VZW Vlaamse Judofederatie

Transcriptie

1 VZW Vlaamse Judofederatie Maatschappelijke zetel: Lange Akker Zele Handleiding ledenbestand Secretaris blz. 1/33

2 Handleiding ledenbestand Secretaris Geschreven door: Sylvie De Graeve administratief coördinator Contactinformatie: Vlaamse Judofederatie vzw Lange Akker Zele Telefoon : Fax : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie vzw Geschreven door : Sylvie De Graeve Laatste herziening : 30/01/2012 Door : secretariaat VJF Versie : 1.00 blz. 2/33

3 Handleiding ledenbestand Secretaris Inhoudsopgave 1. Inleiding Inloggen Lidinformatie Adresgegevens consulteren/wijzigen/toevoegen/verwijderen Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen Graden Verrichtingen Functies Betrokkenegroepen Clubbeheer Clubinformatie Algemeen Clubfiche Enveloppen Ledenbeheer Ingave nieuwe initiatieleden Consultatie initiatie-leden Ingave nieuwe leden Consultatie leden Hernieuwingen Betaling Uitloggen blz. 3/33

4 1. Inleiding De Vlaamse Judofederatie respecteert strikt de wet op de privacy (wet van 8 december 1992) tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (staatsblad 18 maart 1993 en 3 februari 1999). Alle persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt om de ledenadministratie en doelgerichte communicatie met de leden van de Vlaamse Judofederatie vzw, Lange Akker 10 te 9240 Zele mogelijk te maken. Graag informeer ik u tevens dat voor het opstellen van deze handleiding gebruik werd gemaakt van fictieve gegevens. Bij de vernieuwde ledenapplicatie heeft ieder lid de mogelijkheid zijn persoonlijke gegevens in te kijken via de ter beschikking gestelde inloggegevens. Vanaf de leeftijd van 18 jaar kan ieder lid de eigen adres en communicatiegegevens verbeteren. Ieder lid is verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingebrachte gegevens. Leden jonger dan 18 jaar kunnen hun persoonlijke gegevens consulteren. Eventuele foutieve vermeldingen dienen aan u doorgegeven te worden. Als secretaris bent u verantwoordelijk voor de verwerking van de ledengegevens binnen uw club, dit met uitzondering van de graadtoekenningen. U blijft steeds verantwoordelijk voor de juistheid van de door u ingebrachte gegevens met uitzondering van de gegevens die door het lid zelf werden aangepast. Indien gewenst kan de hoofdtrainer u machtigen om de kyugraadswijzigingen eveneens toe te kennen. De werkwijze hiervoor staat beschreven in de handleiding voor hoofdtrainers. Wij wensen u alvast veel succes toe. Sylvie De Graeve administratief coördinator blz. 4/33

5 2. Inloggen Via de website van de Vlaamse Judofederatie krijgt u als secretaris de mogelijkheid om in te loggen op de ledenapplicatie. U surft hiervoor naar onze site Onder het item Clubs->Ledenadministratie kunt u uw inloggegevens (vergunningsnummer en paswoord) invoeren. De reeds in uw bezit zijnde inloggegevens blijven gelden bij de nieuwe applicatie. Indien u uw paswoord vergeten bent, dient u uw mailgegevens in te voeren en op mailen te klikken. Uw paswoord wordt u dan via mail overgemaakt. blz. 5/33

6 3. Lidinformatie Na het inloggen krijgt u 3 submenus te zien (lidinformatie, clubbeheer en paswoord aanpassen). 3.1 Paswoord wijzigen Klik het 3 e keuzemenu paswoord aanpassen aan Tik uw nieuw paswoord in en bevestig nogmaals Klik op OK op op te slaan 3.2 Persoonlijke gegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen Onder lidinformatie vindt u de voor u persoonlijk geregistreerde gegevens terug. Links bovenaan vindt u de club terug waar u bent aangesloten alsook de geldigheidsduur van uw vergunning. U kan hier uw persoonlijke gegevens raadplegen. Bij wijzigingen inzake naam, geboortedatum en nationaliteit dient u bij foute vermelding het secretariaat (tim@vjf.be) te raadplegen. blz. 6/33

