ENEXIS REALISEERT MET HULP VAN FORTEEZZA VOLGENDE STAP IN

Transcriptie

1 ENEXIS REALISEERT MET HULP VAN FORTEEZZA VOLGENDE STAP IN GEOGRAFISCHE INFORMATIE VOORZIENING Enexis streeft ernaar een excellente netbeheerder te zijn en dus staat operational excellence hoog in het vaandel. De afdeling Asset Management (AsM) geeft aan deze missie vorm door te zorgen dat alle bedrijfsmiddelen waaruit het elektriciteit- en gasnetwerk van Enexis is opgebouwd, op een juiste manier worden geregistreerd. Het registeren van de gegevens is één ding. Het ervoor zorgen dat deze gegevens voor de juiste personen goed en snel toegankelijk zijn en op een slimme manier beschikbaar kunnen worden gesteld, is een belangrijk vervolg. Zodat bijvoorbeeld storingen sneller kunnen worden opgelost, er gemakkelijker onderhoud kan worden gepleegd en nieuwe schakelplannen sneller zijn gemaakt. En waarbij de hogere kwaliteit van de data ervoor zorgt dat de kwaliteit van de uitvoering eveneens toeneemt. Als logisch vervolg op eerdere projecten besloot Enexis in medio 2008 om ook voor de registratie en toepassing van de gegevens over het laagspannings- en openbare verlichtingennetwerk een volgende stap te zetten. Forteezza werd gekozen om mee te doen en leverde de projectmanager en extra ondersteuning bij de implementatie. In dit artikel worden de gekozen projectopzet en -resultaten toegelicht en enkele belangrijke projectbesturingsaspecten besproken. Auteur: Hilde Janissen Senior projectmanager. Oprichter en mede-eigenaar van Forteezza. Als projectmanager samen met de interne projectmanager overall verantwoordelijk voor het ILS project binnen Enexis.

2 Aanleiding van het project De afdeling Asset Management (AsM) is binnen Enexis verantwoordelijk voor het efficiënt en optimaal gebruik van de assets, het uitvaardigen van onderhoudsrichtlijnen, het bepalen van de benodigde netinvesteringen en professioneel risicomanagement. AsM heeft enkele jaren het zgn. Masterplan Dataopwerking opgesteld om te zorgen dat binnen Enexis een goed datafundament komt te liggen als basis voor de primaire bedrijfsvoering en ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen zoals het realiseren van efficiënte energietransitie en verduurzaming. Masterplan Dataopwerking Sinds 2004 werkt AsM daarom consequent aan de uitvoering van dit meerjarig dataprogramma. Dit progamma omvat het integreren en converteren van de diverse gegevensbronnen uit de verschillende voormalige energiebedrijven naar één centrale basisstructuur en database (zgn. datamigraties ). Daarnaast worden tijdens deze migraties zoveel mogelijk gegevens geüniformeerd, ontbrekende gegevens aangevuld en foutieve (conflicterende) gegevens gesignaleerd (zgn. dataopwerking ). Grootschalige acties worden projectmatig aangepakt, kleinere verbeteringen worden zo veel mogelijk in de lijn tijdens de reguliere processen gerealiseerd. Informatie-Architectuur Deze datavisie past bij de algemene bedrijfsvisie en hieruit bepaalde systeemarchitectuur die uitgaat van drie basissystemen; Scada voor de procesautomatisering, SAP voor de registratie van de bedrijfsassets en Smallworld voor de geografische informatie. Met als uiteindelijk doel het volledig kunnen digitaliseren van de procesketen: van ontwerp tot beheer. Doelstelling project De gegevens van het laagspannings- en openbare verlichtingennetwerk (LS/OV) stonden deels in andere bronsystemen opgeslagen (Autocad, Microstation) en moesten nog naar het centrale Smallworld systeem worden overgebracht. Om dit te realiseren stond Enexis voor drie van de zes regionale organisatieonderdelen een grootschalige datamigratie en -opwerking te wachten. Daarnaast wilde men de LS/OV informatie ook weer op een slimme manier beschikbaar stellen