MKB Boekhouden v6.5. Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 MKB Boekhouden v6.5 Gebruikershandleiding

2 Copyright Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken +31 (0) Inlogadres: Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. 6.5 Dit materiaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield Academy. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Twinfield International De Beek MV Hoevelaken Nederland MKB Boekhouden

3 Inhoudsopgave 1 Introductie Inloggen De landings pagina Help functies in Twinfield Rollen en functies Soorten rollen Gebruikersrechten per rol Inkoop Aanmaken crediteuren Invoeren inkoop- of verkoopfacturen Verkoop Overview Facturatie classic Factureren overview Facturen Basis instellingen factureren Kas & bank mutaties Overview Kassen en Banken Boeken van de kas Boeken van de bank (handmatig) Afletteren facturen bij kas en bank Elektronische bankafschriften Elektronische bankafschriften verwerken Wizard elektronische bankafschriften Storno's en geweigerde betaal/incasso opdrachten Overzichten Overview Overzichten Standaard Rapporten Opvragen boekingsregels Uitwerken Kolommenbalans Definitief maken boekingen Controleren van conceptboekingen Conceptboeking definitief maken Betalen & Incasseren Instellingen op crediteuren en debiteuren Betaal- en incasso runs MKB Boekhouden 3-177

4 10 Aanmaningen Aanmaningen versturen Elektronische Btw & Icp aangifte Aangifte Btw Aangifte ICP Toevoegen van een bankdagboek Aanmaken grootboek rekening Aanmaken nieuw bank dagboek Afletteren via de functie afletteren Afletteren in bulk MKB Boekhouden

5 1 Introductie Twinfield is een boekhoud systeem dat uitsluitend via Internet gebruikt kan worden. Door de hoge eisen voor beveiliging (vergelijkbaar met Internet bankieren) kunt u er gerust op zijn dat uw gegevens niet in vreemde handen kunnen vallen. afhankelijk van de ingestelde bevoegdheden in het systeem hebt u toegang tot verschillende functies. Binnen Twinfield wordt in dit kader gesproken over "Gebruikers Rollen". Het kan zijn dat u werkt met Twinfield via een volledig eigen omgeving, of dat u bent aangesloten bij een accountants-/administratie kantoor. In het laatste geval is dat kantoor de beheerder van uw administratie en kunt u bij uw contactpersoon in dat kantoor terecht voor ondersteuning. MKB Boekhouden 5-177

6 1.1 Inloggen Inloggen via gebruikersnaam en wachtwoord Om te kunnen inloggen moet er een gebruiker zijn aangemaakt in Twinfield. De gebruiker dient in het bezit te zijn van het wachtwoord en van de naam van de omgeving (database). Wanneer de gebruiker wordt aangemaakt krijgt deze een rol (level) toegewezen. De rol bepaalt de functies waartoe de gebruiker toegang heeft. Stappen bij het inloggen via gebruikersnaam en wachtwoord: 1) Ontvangen gebruikersnaam, wachtwoord en omgeving. 2) Starten via de website van Twinfield of via de website van het accountantskantoor. Ontvangst van gebruikersnaam, wachtwoord en omgeving De gebruikersnaam, wachtwoord en de naam van de administratie worden verstrekt door Twinfield of door de Twinfield beheerder binnen uw accountantskantoor. Starten via de website van Twinfield of via de website van het accountantskantoor Om in te loggen opent u eerst uw internet browser. Het kan zijn dat uw kantoor een eigen inlogpagina heeft voor het inloggen in het Twinfield systeem. In dat geval kunt u deze gegevens doorspelen aan uw klant. Mocht u geen eigen inlogpagina hebben, dan kunt u uw klanten altijd verwijzen naar het algemene inlogadres van Twinfield: of naar de website van Twinfield: https en géén www. MKB Boekhouden 7-177

7 1.1.2 Inlogscherm U komt in het onderstaande inlogscherm. Er zijn drie velden die u moet invullen om in te loggen: Let op, het wachtwoord is hoofdlettergevoelig Vul je Gebruikersnaam, wachtwoord en omgeving in en klik op Log In. inloggegevens Wanneer u een onjuiste gebruikersnaam, wachtwoord of administratie heeft ingevoerd, krijgt u de volgende foutmelding in het inlogscherm: MKB Boekhouden

8 U kunt het vervolgens opnieuw proberen. Bij meer dan drie maal verkeerd inloggen verschijnt bovenin het scherm de volgende melding: Geblokkeerde gebruikers kunnen contact opnemen met de beheerder van de omgeving. De beheerder kan weer voor toegang zorgen. Een level 1 gebruiker neemt contact op met een andere level 1 gebruiker of met Twinfield. Hiervoor kan de link "Gebruiker geblokkeerd?" op het inlogscherm worden gebruikt. In het scherm dat vervolgens opent, kunt u uw contact- en inloggegevens invullen en het verzoek de account te activeren naar de Twinfield supportdesk versturen. Twinfield support zal alleen super users deblokkeren. Alle andere gebruikers moeten contact opnemen met de super user van hun eigen Twinfield omgeving. MKB Boekhouden 9-177

9 Wijzigen wachtwoord Om veiligheidsredenen kan bij de eerste keer inloggen gevraagd worden uw wachtwoord te wijzigen. Stappen:! Invullen huidig wachtwoord! Bedenken nieuw wachtwoord! Invoeren en bevestigen nieuw wachtwoord. Na het inloggen verschijnt het volgende scherm: Invullen huidige wachtwoord Voer het huidige wachtwoord in, het wachtwoord dat u van Twinfield of van de beheerder binnen uw accountantskantoor hebt verkregen voor de eerste keer inloggen. Bedenken nieuw wachtwoord Uw nieuwe wachtwoord moet minimaal 5 tekens omvatten, waarvan minimaal 2 cijfers en 2 letters. Invoeren en bevestigingen nieuw wachtwoord Uw nieuwe wachtwoord moet minimaal 5 tekens omvatten, waarvan minimaal 2 cijfers en 2 letters MKB Boekhouden

10 1.2 De landings pagina De opbouw van het scherm Zodra u bent ingelogd ziet u het volgende scherm: De landings pagina bestaat uit drie delen:! De informatie balk boven in het scherm.! De menu opties links.! KPI's en de Twinfield Knowledge base gebruikers handleidingen en release notes centraal in het scherm De informatie balk MKB Boekhouden

11 Aan de linkerkant heeft u de mogelijkheid om het logo van uw accountants kantoor te plaatsen. Vraag Twinfield Support om uw logo toe te voegen aan uw omgeving. Search veld Vul hier een omschrijving om functies en rapporten in Twinfield te zoeken. Opmerken van ontdekte problemen. Bijvoorbeeld wanneer verkoop facturen niet geboekt konden worden naar de boekhouding. Het bestandsbeheer waar bestanden worden geüpload en geïmporteerd in Twinfield. Geëxporteerde data uit Twinfield wordt hier ook opgeslagen. Een extra Twinfield scherm wordt geopend. De gebruikersnaam van de persoon die is ingelogd. En de naam van de omgeving, in dit voorbeeld is dit het telefoonnummer van uw accountantskantoor. Hier wijzigt u uw gebruikers instellingen zoals naam, en taal. Het menu pad. De administratie waar de gebruiker in werkt en de mogelijkheid om van administratie te wisselen MKB Boekhouden

