back-office omgeving). O Uw bedrijf wil met een grotere groep gebruikers probleemloos gelijktijdig in het Gilde-systeem kunnen werken. O Uw bedrijf gaat grote volumes inkoopfacturen online digitaal verwerken. O Uw bedrijf gaat de portable magazijnscanner gebruiken. O Uw bedrijf heeft meerdere administraties en u wilt de stamgegevens delen. O Uw bedrijf wil technisch klaar zijn voor toekomstige groei en ontwikkelingen. Andere voordelen SQL-database Geschikt voor zware toepassingen Biedt meer stabiliteit en betrouwbaarheid Verbeterde afscherming voor niet geautoriseerde gebruikers Locking op recordniveau: je valt elkaar minder lastig Power BI, het grafisch management tool, standaard inbegrepen (gratis) bij SQL-server Kosten: 1. dedicated SQL server, 2. Gilde toeslag, 3. upsize, 4. MS-Standard SQL licentie (ISV), Express variant gratis

7 Digitale verwerking inkoopfacturen Uitgangspunten en werkwijze 1. Draait in de cloud op een portal: Gilde2Web en SSL certificaat nodig voor veilige toegang 2. Eenvoudig uploaden facturen 3. Meerdere administraties mogelijk: per factuur kiezen welke administratie 4. De factuur wordt herkent (OCR) en de leverancier gevonden (identificatie op BTW nummer) 5. Er wordt een boeking voorgesteld; controle en correctie mogelijk 6. In 1 boeking zowel boeken financieel als in de projectadministratie 7. Eventuele bestelling wordt automatisch opgehaald en eventueel afgesloten 8. Mogelijkheid van statusbewaking en doorzetten administratieve vraag (mail met PDF) 9. Opmerkingen bij een factuur 10. Factuur direct erbij te pakken via [Verrekijker] vanuit de boekhouding (boeking of open post) vanuit de projectadministratie (boekingsprotocol) Optioneel Workflow module automatisch facturen klaarzetten voor goedkeuring aan collega s workflow hierin zelf te bepalen

8 Digitale verwerking inkoopfacturen: inbox

9 Digitale verwerking inkoopfacturen: verwerking

10 Digitale verwerking inkoopfacturen: opbrengsten en kosten Voordelen Tijdsbesparing verwerking * aantal facturen Overzicht van inbox en actieve en afgesloten processen Tijdbesparing: Factuur (pdf) snel erbij pakken vanuit project en financieel Kosten 49 cent per factuur Eenmalige inrichting 495 per administratie Eenmalige instructie: enkele uren

11 Nut en noodzaak van SQL Server Het Gilde-systeem draait standaard op een Access database (Jet-engine). In sommige situaties kan het beter zijn om over te stappen naar een SQL-server. De beslissing is uiteraard aan u. We zetten een aantal criteria op een rijtje. Checklist Bij minstens één kruisje adviseren we overstap naar SQL Server. O Uw database wordt groter dan 2 Gb. O Uw bedrijf heeft veel gegevens en in sommige lijsten wordt het systeem traag. O Uw bedrijf wil de nieuwe G4 generatie software gebruiken (werkt hybride op dezelfde SQL-basis als de huidige back-office omgeving). O Uw bedrijf wil met een grotere groep gebruikers probleemloos gelijktijdig in het Gilde-systeem kunnen werken. O Uw bedrijf gaat grote volumes inkoopfacturen online digitaal verwerken. O Uw bedrijf gaat de portable magazijnscanner gebruiken. O Uw bedrijf heeft meerdere administraties en u wilt de stamgegevens delen. O Uw bedrijf wil technisch klaar zijn voor toekomstige groei en ontwikkelingen. Andere voordelen SQL-database Geschikt voor zware toepassingen Biedt meer stabiliteit en betrouwbaarheid Verbeterde afscherming voor niet geautoriseerde gebruikers Locking op recordniveau: je valt elkaar minder lastig Power BI, het grafisch management tool, standaard inbegrepen (gratis) bij SQL-server Kosten: 1. dedicated SQL server, 2. Gilde toeslag, 3. upsize, 4. MS-Standard SQL licentie (ISV), Express variant gratis

12 Logistieke processen Stamgegevens Artikelen ++ Leveranciers ++ Materiaalbehoefte Bestelling Bestelaanvraag Prijsaanvraag Prijsvoorstel Prijsvergelijk Bestelbevestiging Bestelherinnering Goederenontvangst Retour leverancier Inkoopfactuur Controle Magazijn Uitgifte Retour magazijn Magazijn beheer Omboekingen Inventarisatie Overzichten (historische) voorraadwaarde (per magazijn) Bestelstatus overzicht & details

13 Logistieke processen Stamgegevens Materiaalbehoefte Bestelling Goederenontvangst Inkoopfactuur Magazijn Uitgifte Magazijn beheer Overzichten Voor 45 minuten is logistiek een te veelomvattend thema om uitputtend te behandelen nu live naar het systeem en er samen doorheen wandelen en krenten uit de pap te halen Vooral veel aandacht voor Sparring met collega s: hoe doet u het? Tips en trucs, handige functies Vertaling naar uw eigen situatie

14 CRM: acquisitie en klantenbeheer CRM Bestanden: vooral kwestie van goede lijsten Adressen Notities: niet alleen verkoop; open posten, klachten, bewaken bestellingen, todo s Offerte (follow-up) Welke informatie wel [gestructureerd] vastleggen? Wat wilt u ermee heeft uw organisatie voldoende discipline om het correct te registreren Verdieping in CRM in de praktijk live naar het systeem en er samen doorheen als referentiekader Vooral veel aandacht voor Sparring met collega s: hoe doen anderen het? Tips en trucs, handige functies Vertaling naar uw eigen situatie Ook video s en beschrijving beschikbaar Tip: Indien gewenst laten we zien hoe Gilde Software hier zelf binnen het systeem mee om gaat. Mobiel CRM via nieuwe G4 allround

15 Planning volgende ICT kennissessie Thema s aangeven in enquete Zoveel mogelijk actuele thema s Beperkt aantal onderwerpen met verdieping Volgende keer combi met Transport Compleet Gorinchem woensdag 5 september 2018 (of di/do) Mogelijke thema s Verdieping nieuwe generatie software G4/Carlogic 5 Mobiele afhandeling werkbonnen Service & Onderhoud, wagenparkbeheer Online voertuigdossier Digitaal archief / verwerking inkoopfacturen Verkorten doorlooptijden (QRM) en ICT Werkvoorbereiding en planning Bewaking lopende opdrachten / Nacalculatie Managementinformatie, grip op uw bedrijf, meer inforatie uit Carlogic Tips en trucs, handigheden om sneller te werken Gebruiker aan het woord (ervaringen delen), wie wil zelf ook een keer in de keuken laten kijken?! Ander onderwerp? Grafische ondersteuning invoer werkbon (Vlarotech)

16