ahead De eid: kaart van 1001 toepassingen Special eid magazine voor beslissingen met impact SPECIMEN

Transcriptie

1 ahead magazine voor beslissingen met impact Special eid SPECIMEN De eid: kaart van 1001 toepassingen Van de Velde legt essentiële cijfers bloot Hamburg-Mannheimer-polis klaar in drie dagen Wanneer heeft elektronisch factureren zin?

2 ahead Sla een gat tussen u en uw achtervolgers edito SPECIMEN Adverteer met impact ahead gaat elk kwartaal naar duizenden zakelijke beslissingsnemers van middelgrote en grote ondernemingen in belgië en luxemburg >> Meer info bij Patrick Dalle via pdalle@microsoft.com ahead-advertentiepaspoort elk kwartaal exemplaren op naam verstuurd exemplaren uitgedeeld tijdens evenementen voortdurend te consulteren op advertentieformules die op uw zakelijke behoeften aansluiten Klassiek adverteren: een pagina, een binnencover of een dubbele pagina Een jaarpakket met talrijke voordelen: advertenties en/of publireportages met voorkeurplaatsing, gratis aankondiging van uw evenementen, studiedagen of workshops in de meegeniete kalender, logovermelding, bannering, referentieverhaal bij verschijning in 4 nummers Korting wanneer u voor 1 juli beslist Zie ook: http: // De Hollanders hebben gelijk: wij Belgen zijn een dom volkje. Neem nu die elektronische identiteitskaart. Heel de volwassen bevolking uitrusten met een goed beschermde en toch erg functionele smartcard, gekoppeld aan informatie in verschillende databanken - wie haalt het in zijn hoofd? En nergens hulpmiddelen te vinden om dit huzarenstukje tot een goed einde te brengen. Ontwikkelen, testen, commercialiseren - alles moeten we zelf doen. Gekkenwerk, dat is het. Of niet? Is het misschien toch niet zo dom om ons - als rasechte flandriens - eens aan de kop van het peloton te zetten? België is namelijk een ideaal testlabo: de identiteitskaart zelf is een vertrouwd gegeven, en door de complexiteit van dit land en onze instellingen mogen we gerust met Frank Sinatra meezingen: if you can make it there, you can make it anywhere. We zouden pas dom zijn als we deze kans niet grijpen. Want nu al groeit in het buitenland het besef dat we een interessante voorsprong aan het opbouwen zijn. Nog voor het bezoek van Bill Gates in februari kreeg FedICT al delegaties van over heel de wereld over de vloer en achteraf is die belangstelling alleen maar toegenomen. In sommige landen overweegt men misschien nu al om een beroep te doen op de technologie die hier ontwikkeld is. Niet alleen de eid-technologie zelf, maar zeker ook de toepassingen die ervoor gebouwd worden, maken een kans op een internationale carrière. Binnen enkele jaren zijn ze namelijk netjes ingeburgerd, getest en verfijnd. Voor Belgische softwarebedrijven ligt hier een unieke kans. Nu komt het erop aan om ervoor te zorgen dat de wereld weet hoever we al staan. In ons hoofdkwartier in Redmond hebben ze het al gesnopen, maar we moeten nog veel meer lawaai maken, want anders gaat deze kans verloren. En dát zou pas echt dom zijn. Bruno Segers, algemeen directeur Microsoft België en Luxemburg ahead 3

3 16 inhoud Digitaliseren is een state of mind, waar je moet voor openstaan. Het zorgt voor een bewezen groeiverhoging van 2,5%. philippe muyters, gedelegeerd-bestuurder voka 6 9 hamburg-mannheimer: verzekerd in drie dagen In plaats van tien dagen, heeft Hamburg-Mannheimer nog maar 72 uur nodig om klanten een levensverzekeringpolis te bezorgen. De versnelling is te danken aan een internettoepassing die mobiel bruikbaar is via GPRS. van de velde: de cijfers achter de franjes Van de Velde maakt gerichte en gedetailleerde managementrapporten met een vernuftige analysekubus. Die kan kerninformatie uit zo n 25 miljoen gegevens begrijpelijk presenteren. 27 De administratieve vereenvoudiging dankzij online inschrijven bewijst dat we de papierberg verder kunnen bedwingen met extra internettoepassingen. luc van de vondel, val-i-pac 15 Een integrale dienstverlening aan de burger vraagt om een globale planning en architectuur. Zolang we enkel op lokaal niveau werken, gebruiken we maar een fractie van het potentieel van de eid. jef verschoore, stad ieper btw oké? Elektronisch factureren en archiveren kan aanzienlijke kostenbesparingen en een betere cashflow opleveren. Tips en een update over het wettelijk kader van ervaren specialisten van PricewaterhouseCoopers. lecot: gespierde automatisering Via gespierde automatisering ving Lecot een razendsnelle omzetverdubbeling op. Flexibele informatica, aangestuurd door zakelijke doelstellingen, is nu een echte stimulans voor het bedrijf. innovatie is meer dan technologische evolutie Gedelegeerd bestuurder Philippe Muyters van Voka over innovatie en competitiviteit in de breedste zin van het woord. voortrekkers met eid Microsoft schuift ons land naar voren als gangmaker van zijn Europees eid-initiatief voor de ontwikkeling van toepassingen. De eerste praktische resultaten van dit Early Adopter Program. lecot integreert ERP-systeem met digitaal documentbeheer (foto certipost) 29 De eid-toepassing om elektronisch stukken neer te leggen bij de griffie voor de juridische wereld kan even revolutionair worden als de introductie van de pc op kantoor. mr. dirk vanbiervliet, orde van de vlaamse balies eid: er zit meer in De Belgische steden en gemeenten zijn enthousiast over de mogelijkheden van de elektronische identiteitskaart om de interne werking van de overheid en de dienstverlening aan de burger verder te professionaliseren. Maar er zijn wel een paar voorwaarden val-i-pac: steeds dichter bij de essentie VAL-I-PAC houdt een omvangrijke en complexe administratie in de hand met informatica. Internettoepassingen dringen de papierberg terug en creëren tijd voor service en controle. hoe kan u uw eid gebruiken op uw thuis-pc? 32 colofon Met Executive Circle biedt Microsoft u een forum waarop u samen met andere klanten en partners ideeën kan uitwisselen via verschillende kanalen, zoals evenementen, seminars, een website, newsletters en een magazine. Executive Circle geeft u op een persoonlijk aangepaste manier inzichten en inspiratie om beter, sneller en goedkoper te werken dankzij technologische innovaties. Zo bouwt Microsoft als strategisch adviseur aan een langetermijnrelatie met zakelijke beslissers. Programmacoördinator: Patrick Dalle; pdalle@microsoft.com / Marketingdirecteur: Tom Vandendooren / Hoofdredacteur: Frank De Graeve; frankdg@microsoft.com / Redactie en medewerkers: Veerle De Grauwe, Brigitte Doucet, Pieter Goetgebuer, Philippe Gosseye, Michel Van Velthoven / Opmaak, design: sittingonacornflake / Fotografie: Jerry De Brie, Lies Willaert, e.a. / Productie: Quadrant Communications / Advertenties: Patrick Dalle / Verantwoordelijke uitgever: Bruno Segers, Culliganlaan 1, aan de slag met de eid Wie over de juiste software en een eid-kaartlezer beschikt, kan met zijn eid vandaag elektronische documenten ondertekenen en beveiligen. ahead of things Tips om uw persoonlijk informaticagebruik te verbeteren. roadmap Microsoft wil helpen de eid even gebruiksvriendelijk en vanzelfsprekend te maken als onze bankkaart. 4 ahead ahead Diegem / Abonnementen: / Adreswijzigingen: ahead@microsoft.com Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of overgenomen zonder een voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever Microsoft bvba. Alle rechten voorbehouden. Dit magazine werd met milieuvriendelijke inkten gedrukt op chloorvrij gebleekt papier supersnel aanmelden zonder geheugensteuntjes

4 Hamburg-Mannheimer zet verzekeringsagenten digitaal en mobiel aan het werk Verzekerd in drie dagen Wie een levensverzekering neemt bij Hamburg-Mannheimer, heeft zijn polis voortaan binnen 72 uur in handen. Vroeger duurde dat minstens 10 werkdagen. Nu is Hamburg-Mannheimer een van de weinigen op de markt die zijn polissen zo snel kan leveren, weet bestuurder-directeur Rudi Ryckaert. De versnelling is te danken aan een internettoepassing die mobiel bruikbaar is via GPRS. De besparingen zijn van die omvang dat ze op termijn zelfs de polisprijs kunnen drukken. Rudi Ryckaert, bestuurder-directeur bij Hamburg-Mannheimer: Ons bedrijf is een van de weinigen in de markt die zijn levensverzekeringspolissen zo snel kan leveren. Het nieuwe systeem bespaart zowel ons als onze agenten geld en maakt het ons bovendien makkelijker om extra verkoopkanalen aan te spreken. De versnelling in het verkoopproces van Hamburg-Mannhemeir is het resultaat van de overstap van een papieren verkoopprocedure naar een online toepassing, uitgebaat door Capgemini. Via een GPRSverbinding van Mobistar kunnen de verzekeringsagenten die overal gebruiken op hun laptop of pocket-pc. Hebben ze tijdens een klantenbezoek gegevens nodig voor hun voorstel, dan zoeken ze die meteen op. Het digitale polisvoorstel, opgemaakt op de (pocket-)pc, komt meteen in de achterliggende bedrijfssystemen terecht, zodat de interne medewerkers het niet meer moeten overtypen. Alle 25 Beneluxfilialen van Hamburg-Mannheimer zijn ook uitgerust met draadloze computernetwerken, voor een snelle en gemakkelijke internetverbinding. onderhoudsvrije toepassing De overschakeling naar de internettoepassing kwam er toen de levensverzekeringenspecialist in migreerde naar Alice - een op SAP gebaseerde toepassing - om aan de standaarden van moedergroep ERGO te voldoen. De Benelux-vestigingen besloten om de papierstroom een halt toe te roepen met mobiele software voor de verzekeringsagenten - in de Benelux werken samen ruim zelfstandigen voor Hamburg-Mannheimer. De eisen lagen hoog: men wilde een onderhoudsvrije oplossing die geen lokale installatie noch helpdesk vroeg, maar toch alle nodige functies bood, ook mobiel. Capgemini schrok er niet voor terug en voltooide het project op tijd en binnen het budget, in samenwerking met Mobistar. In juni 2003 werd het contract getekend en in september 2003 registreerden we al de eerste verzekeringscontracten via de nieuwe toepassing, vertelt Rudi Ryckaert. productiviteit drukt prijs Verzekeringsagenten die online polisvoorstellen registreren, krijgen meteen feedback. Ze kunnen via het internet ook de stand van een bestaande polis raadplegen en de klantengegevens, inclusief financiële details van contracten. Zo hebben ze ook zicht op een eventuele betalingsachterstand. Voor zelfstandige verzekeringsagenten is dat belangrijk, want zij krijgen hun commissie pas als de polis betaald werd. De online toepassing biedt hen dus ook een duidelijk zicht op hun commissies. De groepsverantwoordelijken kunnen ook de resultaten van hun team bekijken in de internettoepassing. Alle gebruikers hebben een Vasco Digipass die hen identificeert en op die manier de toegang tot de toepassing beveiligt. De eerste gebruikers waren de bedienden in de 25 verkoopfilialen van Hamburg- Mannheimer. Vroeger hadden ze ongeveer 11 minuten nodig om de informatie van papieren polisaanvragen over te typen in het SAP-systeem. Met de nieuwe internettoepassing zit een aanvraag in 4 minuten in het systeem, waar meteen een kwaliteitscontrole gebeurt. Als het medische profiel van de klant wordt aanvaard, stellen de kantoormedewerkers de polis op en sturen hem, de dag na de registratie, naar de verzekeringsagent. Ook in de hoofdzetel werkt men productiever en kan men meer doen met dezelfde mensen. Het werk van het personeel is bovendien minder repetitief. We sparen door de digitalisering van het verkoopproces heel wat geld uit. Op termijn is het de bedoeling om zo de kosten voor onze polissen te drukken. Indirect komen onze financiële voordelen via de winstdeelname in de levensverzekering dus bij de klant terecht, aldus Rudi Ryckaert. zelfde inspanning verdient beter Voor de zelfstandige verzekeringsagenten betekent de nieuwe toepassing eveneens een hele verbetering. Zij zien hun telefoonkosten drastisch dalen. Vroeger belden ze heel vaak naar het kantoor voor klanteninformatie en financiële gegevens die ze nu via het internet opzoeken. Ook op bezoek bij de klant kunnen ze online doorwerken. Zelfs de opvolgafspraak kan meteen worden gepland, aangezien ze weten dat de polis 72 uur later klaar is. Hun productiviteit is enorm gestegen. Met dezelfde inspanningen kunnen ze duidelijk meer verdienen dan vroeger, weet Domitien Dijon, informaticamanager voor de verkoopafdeling. In 2004 verwerkte de online toepassing al levensverzekeringscontracten in de Benelux. Ongeveer 40 procent van de productie verloopt nu via het nieuwe systeem. Dat is veel, omdat 30 procent van de polisaanvragen nooit geautomatiseerd zal kunnen worden, onder meer wegens medische vragen die we gescheiden en strikt privé moeten behandelen, legt Domitien Dijon uit. Hamburg-Mannheimer investeert volop in de opleiding van de verzekeringsagenten. Op twee uur tijd kunnen die in de filialen via het draadloze netwerk leren werken met de mobiele toepassing. Sinds 2004 Domitien Dijon (l.), informaticamanager voor de verkoopafdeling bij Hamburg-Mannheimer: Ongeveer 40 procent van de levensverzekeringsaanvragen in de Benelux behandelen we al via onze online toepassing. Dat is veel want 30 procent van de polisaanvragen zal - onder meer wegens medische vragen - nooit geautomatiseerd kunnen worden. werken we ook samen met makelaars en dit systeem maakt het makkelijker om hen aan te trekken, aldus nog Rudi Ryckaert. Bovendien willen we het in de toekomst verder uitbouwen met mogelijkheden Dankzij GPRS raadplegen de verzekeringsagenten overal klanteninformatie via laptop of pocket-pc. voor gegevensanalyse voor ons management. En we zullen nagaan of de klant niet meteen kan betalen met een debet- of kredietkaart. De middleware, die de SAP-gegevens uit het back-endsysteem naar de mobiele front-end brengt, ontwikkelde Capgemini in Microsoft Visual Studio.NET. Microsoft is een van onze voorkeurspartners. Als we de totale kostprijs van projecten, de implementatiesnelheid, het budget, de openheid en de levensduur in aanmerking nemen, leidt dat wat ons betreft automatisch tot het gebruik van.net voor dit soort mobiele toepassingen, besluit Geert Verniers, directeur bij Capgemini. 6 ahead ahead 7

