HUURREGLEMENT POLYVALENTE ZAAL DE HOEVE VANAF 1 JANUARI 2018

Transcriptie

1 HUURREGLEMENT POLYVALENTE ZAAL DE HOEVE VANAF 1 JANUARI 2018 OCMW-ZEMST- HOOGSTRAAT ZEMST 1. Gebruikerscategoriën 0 Gemeentelijke en OCMW-diensten, (filiaal van de) muziekacademie, gemeentelijke vzw s en erkende adviesraden, Zemsts basisonderwijs A B (onafhankelijk van het net) en Rode Kruis (voor bloedinzamelingen) Erkende Zemstse verenigingen, Zemstse buurtcomité s, Zemsts gemeente- en OCMW personeel Andere Zemstse organisaties en inwoners van Zemst 2. Dagdelen Voor het gebruik en de huur van de hoeve, worden volgende dagdelen gehanteerd: Een dag bestaat uit 3 dagdelen: - een voormiddag, van 8 tot 13 uur - een namiddag van 13 tot 18 uur - een avond van 18 tot 1 uur Wie de dag voor zijn activiteit de zaal wil klaarzetten of meer tijd nodig heeft om op te ruimen na zijn activiteit dient hiervoor steeds de nodige dagdelen bij te huren. De huurder vraagt dus extra dagdelen om klaar te zetten of op te ruimen gelijktijdig aan bij zijn verhuring. Er worden nooit gratis dagdelen ter beschikking gesteld, ook al zou blijken dat de dag voor of na de activiteit de zaal niet is verhuurd. Elk dagdeel omvat 5 uur. Activiteiten dienen dus uiterlijk te stoppen om 1 uur. Indien er werd vastgesteld dat de verhuring langer liep dan 1 uur wordt de volledige waarborg onmiddellijk ingehouden en wordt een volgende verhuring geweigerd. De conciërge heeft ten allen tijde toegang tot de zalen die worden verhuurd. 3. Tarieven De huurprijs voor de polyvalente zaal de hoeve, hiernagenoemd de hoeve bedraagt: Gebruikerscategorie 0: Gebruikerscategorie A: Gebruikerscategorie B: GRATIS nieuwe prijs: 50/dagdeel nieuwe prijs: 80/dagdeel Het gebruik van keuken en materieel evenals de energiekosten zijn in de huurprijs begrepen. 4. Voorwaarden (Wie kan huren?) Enkel verenigingen, buutcomités, privépersonen, gemeente- en OCMW personeel en bedrijven uit Zemst kunne de hoeve huren. De aanvragen worden toegewezen in volgorde van ontvangst. Zemstse verenigingen en buurtcomités kunnen voor het huren van de hoeve maximaal 15 maanden op voorhand een optie nemen. Particulieren kunnen 12 maanden op voorhand een optie nemen. Indien de kandidaathuurders de optie binnen de maand niet bevestigen door het ingevulde aanvraagformulier te bezorgen aan de gemeente en het betalen van de verschuldigde huur en waarborg, wordt de optie geannuleerd. Algemeen principe is: zaal vastleggen = zaal betalen (ook wanneer men de zaal lange tijd op voorhand wil vastleggen). Huurders die de zaal ieder jaar voor eenzelfde activiteit Verhuurreglement zaal De Hoeve 1/6

