Verslag jaarvergadering Datum: 7 oktober 2013 20:00 uur Locatie: Kantine AD'69 Aanwezig: 47 leden 1. Welkom Erik-Jan opent de vergadering en heet iedereen welkom. We hopen vandaag op deze jaarvergadering onze nieuwe voorzitter te kiezen. Hij vraagt of er nog wijzigingen zijn voor de agenda? Niemand heeft nog andere punten voor deze avond dus hierbij wordt de agenda vastgesteld. Zijn er nog commissies die nog wat willen vertellen? Onderhoudscommissie, verlotingscommissie. En al mensen die graag gebruik willen maken van de rondvraag? Jelle Hartman, Bonnie Baten. Voordat we met de rest van de agenda beginnen vraagt Erik-Jan om een minuut stilte voor de overledenen van het afgelopen jaar. 2. Jaarverslag bestuur Sportieve deel: 1 e elftal Kende veel blessures in het afgelopen jaar. Zijn dan ook blij dat ze zich hebben weten te handhaven in 4 e klasse. Damesteams: waren afgelopen seizoen ons zorgenkind. We hadden 2 teams ingeschreven, maar voor aanvang van het seizoen hebben we al 1 team moeten terugtrekken. In de loop van het seizoen moest ook Eef als trainer en aan het eind bleven er maar 8 /9 dames over. Een deel daarvan is overgestapt naar AZSV. We zitten nu dus zonder damesvoetbal. Dat vinden wij een gemis. Bernie van Braak heeft de coördinatie voor het damesvoetbal opgepakt, en is gestart met werven. Nu op dit moment wordt er weer getraind op woensdag met een aantal dames. We hopen dan ook komend seizoen weer een damesteam te hebben. Bij de meisjes B en D op dit moment voldoende nieuwe aanmeldingen. Er wordt ter promotie een Vriendinnendag georganiseerd op vrijdag 18 oktober. Seniorenelftallen: Ook bij de overige seniorenelftallen hebben we afgelopen seizoen niet meegedaan om de prijzen Jeugd: Daar hebben we een aantal kampioenen gehad. De C1, E1 en F1.
Ook wist de E1 de beker te winnen in een mooie finale waar veel supporters in een bus naar waren afgereisd om ze aan te moedigen. Trainers: Arno Toebes en Sander v Beckhoven hebben beide al vroegtijdig aangegeven te willen stoppen aan het eind van het seizoen. Gezocht en voor het 1 e invulling gevonden met Arno Heersink. Belangrijk voor ons als bestuur was dat hij ook wat wil betekenen voor de jeugd (opleiding). Sander Westrum is aangesteld bij het 2 e als trainer. Hij is daarnaast ook toegetreden tot de TC. Daar zijn we zeer blij mee. Jeugdtrainers: Zijn bezig te kijken naar een opleiding van onze jeugdtrainers. We gaan dit oppakken ook mede in samenwerking met Arno. Ledenaantal: Terugval in ledenaantal. Deze ontwikkeling heeft onze aandacht. We zullen meer de publiciteit op zoeken met o.a. vrienden/vriendinnendag, smurfen en hopen daarmee de terugval in ieder geval te remmen. Vrijwilligers: moeilijk om te krijgen en te behouden. Lastig om mensen te vinden voor doorlopende functies. Voor kortlopende zaken is het niet zo n probleem, kijk bijvoorbeeld naar het beachsoccer. Maar we zijn ook op zoek naar mensen voor de langere termijn. Sponsoring: Daar zijn we gestart met een andere opzet binnen de sponsorcommissie. Ze hebben een nieuw sponsorbeleid gemaakt en dit is samengevat in een sponsorboekje. Deze is gepresenteerd op de sponsordag, waarbij we naar de Grolsch geweest zijn. Belangrijke score is Heisterkamp als mede hoofdsponsor. Vriendenloterij: ook belangrijk als sponsoring, 3.000 euro opbrengst voor de club. Daar willen we toch nog meer aandacht aan schenken. Zeer interessant voor ons. Nieuwe club van 100: zoeken daarbij naar leden van 100 euro. Gaan kijken of we deze formule tot een succes kunnen maken. Komen we binnenkort op terug. Mikpunt: nieuwe opzet. Mooie nieuwe uitgave. Website: aantal jaren al zorgenkindje. Al vaak geroepen er komt snel iets nieuws, maar nu gaan we binnen twee weken online. Bedrijf heeft voor ons nieuwe site gebouwd. Ziet er goed uit. Bram zal kleine vooruitblik op de site plaatsen Beachsoccer: Groot succes, positief bijgedragen aan imago van de vereniging. Wellicht komend seizoen nog groter van opzet. Verbouwing: zitten in deels gerenoveerde kantine, verademing. Nieuwe keuken, nieuw embalagehok zijn ook gerealiseerd. Nieuwe geluidsinstallatie met dank aan club van 100. Zijn nog met onderhoudscommissie in overleg wat er allemaal nog meer moet gebeuren. Sommige dingen zijn al concreet. Vloer kantine, muur achter bar en plafond. Daarnaast willen we de bestuurskamer en het wedstrijdsecretariaat opsplitsen. Kosten, inclusief alle al verrichtte werkzaamheden, 30.000,00. Willen financiering hiervoor aanvragen. Hebben toestemming van de leden nodig, dus bij deze.
