CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014 RISICOMANAGEMENT

Transcriptie

1 Klantn 12 juni 1 aam 2014 (10 spatie s) voette kst wijzig en via Invoeg en Kopte kst en voette kst CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014 RISICOMANAGEMENT

2 OPZET PRESENTATIE 1. Korte introductie Conquaestor Grant Thornthon 2. Korte introductie Jeroen van Spijk 3. Uitkomsten onderzoek Risicomanagement Nederlandse Gemeenten 4. Aanpak risico management voor Gemeenten 5. Voorbeeld van een format 6. Toekomstperspectief 2

3 INTRODUCTIE CQ / GT Opgericht GT: Eind '40 CQ: 2004 Medewerkers 800 Equity partners 40 Kantoren OMZET 100 MLN. 10 juni 2014 Amersfoort risicomanagement 3

4 JEROEN VAN SPIJK Bestuursadviseur Vrije Universiteit Amsterdam Decentralisaties Management Consultant Vrije Universiteit Decentralisaties (Financieel) Directeur onderzoeksschool AIID UvA Management Consultant Business School Maastricht (MSM) Wethouder Financiën Stadsdeel Oost Amsterdam (250 miljoen) Associate Partner Conquaestor Binnenlands Bestuur Daarnaast jaren raadslid en actief in diverse besturen o.a. voorzitter D66 Amsterdam Als je risicomanagement op de juiste manier in de organisatie wilt borgen, is het belangrijk om een cultuur van veiligheid te creëren voor de managers en medewerkers Jeroen van Spijk Associate Partner ConQuaestor 4

5 Stadsdeel Amsterdam-Oost hangt nieuwe miljoenenstrop boven het hoofd WKO-installatie stadsdeel werkt niet Het twee jaar geleden met gemeenschapsgeld gebouwde warmte-koude-installatie blijkt nooit goed gewerkt te hebben. In een warmtekoude-installatie wordt in de zomer warmte opgeslagen die in de winter gebruikt wordt om gebouwen te verwarmen. In de winter wordt juist koude opgeslagen, waarmee in de zomer gekoeld wordt. Rente derivaat kan stadsdeel Oost 4 miljoen kosten Europese Unie eist geld terug stadsdeel Oost Garantstelling leidt tot debacle van 27 miljoen 12 juni 2014 Amersfoort Risicomanagement 5

6 UITKOMSTEN ONDERZOEK CONQUAESTOR GEMEENTEN CONQUAESTOR DOET JAARLIJKS ONDERZOEK NAAR VOLWASSENHEID RISICOMANAGEMENT GEMEENTEN UIT MEEST RECENTE ONDERZOEK 2013 BLIJKT: ER IS SPRAKE VAN EEN TOENAME VAN RISICO BEWUSTZIJN OOK IN RELATIE TOT WEERSTANDSVERMOGEN TWEEDERDE VAN DE GEMEENTEN HEEFT EEN RISICOMANAGEMENT BELEID EEN DERDE VAN DE GEMEENTEN GEEFT AAN VOOR BESLUITVORMING RISICO S VAST TE LEGGEN 27 % VAN DE GEMEENTEN MAAKT GEBRUIKT VAN RISICOMANAGEMENT STANDAARDEN (COSO EN ISO31000) VEEL GEBRUIKTE TOEGEPASTE RISICOBEHEERSING: Gedragscodes Integratie in Planning & Control cyclus Audits Structuur van de Administratieve Audits en Interne Controle (gemeenten zien dit als meest zinvol) 6

