Meer effectiviteit door hogere betrokkenheid van je mensen

Transcriptie

1 15 TIPS OM LEIDING TE GEVEN AAN VRIJWILLIGERS Meer effectiviteit door hogere betrokkenheid van je mensen

2 Beste leidinggevende, Leidinggeven is lastig. En dan druk ik mij nog voorzichtig uit. Stel ik mij aan? Vraag het maar aan een collega leidinggevende die je kent. Of beter nog: vraag het aan hun medewerkers. (Of nog beter: doe een 360 graden test onder je eigen vrijwilligers!) Leidinggeven aan vrijwilligers is zelfs nog lastiger. Dit omdat lang niet altijd iedereen het verschil blijkt te kennen tussen vrijwillig en vrijblijvend Daarom dit korte e-book. van je vrijwilligers ook. Om jouw leven iets aangenamer te maken. En dat De lessen in dit e-book heb ik geleerd door veel vallen en opstaan. Ben keihard op m n plaat gegaan. Vervelend voor mij, maar vervelender voor de vrijwilligers die het lijdend voorwerp waren. Bij deze alsnog mijn oprechte excuses. Mijn leiderschapservaringen aan vrijwilligers heb ik onder andere opgedaan door zes jaar leiding te geven aan een jongerenbeweging die maandelijks een evenement organiseerde. Tussen de 60 en 80 vrijwilligers (tussen de 15 en 70 jaar oud) organiseerden een event voor jongeren. Daarnaast ben ik naast eigenaar van mijn eigen trainingsbureau Proistamenos, manager Communicatie & Marketing bij de mensenrechtenorganisatie IJM. (Ik zeg: check de site: Ook nu heb ik weer te maken met vrijwilligers. En zij met mij. Alledaagse Helden, die zich, zoals hun titel al zegt, compleet op vrijwillige basis inzetten voor het werk van de organisatie: strijd tegen de plaag van geweld tegen de armsten, zoals slavernij en mensenhandel. En ook nu merk ik dat ik fouten blijf maken in de aansturing van de vrijwilligers uit mijn team. De lessen uit dit e-book zijn dus ook weer lessen aan mijzelf. Het kan beter. Veel beter. Het moet ook beter. Omdat de vrijwilligers dit verdienen. Omdat de organisatie waar ik voor werk dit verdient. Omdat de organisatie waar jij voor werkt dit verdient. Omdat de samenleving dit verdient!

3 Goed is niet goed genoeg. Goed is de vijand van geweldig (lees asjeblieft ook Good to Great for the social sector van Jim Collins!) DAAR KOMEN ZE: 15 tips om leiding te kunnen geven aan vrijwilligers. Enjoy!

4 TIP 1 BLIJF BIJ JE PASSIE Waarom ben jij zelf ooit betrokken geraakt bij de organisatie waar je nu voor werkt? Toch hopelijk niet alleen voor de centen! En als je voor een vrijwilligersorganisatie werkt, zal dit waarschijnlijk ook niet het geval zijn (los van sommige directeuren van de grootste organisaties dan, die mijn inziens veel maar dan ook echt veel te veel! geld verdienen. (Over afknappers voor vrijwilligers gesproken!) Effectief leiderschap begint met een oprecht verlangen iets aan de huidige situatie te doen. Wanneer een visie niet jouw hartzaak is, zal het vuur bij je vrijwilligers ook snel doven. Ga daarom regelmatig terug naar de bron. Wat zette jou ooit in vuur en vlam? Wat is jouw passie? Wat is jouw waarom?

5 TIP 2 HEB EEN DUIDELIJKE VISIE De talloze boeken over leiderschap zijn er terecht duidelijk over. Zonder duidelijke visie lopen nieuwe initiatieven dood. Of liggen zij in ieder geval voortdurend aan de beademing. Het is de taak van leidinggevenden een duidelijke visie te formuleren en deze regelmatig (zelfs tot vervelens toe!) met hun medewerkers te delen. Het is absolute noodzaak dat iedereen door de visie: - geïnspireerd wordt - dezelfde kant op gaat Dit was de reden dat wij voor aanvang van elk maandelijks event eerst met de medewerkers bij elkaar kwamen en de visie met elkaar deelden. Geen medewerker die niet wist wat onze diepste motivatie was. En denk nu niet dat wanneer je een keer de visie gedeeld hebt, je mensen het wel weten. Visie werkt als een vergiet Blijven delen dus. Visie. Visie. Visie.