Voorstel: Lening aanvragen voor 25.000,00 euro om ook de laatste wensen qua verbouwing te kunnen vervullen. Vragen?? Wat zijn de consequenties? Geen direct aan deze lening gerelateerde consequenties. Gaan we dan weer alleen met vrijwilligers doen? Vloer, zal een soort gietvloer zijn, kijken daarbij met name naar schoonmaken en geluiddemping. Zijn daarvoor met Fleurbaaij in onderhandeling. Kunnen dan de kleur afstemmen op de rest. Dit kunnen we zelf niet. Bestuurskamer en wedstrijdsecretariaat in onderhandeling met Tritop. Ligt offerte waarbij er ook een deel eigen werk in zit. Kunnen dit inderdaad niet zonder vrijwilligers. Zijn wij als vereniging verder gezond? Ja, komt straks bij cijfers. Na de presentatie van de cijfers zullen we stemmen over dit voorstel. Kunstgras: Raimond vorige week het nieuws gehaald over dat we in gesprek zijn met de gemeente over kunstgras. Daarmee is op dit moment ook alles gezegd. Er ligt nog geen concreet voorstel. Komen zodra we meer weten daarop terug in de ledenvergadering. Mogelijk dat er 2 / 3 mogelijkheden komen die we dan voorleggen ter stemming. Zijn nu nog geheel oriënterend bezig. Onderhoudscommissie: 19 oktober van plan om alles rondom de kantine weer in orde te maken. Verlotingscommisse: bedanken iedereen voor de hulp. Hebben aardige zet gemaakt met veel vrijwilligers die de straten in zijn gegaan. Helaas 1 elftal die de uitzondering is op de regel. Komen nu al voor de zoveelste keer met 120 loten terug. Teleurgesteld dat ze niet beter inzien dat het geld weer terugkomt bij hun team. Nu nog zien dat we de laatste loten kwijt worden. 3. Bestuursmededelingen zie punt 2 4. Bestuursverkiezing Korte toelichting waarom we hebben gekozen voor deze opzet. Aantal oproepen geweest en geen kandidaten voor taak van voorzitter. Raimond heeft toen aangegeven dat hij wel voorzitter wilde worden. Wij zijn toen op zoek gegaan naar iemand voor voetbalzaken. Goede gesprekken gehad maar niemand wil dit als bestuursfunctie invullen. Toen naar deze vorm gekeken, combifunctie voorzitter/voetbalzaken. Wel zware taak dan, daarom besloten om een aantal voorzitterstaken te verdelen over de andere bestuursleden. Dan was er nog het probleem dat we maar 4 bestuursleden hadden. Hebben daarom voorgesteld om de taak van Brigitte als bestuurslid in te brengen en deze taak uit te breiden met de ledenadministratie. Raimond wil graag aangeven wat hij voor ogen heeft als voorzitter voor de club te willen doen en licht dit verder toe. Hij maakt hierbij o.a. gebruik van een filmpje van de KNVB
Stemmen voor voorzitter / voetbalzaken: Raimond Smit Met algehele stemmen gekozen Stemmen voor bestuurslid Secretarieel / ledenadministratie: Brigitte Willemsen Met algehele stemmen gekozen 5. Pauze 6. Financieel verslag Resultaat, 1.000,00 negatief. Waar zit dat in? Minder contributie door terugloop leden. Moeten we de contributie aanpassen? Op dit moment besloten om dit niet te doen. We gaan eerst kijken of we het met kostenbesparingen kunnen redden. Sponsoring, in de plus mede door extra sponsor 1 e. Maar ook sponsoring