Naar een federatie. Ontwerpplan

Transcriptie

1 Naar een federatie Ontwerpplan Versie 14 April 2014

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Achtergronden Argumenten voor federatievorming Verwachtingen bij federatievorming Doelstelling federatievorming Voorwaarden federatievorming Missie, doelgroepen & naamgeving Missie Doelgroepen Naamgeving Positionering, profiel & samenwerking Positionering Profiel en kernwaarden Samenwerkingsrelaties Kerntaken, werkwijze & communicatie Kerntaken Werkwijze Communicatie Bestuursstructuur Rechtsvorm: stichting Aansluitingsovereenkomst Bestuur Raad van Advies Commissies Organisatie Het nieuwe WIJ Directie Personeel Vrijwilligersbeleid Leden en donateurs Leden- en financiële administratie Huisvesting Financiën Uitgangspunten financieel beleid Inkomsten Uitgaven Rekening en verantwoording Meerjarenbegroting Evaluatie

3 Bijlagen Oprichtende partijen Samenstelling projectgroep Organogram Concept-statuten van de federatie Concept-aansluitingsovereenkomst Lijst van afkortingen

4 1 Inleiding In december 2013 ondertekenden de besturen van de NVVS, FOSS en SH-Jong een intentieverklaring waarin zij afspraken dat zij fasegewijs een traject zouden doorlopen dat uiteindelijk tot een verregaande vorm van samenwerking moest leiden. Er werd een projectgroep benoemd met als taak de genoemde samenwerking tussen de drie organisaties vorm te geven en te implementeren. 1 Ten aanzien van het tijdpad werd afgesproken dat het proces, dat al eerder in gang werd gezet, in het voorjaar van 2014 zou leiden tot een omschrijving van de concrete organisatievorm, zodanig dat uiterlijk vanaf 1 januari 2015 de beoogde samenwerking (incl. organisatievorm) operationeel zou kunnen zijn. Thans ligt een ontwerpplan voor een federatieve stichting (het nieuwe WIJ) voor. De besturen van de drie hiervoor genoemde organisaties hebben met het plan ingestemd en het plan is vervolgens aan de ledenvergaderingen van de drie organisaties aangeboden. Wanneer de algemene ledenvergaderingen van de NVVS, FOSS en SH-Jong met het plan kunnen instemmen, zal de implementatie in gang gezet worden opdat uiterlijk 1 januari 2015 de beoogde samenwerking binnen een federatieve stichting is gerealiseerd. Leeswijzer In dit ontwerpplan wordt na deze inleiding achtereenvolgens ingegaan op achtergronden en doelstellingen van de samenwerking ( 2). Hierna worden de missie en doelgroepen van de federatie ( 3), de positionering, het profiel en de samenwerking(relaties) ( 4), alsmede de kerntaken, werkwijze & communicatie ( 5) besproken. Vervolgens wordt de bestuursstructuur ( 6) behandeld en wordt ingegaan op de organisatie van federatie ( 7). Het plan is voorzien van een financiële paragraaf en een (indicatieve) meerjarenbegroting ( 8). Tenslotte wordt ingegaan op de evaluatie van de federatie ( 9). In de bijlagen is vooral praktische informatie (organogram, concept-statuten, concept-aansluitingsovereenkomst, etc.) opgenomen. 1 Voor de samenstelling van de projectgroep zie bijlage 2. 4

5 2 Achtergronden 2.1 Argumenten voor federatievorming Complexiteit van de belangenbehartiging De complexiteit van de belangenbehartiging neemt de laatste jaren enorm toe. Dit leidt tot een groeiende betrokkenheid van de organisaties op allerlei verschillende beleidsterreinen (zorg, welzijn, onderwijs, arbeid, financiële positie, etc.). Een en ander betekent een grotere belasting voor het werk van de drie organisaties. Deze zal in de toekomst alleen maar toenemen. Individualisering Daarbij is onze samenleving veranderd. Sociale verbanden hebben grote wijzigingen ondergaan en er is sprake van een toenemende individualisering. Mensen zijn niet alleen meer uit idealisme lid van een organisatie, maar bezien hun lidmaatschap van of betrokkenheid bij een vereniging vanuit hun individueel belang (wat levert het mij op?). Die individualisering zie je ook terug in het overheidsbeleid; bijvoorbeeld in wetgeving op het gebied van de onafhankelijke indicatiestelling, persoonsgebonden budgetten, functionele omschrijvingen van hulpmiddelen, etc. Ook de achterban van NVVS, FOSS en SH-Jong individualiseert. Leden hebben steeds meer behoefte aan individuele ondersteuning, service en dienstverlening. Alleen moderne organisaties die kiezen voor een cliëntgerichte benadering hebben op termijn overlevingskansen. Een en ander vraagt om verdergaande professionalisering en dit kost tijd, inspanningen en geld. Versnippering Binnen de wereld van mensen met hoorproblemen en taalontwikkelingsstoornissen is sprake van versnippering. Voortkomend uit diverse doelgroepen en regio s, komen diverse patiënten-, cliënten- en ouderorganisaties regionaal of nationaal op voor de belangen van zichzelf of van hun kinderen. Die versnippering komt de effectiviteit van handelen en de vindbaarheid voor de buitenwereld niet ten goede. Bestaande overeenkomsten en samenwerking Hoewel er natuurlijk ook verschillen zijn, hebben NVVS, FOSS en SH-Jong zeer veel gemeen. De achterbannen (de doelgroepen) van de drie organisaties zijn niet identiek, maar vertonen veel gelijkenissen. Het zijn organisaties die zich direct dan wel indirect (via de ouders) inzetten voor de belangen van slechthorenden. De FOSS werkt daarnaast voor (ouders van) kinderen met taalontwikkelingsstoornissen. NVVS, FOSS en SH-Jong kennen verder een overlap in hun doelstellingen en hebben dezelfde kerntaken; belangenbehartiging, het geven van informatie en voorlichting en het organiseren van contacten tussen de leden (lotgenotencontact). Men ontwikkelt c.q. organiseert vergelijkbare activiteiten. Men heeft veel dezelfde samenwerkingspartners en er is overlap in het netwerk. De verschillen die er zijn, staan verdere clustering niet in de weg. De NVVS richt zich niet alleen op slechthorenden maar ook op andere, gehoorgerelateerde problemen. Tussen NVVS, FOSS en SH-Jong is een differentiatie in leeftijdsgroepen. Deze verschillen kunnen goed naast elkaar bestaan en kunnen elkaar op onderdelen versterken. De organisaties hebben een wens tot meer samenhang en afstemming van activiteiten en binnen de drie organisaties is er sprake van een open cultuur. Sinds geruime tijd werken de organisaties op een aantal terreinen al naar tevredenheid samen en op facilitair gebied is sprake van een nauwe relatie (o.a. gezamenlijke huisvesting). 5

