Handleiding Kwaliteitseisen KNGF Plusprogramma (voor deelnemers vanaf )

Transcriptie

1 Handleiding Kwaliteitseisen KNGF Plusprogramma (voor deelnemers vanaf ) Disclaimer: De hierbij verstrekte informatie is uitsluitend bestemd voor intern gebruik van de geadresseerde. Het gaat om vertrouwelijke informatie, waarvan de verspreiding onder anderen dan de geadresseerde voor de afzender ongewenst of zelfs schadelijk kan zijn. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking van de ontvangen informatie aan derden zonder toestemming van de afzender is niet toegestaan. 1

2 Inhoud 1. Inleiding Uitvraag ZKA behandelgemiddelde praktijk en individuele fysiotherapeut per half jaar ( Platte behandelgemiddelde ) Eisen aan de Kwaliteitselementen... 6 a. Klantervaringsonderzoek... 8 b. Dataverzameling EPD c. Intervisie d. Visitatie

3 1. Inleiding Dit document is bedoeld om praktijken die deelnemen aan het Plusprogramma van het KNGF, voor de plusovereenkomst Zilveren Kruis geldig van t/m , handvatten te geven om te helpen om aan de diverse onderdelen van de gestelde Kwaliteitseisen van het programma te kunnen (blijven) voldoen. Dit document is ook voor praktijken zonder deze status die inzicht willen hebben in de gestelde kwaliteitseisen voor dit Plusprogramma. Het programmabureau realiseert zich dat iedere praktijk zijn eigen dynamiek en systematiek heeft om aan de gestelde kwaliteitseisen te voldoen. Dit document is dan ook slechts bedoeld om de feitelijke situatie van de kwaliteitseisen nader uit te leggen. Daarnaast ook om u de juiste definities en de uitleg hiervan aan te reiken. Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen hebben, dan kunt u deze stellen per mail aan plusprogramma@kngf.nl of bellen op Programmabureau Plusprogramma 3

4 2. Uitvraag ZKA behandelgemiddelde praktijk en individuele fysiotherapeut per half jaar ( Platte behandelgemiddelde ) Tijdens de online aanmelding wordt om verschillende getallen gevraagd. Het aantal afgesloten behandelepisodes over alle verzekerden en het totaal aantal zittingen over alle verzekerden, op zowel praktijk- als fysiotherapeutniveau. Hiermee worden 2 behandelgemiddelden op zowel praktijken fysiotherapeut niveau vastgesteld. (A) Het behandelgemiddelde op basis van behandelepisodes Dit getal zal als norm gaan gelden ten opzichte van de maandelijkse vervolgmetingen die na het uploaden van de gegevens uit het EPD op het dashboard in de LDF verschijnen. De formule die gebruikt wordt om het behandelgemiddelde dat gevraagd wordt te bepalen: het totaal van de zittingen die behoren bij het aantal afgesloten behandelepisodes over alle verzekerden gedeeld door het aantal afgesloten behandelepisodes over alle verzekerden, gedurende het gehele kalenderjaar Definitie van het aantal afgesloten behandelepisodes: 1. Afgesloten behandelepisodes over alle verzekerden; 2. Behandelepisodes die langer dan 6 weken open staan over alle verzekerden (die gelden ook als afgesloten). Voor praktijken en /of personen die niet gedurende deze gehele periode werkzaam zijn geweest bij/voor deze organisatie worden deze formule toegepast op de wel beschikbare maanden. Voor nieuwe medewerkers wordt het praktijkgemiddelde gehanteerd tenzij bij aanvang duidelijk is door de aard van de werkzaamheden en/of de patiëntencategorie(n) dat een andere inschaling noodzakelijk is, dient de praktijk dit aan het programmabureau te motiveren. (B) Het behandelgemiddelde op basis van het aantal zittingen Deze wordt bepaald op praktijk- en fysiotherapeutniveau over heel Onderdeel B noemen wij het platte behandelgemiddelde. Hieronder vindt u uitleg over deze platte behandelgemiddelde. PLATTE BEHANDELGEMIDDELDE DOEL Inzicht geven aan het programmabureau of er gedurende de looptijd van het programma een daling ontstaat in het praktijk behandelgemiddelde en de behandelgemiddelden van individuele fysiotherapeuten van die praktijk. Uitgangspunt is dat praktijken met een behandelindex over één jaar van ZKA van boven de 90 zich inspannen om hun nieuwe behandelindex in de richting van deze 90 te laten opschuiven. Dit heeft een effect en wordt benoemt als shifting the curve up and to the right (zie afbeelding hieronder). 4