7 Indien Judocontact op ja geregistreerd staat betekent dit dat er 3-maandelijks een tijdschrift naar uw adres wordt toegestuurd. Let wel : wanneer een Judocontact bij ons terugkeert wegens verkeerde opgave van adres wordt de toezending gedeactiveerd. U dient dan contact op te nemen met het secretariaat (tim@vjf.be) U kan zelf aangeven of u al dan niet de nieuwsbrief wenst te ontvangen. Standaard staat de toesturing geactiveerd. Indien u onze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen kan u de toezending deactiveren door in het meerkeuzemenu naast de omschrijving Nieuwsbrief nee aan te klikken. 3.3 Adresgegevens consulteren wijzigen/toevoegen/verwijderen Adresgegevens kunnen gewijzigd worden door aanklik van het potlood vooraan de rechthoek die u in het item Adressen terugvindt. U tikt de gewijzigde gegevens in en klikt op het groene icoon : Indien u de ingave wenst te annuleren, klikt u op de rode pijl linksboven. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u de adresgegevens als volgt in te geven : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters). blz. 7/33

8 3.4 Communicatiegegevens consulteren/ toevoegen/ wijzigen/verwijderen Aanklik van het groene +-icoon in het item Communicatie opent de communicatiemenu. Om een communicatie-item toe te voegen, selecteert u eerst het desbetreffende item in het keuzemenu. U voegt de gegevens in in de daartoe voorziene blanco rechthoek. Om de analogie in onze databank te bewaren verzoeken wij u fax, gsm of telefoongegevens op onderstaande in te geven : Telefoonnummer : of (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de eerste 3 cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers). Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. Faxnummer : idem als telefoonnummer GSM-nummer : (spatie na prefix, daarna groepering per 2 cijfers). U klikt op het groene icoon linksonder om de gegevens op te slaan. U kan bestaande gegevens wijzigen door op het potlood vooraan te klikken. U komt dan in de detailfiche terecht waar u de gewijzigde gegevens intikt. Opslaan gebeurt via aanklik van het groene icoon blz. 8/33

9 Communicatiegegevens kunnen verwijderd worden door eerst de soort te selecteren, de te verwijderen gegevens in te tikken in de blanco ruimte en vervolgens op het rode x-icoon rechtsboven te klikken. blz. 9/33

10 3.5 Graadswijzigingen De door u persoonlijk behaalde graden vindt u terug onder het item graadswijzigingen. In deze fiche kunnen uiteraard geen wijzigingen worden aangebracht. 3.6 Verrichtingen De subrubriek verrichtingen omvat de data waarop betalingen inzake uw vergunning werden verricht. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. 3.7 Functies De subrubriek functies vermeldt de functie die u vervult binnen uw club. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. blz. 10/33

11 3.1 Betrokkenegroepen De VJF kent diverse groepen (scheidsrechters, tijdopnemers,.). Indien u deel uitmaakt van één van deze groepen, is dit terug te vinden onder deze subrubriek. Indien u tot geen specifieke groep behoort krijgt u bovenstaande melding. In deze fiche kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Wij verzoeken u steeds het secretariaat te raadplegen indien u anomalieën vaststelt in de fiches die u zelf niet kunt wijzigen. blz. 11/33

12 4.Clubbeheer De rubriek clubbeheer omvat alle verrichtingen aangaande uw club- en ledenadministratie. U vindt er de geregistreerde club- en ledengegevens terug en kan tevens initiatieleden en nieuwe leden ingeven. Daarnaast kan u eveneens de reeds geregistreerde vergunningen hernieuwen. Elke club draagt de verantwoordelijkheid inzake de juistheid van de ingebrachte gegevens. Leden kunnen zelf hun persoonlijke fiche te allen tijde raadplegen. Leden vanaf 15 jaar kunnen de adres en communicatiegegevens zelf wijzigen. De overige leden kunnen het secretariaat steeds raadplegen bij vaststelling van foutieve gegevens. 4.1 Clubinformatie Via het aanklikken van de verschillende items verkrijgt u de bovenstaande subrubrieken Algemeen Onder de subrubriek clubbeheer, subitem clubinformatie, subitem algemeen bekomt u een overzichtsfiche van de voor uw club openstaande enveloppen. blz. 12/33