12 1.2.3 De menu opties Aan de linkerkant van het scherm heeft u de verschillende functionaliteiten in Twinfield. Een icoon geeft een bedrijfsproces aan met alle daarbij behorende functies. Met dit icoon komt u terug in het hoofdscherm. Hier kunt u verkoop facturen invoeren en incasseren, klanten toevoegen en krediet beheer uitvoeren. Hier kunt u nieuwe leveranciers invoeren en inkoopfacturen invoeren en betalen. Alle soorten kas en (elektronische) bank afschriften verwerkt u hier. Hier kunt u de elektronische Btw en Icp aangifte indienen. Gebruikers voeren hier hun urenregistratie welke vervolgens gefactureerd kan worden. Hier voegt u nieuwe activa toe en voert u de maandelijkse afschrijvingen uit. Alle boekhoud gerelateerde functies zoals budgettering, valuta herwaardering, definitief maken van boekingen en de jaarafsluiting voert u hier uit. Hier vindt u alle financiële en uren rapporten. Ook de grootboek verdichtingen worden hier vastgelegd in een rapportagestructuur. Alle gebruikers, administratie en omgevings instellingen legt u hier vast. Ook het aanmaken van een nieuwe administratie gebeurt hier. MKB Boekhouden

13 Verkoop Het verkoop menu bestaat uit Neo Verkoop (blauw) en Klassiek Verkoop (oranje) functies. Om te voorkomen dat gebruikers de verkeerde Verkoop functionaliteit gebruiken adviseren wij u om de verkoop functie die u niet gebruikt uit te zetten. U doet dit onder Instellingen > Toegangs instellingen > Rollen MKB Boekhouden

14 Inkoop Het inkoop menu bestaat uit Neo Inkoop (blauw) en Klassieke Inkoop (oranje) functies. In een volgende versie zal Neo Inkoop worden uitgebreid met scan functionaliteit. Kassen & banken Elektronische bank afschriften, handmatige bank and kas afschriften worden hier vastgelegd. U kunt u betalingen voor inkoopfacturen en incasso's voor verkoopfacturen aanmaken. MKB Boekhouden

15 Btw U kunt elektronische Btw en Icp aangiften versturen naar de Belastingdienst. Projecten (Uren) Gewerkte uren van medewerkers worden ingevoerd (klik Tijd schrijven) en mogelijk worden gefactureerd naar de klanten (klik Nieuw voorstel) MKB Boekhouden

16 Activa U kunt periodiek de afschrijvingen berekenen. Financial professionals Binnen het Financiële professionals menu kunt u alle boekhoudkundig gerelateerde werkzaamheden uitvoeren. Klik Boekingen om journaal boekingen vast te leggen en concept boekingen definitief te maken. MKB Boekhouden

17 Rapporten Klik Rapporten om alle beschikbare financiële rapporten te zien. Level 1 hebben meer functionaliteiten.! Nieuwe rapporten toevoegen onder Rapporten beheer.! Grootboekrekeningen linken aan verdichtingen bij Rapportage structuren.! Gelinkte gebruikers aan administraties inzien MKB Boekhouden

18 Instellingen Beheren en toevoegen van gebruikers en rollen doet u onder Toegangsinstellingen. In Administratie-instellingen beheert u:! Administratie instellingen.! Dimensie types.! Dimensie groepen.! Valuta.! Perioden.! Periode verdelingen.! Btw codes.! Btw groepen. In Omgevingsinstellingen beheert u:! Omgevings-instellingen.! Administratie groepen.! Collectieve Btw aanpassingen.! Fiscale eenheden.! Pre accounting: Activeer scanning met Basecone. Om een administratie toe te voegen klik Nieuwe administratie. MKB Boekhouden

19 1.3 Help functies in Twinfield Op de landingspagina van Twinfield vindt u de Knowledge base met alle beschikbare gebruikershandleidingen en FAQ's. Bent u geïnteresseerd in de nieuwste verbeteringen van Twinfield? Klik op Wat is er nieuw?, Wilt u alle wijzigingen uit het verleden weten klik dan Release geschiedenis De Knowledge base U kunt op verschillende manieren navigeren door de veel gestelde vragen die in de Knowledge Base zijn opgenomen Create a case Mocht u het antwoord op uw vraag niet hebben gevonden of een probleem willen melden, dan kunt u dit doen via het tabblad Create A Case. In dat geval wordt er een case bij ons aangemaakt. Het scherm ziet er als volgt uit: MKB Boekhouden

20 2 Rollen en functies Twinfield kent verschillende rollen. Aan iedere rol zijn specifieke gebruikersrechten verbonden. 2.1 Soorten rollen Hieronder is een totaaloverzicht van deze rollen en een beschrijving per rol opgenomen. llevel 1 Beheerder (Compleet) level 2 Volledige gebruiker level 3 Boekhouder/Controller (MKB-Boekhouden) level 4 Eenvoudige boekhouding level 5 Invoerder boekhouding level 6 Opvrager (Meekijker) level 7 Urenschrijver level 8 Urenschrijver + autorisator level 9 Systeembeheerder Service Desk Service Desk gebruiker (Basis Boekhouden) 600 Factureren plus DV BTW-rol Factureren Verkoper MKB Boekhouden

21 2.2 Gebruikersrechten per rol Level 1 Met deze rol kunt u een eigen administratie opzetten, beheren, nieuwe subadministraties aanmaken, gebruikers beheren en rechten aan andere gebruikers toekennen of beperken. Uiteraard kunt u ook zelf een volledige administratie voeren, factureren, bankafschriften inlezen en betaalbestanden genereren. U heeft toegang tot alle beschikbare rapporten. Voor een administratie wordt altijd tenminste één Level 1 gebruiker aangemaakt. De level 1 gebruiker is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen een administratie. Voorbeelden zijn het gebruikersbeheer en het toegangsbeheer voor de verschillende administraties. Level 2 Level 2 geeft volledige toegang tot alle standaardfuncties, behalve de beheerdersfuncties. U heeft met deze rol dus geen configuratiemogelijkheden zoals gebruikersbeheer en u kunt geen instellingen wijzigen. Kortom: u heeft toegang tot dezelfde functies als bij Level 1, alleen kunt u geen belangrijke instellingen wijzigen. Level 3 De Level 3 gebruikers kunnen alle dagboeken invoeren (concept- en definitieve boekingen), dimensies beheren, betalen, afletteren, verkoopfacturatie en budgetteren. Daarnaast kunnen deze gebruikers real-time gegevens opvragen, hebben de beschikking over drill-down mogelijkheden en kunnen alle beschikbare rapporten opvragen. Deze gebruiker heeft dezelfde rechten als Level 2 (dus volledige toegang tot alle functies), behalve de uren&onkosten functies. Level 4 De Level 4 gebruikers hebben de volgende functies ter beschikking: Invoeren van alle dagboeken (concept- en definitieve boekingen), het beheren van dimensies en het opvragen van invoerverslagen. Deze gebruiker mag electronisch betalen en afletteren en kan ook direct een invoerverslag, grootboekkaart, proef-saldibalans of een openstaande postenlijst crediteuren of debiteuren opvragen. Level 5 De Level 5 gebruikers hebben toegang tot de volgende functies: Invoer van alle dagboeken (concept- en definitieve boekingen) en het beheren van dimensies. Daarnaast kan de gebruiker een invoerverslag opvragen. Level 6 De Level 6 gebruiker wordt ook wel de meekijk en opvraaggebruiker genoemd. De gebruikers kunnen real-time gegevens opvragen, hebben daarnaast drill-down mogelijkheden en de beschikking over rapportage. Deze gebruiker kan doorklikken naar de oorspronkelijke boekstukken en de gegevens van alle rapporten delen met andere gebruikers. Level 7 MKB Boekhouden

