HOE CAPPA ZIJN KLANTEN BETER IS GAAN ADVISEREN

Exact Online CASE STUDY HOE CAPPA ZIJN KLANTEN BETER IS GAAN ADVISEREN www.exactonline.nl

2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY ONDERSCHEIDENDE KWALITEITEN LEIDEN TOT SUCCES VOOR ZOWEL ONDERNEMER ALS ZIJN ACCOUNTANT We hebben altijd een goede aanwas gehad, zegt Sander Provoost van Cappa Accountants. En sinds we EOL gebruiken merken we dat het nog meer gaat rondzingen. We kunnen ons toch op heel veel vlakken onderscheiden, en dat komt onder meer door automatiseringsslagen te slaan bij klanten. Zij stappen vaak over op onze kwaliteit als kantoor, maar óók op onze werkwijze. En die is bijna exclusief online. Bijna al hun klanten voeren zelf hun boekhouding in.

3 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Ondernemers kunnen zelf boekhouden Provoost: We hebben nog maar 1 iemand in dienst die administraties invoert. Om een goed beeld te geven: dat is dus 1 van de 31 mensen. In 2007 hadden ze nog 15 medewerkers in dienst. Maar in dat jaar veranderde er iets fundamenteel. Toen hebben we gezegd: we willen ons echt omturnen tot een advieskantoor. We richten ons ook echt op advisering, herstructurering. We zitten niet meer te wachten op boekhoudkundige werkzaamheden. We vinden dat de klant ook heel goed zelf kan doen. Zelf sturen op cijfers Theo Norder, eigenaar van De Schelp én al sinds het begin klant bij Cappa, is het daarmee eens: Ik wil weten welke uren, welke minuten, welke medewerker, wat verkopen we wel en niet zodat je daarop kunt sturen. Zeker als je wat groter wordt, moet je ook zelf kunnen sturen op cijfers. En zijn zaak is zeker gegroeid. Sinds hij met zijn vrouw eind jaren 80 een eenvoudige snackbar overnam, is De Schelp uitgegroeid tot een echte SnackSalon en runnen ze ook nog een party catering service.

4 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Groei door kwaliteit De Schelp is inmiddels uitgeroepen tot de beste cafetaria van het land. Niet zo gek, met Theo s focus op kwaliteit: We zijn echt heel streng, misschien wel pietluttig op kwaliteit en service. Ze hebben tegenwoordig maar liefst 14 mensen in dienst. Door die groei wordt een bedrijf natuurlijk ingewikkelder om te runnen en is het makkelijk om het overzicht kwijt te raken. Daar had Norder geen trek in, dus volgde hij al jaren geleden een cursus om de basis van het boekhouden goed zelf onder de knie te hebben. En ging hij de boekhouding zelf invoeren. Theo Norder, eigenaar van De Schelp

5 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Inscannen en doorgaan Tegenwoordig is zijn administratie grotendeels geautomatiseerd. Sinds het begin van 2015 heeft hij namelijk Scan & Herken toegevoegd aan zijn Exact Online pakket. In het begin had hij nog wel eens vragen, maar na een paar maanden wennen verloopt het proces vlekkeloos: Het levert heel veel rendement op: zoveel tijd en snelheid. Ik ben eigenlijk bij met de boekhouding tot gisteren. Alles bij elkaar scheelt het me per week zeker 2,5 uur. Het is nu nog puur klikken op de knoppen en even checken. Ordners niet meer nodig CRM gebruikt hij om zijn offertes te maken: Dat proces gaat volautomatisch, van offerte totdat de factuur eruit gaat. En het wordt ook ingeboekt dus je krijgt steeds minder handelingen. Ook werkt hij nu met de facturatiemodule in Exact Online: Dus nu kan ik mijn klanten direct factureren en als het nodig is kan ik met 1 druk op de knop aanmanen. Daarbij is het mooi digitaal én goed opgeslagen. Ik heb nog wel ordners, maar daar kijk ik niet zoveel meer in.

6 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Fouten uitsluiten Provoost vertelt dat de meeste klanten zo n overstap hebben gemaakt: Om een idee te geven: We hebben vorig jaar 100 zelfstandige klanten overgezet naar EOL. Ook zijn heel veel klanten over naar Scan & Herken: Er is bijna geen klant meer die zelf zijn afschriften invoert. Daarmee worden nog meer fouten uitgesloten: de btw administratie loopt goed, kosten komen op de juiste plek. Controle op afstand Al deze veranderingen betekenen minder zorgen voor ondernemer én accountant. Want de accountant is uiteindelijk toch verantwoordelijk, bevestigt Provoost: We moeten onze kwaliteit kunnen waarborgen. Door middel van Exact Online en het verder automatiseren wordt de kans op fouten steeds kleiner. Dat is voor onszelf natuurlijk ook prettig. Als de klant zelf de aangifte btw doet, wil ik zeker weten het dat correct gebeurt want we zijn er toch verantwoordelijk voor. En nu controleren we dat dus heel makkelijk op afstand.

