De milieu(zorg)coördinator als katalysator voor bedrijfsinterne milieuzorg en duurzaam ondernemen Naar een nieuwe invulling van bedrijfsinterne milieuzorg? Steven Eersels, Bert Heirman, Jochen De Smet De werkgroep wil de functie van een milieu(zorg)coördinator beter omschrijven. Het finale doel is een gestructureerd profiel voor de milieu(zorg)coördinator te bekomen en dat af te stemmen op andere wettelijke functies. Dit document beoogt tevens een leidraad te zijn voor de spilfiguur inzake bedrijfsinterne milieuzorg, ook daar waar geen milieucoördinator wettelijk verplicht is. Dit document behelst de visie van VMx om de functie van de milieu(zorg)coördinator en de verantwoordelijkheden van de verschillende actoren betreffende milieuzorg beter in te bedden binnen het dagdagelijkse bedrijfsbeleid. De volgende deelfacetten komen aan bod: Competenties, kennisvelden en bijscholing Erkenning en aanstelling van de milieu(zorg)coördinator Taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren binnen de onderneming Bescherming van de milieu(zorg)coördinator Toezicht en kwaliteitsborging Dit document beoogt een betere omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de milieu(zorg)coördinator. VMx vraagt om dit profiel te verankeren in de bestaande wetgeving rond de milieucoördinator (DABM en Vlarem) om een meer kwalitatieve uitoefening van het beroep mogelijk te maken. 1. Competenties, kennisvelden en bijscholing van de milieu(zorg)coördinator De competenties van een interne en externe milieu(zorg)coördinator worden in 2009 omschreven in het uitvoeringsbesluit van het erkenningendecreet (Vl. Parl. 18/03/09). VMx wil hier ten volle aan meewerken om de basis kwaliteit van het afgeleverde werk van de huidige milieucoördinator te verhogen door middel van een nieuw uitvoeringsbesluit. De competenties die behoren tot de basiscompetenties van de milieu(zorg)coördinator zijn in het volgende deel met een B aangeduid: Management competenties: de milieu(zorg)coördinator is een generalist. VMx heeft in zijn deontologische code en bijhorende leidraad voor de milieucoördinator verduidelijkt dat een milieu(zorg)coördinator in vogelperspectief moet kijken naar de bedrijfsinterne milieuzorg. Voor de specifieke oplossingen moet hij zich laten bijstaan door de specialisten terzake, onder meer de erkende deskundigen. Deze management competenties liggen onder meer in volgende domeinen:
o Persoonlijke effectiviteit (besluitvaardigheid, conflicthantering, innovatie, integriteit, oplossen van problemen, resultaatgerichtheid, werken in team, zelfmanagement, rapportering ) (B) o Leiderschap en management (aansturen van medewerkers, omgaan met stakeholders, motiveren/teamleiderschap, vergadertechnieken, spreken voor publiek, ) Milieugerelateerde competenties/kennisvelden: o Kennis van milieuzorgsystemen (B) o Kennis van incident onderzoek, correctieve en preventieve maatregelen (B) o Kennis van ecologische beginselen (B) o Kennis van preventiebeginselen (voorzorgsbeginsel, beginsel van preventief handelen, standstill beginsel, de vervuiler betaalt, ladder van Lansink, ) (B) o Milieubeleidsplanning (Regionaal, federaal, Europees en andere internationale invloeden) (B) o Aansprakelijkheid en verzekering van de milieu(zorg)coördinator (B) o Kennis van generieke technische processen (B): Kennis van utilities (koelprocessen, perslucht, stookinstallaties, energievoorzieningen, opslaginstallaties, watervoorzieningen, ) Kennis van zuiverings- en saneringstechnieken (afval, water, lucht, bodem, geluid, ) o Kennis van relevante milieu, energie- en ruimtelijke ordeningswetgeving, milieuinstrumenten (o.a. fiscale en beslissingsondersteunende instrumenten, zoals BBT en BREF s, MER, VR, codes van goede praktijk, normen, standaarden, heffingen