6 2.2 Verwachtingen bij federatievorming 0 tot 100+ voor alle doelgroepen Een samengaan leidt tot een gezamenlijke organisatie die zich inzet voor het hele leeftijdsspectrum van 0 tot 100+, voor alle doelgroepen. Dat legt een stevige basis voor een brede (maar waar nodig: doelgroepspecifieke) profilering, het ontwikkelen van een totaalpakket aan activiteiten en een goede continuïteit van binding aan onze organisaties, wanneer mensen van de ene naar de volgende levensfase gaan: je leven lang verbonden, je leven lang vriend. Een effectievere belangenbehartiging Het samengaan leidt tot schaalvergroting. Door de bundeling van krachten zal de effectiviteit van de collectieve belangenbehartiging (verder) worden vergroot (macht van het getal, samen sterk). Men wordt een (nog) serieuzer gesprekspartner voor overheid, zorg- en onderwijsinstanties en bedrijfsleven. Informatie en kennisuitwisseling verloopt soepeler, innovatie en vormgeving van strategische beleid komt eenvoudiger tot stand, er ontstaat een groter draagvlak voor nieuw onderzoek, etc. Een betere externe positionering Er ontstaat een organisatie die daadwerkelijk opkomt voor mensen met hoorproblemen en taalontwikkelingsstoornissen van alle leeftijden (incl. hun ouders). Dit heeft een positief effect op de externe positionering. Mogelijk heeft een en ander een aanzuigende werking op andere organisaties die zich op hetzelfde speelveld bevinden en ook voorstander zijn van meer samenwerking op het gebied van belangenbehartiging voor mensen met een auditieve en/of taalstoornis. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan de vereniging SpraakSaam (het nieuwe initiatief van TOS-jongeren). Meer service- en dienstverlening Door de met een nauwere samenwerking gepaard gaande schaalvergroting en betere positionering, is een nieuwe organisatie in staat de dienstverlening aan en de ondersteuning van de achterban verder te optimaliseren en te verbeteren. Vanwege de toename van het aantal (potentiële) leden, donateurs, deelnemers en andere volgers, ontstaat er een groter afzetgebied voor bestaande en nieuw te ontwikkelen producten en diensten. Indien men hierin succesvol is, heeft dit ongetwijfeld een aanzuigende werking op nieuwe leden, donateurs, deelnemers en andere belangstellenden. Een grotere naamsbekendheid De naamsbekendheid van FOSS en SH-Jong is, mede gezien hun organisatiewijze, relatief beperkt. Veel ouders van slechthorende kinderen of TOS-kinderen zijn lid van een ouderraad en via die raad aan de FOSS verbonden, maar zijn beperkt op de hoogte van de het werk van de FOSS. SH-Jong zou met meer leden nog beter aan de weg kunnen timmeren. De naamsbekendheid van de NVVS is beter, maar kan ook bij ouders van slechthorende kinderen en slechthorende jongeren verder verbeterd worden, zeker wanneer voor de nieuwe samenwerking een nieuwe, pakkende naam gekozen wordt. Een vergroting van de naamsbekendheid heeft positieve effecten op de mogelijkheden voor leden- en donateurswerving en de kansen op effectieve belangenbehartiging. Meer efficiency Een nauwe samenwerking leidt naar verwachting tot vergroting van de efficiëntie van het eigen handelen. Onder andere door de schaalvergroting kunnen mensen en middelen doelmatiger worden ingezet. Er kan op termijn- overgaan worden tot de uitgave van één verenigingsblad met daaraan gekoppeld doelgroepgerichte, digitale informatievoorzieningen. Met een nauwe samenwerking kunnen er mogelijk ook organisatievoordelen door grotere efficiëntie 6

7 worden geboekt (gezamenlijke inkoop van artikelen, automatisering, administratieve ondersteuning etc.). Betere inzet vrijwilligerspotentieel Zowel NVVS, FOSS als SH-Jong zijn primair vrijwilligersorganisaties. In een tijd van toenemende individualisering is het steeds moeilijker voldoende vrijwilligers te vinden voor o.a. bestuursfuncties, lidmaatschappen van commissie, etc. Door een nauwere samenwerking zijn de wel beschikbare vrijwilligers efficiënter inzetbaar. Betere mogelijkheden voor fondsenwerving Omdat men als nieuwe organisatie een betere positionering kent en een beter imago heeft. Gekoppeld aan het fondsenwervend vermogen van de huidige NVVS kan dit een win-winsituatie voor zowel NVVS, FOSS als SH-Jong betekenen. Ook de kansen op structurele subsidie door de landelijke overheid worden door clustering vergroot. Hoe meer middelen de organisaties kunnen borgen en nieuw kunnen verwerven, hoe groter de kans om in gezamenlijkheid te overleven en te groeien. Mogelijkheden voor verdere professionalisering Een nauwere samenwerking biedt de drie partijen de mogelijkheden om verder te professionaliseren. Er kan een organisatie neergezet worden die voldoet aan de wensen van leden en donateurs en de eisen die hier op korte termijn - door VWS aan worden gesteld. 2.3 Doelstelling federatievorming Het doel van de voorgenomen federatie ligt primair op de gebieden van de krachtenbundeling en van de vergroting van de effectiviteit en bereik, van het optimaliseren van kansen op het verkrijgen van subsidies en sponsormiddelen en het waar mogelijk behalen van efficiencywinst. Specifiek heeft de federatie tot doel: Synergie bij de uitoefening van de kerntaken: voorlichting & informatievoorziening, lotgenotencontact en belangenbehartiging; Een organisatievorm met meer bestuurlijke kracht en organiserend vermogen, waarbij het geheel krachtiger is dan de afzonderlijke delen; Eén werkorganisatie; De leden van de drie organisaties meer inhoud en diensten bieden; Verbetering taakverdeling en afstemming; Overige schaalvoordelen. 2.4 Voorwaarden aan federatievorming Aan dit proces van federatievorming zijn de volgende voorwaarden verbonden: De doelgroepen en leden/donateurs van de verschillende organisaties moeten zich goed kunnen herkennen in de organisatievorm; De kaderleden (besturen, vrijwilligers) moeten zich goed kunnen herkennen in de organisatievorm en belangrijker nog zich verbonden voelen met de federatie. Bovendien moeten zij op adequate wijze kunnen bijdragen aan activiteiten en de koers van de nieuwe organisatie; De organisatievorm moet leiden tot efficiëntere taakverdeling, op alle niveaus van de nieuwe organisatie. De federatie moet niet tot meer maar tot minder overlegvormen leiden, zowel voor 7

8 vrijwilligers, medewerkers als bestuurders. De organisatievorm moet leiden tot een effectievere inzet van medewerkers en tot meer mogelijkheden tot specialisme. Een efficiënt ingerichte front- en backoffice zijn voorwaarden voor zo n werkwijze. De organisatievorm moet een solide financiële basis hebben en de kansen op subsidies en sponsormiddelen moeten daadwerkelijk verzilverd kunnen worden; Er moeten duidelijke afspraken zijn over financiële stromen. Er moeten duidelijke afspraken zijn over vermogens en over geoormerkte gelden. Financiële risico s moeten bekend zijn en ondervangen kunnen worden. 8