6 TIP 3 WERK AAN DUIDELIJKE STRATEGIE Waarschijnlijk zal mijn directeur bij IJM wel moeten lachen bij deze tip. Want als ik ergens tekort schiet, is het wel bij het vaststellen van een duidelijke strategie. Ik wil GAAN! Kan me niet schelen hoe. Vraag is alleen of dit wel zo verstandig is. En met deze tip, heb je direct het antwoord. Nee! Naast een duidelijke visie, moet de weg naar het hogere doel helder voor ogen staan. Hoe gaan wij voor onze droom? Welke stappen moeten wij nemen? Rennen als een kip zonder kop heeft geen zin. Goede bedoelingen alleen dienen geen enkel goed doel. De leidinggevenden moeten hierin kaders scheppen. Maar laat je vrijwilligers hierin meedenken. Met z n allen weten we meer dan alleen. Meedenken: ja. Uit handen geven: nee. Zelf heb ik gemerkt dat er onder leidinggevenden vaak angst bestaat voor het geven van duidelijke sturing. Helemaal wanneer we met vrijwilligers te maken hebben. Liever kiezen wij voor het laisser-faire-principe. Iedereen zijn zegje en iedereen gelijke stem. Het klinkt zo mooi, zeker voor een organisatie met ideële doelstellingen. Maar effectief is het vaak niet. Durf waar nodig te leiden.

7 TIP 4 BOUW EEN DREAM TEAM Bij het samenstellen van het team is het belangrijk te zorgen dat een team bestaat uit diverse soorten mensen. Zo hebben leidinggevenden met hun visie managers nodig die werken aan de strategie. Zelf heb ik gemerkt dat de drijvende krachten achter de events die wij organiseerden de jongens en meiden waren die van organiseren wisten. Iets waarin ik als leidinggevende schromelijk tekortschoot. Ik wist waar wij heen moesten, maar welke organisatiestructuur wij hiervoor moesten gebruiken, was mij een volstrekt raadsel. Iedereen zijn gaven en talenten. Zet die dan ook in en houd ook eens je mond over dingen waar je geen kaas van gegeten hebt.

8 TIP 5 COMMMUNICEER JE SCHOR In trainingen die ik geef aan MT s binnen zowel profit als nonprofitorganisaties, merk ik dat veel misverstanden, irritaties of uit de hand gelopen ruzies te wijten zijn aan een gebrek aan communicatie. Alles valt of staat met goede communicatie. Communiceer je schor. Naar je medewerkers toe, maar ook naar je doelgroep en de extern betrokkenen (van wie veel vrijwilligersorganisaties financieel afhankelijk zijn). Vooral in dit laatste zijn wij in het verleden tekortgeschoten. Zo hadden wij regelmatiger onze successen moeten vieren en delen met onze achterban en donateurs. Mensen willen deelnemen aan successen. Laat je succes dus zien! Binnen IJM pakken wij dit nu wel goed op. Zo zijn wij bijzonder actief op social media. Nu hebben we gelukkig ook regelmatig geweldig nieuws te delen (reddingsoperaties van slaven, daders die worden berecht, samenlevingen ie veranderen). We communiceren ons schor. Pakken elk podium dat we pakken kunnen om ons verhaal EN onze successen te delen.

9 TIP 6 LAAT JE COACHEN Hoe vaak hoor ik door leidinggevenden niet zeggen dat het lonely aan de top is. Eigen schuld, zou ik zeggen. Iedere leidinggevende zou op zoek moeten naar een coach. Iemand die je eerlijk de spiegel weet voor te houden. In mijn geval waren dit enkele senior-medewerkers van de stichting. Zij bevestigden mij in mijn gaven en talenten, maar lieten mij ook zonder omhaal van woorden weten wanneer ik de leiderschapsplank volledig missloeg. Pijnlijk confronterend soms. Maar noodzakelijk voor zowel mijn eigen gezondheid als die van de medewerkers van de organisatie.

10 TIP 7 COMPLIMENTEER COMPLIMENTEER COMPLIMENTEER Misschien is dit wel de belangrijkste tip van allemaal. Complimenten zijn de brandstof voor goed functionerende en tevreden vrijwilligers. Een schouderklopje, een tje, een knipoog. Iedereen heeft het bewuste of onbewuste verlangen ertoe te doen en er te mogen zijn. Het is daarom belangrijk medewerkers te laten weten dat hun rol in het geheel onmisbaar is. Zij maken verschil! Even een simpele vraag: wie zijn de best presterende medewerkers? Degene die er geen zin in hebben en of degene die wel lekker in hun vel zitten? Inkoppertje toch? Handel er dan ook naar! Je vrijwilligers moeten dus niet alleen weten wat je van ze verwacht, ze hebben ook erkenning nodig voor wat ze doen. Laat de cirkel van prestatie en tevredenheid lopen!

11 Ik zou hier zo belangrijk is deze tip - een boek over kunnen schrijven! Deed ik dus ook: De kracht van het compliment. Op managementboek.nl of bol.com te verkrijgen. Zelf kwam ik erachter dat juist wanneer ik als leidinggevende complimenten uitdeelde, dit bij veel vrijwilligers extra veel deed. We vinden het misschien raar en ongepast, maar leidinggevenden moeten beseffen dat hun medewerkers toch anders naar hen kijken en soms zelfs tegen hen opkijken. Complimenten van de baas komen daarom extra gevoelig aan.