vergoedingen en subsidiemogelijkheden, ) en de implementatie ervan (in het bijzonder van de vergunningsprocedures, handhavingsprocedures en inspecties) (B) o Kennis van relevante milieu-aspecten: afval, afvalwater, watergebruik, water, Energie, mobiliteit, geluid, lucht, bodem, gevaarlijke stoffen, verpakkingen, (B) o Kennis ivm technieken ivm risico analyse o Werkbezoeken competentie als auditor o Milieu-economie: Milieu-economie omvat zowel de milieu-impact analyse als de skills om een financiële analyse te maken van een nieuwe investering. Dit moet de milieucoördinator toelaten toekomstige investeringen beter te argumenteren en te prioritiseren. o Kennis van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzame ontwikkeling, in het bijzonder van de ecologische aspecten o Duurzaamheidsverslaggeving, in het bijzonder van het ecologisch luik o Ecologisch productontwerp, LCA, ketenbeheer en exergieanalyses (thermodynamica), carbon footprint, Deze competenties/kennisvelden kunnen hetzij door opleiding, hetzij door ervaring verworven worden. (Competenties aangemerkt met een B, worden beschouwd als basiscompetenties voor de milieucoördinator. Deze competenties moeten aanwezig zijn op het moment van de aanstelling als milieucoördinator. ) De opleiding moet gericht zijn op het beheersen van potentiële risico s, verontreiniging en hinderparameters. De milieucoördinator moet deze functie als echte generalist uitvoeren, zijn helikopterview over de bedrijfsinterne milieuaspecten is onontbeerlijk.
Om aan die behoefte tegemoet te komen, meent de VMx dat het voor elke milieu(zorg)coördinator onontbeerlijk is om te beschikken over een praktisch hanteerbaar milieuzorgsysteem. Dit milieuzorgsysteem kan het best geïmplementeerd worden in samenspraak met de preventieadviseur. De praktisch werkwijze om dit te bereiken wordt in het hoofdstuk taken en verantwoordelijkheden beschreven. 2. Erkenning en aanstelling: procedure In de mate dat de milieu(zorg)coördinator vanuit het wettelijke kader van milieucoördinator volgens het DABM dient aangesteld te worden, is onderstaand hoofdstuk van toepassing. VMx vraagt een verduidelijking van het bestaande kader: Een interne milieucoördinator kan aan de slag voor 1 of meerdere bedrijven (Decreet art. 3.2.1 4. De milieucoördinator kan een werknemer zijn van de exploitant of een persoon die geen werknemer is van de exploitant. Wanneer dit geen afbreuk doet aan een goede taakvervulling kan, met instemming van het door de Vlaamse regering aangewezen bestuur, voor twee of meer inrichtingen gezamenlijk een milieucoördinator worden aangesteld of kan een beroep worden gedaan op de diensten van een persoon die geen werknemer is van de exploitant). Door zijn arbeidsovereenkomst is hij verzekerd voor de prestaties die hij levert voor zijn werkgever. Gezien de specifieke aansprakelijkheid uit het Vlarem dient de milieu(zorg)coördinator individueel verzekerd te zijn voor zijn burgerrechterlijke aansprakelijkheid via een aparte verzekering op naam van de milieucoördinator. Zoals het Vlarem voorschrijft, draagt de werkgever deze kosten. Ook milieucoördinatoren in opleiding moet kunnen maar zou wel actief moeten worden begeleid door externe MC (of door aangestelde interne MC) tijdens de opleidingsperiode. Een externe milieucoördinator die voor verschillende bedrijven aan de slag gaat, moet zich laten erkennen door de Vlaamse overheid, Afdeling Milieuvergunningen. De externe milieucoördinator volgt zelf de verschillende exploitaties op, maar kan zich laten bijstaan door 1 of meerdere deskundigen of assistent milieucoördinatoren. De milieucoördinator moet zelf 4 werkbezoeken per jaar brengen aan de exploitatie. De externe milieucoördinator is via zijn verzekering als consultant gedekt voor de intellectuele prestaties die hij levert. 