22 Level 7 heeft alles te maken met Uren&Onkosten. Deze gebruikers mogen urenstaten, onkosten en hoeveelheden invoeren en mogen daarnaast alle uren&onkostenrapporten opvragen. Deze gebruiker heeft een "controlerende functie" in het uren&onkostenproces. De Level 7 gebruiker (en natuurlijk ook Level 1 en 2) kan naast het invoeren ook de gegevens autoriseren van andere Level 7 of 8 gebruikers. Level 8 Level 8 is bedoeld voor gebruikers die uitsluitend uren, onkosten en hoeveelheden invoeren. Deze gebruiker kan online zijn/haar urenstaten en onkostenoverzichten bijhouden en ter autorisatie aanbieden aan een supervisor. Level 9 Level 9 is bedoeld voor systeembeheerders. De rol geeft toegang tot het gebruikersbeheer en de mogelijkheid om instellingen te wijzigen. Deze rol is het verschil tussen de Levels 1 en 2. Service Desk De Twinfield Service Desk is een communicatiemiddel tussen accountant of administratiekantoor en haar klanten. De gebruikers van de Service Desk hebben toegang tot de volgende functies: Invoeren van inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften en de kas. De transacties kunnen uitsluitend als conceptboeking worden opgeslagen. Daarnaast kunnen de gebruikers een invoerverslag, proef-saldibalans, openstaande postenlijst crediteuren en debiteuren en grootboekkaarten opvragen. De opgeslagen gegevens worden ter autorisatie aangeboden aan de accountant. 600-rol - Factureren plus Met deze rol kunt u alle functies gebruiken die met factureren classic te maken hebben. Daarnaast kunt u meekijken in uw administratie. DV - BTW-rol De DV-Rol (Dutch VAT) is bedoeld voor gebruikers die geen administratie voeren in Twinfield, maar die wel de BTW-aangifte vanuit Twinfield willen versturen naar de Belastingdienst. Factureren De Factureren rol biedt gebruikers de mogelijkheid om offertes en verkoopfacturen in te voeren. De facturen worden geboekt in de boekhouding die door een accountant of administrateur bijgehouden kan worden MKB Boekhouden

23 Oplossen van eventuele fouten. 3 Inkoop 3.1 Aanmaken crediteuren De stamgegevens zoals bijvoorbeeld grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren of kostenplaatsen worden in Twinfield "dimensies" genoemd. De procedures voor het aanmaken van een debiteur en crediteur komen sterk met elkaar overeen. Voor het aanmaken van een crediteur gaat u naar Boekhouding > Dimensies. U ziet nu een lijst van alle dimensies die u zelf kunt aanmaken. U kunt ook tijdens het invoeren van boekingen een nieuwe crediteur aanmaken. Stappen bij het aanmaken van een crediteur:! Invoeren van de code! Invoeren van de gegevens op tabblad algemeen! Invoeren van de gegevens op tabblad adressen! Invoeren van de gegevens op tabblad banken! Invoeren van de gegevens op tabblad overig! Invoeren van de gegevens op tabblad betaalspecificatie! Invoeren van de gegevens op tabblad boekingsregels! Invoeren van de gegevens op tabblad betalingscondities MKB Boekhouden

24 3.1.1 Invoeren van de code Klik op de dimensie Crediteuren. U ziet de eerste 15 van (in dit voorbeeld) 42 crediteuren. Met de schuifbalk kunt u door de lijst heen lopen. Om een bestaande crediteur te openen klikt u op de naam van de crediteur of u vult de code in in het lege codeveld. Het systeem kan ook een voorstel doen voor een code om een nieuwe crediteur aan te maken. Klik in dat geval op "Eerste vrije" code". De code moet voldoen aan het formaat dat ingesteld is voor een crediteur. Bij de vooraf ingerichte administratie moet de code van de crediteur voldoen aan '2[0-9][0-9][0-9]'. Uitleg: de vier cijferige code begint met een twee en wordt gevolgd door drie karakters tussen [0-9] = karakter tussen '0' en '9'. Voorbeelden: '2000', '2187'. Het formaat is zelf in te stellen; dit wordt nader belicht in de module "Quick Start". Wanneer de code niet voldoet aan de vereiste formaat, krijgt u de volgende foutmelding: U dient een code in te voeren die aan het vereiste formaat voldoet. Zodra u de code hebt ingevoerd, klikt u op Volgende MKB Boekhouden

25 3.1.2 Tabblad Algemeen U bent nu in het tab "Algemeen". Naam: Website: Hier vult u de naam van de crediteur in. Het invullen van de naam van de crediteur is verplicht. Hier kunt u het webadres van de crediteur invullen. Dit veld is optioneel Tabblad adressen Klik vervolgens op "adressen". Hier kunt u de adresgegevens van de crediteur invoeren. Standaard Adrestype Wanneer u meerdere adressen per invoert, kunt u hier het standaardadres aangeven. U kunt hier een post-, factuur- en een bezoekadres vastleggen. De invoer in de overige velden spreekt voor zich. Wanneer u meerdere adressen wilt opnemen, klik op Toevoegen. Er wordt dan een leeg adresscherm toegevoegd Tabblad Banken Klik op het tabblad "Banken". Wilt u één of meer bankrekeningnummers koppelen aan een crediteur, klik op Toevoegen. Wanneer u een bank invoert op uw crediteuren, kunt u vanuit Twinfield een betaalrun genereren. MKB Boekhouden