5 Door de nadruk op kwaliteit, ligt een nieuw ontwerp pas na acht maanden tot een jaar in de winkel. Om in te spelen op de juiste trends houdt Van de Velde alle marktbewegingen nauwkeurig in de gaten. Hoe haalt uw bedrijf kerninformatie uit zo n 25 miljoen gegevens? En hoe geeft het die essentie begrijpelijk weer voor directieleden? Van de Velde liet partner Dolmen een vernuftige analysekubus ontwerpen die zeer gerichte en gedetailleerde rapporten oplevert. Van de Velde wapent management met kosten- en winstrapporten De cijfers achter de franjes Omdat we luxeartikelen produceren, besteden we veel aandacht aan creatie en ontwikkeling, materiaalonderzoek en kwaliteitscontrole, vertelt Hedwig Schockaert, operationeel en informaticamanager bij Van de Velde. Ons zakenmodel steunt enerzijds op een stabiel deel in de collectie, anderzijds op permanente vernieuwing. Iedere zes maanden wordt een vierde van alle productreferenties vernieuwd. De ontwikkeling vraagt echter vrij veel tijd: de nieuwste lingerie uit onze zomer- of wintercollectie werd zo n acht maanden tot een jaar eerder ontworpen. Om in te spelen op de juiste trends moeten we dus constant alle marktbewegingen in de gaten houden. land en per merk - gedetailleerde kosten- en winstrapporten genereert. Die presenteren de marges voor het huidige boekjaar, vergeleken met die van het jaar ervoor en met het oorspronkelijke budget. Ook andere analyses, zoals de kostenstructuur per land en merk, zijn nu snel te maken. Het analysesysteem berust op de databanktoepassing Microsoft SQL Server 2000 en Microsoft Analysis Services De En Van de Velde doet dat met succes: wat in 1919 startte als een informatie is allemaal afkomstig van de ERP-toepassing maar bescheiden familiebedrijf voor dameskorsetten, is vandaag een wordt gepresenteerd in Microsoft Excel. Vergeleken met technologie die we voorheen gebruikten, is deze oplossing perfect van de belangrijkste producenten van luxelingerie. Het beursgenoteerde bedrijf realiseert een omzet van 104 miljoen euro afgestemd op onze omvang. Ze biedt doorgedreven gegevensanalyse tegen een aanvaardbare inspanning. Het systeem werkt en verkoopt drie topmerken in West-Europa: Marie Jo, Marie Jo l Aventure en PrimaDonna. vlot en flexibel, en kan ook prima samenwerken met andere toepassingen. Het is niet uitgesloten dat we dezelfde technologie in de toekomst zullen inzetten voor andere analyses, besluit Onze raad van bestuur wil zeer gedetailleerde overzichten over de winstmarges: per tijdstip, per merk en per land. Het manage- Hedwig Schockaert. ment baseert zich op die informatie voor belangrijke beslissingen. Alle nodige gegevens zitten netjes in ons ERP-pakket. Dat automatiseert de volledige bedrijfsadministratie, van aankoop van grondstoffen, over magazijnbewerkingen tot orderverwerking. Tot begin vorig jaar konden we daar niet snel genoeg de gevraagde managementrapporten uitfilteren. Omdat Dolmen gespecialiseerd is in gegevensanalyse, schakelden we hen in. Zij leverden ons een vrij eenvoudige oplossing om de aanmaak van de rapporten te automatiseren, aldus Hedwig Schockaert. Een specialist van Dolmen bouwde in twee weken tijd een analysekubus die uit lijsten met gegevens - zoals de verkoop per Tweemaal per jaar vernieuwen we een kwart van onze collectie. Een ondoorzichtig kostenoverzicht kunnen we ons niet veroorloven. Meer informatie over Microsoft SQL Server op: ahead 9

6 Echte kracht vergt uithoudingsvermogen. Bij uw IT is dat niet anders. Waar u moet aan denken als u elektronisch gaat factureren BTW oké? Elektronisch factureren en archiveren kan aanzienlijke kostenbesparingen en een betere cashflow opleveren. Nu alle 25 lidstaten van de Europese Unie in een gemeenschappelijk wettelijk kader opereren, zijn de zaken vereenvoudigd. Dat neemt niet weg dat u oog moet blijven hebben voor lokale vereisten en BTW-regels. Tax consultants Ine Lejeune en Marc Joostens en adviseur Pieter Breyne van PricewaterhouseCoopers gaven tijdens een Roularta Seminar een stand van zaken en tips voor bedrijven die de overstap overwegen. De twee basiselementen die uw aanpak bepalen, zijn uw klantenbestand en uw geografische markt. Of u in een business-tobusiness-omgeving (B2B) werkt, of juist in een business-to-consumer-context (B2C), is belangrijk bij de keuze van een oplossing. Dit verschil heeft ook impact op de bereidheid van uw klanten om e-invoicing te aanvaarden, een cruciaal aspect voor het rendement van uw investering. alleen of samen? Ine Lejeune, partner verantwoordelijk voor het wereldwijd BTW/GST Network van PricewaterhouseCoopers: Elektronische facturatie is geen louter financieel project, noch een exclusieve informatica-aangelegenheid. Beide afdelingen, inclusief fiscalisten en juristen, moeten van het begin tot het einde betrokken zijn en zich informeren, wil het project de vooraf bepaalde ROI opleveren. PRIMERGY TX150 S3 Lage verwerkingscomplexiteit met een fantastische databeveiliging. De towerserver die een lage verwerkingscomplexiteit combineert met een fantastische databeveiliging. De eenvoud van hot plug -schrijven maakt het vervangen ervan makkelijk zonder dat de server uitgeschakeld moet worden. De keuze tussen SATA- en SCSI-technologie betekent een compromisloze databeveiliging. De databeveiliging wordt voor beide verzekerd door het dupliceren van de vaste schijf (RAID 1), en het dupliceren van de gegevens betekent een beveiliging tegen fysiek gegevensverlies. Wanneer lage kosten van doorslaggevend belang zijn maar de databeveiliging toch zeer belangrijk is, zal de seriële ATA-versie van de TX150 S3 uw eerste keuze zijn. Of u nationaal, Europees of wereldwijd actief bent, bepaalt sterk de complexiteit van uw oplossing. Werkt u enkel nationaal, dan hoeft u slechts met één wetgeving rekening te houden. Wie actief is in de EU definieert best een standaard op basis van het gemeenschappelijk Europees wettelijk kader. En toetst die vervolgens aan de lokale BTW-regels van de lidstaten. Globale spelers evalueren best de Europese oplossing aan de hand van de richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en lokale BTW- of soortgelijke wetgevingen van landen buiten de EU. Vergeet ook niet dat u op het vlak van archivering, naast de BTW-regels, ook wettelijke bepalingen uit andere domeinen moet respecteren! het wettelijk kader Analyseer de economische haalbaarheid van elektronisch factureren voor uw bedrijf en maak een business case. Is uw organisatie te klein voor een rendabele oplossing, dan kan u de krachten misschien bundelen met zusterbedrijven of ondernemingen uit uw sector. Of denk aan outsourcing en probeer samen te werken met klanten en leveranciers. klanten en leveranciers moeten mee Voor een goede return on investment (ROI) is het cruciaal dat uw oplossing snel aanslaat. Werken via een extern platform biedt voordelen. Ga wel na of uw klant of leverancier daarvoor een bijdrage moet betalen, want dan zal die misschien minder snel meedoen. >> De wetgeving omtrent elektronische facturatie wordt grotendeels gedreven door de BTW-regels. Op de website volgt PricewaterhouseCoopers de wettelijke stand van zaken op de voet. De Belgische wetten over elektronische facturatie zijn eerder soepel. Een werkgroep van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) heeft de mogelijkheid om de EU-regels uit te breiden naar alle OESO-lidstaten reeds onderzocht. Ook bij de VN loopt een project om de elektronische factuur op wereldniveau te standaardiseren. Pentium, Celeron, Centrino en het Intel Inside logo zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Intel Corporation of haar filialen in de Verenigde Staten of andere landen. Microsoft en Windows zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere namen dienen slechts ter informatie en kunnen handelsmerken zijn van de betreffende eigenaren. De informatie in deze advertentie kan zonder voorafgaande aankondiging worden gewijzigd. Fujitsu Siemens Computers nv/sa is niet aansprakelijk voor technische fouten, publicatiefouten of weglatingen noch voor eventuele schade die voorkomt uit het gebruik van het materiaal. ahead 11