9 3 Missie, doelgroepen & naamgeving 3.1 Missie In totaal zijn er circa 1,6 miljoen mensen in ons land die een verminderd gehoor, een aan het gehoor gerelateerd probleem of een taalontwikkelingsstoornis hebben. Dit heeft een grote invloed op alle aspecten van het sociaal en maatschappelijk functioneren. Dat vormt de rode draad in onze inzet voor deze doelgroepen. Voor de federatie zal een missie geformuleerd worden op basis van het volgende: Iedereen heeft het recht heeft om mee te doen in de maatschappij. Ook mensen bij wie het gehoor of het spreken voor problemen zorgt. Iedereen met een hooraandoening of een taalontwikkelingsstoornis moet zo goed mogelijk kunnen functioneren in een omgeving met horende en communicatief vaardige medemensen. Is het meedraaien in de maatschappij door hoorproblemen of een taalontwikkelingsstoornis (tijdelijk) niet haalbaar, dan streeft de federatie naar erkenning door partners, familie, ouders, vrienden, werkgevers en andere betrokkenen. 3.2 Doelgroepen De federatie richt zich met haar activiteiten in ieder geval op de volgende doelgroepen: SH-algemeen SH-jongeren SH-kinderen en hun ouders TOS-jongeren TOS-kinderen en hun ouders CI (cochleaire implantatie) Tinnitus Hyperacusis Ziekte van Ménière Brughoektumor Om ten behoeve van de hiervoor opgesomde patiënten- en cliëntengroepen haar doelstellingen te realiseren, richt de federatie zich niet alleen rechtstreeks tot de genoemde groepen, maar ook op het algemene publiek. De federatie wil obstakels of kwaliteitsbeperkingen bij maatschappelijke instanties aankaarten, opdat die beter gaan functioneren voor de genoemde doelgroepen. Daartoe richt de federatie zich op tal van relevante organisaties en instanties: overheid, politiek, zorgorganisaties, onderwijsinstellingen, (zorg)verzekeraars, relevante bedrijven en ondernemers, etc. 3.3 Naamgeving De federatie krijgt een nieuwe naam die de nieuwe vlag wordt waaronder de drie samenstellende organisaties gaan varen. Het vinden van een geschikte naam is een complexe en gevoelige zaak. Vooral in een nieuw te kiezen naam willen federatiepartners bijna altijd hun eigen achterbannen maximaal tegemoet komen. Dat is op zichzelf niet onlogisch of ongewenst, mits de nieuwe naam doet wat het 9

10 moet doen; communiceren. De naam van de federatie dient: op een positieve en krachtige wijze de intentie van de federatie te verbeelden; helder en compact te communiceren; herkenbaar en erkenbaar te zijn; goed in het gehoor te liggen; ook voor gewone mensen goed te begrijpen te zijn; geen ingewikkelde afkortingen op te leveren; geen concurrentie met derden te suggereren; geen woorden bevatten als slecht of verlies ; niet verwijzen naar het aantal deelnemers in de federatie (vgl. het schaap met de vijf poten of pento ). Een definitieve keuze voor een nieuwe naam zal op een zo n rationeel mogelijke wijze tot stand dienen te komen, waarbij het verwerven van zowel een intern als een extern draagvlak belangrijk is. In het keuzeproces dienen strategische argumenten (vooral extern gericht) en inhoudelijke argumenten (vooral intern gericht) tegen elkaar afgewogen te worden. Omdat er op dit moment nog geen keuze voor een nieuwe naam gemaakt kan worden, wordt de volgende procedure gehanteerd: De projectgroep bepaalt de criteria waaraan een nieuwe naam dient te voldoen en spreekt zich uit over het belang c.q. de prioriteit van de verschillende criteria. Daarbij worden (eerder of recent aangedragen) naamopties betrokken. Met ondersteuning van een communicatiedeskundige wordt een of meer brainstormsessies gehouden. Op basis van deze sessie(s) wordt een groslijst van beschikbare alternatieven en een lijst van maximaal 10 potentiële kanshebbers opgesteld. Op voordracht van de projectgroep, bepalen de besturen van de drie partijen uiteindelijk welke naam wordt gekozen. Belangrijk: de besturen kiezen dus gezamenlijk één naam en leggen deze zo gewenst nog aan (een deel van) achterban voor. De naam dient vastgesteld te zijn uiterlijk op het moment dat de federatie-statuten bij de notaris worden aangeboden. 10

11 4 Positionering, profiel & samenwerking 4.1 Positionering De federatie beschouwt zichzelf als DE organisatie voor mensen met hoorproblemen of een taalontwikkelingsstoornis ongeacht hun leeftijd. Zij is daarbij DE informatiebron en HET aanspreekpunt voor onafhankelijke, ervaringsgerichte kennis en deskundigheid. Op landelijk niveau vertegenwoordigt de federatie circa 1,6 miljoen mensen. Op alle terreinen waarop belangen van hen in het geding zijn, zal de federatie als spreekbuis naar buiten optreden. De federatie wil door beleidsbepalende instanties op een vroegtijdig moment betrokken worden bij het ontwikkelen en bijstellen van beleid. Daarnaast wil de federatie allen die een hoorprobleem of taalontwikkelingsstoornis hebben, stimuleren het optimale uit henzelf en hun leven te halen. Waar mogelijk wijst de federatie hen daarbij de weg of bieden de federatie hen de mogelijkheid met anderen ervaringen uit te wisselen. Landelijk én regionaal De federatie werkt als een nationaal opererende organisatie, met een landelijk beleid, -aanpak en uitstraling. Indien nodig voor doelstellingen en het bereiken van doelgroepen vertalen we de landelijke activiteiten naar een lokale of regionale aanpak. Die lokale en regionale aanpak vindt plaats in het kader van het landelijke beleid en draagt daar constructief aan bij. De landelijke organisatie behoudt de regie en coördinatie over de lokale en regionale structuren. De afdelingen van de NVVS dragen bij aan deze werkwijze (de wijze waarop dat binnen de NVVS wordt vormgegeven, is nog onderwerp van nader onderzoek). 4.2 Profiel en kernwaarden Profiel De federatie stáát voor horen en communiceren. Binnen de eigen geledingen profileert zij zich als volgt: Uitgaan van eigen kracht; Vraaggericht en bottom-up; Innovatief (inventief, creatief, nieuw elan); Actief op zowel landelijk als decentraal (regionaal) niveau; Communicatief, open voor vernieuwing en verandering; Naar buiten wil de federatie zich profileren met een open, op interactie gerichte cultuur. Hierin staat zij open voor verschillende vormen van samenwerking met andere organisaties. Door deze samenwerking tracht de federatie haar netwerk uit te breiden, de beschikbaarheid aan kennis en kunde te vergroten, haar positie te versterken en een grotere slagvaardigheid te bereiken. Daarbij past het volgende profiel: Deskundig; Gelijkwaardige en betrouwbare gespreks- en onderhandelingspartner; Actief op zowel landelijk als decentraal (regionaal) niveau; Netwerkorganisatie, strategische allianties en partnerships; Geprononceerd en krachtig communicatiebeleid. 11