3. Taken van verschillende actoren De exploitant heeft onder meer tot taak: Een beleid te bepalen inzake bedrijfsinterne milieuzorg dat tot doel heeft duurzame productiepatronen na te streven en de milieubelasting van een bedrijf in al zijn aspecten te beheersen en te beperken. Volgende beginselen maken hier minimaal deel van uit : voorzorgsbeginsel, het beginsel van preventief handelen ( zoals o.m. bepaald in het Decreet Algemene Bepalingen Milieubeleid) en het duurzaamheidsbeginsel. (Art 3.1.1 DABM) Een structurele planmatige aanpak van milieuzorg op te zetten door middel van een dynamisch beheerssysteem van milieuaspecten en -risico s (beleid programma - uitvoering - evaluatie ). Dit kan ook gedekt worden door een gelijkwaardig milieuzorgsysteem (plan do check act) Het aspect milieuzorg op te nemen in het globaal preventieplan/ jaaractieplan
Het beheerssysteem van milieu-aspecten en risico s of milieuzorgsysteem regelmatig te evalueren De nodige middelen vrij te maken om dit beleid uit te voeren In te staan voor aanwijzing / aanstelling, verwijdering, aanstelling tijdelijke plaatsvervanger van de milieu(zorg)coördinator en andere betrokken actoren De meldingen aan de overheid uit te voeren in uitvoering van DABM (Art 3.7.1) In te staan voor de opleiding en voorlichting van werknemers In te staan voor maatregelen in geval van ernstig en onmiddellijk gevaar Het Integraal milieujaarverslag op te stellen Uitvoering te geven aan of gemotiveerd af te wijken van de adviezen van de milieu(zorg)coördinator, in het bijzonder deze adviezen die betrekking hebben op een inbreuk op de vigerende milieuwetgeving Advies te vragen over elke investering die vanuit milieuoogpunt relevant kan zijn. De milieu(zorg)coördinator heeft tot onder meer tot taak: Bij te dragen tot de ontwikkeling, invoering, toepassing en evaluatie van duurzame en milieuvriendelijke productiemethodes en producten, o.a. gebruik makend van BREFs en BBTs. Advies verlenen over elke investering die vanuit milieuoogpunt relevant kan zijn Vrijwillige adviesverlening op het gebied van het voorkomingsbeleid (uitvoering van milieurelevante investeringen, producten, ): 1. Offerte fase (voorgenomen investering/producten) 2. Aankoop fase (lastenboek/bestelbon) 3. Indienstname: adviesverlening bij het opstellen van instructies (bij exploitatie en onderhoud) die een impact hebben op de milieuaspecten van de onderneming Waken over de naleving van de milieuwetgeving (o.a. uitvoeren en registreren van emissiemetingen, bijhouden van een afvalstoffenregister, ), uitoefenen van periodieke controles en bijstand geven aan de werkgever, de hiërarchische lijn en de werknemers bij de toepassing van wettelijke bepalingen inzake milieuzorg en het uitgestippelde milieubeleid (eerste punt exploitant). De milieu(zorg)coördinator geeft advies over de resultaten van de risicoanalyses, rapporteert tekortkomingen aan de exploitant, beantwoorden van adviesvragen van de hiërarchische lijn en formuleren van voorstellen ter verbetering. Advies geven over de milieuaspecten bij het opstellen van meerjarenplan en een milieujaaractieplan (integratie in GPP en JAP) Deelnemen aan de milieu-incident-analyse en het voorstellen van correctieve en preventieve maatregelen (oorzaakanalyse, ) Op vraag van de hiërarchische lijn, werkgevers, werknemersafvaardiging gehoord worden door het CPBW, ook op vraag van de milieu(zorg)coördinator zelf gehoord worden door het CPBW 1 Adviesverlening bij vorming (opleiding en sensibiliseren) van medewerkers, (ten eerste bij indienstname, bij overplaatsing of verandering van functie, bij nieuwe technologie) Adviesverlening bij beleid betreffende werken met derden 1 Bij ontstentenis van het CPBW wordt hier de syndicale afvaardiging bedoeld.