12 TIP 8 DOE WAT JE DOET GOED Zeker als het gaat om vrijwilligerswerk wordt er nogal eens maar wat aangemodderd. Kwaliteit is vaak ver te zoeken. We doen het immers met goede bedoelingen en dat zou toch voldoende moeten zijn Onzin. Kwaliteit eert het goede en inspireert mensen. Doe wat je doet goed of doe het niet. Niet voor iedereen is er dus plek op het podium. Niet iedereen kan meedraaien op de afdeling waar ze graag actief zouden willen zijn. Denk in talenten. Denk in gaven. Passie is niet genoeg. Kijk dus eerlijk naar wat er nodig is, naar de passies van de vrijwilligers EN naar hun talenten. Het klinkt misschien hard, maar niet iedereen is altijd en overal inzetbaar. Hoe gepassioneerd iemand dus ook is. Weg met de kneuterigheid, maar gaan voor kwaliteit.

13 TIP 9 EVALUEER Om de kwaliteit te waarborgen, is het geven van eerlijke feedback pure noodzaak. Hierin is het belangrijk dat je als leidinggevende het voorbeeld geeft door open te staan voor feedback en hier ook daadwerkelijk iets mee te doen. Feedback geven aan goedbedoelende vrijwilligers is vaak lastig. We willen immers niemand tegen het hoofd stoten en vooral laten weten hoe blij we met iemands inzet zijn. Zeker doen (zie tip 7). Maar feedback geven betekent ook iemand opbouwende (!) kritiek kunnen geven. Met zoete broodjes is nog nooit iemand echt goed gevoed.

14 TIP 10 STEL EISEN Deze tip heeft een link met tip 8. Maar is net wat anders. En zeker niet onbelangrijker. Te lang nemen wij vaak genoegen met het enthousiasme van vrijwilligers. Wat ik zelf merkte, is dat wanneer het enthousiasme minder werd, het verantwoordelijkheidsgevoel ook afnam. Let daarom op: Vrijwillig is niet vrijblijvend. Wie mee wilde doen in het team, committeerde zich aan het team. Een voor allen, allen voor een.

15 TIP 11 INVESTEER IN JEZELF Leiderschapsdenkers stellen terecht dat van de leiderschapstijd die je hebt je zeker de helft moet investeren in zelfleiderschap. Alleen wanneer je investeert in jezelf, kun je er echt zijn voor anderen. Bezoek daarom conferenties. Lees boeken (ene Kamsteeg heeft wel wat aardigs geschreven ). Laat je inspireren door andere leidinggevenden. Struin het internet af naar GRATIS e-books.

16 TIP 12 WEES OPRECHT Even een korte tip. Maar niet een minder belangrijke. Speel als leidinggevende geen toneel. Wees oprecht in wie je bent. Durf jezelf kwetsbaar op te stellen voor zowel je vrijwilligers als je doelgroep. Het is een open deur, maar eerlijkheid duurt het langst.

17 TIP 13 BLIJF BETROKKEN OF STAP OP Er zijn perioden geweest waarbij ikzelf door diverse omstandigheden minder betrokken was bij het organiseren van de events. Dit waren op zijn zachtst gezegd niet mijn beste leiderschapsmomenten. Wanneer een leider niet betrokken is, moet hij al dan niet tijdelijk het stokje aan iemand anders overdragen. Wanneer de leider niet in vuur en vlam staat, zullen medewerkers dit ook minder snel doen.

18 TIP 14 ZORG VOOR OPVOLGING Een goede leider zorgt ervoor dat wanneer hij opstapt er een goede opvolger is. Investeer in nieuwe leiders. Coach potentiële opvolgers. Stuur en ondersteun hen. De beste leiders zijn zij die niet onmisbaar zijn.

19 TIP 15 DIEN En dan de laatste tip: Dien! Ik geloof heilig in dienend leiderschap. Ook hier valt veel over te zeggen. En ja, ook nu deed ik dit eerder al in het boek Dienend Leiderschap. En ja, ook nu kun je weer terecht op managementboek.nl en bol.com. Nu denken veel leidinggevenden dat dienend leiderschap soft is. Maar het tegendeel is waar. Dienend leiderschap is DIENEN en LEIDEN. Een combi dus. Eerst weten wat je wilt en duidelijk kaders stellen (leiden) om vervolgens je vrijwilligers te ondersteunen binnen de gegevens kaders voor de gestelde doelen te gaan. Toerusten. Zorgen dat ze aan de slag kunnen. COMPLIMENTEREN. Feedback geven. Aandacht geven. Luisteren. Soft he? Of is het niet gewoon normaal met elkaar communiceren!? Het is in ieder geval reuze effectief!

20 Dat waren ze. 15 tips om leiding te geven aan vrijwilligers. De lijst is zeker niet compleet. Maar hopelijk heb je hier iets aan. Voor meer inspiratie op het gebied van leiderschap, wil ik je uitnodigen voor mijn Facebookpagina. Hier post ik regelmatig tips en links naar interessante artikelen over leiderschap. En uiteraard ben ik ook op Twitter te vinden. Check ook m n website: Veel succes met je vrijwilligers! Henk