van het jeugdtoernooi Acties, Flinke daling. Daling vriendenloterij, minder deelnemers en een bonus in het jaar ervoor. Kosten. Personeelskosten flink lager. Vrijwilligersbijdrage terug kunnen brengen. Kosten loonadministratie tot 0 teruggebracht omdat we dat gesponsord krijgen. Bureaukosten, hoger. Dubbele kosten mikpunt i.v.m. overgaan naar nieuwe opzet. Bestuurskosten/vrijwilligerskosten: hoger door vrijwilligersfeest Kantine: prijzen verhoogd, kassa aangeschaft. Plus t.o.v. begroting. Met minder omzet toch 5.000 meer overgehouden. Rentelasten; besparing van 2.000,00 mede door incasso per kwartaal i.p.v. per maand. Kascommissie Verslag door Gabie en Inge. Controle uitgevoerd en goedgekeurd. Contributiezaken al benoemd in het financiële verslag 7. Begroting 2013-2014 De begroting laat een groter tekort zien. Willen hiermee laten zien dat het niet makkelijk is. Moeten goed nadenken wat we doen en zuinig zijn op onze materialen. Denken wel dat we dit komend seizoen om kunnen buigen naar een positiever geheel. Voorstel voor lening is al in deze cijfers verwerkt. Inkomsten toernooi tentencommissie? Zijn de inkomsten van onlangs al meegenomen ad 1.250,00? Nee zit hier niet in. Terugkomen op de lening. Voorstel om de lening aan te gaan. We willen in ieder geval dit in de zomer hebben gerealiseerd. Gerard- Een gedeelte is al uitgegeven. Hoeveel? 10.000,00.Daarvoor
hadden we geen toestemming nodig maar nu met extra deel komen we boven de 10.000,00 en hebben dus de toestemming van de leden nodig. Willen de lening in 5 jaar terugbetalen. Remco Waarom niet uit liquide middelen? Om armslag te houden. En je verdeeld je lasten over 5 jaar. Anders in 1 keer. Makkelijker om lening voor verbouwingstraject aan te vragen dan voor bv. vervanging verwarmingsketel, verlichting. Arjan Wanneer klaar? Uiterlijk zomerstop. Krijgen leden nog te zien hoe het gaat worden. Kunnen we zeker tonen. Eventueel bij akkoord tijdens halfjaarlijkse vergadering presentatie geven. Stemming: Alle aanwezige leden stemmen voor. 8. Jubilarissen 25 jaar De heer Thomassen (afgezegd) Omer Topal Bram Koelman 40 jaar - Bertus Lammers (afgezegd) Jo Kreuzenbeck 50 jaar Wim Ansink (afgezegd) 9. Uitreikingen Team van het Jaar Zaal 2 Man/vrouw/commissie van het jaar Mia Bauhuis Voetballer van het jaar Bram Koelman Topscorer van het jaar Harmen Hoftijzer, 31 doelpunten 10. Rondvraag Jelle Hartman - 2 jaar geleden EHBO langs de lijn cursus gevolgd, zou vervolg aan gegeven worden. Tot op heden niet gebeurd. Komt veelvuldig terug in de bestuursvergadering, cursus was gegeven om mensen in te kunnen zetten voor toernooien e.d. maar daar werd weinig animo op gegeven. Commissies geven aan dat ze bellen en niemand bereid konden vinden. Deelnemers geven aan dat ze nooit gebeld zijn. Wordt in het bestuur besproken. Bonnie Baten reclameborden, vind het nergens op lijken hoe ze nu opgehangen zijn. Waarom nieuwe borden niet geschilderd aan de achterkant? Eppo geeft aan dat ze volgend jaar allemaal worden gespoten aan de achterkant, dit jaar niet gelukt i.v.m. drukte van verbouwing.