7 Een lage of trage ingebruikname heeft een negatieve impact op de ROI. U kan best een programma opstellen om de introductie bij klanten of leveranciers in goede banen te leiden. Informeer bij uw grootste klanten en leveranciers of zij plannen hebben of al een e-invoicing oplossing gebruiken. Zorg ervoor dat uw oplossing aan hun behoeften beantwoordt. Wie al een gestandaardiseerd communicatiesysteem gebruikt dat aan de soepele EDI-criteria (Electronic Data Interchange) van de Europese wetgeving voldoet, heeft een ideaal uitgangspunt. Start bij nieuwe klanten of leveranciers meteen met elektronische facturatie. Zoek stimulansen om de digitale versie aantrekkelijk te maken. controle, controle, controle Ga zeker na welke impact de overschakeling heeft op uw controleprocedures. Die moeten uiteraard actief en correct blijven. Daarnaast kan u ook niet om de wetgeving heen. Bekijk de lokale reglementering van de landen waarin u actief bent. Denk vooral niet dat elektronische handtekeningen de enige optie zijn om legaal te werken. Wie EDI gebruikt, heeft vaak al een groot stuk van de oplossing in huis. Overweeg zorgvuldig welke facturen u omschakelt en zoek naar de gemeenschappelijke standaard die u het minst kost. Kiest u voor outsourcing, bestudeer dan het dienstverleningscontract en de SLA s (Service Level Agreements). Maak niet al- leen duidelijke afspraken over technische en beveiligingsaspecten, maar ook over wat er moet gebeuren om aan BTW of andere wettelijke vereisten te voldoen en in geval van fiscale controles. anders en beter? Bekijk ook alternatieven voor elektronische facturatie, zoals self billing of papieren facturen scannen. Soms bieden ze een eenvoudige, even rendabele en zelfs snellere oplossing. En vergeet de houding van de Belgische overheid niet: voor bepaalde regels kan u afwijkingen aanvragen. Zolang authenticiteit en integriteit gegarandeerd zijn, kan u ook toelating vragen voor andere oplossingen dan EDI en elektronische handtekeningen. 22:01 AANKOMST IN UW HOTEL, KAMER 37 22:11 AANMELDING OP HET NETWERK 22:26 AANKOMST VAN EEN COMPUTERVIRUS, KAMER 37 22:26 NETWERK ZET HET VIRUS AAN DE DEUR 22:35 AANKOMST VAN HET ZANDMANNETJE Het is zeer handig als u vanuit elke locatie een verbinding kunt maken met het internet of met uw onderneming via uw laptop. Tegelijk het risico vermijden dat er een virus binnendringt, is nog handiger. Hoe ver kan een netwerk gaan om uw onderneming en uw werknemers te beschermen? Met Cisco zijn de mogelijkheden onbegrensd. De Cisco Security Agent (CSA) speurt preventief naar bedreigingen om ze tegen te houden, in plaats van passief hun komst af te wachten. U kunt dus op uw twee oren slapen: uw informatie wordt beschermd, in alle omstandigheden. Bezoek voor meer informatie NETWERKEN DIE ZICHZELF VERDEDIGEN. neem een technologiebad Maak u vertrouwd met de technologie. Hebt u een ERP-systeem in huis, onderzoek dan zijn mogelijkheden voor elektronische facturering en archivering. Vaak kan u daar meer mee doen dan u denkt. Praat ook met de systeemleverancier over wat hij doet en aanbiedt op dit vlak. het complete plaatje Elektronisch factureren en archiveren staat niet los van de aan- en verkoopprocessen, maar moet deel uitmaken van de hele bedrijfsorganisatie, inclusief de financiële werking. Anticipeer op flessenhalzen die het nieuwe facturatieproces kan veroorzaken, zoals trage goedkeuring van facturen bij klanten. Beschouw en beheer elektronische facturatie als een project, met bijhorend een business case en projectplan. op zoek naar een haalbaar project In welke context u ook werkt, een elektronische factuur kost minder dan een papieren exemplaar. Bovendien circuleren facturen niet alleen tussen klanten en leveranciers, maar ook tussen groepsvennootschappen. De digitale aanpak is goedkoper voor het maken en bezorgen van de factuur en kan ook betwistingen voorkomen of de afhandeling ervan bespoedigen. In een B2B-omgeving is de besparing vaak het grootst, vanwege de mogelijkheid tot integratie met achterliggende bedrijfssystemen bij leverancier en klant. Dat versnelt de administratieve afhandeling, maar kan ook leiden tot snellere betaling. De economische haalbaarheid van elektronische facturen voor uw bedrijf kan u onderzoeken via een klassieke break even-analyse die het minimum aantal elektronische facturen voor een rendabel project bepaalt. Meestal is een positieve return on investment al mogelijk als 12 tot 15 procent van de klanten of leveranciers de oplossing aanvaardt. Om de investering te laten renderen moet de oplossing in elk geval snel ingang vinden. In de B2C-sector slorpt het overtuigen van klanten het grootste aandeel van de investering op, in de B2B-sector gaat dat naar de implementatie van de juiste software en de integratie met de bestaande systemen. Meer informatie over elektronisch factureren op 12 ahead Benut de kracht van het netwerk. Nu. Copyright 2004 Cisco Systems Inc. Alle rechten voorbehouden. Cisco, Cisco Systems, het Cisco logo zijn geregistreerde handelsmerken van Cisco Systems Inc. in de Verenigde Staten, in andere landen of beiden. CSA: Cisco Security Agent.

8 Mark Rose, informaticaverantwoordelijke bij Lecot: Als we morgen een bedrijf overnemen, is dat binnen drie weken aangesloten op het centrale systeem, zonder integratievraagstukken of volumeproblemen. We kunnen dus ongestoord verder groeien. Het West-Vlaamse Lecot zag zijn omzet en personeelsbestand de voorbije vijf jaar meer dan verdubbelen. De metaalwarendistributeur en specialist in mechanische beveiliging koos resoluut voor gespierde automatisering om die groei op te vangen. Flexibele informatica, aangestuurd door zakelijke doelstellingen, is nu een belangrijke stimulans voor het bedrijf. Lecot integreert nieuw ERP-systeem met digitaal documentbeheer Gespierde automatisering Razendsnel groeien op korte tijd heeft grote gevolgen voor de efficiëntie van een bedrijf. Zo ook bij Lecot. Het bedrijf biedt zo n producten aan - waarvan ongeveer direct leverbaar uit voorraad - en blinkt uit door gespecialiseerd klantenadvies. Toen de omzet op vijf jaar tijd steeg van 22 tot meer dan 50 miljoen euro, raakte die stevige reputatie bijna ondergesneeuwd door de papieren administratie. Ook het personeelsbestand groeide van 115 naar 260 werknemers, verdeeld over elf vestigingen, maar met de verouderde informatica zette dat geen zoden aan de dijk. Door onze snelle vooruitgang nam ook de hoeveelheid informatie die we moesten verwerken, exponentieel toe. De facturen, bestelbonnen en zendnota s stapelden zich razendsnel op, aldus Mark Rose, informaticaverantwoordelijke bij Lecot. Liefst drie voltijdse werknemers waren in de weer om documenten manueel te klasseren. Ons klassement had steeds zowat een maand achterstand op de praktijk. De voorbije tien jaar nam Lecot ook vijf bedrijven over. Dat veroorzaakte telkens integratievraagstukken en een stroomversnelling in het informatievolume. Ons informaticasysteem dreigde onze groei af te remmen. technologie voor zakelijke doelstellingen Lecot maakte komaf met die groeipijnen door een gespierde automatisering. Het bedrijf implementeerde samen met Microsoft Gold Certified Partner Edan Integrator het ERP-pakket Microsoft Business Solutions-Axapta. Dat nam stapsgewijs alle administratieve verwerking over van de bestaande toepassing en bood Lecot een antwoord op al zijn huidige en toekomstige plannen. Het systeem is opgesteld in de hoofdvestiging in het West- Vlaamse Heule en stuurt alle andere vestigingen aan. Voorts zijn de server- en software vervangen. De papierberg bedwong Lecot met Archive Ware, een archiveringspakket van Nashuatec dat geïntegreerd is met Axapta. Dankzij dat heldere systeem van barcordes en scanning bewaart Lecot vandaag alle documenten elektronisch. Elke werknemer kan ze raadplegen vanuit het centrale ERP-systeem. We merkten het effect van die grote ommezwaai meteen, getuigt Mark Rose. Zo kostte de automatisering van onze externe sites gemiddeld drie weken per vestiging. De 150 systeemgebruikers beschikken onmiddellijk over de informatie die ze dagelijks nodig hebben, zonder lange procedures op papier. Het voorbije jaar archiveerden we documenten elektronisch. De manuele verwerking op papier zou gigantisch veel tijd en geld hebben gekost. Lecot wil de positieve gevolgen van zijn investeringen op korte termijn versterken met nieuwe initiatieven. Zo implementeert het nog dit jaar software voor het beheer van het nieuwe magazijn in Heule en start het ook met directe gegevenskoppelingen met een aantal leveranciers. Daarnaast heeft Lecot plannen rond cijferrapportering, elektronische handel en de automatisering van zijn dertigkoppige mobiele verkoopploeg. ahead 15

9 VOKA-bestuurder Philippe Muyters gebruikt de term innovatie eigenlijk niet zo graag. Voor veel leden van zijn ondernemingsorganisatie staat innovatie alleen gelijk aan technologische evoluties. Hij ziet het ruimer. Ik spreek liever over vernieuwing en verandering, zegt hij. Want innoveren kan overal: de bedrijfsprocessen, de productmix, de marktbenadering, de managementstructuur of de personeelspolitiek bieden net als technologische vernieuwingen mogelijkheden om ondernemingen vooruit te helpen. Een interview met de gedelegeerd bestuurder van VOKA over innovatie en competitiviteit in de breedste zin van het woord. Waar staan we met onze drang naar vernieuwing? Philippe Muyters: De Vlaamse Raad voor Wetenschapbeleid (VRWB) heeft daar vorig jaar onderzoek naar gedaan. Zij concludeerden dat we een gemiddeld innovatieprofiel hebben. We hebben een goed opleidingsniveau, veel brains, een aantal heel goede innovatie-instellingen. Maar we moeten beter scoren om goede ideeën om te zetten in producten en diensten die voor klanten interessant zijn. Daar hebben we nog werk. De meeste innovaties zorgen toch voor hogere productiviteit en dus minder jobs? Het kan de indruk geven dat veranderingen de werkgelegenheid aantasten, maar dat is niet het geval. Op lange termijn is het verband tussen werkgelegenheid en innovatie al bewezen. Belgian Electronic Sorting Technology uit Leuven heeft vorig jaar de Leeuw van de Export gewonnen en illustreert goed de schijnbare paradox tussen vernieuwing en behoud van werkgelegenheid. Met hun techniek kunnen ze bijvoorbeeld automatisch steentjes en andere onzuiverheden uit een lading rozijnen halen. Zoiets zorgt in eerste instantie voor minder werkgelegenheid, en dan nog vooral van het soort jobs waarbij hoofdzakelijk handenarbeid nodig is. Maar het bedrijf heeft internationaal wel een stuk monopoliepositie gecreëerd waarop het groeit en dus meer banen schept. Waarom is innoveren eigenlijk een must, is het niet eenvoudiger als alles blijft zoals het is? Philippe Muyters over het computergebruik bij VOKA: Toevallig ben ik in 1985 met mijn fiets op zoek gegaan naar de eerste computer voor het VEV. Toenmalig afgevaardigd beheerder René de Feyter had gehoord dat ik op de universiteit wel iets van informatica had gezien en stuurde me op pad. Het is intussen onmisbaar geworden. Inloggen van thuis uit, s onderweg kunnen lezen, onderzoeksmateriaal volledig digitaal verwerken; we kunnen niet meer zonder. Innovatie gaat over meer dan technologie Verandering maakt dat je voor een aanvaardbare kostprijs interessante producten en diensten kan blijven leveren en daardoor je concurrentiepositie veilig blijft stellen. Er is geen land in de wereld dat zijn economie op peil kan houden zonder zoektocht naar vernieuwing. Wij proberen die zoektocht te vereenvoudigen door concurrenten met elkaar in contact te brengen en ook over sectoren heen met elkaar te spreken. Wijlen John Cordier was een groot voorstander van het happy hour op kantoor. Wat heeft dat met innovatie of competitiviteit te maken? Samen iets doen, creatief zijn, is zeer valabel voor de vooruitgang van de onderneming. Een happy hour is maar een voorbeeld om mensen te motiveren of tot een teamgeest te komen. Een reorganisatie van een bedrijf op HR-vlak kan een sterke stimulans bieden. De piramidale structuur gaat er bijna overal uit. Een vlakke structuur zorgt trouwens haast automatisch voor vernieuwing. Zelf geloof ik heel weinig in één persoon die alles weet en alles kan, daarom ben ik ook een voetbalfan, je kan veel meer bereiken als je op elkaar ingespeeld bent. In het algemeen biedt samenwerking nog een enorm potentieel. Niet alleen binnen een bedrijf of tussen ondernemingen, maar ook tussen de academische wereld, de overheden en de bedrijven. Welke concrete bedrijven of sectoren brengt u in verband met vernieuwing? In elke sector zijn er bedrijven die aan de top staan, zoals Agfa, het bedrijf van onze voorzitter, in medische beeldvorming. Maar daarmee kan ik niet zeggen dat alle bedrijven uit die sector topspelers zijn. Een aantal branches lenen zich makkelijker tot vernieuwing. Uit een wereldwijde studie van Arthur D. Little, waaraan wij lokaal meewerkten, blijkt dat telecommunicatie, engineering, lucht- en ruimtevaart sneller innoveren dan anderen. En kijken we bijvoorbeeld naar de automotive, een sector die het momenteel moeilijk heeft om in hogeloonlanden overeind te blijven. LMS uit Leuven is een voorbeeld van een wereldspeler. Begonnen met tien man of zo als een spin-off van de universiteit en nu, vijfentwintig jaar later, wereldwijd met meer dan 600 mensen in dienst. Met een bedrijf als LMS komen we automatisch bij het verband tussen digitalisering en groei. Of is er geen verband? Naar aanleiding van de voorbije Vlaamse verkiezingen hebben we met heel veel bedrijven gebrainstormd over de toekomst. Een van de conclusies was heel duidelijk. Bestaande bedrijven hebben maar een Alle bedrijven hebben maar een mogelijkheid: verregaand digitaliseren. mogelijkheid: verregaand digitaliseren. We hebben onze breedbandtechnologie, maar we moeten die beter inzetten met concrete toepassingen. Want er is een bewezen groeiverhoging van 2,5% bij verregaande digitalisering, maar dan moet je er helemaal voor openstaan. Digitaliseren is een state of mind en ik weet niet zeker of die er overal is. Philippe Muyters over z n persoonlijk computergebruik: Ik ben al elf jaar trainer van een voetbalploeg. Als we vroeger een training of match moesten afzeggen, dan kon ik een hele avond spelers bellen. Met is dat nu een kwestie van minuten. onderzoek en congres rond innovatie In het najaar congresseert het VOKA over innovatie. Als voorbereiding gaat het VOKA kijken bij zijn leden, maar ook in Wallonië, zeven Europese landen en Canada waarom zij beter zouden scoren op het vlak van vernieuwing. Het VOKA wil de sfeer vinden die maakt dat het in sommige landen lukt of mislukt. Daartoe gaat men ter plaatse leidende figuren ondervragen uit de politiek, de vakbonden, de bedrijfs-, academische wereld en de pers. Doel van het onderzoek: aan bedrijven kunnen zeggen waar het op aankomt. Een document maken dat in elke directiekamer en door onze beleidsmakers besproken moet worden. De VRWB formuleerde ruim twintig aandachtspunten voor een innovatief klimaat in Vlaanderen. Lees het rapport uit september 2004 via Ook Microsoft heeft een heel programma opgezet om innovatie rond computergebruik te stroomlijnen en te stimuleren. Meer hierover op 16 ahead ahead 17