7 UITKOMSTEN ONDERZOEK CONQUAESTOR GEMEENTEN RAPPORTAGE VAN RISICOS WORDT DOOR 44% VAN DE GEMEENTEN NIET OF GEDEELTELIJK INGEBED ZIJN IN DE PLANNING EN CONTROL CYCLUS OOK GEEFT HET ONDERZOEK AAN DAT RISICO GOVERNANCE NOG EEN BELANGRIJK AANDACHTSPUNT IS 36 % VAN DE DEELNEMENDE GEMEENTEN HEEFT TAKEN NIET VAST GELEGD IN FUNCTIEBESCHRIJVINGEN EN HET RISICOMANAGEMENT BELEID MIDDELGROTE GEMEENTEN GEVEN AAN DE EIGEN VOLWASSENHEID VAN RISICOMANAGEMENT HOOG TE VINDEN. KLEINERE GEMEENTEN ZIEN MEER AANDACHTSPUNTEN BINNEN EIGEN ORGANISATIE TOP RISICO ZIJN: RIJKSBEZUINIGINGEN, GRONDEXPLOITATIES EN DECENTRALISATIES 7

8 Onze ervaring Onze activiteiten Onze visiie ERVARING RISICO MANAGEMENT Risicomanagement Uw organisatiedoelstellingen worden beter bereikt als risicomanagement als proces in dafdsfd uw organisatie is verankerd. Essentieel is ook dat risicobewust gedrag een kerncompetentie is van uw medewerkers, managers en directie. Risicomanagement reikt verder dan overzicht en inzicht in de risico s, het gaat uiteindelijk om het doen. COSO RISMAN Onderzoek risicomanagement Professionalisering risicomanagement Ontwerpen van risico & control raamwerken gericht op infrastructurele projecten Risicomanagement onderzoeken Volwassenheidsanalyses voor risicomanagement Ontwerpen raamwerk voor risicobereidheid Onderzoek/operational audit op o.a. projectontwikkeling, verhuur& beheer en autorisaties. Integrale risicoanalyse op organisatie en processen als gevolg van een aantal in de media breed uitgemeten incidenten Ontwerpen van interne risico & controle raamwerken Uitvoeren en faciliteren van risico selfassessments Strategische risicomanagement analyses Dashboards voor risico rapportages 8

9 Risicomanagement Het proces Politieke agenda als startpunt: thematieken raadsprogramma en doorvertaling in uitwerkingsprogramma college Waarden (Waar geloven wij in?) Missie (Waarom bestaan wij?) Visie (Wat willen wij worden?) Doelen (Wat zijn onze doelen?) Strategie (Hoe willen wij onze doelen bereiken?) KSF s & KPI s (Hoe meten wij succes?) Initiatieven (Welke acties worden ondernomen?) Persoonlijke doelen ( Wat moeten wij doen?) Strategie, doelen, KSF s en KPI s komen samen in de planning & control cyclus Plan Act Do Check Van risicobereidheid (high level) naar gekwantificeerde onderbouwing van weerstandsvermogen 1. Vaststellen bruto risico s 2. Vaststellen risicolimieten en toleranties (risicobereidheid) 3. Matchen risicolimieten en toleranties met bruto risico s 4. Vaststellen maatregelen om te komen tot netto risico s 5. Valideren daadwerkelijk netto risico s t.o.v. risicobereidheid Omschrijving Bepaal de bruto risico s die de realisatie van strategische doelen kunnen belemmeren ongeacht eventuele maatregelen Omschrijving Bepaal per (sub-) categorie de limiet waarboven of waaronder een risico onacceptabel wordt Bepaal de tolerantiegrenzen voor deze limiet (bandbreedte) Omschrijving Zet de bruto risico s af tegen de vastgestelde risicolimieten en - tolerantiegrenzen Omschrijving Bepaal per bruto risico de maatregelen die nodig zijn om het risico terug ter brengen binnen de grenzen van de vastgestelde risicobereidheid Omschrijving Valideer of de geïmplementeerde maatregelen daadwerkelijk tot een acceptabel restrisico leiden Resultaat Overzicht bruto risico s Resultaat Verklaring mate van risicobereidheid Resultaat Overzicht risico-reductieruimte Resultaat Overzicht maatregelen en eigenaren Resultaat Gekwantificeerde onder-bouwing weerstandsvermogen 9