12 Kernwaarden Uit het bovenstaande profiel vloeien de volgende kernwaarden voort: Interactief en proactief De federatie bouwt op de ervaringsdeskundigheid van leden en niet-leden met gehoorproblemen of een taalontwikkelingsstoornis. Op basis van die ervaringen constateert de federatie proactief de knelpunten en tekortkomingen bij betrokken partijen in de zorg, de maatschappij en in de politiek. De acties en belangenbehartiging van de federatie verlopen altijd in goed overleg met de achterban. Kwalitatief De federatie is een eigentijdse, efficiënte en professionele organisatie die bestaat uit een mix van vrijwilligers en beroepskrachten. De federatie organiseert activiteiten op regionaal en nationaal niveau en geeft voorlichting op thema. Kwaliteit staat bij het nieuwe organisatie hoog in het vaandel. Onafhankelijk De federatie is een onafhankelijke stichting. In een branche waar commerciële en politieke belangen een rol spelen, wil de federatie onafhankelijk zijn. De federatie laat zich breed informeren om deze positie te kunnen behouden. Constructief De federatie is de spin in het web in de wereld van mensen met hoor- en taal-spraakproblemen. De federatie bouwt aan vertrouwen en betrouwbaarheid voor een stevige onderhandelingspositie ten opzichte van partijen in de (hoor)zorg. De federatie bundelt om de doelen te bereiken haar krachten met zusterorganisaties vanuit het principe: 'één doel, één strategie, één stem'. Samen proberen we betere resultaten te bereiken voor verbetering van de kwaliteit van leven van mensen met hoor- en taal-spraakproblemen. De federatie draagt constructief bij aan oplossingen waaraan we ons durven te committeren. Aansprekend voor jongeren De federatie richt zich ook expliciet op jongeren. Zij wil slechthorende jongeren en jongeren met een taalontwikkelingsstoornis laten zien dat zij niet te bescheiden moeten zijn in hun ambities. Ook zij kunnen hun kansen pakken. Daartoe biedt de federatie een plek waar jongeren elkaar inspireren en zich met elkaar kunnen verbinden om hun positie te verbeteren. 4.3 Samenwerkingsrelaties De belangen van mensen met hoorproblemen of een taalontwikkelingsstoornis zijn veelsoortig en lopen geregeld samen met de belangen van anderen, waaronder die van andere patiënten- en consumentenorganisaties, familieorganisaties, aanbieders van zorg, onderwijsorganisaties, brancheorganisaties, organisaties op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, etc. Met sommige organisaties vindt reeds een regelmatige, intensieve uitwisseling plaats. De huidige samenwerkingsrelaties van NVVS, FOSS en SH-Jong zullen binnen de federatie gecontinueerd worden. Met andere organisaties is het contact om uiteenlopende redenen nu nog minder intensief dan gewenst. Deze contacten zullen door de federatie aangehaald worden. De federatie zal derhalve waar nodig samenwerkingsrelaties aanknopen met alle relevante partijen in zorg, onderwijs, beleid en maatschappij. 12

13 De federatie zal nauw en structureel samenwerken met de collega-organisaties van doven en plotsdoven: Dovenschap, Jongerencommissie, FODOK en Stichting Plotsdoven. De nauwe samenwerking uit zich onder andere in gezamenlijke projecten rond belangrijke beleidsterreinen als ondertiteling, telecommunicatie, tolkvoorzieningen, zorg, onderwijs, audiologische hulpmiddelen en CI. Deze samenwerking wordt tot en met 2015 vormgegeven in het zogenaamde Samen Sterkproject, met subsidie van Fonds PGO. Daarnaast wordt samengewerkt in het project Grow2worK en zijn nieuwe samenwerkingsprojecten in ontwikkeling. De nauwe relatie met deze organisaties uit zich ook in de gezamenlijke huisvesting in Houten. 13

14 5 Kerntaken, werkwijze & communicatie 5.1 Kerntaken De federatie ziet voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging als haar kerntaken. De federatie wil daarbij een maximale levenskwaliteit voor iedereen met een hooraandoening of een taalontwikkelingsstoornis mogelijk maken. De federatie wil dat doen door: Mensen met hoor- en taal-spraakproblemen de weg te wijzen Een goed geïnformeerd iemand kan betere keuzes maken. De federatie streeft ernaar informatie op een onafhankelijke, begrijpelijke en overzichtelijke manier aan te bieden. Dit doen wij via onze websites, ons magazine, onze digitale nieuwsbrief, social media, folders en boeken. Ook verzorgen we op diverse plekken in het land voorlichtingsbijeenkomsten en presentaties. De federatie is dé informatiemakelaar voor mensen met hoor- en taal-spraakproblemen. Wie een vraag heeft over horen kan terecht bij de federatie. Wij hebben het antwoord of we weten wie het antwoord kan geven. De federatie is daarbij onafhankelijk. Mensen met een hoor- en taal-spraakprobleem stimuleren het optimale uit zichzelf te halen Hierdoor komen zij zeker in het leven te staan en kunnen op een positieve manier met hun beperking om (leren) gaan. Uniek aan de federatie is de ervaringsdeskundigheid. De federatie verzamelt ervaringskennis en weet hoe het voelt om met gehoorverlies of (ernstige) taal-spraakproblemen door het leven te gaan. De federatie toont erkenning en herkenning. Lotgenoten met elkaar in contact te brengen Via lotgenotencontact kunnen mensen met een hoor- en taal-spraakprobleem ervaringen uitwisselen en van elkaar te leren. Medische ervaringen, maar ook ervaringen over hoorhulpmiddelen, specialisten en hoe om te gaan met beperkingen op school of werk. De federatie biedt een platform waar lotgenoten elkaar kunnen treffen. Ontmoetingen vinden plaats tijdens onze themamiddagen en voorlichtingsdagen én op digitale forums op onze websites, etc. Zo brengt de federatie mensen (jong en oud) met dezelfde hooraandoening of taal-spraakprobleem met elkaar in contact. Verbeteringen te realiseren waar dat nodig is De federatie houdt ontwikkelingen in de zorg, de techniek en de maatschappij kritisch in de gaten en behartigt waar nodig de belangen van mensen met hoor- en taal-spraakproblemen. De federatie zet zich proactief in voor verbeteringen in de zorg voor mensen met hoor- en taal-spraakproblemen. Wij volgen kritisch de ontwikkelingen in de maatschappij, zorg en politiek. Waar nodig gaat de federatie over tot actie. De federatie denkt graag mee over nieuwe ideeën en nieuwe ontwikkelingen en brengt daarbij graag de eigen ervaringsdeskundigheid in. Begrip en duidelijkheid over en voor mensen met hoor- en taal-spraakproblemen te creëren De federatie wil een genuanceerd beeld creëren over gehoor- en spraakproblemen, zowel voor slechthorenden, mensen met een taalontwikkelingsstoornis, direct betrokkenen als alle Nederlanders. 14