10 A D V E R T E N T I E Naar Windows XP tijdens de koffiepauze? Heeft u PCs met Windows NT of Windows 2000, dan kan u met Getronics desktop deployment programma besparen. Getronics RDX biedt U een migratie naar Windows XP zonder on-site technische interventie én zonder enige werkonderbreking voor de pc-gebruiker. Getronics installeert de migratie-infrastructuur in uw bedrijf en sluit ze aan op uw netwerk. Het systeem maakt eerst een inventaris van de Microsoft-pakketten op uw toestellen en een projectplan voor de migratie. Getronics bouwt en test een geïntegreerd softwarepakket of image welke vervolgens automatisch op alle pc s wordt geïnstalleerd. Een projectmanager bewaakt de kwaliteit van het hele proces. Getronics RDX minimaliseert risico s bij Desktop Deployment Snel en zorgeloos in topvorm Een verhoogde veiligheid, betere samenwerking, rendabiliteit en efficiëntie zijn maar een paar redenen om uw computerpark op tijd en stond van recente software te voorzien. De kosten en risico s van een migratie naar een nieuw besturingssysteem of nieuwe kantoortoepassingen doen de winst teniet, zegt u? Niet met de Rapid Deployment experience van Getronics. RDX brengt uw computerpark snel en betaalbaar in topvorm, zonder uw dagelijkse activiteiten te onderbreken. En maakt het een stuk eenvoudiger om die conditie op peil te houden. Hoe heterogener uw computerpark, hoe lastiger en duurder het beheer. Door iedereen te laten werken op Microsoft Windows XP en met dezelfde kantoortoepassingen, creëert u een overzichtelijke en stabiele omgeving met een rendabele total cost of ownership. Zo n homogeen en actueel Microsoft-platform is ook een stuk veiliger en veel makkelijker veilig te houden. Bovendien biedt het extra mogelijkheden om de productiviteit en mobiliteit van uw personeel te bevorderen. De productiviteitsparadox Redenen genoeg dus om oude besturingsystemen en kantoortoepassingen te vervangen. Toch stellen heel wat bedrijven dit uit. Zelfs als ze zonder extra kosten recht hebben op de recentste software via Microsoft Software Assurance. Of zelfs als ze nog met software werken waarvoor vandaag elke ondersteuning ontbreekt. De overtuiging leeft dat het sop vaak de kool niet waard is omdat migraties arbeidsintensief zijn en de dagelijkse bezigheden sterk kunnen belemmeren. En zo een tijdrovende, risicovolle en dure onderneming worden. Vaak klopt dat beeld: als de nodige expertise of resources ontbreken, zijn downtimes een onvermijdelijk gevolg. Rapid Deployment experience of RDX werd speciaal door Microsoft en Getronics ontwikkeld om deze risico s te minimaliseren. Dit framework, gebaseerd op het Business Desktop Deployment tool van Microsoft en de jarenlange ervaring in deployment-projecten van Getronics, biedt een unieke mix van methodes en de middelen die het hele proces sterk vereenvoudigen en automatiseren. Zo kan u snel en goedkoop naar een vernieuwde, rendabeler infrastructuur omschakelen, zonder dat uw personeel hinder ervaart. Zero Touch -installatie RDX is een gestandaardiseerde, wereldwijd bruikbare werkwijze voor voorspelbare Desktop Deployment-oplossingen. Getronics boogt daarbij op een unieke kennis die voortvloeit uit forse investeringen in managementcenters en implementatietechnologieën en een uitgebreide verzameling consulting-, implementatie- en supportservices. De terreinervaring en eigen software worden gecombineerd met de recentste Microsoft-technologie. Zo kan de klant maximaal profiteren van de sterke kanten van beide leveranciers. Jean-Claude Vandenbosch, algemeen directeur van Getronics: Geautomatiseerd desktopbeheer verloopt tot twintigmaal sneller dan met traditionele methodes. Bedrijven met een Microsoft Software Assurance-contract hebben automatisch recht op de nieuwste software: zij hebben al voor hun licenties betaald. Voor wie geen dergelijke overeenkomst heeft, berekent Getronics de voordeligste licentieformule. We kunnen ook zorgen voor nieuwe hardware, gebruikerstraining of de installatie van andere toepassingen op het Microsoft-platform. Het RDX-systeem maakt automatisch een inventaris van wat er op de pc s staat. Met die informatie stelt de edeploy-tool het meest efficiënte projectplan op om grote aantallen computers tegelijk te vernieuwen, zonder de vertrouwde werkomgeving van de individuele gebruikers aan te tasten. Zolang de hardware krachtig genoeg is, vraagt RDX geen informatici ter plekke. Alles gebeurt van op afstand, zonder een vinger uit te steken naar de toestellen, hoeveel het er ook zijn. Migreren kan ook als het personeel naar huis is. Na zo n nachtelijke migratie vinden de medewerkers s morgens een vernieuwde pc op hun bureau, mét al hun gegevens en vertrouwde instellingen. Zo hoeft het werk geen minuut stil te liggen. Het is zelfs mogelijk om de eindgebruikers zelf te laten bepalen wanneer hun pc mag worden gemigreerd. Het hoeft geen betoog dat deze verregaande automatisering een enorme tijdswinst oplevert en tegelijk de soms buitensporige arbeidskosten van een migratieproject minimaliseren. Ook andere verliesposten, zoals personeel dat non-actief is terwijl het op zijn pc wacht, vervallen. Eens op peil, altijd op peil Als u de RDX-infrastructuur na de migratie in huis houdt, beschikt u bovendien over een uitgelezen systeem om uw computerpark vlot up-to-date te houden via automatische softwaredistributie en beheer van op afstand. Herstelsoftware of patches, nieuwe functies en extra toepassingen installeren op een groot aantal pc s wordt een peulschil. Zo kan u voortaan de voordelen van uw licentieovereenkomsten snel en maximaal uitbuiten. En bent u in een wip klaar voor toekomstige migraties of grootschalige installaties van nieuwe desktops. De ehelp-functie beperkt ook het aantal oproepen naar de helpdesk. Het personeel kan er zelfstandig courante computerproblemen mee oplossen. Zelfs een zelfbedieningssysteem voor de installatie van extra toepassingen, met een geïntegreerde goedkeuringsprocedure, behoort tot de mogelijkheden: personeel kan dan makkelijk software toevoegen en verwijderen zonder uw informatici lastig te vallen. Verschillende klanten reageerden enthousiast op de drastische verbeteringen in snelheid en kosteneffectiviteit van een implementatie met RDX. Bij een grote bank bijvoorbeeld heeft Getronics in één nacht desktops opgewaardeerd. Het proces nam slechts 30 minuten per pc in beslag. Een traditionele upgrade zou viermaal zolang hebben geduurd, met een evenredige stijging van de kosten en vergroting van de overlast tot gevolg. Het begrip en de expertise voor concrete kwaliteitsoplossingen Bruno Segers, algemeen directeur van Microsoft Belux: Getronics en Microsoft geloven in de impact van diepgaande relaties met een beperkt aantal partijen. Onze beide bedrijven zijn intussen op verschillende niveaus zo goed op elkaar afgestemd, dat de dienstenwaaier van Getronics optimale ondersteuning biedt voor onze producten. De kracht van Getronics is dat ze een verregaand begrip van de klantenbehoeften combineren met een breed technologisch inzicht, wat leidt tot zeer concrete, kwalitatief hoogstaande oplossingen. Deze nieuwe aanpak voor desktop deployment is daarvan een perfecte illustratie. Net zoals ikzelf, is Jean-Claude Vandenbosch gepassioneerd door de lokale markten en de klanten die daar werken. Wij willen dat zij het brandpunt van onze bezigheden zijn. De expertise van de lokale medewerkers van Getronics in België en Luxemburg vertaalt zich daarbij in een uitzonderlijk hoge klantentevredenheid en een aantal unieke referenties, en dat zowel bij lokale als internationale organisaties. Meer informatie over: licenties: sabine.crem@getronics.com het RDX-programma: philippe.steyaert@getronics.com