13 Indien alle enveloppen werden afgesloten zal deze rubriek leeg zijn. U kan in deze fiche eveneens een ledenlijst afdrukken door het aanklikken van het printicoon. blz. 13/33

14 4.1.2 Clubfiche Onder de subrubriek clubfiche vind je een overzicht van de geregistreerde clubgegevens terug. Wij adviseren u eventuele wijzigingen steeds nauwgezet door te geven aan het VJF-secretariaat zodat uw gegevens te allen tijde up-todate blijven. De gegevens in deze fiche kunnen zelf niet aangepast worden, daar wijzigingen van clubgegevens onderhevig zijn aan goedkeuring door het secretariaat. blz. 14/33

15 4.1.3 Enveloppen Bij iedere verwerking met betaling wordt automatisch een envelop gecreëerd (zie item betalingen verder in deze handleiding). De rubriek clubbeheer, subitem enveloppen verschaft u toegang tot de tot heden verwerkte enveloppen van uw club. U kan een onderscheid maken tussen afgesloten enveloppen (enveloppen waar u reeds een gestructureerde mededeling voor ontving) en nog openstaande enveloppen. Indien u het envelopnummer kent dat u zoekt, kan u dit eveneens ingeven. Dit geldt eveneens voor de mededeling. Na aanklik van het groene icoon bekomt u een overzicht. blz. 15/33

16 4.2 Ledenbeheer Onder de subrubriek ledenbeheer zijn alle mogelijke ingaves van ledengegevens terug te vinden (zie onderstaand overzicht) Ingave nieuwe initiatieleden Klik op subrubriek ingave nieuwe initiatieleden. Vul de gegevens aan. Het nummer dient u niet in te vullen, dit wordt automatisch toegekend. Ingave van geboorte- en begindatum kan handmatig gebeuren of u kunt gebruik maken van de kalender die u verkrijgt na het aanklikken van het icoon aan het einde van beide gegevenslijnen. Klik op doorgaan. blz. 16/33

17 U bekomt een volledige fiche waarin u de verdere gegevens van uw initiatielid kan invullen. Om de uniformiteit te bewaren, verzoeken wij u de gegevens als volgt in te geven : Naam : De Graeve Sylvie (beginletter hoofdletters gevolgd door kleine letters). Adres : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters) Telefoonnummer : of (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de 3 eerstvolgende cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers. Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. GSM-nummer : (spatie na de prefix, daarna groepering per 2 cijfers). blz. 17/33

18 Bij ingave van de postcode kan het zijn dat diverse deelgemeentes over éénzelfde postcode beschikken. Door te klikken op het venstertje achteraan de lijn, kan u de desgewenste gemeente/stad selecteren. U kan eveneens een naam ingeven in het zoekvenster en op het groene icoon klikken. De nationaliteit staat standaard ingesteld op België. Door te klikken op het icoontje naast het veld voor de nationaliteit bekomt u een overzicht van alle mogelijke nationaliteiten. U klikt de juiste info aan en deze wordt automatisch aangevuld in de fiche. Vergeet niet het geslacht te selecteren. Opgave G-judoka s is mogelijk door het aanvinken van het vakje G-Judoka Vul onderaan de diverse data van de trainingssessies in en klik op opslaan. Ingave kan gebeuren door handmatige input of door aanklikken van de juiste datum op de kalender die u verkrijgt na aanklik van het icoon naast elke trainingsdag. Elk initiatielid kan gedurende het volledige jaar genieten van 4 initiaties. Gedurende de promotiecampagneperiode kunnen initiatieleden die zich aanbieden bij een club die deelneemt aan de promotiecampagne genieten van 8 gratis initiaties. Nadat u de gegevens heeft opgeslagen na aanklikken van het groene icoon rechtsonder krijgt u onderstaand bericht : blz. 18/33

19 4.2.2 Consultatie initiatie-leden Aanklik van de subrubriek consultatie initiatieleden verleent u toegang tot de initiatiegegevens. U komt in onderstaande overzichtsfiche terecht, waar u naar wens al uw initiaties, of bepaalde geselecteerde gegevens (op nummer, op naam) kan opvragen. Na opgave van de door u gewenste gegevens klikt u op de zoekbuttom : Indien u geen gegevens ingeeft en onmiddellijk op de zoekbuttom klikt krijgt u een overzicht van alle personen die reeds initieerden in uw club. Op iedere gegevenslijn bevindt zich vooraan een potlood. Hiermee kan u de desbetreffende gegevensfiche openklikken om de gegevens volledig te raadplegen. blz. 19/33