26 Deze optie is sterk aan te bevelen voor het inlezen van electronische dagafschriften van uw bank. Het scherm komt standaard op met alle velden die van toepassing kunnen zijn voor de bank van uw leverancier. Voor betalingen aan buitenlandse leveranciers moeten alle velden gevuld worden. Betaaltype In Nederland wordt het Twinfield systeem standaard uitgeleverd met de instellingen voor de betalingen in het SEPA-formaat. Indien u dit betaaltype selecteert dan geeft het systeem middels een sterretje aan welke velden verplicht moeten worden ingevuld. Het is ook mogelijk om andere betaaltypen in te stellen. Zie hiervoor de module Betalen & Incasseren MKB Boekhouden

27 Standaard Tenaamstelling Rekeningnummer: IBAN BIC code Nationale bank code Bank naam / adres / postcode / straat Plaats Land: Wanneer de crediteur over meerdere bankrekeningen beschikt, geeft u hier aan welke de standaard bankrekening is. Deze bank is dan de standaard bank bij betalen (zie de module Betalen en incasseren). Geef hier de naam van de crediteur in zoals deze bekend is bij de bank Dit is het bankrekeningnummer van de crediteur. Voor rekeningnummers van de Postbank hoeft géén P te worden ingevoerd. Dit is het IBAN nummer van de crediteur. Bij de selectie van het SEPAbetaaltype is dit een verplicht veld. Dit is de unieke (internationale) identificatie van de buitenlandse bank van de crediteur. Ook wel SWIFT code genoemd. Dit is de filiaal code van de bank. In voorkomende gevallen wordt ook gesproken over de Switch code. Geef hier de naam en adresgegevens op van de buitenlandse bank. Hier kunt u de vestigingsplaats van de bank invullen. Als u hier de landcode NL invult zal Twinfield bij het opslaan van de crediteur controleren of het bankrekeningnummer en de IBAN voldoen aan de voorwaarden voor een geldige Nederlandse rekening. Voor verschillende andere landen is ook een controle in het systeem Door op Toevoegen te klikken, kunt u meerdere rekeningnummers koppelen. Door te klikken op het kruissymbool aan de linkerzijde kunt u rekeningen verwijderen Tabblad Overig Klik op het tabblad "Overig". BTW Leveranciersnummer Grootboekrekening Niet van toepassing Dit is het klantnummer zoals vermeld op de factuur van uw leverancier. Het leveranciersnummer kan als kenmerk meegegeven worden bij de betaling. Hier ziet u de grootboekrekening waarop de boeking van de crediteur plaatsvindt. U kunt hier indien gewenst, meerdere opties kiezen. Extra keuzeopties verschijnen wanneer u een grootboekrekening aanmaakt van het type crediteuren (zie module grootboek). MKB Boekhouden

28 Omschrijving de vaste omschrijving die u aan een boeking mee wilt geven Tabblad Betaalspecificatie adres Verstuurmethode Wanneer u gaat betalen vanuit Twinfield kunt u op hier aangeven naar welk adres de betaalspecificatie mag worden gestuurd. Kies hier of de betaalspecificatie per of naar het bestandsbeheer moet worden gestuurd Tabblad Boekingsregels Indien de kosten van een leverancier (meestal) naar dezelfde grootboekrekeningen worden geboekt, kunt u vaste boekingsregels instellen. Klik op toevoegen voor de boekingsregels. U hoeft alleen die velden te vullen waarvan u wilt dat deze standaard overgenomen worden bij het invoeren van een inkoopfactuur. De overige velden mag u leeg laten Valuta Bedrag Hier kunt u een valuta code opgeven voor de leverancier die afwijkt van de valuta code van het inkoopboek. Indien het factuurbedrag voor iedere factuur gelijk is, kunt u hier het factuurbedrag invullen MKB Boekhouden

29 Doeladministratie Grootboek, kostenplaats, project/activa Ratio BTW Indien een rekening courant verhouding staat ingesteld kunt u hier de doeladministratie voor de boeking opgeven. Vul hier de standaard dimensie(s) in die overgenomen moeten worden in het inkoopdagboek. Wanneer u meer boekingsregels koppelt aan een crediteur kunt u met de ratio de verhouding aangeven hoe het factuurbedrag verdeeld moet worden over de boekingsregels. Hier kunt u een btw code opgeven voor de leverancier die afwijkt van de btw code van de grootboekrekening of van het inkoopboek Tabblad Betalingscondities Dagen betaalkorting Wanneer u een betalingskortting bet overeen gekomen met uw leverancier, kunt u hier het aantal dagen waarbinnen de betaling moet plaatsvinden invoeren. % Betaalkorting als u een betalingskorting mag berekenen, dan kunt u het afgesproken percentage hier invoeren. Aantal vervaldagen Hier wordt het aantal (kalender)dagen waarbinnen deze crediteur betaald moet worden vastgelegd. Het aantal dagen staat standaard ingesteld op 30 dagen. Wanneer u op opslaan klikt, worden alle stamgegevens van de crediteur opgeslagen. Dit hoeft u niet per tabblad te doen. Klik op Opslaan om de crediteur in Twinfield vast te leggen. Wanneer de crediteur succesvol is aangemaakt, krijgt u na het opslaan de bevestiging dat "de dimensie succesvol is opgeslagen". 3.2 Invoeren inkoop- of verkoopfacturen In Twinfield vindt u een invoerscherm voor inkoopfacturen en voor verkoopfacturen. Beide invoerschermen werken op dezelfde wijze. In dit voorbeeld wordt uitgegaan van een inkoopfactuur MKB Boekhouden

30 3.2.1 Het invoeren van een factuur Alle invoerschermen bevinden zich onder het tabblad boekhouding > boekhouden > invoer. In dit voorbeeld wordt gekozen voor de inkoopfactuur. U bent nu in het invoerscherm voor de inkoopfactuur. De naam van het dagboek waarin u zich bevindt, wordt rechts bovenin het scherm weergegeven. U kunt door het invoerscherm lopen met de TAB- of de ENTER-toets. Ieder invoerscherm kent 5 secties: 1) Kopregel 2) Transactiegegevens 3) BTW berekenen 4) BTW overzicht 5) Transactieverwerkingsgegevens Iedere sectie wordt hieronder afzonderlijk besproken. 1. Kopregel Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden: Factuurdatum Hier voert u de factuurdatum in. Dit is de datum die op de inkoopfactuur staat vermeld. Het veld toont standaard de huidige datum. Zodra u deze datum verwijdert, verschijnt er een kalender in uw scherm MKB Boekhouden