5 BEREKENWIJZE Voor zowel de praktijk als de individuele fysiotherapeuten, in de periode van één jaar voorafgaand aan het instapmoment, geldt de volgende formule: Het totaal aantal zittingen van de praktijk/fysiotherapeut Aantal patiënten van de praktijk/fysiotherapeut PRAKTIJKSYSTEMATIEK Controleer maandelijks of er wijzigingen ontstaan in deze behandelgemiddelden op praktijk en fysiotherapeutniveau. In de systematiek die u moet hanteren voegt u steeds de afgelopen maand erbij en gaat de eerste maand van de jaarlijkse periode eraf. Bijvoorbeeld: tot en met wordt tot en met etc. Hiermee zorgt u ervoor dat u steeds over een periode van 1 jaar monitort. Controleer of het totaal van het praktijkgemiddelde en iedere individuele fysiotherapeut toeneemt of daalt en wat het behandelgemiddelde van iedere individuele fysiotherapeut is in de nieuwe maand. U kunt hiermee voor uzelf als praktijk inzichtelijk maken of er een verschuiving plaats vindt en in welke mate. Natuurlijk kan het zijn dat een individuele fysiotherapeut per maand wel fluctuaties heeft in het behandelgemiddelde. Het is belangrijk om inzicht te hebben in deze fluctuaties en deze als praktijk in voorkomende gevallen naar het programmabureau te kunnen duiden. Ook kan er door verandering van werkzaamheden of te behandelen patiëntencategorieën verschuivingen plaats vinden. Uitgangspunt dient te blijven dat er incidenteel afwijkingen omhoog kunnen voorkomen, maar dat de praktijken met een hogere BI van ZKA van > 90 op termijn een structurele daling laten zien. 5

6 3. Eisen aan de Kwaliteitselementen Voor het Plusprogramma worden op jaarbasis de onderstaande eisen aan de kwaliteitselementen gesteld. De uitkomsten worden maandelijks aan de praktijkhouder verstrekt, maar ook gecontroleerd door het programmabureau. Kwaliteitselement Item Norm Klantervaringsonderzoek Percentage van het totaal aantal afgesloten geïndiceerde behandeltrajecten op jaarbasis Minimum aantal reacties per jaar van gehele patiëntenpopulatie Minimaal 40% 100 Gemiddelde behaalde score op jaarbasis 8.00 Dataverzameling EPD Aanleverfrequentie aan datawarehouse per 1 e van iedere maand 1x per maand Klinimetrie/dossier 100% Dossiervoering Minimaal 90% Doelmatigheid max 10% boven eigen instap behandelgemiddelde Intervisie Minimum aantal fysieke intervisiebijeenkomsten/jaar* Toepassing format intervisie Gebruik van feedback /jaar Opstellen/actualiseren Persoonlijk ontwikkelingsplan Zie toelichting hoofdstuk 3 3x 1x 1x per 2 bijeenkomsten Visitatie Minimale score op indicator van Opstellen/actualiseren Verbeterplan 1 x per 2 jaar Intervisie dient gevolgd te worden vanaf de datum van aanmelding. Visitatie vindt plaats binnen 2 jaar gerekend vanaf de datum van aanmelding. 6