aan de medewerkers. Gezocht werd naar een oplossing waarbij het achteraf telkens handmatig uittekenen van alle kabels niet meer nodig was en gebruik kon worden gemaakt van reeds aanwezige netstructuurinformatie op zgn. beheerkaarten. Forteezza werd gekozen om samen met de intern vrijgemaakte senior projectmanager de projectdoelstelling vorm te geven. Jan de Bonth (Enexis) en Hilde Janissen (Forteezza) kozen voor co-projectmanagementschap, een gezamenlijke aansturing van het project, onder het motto: Wij doen het samen maar niets dubbel. Forteezza was dus betrokken vanaf de (pre)- initiatiefase: het uitwerken van de verschillende realisatiescenario s en de business case. Een belangrijk projectaspect betrof de keuze voor of handhaving van de huidige werkwijze en output en daarmee dus de handhaving van grote, papieren schema s of te anticiperen op de toekomst en te kiezen voor het werken achter glas (verwijzing naar de tablet-pc van de buitendienst). ILS Viewer Gekozen werd voor de toekomstgerichte oplossing en het realiseren van een zgn. ILS Viewer 1 applicatie die via de tablet en/of destop/laptop toegankelijk was. Er diende functionaliteit te worden ontwikkeld om de netlogische 2 informatie dynamisch opvraagbaar te maken en de monteurs op een nieuwe manier te ondersteunen bij hun werk; o.a. door het geautomatiseerd via tooling presenteren van de voedende kabels, de traforoutes, de 1 e en 2 e ringen zodat op een kabel of kast werd geklikt en detail informatie te ontsluiten. 1 De ILS Viewer is een applicatie die is gerealiseerd in het bestaande GIS (Geografisch Informatie Systeem) van Enexis. Hiervoor wordt Smallworld software gebruikt. De afkorting wordt elders in het artikel toegelicht. 2 Netlogica wil zeggen dat het systeem niet alleen registreert of de netcomponenten (kabels, stations, kasten) met elkaar verbonden zijn maar ook hoe: welke kabel is op welke richting en met welke zekeringwaarde in de kast/station afgemonteerd, welke trafo voedt het betreffende station en hoe loopt de elektrische stroom door het net.

3 Tevens moesten faciliteiten worden ontwikkeld om de LS en OV data in het reguliere proces goed te kunnen onderhouden; zo diende functionaliteit te worden opgeleverd om geplande wijzigingen in het net vooraf en tijdig in de beheerkaart zichtbaar te maken. Om hierdoor minder afhankelijk te worden van het revisiewerk. De projectnaam was afgeleid van de schematisch e opzet van de ILS viewer die informatie presenteert over de inhoud (I) van de stations of kasten, informatie geeft over de kabelligging (L), en informatie over de structuur (S) van de kabels. Inhoud, Ligging en Structuur zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Markers Een ander belangrijk product betrof het kunnen plaatsen van zogenaamde markers. Er werd een (rode) marker ontwikkeld om in de beheerkaart `werk in uitvoering zichtbaar te maken. Een tweede (gele) marker werd bedacht waarmee de monteur kan signaleren als er een afwijking is tussen de informatie die het systeem hem laat zien en de informatie zoals hij die in de veld aantreft. Met name deze laatste marker maakt mogelijk dat er een continu proces van dataverbetering ontstaat waarbij buitendienst en binnendienst elkaar helpen om de datakwaliteit zo hoog mogelijk te krijgen en houden. Gekozen werd voor een vanuit kosten en doorlooptijd geoptimaliseerde combinatie. Hierbij zou een groot deel van de LS en OV informatie handmatig vanaf oude schema s in het Smallworld systeem geregistreerd moeten worden. Dit was ingeschat op ca uur handmatig tekenwerk. Gezien de omvang van de migratie werd Europese aanbesteed. Een dergelijke grootschalige uitbesteding was nieuw voor Enexis. Dat legde extra druk op de projectorganisatie. Pilots Er