15 5.2 Werkwijze Vraaggericht De federatie zal bij de uitvoering van haar kerntaken kiezen voor een vraaggerichte werkwijze. Dat betekent dat er naast het contact met moeder -organisaties op allerlei manieren ook regelmatig contact zal zijn mensen met een hoorprobleem of een taalontwikkelingsstoornis zelf. Daarbij bestaat er een permanente openheid voor gewenste ontwikkelingen. Een kernwaarde van de federatie is ervaringskennis en deskundigheid. Typerend voor de werkwijze van de federatie is het opereren vanuit een grote betrokkenheid bij de doelgroepen, waarbij de inzet van de federatie wordt bepaald door ervaringen uit de doelgroepen en het mobiliseren en inzetten van ervaringskennis en deskundigheid. De federatie kent daarom een nadrukkelijke en essentiële plek toe aan vrijwilligers c.q. ervaringsdeskundigen. De federatie zal gaan werken met commissies per doelgroep of op specifieke thema s en projecten. Hierin hebben vertegenwoordigers vanuit de achterban (de ervaringsdeskundigen) zitting. De ingestelde commissies functioneren ondersteunend aan de activiteiten van het bureau om een optimale afstemming te krijgen op de wensen van de moeder -organisaties en hun achterban. De commissies ontvangen inhoudelijke en organisatorische ondersteuning vanuit het bureau. Taakgericht Alle beleidsvoornemens zullen nader toegelicht worden in een Meerjarenbeleidplan Per kerntaak en doelgroep worden hierin de beleidsvoornemens voor de komende jaren geformuleerd en nader toegelicht. Zo n Meerjarenbeleidsplan zal de federatie eens in de vier jaar opstellen. Op basis van het mission statement, de kansen en bedreigingen in de omgeving en de eigen sterkten en zwakten, zullen haalbare doelstellingen geformuleerd worden voor de middellange en lange termijn. Het eerste Meerjarenbeleidsplan zal in het voorjaar van 2015 verschijnen. Binnen het kader van het Meerjarenbeleidsplan zal jaarlijks een werkplan opgesteld worden waarin aangeven wordt wat de federatie ten behoeve van de moeder -organisaties in enig jaar aan activiteiten zal ontplooien. In zo'n werkplan wordt in principe ook vrije ruimte opgenomen om te kunnen reageren op de actualiteit. Bij de opstelling van het werkplan 2015 is het uitgangspunt dat de inhoudelijke activiteiten met betrekking tot informatieverstrekking, belangenbehartiging en lotgenotencontact, zoals deze nu door de NVVS, FOSS en SH-Jong worden uitgevoerd, zoveel mogelijk gecontinueerd worden. Door de gemeenschappelijke uitvoering is efficiëntiewinst te verwachten. Zie ook paragraaf 8.6. Cultuur Zowel in de bestuurscultuur als in de bureaucultuur bestaan er verschillen tussen de moeder - organisaties die gezamenlijk de federatie vormen. Binnen de federatie zal de komende tijd gewerkt worden aan het creëren van één, nieuwe cultuur. Dit proces vergt de nodige aandacht en tijd, waarbij met name gelet zal worden op het adequaat combineren van slagvaardigheid enerzijds en een dienstverlenende houding anderzijds. Mix van landelijk en regionaal Zoals eerder opgemerkt: de federatie werkt als een nationaal opererende organisatie, met een landelijk beleid, -aanpak en uitstraling. Indien nodig voor doelstellingen en het bereiken van doelgroepen vertalen we de landelijke activiteiten naar een lokale of regionale aanpak. Die lokale en regionale aanpak vindt plaats in het kader van het landelijke beleid en draagt daar constructief aan bij. De NVVS-afdelingen kunnen een bijdrage leveren aan deze mix van landelijk en regionaal werken. 15

16 Mix van ervaringsdeskundigheid en professionaliteit In de federatie gaan ervaringsdeskundigheid en professionaliteit hand in hand, in meerdere opzichten. De federatie biedt een actieve ondersteuning aan de vrijwilligers, zodat men zo professioneel mogelijk het werk kan doen. Binnen de federatie werken professionals en vrijwilligers, professionals en ervaringsdeskundigen, samen aan de taken die gedaan moeten worden. Ieder brengt z n eigen rol en gewicht in, die door de federatie als gelijkwaardig aan elkaar gezien worden. 5.3 Communicatie De federatie wordt het nieuwe WIJ, wat betekent dat er een nieuwe naam en een nieuw merk neergezet moeten worden. In de eerste jaren zal daarom een actief communicatiebeleid opgezet en uitgevoerd worden. Dit beleid kent in ieder geval de volgende onderdelen: Een nieuwe naam, een nieuw logo, een nieuwe huisstijl, een nieuw merk. Een aangepaste bladformule voor het ledenperiodiek dat via de federatie wordt uitgegeven. Het nieuwe WIJ betekent dat de federatie opnieuw moet bekijken hoe en in welke vorm met de brede achterban gecommuniceerd moet worden en aan de federatie gebonden kan worden. Dat zal waarschijnlijk plaats moeten vinden op basis van doelgroepen, waarbij een combinatie van gedrukte én digitale materialen de voorkeur heeft. Een mogelijkheid kan zijn: een algemeen gedrukte periodiek, beperkt van omvang en gericht op ledenbinding, dat circa zes maal per jaar naar alle leden van de aangesloten verenigingen verzonden wordt, aangevuld met digitale of gedrukte-katernen gericht op de specifieke doelgroepen. Een nieuwe website, mogelijk aangevuld met apps. Minimaal moeten de huidige websites aangepast worden aan de huisstijl van de federatie. Wanneer voldoende middelen beschikbaar zijn, zal een nieuwe website gebouwd worden die volledig aansluit bij de nieuwe federatie. Tenslotte zal de federatie de communicatiemiddelen, die op dit moment door de afzonderlijke verenigingen worden ingezet, combineren en deze aanwenden voor de federatie. Daarbij valt te denken aan de digitale nieuwsbrief, social media, facebook-community, etc. De overgang naar het nieuwe WIJ dient op zo n manier en met een zodanig tempo te gebeuren, dat leden, vrijwilligers, samenwerkingspartners en bestuurders zich betrokken blijven voelen bij de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie. Een nieuwe naam is altijd onbekender dan je huidige naam, daarom moet er een goed verander- en communicatieplan worden opgesteld om de stappen zorgvuldig te zetten. Daarbij moet expliciet aandacht zijn voor het risico van verlies van leden, donateurs, naamsbekendheid en vrijwilligers en moeten dergelijke negatieve dreigingen optimaal geneutraliseerd worden. 16

