HandSoft Pro. Bedrijfsomvattend systeem op maat. Zorgeloos automatiseren voor installatiebedrijven

Transcriptie

1 HandSoft Pro Bedrijfsomvattend systeem op maat HandSoft Pro is speciaal bestemd voor de automatisering van installatiebedrijven. HandSoft Pro integreert al uw bedrijfsprocessen, zoals artikel- en relatiebeheer, calculaties, onderhoudscontracten, werkvoorbereiding, projectadministratie, bestellingen, kostenbewaking en de financiële administratie. Dit bespaart u veel administratief werk, omdat u elk gegeven maar één keer vastlegt en alles goed op elkaar aansluit. Herkent u dit? Gebruikt u Word of Excel voor uw administratie en bent u toe aan een branchepakket? Stopt de ondersteuning op uw bestaande pakket of wilt u overstappen naar een modern programma? Uw administratie is omslachtig en tijdrovend? Vergeet u zaken te factureren en zijn uw artikelprijzen niet altijd up to date? Worden er regelmatig verkeerde materialen besteld waardoor veel kostbare tijd verloren gaat? Kies dan voor HandSoft Pro: Een branchepakket voor zorgeloos automatiseren: professioneel, betaalbaar en eenvoudig in gebruik. LiveUpdate van artikelgegevens via internet. Uw bedrijfsprocessen als uitgangspunt waardoor de handelingen in het pakket voor zich spreken. Eenmalig vastleggen van gegevens bespaart tijd. Een pakket voor al uw dagelijkse werkzaamheden: van offerte tot en met de financiële administratie. Zorgeloos automatiseren voor installatiebedrijven

2 Gebruiksvriendelijk HandSoft Pro is zeer gebruiksvriendelijk. De logische werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de bediening van HandSoft Pro, gebaseerd op Internet Explorer en Microsoft Outlook, maakt het programma zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de belangrijkste functies van HandSoft Pro direct te benaderen. Per document worden interessante functies en vervolgstappen via een handig hyperlinkmenu aangeboden. HandSoft Pro kenmerkt zich door de logische procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie maakt u offertes, opdrachten, facturen, werkbonnen, de werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren en bestellingen. Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering. De basis Stamgegevens Voor het onderhoud van actuele artikelinformatie is Gilde Software een samenwerking aangegaan met de website artikelbeheer.nl. Artikelbeheer.nl is een centrale database voor de installatiebranche. In deze database worden momenteel meer dan 4 miljoen artikelen beheerd. Door gebruik te maken van de koppeling met artikelbeheer.nl bent u altijd verzekerd van actuele prijzen. Calculeren is kopiëren Tijdens het calculeren heeft de calculator voortdurend inzicht in de kengetallen van zijn begroting: zoals bijvoorbeeld de kostprijzen en marges. Tevens stelt het calculatiesysteem de calculator in staat bepaalde aspecten van een project te optimaliseren door een aantal scenario s snel door te rekenen. Hiermee wordt hij in staat gesteld naar een technisch en commercieel verantwoord eindresultaat toe te werken.

3 Onze specialisatie is uw garantie op succes Efficientie is de complete bedrijfsvoering Uw eigen HandSoft Pro Systeem HandSoft Pro is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen systeem samen en zo levert uw investering snel rendement op. HandSoft Pro wordt compleet met voorbeeldbestanden en standaarddocumenten geleverd, zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden bestaande gegevens ingelezen. Door de ingebouwde flexibiliteit zijn documenten, formulieren, de menubalk, schermen en overzichten aanpasbaar op uw bedrijf. Het basispakket van HandSoft Pro is uit aantrekkelijke modules samengesteld van calculeren tot en met de facturering. Daarnaast zijn er aparte modules: CRM relatiebeheer, de projectadministratie, nacalculatie en de volledige financiële administratie met open posten beheer, betalingsverkeer en autorisatie. HandSoft Pro draait zowel op het Access- als het SQL platform.

4 Grip op uw organisatie Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg is een bewustwordingsproces waarbij klant- en kwaliteitsgericht denken centraal staan. Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar een noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven staan. Kwaliteit, milieu, arbo aspecten kunnen op een logische wijze geïntegreerd worden in HandSoft Pro. Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers, procedures en klachtenafhandeling. Onderhanden werk De onderhanden werkoverzichten in HandSoft Pro informeren u over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie voor het aansturen van projecten en de facturering. Projectbewaking In de projectbewaking boekt u de gebruikte uren, materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de productiviteit van uw mensen en organisatie. Na het terugmelden van de werkbonnen worden de uren automatisch doorgeboekt naar de weekstaten van uw medewerkers en het onderhanden werk overzicht. Dossiers / CRM / digitaal archief Projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier. Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle relevante documenten. Van alle belangrijke ontwikkelingen in een project wordt een historie opgebouwd binnen het dossier. Naast de projectdocumenten zijn koppelingen mogelijk met alle andere digitale (externe) documenten, zoals foto s, tekeningen, Word-, PDF- of Excel-bestanden.