werd gekozen voor het adagium een goede voorbereiding is het halve werk in de vorm van het uitvoeren van meerdere pilots in samenwerking met 2 geselecteerde preferred suppliers (beiden uit India) en vertegenwoordigers van de regio s. Het doel was om de normtijden scherp te krijgen (van belang voor de planning: elke minuut afwijking zou fors doorwerken gezien de grote aantallen), de werkinstructies in detail te testen (hoe meer India kon doen, hoe beter omdat de lokale tekencapaciteit schaars was) en om vooraf duidelijke acceptatiecriteria (Quality Control) vast te stellen (om hiermee het vertrouwen van de organisatie te winnen) en om goede sturing en bewaking mogelijk te maken (projectbeheersing). Off shore en on shore teams De uitbesteding naar India is een groot succes geworden, zowel kwalitatief als kwantitatief. De regiospecifieke Enexis kennis hoefde alleen voor de uitzonderingsgevallen te worden aangewend. Daarbij was, ter ontlasting van de regioorganisatie, door het projectteam een centraal team van (8) Indiërs in Nederland ingericht dat aanvullend een gedeelte van het handmatige uitzonderingswerk van de regio s kon overnemen met als effect dat de reguliere registratie (revisiewerk) nog minder is verstoord door het ILS project. > 80% off shore gerealiseerd Datamigratie: uitbesteding India De datamigratie was randvoorwaardelijk om de ILS Viewer te kunnen aanbieden aan de monteurs in de regio s die nu nog hun eigen bronsystemen hanteerden. Binnen het project is vooraf onderzocht voor welke onderdelen van deze migratie additionele tooling zou worden ontwikkeld en voor welke onderdelen handverwerking de beste oplossing was. Er was besloten om batchgericht te werken waarbij per batch de productiviteit nauwlettend werd gemeten en steekproeven ter controle van de kwaliteit werden uitgevoerd. Van de ruim 30 batches is alleen de eerste batch in eerste instantie afgekeurd.

4 Uiteindelijk is meer dan 80% van het werk door India gerealiseerd met een lager uitvalpercentage dan verwacht. Dit heeft een grote besparing op het projectbudget opgeleverd. Deze ervaringen hebben daarnaast voor de toekomst mogelijkheden voor Enexis gecreëerd om de huidige krapte in tekencapaciteit structureler te kunnen opvangen zowel bij projectmatige als bij de reguliere dataverwerkingsprocessen. ILS Viewer: Ontwikkeling en implementatie Voor de functionele ontwikkeling van de ILS Viewer werd gekozen voor rapid application development. Er is eerst een prototype gebouwd dat aan de uitvoerende afdelingen is gepresenteerd en besproken. Vervolgens zijn wijzigingen aangebracht en opnieuw gepresenteerd. Uiteindelijk is een applicatie ontstaan die maximaal aansluit bij de behoefte in het werkveld. Het centrale uitgangspunt was: de netlogische informatie wordt op een andere manier aangeboden en zodanig dat het maximaal ondersteund bij het uitvoeren van de werkzaamheden. De technische realisatie van de ILS Viewer viel tegen. Er was voor Enexis en haar IT partners sprake van toepassing van nieuwe technologie, specifiek ontwikkeld voor remote toepassingen zoals de ILS Viewer. De integratie van diverse technieken en software bleek complex en gaf veel problemen. Ook de performance van de synchronisatie tussen het centrale ILS systeem en de remote tablet-pc s lag lange tijd onder het gewenste niveau. Het risico dat door de RAD methode de ontwikkeling veel langer zou gaan duren, is niet opgetreden. In combinatie met de aanwezige kennis in het project en de strakke sturing is er sprake geweest van een beheerst ontwikkelproces. Extra complicerende factor was de gelijktijdig uitrol van andere, nieuwe toepassingen naar de front-office waardoor discussie ontstond over de kwaliteit van de nieuwe software van alle