10 INTERACTIE TUSSEN VERSCHILLENDE BESTUURSLAGEN THREE LINES OF DEFENSE: DE VERDEDIGINGSLINIES BINNEN GEMEENTEN 0 College van B&W Verantwoordelijkheid: Bestuurlijk eindverantwoordelijk voor risicomanagement Bestuurlijk risico-eigenaar Afdelingsmanagers 1 Verantwoordelijkheid: Operationele uitvoering risicomanagement Risico-eigenaar van de lijn Directie Verantwoordelijkheid: Ambtelijk eindverantwoordelijk voor risicomanagement Risico-eigenaar concern Toezicht: Gemeenteraad Externe Accountant Toezichthouders Strategisch Tactisch Operationeel Internal Audit Concern control: 2 Audit: 3 Verantwoordelijkheid: Risicomanagement beleid en inrichting Facilitering aan de business Concern adviseur risicomanagement Toezien op de naleving van de gestelde kaders en de praktische toepassing van risicomanagementbeleid Verantwoordelijkheid: Oordeel geven over gehele system van interne (risico) beheersing binnen de gemeente. 10

11 AANPAK RISICOMANAGEMENT Hard en Soft controls HARD CONTROLS: RISICO MANAGEMENT BINNEN P&C PROCEDURE BESCHRIJVINGEN GEKWANTIFICEERDE (EXTERNE) RAPPORTAGES HANDBOEKEN WETGEVINGBESCHRIJVINGEN DUIDELIJKE FUNCTIEPROFIELEN EN ROLVERDELING CODE OF CONDUCT SOFT CONTROLS: CULTUUR CREËREN WAAR RISICO S INTEGRAAL BEVORDEREN GEDRAG LOYALITEIT EN HOUDING RESPECT COMPETENTIES BESTUURLIJKE BETROKKENHEID TRANSPARANT ZIJN 11

12 AANPAK GEMEENTE AMSTERDAM Bijlage Aanpak op twee niveaus: 1. Algemeen risicomanagement: o.a. kaders, uitvoering en risicobewustzijn 2. Specifiek risicomanagement op projecten, processen, programma s: Inzet is lessons learned vergroot bewust zijn en werk vanuit een positieve invalshoek ter voorkoming van nondecisionmaking Algemeen: Besturende processen Risicomanagement aanpak Specifiek: Primaire processen projecten etc Vervolgens zijn de risico s vertaald in hoogte van weerstandsvermogen 10 juni 2014 Amersfoort risicomanagement 12

13 IDENTIFICEER ROLLEN Bijlage Functies en rollen risicomanagement gemeenten Gemeenteraad Kadersteller risicomanagement College van B&W Bestuurlijk risico-eigenaar Concernadviseur risicomanagement Concern control Alg. directeur Concern Risico-eigenaar (lijn) Coördinator risicomanagement Risico-adviseur Management ondersteuning Afd. manager Risico-eigenaar (lijn) Afd. medew. Risico-beheerder (lijn) Bron: B4_Nota uitvoeringskader weerstandsvermogen en risicomanagement 13

14 OPBOUW WEERSTANDSVERMOGEN Beheers Maatregelen Kwantificeerbaar Voorziening Doel- Stelling Bruto Risico Netto Risico Reguliere Risicos Niet Reguliere Risicos Niet- Kwantificeerbaar Materiele Betekenis Geringe Betekenis 14

15 KIES VOOR EEN PARTICIPATIEVE AANPAK Bijlage Doel is risicomanagement onderdeel te laten zijn van de organisatiecultuur waarin op transparante wijze risico s in kaart worden gebracht en beheerst; Participatief en open benadering; Betrek de verschillende organisatieniveaus Doe het proces samen in de organisatie; Delen van best practices binnen de eigen organisatie; Cultuur van veiligheid creëren voor de managers en medewerkers; Aan de hand van de participatieve aanpak kunnen hard en soft controls verder worden ontwikkelen 15