7 Controle op de eisen aan de kwaliteitselementen Als blijkt dat een praktijk bij de maandelijkse controle op de eisen aan de kwaliteitsnormen van het programma voor de eerste keer niet voldoet aan één of meerdere eisen dan krijgt deze praktijk een signalering vanuit het programmabureau. Blijkt dat een praktijk bij de tweede opvolgende controle niet voldoet aan de(zelfde) eis(en) dan krijgt de praktijk een waarschuwing vanuit het programmabureau dat er een serieus aandachtspunt is en dat de norm behorende bij dit element de volgende keer behaald dient te zijn. Is/zijn in de daaropvolgende maand deze eis(en) opnieuw niet behaald dan worden de volgende stappen ondernomen; - De praktijk dient een SMART geformuleerd verbeterplan op te stellen dat binnen maximaal 6 maanden uitgevoerd moet zijn. - De inhoud van het verbeterplan wordt gedeeld met het Programmabureau. - Het Programmabureau beoordeelt het verbeterplan. - Zilveren Kruis wordt schriftelijk op de hoogte gesteld door het Programmabureau. - Zilveren Kruis krijgt bericht dat de praktijk een verbeterplan gaat uitvoeren (dat geaccordeerd is door het programmabureau) Controleren verbeterplannen 1. Opstellen verbeterplan - Een praktijk stelt, indien de praktijk wil blijven deelnemen aan het Plusprogrammaregister, een verbeterplan op waarmee binnen een termijn van 6 maanden opnieuw wordt voldaan aan de gestelde kwaliteitsnormen. - Dit plan wordt door de praktijk voor beoordeling voorgelegd aan het Programmabureau. - Het Programmabureau beoordeelt of het plan aansluit bij de geconstateerde afwijking en of het plan SMART geformuleerd is. - Bij een akkoord van het Programmabureau kan de praktijk starten met de uitvoering van het verbeterplan. - Zilveren Kruis wordt geïnformeerd dat de praktijk het verbeterplan gaat uitvoeren. 2. Uitvoeren verbeterplan. Gedurende de uitvoering van het verbeterplan (verbetertraject) dient de praktijk te blijven voldoen aan de overige kwaliteitsnormen. 3. Controle uitkomst uitvoering verbeterplan. - Na het verbetertraject volgt er een toetsing door het Programmabureau waarin wordt beoordeeld of voldaan wordt aan de norm voor het kwaliteitselement waarvoor het verbetertraject is gedaan. Afhankelijk van aard en soort kan accordering door het Programmabureau plaatsvinden schriftelijk, op afstand meekijkend of op locatie. 4. Bij akkoord uitkomst verbeterplan. - Bij een akkoord vanuit het programmabureau volgt afsluiting van periode verbeterplan in het Plusprogramma. - Zilveren Kruis krijgt schriftelijk bericht dat de praktijk het verbeterplan met positief resultaat heeft uitgevoerd en voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen. 7

8 5. Bij niet akkoord uitkomst verbeterplan. - De praktijk mag niet langer deelnemen aan het KNGF Plusprogramma. Dit heeft als consequentie dat de plusovereenkomst met Zilveren Kruis door Zilveren Kruis opgezegd zal worden. Hieronder per kwaliteitsitem meer informatie. a. Klantervaringsonderzoek Kwaliteitselement Item Norm Klantervaringsonderzoek Percentage van het totaal aantal afgesloten geïndiceerde behandeltrajecten op jaarbasis Minimum aantal reacties per jaar van gehele patiëntenpopulatie Tenminste 40% 100 Gemiddelde behaalde score op jaarbasis 8 KLANTERVARINGSONDERZOEK DOEL DEFINITIE Zorg dragen dat de praktijk, verdeeld over alle medewerkers, op jaarbasis voldoende klantervaringsonderzoeken uitzet. Zodanig dat een representatief cijfer ontstaat. Hiervoor wordt als norm tenminste 40% uitzet van de geïndiceerde behandelepisodes van de gehele praktijk gesteld. Daarnaast dient er een minimum aantal van 100 ingevulde klantervaringsonderzoeken per praktijk te zijn (niet beperkt tot ZKA verzekerden) met een waarderingscijfer voor de praktijk en individuele fysiotherapeut die gemiddeld hoger is dan een 8. De gestelde norm van tenminste 40% bestaat uit het aantal verstuurde uitnodigingen naar de patiënten om de PREM in te kunnen vullen gedeeld door het aantal afgesloten geïndiceerde behandeltrajecten, ook wel behandelepisodes genoemd. Onder afgesloten behandelepisodes wordt verstaan: 1. Afgesloten behandelepisodes of; 2. Behandelepisodes die langer dan 6 weken open staan (die gelden ook als afgesloten). BEREKENING Toelichting chronische patiënt: De werkinstructie PREM voor het uitnodigen van een chronisch patiënt is 1 x per jaar na de 22 ste behandeling. Patiënten die een heel jaar met 1 behandelepisode in behandeling zijn ontvangen een uitnodiging en zitten in het aantal uitnodigingen van een praktijk per jaar en als ze responderen ook in de response. Aantal verstuurde uitnodigingen = XX% 8