toepassingen (ook de ILS Viewer) en de technische accuraatheid van de tablet. Een onafhankelijke onderzoek door een speciale taskforce moest uiteindelijk aantonen dat er hier met name sprake was van weerstand tegen de veranderingen. Verandermanagement op maat Het veranderingsaspect was taai. Het moeilijkste was om de oude werkwijze los te laten en de nieuwe digitale presentatie met aanvullende functionaliteit te gaan gebruiken. Het kostte extra tijd en inspanning om telkens opnieuw het vertrouwen te winnen en het inzicht te geven dan er niet minder informatie dan vroeger werd gepresenteerd maar op een andere en slimmere manier, gebruik makend van de opgeslagen netlogische informatie en met meer ondersteunende functionaliteiten. Extra lastig was dat de werkwijze en processen over de verschillende uitvoerende organisatieonderdelen (de regio s) niet gelijk waren in de praktijk. Hierop was door het projectteam geanticipeerd door wel een standaard implementatieaanpak te ontwikkelen en hanteren, maar die aan de hand van impactanalyses in samenwerking met het regiomanagement telkens op maat aan te passen voor elke regio. Business Readiness De implementatieaanpak bestond uit gefaseerde aanpak en doelgroepgerichte communicatie; de aftrap was een regiospecifieke processimulatie en impactanalyse waarbij de consequenties en impact van de ILS Viewer voor de huidige processen en werkwijze in kaart zijn gebracht. Op basis hiervan zijn de benodigde voorbereidende implementatieacties per regio vastgesteld. Tijdens maandelijkse bijeenkomsten werd de status en voortgang van de implementatievoorbereiding besproken en gemeten via zogenaamde business readiness metingen. Het moment van uitrol van elke regio werd hierop binnen de kaders van de overall planning aangepast. De impact bij de invoering van de verandering In samenspraak met de lokale verantwoordelijken is getracht om de dip in de bedrijfsprocessen die altijd ontstaat na de introductie zo kort mogelijk (horizontale as) te laten duren en zo ondiep (verticale as) mogelijk te laten zijn.

5 De volledige implementatie is, in twee delen, in zeer korte tijd gerealiseerd; gemiddeld zijn 600 gebruikers in 4-5 weken opgeleid. Hiervoor werd bewust gekozen om de uitrolperiode en het opleidingsbeslag zo kort en geconcentreerd mogelijk te houden. In totaal zijn ruim 1100 gebruikers opgeleid. Wensenlijst Na de Go Live heeft het implementatieteam gedurende enkele weken op locatie nazorg geleverd. Vragen werden beantwoord, probleemmeldingen werden opgelost of als het issues buiten scope van het project betrof namens de gebruiker gelogd in het probleemmeldingssysteem. Nieuwe wensen zijn door het project gelogd op de ILS-Wensen en Bevindingenlijst. Deze lijst is bij de projectoplevering overgedragen naar de staande organisatie ter besluitvorming en prioritering van de wensen. Ondanks de eerder beschreven weerstand, was er uiteindelijk sprake van een geslaagde implementatie. De regio met de meeste scepsis is nu de meest enthousiaste gebruiker, aldus de senior user uit de stuurgroep. Borging: Meten is weten Het project ILS heeft de projectresultaten binnen de afgesproken kaders opgeleverd. Er was ca. 10% onderbesteding op tijd en ca. 30% onderbesteding op geld. De kwaliteit van de (implementatie van de) ILS Viewer is gemeten aan de hand van enquêteresultaten en procesmetingen; 65% van de respondenten geeft de ILS Viewer een 7 of hoger en ook het gemiddelde eindcijfer lag rond de 7. Het ILS project voerde maandelijks metingen en analyses uit over het gebruik van de ILS Viewer (aantal keren inloggen en updaten) en de toepassing van enkele functionaliteiten zoals de plaatsing van de markers. Deze metingen gaven inzicht en werden tevens verstrekt aan de regiomanagers. De