16 VOORBEELD VAN EEN RISICOFORMAT 16

17 RISICOMANAGEMENT METHODOLOGIE RISICOFORMAT In te vullen door Control Risico-ID In risicoregister Startdatum In te vullen door risico-eigenaar Afdeling Eigenaar maatregel Coalitieakkoord Onderwerp Subonderwerp Risico beschrijving 17

18 RISICOMANAGEMENT METHODOLOGIE - RISICOFORMAT In COSO te vullen door Control Risicostrategie Risico-ID Strategisch ja/nee Accepteren ja/nee In Operationeel risicoregister ja/nee Beheersen ja/nee Rapportage Startdatum ja/nee Vermijden ja/nee Wet- en regelgeving ja/nee Verzekeren ja/nee Maximale kosten van voorval In te vullen door risico-eigenaar Bruto risico Afdeling Kans Eigenaar maatregel Netto risico Kans Impact Impact Coalitieakkoord Gevolg < Gevolg < Onderwerp Gevolg >= Gevolg >= Subonderwerp Eigenaar Risico Risico Kosten beschrijving van maatregel Frequentie en middel Risico maatregel 18

19 RISICOMANAGEMENT METHODOLOGIE RISICOREGISTER Risico ID Onderwerp Thema uit coalitieakkoord Onderwerp Management van processen Dienstverlening juridische kwaliteit Strategie en beleid Gemeentelijke organisatie bestuurlijke toekomst Management van middelen Financiën op orde huisvesting Management van medewerkers Wonen actualiseren woonvisie Management van medewerkers Werken en economie economie Management van processen Leven jeugdbeleid 19

20 VOORBEELD Risicobeschrijving Max. kosten van voorval strategisch operationeel rapportage wet- en regelgeving niet correct verlopen Europese aanbestedingsprocedures in de afgelopen 5 jaar X X X deelname aan RUD X budgetoverschrijding ontbreken integraliteit in de beleidsadvisering X X inhuur vanwege uitval medewerker voor afronden visie X extra kosten voor gemeente (bv bijstand) vanwege ontbreken samenhangend jeugdbeleid X X 20

21 VOORBEELD Risicobeschrijving Kans Impact Gevolg < Gevolg >= Eigenaar Risico niet correct verlopen Europese aanbestedingsprocedures in de afgelopen 5 jaar 30% Kees Luijtens deelname aan RUD 70% B&W budgetoverschrijding 10% Jacquelien Dadema ontbreken integraliteit in de beleidsadvisering 90% Robert Broesema inhuur vanwege uitval medewerker voor afronden visie extra kosten voor gemeente (bv bijstand) vanwege ontbreken samenhangend jeugdbeleid 10% Mieke van Buren 30% Mieke van Buren 21

22 TOEKOMST PERSPECTIEF RISICOMANAGEMENT RISICOMANAGEMENT EN RISICOBEWUSTZIJN IN GEMEENTEN GROEIT MAAR IS NOG STEEDS PUNT VAN AANDACHT PROFESSIONALISERING VAN RISICOMANAGEMENT BLIJFT NOODZAKELIJK SCHAALVERGROTING EN SAMENWERKINGSVERBANDEN BINNEN GEMEENTEN MAKEN NOODZAAK TOT GOED ZICHT OP RISICOMANAGEMENT CRUCIAAL SCHAALVERGROTING BETEKENT OOK EEN ANDERE ORGANISATIE: GEBIEDSGERICHT WERKEN FINANCIEEL TURBULENTE TIJDEN VRAGEN FLEXIBELERE OVERHEID BELANGRIJKE INHOUDELIJKE AANDACHTSGEBIEDEN BLIJVEN: Grondposities Gemeentelijke inkomsten Decentralisaties WMO 22