5 Boekhouding In HandSoft Pro Boekhouding voert u de volledige boekhouding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winsten verliesrekening en balans. In HandSoft Pro worden automatisch boekingen vanuit de projectadministratie geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via de Auditfile (volgens de Belastingdienst geadviseerde standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw accountant of voor belastingcontroles. Open posten beheer Een goede bewaking van open posten is van groot belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid. Logistiek Vanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoopadministratie aangestuurd. Naar aanleiding van prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijsvoorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes. Magazijn Het belang van goed magazijnbeheer wordt door veel ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen voor het beheersen van de materiaalstromen een grote weerstand op. HandSoft Pro maakt een eenvoudig en efficiënt voorraadbeheer mogelijk. Door het inzetten van barcodescanners kunt u efficiënt en foutloos werken. Ketenintegratie Vanuit het logistieke traject binnen HandSoft Pro worden bestellingen aangemaakt. Via elektronisch bestellen worden deze orders door middel van een vaste procedure direct in het systeem van de leverancier opgepakt. De bestelbevestiging en eventueel elektronische factuur zijn de volgende stappen. Vanuit HandSoft Pro wordt direct vanaf de artikelkaart via een deeplink een webpagina opgeroepen waar de leverancier of fabrikant extra informatie over het artikel aanbiedt. Denk hierbij aan foto s, tekeningen, montage instructies en de leverbaarheid. Service & Onderhoud Voor een duurzame relatie met de klant speelt Service & Onderhoud een sleutelrol. Alle relevante informatie van de te onderhouden installaties wordt geregistreerd. Periodiek onderhoud wordt gepland. Van de uitgevoerde werkzaamheden wordt automatisch een historie per installatie opgebouwd. Mogelijkheid van contractfacturering met jaarlijkse indexatie. Evaluatie van kosten en opbrengsten per contract. Mobiele werkbon / Digitale Pen HandSoft Pro is uit te breiden met mobiele toepassingen. Hiermee worden monteurs langs de electronische weg voorzien van opdrachtinformatie. Afgehandelde opdrachten worden via de PDA of de Digitale Pen teruggemeld, inclusief materiaal- en urenverbruik, waarmee de basis is gelegd voor een snelle facturering. Dat is efficiënt werken.

6 Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in een logboek per medewerker. Managementoverzichten HandSoft Pro geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfsvoering ter beschikking. Managementinformatie op maat voor uw bedrijf zoals periodieke analyses van de omzet, kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep), omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten, projecten en klanten. Grip op openstaande offertes, lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voortgang en de resultaten van uw projecten. Grip op de productiviteit en het rendement van uw organisatie. HandSoft Pro wordt de ruggengraat van uw bedrijf. Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier, registreren van aanvragen, commerciële agenda, referentielijsten, correspondentie en mailings, marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen, offerte en offerte opvolging. Calculatie: beheren basisprijzen en ervaringscijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden, kostprijsberekening, bijstellen bestaande calculaties en voorbereiden offertes. Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden, uitgeven werkorders en projectdocumenten, calculaties uitwerken tot magazijnuitgifte en bestellingen. Serviceadministratie: inspecties, onderhoud, reparaties, planning buitendienst, bewaken en terugmelden werkbonnen en factureren. Projectadministratie: bewaking openstaande orders, onderhanden werkbewaking, urenadministratie, mandagenregisters en (termijn)facturering. Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijsaanvragen, bestellingen, ontvangsten, inkoopfactuurcontrole, voorraadwaardelijst, bestelstatus en bestelhistorie, voorraad besteladvieslijst en materieelbeheer. Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen, betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans, BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en Belastingdienst. Management/directie: kansrijke offertes, onderhanden werk, te factureren opdrachten, productiviteit, liquiditeit en rentabiliteit.

7 Offerte In HandSoft Pro print of mailt u direct vanuit de calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte kunt u voorzien van foto s, documenten, berekeningen of tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt uw scoringskansen aanzienlijk. Agenda In HandSoft Pro legt u eenvoudig alle afspraken vast in de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes worden gepresenteerd in de agenda. Deze agenda is ook te synchroniseren met Microsoft Outlook. Werkvoorbereiding Vanuit de opdracht stuurt u met HandSoft Pro de werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van de uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse formulieren en documenten, met vermelding van benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies. Werkbonnen / regiewerk / meerwerk Met HandSoft Pro maakt u snel werkbonnen aan om de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en er wordt niet vergeten om te factureren. Bonnen kunnen in de agenda worden ingepland. Facturering Een snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang voor uw bedrijf. De workflow in HandSoft Pro levert automatisch de benodigde gegevens voor een correcte factuur. HandSoft Pro kent veel factureringsmogelijkheden zoals verkoop op rekening, balieverkoop, contantbonnen, termijn-, regie-, contract- en verzamelfacturering.

8 Continuïteit Presentatie Grip Tijdwinst Rendement Installatie van HandSoft Pro Bij de invoering van HandSoft Pro gaat Gilde Software volgens een gestructureerde project aanpak te werk. Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak vastgesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u een eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden ingericht volgens uw wensen en huisstijl. Opleiding Om de mogelijkheden van HandSoft Pro optimaal in te zetten in uw bedrijf is goede opleiding van uw medewerkers van belang. Wekelijks verzorgen specialisten van Gilde Software opleidingen in een professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle rust concentreren op de lesstof. Partner Service Overeenkomst Om uw investering te beschermen sluit u een partner service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op (helpdesk)ondersteuning en updates van de software. Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd beschikken over de meest actuele stand van de software. Door middel van de website, nieuwsbrieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Meer informatie over onze producten en diensten kunt u aanvragen bij Gilde Software b.v. of bezoek onze website: HandSoft wordt geleverd door Gilde Software b.v. Gilde Software b.v. Mercurion 3 Zevenaar Postbus AC Zevenaar Zorgeloos automatiseren Telefoon: Fax: info@handsoft.nl Internet: