VZW Vlaamse Judofederatie

Transcriptie

1 VZW Vlaamse Judofederatie Maatschappelijke zetel: Warandestraat 1A 9240 Zele Handleiding ledenbestand Leden

2 Handleiding ledenbestand Leden Geschreven door: Sylvie De Graeve administratief coördinator Contactinformatie: Warandestraat 1A 9240 Zele Telefoon : Fax : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie vzw Geschreven door : Sylvie De Graeve Laatste herziening : 22/04/2015 Door : secretariaat VJF Versie : 1.00 Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 2/11

3 Handleiding ledenbestand Leden Inhoudsopgave 1. Bericht aan alle leden.4 2. Inloggen Persoonlijke gegevens consulteren/wijzigen Graden Verrichtingen Functies Betrokkenegroepen Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 3/11

4 1. Bericht aan alle leden De Vlaamse Judofederatie respecteert strikt de wet op de privacy (wet van 8 december 1992) tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (staatsblad 18 maart 1993 en 3 februari 1999). Alle persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt om de ledenadministratie en doelgerichte communicatie met de leden van de Vlaamse Judofederatie vzw, Lange Akker 10 te 9240 Zele mogelijk te maken. Ieder lid heeft de mogelijkheid zijn persoonlijke gegevens in te kijken via de ter beschikking gestelde inloggegevens. Bovendien kan ieder lid de eigen adres en communicatiegegevens verbeteren. Ieder lid is bijgevolg verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingebrachte of doorgegeven gegevens. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 4/11

5 2. Inloggen Via de website van de Vlaamse Judofederatie krijgt u als lid de mogelijkheid om in te loggen op uw persoonlijke gegevens. U surft hiervoor naar onze site Bovenaan de website kunt u uw inloggegevens (vergunningsnummer en paswoord) invoeren. Uw inloggegevens zijn terug te vinden : o Lidkaart zonder barcode : vergunningsnummer in linkerbovenhoek; wachtwoord midden onderaan; o Lidkaart met barcode : Leden met geregistreerd mailadres ontvangen tevens onderstaande welkomstmail : Geachte judoka, Wij heten u van harte welkom als nieuw lid van de Vlaamse Judofederatie. Graag informeren wij u dat u alle nuttige informatie inzake aansluiting, verzekering, transfers, doping, vrijwilligerswerk ed kan terugvinden op onze site Wij verzoeken u om deze informatie aandachtig door te nemen. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 5/11

6 Uw vergunningskaart werd verstuurd naar uw clubsecretariaat. Deze kaart is het bewijs van uw lidmaatschap. Wij verzoeken u dan ook deze kaart zo snel mogelijk te willen afhalen. U kan inloggen op onze site met vergunningsnummer xxxxxxx en wachtwoord xxxxxxx. Teneinde steeds te kunnen beschikken over uw juiste adres- en communicatiegegevens verzoeken wij u deze heden via inlog te willen controleren en indien nodig eventuele aanpassingen te willen doorvoeren. Wij verzoeken u tevens elke adres- of communicatiewijziging onmiddellijk te willen doorgeven via uw persoonlijke inlog. Bij eventuele vragen kan u uiteraard steeds terecht bij uw clubsecretaris of op ons VJF-secretariaat ( ). Wij wensen u alvast veel succes toe in uw verdere judocarrière. Het VJF-team De Vlaamse Judofederatie respecteert strikt de wet op de privacy (wet van 8 december 1992) tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (staatsblad 18 maart 1993 en 3 februari 1999). Alle persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt om de ledenadministratie en doelgerichte communicatie met de leden van de Vlaamse Judofederatie vzw, Lange Akker 10 te 9240 Zele mogelijk te maken. Ingevolge bovengenoemde wet heeft eenieder het recht tot inzage, afschrift en verbetering van zijn/haar gegevens. Leden die voor de allereerste keer inloggen dienen het paswoord dat terug te vinden is op de vergunningskaart (en welkomstmail) te gebruiken. Na de eerste inlog zal u verzocht worden dit paswoord te wijzigen in een door u gewenst paswoord. Nieuw aangevraagde vergunningskaarten of hernieuwingen vanaf juni 2009 vermelden deze gegevens eenmalig. Bij onduidelijkheden kan u ook steeds terecht bij onze vergunningsmedewerker Tim Rogge (tim@vjf.be) Indien u uw paswoord vergeten bent, dient u de buttom Paswoord vergeten aan te klikken. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 6/11

7 Vervolgens uw mailgegevens invoeren en op mailen te klikken. Uw paswoord wordt u dan via mail overgemaakt. 2.1 Paswoord wijzigen Om het paswoord te wijzigingen dient u tevens ingelogd te zijn. Vervolgens klikt u op Uw account (1) > Paswoord aanpassen (2). In het daaropvolgende scherm kan u dan uw paswoord aanpassen Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 7/11