20 4.2.3 Ingave nieuwe leden Bij de ingave van een effectief lid kunnen zich 5 situaties voordoen : a) Het lid bestaat nog niet; b) Het lid is reeds initiatielid en wordt nu effectief lid; c) Het lid heeft reeds vroeger judo gedaan in uw club, doch is gedurende enkele maanden (jaren) gestopt; d) Het lid bestaat reeds in een andere club maar kan overgenomen worden; e) Het lid bestaat reeds in een andere club en kan niet overgenomen worden. U dient een transfert aan te vragen. Het eerste gedeelte is in alle bovenstaande situaties hetzelfde. Toevoeging nieuw lid Gegevens verwijderen Vul de juiste gegevens in en klik op de knop doorgaan. Voor de ingave van de geboortedatum kan u gebruik maken van de kalender die u opent door aanklik van het icoon achter de geboortelijn. Indien het lid vooraf niet initieerde en tevens nooit eerder aangesloten was bij de Vlaamse Judofederatie krijgt u in analogie met de ingave van de initiatiegegevens onmiddellijk een volledige fiche ter invulling. blz. 20/33

21 4.2.3 a) Het lid bestaat nog niet : U vult de verdere gegevens aan. Zorg er steeds voor dat u de juiste begindatum inbrengt. Deze is van belang voor de verwerking van de vergunningsdatum. U klikt op opslaan om de gegevens te verwerken. blz. 21/33

22 4.2.3 b) Het lid is reeds initiatielid en wordt nu effectief lid : Na ingave van de naam van de persoon, krijgt u een rechthoek met de gegevens van het reeds bestaande initiatielid. Bij vervaldatum staat de datum van de laatste initiatie vermeld. Door op het potlood vooraan te klikken, opent u het gegevensblad. U kan hier desgewenst nog wijzigingen in aanbrengen. U klikt op opslaan om de gegevens te verwerken c) Het lid heeft reeds vroeger judo gedaan in uw club, doch is gedurende enkele maanden (jaren) gestopt; Na ingave van de naam van de persoon, krijgt u een rechthoek met de gegevens van het vervallen lid. Bij vervaldatum staat de laatste vervaldatum van de vergunning vermeld. U klikt op het potlood vooraan om de fiche over te nemen. Indien gewenst kan u nog wijzigingen aanbrengen. U klikt op opslaan. Opgelet : wanneer een lid gedurende een aaneensluitende periode judo beoefent, dient u de vergunning via hernieuwingen te verwerken. Ingave als nieuw lid dient voor effectief nieuwe leden of voor personen die gedurende een blz. 22/33

23 lange periode (langer dan 4 maanden) gestopt zijn met judo en na deze periode opnieuw aansluiten d) Het lid bestaat reeds in een andere club maar kan overgenomen worden (zie bovenstaand voorbeeld voor verwerking). Dit betekent dat de vergunning in de vorige club vervallen is, waardoor de judoka vrij is om over te gaan naar een andere club. Het is onmogelijk om leden met een geldige vergunning in een andere club over te nemen e) Het lid bestaat reeds in een andere club en kan niet overgenomen worden. U dient een transfert aan te vragen. U krijgt vooraan de rechthoek geen potlood ter overname. Achteraan ziet u de vervaldatum bij de andere club. In dit geval dient u schriftelijk een transfer aan te vragen via het VJF-secretariaat. Transferdocumenten zijn terug te vinden op blz. 23/33

24 Na het opslaan van de gegevens via het groene icoon rechtsonder verkrijgt u onderstaande bevestiging. Het scherm staat reeds klaar om indien gewenst verdere nieuwe leden in te brengen Consultatie leden Naar analogie met de initiatieleden kunt u als secretaris uw ledengegevens raadplegen. Hierbij kan u gebruik maken van extra zoekcriteria om bepaalde door u gewenste groepen op te vragen. Standaard staat het item geldigheid vergunning op ja. Indien u geen verdere gegevens invult en op het zoekicoon klikt, krijgt u een overzichtslijst van alle aangesloten leden. blz. 24/33