2 in eenzelfde periode huren dienen de huur elk jaar opnieuw zelf aan te vragen. Wil je zeker zijn van je datum doe je dat als vereniging dus best al 15 maanden op voorhand. Doe je je aanvraag voor een jaarlijkse activiteit echter laattijdig dan dien je er rekening mee te houden dat de kans bestaat dat de zaal al verhuurd is. 5. Procedure (Hoe huur ik?) Aanvraag De aanvraag voor het huren van de hoeve dient te gebeuren via het daartoe beschikbare standaard aanvraagformulier dat te verkrijgen is aan het Onthaal van het gemeentehuis en via de gemeentelijke website. De aanvraag dient uit te gaan van de eindgebruiker en niet van een tussenpersoon. Een aanvraag moet ten laatste 2 maand op voorhand gebeuren. Een aanvraag kan verworpen worden op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. De huurder moet meerderjarig zijn. Bij aanvraag door een privépersoon is de ondertekenaar van het aanvraagformulier verantwoordelijk. Indien de aanvraag uitgaat van een vereniging dient de overeenkomst door de voorzitter of een door hem gemachtigd persoon ondertekend te worden. U kan de zaal, na afspraak, bezichtigen. Om een afspraak vast te leggen, kan u contact opnemen met de zaalverantwoordelijke via mail: carla.vancauwenberge@hotmail.com Telefonisch tussen 8 en 19 uur: Huur-waarborg Tegelijk met de huur storten de huurders ook een waarborg voor het gebruik van de hoeve. De waarborg bedraagt 200. De waarborgsom wordt na de activiteit terugbetaald, zonder rente, verminderd met de vergoeding voor eventueel aangerichte schade. De waarborgsom wordt pas terugbetaald nadat de dienst Onthaal van het gemeentehuis de ondertekende checklist ontvangen heeft. Indien de waarborgsom onvoldoende is om de aangerichte schade te betalen, wordt het nog te betalen gedeelte bijkomend ingevorderd. De waarborg geldt zowel voor infrastructuur als voor gebruik van materialen eigen aan de zaal. De huurders betalen de huur en de waarborg op basis van een factuur. De verhuring is pas definitief zodra de huur en de waarborg betaald is. Wanneer de huurders een verhuring annuleren binnen de twee maand vóór de dag van verhuring blijft de volledige huur verschuldigd. Bij annulering van een activiteit die minstens twee maand vóór de activiteit doorgegeven wordt, wordt 50 % van het volledige huurbedrag ingehouden. Gevallen van heirkracht worden beoordeeld door het vast bureau. Enkel mits gegronde reden kan het vast bureau hier een afwijking op toestaan. De huurder dient dan een schrijven te richten aan het vast bureau, Hoogstraat 69, 1980 Zemst met ingesloten de nodige bewijsstukken (bvb doktersattest). De huurder is volledig verantwoordelijk voor de activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers) en de goede orde in de onmiddellijke omgeving (geen overlast voor omwonenden). De verantwoordelijke gebruiker dient steeds aanwezig te zijn tot het einde van de activiteit. De huurder dient het gebouw na gebruik af te sluiten. Wanneer een lokaal is toegezegd voor wekelijks gebruik, behoudt het OCMW/de gemeente het recht om, naar aanleiding van eigen of uitzonderlijke activiteiten of bijzondere gelegenheden waarbij het gebruik van desbetreffend lokaal onontbeerlijk is dit lokaal in gebruik te nemen zonder vergoeding naar de hurende vereniging. Indien mogelijk zal een andere datum toegewezen worden aan de hurende vereniging. Indien dit niet mogelijk is zal het bedrag van de huur waarop het lokaal niet gebruikt werd door de vereniging terugbetaald worden of in vermindering worden gebracht met een latere rekening. Verhuurreglement zaal De Hoeve 2/6

3 Het is verboden de lokalen te gebruiken voor andere doeleinden dan deze die vermeld staan op het aanvraagformulier. Feesten met dansgelegenheid, DJ en/of duidelijk hoorbare muziek buiten zijn verboden. Gebeurt dit toch dan heeft de verantwoordelijke het recht de huurder de toegang tot de zaal te ontzeggen. De verantwoordelijke moet steeds toegelaten worden zodat hij/zij controle kan uitoefenen op de toepassing van het reglement. Indien de toezichter of de met controle gelaste ambtenaar of politie vaststellen dat de huurder zich niet houdt aan de geluidsbegrenzing, zal de aan de gang zijnde activiteit direct dienen gestopt zonder enig recht op schadevergoeding. Het is de huurder niet toegelaten zijn rechten of plichten voor het organiseren van een activiteit op een bepaalde datum af te staan aan een andere persoon of vereniging. Ingebruikname van de zaal Bij de bevestigingsbrief van verhuring wordt ook een checklist opgestuurd naar de huurder. Bij het betreden van de zaal verklaren de huurders zicht via de checklist akkoord met het reglement, bevestigen ze de sleutel van de zaal in ontvangst te hebben genomen en dat de zaal proper was bij ingebruikname. Een exemplaar is bestemd voor de huurders en één voor de verhuurder/ocmw. Na de activiteit(en) noteren de huurders hun opmerkingen over het gebruik van de zaal en bijbehoren op de checklist. De verantwoordelijke van het OCMW ondertekent de checklist voor akkoord en geeft een exemplaar ervan aan de huurders. De eventuele schade wordt verrekend met de waarborg. De verantwoordelijke bezorgt de documenten binnen de week van ondertekening aan de dienst Onthaal van de gemeente. Pas na ontvangst bij de dienst Onthaal kan de waarborgsom worden teruggestort. Onmiddellijk na de activiteit moeten alle voorwerpen en decors die niet tot het patrimonium van de lokalen behoren, verwijderd worden. Indien dit niet het geval is, wordt er een som van 100 per dag ingehouden op de waarborg. Is het materiaal na 2 dagen nog niet opgeruimd dan wordt het materiaal opgehaald door de werkliedendienst. De kosten voor het ophalen van het materiaal door de werklieden worden los van de reeds ingehouden waarborg aangerekend. Het OCMW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door een huurder, voor diefstal noch voor beschadigingen. Voor een ééndaagse activiteit (= 3 dagdelen) krijgen de huurders toegang tot de zaal vanaf 8 u op de gereserveerde datum. Tegen uiterlijk 8 u van de dag na de gereserveerde datum verlaten de huurders de zaal. Dit houdt in dat ze opgeruimd wordt in overeenstemming met hoofdstuk 7, en alle materieel dat aangebracht werd, opnieuw weggenomen is. Het is verboden kleefband op de muren aan te brengen of spijkers in de muren te slaan om versiering op te hangen. Het is eveneens verboden de noodverlichting te bedekken (bvb. met versiering). De huurder mag geen materialen in de zaal zetten die er niet nodig zijn of niet thuis horen. 6. Brandveiligheid en aansprakelijkheid In de hoeve hangt een lijst met noodnummers in geval van brand, gasreuk en andere problemen. Er wordt ook gemeld waar de gemeentelijke wachtdienst kan gecontacteerd worden. De toegangsdeuren en nooduitgangen blijven altijd vrij. In de hoeve geldt een algemeen rookverbod. De huurder verbindt zich ertoe er over te waken dat het rookverbod strikt wordt nageleefd. Verhuurreglement zaal De Hoeve 3/6