11 Praktische toepassingen en proefprojecten voor de eid Voortrekkers met eid 20 ahead België is het land bij uitstek om voortrekker te worden in het gebruik van de eid. Microsoft schuift ons land naar voren als gangmaker en competentiecentrum van zijn Europees eid-initiatief voor de ontwikkeling van toepassingen. Samen met IT-partners en in overleg met de overheid willen we van de eid een nuttig instrument voor dagelijks gebruik maken. Hierna vindt u de eerste praktische resultaten van het Early Adopter Program. Op bladzijde 23 leest u over het project van de gemeente Diepenbeek dat er ook deel van uitmaakte. Recent presenteerden we een tweede serie projecten uit de financiële en verzekeringswereld. KBC Bank, Mercator Verzekeringen en Portima kwamen met volwaardige toepassingen die de man in de straat ongetwijfeld zullen aanspreken. En straks zetten we mee onze schouders onder een derde reeks applicaties, voornamelijk voor overheids- en onderwijsinstellingen. De ontwikkeling van toepassingen zit duidelijk op kruissnelheid. Aan kandidaten met projecten is er geen gebrek. En het is moeilijk kiezen welke we zullen ondersteunen, want op de kwaliteit en praktijkgerichtheid valt vaak nog weinig aan te merken. We wilden de derde serie projecten beperken tot overheidstoepassingen, maar krijgen nu ook voorstellen uit andere hoeken die we niet kunnen negeren. U hoort hier ongetwijfeld meer van. Advocaten leggen conclusies elektronisch neer bij de griffie De Orde van de Vlaamse Balies ontwikkelde samen met D Soft een eenvoudige oplossing die advocaten toelaat hun conclusies in elektronische vorm te tekenen met hun eid en ze samen met andere stukken te versturen naar de griffie. Advocaten moeten hun conclusies in het kader van een zaak gehandtekend neerleggen bij de griffie van de rechtbank, eventueel samen met niet getekende stukken. Dat is een tijdrovend proces. Alles staat op papier en de documenten moeten voor een bepaalde deadline de griffie bereiken. Essentieel is dat de advocaat een bewijs van tijdige ontvangst krijgt van de griffie. Zoniet kan een stuk worden geweerd uit de debatten, waardoor een zaak vaak bij voorbaat verloren is. Soms verstuurt men de documenten per post, maar dat biedt geen garanties. Als er geen bewijs van ontvangst van de griffie arriveert binnen het voorziene tijdbestek, moet men op de valreep alsnog naar de rechtbank om de stukken te overhandigen. De toepassing om conclusies en stukken elektronisch neer te leggen werkt met een elektronische, ondertekende enveloppe. Die bestaat uit een Microsoft Office Info- Path-formulier waarin men alle gegevens over de zaak invult, vaak aan de hand van keuzemenu s en webservices die details automatisch aanleveren. Aan het Microsoft InfoPath-formulier kan men uiteenlopende digitale documenten toevoegen, ook foto s en scans. De ondertekende enveloppe gaat naar het Ministerie van Justitie voor validatie en controle. Het Ministerie stuurt het geheel door naar de elektronische databank van de betrokken rechtbank(en), waar de griffie de enveloppe elektronisch ondertekent en terugstuurt naar de advocaat bij wijze van ontvangstbewijs. Dankzij Mr. Dirk Vanbiervliet van de Orde van de Vlaamse Balies: Deze eid-toepassing kan voor de juridische wereld even revolutionair worden als de introductie van de pc op kantoor. webservices verloopt het proces compleet geautomatiseerd. internationale allure De toepassing steunt op de praktijk, gangbare technologie - ruim 95 procent van de advocaten gebruikt MS Word - en op open internetstandaarden zoals XML voor maximale integratie met andere pakketten en allerlei digitale documenten. De software voor de advocaten is klaar. Aan overheidskant moet de oplossing nog worden geïntegreerd. En alle partijen hebben natuurlijk hun eid nodig om met het systeem te werken. Maar het is een toepassing met internationale allure: D Soft implementeerde al gelijkaardige oplossingen in Nederland en Frankrijk, besluit Mr. Van Biervliet. In de dagelijkse werking van het advieskantoor KPMG is internettechnologie en vooral volledig ingeburgerd. Bij de interne en externe communicatie gaat veel vertrouwelijke informatie over en weer volgens strikte interne richtlijnen over privacy, integriteit en confidentialiteit. Ook de wet verplicht KPMG daarop nauw toe te zien. Voorstellen, rapporten en dossiers werden daarom meestal gehandtekend op papier afgeleverd. Dankzij de eid kon KPMG hoge veiligheidseisen verzoenen met de efficiëntie van moderne communicatietechnologie. Samen met ZETES integreerde KPMG een toepassing die de vennoten toelaat om voorstellen, rapporten en dossiers veilig af te leveren in elektronische vorm en zowel de documenten als de zelf te ondertekenen met hun eid. Gebruiksvriendelijke technologie stond daarbij centraal. Maar ook integratie met de veiligheidsvoorzieningen van het bedrijf, het behoud van de prestaties van de computerinfrastructuur en de juridische plichtplegingen ten aanzien van de overheid en de wet. solide basis voor uitgebreid gebruik van de eid In het kader van het project legde KPMG meteen de basis voor extra eid-toepassingen: alle pc s zijn uitgerust met KPMG s eigen gedefinieerd werkstation, gebaseerd op MS Windows XP, MS Office 2003 en met ondersteuning voor eid. Sinds eind 2004 is IRM: digitaal rechtenbeheer Revisoren, fiscalisten en adviseurs vertrouwen op de elektronische identiteitskaart Sinds eind 2004 gebruiken een zestigtal vennoten bij KPMG hun elektronische identiteitskaart om confidentiële s en documenten te ondertekenen. In het kader van het project legde men meteen de basis voor uitgebreid eid-gebruik. Met de volle steun van de directie rolt KPMG nu meer toepassingen uit. de toepassing voor de vennoten in gebruik en maakt men werk van nieuwe eid-oplossingen. Zo wil KPMG intern ontwikkelde toepassingen - zoals software waarmee klanten hun belastingaangifte optimaliseren - beter beschermen via information rights management (IRM) en Trust 2. Andere mogelijkheden die KPMG overweegt voor de toekomst: het verder uitrollen van IRM om vertrouwelijke voorstellen met beperkte geldigheidsduur via te versturen; correcte identificatie van medewerkers om toegang te krijgen tot vertrouwelijke delen van het bedrijfsnetwerk; snelle gegevensinvoer in het kader van rekrutering; online stemmen bij interne enquêtes. Marc Vael van KPMG: Dit project onderbouwt onze geloofwaardigheid bij klanten en partners. We verwachten dat de vraag naar een volledig elektronische aanpak tussen 2005 en 2007 sterk zal toenemen. Dan zijn wij er helemaal klaar voor. Een voorbeeld van Belgiës vooruitstrevende positie is Trust 2 van Certipost en Microsoft, dat de eid met digitaal rechtenbeheer of information rights management (IRM) integreert. Dankzij IRM kunnen gebruikers van Microsoft Office 2003 vertrouwelijke informatie beveiligen door het gebruik van documenten vast te leggen alvorens ze te versturen. Zo kan men bepalen of de bestemmeling de informatie al dan niet mag bekijken, opslaan, afdrukken, doorsturen of bewerken en eventueel ook hoeveel keer of voor hoelang. Waar men met Microsoft Office 2003 zulke rechten kan toekennen aan bestemmelingen binnen één bedrijf, breidt Trust 2 die rechtenpolitiek uit naar documenten, toepassingen en portalen waarbij verschillende organisaties betrokken zijn.

12 De administratie van EPHEC (Ecole Pratique de Hautes Etudes Commerciales) worstelt met twee flessenhalzen: de invoer en herinvoer van studentengegevens en de registratie van aanwezigheden. Dat laatste is belangrijk voor de studenten van het avondonderwijs: zij hebben een bewijs van aanwezigheid nodig voor hun werkgever of andere instanties. snel ingeschreven In samenwerking met EZOS ontwikkelde de school drie eidproeftoepassingen die die knelpunten aanpakken. De eerste betreft een mobiele toepassing die administratieve medewerkers toelaat om bij de inschrijvingen de gegevens van studenten van hun eid te kopiëren via een pda of andere draadloze kaartlezer. De informatie wordt automatisch opgenomen in een Microsoft SQL Server-databank. Via webservices wordt ook een nieuwe De vakantiefondsen verbonden aan de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie zijn betalingsinstellingen die het vakantiegeld van arbeiders berekenen en uitbetalen. De verwante informatie en het systeem dat ze daarvoor gebruiken, zijn niet toegankelijk voor werkgevers of werknemers. De organisatie wordt dan ook elk jaar rond de uitbetalingsperiode overspoeld met vragen en zoekt een geschikte manier om werkgevers en werknemers actief te informeren. Guy Poulaert, directeur van de opleidingen voor sociale promotie aan de EPHEC, en studente Sylvie Berten: Ons proefproject toont aan dat de integratie van de eid in draagbare toestellen geen probleem vormt. Naast dagopleidingen organiseert de EPHEC ook heel wat avondopleidingen in het kader van sociale promotie. Studente Sylvie Berten onderzocht in een eindwerk hoe de instelling via de eid haar administratie kan verbeteren en ontwikkelde samen met EZOS drie proeftoepassingen. Efficiëntere studentenadministratie met mobiele registratie identiteit aangemaakt in Microsoft Active Directory, dat de instellingen van het computernetwerk beheert. Zo creëert men interessante perspectieven voor het hergebruik van gegevens en het toekennen van rechten op het computernetwerk. nog sneller aangemeld Met de tweede toepassing kunnen studenten via hun eid en pincode automatisch aanloggen op het netwerk van de school. Door hun eid in te brengen in een mobiele kaartlezer, kunnen ze snel pc s en relevante toepassingen gebruiken. De derde toepassing registreert via een kaartlezer de aanwezigheid van studenten bij lessen of examens. Als een student zijn eid bij aankomst in de lezer stopt en zijn pincode invoert, worden zijn gegevens automatisch opgenomen in een databank. Informatie voor arbeiders via slimme mobiele telefoons De vakantiefondsen die verbonden zijn aan de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie willen werkgevers en arbeiders op een veilige, eenvoudige en persoonlijke manier informeren over hun vakantiegeld. i-city en Siemens Business Services (SBS) ontwikkelden de concepttoepassing i-holiday, voor pda s of smartphones die de eid ondersteunen. Koen Delvaux van i-city: Ook voor mobiele toestellen kan men op korte termijn eid-toepassingen ontwikkelen voor een breed publiek. i-city is ervan overtuigd dat die de pda even populair kunnen maken als de mobiele telefoon. >> lees verder pagina 28 Steden en gemeenten van start met elektronische identiteitskaart eid: er zit meer in De Belgische steden en gemeenten zijn enthousiast over de mogelijkheden van de elektronische identiteitskaart. Ze vormt de brug tussen de burger en de lokale administraties, die de informatisering aan beide kanten echt kan laten renderen. Veel steden en gemeenten zijn al in de weer met concrete toepassingen. Men hoopt dat de eid het middel bij uitstek wordt om de interne werking van de overheid en de dienstverlening aan de burger verder te professionaliseren. Maar dan moeten we wel een paar extra voorwaarden vervullen. Vele lokale besturen dringen aan op planning en coördinatie van hogerhand, want de nood aan praktijktoepassingen die lokale, regionale en nationale niveaus overstijgen, laat zich nu al voelen. En ook voor de burger is er duidelijke informatie uit betrouwbare bron nodig om de koudwatervrees te overwinnen en van de eid een vanzelfsprekend onderdeel van ons dagelijks leven te maken. Diepenbeek: gratis officiële documenten via het i-loket Ward Reekmans, schepen van Diepenbeek: Heldere en correcte informatie van de overheid en de media, vooral over de veiligheid van het systeem, zou helpen om de aarzeling bij de mensen weg te nemen. Diepenbeek was daarmee een van de eersten met een concrete eid-toepassing. Microsoft riep het online loket dat de gemeente samen met CIPAL uitbouwde, uit tot eid Project van het jaar Het illustreert immers treffend de impact van de eid voor de doorsnee burger: die hoeft zijn huis niet meer uit voor officiële stukken. Het systeem is zeer helder en gebruiksvriendelijk. Vergelijk het met online bankieren. Wie dat onder de knie heeft, kan moeiteloos de diensten van ons i-loket gebruiken via zijn elektronische identiteitskaart. Bovendien moeten we de burgers geen kosten meer aanrekenen en dat is zeker een extra stimulans voor de eid, aldus Ward Reekmans, schepen bij de gemeente Diepenbeek. We willen het gebruik maximaal stimuleren, maar voor een echte doorbraak is het wachten op de algemene verspreiding van Sinds januari 2005 kunnen de Diepenbekenaren met hun eid officiële documenten die elektronisch ondertekend zijn door de gemeente, downloaden van de gemeentelijke website en en aan de instantie die erom vroeg. Die dienstverlening is helemaal gratis. kaart en kaartlezers. Heldere en correcte informatie van de overheid en de media, vooral over de veiligheid van het systeem, zou ook helpen om de koudwatervrees bij de mensen weg te nemen. En ook senioren moeten we voorbereiden: ze kunnen leren surfen en GSM en, dus waarom hen dan ook niet de mogelijkheden van de eid uit de doeken doen? Diepenbeek beschikt al sinds juli 2004 over een interactief i-loket waar burgers documenten aanvragen en zaken melden en ook de behandeling van hun vraag of melding online kunnen opvolgen. Aanvankelijk gebeurde de identificatie via een token van FEDICT, een validerings- en identificatiewijze uitgewerkt door de overheid. Wie documenten aanvroeg, moest de stukken ook afhalen bij de gemeentediensten en ervoor betalen. Door de eid in het i-loket te integreren, verloopt dat proces voortaan volledig elektronisch én gratis. extra controle-instrument voor derden De oplossing van de gemeente Diepenbeek en CIPAL gebruikt de drie functies van de eid: authenticatie (zodat de burger die naar de site komt zich meteen kan identificeren), gegevensinvoer (zodat de gemeente meteen beschikt over de nodige gegevens van de burger) en de elektronische handtekening (zodat de ambtenaren de stukken digitaal kunnen ondertekenen). Om te garanderen >> 22 ahead ahead 23