9 PRAKTIJKSYSTEMATIEK Aantal afgesloten behandelepisodes Uitgangspunt bij het klantervaringsonderzoek is dat de praktijk actief deelname van patiënten probeert te stimuleren, inzicht te krijgen in de uitkomsten en hier op te sturen. Via uw meetbureau krijgt u maandelijks retourinformatie of kunt u deze inzien. U bent zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste praktijkgegevens. Uitgangspunt dient te zijn dat iedere fysiotherapeut in de praktijk een evenredig aandeel (naar patiëntgebonden werkuren) levert in het aantal uit te zetten klantervaringsonderzoeken. De praktijk dient dit te monitoren en hier actief in de richting van haar medewerkers te sturen. Natuurlijk komt het voor dat een individuele fysiotherapeut per maand wel fluctuaties heeft in het aantal uitgezette klantervaringsonderzoeken. Het is belangrijk om inzicht te hebben in deze fluctuaties en deze als praktijk te monitoren en wanneer er sterk afwijkende gevallen voorkomen deze naar het programmabureau te kunnen duiden. Daarnaast kunt u met de feedback van patiënten vanuit de vrije velden ook input verzamelen. N.B. u dient iedere patiënt expliciet te vragen of deze toestemming geeft voor het meedoen aan het klantervaringsonderzoek. N.B. de CQi is per vervangen door een nieuwe lijst, de PREM lijst.aanpassingen in scores/normen kunnen als gevolg hiervan aan de orde zijn 9

10 b. Dataverzameling EPD Kwaliteitselement Item Norm Dataverzameling EPD Aanleverfrequentie aan datawarehouse per 1 e van iedere maand 1x Klinimetrie/dossier 100% Dossiervoering Tenminste 90% Doelmatigheid max +10% boven eigen instap behandelgemiddelde KLINIMETRIE/DOSSIER (100%) DEFINITIE Indien er minstens 1 geldig meetinstrument is meegeleverd bij de behandelepisode, wordt voor die behandelepisode voldaan aan de klinimetrie-eis. Een geldig meetinstrument is een meetinstrument met een code opgenomen op de lijst van vigerende specificaties van het LDF (4.0). Zie Toelichting: Bij iedere episode dient minimaal 1 meetinstrument ingezet te worden. Vervolgens is het vanzelfsprekend dat, wanneer er een afsluiting van de episode plaats vindt of bij langer lopende episodes een tussenevaluatie plaatsvindt, er opnieuw gebruikt gemaakt wordt van hetzelfde instrument. PRAKTIJKSYSTEMATIEK Uitgangspunt bij het werken in het Plusprogramma is dat er minimaal 1 (één) meetinstrument ingezet wordt per behandelepisode. Ook bij een éénmalige behandeling. DOSSIERVOERING (90%) EN DOELMATIGHEID DEFINITIE Dossiervoering wordt bepaald aan de hand van de onderstaande 2 dimensies, met ieder 3 indicatoren m.b.t. dossiervoering: 1. Verslaglegging (analyse/diagnose) - Fysiotherapeutische diagnose vastgelegd: ja/nee? - Hoofddoel vastgelegd: ja/nee? - Verwacht herstel vastgelegd: ja/nee? 2. Verslaglegging (anamnese/onderzoek) - Hulpvraag vastgelegd: ja/nee? - Beloopfunctioneringsproblemen vastgelegd: ja/nee? - Duurfunctioneringsproblemen vastgelegd: ja/nee? 10