7 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Andere rol voor accountant Daardoor krijgt de accountant wel een heel andere rol: In plaats van dat je zelf aan het in voeren bent, krijg je meer een controlerende functie op dat gebied. Theo Norder bevestigt dit: Het is op zich niet meer noodzakelijk dat Sander, net als vroeger, 1 keer per maand langs komt om de hele boekhouding door te nemen. Natuurlijk heb ik nog wel eens vragen over de lastige dingen, maar die kun je ook makkelijk in de e-mail zetten. Meer dan de boekhouding Toch gaat Provoost nog regelmatig langs. Niet meer om de hele boekhouding te doen, maar wél om de cijfers even door te nemen: Tegenwoordig hebben we in 1 a 2 uurtjes de cijfers besproken en weet hij waar hij op moet letten. Maar dat gesprek gaat dus over meer dan de boekhouding.

8 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY One stop shop voor ondernemers Provoost: We helpen onze klanten op alle vlakken. We doen niet alleen jaarrekeningen en dergelijke, we gaan veel verder. Dat kan van alles zijn. We helpen met personeel aannemen, schenkingen, plannen voor de toekomst, begeleiden bij banken. We hebben ook alles in huis daarvoor. En daar buiten hebben nog een heel groot netwerk. Diensten concurrerend maken Heel breed bedrijfsadvies dus. Dat deden ze altijd al, maar automatisering heeft het nog extra in een stroomversnelling gebracht: Op het moment dat klanten alle basiswerkzaamheden zelf kunnen doen of automatiseren, kunnen wij ons weer bezig houden met advisering aan die klant. Bovendien kunnen ze zo bepaalde diensten concurrerend aanbieden en veel meer klanten behappen.

9 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Snel up en running Cappa doet zelf de implementatie en inrichting van Exact Online bij hun klanten. Dat zien ze als een stukje service. We zetten dat gelijk neer voor een klant, en we merken dat het heel snel up en running is en dat zo n klant er erg veel lol in krijgt om z n eigen administratie te doen. En het geeft ons het grote voordeel dat we op afstand regelmatig heel makkelijk mee kunnen kijken. Focus op morgen De mensen van Cappa monitoren de administraties op afstand. Dat gebeurt op maand- of kwartaalbasis. En ze delen het rapportages met de klant. Zo leren ze klanten dus ook om zelf de teugels in handen te nemen. Een ander effect van deze nieuwe manier van werken is dat de nadruk meer op het nu en de toekomst komt te liggen. Provoost: Het is leuk dat je een jaarrekening maakt, maar dat is allemaal oud. Ondernemers willen weten waar ze nu staan, wat ze vorige maand hebben gedraaid.

10 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Goedkoper voor ondernemers Door deze manier van werken zijn klanten overigens ook minder geld kwijt aan hun administratie. Met andere woorden: Cappa stuurt minder en lagere facturen voor het bijhouden van de boekhouding. Zijn niet bang voor zo n ontwikkeling? Provoost moet er bijna om lachen: Ik verwacht dat, door de automatiseringsslag die nu plaatsvindt, binnen een jaar of 3 dat hele administratieve aspect bijna weg is. Wij hebben ons daar helemaal niet druk om gemaakt. Kans op nóg leuker werk voor accountant Hoe ze die beweging dan wel zien? Wij zien dat gewoon als een opportunity om klanten op heel andere vlakken te helpen en te adviseren. Het meer helpen sturen van ondernemers. Dat vindt hij ook leuker, bevestigt hij: Het is voor onze medewerkers veel leuker om te kijken naar administratie die een klant zelf heeft gedaan en te zien wat er nu gebeurt. Je kunt veel meer tijd steken in rapporteren en ze wijzen op dingen die anders of beter kunnen. Bovendien: Voor goed advies betalen mensen graag.

11 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Breed advies Norder vraagt geregeld advies aan Provoost. Waarover? Dat kan van alles zijn: Beloningen, overnames, wat je met kapitaal doet, waar kan nog meer uitgehaald worden Sander is ook mijn financieel adviseur. Als ik ergens mee zit, weet hij altijd de juiste antwoorden te geven, ook omdat hij veel kennis van ons bedrijf heeft. Kennis van de branche Ook heeft het zijn voordelen dat Provoost al zoveel ervaring heeft in Norder s branche: Ik ben natuurlijk lid van de Koninklijke Horeca Nederland, de vakorganisatie en onze branche organisatie. Daar kan ik naartoe bellen voor advies. Maar Sander is zo goed op de hoogte dat ik het vaak met een mailtje of belletje naar hem af kan.

12 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Cappa Accountants 31 medewerkers 500 klanten in verschillende branches Werken sinds 2012 met Exact Online en Exact Online Salaris De Schelp SnackSalon & party cateringservice Uitgeroepen tot beste cafetaria van Nederland 15 medewerkers

Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan 200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what s next. www.exact.nl Exact Molengraaffsingel 33 2629 JD Delft Nederland Tel: 0800-66 54 631 E-mail: info@exactonline.nl Site: www.exactonline.nl Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.