13 >> dat er niet met de elektronische stukken geknoeid is, is een tweede luik aan de toepassing toegevoegd. Dat laat de ontvangers toe om via de website te controleren of de inhoud en de handtekening van het ontvangen stuk integer zijn. We zien zeker nog mogelijkheden voor de eid in onze gemeente. Zo zou ze de toegangskaart voor het containerpark en de lenerskaarten voor de bibliotheek kunnen vervangen. Praktisch toch als je voor al die zaken maar één kaart nodig hebt? En intern bevordert het automatisch inlezen van persoonsgegevens een vlotte en accurate administratie. Zo kan de eid kan veel procedures versnellen, al zijn er nog remmende factoren. Documenten waarop je zegels moet plakken bijvoorbeeld, vragen om een oplossing van hogerhand, aldus Ward Reekmans. Als universiteitsgemeente zouden we onze voorsprong op het vlak van eid-toepassingen natuurlijk graag bestendigen. Een samenwerking tussen het Limburgs Universitair Centrum, CIPAL en Microsoft voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen is zeker het overwegen waard. Overijse laat burger straks zelf informatie opzoeken Ook de gemeente Overijse werkt samen met CIPAL aan een e-loket waar burgers binnen afzienbare tijd officiele elektronische documenten zullen kunnen krijgen met hun eid. Vandaag moet men nog een aanvraagformulier downloaden en terugfaxen of -mailen, weet Koen Denayer, informaticus bij de gemeente. Overijse kadert het project in een weloverwogen informatisering van haar interne diensten. We werken ook aan een systeem om de publicatie van collegebeslissingen en gemeenteraadsverslagen te automatiseren. Voorts willen we de inkomende briefwisseling digitaliseren. En op termijn zullen de inwoners zelf bepaalde informatie uit het bevolkingsregister of uit de registers van de burgerlijke stand kunnen opzoeken, aldus Koen Denayer. Daartoe creëert Overijse een koppeling tussen het e-loket en het programma waarmee het de registers inscant en in een digitale databank plaatst. De registers van de burgerlijke stand sinds 1852 zijn ingescand. Die van de bevolking zijn al gedigitaliseerd voor de jaren 1846 tot Informatie van meer dan 100 jaar oud wordt, mits gebruik van de eid, online raadpleegbaar, bijvoorbeeld in het kader van stamboomonderzoek. En in ons nieuw administratief centrum dat momenteel in opbouw is, komt ook een speciale zelfbedienings-pc in de inkomhal. Die zal onze inwoners toelaten om bijvoorbeeld met hun eid zelf uittreksels uit de registers te halen of toegangskaarten voor activiteiten te kopen en af te drukken. Ze kunnen die documenten dan onmiddellijk meenemen. Met de nieuwe identiteitskaart kan dat op een veilige manier: je kan exact bijhouden wat een gebruiker met de toepassing doet en hem of haar zonodig identificeren, vult Wim Vranckx van de Dienst Burgerzaken aan. Liedekerke: naar een echte digitale administratie Vooruitkijken met beide voeten op de grond, dat is de aanpak van de gemeente Liedekerke. De uitreiking van de eid vraagt tijd en het software-aanbod is nog beperkt. Maar dat betekent niet dat we alleen maar afwachten, verzekert gemeentesecretaris Marc Mertens. Onze interne systemen moeten klaar zijn om samen te werken met andere overheden en nieuwe diensten aan de burger te bieden, zodra dat opportuun is. Marc Mertens, gemeentesecretaris van Liedekerke: Elektronisch ondertekende documenten kunnen de communicatie tussen overheidsinstanties sterk vereenvoudigen. Het is tijd voor overleg met de Provincie. Liedekerke ziet praktische voordelen van de eid, zowel voor de werking van haar diensten als voor de dienstverlening aan haar burgers. Hopelijk breekt met de eid de echte elektronische administratie door. Vandaag bevatten digitale dossiers >> nog veel ingescande papieren. Omgekeerd drukt men elektronische documenten vaak af voor opname in papieren dossiers. De eid kan helpen om de processen van begin tot einde te digitaliseren. Dat zou veel besparen, niet alleen wat papier en klasseerruimte betreft, maar ook omdat het opzoeken en verwerken van digitale informatie gewoon sneller gaat, aldus Marc Mertens. Voor een vlotte interne keuken rekent Liedekerke vooral op elektronisch ondertekende documenten. Marc Mertens: Ze kunnen de briefwisseling met andere openbare instanties sterk vereenvoudigen. We bekijken het versturen en ontvangen van zulke documenten in de praktijk, want zender en ontvanger moeten er beiden mee uit de voeten kunnen. Dat is vandaag nog niet vanzelfsprekend. Toen ik mijn eid kreeg, was ik dan ook wat teleurgesteld. Toch willen we er in onze gemeente snel mee starten. Wie geen elektronische handtekeningen kan lezen, zal steeds papieren documenten kunnen aanvragen. Onze aanpak staat bijna op punt en we maken onze computers klaar. Nu is het tijd voor overleg met de Provincie. ondertekenen in bulk Ambtenaren moeten ook erg veel documenten ondertekenen. Vaak is dat een routineklus die veel tijd vraagt. We gaan een Ieper ziet het grote kader De stad Ieper voert de eid in tegen de achtergrond van een efficiënt geïnformatiseerde stadsadministratie. Ze ziet de kaart als de sleutel voor de burger tot het kennissysteem van de stad. De eid pakt de gevaren aan die ons beletten optimaal te profiteren van de openheid van het internet, ook voor overheid als geheel. Jammer genoeg ontbreekt een globale visie en planning. Er is dringend overleg nodig, pleit schepen Jef Verschoore. Voor de bevolking is onze website een belangrijke informatiebron. In de herfst van 2005 komt er een nieuwe versie online project indienen bij Microsoft voor een oplossing om elektronische documenten in bulk te ondertekenen. We willen een soort van elektronische parafeermap creëren zodat je alle documenten die erin zitten, kan ondertekenen door één elektronische handtekening te plaatsen, legt Marc Mertens uit. Met het oog op een betere dienstverlening aan de burger, ziet Liedekerke vooral potentieel in de identificatie met de eid. We denken dan allereerst aan het aanvragen van documenten via ons e-loket, een dienst die onze inwoners al gebruiken. De kaart zal eindelijk zekerheid bieden over identiteit van de aanvrager. Vandaag sturen we de documenten met de post naar het officiële adres van de persoon op wie ze betrekking hebben. Zo willen we vermijden dat persoonlijke gegevens in de verkeerde handen vallen. Als de aanvraag gebeurt met een eid, weten we zeker dat de aanvrager is wie hij beweert. Hoog tijd voor globaal e-government-overleg Maar ook andere toepassingen hebben baat bij een vlotte gebruikersidentificatie. Ik denk aan de gids met lokale bedrijven en verenigingen op onze website. Die up-to-date houden is een gigantisch werk, tenzij we het overlaten aan de bedrijven en verenigingen zelf. Met de eid kunnen we eenvoudig vermijden dat buitenstaanders met de informatie knoeien. Een compleet systeem met gebruikersnamen en wachtwoorden kan dat natuurlijk ook, maar dat vraagt dan weer veel onderhoud. Voorts is de kaart bruikbaar voor online reservaties en om de online diensten van de bibliotheek makkelijker toegankelijk te maken. Je ziet: potentieel genoeg om snel werk te maken van concrete toepassingen zodat we echt van start kunnen gaan. We gaan toch niet wachten tot iedereen zijn kaart heeft?, besluit Marc Mertens. Jef Verschoore, schepen van Ieper: Zodra we afhankelijk zijn van hogere besturen of zegels moeten plakken, staan we virtueel nog nergens. Vandaar dat eid-diensten voor bedrijven ontbreken: dan zitten we zeker in een gecombineerd informatiecircuit met verschillende overheden. met de eerste eid-diensten. Het is veel meer dan een facelift. De website wordt een gebruiksvriendelijk, interactief venster op het >> 24 ahead ahead 25

14 >> kennissysteem van Ieper, verzekert Jef Verschoore. We zijn er dan ook al een hele tijd mee bezig. Een goede communicatie met de burger, vraagt in de eerste plaats om een goede interne communicatie. Dus zorgden we allereerst voor de nodige werkmiddelen voor onze ambtenaren, zoals informaticasystemen voor het beheer van dossiers, documenten en workflows en een centrale contactendatabank. Als die op punt staan, is de stap naar internetdiensten voor de burger veel kleiner. specifieke doelgroepen Tegen die achtergrond vormt de eid de sleutel tot online interactie, aldus nog Jef Verschoore: Persoonsgegevens zijn belangrijk in onze omgang met de burger. We moeten voortdurend zijn identiteit vragen. Met de eid is dat eenvoudig. Concreet denken we aan toepassingen om officiële documenten op te vragen en voor reservaties van infrastructuur en voor activiteiten. Maar ook directe toegang tot onze informatie voor bepaalde doegroepen lijkt ons opportuun. We krijgen bijvoorbeeld zeer veel vragen van notarissen. Als die zelf zaken kunnen opzoeken, hoeven zij niet meer op antwoord te wachten en worden onze diensten minder belast. Voorts werken we ook aan een jongerensite waar de eid zou kunnen helpen om de chatruimte te beveiligen. Niet dat iedereen de identiteit van de chatters moet kennen. Maar als de stad de gegevens bijhoudt, heeft ze een houvast als er problemen rijzen. Een eid voor kinderen lijkt ons zeker nuttig. En ook acties om geïsoleerde bevolkingsgroepen, zoals gehandicapten en sociaal zwakkeren, vertrouwd te maken met het internet. Precies zij kunnen er bijzonder baat bij hebben, maar vaak blijven ze van toegang en opleiding verstoken. Concrete initiatieven blijven echter beperkt tot transacties waarbij de stad alles zelf in handen heeft. Jef Verschoore: Een integrale dienstverlening aan de burger vraagt om een globale planning en architectuur. We bieden immers veel diensten aan waarvoor diverse overheidsinstanties samen verantwoordelijk zijn. Er is nood aan afspraken over wie welke onderdelen van architectuur realiseert en wanneer die klaar zullen zijn. Zolang we enkel op lokaal niveau werken, gebruiken we maar een fractie van het potentieel van de eid. Erpe-Mere luistert naar de nuchtere burger Erpe-Mere was een van de eerste gemeenten die haar bevolking uitnodigde voor een informatiesessie. Die kon op ruime belangstelling rekenen. Sommige aanwezigen hadden zich opvallend goed voorbereid, wat resulteerde in een geanimeerd gesprek. De burger blijkt een zeer nuchtere en praktische kijk te hebben op nieuwe identiteitskaart. Hij ziet zowel de voor- als de nadelen, weet Etienne Beerens, schepen van Erpe-Mere. Zo vindt men het positief dat het adres niet meer op de kaart staat, zodat men geen nieuwe moet aanvragen als men verhuist. Ook het kleine formaat - vergelijkbaar met een bankkaart - ervaart men als praktischer. En de veiligheid van de elektronische handtekening kan eveneens op bijval rekenen. Mensen hopen vooral tijd te winnen met de eid: elektronische diensten kennen geen openingsuren. Daar staat tegenover dat men dat het gebruik van de kaart in de praktijk niet echt simpel vindt. Wie er thuis mee aan de slag wil, moet goed uitgerust zijn: een pc, een kaartlezer, een internetverbinding en aangepaste software zoals Microsoft Office 2003, dat is geen kleine investering. De eid zelf moet men ook betalen en is bovendien slechts vijf jaar geldig. We horen dan ook dat de mensen vrezen dat de kaart al aan vervanging toe zal zijn tegen dat ze er echt iets mee zullen kunnen doen. Tachtig procent van onze nieuwe leden schrijft zich online in. Hangende inschrijvingsdossiers zijn er nog nauwelijks en het personeel krijgt meer tijd voor service en controle. Redenen genoeg om ook een internettoepassing te ontwikkelen voor de jaarlijkse aangifte van onze leden, vindt Luc Van de Vondel van VAL-I-PAC. Of hoe een omvangrijke en complexe administratie in de hand te houden met informatica. Elk bedrijf dat verpakkingen op de Belgische markt brengt, moet kunnen aantonen dat het minstens 80% daarvan recycleert of valoriseert. De vzw VAL-I- PAC verzorgt voor zowat bedrijven de complexe logistiek en administratie die daarbij komen kijken. Zonder informatica zijn we bij VAL-I-PAC niks. Onze informatiestromen zijn door hun omvang en complexiteit onmogelijk op papier bij te houden, vertelt financieel en administratief directeur Luc Van de Vondel. Onze leden doen elk jaar tegen eind februari aangifte van de hoeveelheid verpakkingen die ze het jaar voordien op de Belgische markt brachten, zodat wij hun bijdrage kunnen berekenen. Daarnaast krijgen we gegevens van 220 operatoren die het afval ophalen en verwerken. Daarmee bewijzen we aan de overheid dat onze leden in orde zijn. Bart Rogiers (l.) en Luc Van de Vondel (r.) van VAL-I-PAC: De administratieve vereenvoudiging dankzij online inschrijven toont aan dat we de papierstroom nog verder kunnen terugdringen met online aangiftes. VAL-I-PAC bedwingt papierberg met internettoepassingen Steeds dichter bij de essentie Voorts arriveren hier zakken vol post van bedrijven die van ons subsidies krijgen om afval te sorteren. In het begin verwerkten we alles in Microsoft Excel en Microsoft Access, aldus Bart Rogiers, informaticaverantwoordelijke bij VAL-I-PAC. Maar we moesten onze informatie twee keer invoeren in de systemen voor aangifte en facturatie. Daarom ontwikkelden we met onze partner Guidance in 2002 de softwaretoepassing Leonardo 2000, die onze interne processen integreert en de dubbelinvoer elimineert. Een grote stap vooruit, maar VAL-I-PAC bleef massaal gegevens invoeren. De informatie van buitenaf, zoals inschrijvingen en aangiftes, kwam nog steeds per fax en via de post toe, dus besloot de vzw die externe toevoer te automatiseren via de website. tachtig percent via website In 2003 lanceerde VAL-I-PAC de online inschrijvingsmodule voor nieuwe leden. Intussen sluit zowat tachtig procent zich aan via het internet. We zijn zo tevreden over de resultaten dat we ook een module lanceren om de jaarlijkse aangifte online te doen, vertelt Bart Rogiers. Want hoewel de internettoepassingen niet bij VAL-I-PAC draaien, werken ze naadloos samen met Leonardo Iedere nacht wisselen de interne en externe systemen informatie uit. Zo wordt manuele gegevensinvoer verder teruggedrongen en verkleint de kans op fouten. Bovendien kunnen de administratieve medewerkers zich meer toeleggen op controle van cijfers en ondersteuning van de leden. De online aansluitingsmodule zorgt bijvoorbeeld voor veel minder hangende dossiers. Vroeger moesten we nieuwe leden een ontmoedigend pak papier toesturen. Vaak bleef die stapel liggen of kregen we maar een deel van de formulieren ingevuld terug., legt Luc Van de Vondel uit. Als we nu nieuwe leden aan >> 26 ahead ahead 27