31 Voor het invoeren van andere data hebt u verschillende mogelijkheden. Wanneer u ddmm (bijvoorbeeld: 1501) invoert verandert het systeem automatisch het datumformaat in dd/mm/jjjj (voorbeeld: 15/01/2014) zodra u op de TAB of ENTER-toets drukt (als jaar wordt het huidige kalenderjaar ingevuld). U komt dan in het volgende veld. Natuurlijk kunt u ook handmatig dd/mm/jj (voorbeeld: 15/01/14) of dd/mm/jjjj (voorbeeld: 15/01/2014) invoeren. Periode Crediteur Op basis van de ingevoerde datum geeft het systeem automatisch de boekperiode aan. De huidige periode wordt per administratie of voor alle administraties in een keer door u (of degene die hiervoor binnen uw kantoor verantwoordelijk is) ingesteld. U kunt de in het invoerscherm vermelde periode indien gewenst handmatig veranderen. Hier wordt de code van de crediteur ingevuld. Is er nog geen crediteur aangemaakt, dan kunt u klikken op de ster naast het crediteur codeveld. Om een bestaande crediteur te vinden, gaat u met de muis in het veld van de crediteur staan en door dubbel te klikken, krijgt u een overzicht te zien van alle bestaande crediteuren. Met page-up en page-down kunt u door de lijst bladeren. Ook kunt u een aantal letters uit de naam van de crediteur of een deel van het nummer invoeren, eventueel aangevuld met wildcards (*) om een specifieke crediteur op te zoeken. Daarnaast kunt u in het crediteurenveld "bank:" en vervolgens (een deel van) het bankrekeningnummer van de crediteur in te typen of adres: en vervolgens (een deel van) het adres. U krijgt een overzicht te zien van alle crediteuren met het ingevoerde bankrekeningnummer of adres. Om een crediteur uit een lijst te selecteren zijn er de volgende mogelijkheden:! Op de naam van de crediteur klikken met de muis. Het systeem vult vervolgens automatisch de geselecteerde crediteur in. Het overzicht verdwijnt.! De naam van de crediteur selecteren met behulp van de pijltjes toetsen op uw toetsenbord. Door vervolgens op "enter" te klikken, vult het systeem automatisch de geselecteerde crediteur in. Onderaan de lijst staat bijvoporbeeld "regel 1-15 van 42". Dat betekent dat u in de lijst 15 van de in totaal 42 crediteuren ziet. Er worden maximaal 15 crediteuren per keer in de lijst getoond. Om de volgende 15 crediteuren te zien drukt u op de "page down" toets op uw toetsenbord of draait u aan het scrollwiel van uw muis. U ziet dan "regel 16-30, etc.". Om terug te gaan naar crediteuren 1 tot en met 15 klikt u op "page up". Met de toets "home" komt u ook weer terug naar het begin van het overzicht. Valuta Bedrag (incl. BTW) Hier staat de valuta waarin de boeking plaatsvindt vermeld. Wanneer u een factuur invoert met andere valuta dan Euro, dan kunt u via het keuzemenu hier deze andere valuta selecteren. Voorwaarde is dat de andere valuta is aangemaakt in uw administratie (zie hiervoor de module: Vreemde valuta). Hier vult u het totale factuurbedrag, het bedrag inclusief BTW in. MKB Boekhouden

32 Het is niet nodig om de decimalen in te geven als deze 00 zijn. Zodra u op de tab- of entertoets op uw toetsenbord klikt, voegt het systeem er automatisch twee nullen (.00) aan toe. U kan zowel een punt als een komma gebruiken voor de decimalen. Het systeem zal een komma automatisch veranderen in een punt. Factuurnummer Vervaldatum Niet in betaalronde Omschrijving: Credit inkoopfactuur: Voer hier het factuurnummer op dat staat vermeld op de factuur van de crediteur. Eventueel kunt u ook gebruik maken van een intern nummer. Of invoer van dit veld verplicht is, is afhankelijk van de instellingen van uw dagboek (zie de module Dagboek). Dit veld wordt automatisch berekend op basis van het ingestelde aantal vervaldagen op uw crediteur. U kunt de vervaldatum ook handmatig invoeren. Als deze datum eerder of later valt dan de standaard datum (vastgelegd bij stamgegevens crediteuren), zal het systeem de nieuwe ingevoerde datum nemen als vervaldatum. Als u deze optie aanvinkt, zal deze post niet meegenomen worden in het betaalvoorstel bij de functie betalen en incasseren. Deze vink is alleen van belang wanneer bij de stamgegevens van deze crediteur de functie "Betalen met betaalfunctie" is geactiveerd. Vul hier de omschrijving in die u wilt terugzien op de grootboekkaart. Of invoer in dit veld verplicht is, is afhankelijk van de instellingen van uw dagboek (zie module: dagboek). Wanneer u een creditnota ontvangt, kunt u deze invoeren met positieve bedragen. Door het aanvinken van de optie Credit inkoopfactuur, zal het systeem zelf de bedragen omdraaien. Voert u de bedragen met een minteken in, dan zal het systeem bij het boeken de min-tekens verwijderen. De optie Credit inkoopfactuur wordt dan automatisch aangevinkt. 2. Transactiegegevens MKB Boekhouden

33 Bij de transactiegegevens worden de boekingsregels ingevoerd. Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden en symbolen: Blauwe icoon met pijl Rode kruis Doel (optioneel) Grootboekrek Hiermee kunt u een regel tussenvoegen. Hiermee verwijdert u een boekingsregel Wanneer u gebruik maakt van een rekening-courantadministatie kunt u hier de doeladministratie, een andere administratie waarin de boekingsregel verwerkt moet worden, selecteren (zie de module Rekening courant) Door dubbel te klikken in dit veld kunt u de aanwezige grootboekrekeningen oproepen. Vervolgens kunt u uit de lijst een grootboekrekening selecteren. Als u het nummer van de grootboekrekening weet, kunt u dit natuurlijk ook gewoon ingeven. MKB Boekhouden

34 Om een bestaande grootboekrekening te vinden, gaat u met de muis in het veld voor de grootboekrekening staan. Door te dubbelklikken, krijgt u een overzicht te zien van alle bestaande grootboekrekeningen. Met page-up en page-down kunt u door de lijst bladeren. Ook kunt u een aantal letters uit de naam van de grootboekrekening of een deel van het nummer invoeren, eventueel aangevuld met wildcards (*) om een specifieke grootboekrekening te zoeken. Bijvoorbeeld: wanneer u een rekening zoekt in 41-rubriek, vult u 41* of 41** in. U krijgt dan een overzicht van alle rekeningen die beginnen met 41. Kostenplaats (optioneel) Project (optioneel) Bedrag BTW Als u met kostenplaatsen werkt, kunt u hier de kostenplaats ingeven. Indien u niet met kostenplaatsen werkt, is dit veld grijs en niet beschikbaar voor invoer (zie de module Grootboek). Als u met projecten werkt, kunt u hier het project ingeven. Indien u niet met projecten werkt, is dit veld grijs en niet beschikbaar voor invoer (zie de modules grootboek en projecten). Geef hier het factuurbedrag in- of exclusief BTW in. Zie voor een nadere toelichting op dit veld, de toelichting hieronder: BTW berekenen Selecteer de juiste BTW code. Er zijn hier diverse opties: geen BTW, I 21%, I 6% en I 0%. In alle gevallen staat de "I" voor "Inkoop". De BTW code moet overeenkomen met de op de factuur vermelde BTW. Het procentteken licht op nadat het bedrag en de BTW code is ingevoerd In het veld BTW kunt u in plaats van te klikken met de muis op de keuzepijl de eerste letter(s) van de keuzeoptie (I) invoeren om de BTW code te selecteren. U kunt met behulp van de pijltjes op uw toetsenbord door de opties bladeren en met ENTER uw keuze bevestigen. Bedrag BTW Omschrijving Op basis van het factuurbedrag en de BTW code wordt het BTW bedrag door het systeem berekend. Wanneer de berekende BTW afwijkt van de op de factuur vermelde BTW kunt u dit met de achterliggende knop met het slotje eventueel handmatig wijzigen. Eventuele afrondingsverschillen kunt u automatisch laten vereffenen. Vul hier de omschrijving in die u wilt terugzien op de grootboekkaart. Of invoer in dit veld verplicht is, is afhankelijk van de instellingen van uw dagboek. 3. BTW berekenen Er zijn twee mogelijkheden om het veld "bedrag" in te vullen en de BTW te berekenen. Deze mogelijkheden worden hierna aan de hand van een voorbeeld beschreven. In voorbeeld 1 wordt uitgegaan van het totale bedrag inclusief BTW van 1210,00. In voorbeeld 2 wordt uitgegaan van het bedrag exclusief BTW van 1000,00. Voorbeeld 1: uitgaande van het bedrag 1210,00 (=inclusief BTW) MKB Boekhouden