metingen worden ook na het project (grotendeels) voortgezet door de organisatie. Een sturende stuurgroep De stuurgroepvoorzitter toonde zich vanaf het begin een opdrachtgever met visie en volharding. De senior user en senior supplier toonden beiden volledig commitment en gaven goede sturing richting de eigen achterban op kritische momenten in het project. Het was een complex project omdat alle stromen tegelijk liepen: systeem, data, proces en organisatie De directeur Informatie Management die als senior supplier lid was van de stuurgroep beaamde dat het ILS project ook voor de stuurgroep niet makkelijk was geweest: het was een complex project omdat alle substromen (systeem, data, proces, organisatie) tegelijk liepen. De stevige discussies die zijn gevoerd aan het begin van het project hebben een heldere kaderzetting opgeleverd die ook tijdens het project van waarde is gebleken. Ik ben tevreden. Een samenwerkend projectteam Het co-projectmanagementschap leidde tot een sterk team omdat beide projectmanagers een combinatie tot stand wisten te brengen waarbij ieders persoonlijke en professionele kracht maximaal tot uiting kon komen. De samenwerking met en tussen de teamleiders van de diverse deelprojectteams verliep goed. Jan de Bonth, interne projectmanager vanuit Enexis: De extra sturing op de zachtere kant door de Forteezza projectmanager (via de teambuildingsessies) was een goede actie voor de projectteam. Het gooide de boel open en gaf een goede basis voor communicatie en dus samenwerking. Na de uitrol in het noordelijke deel van de organisatie, werd besloten om het implementatieteam te veranderen. De teamleider werd vervangen en Forteezza leverde op tijdelijke basis extra inzet bij de implementatie in Zuid. De wisseling van de wacht midden in alle operationele turbulentie was niet gemakkelijk maar dankzij de hoge mate van flexibiliteit en hard werken van het team was sprake van een geruisloze overgang. Het klikte meteen. Best practices Het grootste risico van projecten van een dergelijke omvang is dat ze dreigen te verzanden. De opdrachtgever en voorzitter van

6 de stuurgroep was met name te spreken over het feit dat dit bij ILS op geen enkel moment heeft gespeeld. De kracht dat dit project is dat het maximaal simpel is gehouden, de scope van begin tot eind goed en strak is gemanaged en het project gedragen werd door een klein (lean) projectteam met kennis en kunde dat goed op elkaar was ingewerkt. Een onmisbaar en cruciaal element vormde de inbreng van de interne projectmanager van Enexis. Zijn inhoudelijke kennis van de organisatie en processen maar met name ook zijn eigen ervaring van het operationele werk (letterlijk; de wijze van schakelen) zijn van doorslaggevend belang geweest voor de kwaliteit van het eindproduct. De combinatie met de externe projectmanager van Forteezza die met name haar competenties rondom de harde maar ook zachte kant van projectmanagement en -besturing inbracht, is een `gouden constructie gebleken. Jan de Bonth: Dit heeft zo kunnen werken omdat er sprake was van groot wederzijds vertrouwen en respect. Als het dan onderling klikt en je werkt samen met benutting van elkaars krachten, dan is het een absolute winwin! Forteezza is een dienstverlenend bureau bestaande uit ervaren en gecertificeerde project- en interim-managers. Zij geven leiding aan veelal complexe verandertrajecten. Altijd vanuit de business kant. Vaak met een nadrukkelijke ICT component. Forteezza combineert Resultaatgerichtheid, Samenwerking en Leiderschap op een natuurlijke wijze en zorgt zo voor succesvolle en geborgde eindresultaten. Voor meer informatie over Forteezza en de opdrachten bij Enexis kunt u contact opnemen met Hilde Janissen via janissen@forteezza.nl of