17 6 Bestuursstructuur 6.1 Rechtsvorm: stichting Stichtingsvorm De nieuwe federatie wordt een stichting. Hiertoe worden statuten (en eventueel verschillende reglementen) opgesteld waarin de wijze van samenwerken tussen de drie samenstellende partijen wordt geregeld en wordt aangegeven op welk gebied partijen verplichtingen aangaan. Een voordeel van deze vorm is dat de stichting als zelfstandige eenheid in het maatschappelijk verkeer kan optreden en goederen kan verkrijgen, contracten kan sluiten, personeel in dienst kan nemen, etc. Daarbij is het mogelijk dat de stichting een groot deel van de aanwezige rechten en verplichtingen van de samenwerkende organisaties overneemt. Moeder -organisaties De missies en kerntaken van de moeder -organisaties blijven ongewijzigd. Hierdoor loopt de financiering van de moederorganisaties geen gevaar en kan het eigen vermogen (voor zover aanwezig) in tact blijven. De moeder -organisaties besteden het opzetten en uitvoeren van hun activiteiten uit aan de federatieve stichting. Zij stellen hun reguliere inkomsten (met uitzondering van hun vermogens en de rente over de vermogens, zie hieronder) beschikbaar aan de stichting. Uiteraard moeten de moeder - organisaties in staat gesteld worden om de kosten te dragen die gepaard gaan met het in stand houden van de eigen organisatie (denk aan bestuurskosten, ALV-kosten e.d.). De formele structuur van de moeder -organisaties blijft intact. Het bestuur zal zich blijven verantwoorden aan haar eigen ALV. Het federatiebestuur legt haar beleids- en activiteitenplan, begroting, jaarverslag en jaarrekening voor aan de besturen van de drie moeder -organisaties. Die drie besturen zullen op hun beurt met hun eigen ALV in gesprek moeten gaan over de voorstellen van het federatiebestuur. De ALV blijft het overleg wat uiteindelijk ja of nee kan zeggen tegen beleidsvoornemens, activiteitenplannen, begrotingen en jaarrekeningen. De invloed van de ALV s op de koers van de federatie is op die manier verankerd in de structuur. Opdrachtrelatie De federatieve stichting gaat in opdracht de voorgenomen taken uitvoeren op basis van een concreet jaarlijks werkplan, dat geaccordeerd wordt door de besturen (en door de ledenvergaderingen, zie boven) van de moederorganisaties. Door deze opdrachtrelatie kan het werk professioneel en efficiënt georganiseerd worden zonder veel bestuurlijke ruis waarvan bij een federatieve vereniging vaak sprake is. Het stichtingsbestuur bewaakt op basis van een vastgelegd mandaat de uitvoering van dit werkplan en is verder onder meer verantwoordelijk voor het personeelsbeleid, de financiële verantwoording, alsmede de bestuurlijke aansturing van het ondersteunend apparaat (het bureau). Verplichtingen De federatiepartners zorgen er voor dat in het geval de stichting juridisch wordt aangesproken op het betalen van ontslagvergoedingen en/of wachtgeldsuppleties (op basis van de geldende cao) zij tot een bepaald bedrag garant staan voor het nakomen van eventuele financiële verplichtingen (zie verder hoofdstuk 8 en bijlage 5). Vermogens en extra financiële middelen Het resterende vermogen blijft van de desbetreffende verenigingen. Mocht in de toekomst een vereniging dit vermogen of andere extra financiële middelen willen inzetten voor bepaalde activiteiten, dan wordt met de federatieve stichting afgesproken dat een plan hiervoor (inclusief de financiële bijdrage vanuit de desbetreffende vereniging) eerst wordt aangeboden aan de federatie. Pas wanneer 17

18 de federatie geen mogelijkheid ziet om dit plan uit te voeren, kan de vereniging het plan met de daarbij behorende financiële middelen aan een derde partij aanbieden. Het aldus uit te voeren plan mag de belangen van de federatie echter niet schaden. 6.2 Aansluitingsovereenkomst Anders dan bij een federatieve vereniging ontstaat er niet direct een organisatierechtelijke betrekking tussen de federatieve stichting en de moeder -organisaties. De stichting gaat zoals gesteld in opdracht van de moederorganisaties alle (of veel van de) ondersteunende en uitvoerende activiteiten van de drie organisaties uitvoeren. Om voldoende binding met de moeder -organisaties te houden en (vooraf) belangrijke voorwaarden adequaat te regelen, nemen vertegenwoordigers van de drie oprichtende partijen: NVVS, FOSS en SH-Jong, zitting in het bestuur van de stichting. Daarnaast worden de moeder -organisaties formeel deelnemer in de nieuwe stichting. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder de aansluiting plaats heeft, wordt vooraf geregeld in een per organisatie af te sluiten aansluitingsovereenkomst. Zie ook bijlage 5. Bijkomend voordeel van deze constructie is dat ook na verloop van tijd andere partijen zich relatief gemakkelijk bij de stichting c.q. de federatie kunnen aansluiten. Indien hiervan sprake is, zal op dat moment door het bestuur van de federatie bepaald worden onder welke voorwaarden (rechten en verplichtingen) de aansluiting zal kunnen plaatsvinden. 6.3 Bestuur Het bestuur van de federatie is belast met het besturen van de stichting. Zij doet dit met een ruim voldoende mandaat overeenkomstig het opgestelde beleid, de daarop gebaseerde werkplannen (incl. begrotingen). Daarbij richt het bestuur zich op de hoofdlijnen en delegeert zij bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de directie c.q. het bureau. Het bestuur stimuleert de totstandkoming van nieuw beleid, bewaakt de uitvoering van reeds vastgesteld beleid en staat de directie zo nodig met raad ter zijde. Het bestuur behoudt voor het totaal de eindverantwoordelijkheid. Samenstelling en benoeming Het eerste federatiebestuur wordt gevormd door drie bestuursafgevaardigden van de drie moeder organisaties. Daarnaast heeft het federatiebestuur een onafhankelijk voorzitter. Om de onafhankelijkheid te borgen, heeft de voorzitter geen stemrecht. Daarnaast kiest het bestuur uit zijn midden een secretaris en een penningmeester. Het eerste bestuur van de federatie wordt door de ALV-en van de drie partijen benoemd. Alle overige zaken omtrent taak, samenstelling, werkwijze, wijze van bijeenroepen, benoeming en voordracht van bestuursleden, etc. worden vastgelegd in de statuten en/of het bestuurs- en directiereglement. Het federatiebestuur zal bij aanvang bestaan uit: Eduard Cohen (onafhankelijk voorzitter) Jan Heijboer (bestuurslid namens de FOSS ) Elisa Ostet (bestuurslid namens SH-Jong) <NAAM> (namens de NVVS) Vertegenwoordiging De federatie wordt formeel (in rechte, etc. ) vertegenwoordigd door het bestuur of door twee 18