11 BEREKENING Doelmatigheid Een (voorgenomen) handelwijze is doelmatig of efficiënt als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten Dossiervorming De norm is dat het dossier minimaal voor 90% gevuld moet zijn. Dat wordt bepaald op de eerder genoemde 2 hoofddimensies: verslaglegging analyse/diagnose en verslaglegging anamnese/onderzoek. Doelmatigheid De norm voor doelmatigheid mag maximaal 10% boven het eigen instap behandelgemiddelde zitten. Het instap behandelgemiddelde voor de praktijk en de individuele fysiotherapeut in het LDF wordt als volgt bepaald: 1. Formule: het totaal van de zittingen gedeeld door het aantal afgesloten behandelepisodes gedurende de periode Uitzonderingen: Voor praktijken en /of personen die niet gedurende deze gehele periode werkzaam zijn geweest bij/voor deze organisatie worden deze formule toegepast op de wel beschikbare maanden. Voor nieuwe medewerkers wordt het praktijkgemiddelde gehanteerd tenzij bij aanvang duidelijk is door de aard van de werkzaamheden en/of de patiëntencategorie(n) dat een andere inschaling noodzakelijk is. De praktijk dient dit aan het Programmabureau te motiveren. PRAKTIJKSYSTEMATIEK Controleer maandelijks in het LDF of er wijzigingen ontstaan in deze gemiddelden van afgesloten behandelepisodes. Controleer of het totaal van de praktijkindex en iedere individuele behandelindex toeneemt of afneemt. U kunt hiermee inzichtelijk maken voor uzelf als organisatie of er een verschuiving plaats vindt en in welke mate. Natuurlijk kan het zijn dat een individuele fysiotherapeut per maand wel fluctuaties heeft in het behandelgemiddelde. Hier wordt een tolerantie toegestaan tot 10% boven de instapindex. Het is belangrijk om inzicht te hebben in deze fluctuaties en deze als praktijk in voorkomende gevallen naar het programmabureau te kunnen duiden. Ook kan er door verandering van werkzaamheden of te behandelen patiëntencategorieën verschuivingen plaatsvinden. Uitgangspunt dient te blijven dat er incidenteel afwijkingen omhoog kunnen voorkomen, maar dat de praktijken met een hogere BI van ZK van >90 op termijn een structurele daling laten zien. 11

12 c. Intervisie Kwaliteitselement Item Norm Intervisie Minimum aantal fysieke intervisiebijeenkomsten per kalenderjaar Toepassing format intervisie Gebruik van feedback per kalenderjaar Opstellen/actualiseren Persoonlijk ontwikkelingsplan 3x 1x 1x per cyclus van 2 bijeenkomsten Intervisie voorwaarden Minimaal 3x per jaar fysieke bijeenkomst Maximale groepsgrootte bijeenkomst 8 deelnemers met deelnemers uit verschillende praktijken (minimaal 2 praktijken) Intervisiebijeenkomsten worden begeleid door een daartoe door het KNGF opgeleide coach Benchmarkgegevens data warehouse zijn structureel onderdeel van intervisie Toepassing format gebruik van feedback Opstellen/actualiseren persoonlijk ontwikkelplan Norm 3x/jr, steeds uiterlijk gepland in november van het kalenderjaar Min 6 Max 8 1x/jr 1x/2 bijeenkomsten INTERVISIE INHOUD Deelnemers van een intervisiegroep organiseren zelf ieder jaar een aantal bijeenkomsten. De norm binnen het Plusprogramma is om tenminste drie maal per jaar deel te nemen aan een fysieke intervisiebijeenkomst. Tijdens de intervisie wordt aan de hand van een aantal modules gewerkt: - Dossiervoering - Communicatie - Feedback - Format Klinisch Redeneren (in de loop van 2017 beschikbaar) Het proces van intervisie wordt ondersteund door het gebruik van een ICT omgeving van Compass; een dedicated digitale gebruikers-omgeving voor intervisie. Binnen deze omgeving wordt door de fysiotherapeut zelf relevante informatie geüpload voor de intervisie. Bij de bovengenoemde modules worden relevante dossiers en casuïstiek geüpload die voor de deelnemers van die betreffende intervisiegroep beschikbaar zijn ter voorbereiding op en tijdens de intervisie. Zo kunnen alle deelnemers aan de intervisie elkaar feedback geven en kan op effectieve en efficiënte wijze invulling worden gegeven aan de fysieke bijeenkomsten van de intervisiegroep. Het gebruik van de Compass ter ondersteuning van de intervisie is door het 12