4 Het OCMW heeft een brandpolis waarin een afstand van verhaal is opgenomen tov de kosteloze gebruikers, de niet-permanente huurders en de inrichtende organen. Dit houdt in dat wanneer een persoon de hoeve huurt en er een schadegeval ontstaat, er geen verhaal zal uitgeoefend worden tegenover deze persoon, ook al gaat het om een schadegeval ingevolge een vergetelheid en/of door veronachtzaming. Tenzij er kwaad opzet in het spel is. Deze afstand van verhaal geldt voor het gebouw en de inboedel van het gebouw (lees inboedel OCMW). De huurder dient dus geen verzekering BA/brand af te sluiten bij de huur van de hoeve. De verzekeraar zal wel niet tussenkomen voor schade aan de inboedel/bezitting van de huurder, tenzij kan aangetoond worden dat er schade ontstaan is aan deze inboedel door een fout van het OCMW. Het is echter wel noodzakelijk dat de huurder zijn persoonlijke inboedel laat verzekeren. De huurder wordt verzocht het brandgevaar te beperken, geen gemakkelijk brandbare versiering, enz.) Indien de huurder de hoeve huurt voor commerciële doeleinden dient hij naast een brandverzekering, ook een bijkomende verzekering af te sluiten voor de burgerlijke aansprakelijkheid van het gebouw en de inboedel. In geval van schade aan het OCMWeigendom zal de verzekeringsmaatschappij niet afzien van verhaal tegen de huurder. De huurder is zelf ook verantwoordelijke voor alle andere risico s dan brand. (bvb. diefstal) In het gebouw is een ingerichte keukenruimte. De huurder moet zelf zorgen voor kookpersoneel en het overige kookmaterieel. Bijkomende kook- en verwarmingstoestellen worden in de keuken toegelaten op voorwaarde dat hiervoor een speciale brandverzekering wordt afgesloten. Het bewijs hiervan moet kunnen voorgelegd worden aan de uitbater. Cfr. Brandweerverslag BW/VDP/ /C/Z is het gebruik van een frituurtoestel verboden. De huurder verplicht er zich toe om toe te zien dat de wetgeving op de dronkenschap, de openbare moraliteit, de jeugdbescherming, de geluids- en milieuhinder, het gemeentelijk politiereglement, het verbod op het gebruik van verdovende middelen ed. stipt wordt toegepast. Meer bepaald verplicht de huurder er zich toe om de buurt te allen tijde te vrijwaren van onnodige geluidshinder, met strikt verbod van hoorbare muziek in de omgeving. Gedisciplineerd gedrag wordt te allen tijde vereist. In geval van overtreding en/of gegronde klachten kan het vast bureau beslissen in de toekomst aan de overtredende vereniging, of privépersoon een huurovereenkomst weigeren. De huurders maken hun volledige identiteit en adres bekend en de volledige identiteit en het adres van de persoon die bij de geplande activiteiten als verantwoordelijke is aangesteld (indien huurders en verantwoordelijke niet één en dezelfde persoon zijn). De verantwoordelijke staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande activiteit, zowel op organisatorisch, zedelijk als op materieel gebied. De verantwoordelijke is eveneens hoofdelijk aansprakelijk voor brandschade, grote schade en ongevallen tijdens de activiteit waarvoor hij/zij verantwoordelijk was. De verantwoordelijke of de vereniging die de activiteit organiseert, kan tegen dergelijke risico s een verzekering afsluiten. Bij de organisatie van activiteiten is het aangewezen om een EHBO-koffer te voorzien. In de hoeve is er geen EHBO-koffer ter beschikking. De huurder leeft de regelgeving na en betaalt alle belastingen, vergoedingen en rechten die verbonden zijn aan het organiseren van een bepaalde activiteit (openbare orde, politiereglement, tapvergunning, enz.) Het OCMW betaalt zelf jaarlijks de billijke vergoeding voor De Hoeve. De huurder dient zelf geen billijke vergoeding meer aan te vragen tenzij voor buitenactiviteiten. Sabam dient altijd door de huurder geregeld te worden. Zonder toestemming van het vast bureau is het niet toegestaan: Verhuurreglement zaal De Hoeve 4/6