Onbekend - Scorebord, geen afstandsbediening; systeem wordt verlegd naar dug-out AD 69 zodat het wat makkelijker bediend kan worden. Gerben Jansink pakt dit op. Rick Bennink vrijwilligersfeest afgelopen jaar. Onduidelijk wie er allemaal bij mogen zijn. Mensen die wat klusjes her en der doen horen die er ook bij? Destijds gevraagd en antwoord was mensen die zich geroepen voelen kunnen komen. Is raar. De commissies de eigen leden laten uitnodigen, maar dan nog vallen de lossen er buiten. Blijft lastig. Erik-Jan geeft aan dat ook de financiën een probleem zijn bij een feest zoals wij het nu altijd hebben aangeboden. Gerard vraagt zich af of de commissies niet liever in klein verband zelf wat willen doen. Misschien groot feest 1 x in de 5 jaar. Hoeft niet altijd groot te zijn. Probleem is dan wel dat niet iedereen in commissies zit. Bovendien risico van wildgroei. Dit probleem heeft de aandacht van het bestuur en wij zoeken naar een oplossing. Edwin Piek vorige vergadering verlichting van de velden besproken. Hoe staat het daarmee. Moeten de verlichting aanpassen, kunnen zo geen avondwedstrijd spelen. Noodzaak is dus aanwezig. Maar nu we bezig zijn met kunstgras te bekijken kunnen we het beter even bekijken en in het hele plaatje meenemen. Kunstgras is incl. verlichting. Edwin Piek Als we toch kijken naar investeringen voor de toekomst, waarom geen zonnepanelen op het dak? Goed voorstel. Nemen we mee. Gerard Derksen AED altijd in de gang gehangen, piept al geruime tijd. Wordt daar niks meer meegedaan? Wordt zeker wat meegedaan, in contact met medison. Ze nemen het mee in het reguliere onderhoud. Is aangemeld bij hartveilig wonen. Benito geeft aan dat wanneer hij aangemeld is bij hartveilig wonen, dan hoef je maar te bellen dan komen zij de batterij vervangen. Het heeft onze aandacht. Gerard Derksen Tijdens de sponsordag zou het sponsorboekje uitgedeeld worden. Niet ontvangen. Sponsorcommissie neemt deze mee in de gesprekken met de sponsoren. Gerard Derksen Eerder geroepen om een andere bestemming aan de opbrengst van de loten te geven. Denkt zelf dat je beter langs de deur kunt gaan met de jeugd als bestemming. Mensen zullen dan toch ook eerder kopen. Karel Koelman beleidsplan komt dat nog? Beleidsplan is 2012 verlopen. Nieuwe commissie heeft hiernaar gekeken. Plan is nog te gebruiken. Gekozen om te kijken hoe we meer mensen enthousiast kunnen krijgen om een steentje bij te dragen. O.a. de vereniging dat zijn wij is daar uit voortgekomen. Ook de sponsorcommissie nieuwe stijl is daar onderdeel van. Er wordt wel een aanvulling geschreven op voetbaltechnisch gebied. 11. Sluiting
Voorstel nieuwe indeling bestuur voetbalvereniging AD'69 Sinds dat Ruud Kranenbarg als voorzitter is gestopt bij voetbalvereniging AD'69 is het bestuur op zoek naar een adequate vervanger op de post van voorzitter. Het is gebleken dat deze post moeilijk is in te vullen en daarom is door het bestuur gekeken naar alternatieven. Ten tijde van het verlaten van het bestuur door Ruud Kranenbarg is Brigitte Willemsen toegetreden voor administratieve ondersteuning. Binnen het bestuur heeft Raimond Smit aangegeven de rol als voorzitter op zich te willen nemen met behoud van de post voetbalzaken. Het bestuur is van mening dat deze combinatie te zwaar is om door één persoon vervuld te worden en daarom is gekeken naar verschuiving van taken om deze opzet mogelijk te maken. Daarnaast heeft Brigitte Willemsen aangegeven bereid te zijn om haar functie te verzwaren tot een volledige bestuursfunctie met een groter takenpakket. Hieruit volgt dan de volgende opzet die het bestuur aan de leden wil voorstellen: Voorzitter / Voetbalzaken: Raimond Smit (kandidaat) Leiding geven aan bestuur en beleidsplan coördineren Ambassadeur AD'69, contacten gemeente & KNVB Beleidscommissie Technische commissie, Seniorencommissie, Jeugdcommissie, Wedstrijdsecretariaat Communicatie / Sponsoring: Bram Koelman (vice-voorzitter) Uitvoering communicatie & sponsorbeleid Sponsorcommissie, Club van 100 Mediacommissie(s) Penningmeester: Erik-Jan Etten Uitvoering financieel beleid Financiële administratie Vrijwilligersbeleid Toernooicommissie Facilitaire zaken: Sjaak Mengerink Uitvoering accommodatiebeleid Kantinebeheer, accommodatiebeheer, kantinecommissie, onderhoudscommissie Materialen Schoonmaak Tentencommissie Secretarieel / Ledenadministratie: Brigitte Willemsen (kandidaat) Postadres, bestuursadministratie Ledenadministratie Evenementencommissies (familiedag, beachsoccer, vrijwilligersfeest, jubileum, etc)