13 KNGF Plusprogramma verplicht gesteld. Intervisiebijeenkomsten die niet in Compass zijn geregistreerd en hebben plaatsgevonden tellen niet mee voor het KNGF Plusprogramma. Intervisie vindt plaats binnen de veilige omgeving van de intervisiegroep. Deze veilige omgeving is voorwaarde om openheid binnen de groep te creëren en de bereidheid om van elkaar te leren te stimuleren. Deelnemers kunnen niet worden afgerekend op basis van wat er in de intervisiegroep wordt ingebracht. Deelnemers kunnen wel worden afgerekend op het niet participeren binnen de intervisiegroep. De onafhankelijke intervisiecoach is verantwoordelijk voor het monitoren van actieve deelname, de inspanning van alle deelnemers en zo nodig het stimuleren daarvan. GROEPSGROOTTE SAMENSTELLING GROEP BEGELEIDING GROEP De groepsgrootte is minimaal 6 en maximaal 8 deelnemers. Deze groep wordt samengesteld uit tenminste twee praktijken. Na het samenstellen van de groep wordt deze intervisiegroep ingevoerd Compass. Fysiotherapeuten kunnen zelf hun intervisiegroep samenstellen, zolang deze bestaat uit minimaal 6 en maximaal 8 personen van ten minste 2 praktijken. In verband met de intervisiecyclus is het wenselijk om de eerste twee bijeenkomsten met dezelfde intervisiegroep te doen. De derde intervisiebijeenkomst kan in een andere groepssamenstelling plaatsvinden. Hierbij kan een deelnemer aansluiten bij specifieke onderwerpen of specialistengroepen. De intervisiegroep wordt tijdens de bijeenkomsten begeleid door een collega die door of namens het KNGF opgeleid is tot intervisiecoach. De intervisiegroep kiest zelf een coach uit de lijst van coaches die beschikbaar wordt gesteld door het KNGF en zichtbaar zal zijn in de dedicated gebruikersomgeving van Compass. De intervisiegroep wordt tijdens de bijeenkomsten begeleid door een daartoe opgeleide coach. Vanuit de Hogeschool Arnhem/Nijmegen is een opleiding ontwikkeld die op maat gemaakt is voor het opleiden van intervisiecoaches volgens het KNGF-model. Voor de werving van coaches is een profielschets opgesteld. Intervisiebijeenkomsten welke niet door een KNGF opgeleide coach worden begeleid tellen niet mee voor het Plusprogramma. De kosten voor de coach worden gelijkelijk gedragen door de individuele deelnemers. In het CKR kan per jaar 7 punten worden bijgeschreven in het Algemeen Kwaliteitsdeel. VERSLAGLEGGING INTERVISIE Een intervisiedeelnemer stelt na de intervisiebijeenkomst een Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) op waarin vastgelegd wordt op welke punten deze deelnemer wil verbeteren. De input hiervoor komt uit de zelfevaluatie die een deelnemer invult nadat zijn inbreng besproken is door de groep tijdens 13