8 3. Persoonlijke gegevens consulteren / wijzigen / toevoegen / verwijderen Na het inloggen komt u op uw persoonlijke fiche terecht. Deze fiche toont de voor u persoonlijk geregistreerde gegevens. Bovenaan vindt u de club waarbij u aangesloten bent alsook de geldigheidsduur van uw vergunning terug. Geldigheid van de vergunning Uw persoonlijke fiche vermeldt tot wanneer uw vergunning geldig is. Deze datum is ook aangebracht op uw vergunningskaart. Alle vergunningen, met uitzondering van de 1 e aanvraag van vergunning in de maanden augustus en september, gelden voor 1 kalenderjaar. Bij de eerste aansluiting in bovengenoemd geval vervalt de lidkaart op het einde van de maand voorafgaand aan de maand van aansluiting. Aan nieuwe aanvragen in augustus en september wordt de vervaldatum 30/09/jaartal van aanvraag + 1 toegekend. Bij hernieuwing wordt in beide gevallen de initiële maand waarin de vergunning vervalt telkens behouden. Opgelet : betaal tijdig uw vergunning bij hernieuwing. Uw vergunningskaart draagt de expliciete melding dat hernieuwingen minimaal 1 maand voor vervaldatum dienen hernieuwd te worden. Bij de normale, tijdige hernieuwing van de vergunning sluit de nieuwe geldigheid onmiddellijk aan bij de voorbije. Aansluiting van de vergunningsperiode is enkel gewaarborgd indien de hernieuwing niet later dan 1 maand na de einddatum van de vergunning gebeurt. Daarna zal de vergunning door uw clubsecretaris enkel via "Ingave nieuwe leden" kunnen verlengd worden met een onderbreking als gevolg. Dit is zeker te vermijden in verband met eervolle onderscheidingen en promotie naar hogere graden waar een ononderbroken vergunning vereist is. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 8/11

9 Nieuwsbrief : Standaard staat de ontvangst van de nieuwsbrief geactiveerd. Indien u geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen, kan u deze ontvangst deactiveren door de ja-vermelding te wijzigen in nee. Dit doet u eenvoudigweg door op het pijltje te klikken en dan de juiste keuze aan te duiden. Diploma bachelor of licentiaat LO : Gelieve aan te klikken of u al dan niet over een bachelor of licentiaatsdiploma LO beschikt. Indien u over geen diploma beschikt, dient u geen aan te klikken. Adresgegevens : Adresgegevens kunnen gewijzigd worden door aanklik van het potlood vooraan de rechthoek die u in het item Adressen terugvindt. Vergeet niet elke wijziging op te slaan door te klikken op het groene icoon linksboven : 3.1 Communicatiegegevens consulteren/toevoegen/wijzigen/verwijderen Aanklik van het groene +-icoon in het item Communicatie opent de communicatiemenu. Om een communicatie-item toe te voegen, selecteert u eerst het desbetreffende item in het keuzemenu. U voegt de gegevens in in de daartoe voorziene blanco rechthoek. Ingave van fax, gsm of telefoongegevens dient op onderstaande manier te gebeuren : Naam : De Graeve Sylvie (beginletter hoofdletters opgevolgd door kleine letters) Adres : Lange Akker 10, 9240 ZELE (beginletter hoofdletter, vervolgens kleine letters; gemeente/stad in hoofdletters) Telefoonnummer : of (spatie na het zonenummer. Wanneer het zonenummer uit 2 cijfers bestaat, worden de eerste 3 cijfers gegroepeerd gevolgd door een spatie, 2 cijfers, spatie, laatste 2 cijfers). Wanneer het zonenummer 3 cijfers bedraagt, worden de cijfers gegroepeerd per 2. GSM-nummer : (spatie na prefix, daarna groepatie per 2 cijfers). Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 9/11

10 U klikt op het groene icoon linksonder om de gegevens op te slaan. U kan bestaande gegevens wijzigen door op het potlood vooraan te klikken. Hierdoor komt u in de detailfiche. U wijzigt de gegevens en klikt op het groene icoon om op te slaan. Communicatiegegevens kunnen verwijderd worden door eerst de soort te selecteren, de te verwijderen gegevens in te tikken in de blanco ruimte en vervolgens op het rode x-icoon te klikken. 4 Graden De door u persoonlijk behaalde graden vindt u terug onder het item graadswijzigingen. In deze fiche kunnen uiteraard geen wijzigingen worden aangebracht. Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 10/11

11 5 Verrichtingen De subrubriek verrichtingen omvat de data waarop betalingen inzake uw vergunning werden verricht. 6 Functies De subrubriek functies vermeldt de functie die u vervult binnen uw club. 7 Betrokkenegroepen De VJF kent diverse betrokkene groepen (scheidsrechters, tijdopnemers,.). Indien u deel uitmaakt van één van deze groepen, is dit terug te vinden onder deze subrubriek. Bij eventuele vragen kan u steeds terecht op het VJF-secretariaat ( ) of via mail (zie be voor respectievelijke mailadressen van onze vergunningsmedewerkers). Sylvie De Graeve administratief coördinator Versie: 1.00 laatste herziening: 22/04/2015 blz. 11/11