25 Elke lidfiche kan vooraan opengeklikt worden ter raadpleging. Indien u de geldigheid op nee instelt, verkrijgt u een overzichtslijst van alle leden die tot en met 3 maand vervallen zijn. Door op het icoon te klikken, kunt u vanaf deze positie rechtstreeks overschakelen naar inbreng nieuwe leden. Door aanklik van het -icoon kunt u de gegevenslijnen vrijmaken. Door de extra zoekcriteria aan te klikken kan u meerdere criteria instellen. Per item kan je ook de keuze maken tussen verschillende subitems. blz. 25/33

26 Op die manier is het voor u als secretaris eenvoudig om uw leden op functie, geslacht, graad, nationaliteit, leeftijd, functie of diploma te groeperen. Hieronder ter illustratie 3 voorbeelden. Op functie Op graad blz. 26/33

27 Op groep blz. 27/33

28 4.2.3 a) Aanvraag duplicaat vergunning U kan als secretaris voor al uw leden een duplicaat vergunning aanvragen. Deze aanvraag is echter niet kosteloos. De kostprijs is steeds terug te vinden in het vigerende financieel handboek. Aanvraag van een duplicaat gebeurt door aanklik van het icoon op het einde van elke gegevenslijn. U krijgt onderstaande melding indien uw duplicaat werd aangevraagd : Het is onmogelijk om voor dezelfde persoon tegelijkertijd 2 duplicata aan te vragen. U zal dan onderstaande foutmelding verkrijgen : blz. 28/33

29 Indien u een excel-lijst wenst te bekomen van de door u opgevraagde data klikt u op download Hernieuwingen U geeft de periode waarvoor u hernieuwingen wenst te verwerken in in de bovenste gegevenslijn en drukt op het zoekicoon. De standaardinstelling geeft u een overzicht van de vervallen vergunningen van de lopende maand alsook van de maand voorafgaand aan de lopende maand. U kan deze gegevens handmatig wijzigen of hierbij gebruik maken van de kalender naast de beide gegevensbalken. U krijgt een overzicht van de te hernieuwen vergunningen binnen de periode die u heeft opgegeven. U vinkt de te hernieuwen vergunningen vooraan in de gegevenslijn aan. Daarna klikt u op hernieuwen. blz. 29/33

30 U verkrijgt de hieronder vermelde pop-up ter controle. Indien de gegevens juist zijn, klikt u op OK. Om terug te keren naar het hernieuwingsscherm, klikt u op annuleren. U kan dan indien gewenst wijzigingen aanbrengen. Indien u uw hernieuwingen bevestigd heeft via aanklik OK, komt u opnieuw in het hernieuwingsscherm terecht. Indien gewenst kan u nog bijkomende hernieuwingen verrichten. blz. 30/33

31 5. Betaling Al uw hernieuwingen en nieuwe leden worden bewaard in een openstaande envelop. Om de betaling te verrichten van de door u ingegeven nieuwe leden en hernieuwingen gaat u naar het item Clubbeheer. U krijgt een overzicht van de voor uw club openstaande enveloppen. Door op het potlood vooraan te klikken kunt u indien gewenst een overzicht opvragen van de verwerkte vergunningen. Om uw envelop af te sluiten klikt u op het afsluiticoon blz. 31/33

32 U verkrijgt de melding dat uw envelop werd afgesloten. U dient de gestructureerde mededeling die op het scherm komt te vermelden op de daartoe voorziene plaats op uw overschrijving. Opgelet : wanneer u lijsten afdrukt, zullen de leden pas als geldig vermeld staan op het moment dat de betaling op het secretariaat werd geregistreerd. Afhankelijk van de bankinstelling waarbij u bent aangesloten zal dit een tweetal werkdagen in beslag nemen. blz. 32/33

33 6. Uitloggen Om uit te loggen dient u de browser af te sluiten. Wij wensen u alvast veel succes toe! Bij eventuele vragen kan u uiteraard steeds terecht op het VJF-secretariaat. Sylvie De Graeve administratief coördinator blz. 33/33