14 de intervisiebijeenkomst. Hierin wordt ook de ontvangen feedback van de collega deelnemers verwerkt. Het Persoonlijk Ontwikkelplan wordt vastgelegd in Compass. Nadat de deelnemers aan een intervisiebijeenkomst hun POP hebben gemaakt accordeert de coach hun deelname en wordt dit verwerkt in het praktijkdashboard bij de betreffende persoon. De verbeterpunten uit het Persoonlijk Ontwikkelplan kunnen worden gedeeld met de praktijkhouder. Er worden van deze bijeenkomsten geen groepsverslagen gemaakt voor extern, tenzij de groep dat op eigen initiatief wel wil doen. BENCHMARKGEGEVENS Uitkomsten uit beschikbare benchmarkgegevens op individueel niveau komen minimaal éénmaal per jaar tijdens de intervisie aan bod. Op deze manier wordt vakinhoudelijke betekenis gegeven aan de verzamelde data. Op basis hiervan maken alle deelnemers een POP om hun fysiotherapeutisch handelen te optimaliseren. Tijdens deze intervisiebijeenkomsten, wordt gebruik gemaakt van de data die zijn verzameld in de LDF. Deze wordt teruggekoppeld via de zogenaamde Dashboard in het LDF. In deze Feedbacktool worden de data die in de LDF verzameld worden achter de schermen geordend en op een overzichtelijke wijze teruggekoppeld. Intervisie is een essentieel onderdeel in de PDCA-cyclus om te komen tot een optimalisatie van de zorgprocessen en de zorgkwaliteit. De ervaring leert dat enkel het verzamelen van kwalitatieve gegevens niet automatisch leidt tot een verbetering op beide niveaus. Het bespreken van de verzamelde data met collegae leidt tot betekenisverlening aan de data vanuit een klinisch perspectief. Gebaseerd hierop is men goed in staat om een persoonlijk verbeterplan te formuleren, waarop gecontroleerd kan worden tijdens een volgende intervisiebijeenkomst, maar ook tijdens visitatie, door de praktijkhouder en in de digitale gebruikersomgeving. Schematische weergave intervisieproces N.B. kngf.exata.nl is Compass 14

15 d. Visitatie Kwaliteitselement Item Norm Visitatie Minimale score op indicator van 0-4 minimaal 3 Opstellen/actualiseren Verbeterplan 1 x per 2 jaar Visitatie Norm Minimaal 1 keer per 2 jaar worden deelnemende praktijken getoetst 1x/2jr Visitatie wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij 2 visiteurs Van uitkomst visitatie wordt verslag gemaakt en vastgelegd in digitale gebruikersomgeving Benchmarkgegevens data warehouse zijn structureel onderdeel van visitatie Minimale score op indicator (zie bijlage 3.2.3) 3 Opstellen/actualiseren Verbeterplan 1x/2jr INTERVISIE INHOUD De intercollegiale visitatie heeft een verifiërende informerende functie. De informatie is gebaseerd op heldere, vooraf bekende indicatoren en geeft aan waar de praktijk staat en waar nog ruimte voor verbetering/ontwikkeling is. De duur van de visitatie is 3 á 4 uur afhankelijk van de praktijkgrootte en op de hoofdlocatie. Input voor deze informatie is het praktijkportfolio. Deze wordt voorafgaand aan de visitatie online beschikbaar gemaakt voor de visiteur op Compass en wordt tijdens de visitatie besproken/geverifieerd. De bevindingen worden in een visitatierapport vastgelegd en beschikbaar gesteld binnen Compass. De onderstaande aspecten van bedrijfsvoering worden geverifieerd door middel van een online zelfevaluatie en met het aanleveren van bijbehorende documenten door de praktijkvertegenwoordiger vooraf in Compass. De visiteurs nemen kennis van de online zelfevaluatie door de praktijkvertegenwoordiger en aangeleverde documenten in Compass, waarna een bezoek op locatie plaats vindt om in gesprek te gaan met de praktijkvertegenwoordiger(s). Voor een eerste visitatie kan ook gebruik gemaakt worden van de aangeleverde documenten behorend bij de aanmeldprocedure voor kandidaat pluspraktijk aanmeldformulieren. De volgende aspecten worden tijdens de visitatie geverifieerd: - Kwaliteitsbeleid - Klinisch redeneren en verslagleggen - Interne en externe communicatie en samenwerking - Praktijkinrichting en toegankelijkheid - Hygiëne, privacy en veiligheid - Innovatie en ondernemerschap 15