35 Bedrag (excl. BTW) BTW Vul in U hoeft alleen "1210" in te vullen als de decimalen 00 zijn. Het systeem maakt er automatisch " " van als u doorgaat naar het volgende veld met de TAB- of Entertoets. Hier kunt u uit een aantal opties kiezen met betrekking tot de BTW. Kies voor "Inkoop 21%". (I 21%). Zodra u voor deze optie hebt gekozen, licht het procent symbool naast het veld op. Hiermee kunt U de BTW berekenen. Klik éénmaal op dit symbool met de muis: het systeem berekent de BTW. Het BTW bedrag dat uit deze berekening volgt is Samenvattend is na het berekenen van de BTW het volgende gebeurd: 1) Bedrag (excl. BTW): Dit is het bedrag wat het systeem berekend heeft: Bedrag exclusief BTW: ) BTW: Het BTW bedrag wat het systeem heeft berekend: Voorbeeld 2: uitgaande van het bedrag 1000 (= exclusief BTW) In dit voorbeeld wordt uitgegaan van het bedrag 1000 in plaats van Bij het bedrag wordt 1000 ingevoerd en vervolgens wordt "I 21%" geselecteerd. Het systeem heeft direct het BTW bedrag berekend ( ). 4. BTW overzicht Dit overzicht geeft de totalen van de boeking voor elke BTW percentage weer. Dit overzicht is puur informatief en wordt berekend door het systeem. Mochten er meer BTW-percentages worden gebruikt in de boeking dan worden deze als aparte regel vermeld. MKB Boekhouden

36 Het komt voor dat de BTW-berekening door het systeem als gevolg van afrondingsverschillen niet overeenstemt met de BTW-berekening op de factuur. In het "restant"veld blijft dan na het invoeren van de boekingsregels een verschil van één of enkele centen staan. Dit verschil kan vereffend worden door op de button vereffenen te klikken. Wanneer het BTW bedrag op de factuur meer dan 0.02 afwijkt van het bedrag dat het systeem heeft berekend, kunt u op het "slot" klikken dat staat vermeld achter het BTW bedrag op de boekingsregel. Op deze wijze kunt u het BTW-bedrag aanpassen. 5. Transactieverwerkingsgegevens Zodra het verschil (incl. BTW) in de boeking staat op 0.00 kunt u de betreffende invoer opslaan. U heeft hier keuze uit de buttons Concept en Definitief. Klad opslaan maakt géén boeking. Om te voorkomen dat u bij onbewust of ongewild verlaten van uw invoerscherm data kwijtraakt, is het aan te raden uw boeking tussentijds als "klad" op te slaan. Hiervoor klikt u op de button "+ regel" of op "Klad opslaan". Wanneer u voor het afronden van de boeking het invoerscherm verlaat en u hebt uw boeking als klad opgeslagen, dan staat uw boeking klaar voor verdere bewerking als u de volgende keer het betreffende invoerscherm opent. U krijgt de bevestiging dat uw boeking als klad isopgeslagen. Steeds wanneer u na het als klad opslaan gegevens toevoegt, is het aan te raden om uw invoer opnieuw als klad opslaan. Door te klikken op "Definitief" wordt een boekstuk aangemaakt en wordt de invoerde boeking definitief verwerkt. Dit heeft als gevolg dat u de invoer niet meer kan wijzigen dan allleen via een correctiejournaalpost. Wanneer de boeking nog niet volledig is ingevoerd of in evenwicht is, is de button grijs. U kunt dan geen boeking maken. Wanneer de invoer in evenwicht is, verandert de button van grijs naar oranje kan de boeking worden afgerond. Door te klikken op "Concept" maakt u een boekstuk aan en worden de boekingen concept verwerkt. Dit heeft als voordeel dat u de invoer, indien nodig, nog kan corrigeren zonder dat u een correctiejournaalpost hoeft te maken. Wanneer de boeking nog niet volledig is ingevoerd of in evenwicht is, is de button grijs. U kunt dan geen boeking maken. Wanneer de invoer in evenwicht is, verandert de button van grijs naar oranje kan de boeking worden afgerond MKB Boekhouden

37 Als de boeking is gelukt geeft het systeem een boekstuknummer terug! Komt er dus geen boekingsnummer, dan is er iets mis met de invoer. Onder dit nummer is de inkoopfactuur opgeslagen en terug te vinden bij de "conceptboekingen" of (in het geval van een definitieve boeking) in de rapporten of via de functie Boekingsregels. Klik op de "OK" button en de boeking is verwerkt. U kunt nu met een nieuwe boeking beginnen. Per dagboek krijgt u een aparte nummerreeks toegewezen. Elk dagboek begint elk jaar met een nieuwe nummerreeks. Bijvoorbeeld Alle gegevens uit de conceptboekingen zijn aanpasbaar. De enige uitzondering hierop is het jaar in het veld Periode. U kunt dus wel 2014/1 aanpassen naar 2014/6, maar niet naar 2013/12. Bij het invoeren is een aantal sneltoetsen beschikbaar. Druk op de ALT-toets, samen met de onderstreepte letter van een knop, dus ALT+N = Klad opslaan. Daarnaast is ALT+S beschikbaar voor de Snelzoeker, ALT+Q voor Aantallen en ALT+O voor Opschonen Boekingsregels bij invoer Wanneer u bij het aanmaken van een debiteur of crediteur een boekingsregel hebt vastgelegd, dan zal de regel tijdens de invoer van deze debiteur of crediteur worden ingekopieerd bij de invoer. Voorbeeld 1 Stel dat bij de crediteur Autototaal Car Lease de volgende boekingsregel is vastgelegd: Wanneer een factuur voor leverancier Autototaal Car Lease wordt ingevoerd kijkt Twinfield bij de stamgegevens van de crediteur en haalt de boekingsregels op. Zodra de crediteurcode is ingevuld en u geeft tab of enter, dan wordt het inkoopboek gevuld met de boekingsregels van de crediteur. MKB Boekhouden