15 de lijn hebben, vragen we hen naar de website te gaan en vullen we samen alle formulieren in. Zijn we klaar, dan rollen er bij het nieuwe lid twee contracten en een voorlopige aangifte uit de printer. Die hoeven ze enkel te ondertekenen en ons toe te sturen. Bovendien hebben wij s anderendaags alle gegevens in ons administratief systeem. Dat bespaart ons heel wat opvolgingswerk en papier. uitkijken naar de eid Zo beperkt VAL-I-PAC zelf zijn bedrijfsafval. Maar het voornaamste is toch dat via informatisering de administratieve verwerkingscyclus steeds korter wordt, vindt Luc Van de Vondel: Vroeger behandelden we met zes mensen aangiftes en kwamen we nauwelijks rond tegen het einde vervolg van pagina 22 >> Omdat nogal wat aangeslotenen arbeiders zijn, lag de nadruk op maximale gebruiksvriendelijkheid. Een internettoepassing was uitgesloten, want een pc met internetaansluiting is geen gemeengoed bij de doelgroep. Ook gebruikersnaam en wachtwoord kwamen op de zwarte lijst : als je die maar één keer per jaar gebruikt, zijn ze zo vergeten. Wel ingeburgerd is de mobiele telefoon en die evolueert steeds meer in de richting van de combinatie telefoon-zakcomputer. Binnen afzienbare tijd zal iedereen zich ook kunnen identificeren met zijn eid. Daarom bouwden SBS en i-city een toepassing voor een zakcomputer met draadloze internetverbinding en ondersteuning voor de elektronische identiteitskaart. De van het jaar. Vandaag werken we met zijn vieren en zijn we in mei of juni klaar met de aangiftes van dubbel zoveel leden. Met de online aangifte willen we die periode nog verkorten en ons meer concentreren op service en correcte informatie. In de internettoepassingen kan je bijvoorbeeld De internettoepassingen helpen onze administratieve verwerkingscyclus verkorten en creëren tegelijk ruimte voor gegevenscontrole en een betere ledenservice. automatische controles inbouwen om ingevulde gegevens te verifiëren. Bovendien bieden ze perspectieven om informatie terug te koppelen naar de leden, bijvoorbeeld over de evolutie van hun verpakkingsafval. Voor een veilige online dialoog met onze leden, kijken we uit naar de elektronische identiteitskaart. Eind mei 2005 is de pilootmodule voor de aangifte klaar voor gebruik. Dan vertrekken de aanmaningen naar bedrijven die hun aangifte nog niet indienden. We software is tevens geïntegreerd met de toepassing van de vakantiefondsen. i-holiday werkt op een speciale pocket-pc met MS Windows Mobile 2003: de gebruiker kan zich identificeren door zijn eid en zijn pincode in te brengen en zo veilig persoonlijke gegevens opvragen. Het gegevensverkeer wordt immers versleuteld. De administratie van de vakantiefondsen kan ook zelf informatie verspreiden, bijvoorbeeld een bericht sturen naar werknemers van een bedrijf als hun vakantiegeld wordt uitbetaald. De bestemmeling krijgt dan - na invoering van zijn eid en pincode - het bedrag en kan doorklikken voor meer details. zullen hen aanmoedigen om dat via onze website in orde te maken. Zo kunnen we nagaan of alles naar behoren werkt en de toepassing helemaal op punt zetten tegen de drukte van de volgende aangifteperiode begin volgend jaar, aldus Bart Rogiers. Guidance ontwikkelde Leonardo 2000 is in Microsoft Visual Basic en de internettoepassingen met Microsoft Visual Studio.NET. Omdat de activiteiten van VAL-I-PAC te specifiek zijn, waren standaardsoftwarepakketten nooit een optie. Eigenlijk hebben we altijd hoofdzakelijk met Microsoft-technologie gewerkt. Dat ligt ook voor de hand als je met duizenden bedrijven moet communiceren. De keuze aan passende en betaalbare informaticaoplossingen is voor een vzw trouwens niet zo uitgebreid, besluit Luc Van de Vondel. Betrouwbaar en veilig elektronische gegevens uitwisselen Aan de slag met de eid De eid maakt het internet veiliger en beperkt administratieve rompslomp. Wie over de juiste software en een eid-kaartlezer beschikt, kan met zijn eid vandaag elektronische documenten ondertekenen en beveiligen. Samen met een aantal pilootgemeenten en plaatselijke computerwinkels stimuleert Microsoft zo n betrouwbare uitwisseling van informatie via de computer. Met MS Office 2003, een kaartlezer en uw eid kan u vandaag al documenten en s ondertekenen, zodat de ontvanger zekerheid heeft over de afzender en de inhoud ervan. Voor een ondertekend contract met juridische waarde hoeft u dus niet noodzakelijk meer de deur uit. In combinatie met een Trust 2 -abonnement, helpt Microsoft Office 2003 u ook garanderen dat vertrouwelijke documenten en s enkel in de juiste handen terechtkomen. Bovendien kan u precies bepalen wat de ontvanger met de informatie kan doen: alleen lezen of ook bewerken, kopiëren, afdrukken, doorsturen en opslaan? U zegt het maar. U kan zelfs het tijdbestek bepalen waarin al deze acties mogelijk zijn. Een aantal pioniersgemeenten zijn druk in de weer om de eid te integreren in hun elektronisch loket, zodat hun inwoners nog vlotter en veiliger documenten kunnen aanvragen. Sommige zien ook mogelijkheden om de kaart te gebruiken als toegangssleutel als alternatief voor de prikklok. Microsoft werkt aan ondersteuning van de eid in MSN Messenger, om chatters in de toekomst te tonen wie er aan de andere kant achter de pc zit. En er zijn nog heel wat toepassingen in de maak. gratis kaartlezer (foto certipost) Nu beginnen oefenen is dus de boodschap om straks onbezorgd en extra comfortabel uw administratie af te handelen, online te bankieren, internetaankopen te doen, te chatten en meer. Ook het doorspelen van uw gegevens wordt eenvoudiger. Vergeet het gedoe met formulieren, met eid-lezer zijn ze zo gekopieerd en zonder fouten. Tegen 2009 zal elke Belg een elektronische identiteitskaart op zak hebben. Kan u niet wachten tot uw huidige identiteitskaart vervangen wordt, dan kan u nu al een eid aanvragen. De eid ziet eruit als een bankkaart met een chip en bevat net als zijn gewone voorganger zichtbare informatie over de eigenaar: een pasfoto, de naam, het geslacht, de nationaliteit, het rijksregisternummer, de handtekening en zijn geboorteplaats en -datum. Het adres staat enkel op de microchip, wat handig is als u verhuist: enkel de informatie op de chip moet dan aangepast. 28 ahead Er ligt een gratis kaartlezer klaar voor eid-houders die Microsoft Office 2003 Professional of Microsoft Office 2003 voor Leerlingen, Studenten en Docenten kopen. Met de laatste versie kan u documenten elektronisch handtekenen. Kiest u voor MS Office Professional, dan kan u ze ook elektronisch beveiligen, want u krijgt er drie maanden lang een gratis abonnement op Trust 2 bovenop. Voor een gratis kaartlezer of Trust 2 - proefabonnement legt u bij aankoop van het pakket gewoon uw elektronische identiteitskaart voor. ahead 29 Meer informatie over waar de actie loopt vindt u op