16 Dit is uitgewerkt in het stappenplan intercollegiale visitatie. In Compass is een feedbackformulier Praktijkvoering opgenomen. STAPPEN VISITATIE DOOR ONAFHANKELIJKE PARTIJ 1. Praktijkvertegenwoordiger vult in Compass de zelfevaluatielijst kwaliteit praktijkvoering in. 2. Praktijkvertegenwoordiger uploadt alle relevante kwaliteitsdocumenten in Compass. 3. Praktijkportfolio wordt in Compass toegankelijk gemaakt voor visiteurs. 4. Intercollegiale visitatie vindt plaats. 5. Concept visitatierapport wordt toegezonden aan de praktijkvertegenwoordiger(s). 6. Visitatierapport wordt vastgesteld en geüpload in Compass. 7. Op basis van de bevindingen wordt er al dan niet een verbeterplan opgesteld. Visiteurs zijn praktijkonafhankelijke collega s. Een visitatie wordt door twee visiteurs uitgevoerd. In ieder geval één visiteur is fysiotherapeut (materiedeskundige). Visiteurs voldoen aan de profielschets zoals beschreven voor de cursus visiteur en hebben een opleiding als visiteur gevolgd bij, of onder auspiciën van, het KNGF in samenwerking met IQ Healthcare. Uitgangspunt is dat er geen directe relatie mag zijn tussen de visiteurs en de gevisiteerde praktijk. Visiteurs met gelijkwaardige kwalificaties en opleiding als bij de scholing voor de visitatiepilots van het KNGF komen ook in aanmerking om als visiteur op te treden. Dit is ter beoordeling vooraf aan het KNGF Plusprogramma. VERSLAGLEGGING VISITATIE EN VERBETERPLAN Er wordt na de visitatie door de visiteurs een conceptvisitatierapport opgesteld met daarin opgenomen de scores van de praktijk op de geverifieerde aspecten. De praktijk mag op deze conceptrapportage reageren. De visiteurs stellen vervolgens het visitatierapport definitief vast waarna het wordt geüpload in Compass. Op basis van de bevindingen in het visitatierapport maakt de praktijk een verbeterplan. Het verbeterplan bestaat per bevinding uit: - Aard en omvang van de bevinding - Oorzaakanalyse - Te nemen maatregelen en acties (SMART) - Verificatietermijn Het verbeterplan wordt door de praktijk vastgelegd in Compass en is beschikbaar voor het programmabureau. BENCHMARKGEGEVENS Het praktijkportfolio (inhoud) wordt vergeleken met landelijke gegevens over proces en uitkomsten van fysiotherapeutische zorg. Praktijkdata zijn inzichtelijk gemaakt via de online Feedbacktool van het LDF en het bijbehorende Dashboard. De praktijk wordt hierin vergeleken met het landelijk gemiddelde (benchmark) die ook afkomstig is van de LDF. Eventuele afwijkingen van landelijke gemiddelden zijn input voor gesprek 16

17 tijdens de visitatie. De visiteurs vellen geen oordeel over de afwijking, maar vragen wel om een verklaring die de afwijking aannemelijk kan maken. Het visitatierapport wordt opgenomen in het praktijkportfolio. Bij een afwijkende score ( lager dan 3 uit een score mogelijkheid van 0-4)) die niet voldoende verklaard kan worden dient de praktijk een verbeterplan op te stellen op de onvoldoende gescoorde aspecten van bedrijfsvoering. Dit verbeterplan dient uitgevoerd te worden binnen 3 maanden na het vaststellen van het visitatierapport. De praktijk vraagt vervolgens binnen 6 maanden een her visitatie aan op de te verbeteren onderdelen. Bij de her visitatie dient tenminste een score 3 op de indicator behaald te worden, anders wordt de deelname van de praktijk aan het Plusprogramma beëindigd. Het verbeterplan dat op basis van de visitatie door de praktijk wordt opgesteld wordt aan het programmabureau verstrekt. Schematische weergave visitatieproces N.B. kngf.exata.nl is Compass 17