5 - bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen; - de infrastructuur te betreden met dieren; - vuur- rook- of ontploffingsmechanismen te gebruiken. De toegang tot het lokaal van de centrale verwarming is verboden. De huurder mag niet meer personen toelaten tot het gehuurde lokaal dan de toegestane capaciteit. Het absolute maximum van de zaal werd vastgesteld op 99 personen. 7. Schoonmaken De huurders zien toe op het gebruik en het schoonmaken van de gebruikte ruimten en het gebruikte materiaal. Het schoonmaken van de zaal moet ten laatste tegen 8 u van de dag na de gereserveerde datum beëindigd zijn wanneer u de zaal voor een volledige dag huurt. Huurt u de zaal echter per dagdeel dan dient de opruim/opkuis voor het einde van het verstrijken van uw dagdeel te gebeuren. De huurder is verplicht toezicht uit te oefenen op het gebruik en de opkuis van de zaal, de keuken en keukenblok, de toiletten, tafels en stoelen en het gebruikte materieel. Het staat de huurder vrij een toiletdame/heer aan te stellen gedurende de activiteit. Het nodige poetsmateriaal is aanwezig in de hoeve. De poetsproducten dient u zelf te voorzien. Wanneer blijkt dat de zaal en het materieel niet behoorlijk werd schoongemaakt, wordt de volledige waarborg ingehouden. Huurders die afval laten staan of de zaal niet of niet tijdig opkuisen kunnen voor een volgende verhuring worden geweigerd. De huurder verbindt er zich toe de lokalen in een behoorlijke staat achter te laten en elke beschadiging onmiddellijk te melden. Wanneer door het gebruik van de huurder extra schoonmaakkosten en/of reparaties moeten gebeuren, zijn de kosten voor rekening van de huurder. De huurders zorgen ervoor dat: - alle gebruikte lokalen degelijk worden schoongemaakt onmiddellijk voor het beëindigen van hun dagdeel dat ze hebben gehuurd; - de gebruikte tafels en stoelen en ander materiaal na de activiteit opnieuw op hun oorspronkelijke plaats gezet worden; - het spoelen, reinigen en drogen van al de gebruikte glazen, servies en bestek eigen aan de zaal; - het ledigen van de afvalbakken; - het vuilnis in en rond het gebouw opgeruimd en meegenomen wordt onmiddellijk na de verhuring. Al het afval moet uit de het gebouw verwijderd worden; - de vloer wordt met nat gedweild. Het lokaal dient opgeruimd, en gedweild achtergelaten te worden, alle tafels en stoelen proper gemaakt; - het reinigen van het gebruikte sanitair; - glas, papier en karton moet de gebruiker mee huiswaarts nemen; - het gebruikte materiaal in de keuken moet degelijk gepoetst worden. De koelkast na gebruik terug leegmaken. Voor het restafval/pmd dient gebruik gemaakt te worden van de bruine, respectievelijk blauwe huisvuilzakken van intercommunale Incovo. De huurder dient zelf de nodige huisvuilzakken mee te brengen. Indien de geselecteerde afval uit meer dan 4 huisvuilniszakken bestaat, of indien het afval niet in huisvuilzakken toelaatbaar is, of het afval brengt geurhinder teweeg, moet de huurder het huisvuil binnen de 2 dagen zelf wegbrengen naar het containerpark. Het staat de huurder vrij een container te huren bij de intercommunale Incovo of elders. Verhuurreglement zaal De Hoeve 5/6

6 Tijdens de activiteit mogen geen gadgets, foldertjes, flyers, strooibriefjes of andere wegwerpmaterialen verspreid worden. Bij het einde van de activiteit zal de gebruiker de lichten in de gebruikte ruimten doven en de deuren sluiten. Wanneer de conciërge vaststelt dat de lichten niet gedoofd werden en/of de verwarming niet afgezet werd zal er automatisch 50 worden ingehouden op de waarborgsom. Het niet opvolgen van de in hoofdstuk 7 opgesomde punten kan aanleiding geven tot de inhouding van de volledige waarborg. Verhuurreglement zaal De Hoeve 6/6