16 A D V E R T E N T I E Michel De Bosschere (Nashuatec/NRG) en Bruno Segers (Microsoft): Je moet het lef hebben om nummer één te willen zijn. Wij hebben dat. man. Hij weet met welke partijen Nashuatec/NRG vooruit kan komen en zorgt dat hij de juiste mensen kent. Zo bouw je aan succes. Michel De Bosschere, een lifetime verbonden aan Nashuatec/NRG, trad als eerste manager in de Benelux toe tot de board van een Japanse onderneming, de moederorganisatie Ricoh. Bij onze start in 1975 hadden we het geld en de middelen niet om ons bedrijf voor het voetlicht te brengen. En we hadden één streven: marktleider worden. Dat deden we door slim te sponsoren, goed om te gaan met onze relaties en vooral goed naar ze te luisteren. Een uitgangspunt dat nog steeds geldt. We zorgen dat we de juiste mensen kennen en dat we hun behoeften peilen én perfect invullen. Daar hebben we in toenemende mate partijen als Microsoft bij nodig. Ken je klant Links Michel De Bosschere, rechts Bruno Segers, de topman van Microsoft. Tien jaar geleden leefden de copierleverancier en de softwaregigant nog in gescheiden werelden. Vijf jaar geleden leken ze elkaars concurrent te worden. En anno 2004 zoeken de document-management specialist Nashuatec/NRG en Microsoft bewust de samenwerking. De klant vaart er wel bij, beloven topmannen Michel De Bosschere en Bruno Segers. Het is alsof de Berlijnse muur is gevallen. Waar vroeger strikt gescheiden instrumenten ieder op eigen wijze bijdroegen aan efficiency en productiviteit in organisaties, zijn de scheidingswanden neergehaald. Slimme copiers, scanners en faxen werken samen met moderne softwareoplossingen. Koppelen en integreren is gemeengoed. Oplossingen voor document-management en workflow werken samen met de modernste kantoorautomatisering en met kernapplicaties, op krachtige platforms. Met als resultaat: synergie, slagkracht, productiviteit en efficiency. Versmolten werelden Het is in die omgeving dat twee marktleiders op hun eigen terrein elkaar treffen. Die van document handling en management van Nashuatec/NRG aan de ene kant en van de kantoorautomatisering én de ERP-applicaties van Microsoft aan de andere. Onze werelden zijn in de afgelopen jaren als het ware met elkaar versmolten, zegt Michel De Bosschere, voorzitter van de Raad van Bestuur van Nashuatec/NRG in de Benelux en tevens lid van de wereldwijde Board van Ricoh Group. Bruno Segers, general manager van Microsoft in België en Luxemburg, beaamt: Wij werken vanuit verschillende invalshoeken aan hetzelfde doel. Bij Microsoft bieden we onze klanten efficiency door medewerkers beter te laten samenwerken, wat leidt tot grotere productiviteit. De Bosschere vult aan: Wij laten onze klanten productiever werken door de effectiviteit van de werkzaamheden te vergroten, wat de kosten verlaagt en de opbrengst verhoogt. Dat levert ook meer efficiency op. Onze doelen liggen in elkaars verlengde. Marktleider blijven Tekst: Arjen van der Sar Foto s: Friso Keuris Overgenomen uit: DOC S van Nashuatec/NRG Marktleider worden is een hele klus, maar marktleider blijven is nog veel moeilijker, zegt Bruno Segers. Dat ik Michel De Bosschere tegenkwam, is niet verwonderlijk. Michel is een sterke netwerker, een relatie- Elke vorm van samenwerking is een krachtmeting. Het rendement wordt daardoor groter. De onderlinge afhankelijkheid wordt ook door Segers zeer gevoeld. Onze producten worden indirect aan de man gebracht. Ook het fulfilment verloopt via partners. Een partij als Nashuatec/NRG kan als geen ander de vertaalslag maken van de klantbehoefte naar de oplossingen van Microsoft. Ze heeft het serviceapparaat in de markt en beschikt mede daardoor over veel gedetailleerdere klantinformatie dan wij. De Bosschere: Een groot deel van onze 450 medewerkers in België is in touw om per dag zo n duizend klanten persoonlijk te bezoeken. Dat is arbeids- en kostenintensief, maar het levert ons wel een uniek inzicht op in wat organisaties echt willen. Het ideale koppel En wat wil de moderne Belgische organisatie? Segers vult in: Documenten genereren, samenvoegen, gebruiken, delen, printen en beheren. En liefst in één geïntegreerde omgeving. Dus moeten verschillende leveranciers elkaar begrijpen. Wat maakt Nashuatec/NRG en Microsoft tot het ideale koppel? Veranderen is het magische woord, zegt De Bosschere. We zijn gegroeid van kopieerboer naar leverancier van documentoplossingen. Van papier naar bytes: daar zijn we heel sterk in geworden en de race gaat door. Ook Microsoft kijkt vooruit: Ook wij ontwikkelen ons snel, van pc-boer naar een bedrijf dat in het bedrijfsleven ook serieus wordt genomen om ons breed inzetbare softwareplatform. We zijn een succesvol IT-bedrijf, maar nog geen A-speler bij de grote enterpriseklanten. Daar leeft nog de gedachte dat alleen IBM en Oracle de behoeften begrijpen. Maar wij mogen dan Microsoft heten, ik heb liever dat het bedrijfsleven in België ons ziet als Macrosoft. Vroeger beloofde Bill Gates a pc on every desk. Inmiddels is dat gerealiseerd en richt Microsoft zich op het leveren van betrouwbare oplossingen voor het hart van het bedrijf. Dat zijn oplossingen die de processen en de documentstromen raken en die draaien op database servers, SharePoint servers, document servers. We hebben het over het hart van het documentverkeer, waarin wij de software bieden om verschillende bedrijfsprocessen en toepassingen modulair aan elkaar te koppelen. Lef hebben Nashuatec/NRG en Microsoft zijn dus bij hun kruistocht op de Belgische markt in zekere zin op elkaar aangewezen. Ze hebben weinig moeite zich met elkaar te associëren, zegt Michel De Bosschere. Het is goed voor onze klanten als wij ze kunnen aangeven dat de Nashuatec/ NRG oplossingen naadloos aansluiten op die van Microsoft. Andersom kan Microsoft zich door samenwerking met ons profileren als extra veelzijdig in document-management. Hoe het ook zij: de klant wil graag één enkel aanspreekpunt. Die behoefte kunnen we invullen, als partners. Met gebundelde kennis. De technologie maakt integratie van oplossingen mogelijk. En de klant verwácht het. En wel nú. Om die klant in de komende jaren goed te bedienen, zullen slagkracht en moed nodig zijn. No guts, no glory. Segers sluit zich daarbij aan. Er was lef voor nodig om in 1978 te voorspellen dat de toekomst a pc on every desk zou brengen. Tegenwoordig zeggen we bij Microsoft dat we mensen en organisaties in staat willen stellen hun volledige potentieel te benutten. Dus bouwen we zaken die een andere manier van leven mogelijk maken. De Bosschere: Je moet het lef hebben om nummer één te willen zijn. Om je kwetsbaar op te stellen en om de klant oplossingen te bieden die je mogelijk voor een deel bij een partner moet halen. Succes hangt af van de vaardigheid om alle lijnen samen te brengen, in het belang van de klant.

17 AHEAD OF THINGS Voor wie zelden thuis is Weg wachtwoordenwaslijst! Zit u voortdurend met een stapel opnames van films en tv-programma s die u absoluut nog wil zien, maar bent u gewoon te weinig thuis? Dan moet u deze Samsung YH-999 portable media player aanschaffen. Met deze handige Samsung kan u vlot muziek, foto s, films en tv-programma s van uw MS Windows XP Media Center pc overnemen om ze elders te bekijken en te beluisteren. Het toestel is ongeveer 10 op 10 cm groot, weegt slechts 230 gram (zonder batterij) en bevat 20 gigabyte geheugen. Het kan dus probleemloos mee op zakenreis. Wedden dat u al gauw liever uw Samsung dan uw laptop bovenhaalt als u weer eens moet wachten op luchthaven? Was het nu de naam van uw hond gecombineerd met uw huisnummer? Of de bijnaam van uw beste vriend afgewisseld met de verjaardag van uw vrouw? Als u af en toe internetdiensten gebruikt, moet u wellicht ook wel eens diep nadenken over de gebruikersnaam en het wachtwoord die u in bepaalde gevallen heeft ingesteld. Microsoft verlost u van die hersenbrekers met de Microsoft Fingerprint Reader. Die vervangt gebruikersnamen en wachtwoorden door uw vingerafdruk. Zodra u uw vingerafdrukken in uw toepassing hebt geregistreerd, raakt u de eerstvolgende keer dat u zich ergens moet aanmelden uw Fingerprint Reader aan, u voert uw gegevens in, klikt OK en u bent binnen. Ook de volgende keren volstaat uw vingerafdruk om u te identificeren. De Microsoft Fingerprint Reader is verkrijgbaar als afzonderlijk toestel maar ook geïntegreerd in toetsenborden en muizen van Microsoft. De toegang tot erg gevoelige informatie en toepassingen, zoals financiële gegevens en bedrijfsnetwerken, blijft u voorlopig best beveiligen met sterke wachtwoorden - en binnenkort wellicht met uw eid. Weten met wie u chat Microsoft wil internetmisbruiken actief tegengaan. De elektronische identiteitskaart zal online transacties en communicatie veiliger maken, dus wordt eid-ondersteuning in de Microsoft-producten geïntegreerd. Bill Gates kondigde al aan dat men concreet werkt aan de integratie van de kaart in de berichtenservice MSN Messenger. Deze dienst is immers bijzonder populair bij jongeren en, net zoals heel wat ouders en overheidsinstanties, is Microsoft er zich van bewust dat ze daar onveilige contacten kunnen leggen. MSN Messenger biedt al mogelijkheden om de contactlijsten te controleren en om ongewenste contacten te blokkeren, maar biedt vooralsnog geen garantie over de identiteit van de persoon aan de ander kant van de lijn. Die zekerheid kan men wel bieden door de eid in te zetten als identificatiemiddel voor MSN-gebruikers. De technische vereisten zijn intussen bekend, het concept is uitgetest en momenteel bouwen Belgische en Amerikaanse ontwikkelaars aan de eigenlijke oplossing, in overleg met FEDICT en andere overheidsinstanties. Wanneer alles precies klaar zal zijn is nog niet bekend. Knappe karren voor snelle jongens U kan elke wagen krijgen die u hebben wilt. En ermee uitpakken op druk bevolkte, levensechte racecircuits, dankzij het Xbox-spel Forza Motorsport. Hoe vakkundiger u over het asfalt raast, hoe meer snufjes u krijgt om uw bolide op te peppen. Aan techniek voor ultieme prestaties zal het in elk geval niet ontbreken. Versnellingen, brandstofvoorziening, bandendruk, brandstofinjectie: u kan het allemaal regelen. Maar opgelet: net als de raceauto s en de schitterende omgeving zijn ook de obstakels uiterst reëel. Weet uw wel raad met olievlekken of een slecht wegdek, dan kan u zich nog altijd meten in een nek-aan-nekrace via Xbox Live! Persoonlijke post van Bill en Steve Wat zegt Bill Gates over problemen zoals beveiliging en spam? En wat antwoordt Steve Ballmer als klanten hem vertellen dat hun informaticasystemen zo complex worden dat de zakelijke voordelen in het niet dreigen te verdwijnen? Wat denken de topmannen van Microsoft dat hun bedrijf kan doen aan de digitale kloof? U kan het antwoord vinden in uw eigen inbox als u zich inschrijft op Executive . Dan krijgt u een paar keer per jaar een mail van Bill Gates, Steve Ballmer of een ander lid van de Microsoft-top met hun visie over een actueel thema en verwante, praktische links op de Microsoft-website. Meer informatie of registreren? Surf naar 32 ahead ahead 33

18 Microsoft gelooft honderd percent in de eid. Als hulpmiddel om comfortabeler te leven en te werken. Om veiliger van het internet te profiteren. Dat potentieel willen we, samen met de Belgische overheid en onze lokale partners, in praktijk brengen. Deze kaart moet even gebruiksvriendelijk en vanzelfsprekend worden als onze bankkaart. Peter Vander Auwera Business Development Manager eid bij Microsoft Belux De kaart van algemeen belang Bill Gates bevestigde ons engagement bij zijn bezoek aan ons land in februari: als koploper mag België sterke ondersteuning voor de eid verwachten van Microsoft. De integratie van de eid in MSN Messenger is maar één voorbeeld. Ook als we zelf op bezoek gaan naar onze hoofdzetel Redmond is het duidelijk: voor alle belangrijke producten zijn ontwikkelingen aan de gang in het eid-kader. Lokaal beweegt er minstens evenveel. België is vooralsnog het enige land ter wereld waar de uitreiking van de eid bij wet verplicht is: tegen 2009 moet iedere Belg zijn kaart op zak hebben. In de aanloop naar de verspreiding groeide een vruchtbare dialoog tussen Microsoft België en de betrokken overheidsinstanties. Intussen hebben we ook onze partners bij deze samenwerking betrokken om ze verder uit te diepen richting praktijk. Tegen 2010 verwacht men immers dat circa 100 miljoen Europeanen eigenaar zullen zijn van een elektronische identiteitskaart. Daarom schuift Microsoft ons land naar voren als gangmaker en competentiecentrum van zijn Europees eid-initiatief voor de ontwikkeling van toepassingen. Via dat Microsoft Early Adopter Program voor de eid gaan we enerzijds na hoe Microsoft de ondersteuning van de eid in zijn producten kan verbeteren om het gebruik van de kaart te stimuleren en de overheid bij de invoering bij te staan. Anderzijds bekijken we hoe we er voor de burger een nuttig instrument van kunnen maken. Hier spelen onze ontwikkelaars en partners de hoofdrol niveau toegewezen. Mike Nash, hoofd van de Security Business & Technology Unit bij Microsoft Corporation, en Neil Holloway, Corporate Vice President Sales, Marketing & Services bij Microsoft EMEA, zien er op toe dat we concrete vooruitgang boeken. Zij staan altijd klaar om obstakels uit de weg te ruimen. Al deze inspanningen helpen het pad te effenen en van België een inspirerend voorbeeld maken voor andere landen in Europa. Uit de ervaringen die we hier opdoen, destilleren we nu al methodes die elders de stap naar de praktijk helpen verkleinen. En we blijven lokaal initiatieven ontplooien, want met meer dan eid-gebruikers in België, bereiken we stilaan een kritische massa. Elke werkdag vinden kaarten de weg naar hun eigenaar. Tegen eind 2005 zullen er zowat anderhalf à twee miljoen in omloop zijn. De ontwikkeling van volwaardige toepassingen draait duidelijk op kruissnelheid. Over de resultaten en plannen van het Early Adopter Program kan u meer lezen op bladzijde 20 en volgende. Intussen organiseren we samen met pioniersgemeenten informatiesessies voor ambtenaren en burgers. Deze verrijkende ervaringen helpen onze plannen en ideeën te enten op het dagelijkse leven. Ze tonen ook de nood aan dialoog op grote schaal. Want de man en vrouw in de straat lopen nog met veel vragen, vaak heel eenvoudige. Het zou ons een genoegen zijn om die te helpen beantwoorden, want het is intussen duidelijk dat we de rijpste vruchten plukken als we de handen in elkaar slaan. Omdat het ons ernst is, heeft Microsoft aan het technische en het praktische luik van dit initiatief elk een peter van het hoogste Meer informatie vindt u via 34 ahead

19