19 gezamenlijk handelende bestuursleden. Het bestuur kan een volmacht verlenen aan een of meer bestuursleden en ook aan de directeur of derden om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. In de dagelijkse praktijk wordt de stichting in het merendeel van de gevallen vertegenwoordigd door de directeur, medewerkers, commissieleden, etc. Zij gaan namens de federatie op pad om de belangen van de aangesloten organisaties en hun leden te vertegenwoordigen in overlegsituaties, werkgroepen, in de media, etc. Verantwoording Het bestuur legt verantwoording af aan de drie deelnemende verenigingen. De jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening over het voorgaande jaar) worden tijdig beschikbaar gesteld aan de deelnemende verenigingen, zodat hun ALv s zich een oordeel kunnen vormen over de activiteiten en financiering. Hetzelfde geldt voor beleidsvoornemens, activiteitenplan en begroting voor het navolgende jaar: ook deze worden tijdig, beschikbaar gesteld aan de deelnemende verenigingen, zodat hun ALv s zich kunnen uitspreken over de koers en de financiering. 6.4 Raad van Advies De federatie kent ook een Raad van Advies (RvA). Deze Raad bestaat uit minimaal zeven en maximaal 12 leden, die benoemd worden door het bestuur. De Raad zelf kan kandidaten voordragen. De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en zijn éénmaal herbenoembaar. Zij behoeven zelf niet noodzakelijkerwijs een hoorprobleem of taalontwikkelingsstoornis te hebben, maar hebben op een of meer terreinen waarop de federatie actief is een brede deskundigheid en dragen de federatie en haar doelstellingen 'een warm hart toe'. De Raad komt gemiddeld twee keer per jaar bijeen, fungeert als 'denktank' en heeft tot taak het bestuur te adviseren over onder andere het te voeren strategisch middellange en langetermijnbeleid (visieontwikkeling). In een reglement worden de taak, samenstelling en werkwijze van de Raad nader omschreven, waarbij aandacht besteed zal worden aan de binding c.q. afstemming met de commissies van de federatie. 6.5 Commissies De federatie zal gaan werken met commissies per doelgroep of op specifieke thema s en projecten. In de commissies hebben vertegenwoordigers vanuit de achterban zitting. De ingestelde commissies functioneren ondersteunend aan de activiteiten van het bureau om een optimale afstemming te krijgen op de wensen van de moeder -organisaties en hun achterban. Zij zijn bij een 'bottom-up' werkwijze onmisbaar en vormen een essentiële schakel bij de totstandkoming van het inhoudelijk beleid van de federatie. Commissies worden door het bestuur ingesteld en hebben tot taak op basis van de beschikbare (ervarings)deskundigheid het bureau van de federatie gevraagd en ongevraagd te adviseren op een bepaald terrein. Bovenal vormen de commissies het coördinatie- en inspiratiepunt van de uitvoering van voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging door de vrijwilligers. De voorzitter van een commissie of op zijn of haar verzoek een of meer van de leden kunnen zo gewenst de federatie extern vertegenwoordigen. De commissies worden ondersteund door het bureau. De voorzitters van de in te stellen commissies zullen minimaal eenmaal per jaar ook gezamenlijk overleg voeren, bijvoorbeeld ten behoeve van de opstelling van het jaarlijks werkplan, het bevorderen van samenhang tussen de activiteiten van de 19

20 commissies, het onderling gebruik kunnen maken van inzichten en succesformules voor activiteiten, het benoemen van aandachtspunten in ondersteuning en deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers. De taak en werkwijze van commissies wordt vastgelegd in een reglement. Bij de start van de federatie worden in ieder geval commissies ingesteld voor de volgende doelgroepen. SH-algemeen SH-jongeren SH- en TOS-kinderen en hun ouders Cochléaire implantatie- en OPCI-participatie Tinnitus & Hyperacusis Ménière Brughoektumor In deze commissie kunnen de volgende thema s aan de orde komen: Hulpmiddelen & zorg Arbeid & Participatie Onderwijs Zorg Media & Pr 20

21 7 Organisatie De federatie beschikt over een bureau. Bij de start van de federatie op 1 januari 2015 is voorzien dat 8 mensen (5,53 fte) op de vaste loonlijst zullen staan. 2 Het bureau van de federatie kan als volgt gekarakteriseerd worden: Professioneel en taakgericht; Flexibel, slagvaardig en waar mogelijk pragmatisch van aard; Vraaggericht, creatief en aansluitend op de praktijk; Gezonde bedrijfseconomische bedrijfsvoering; Het bureau ondersteunt enerzijds het bestuur (beleidsvoorbereiding), voert (samen met de vrijwilligers) het door het bestuur vastgestelde werkplan uit en richt zich op de serviceverlening en ondersteuning van de leden van de (aangesloten) organisaties. Het bureau van de federatie wordt ingericht aan de hand van de geformuleerde kerntaken, doelgroepen en beleidsambities. 7.1 Het nieuwe WIJ De federatie wordt het nieuwe WIJ : de federatie gaat de drie namen en merken vervangen van de drie moeder -organisaties. De drie namen FOSS, NVVS en SH-Jong zullen stapsgewijs op de achtergrond verdwijnen en de nieuwe naam zal voorop komen staan. Straks kent iedereen ons onder de nieuwe naam. Alleen dan kan de meerwaarde van de gezamenlijkheid maximaal verzilverd worden: 0 tot 100+, eenduidige profilering, betere vindbaarheid, meer kansen op sponsormiddelen. Met andere woorden: als de federatie een vierde bureau en naam wordt naast de drie bestaande namen en bureaus, zal de situatie er voor onze doelgroepen, ons netwerk en het brede publiek niet duidelijker op worden integendeel. Deze koers heeft risico s: verlies van naamsbekendheid en gewaardeerde merknamen ; verlies van leden, vrijwilligers, naamsbekendheid, opgebouwde positieve reputaties. Deze moeten ondervangen worden door een doordachte en voortvarende campagne vanaf de start van de federatie: binnen 1 jaar zullen wij stapsgewijs overgaan van drie namen naar één naam, een gerichte campagne opzetten om het nieuwe WIJ intern én extern succesvol te implementeren, leden en vrijwilligers te behouden en de vindbaarheid van de federatie sterk op de kaart te zetten. Aandachtspunt daarbij: het profileren van de jongerenactiviteiten. Er zal een verander- en communicatieplan worden opgesteld dat duidelijk maakt hoe het nieuwe WIJ zal worden opgebouwd en hoe de hierboven genoemde risico s geminimaliseerd kunnen worden c.q. kunnen worden omgebogen naar kansen. 7.2 Directie Het bureau wordt aangestuurd door één directeur. Deze draagt binnen de door het bestuur aangegeven kaders de eindverantwoordelijkheid voor het beleid en het beheer van het bureau en legt daarover verantwoording af aan het bestuur. De directeur draagt zorg voor de voorbereiding van door het bestuur vast te stellen beleid en is verantwoordelijk voor de uitvoering van bestuursbesluiten, voor zover niet anders is afgesproken. De directeur is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie. De directeur is verantwoordelijk voor het personeels- en organisatiebeleid en draagt daarnaast zorg voor de interne budgettering. De 2 In bijlage 1 bij bijlage 5 (de aansluitingsovereenkomst) is de volledige formatie van het bureau opgenomen. 21