23 Terms of Reference: Weekly Workstream Review Meeting TIMING FREQUENCY TIME VENUE 60 minutes Monday TBD TBD OBJECTIVES Review progress against plan (benefits and SIS scores) and identify issues and agree actions Ensure engagement status is green Coordinate between activities and share best practice Agree support requirements Identify issues for PMT escalation INPUTS 1) Activity plans 2) Steps to Milestone 3) SIS plan 4) Benefits tracker 5) Action log OUTPUTS 1) Updated action log 2) Issues for escalation 3) Updated engagement matrix 4) Area Status Reports Celerant Consulting Page 5 ATTENDEES Chair: Workstream lead Workstream team members, Celerant co-lead AGENDA Review previous action log Review workstream KPIs against plan Review steps to milestone (ensure on track) Review engagement matrix and actions to address any issues Morale check Any Other Business (AOB) Review new actions GROUND RULES 1) Individuals are responsible for delivering their own actions 2) Come prepared 3) Start and finish on time 4) Phones off 5) Ask for help DECENTRALISATIE: ONTWIKKEL MONITORINGSSYSTEEM Een succesvolle implementatie van een monitoringssysteem benodigd een zevental hoofdstappen cq onderdelen voor zowel de ontwerp als implementatie fase. 1 Ontwerp criteria 2 Prestatie Indicatoren 3 Verantwoordelijkheden & competenties 4 Monitoringssysteem Inzicht krijgen in: beleidsplan, stakeholder-landschap, belegging van verantwoordelijkheden en criteria voor het afnemen van zorg. Verantwoordelijkheden, afgesproken doelstellingen zijn een vereiste input voor het ontwerp van het monitoringssysteem. 7 Borgen van het monitoringsysteem Kritieke prestatie indicatoren bepalen voor het evalueren van WMO invoering en de prestaties van de aanbieders. Deze worden vertaald naar het laagst mogelijke indicator waar actie invloed kan hebben op de prestaties van de betrokken partijen. Definitie van prestatie indicatoren, meetfrequentie en meeteenheid. Vastleggen van doelstellingen / targets op het laagste niveau. 6 Implementatie monitoringsysteem Koppelen van eigenaren aan prestatie indicatoren. Bepaal benodigde competenties (vanuit procesbehoefte & resultaatgericht werken). Incorporeer competentiebehoefte in functieprofielen en trainingsplan. 5 Rapportages MAAND WEEK DAG PROGNOSE PLANNING CONTROL RAPPORTAGE Manu biz planning Business plan productie Level meeting LT planning FT week planning Weekplanning FT dag overleg plannin g Dagplanning Werk overleg VOB FT Q- Meeting FT Info- Meeting FT week overleg review weekrapport FT dag overleg review Dagrapport Coache s overleg Maandrapport Coache s overleg weekrapport Bepaal gewenste planning, control en verbetercyclus t.b.v. het beleidsplan en afspraken met aanbieders. Doelen vastleggen voor de vergaderingen (middels het referentiekader) en valideren met de de eigenaren van vergaderingen. Interaction meeting Tijdig eigenaarschap waarborgen bij de sleutelpersoon in het Wmo proces. Communicatie van overwinningen naar alle stakeholders, vooral als het zichtbaar wordt dat verbeteracties ook resultaat hebben op cliënt tevredenheid. Implementatieplan opstellen. Opvolgen van vergaderingen en voorbereiding met de eigenaren. Implementatieplanning wordt wekelijks geëvalueerd t.a.v. implementatievoortgang. Uitvoeren van coaching / begeleidingssessies Rapportages definiëren / ontwerpen voor de vergaderingen in samenwerking met IT om borging te garanderen. Toewijzen van eigenaren aan de rapportages. Ontwikkelen van rapportages door IT. 12 juni

24 HET WMO DASHBOARD 12 juni

25 VRAGEN auteur telefoon mail Jeroen van Spijk (+31) juni 2014 Amersfoort risicomanagement 25

26

27