38 U hoeft nu alleen nog het factuurnummer in te vullen en kunt vervolgens direct de factuur in concept of definitief opslaan. Voorbeeld 2 Stel dat bij de crediteur Makro Online de volgende boekingsregel is vastgelegd: Omdat de inkoop bij deze leverancier telkens anders zal zijn laat u de velden bedrag en ratio leeg. Wanneer nu een factuur voor Makro Online wordt ingevoerd kijkt Twinfield bij de stamgegevens van de crediteur en haalt de boekingsregels op. Zodra de crediteurcode is ingevuld en u geeft tab of enter, dan wordt het inkoopboek gevuld met de boekingsregels van de crediteur. In dit geval dient u zelf het totaal en de bedragen per detailregel in te voeren MKB Boekhouden

39 3.2.3 Toevoegen boekingsregels Hebt u een factuur ontvangen van een leverancier waarvoor nog geen boekingsregels zijn vastgelegd bij het aanmaken van de betreffende crediteur, dan kunt u bij het opslaan van de inkoopfactuur alsnog de ingevoerde mutatieregel(s) als boekingsinstructie opslaan. Na de invoer klikt u op concept of op definitief om de boeking vast te leggen. De onderstaande popup verschijnt. Zet vervolgens een vink bij boekingsschema bijwerken. De boekingsregels bij de dimensie zijn nu bijgewerkt. MKB Boekhouden

40 4 Verkoop 4.1 Overview Facturatie classic In Twinfield zijn drie mogelijkheden om verkoopboekingen vast te leggen:! Neo Verkoop! Facturatie (klassiek)! Factuur mutaties (zonder geprinte verkoopfactuur) Factureren De nieuwe eenvoudige manier van factureren waarbij de verkoopfactureren via de mail naar de klanten gestuurd worden en u via tijdlijnen de historie van de factuur kunt bijhouden, inclusief of uw klanten de facturen gezien hebben. De 'persona' voor wie de Factureren functionaliteit is ontwikkeld, is de ondernemer die tot op heden zijn volledige administratie door een accountants-/administratie kantoor laat verzorgen. De verkoopfactuur wordt gemaakt in bijvoorbeeld Word of Excel. Het is mogelijk om eerst offertes te maken die na acceptatie door de klant direct overgezet kunnen worden naar een verkoopfactuur. Facturatie (klassiek) U kunt factureren op basis van een artikel- en artikelgroepenbestand en u kunt factureren op basis van uren, onkosten en hoeveelhedengegevens uit uw projectadministratie. Voor beide methoden geldt dat u zelf een lay-out kunt samenstellen in Microsoft Word. Het is mogelijk om artikelen en verkooptransacties te importeren via Microsoft Excel. MKB Boekhouden

41 Factuur mutaties (zonder geprinte verkoopfactuur) Wanneer de verkoopfactuur in een ander pakket gemaakt wordt kunt u de verkoopboekingen handmatig of via een import (webservices of Excel) in Twinfield invoeren. 4.2 Factureren overview De TwinApp Factureren is volledig geïntegreerd in het online boekhouden van Twinfield. Zodra u een verkoop factuur verstuurd uit Twinfield Factureren zullen de openstaande posten debiteuren en het grootboek automatisch worden bijgewerkt. Door het verzenden van de factuur wordt een verstuurd naar de klant. Vanuit de mail kan de klant de factuur direct in Deeplink opvragen en indien gewenst printen. Uw accountant heeft ook toegang tot uw administratie. Hij kan eenvoudig de rest van uw boekhouding verwerken of u ondersteunen als u vragen heeft bij het verkoopproces. In de volgende hoofdstukken krijgt u uitleg over elk onderdeel van de Twinfield module Factureren.! Factureren! Aanmaken nieuwe debiteur! Aanmaken artikelen! Aanpassen en factuur sjabloon 4.3 Facturen MKB Boekhouden

42 Op het Factureren dashboard kunt u nieuwe facturen aanmaken en ziet u ook direct welke factureren zijn aangemaakt (Voorgesteld) en verstuurd (Niet vervallen). Indien een factuur nog niet betaald is de op vervaldatum, dan zal de factuur worden vermeld onder de optie Vervallen. Heeft de klant de factuur betaald dan wordt de factuur vermeld onder de optie Betaald. Door op een optie te klikken ziet u alle bijbehorende facturen. Maak gebruik van elektronische bankafschriften in Twinfield en u krijgt up to date informatie over de betaalde facturen door uw klanten. Aan de rechterkant van het scherm ziet u de volgende iconen: Nieuwe factuur invoeren. Nieuw artikel toevoegen. Nieuwe klant toevoegen. Overzicht van te versturen facturen. Overzicht van aanwezige artikelen. Overzicht van aanwezige klanten. Aanpassen factuur sjabloon. Aanpassen factuur sjabloon. MKB Boekhouden

43 4.3.1 Invoeren factuur Door te klikken op de verschillende secties op de factuur kunt u,! Een een klant selecteren of aanmaken.! Factuurdatum, vervaldatum aanpassen en refentie toevoegen. Indien de hoofdgebruiker (bijvoorbeeld uw accountant) projectnummers aanmaakt kunt u de omzet ook op een project boeken.! Koptekst voor deze factuur wijzigen.! Artikelregels toevoegen. U kunt bestaande artikelen selecteren maar ook direct nieuwe artikelen toevoegen.! Aanvullende tekst voor deze factuur wijzigen/toevoegen. U kunt een nieuwe factuur direct naar uw klant mailen met een deeplink (optioneel inclusief pdf) of opslaan op uit te printen en via de post naar uw klanten te sturen. De factuur wordt tevens geboekt naar de boekhouding in Twinfield. Indien u de factuur eerst aanmaakt wordt er nog geen factuurnummer toegekend en wordt de factuur nog niet verstuurd naar de klant. De factuur is dan terug te vinden onder "Te versturen facturen" en is nog wijzigbaar MKB Boekhouden

44 Niet vervallen facturen Zodra de factuur verstuurd is wordt deze getoond onder "Niet vervallen facturen". Indien de factuur met een Deeplink is verstuurd kunt u aan de rechterkant aan het oogje zien of de klant de factuur heeft ingezien. Door op de factuur te klikken kunt u de tijdlijn van de factuur opvragen. MKB Boekhouden