Meewerken aan de interne noodplanning en de toepassing van de maatregelen in geval van ernstig en onmiddellijk gevaar voor mens, milieu en omgeving Advies verlenen over interne en externe milieucommunicatie. (Onder intern wordt hier o.a. sensibilisatie begrepen). Inzake milieu is de milieu(zorg)coördinator het eerste aanspreekpunt voor de overheid, werknemers, omwonenden, Bij ontstentenis van een milieucoördinator - werknemer kan dit een gemandateerde interne plaatsvervanger zijn. De milieu(zorg)coördinator stelt ten behoeve van de bedrijfsleiding en, in voorkomend geval, ten behoeve van het comité voor preventie en bescherming op het werk, of bij ontstentenis van dit orgaan, van de vakbondsafvaardiging jaarlijks een verslag op over de wijze waarop hij zijn opdracht heeft vervuld. Dit verslag bevat onder meer een overzicht van de door hem uitgebrachte adviezen en het gevolg dat eraan werd gegeven. Dit verslag wordt voorgesteld aan het CPBW. Opvolgen van de uitvoering van het dynamisch beheerssysteem betreffende relevante milieuaspecten (lucht, water, bodem, afval, geluid, energie, gevaarlijke stoffen, grondstoffen (verpakken en transport) en producten (verpakken en transport), mobiliteit, ). Stimuleren van en betrokken worden bij het ecologische luik inzake duurzaam ondernemen De VMx stelt uitdrukkelijk dat de milieu(zorg)coördinator bij de uitvoering van deze taken een aantal deontologische regels moet respecteren 2. De hiërarchische lijn (iedereen met een leidinggevende functie 3 ) heeft tot onder meer taak: Voorstellen te formuleren rond relevante milieu aspecten van de producten, processen en activiteiten, melding te maken van milieukritische omstandigheden en onregelmatigheden aan de milieu(zorg)coördinator en exploitant In voorkomend geval de milieu-incidentanalyse te doen (oorzaakanalyse, formuleren en nemen van de nodige maatregelen, ) Tijdig het advies inwinnen van de milieu(zorg)coördinator Toe te zien op de naleving van de procedures en de uitvoering van de afgeleverde adviezen (onder meer in toepassing van de wetgeving) Toe te zien dat voor milieukritische taken en werkzaamheden de nodige competenties aanwezig zijn en de nodige opleiding en vorming gegeven zijn (en begrepen worden) Risicoanalyses uit te voeren ihkv dynamisch beheerssysteem (identificatie en evaluatie van milieuaspecten) 2 De milieu(zorg)coördinator levert een bijdrage aan het algemeen belang. Hij zal bij de uitoefening van zijn taak oog hebben voor alle relevante aspecten van milieu, of die nu wettelijk geregeld is of niet. Verder neemt de milieu(zorg)coördinator zijn verantwoordelijkheid op om enerzijds de groei en de continuïteit, maar ook de duurzaamheid van het bedrijf mee te helpen realiseren door onder meer correcte informatie en adviezen te geven inzake alle mogelijke milieu-aspecten. De milieu(zorg)coördinator voert zijn taken in alle objectiviteit en onafhankelijkheid uit. De VMx waakt over de deontologie van de taakuitvoering door de milieu(zorg)coördinator en borgt de geleverde kwaliteit. 3 Alhoewel de hiërarchische lijn niet wettelijk of decretaal gedefinieerd is, bedoelt VMx hiermee iedereen met een leidinggevende functie