22 directeur kan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden overdragen aan andere functionarissen van de organisatie. Delegatie laat de eindverantwoordelijkheid van de directeur onverlet. De (overige) taken van de directeur zullen worden opgenomen in de statuten van de federatie en zullen met de bijbehorende verantwoordelijkheden nader vastgelegd worden in een directiereglement. De directeur wordt ondersteund door een rechtstreeks aan te sturen directiesecretariaat. De functie van directeur van de federatie zal worden bekleed door Joop Beelen. 7.3 Personeel De huidige personeelsleden komen in dienst van c.q. raken direct verbonden aan de federatieve stichting. Deze exploiteert het ondersteunend bureau ten behoeve van de deelnemers (de drie verenigingen). Op facilitair niveau wordt op deze wijze efficiënt gebruik gemaakt van kennis, menskracht en beschikbare apparatuur, etc. Rechtspositie In de federatie beschikt het personeel in principe over dezelfde rechtspositie als de medewerkers van hun rechtsvoorgangers (NVVS, FOSS). Op of omstreeks 1 november 2014 zullen alle medewerkers, in de vorm van een aanstellingsbrief, een arbeidscontract met de federatie voorgelegd krijgen. Alle huidige medewerkers in vaste dienst krijgen binnen de federatie dezelfde arbeidsvoorwaarden als die waarover men nu reeds beschikt. Contracten voor bepaalde tijd worden door de federatie overgenomen onder dezelfde voorwaarden. Sommige medewerkers hebben bij hun indiensttreding of nadien speciale arbeidsvoorwaarden bedongen. Deze zullen door de federatie volledig gerespecteerd worden. 7.4 Vrijwilligersbeleid De federatie beschikt naast medewerkers in loondienst ook over een groot aantal ervaringsdeskundige vrijwilligers en maatschappelijk betrokkenen. Met vrijwilliger worden iedereen bedoeld die zich onbezoldigd inzet voor de federatie en/of haar moeder -organisaties. Vrijwilligers kunnen actief zijn in commissies, in afdelingen of (niet gebonden aan een commissie of afdeling) voor specifieke activiteiten van de federatie en/of haar moeder -organisaties. Vrijwilligers kunnen uitvoerende, coördinerende en/of bestuurlijke taken hebben. Vrijwilligers kunnen zich ad hoc inzetten, met een beperkt of een groot aantal uur, over een korte of langere periode. De aanduiding vrijwilliger betreft dus een bijzonder groot aantal mensen die zich onbezoldigd inzetten voor de federatie en/of haar moeder - organisaties. Vrijwilligers zijn bij een 'bottom-up' werkwijze onmisbaar. De federatie krijgt een herkenbare organisatievorm waarin vrijwilligers duidelijke taken op zich kunnen nemen. Dit gebeurt onder andere in de vorm van thema-commissies, waarin de doelgroepen van de drie moeder -organisaties georganiseerd worden (die grotendeels een voortzetting zijn van de huidige commissies en uitvoerende taken van de besturen van de drie federatiedeelnemers). Vrijwilligers worden via het bureau ingeschakeld voor deze commissies, afdelingen en voor andere activiteiten. Zij voeren activiteiten op het gebied van voorlichting & informatievoorziening en lotgenotencontact uit. Daarnaast vormen zij een essentiële schakel bij de totstandkoming van inhoudelijk beleid. Bestuursleden van de moederorganisaties kunnen in principe geen taken uitoefenen binnen een themacommissie. Dit om belangenverstrengeling te voorkomen. Incidenteel kan hier onder strikte voorwaar- 22

23 den van worden afgeweken. Alle vrijwilligers kunnen rekenen op ondersteuning van het federatiebureau. Bijvoorbeeld in de vorm van advies, coaching of deskundigheidsbevordering. Er moet actief gezocht worden naar nieuwe vrijwilligers, en de kwaliteit van het vrijwilligerswerk moet actief gestimuleerd en ondersteund worden. Daarnaast moeten zaken als aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering goed geregeld zijn. De federatie moet een stimulerende en inspirerende werkplek voor vrijwilligers zijn, waar men zich gezien en gewaardeerd voelt. De federatie zal een en ander vastleggen in een vrijwilligersbeleid. De stichting zorgt dat minimaal één medewerker de taak krijgt als ondersteuner van alle vrijwilligers op te treden. Deze medewerker is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid De overgang naar de nieuwe situatie zal speciale aandacht vragen voor het vrijwilligersbeleid en de vrijwilligersondersteuning. 7.5 Leden en donateurs De leden van de drie samenstellende verenigingen blijven lid van de organisatie(s) waar ze op dit moment lid van zijn. M.a.w. het is niet zo dat de leden van NVVS, FOSS en SH-Jong als lid overstappen naar de federatie. De federatievorming zoals hier beschreven, leidt in zekere zin tot een dilemma: enerzijds willen we het nieuwe WIJ neerzetten, tegelijkertijd blijft men lid van de oude organisatie. Dat roept een aantal vraagstukken op ten aanzien van ledenbinding en ledenbehoud, herkenbaarheid richting de leden, werving van nieuwe leden maar ook bijvoorbeeld richting de positionering en afzender van het ledenperiodiek. Ook spelen hier lastige vragen over eventuele harmonisering van verschillen in hoogte van de contributie of over wat een lid wel of niet voor de contributie mag terugverwachten. Deze vragen worden geinventariseerd maar op onderdelen moeten de antwoorden nog geformuleerd worden. Bij die antwoorden gelden dezelfde uitgangspunten als bij het nog te formuleren communicatiebeleid van de federatie: het is essentieel dat niet alleen de kansen maar ook de risico s van het nieuwe WiJ goed in kaart worden gebracht en dat de verandering van drie naar één stapsgewijs en doordacht plaatsvindt. Ledenbinding en herkenbaarheid voor de leden moeten centraal blijven staan. 7.6 Leden- en financiële administratie De leden- en financiële administratie van de moeder -organisaties wordt ondergebracht bij de federatie, die daarbij gebruik zal maken van een extern bureau. Om deze administraties zo efficiënt en overzichtelijk mogelijk in te richten, zullen er zo min mogelijk financiële en administratieve zaken bij de drie moeder -organisaties achterblijven. Dit geldt in principe ook voor de inning van de contributie. Op dit moment wordt nog onderzocht welke variant de voorkeur heeft: variant 1 = inning via de drie moederorganisaties; variant 2 = inning via de federatie. Pas als een keuze is gemaakt voor variant 1 of 2, kan bepaald worden hoe de samenvoeging van de administraties er uit zal gaan zien. 7.7 Huisvesting De federatie blijft de komende jaren gehuisvest te Houten aan de Randhoeve