45 Wijzigen facturen og niet verstuurd factuur Zolang een factuur nog niet verstuurd is kunt u deze nog wijzigen. Klik op de factuur en kies de sectie die u wilt wijzigen. U kunt de factuur ook nog Verwijderen. Verstuurde facturen Zodra een factuur verstuurd is naar de klant en een factuurnummer heeft gekregen kunt u deze niet meer wijzigen. U kunt wel een credit factuur aanmaken en een nieuwe factuur versturen. 4.4 Basis instellingen factureren Om met de TwinApp facturen te kunnen werken moet u een aantal basis instellingen vastleggen.! Factuur sjabloon.! Factuur sjabloon.! Factuurartikelen.! Debiteuren MKB Boekhouden

46 4.4.1 Factuur sjabloon U dient de mail die wordt gestuurd naar uw klant aan te passen. Door te klikken op Variabele kunt u een keuze maken uit verschillende velden die worden getoond in uw sjabloon. Deze "Merge fields" worden automatisch gevuld door het systeem zodra u de factuur verstuurd naar uw klant. Verificatie adres Standaard zal de uit naam van uw bedrijf verstuurd worden, maar met Twinfield als 'van' . U kunt ook uw eigen adres instellen. Om dit geldigheid van dit adres te controleren krijgt u een verificatie mail die u moet bevestigen. MKB Boekhouden

47 Toevoegen logo U kunt uw eigen logo in de toevoegen. Klik op HTML bron bewerken. Voorbeeld: <a href=" <img src=" href img src Hier kunt u de link naar uw eigen website instellen. Hier geeft u de verwijzing op waar u het logo hebt opgeslagen Factuur sjabloon U kunt uw eigen factuur sjabloon inrichten. Zo kunt u bijvoorbeeld uw eigen logo, koptekst, afsluitende tekst envoettekst toevoegen of lettertypes instellen. Ook kunt u uw eigen briefpapier als achtergrond toevoegen. Indien u eigen briefpapier als achtergrond wilt toevoegen aan de factuur dan dient u het briefpapier als PNG bestand te uploaden MKB Boekhouden

48 4.4.3 Aanmaken factuur artikelen Bij de artikelen geeft u simpelweg de omschrijving, de prijs (exclusief btw) en het btwpercentage op. Standaard wordt bij omzetsoort de grootboekrekening getoond waarop de opbrengsten geboekt moeten gaan worden. Indien gewenst kunt u deze grootboekrekening aanpassen. MKB Boekhouden

49 4.4.4 Aanmaken klanten Voor nieuwe klanten kunt u die gegevens invullen die van belang zijn om te vermelden op de factuur. Door een adres van de klant in te voeren kunt u de factuur via een Deeplink versturen en houdt uw overzicht of u klant de factuur al heeft ingezien. Wanneer u op Aanmaken klikt krijgt de klant een volgnummer toegekend MKB Boekhouden

50 5 Kas & bank mutaties 5.1 Overview Kassen en Banken Elk bedrijf heeft te maken met een ingaande en uitgaande geldstroom. Deze worden vastgelegd in de bank of in de kas. Indien de betalingen zijn gedaan op in Twinfield ingevoerde inkoopfacturen of de ontvangsten hebben betrekking op de aanwezige verkoopfacturen, dan kunt u in de bank en kas dagboeken direct de openstaande posten afletteren en zijn zowel het grootboek als de subadministraties Crediteuren en Debiteuren bijgewerkt. In deze module wordt de handmatige invoer van zowel de kas als de bank uitgelegd. Het is echter ook mogelijk, en wordt door Twinfield sterk aanbevolen, om waar mogelijk de bank afschriften elektronisch te verwerken en de kasstaten in te lezen. Bij elke Nederlandse bank kunt u 'elektronische dagafschriften' downloaden en importeren in Twinfield. Bij een drietal banken (Rabobank, ABN-AMRO, ING) is het mogelijk om een koppeling in te stellen waardoor deze banken dagelijks automatisch de dagafschriften naar Twinfield versturen. Zie voor uitleg en werking de module "Elektronische bankafschriften". Indien accountants- en administratiekantoren 'schoenendoos' administraties verwerken kan toch gebruik gemaakt worden voor de automatische koppeling met de Rabobank, ABN- AMRO bank en ING, ondanks dat de cliënten geen inlogcode hebben van Twinfield. Indien klanten van accountants- en administratie kantoren hun kasstaten bijhouden in Excel bestaat de mogelijkheid om deze te importeren in Twinfield. Zie hiervoor de module "Standaard importfuncties". MKB Boekhouden

51 5.2 Boeken van de kas Bij het invoeren van een ontvangst in het dagboek kas wordt de volgende journaalpost gemaakt:: 10xx Kas Aan... Debet X Credit X Bij het invoeren van een uitgave in het dagboek kas wordt de volgende journaalpost gemaakt:... X Aan 10xx Kas Debet Credit X Omdat u gebruik maakt van het dagboek kas, hoeft u de boekingsregel voor de kas niet aan te maken. Deze wordt automatisch door systeem gegenereerd. Om een kasstaat in te voeren ga naar Boekhouding> Boekhouden > Invoer > Kas. Het volgende scherm opent: Opbouw invoerscherm Ieder invoerscherm van een dagboek kent 4 secties: 1) Kop MKB Boekhouden

52 2) Transactiegegevens. 3) BTW. 4) Transactieverwerkingsgegevens. Iedere sectie wordt hieronder afzonderlijk besproken. Kopregel Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden: Boekdatum Periode Kasstaatnr. Valuta Vorig saldo Eindsaldo Totaal mutaties Gebruiker Hier voert u de boekingsdatum in. Dit is de datum van de boeking. Automatisch wordt de huidige datum gegenereerd. Voor het invoeren van andere data heeft u verschillende mogelijkheden. Wanneer u ddmm (bijvoorbeeld: 3004) invoert verandert het systeem automatisch het datumformaat in dd/mm/jjjj (voorbeeld: 30/04/2014) zodra u op de tab- of enter-toets klikt (als jaar wordt het huidige kalenderjaar ingevuld). U komt dan in het volgende veld. Natuurlijk kunt u ook handmatig dd/mm/jj (voorbeeld: 30/04/14) of dd/mm/jjjj (voorbeeld: 30/04/2014) invoeren. Hier geeft u de periode aan, waarin u de boeking wilt verwerken. Het systeem geeft automatisch de periode aan op basis van de afschriftdatum. Voer hier het volgnummer van het kas in. Hier staat de valuta vermeld waarin de boeking plaatsvindt. Wanneer u boeking met andere valuta dan Euro inboekt, kunt u via het keuzemenu hier deze valuta selecteren. Een voorwaarde is dat de valuta is aangemaakt in uw administratie (zie ook de module Vreemde Valuta). Hier wordt het beginsaldo vanhet bankafschrift weergegeven. Twinfield geeft hier automatisch het eindsaldo van het laatste bankafschrift weer. Twinfield berekent het eindsaldo op basis van de ingevoerde kas transactie regels en het vorig saldo. Hier wordt het verschil tussen begin- en eindsaldo weergegeven en of het per saldo een ontvangst of uitgave betreft. Dit bedrag wordt automatisch berekend. Een boeking wordt per gebruiker opgeslagen. Transactiegevens MKB Boekhouden