Het CPBW heeft onder meer tot taak: Akkoord verklaring met aanwijzing/ aanstelling, verwijdering, aanstelling tijdelijke plaatsvervanger Het jaarlijks bespreken van het jaarverslag van de milieu(zorg)coördinator en het IMJV Advies verlenen inzake het opstellen en uitvoeren van het globaal preventieplan en het jaaractieplan inzake milieuaspecten Bespreken van relevante milieu omstandigheden, in het bijzonder de vaststellingen van inbreuken op de vigerende milieuwetgeving Horen van de milieu(zorg)coördinator op eenvoudig verzoek van het CPBW of op verzoek van de milieu(zorg)coördinator Voorstellen te formuleren rond relevante milieu aspecten van de producten, processen en activiteiten, melding te maken van milieukritische omstandigheden en onregelmatigheden De werknemers hebben onder meer tot taak: Werkzaamheden uitvoeren zoals opgelegd in de instructies (met een minimum aan milieuschade en hinder). Hieronder valt tevens het juist gebruiken van milieuvoorzieningen (zoals bvb lekbakken) Melding te maken van onregelmatige milieukritische omstandigheden en onregelmatigheden aan de hiërarchische lijn Voorstellen te formuleren om de milieu-impact van de producten, processen en activiteiten te verminderen 4. Bescherming van de milieu(zorg)coördinator 4.1 Verzekeringsaspect Een milieu(zorg)coördinator moet verzekerd worden voor de activiteiten die hij verricht voor zijn opdrachtgever. Het Vlarem stelt als voorwaarde in Art. 4.1.9.1.2. 2 2c: verzekerd zijn inzake burgerrechtelijke aansprakelijkheid; wanneer hij een werknemer is van de exploitant, neemt de exploitant de kosten voor deze verzekering inzake burgerrechterlijke aansprakelijkheid voor zijn rekening. Een interne milieucoördinator wordt verzekerd door zijn werkgever binnen zijn verzekeringspolis uitbating (BA uitbating: aansprakelijkheid tijdens de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten). Dit kan doordat de arbeidswetgeving het volgende oplegt: de werkgever moet gezag, leiding en toezicht uitoefenen op de werknemers. In deze context stelt legt de Vlarem het volgende op in art. 4.1.9.1.5: De exploitant is gehouden het nodige te doen opdat de milieucoördinator zijn taak naar behoren kan vervullen. Hij stelt hem hulppersoneel, lokalen, materiaal en middelen ter beschikking voor zover vereist. De milieucoördinator die een werknemer is van de exploitant, mag geen nadeel ondervinden van de taak die hij als milieucoördinator vervult. Dus enerzijds is de milieucoördinator verzekerd voor zijn bedrijfsinterne activiteiten door de arbeidswetgeving omdat hij aangestuurd moet worden door de exploitant, anderzijds stelt het Vlarem dat de milieucoördinator in alle onafhankelijkheid moet werken. Aangezien er op vandaag onduidelijkheid bestaat over de bescherming onder de patronale aansprakelijkheid, stelt VMx dat de milieucoördinator naast zijn verzekering via de werkgever (uitbating) altijd moet verzekerd zijn voor zijn intellectuele prestaties (beroepsaansprakelijkheid), los van de werkgever.
4.2 Bescherming van de milieucoördinator Werkgever, die het voornemen heeft een overeenkomst met een milieu(zorg)coördinator te beëindigen is verplicht tegelijkertijd 4 aan de betrokken milieu(zorg)coördinator bij aangetekende brief de redenen en het bewijs van die redenen mee te delen aan de leden van het CPBW bij aangetekende brief een voorafgaand akkoord te vragen o o Bij akkoord van het CPBW kan de milieu(zorg)coördinator de bevoegde arbeidsrechtbank vragen de schending van zijn onafhankelijkheid na te gaan of de aangevoerde reden mbt onbekwaamheid te onderzoeken Indien geen akkoord van het CPBW kan de werkgever het advies vragen van LNE afdeling milieuvergunningen 5. Toezicht en kwaliteitsborging op de taken van de milieu(zorg)coördinator De afdeling Milieuvergunningen zal toezicht houden op de taken van de milieucoördinator zoals de wetgeving deze voorschrijft. VMx zal zich verder buigen over het invoeren van nadere instrumenten om de kwaliteit van de milieucoördinator te borgen. 4 Niet van toepassing bij ontslag om dringende reden, sluiting van de onderneming; in geval van collectief ontlag, wanneer de milieu(zorg)coördinator zelf de overeenkomst beëindigt, in geval van een aflopende overeenkomst, tijdens de proefperiode