Kennisdocument 6: BUDGETTEREN EN FINANCIEEL BEHEER

Kennisdocument 6: BUDGETTEREN EN FINANCIEEL BEHEER

Inhoud Budgetteren 4 Het maken van een budget 4 Het opzetten van financieel projectbeheer 7 1. Budgetteren en plannen 8 2. Boekhouden 8 3. Rapportage en financiële analyse 8 4. Besluitvorming en actie 8 Uitgever: Wilde Ganzen Auteur: MDF Mede tot stand gekomen dankzij subsidie van: NCDO 3

PI-DOC 6: BUDGETTEREN EN FINANCIEEL BEHEER De basis van goed financieel projectbeheer heeft alles te maken met het hebben van een goed budget. In dit document geven we Nederlandse Particuliere Initiatieven (PI) en Project Eigenaren (PE) in ontwikkelingslanden concrete instrumenten en tips met betrekking tot budgetteren en financieel beheer, zodat je een project beter kunt uitvoeren. In het eerste deel van dit document leer je stapsgewijs hoe je een budget opstelt. Het tweede deel gaat over financieel beheer. Alleen de belangrijkste elementen van financieel beheer worden hier uitgelegd; de diepgang is terug te vinden in talloze boeken die over dit onderwerp zijn geschreven. Onderaan dit document raden we je er een aan. Budgetteren Wanneer je een budget maakt, vertaal je op een gestructureerde wijze de geplande activiteiten in financiële middelen. Elk project heeft een doel. Om dit te bereiken worden er in het project activiteiten uitgevoerd. Hiervoor zijn natuurlijk middelen nodig. Deze middelen zijn menskracht, materiële middelen en geld. In een budget kun je zien wat de verschillende hoofd- en subactiviteiten aan kosten met zich meebrengen. Het maken van een budget Een budget maak je door de volgende stappen te doorlopen: Stap 1: maak een activiteitenplan (inclusief tijdschema). Stap 2: beschrijf voor elke activiteit de middelen (mensen en materiële middelen) die hiervoor nodig zijn. Stap 3: bepaal per middel wat de kosten hiervan zijn. Stap 4: tel de totale kosten bij elkaar op, zo kom je tot het totale budget. WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer 4

STAP 1: HET MAKEN VAN EEN ACTIVITEITENPLAN Elk project heeft een doel, om dit te behalen moeten resultaten worden geleverd en activiteiten worden uitgevoerd. Elke activiteit wordt uitgewerkt in subactiviteiten. Dat is nodig om een budget en tijdschema te kunnen maken. Dit laatste maakt duidelijk op welk moment welke hoeveelheid geld nodig is (liquiditeitsplan). Een voorbeeld: Projectdoel Toename van vrouwen die (blijvend) kunnen lezen en schrijven Resultaten 1 Alfabetiseringsprogramma aangeboden 2 Alfabetiseringscentrum ingericht 3 Etc. Activiteiten 1.1 Curriculum opstellen 1.2 Avondlessen aanbieden 1.3 Mannen voorlichten Subactiviteiten 1.1.1 Inventarisatie bestaand materiaal 1.1.2 Samenstellen curriculum 1.2.1 Lerares 1.2.2 Poster/aankondiging 1.3.1 Voorlichter/ animateur inhuren 1.3.2 Reiskosten STAP 2: BESCHRIJVING VAN DE BENODIGDE MIDDELEN In elk project maak je gebruik van materiële zaken (brandstof, computer, bakstenen, bedden, schoolborden, etc.) en menskracht (mannen of vrouwen die uren aan het project besteden en daardoor geld kosten). Voordat je middelen toewijst aan activiteiten is het nodig om een overzicht te maken van de middelen die in het project gebruikt gaan worden en wat deze per eenheid waarin ze worden uitgedrukt kosten. STAP 3: BESCHRIJVING VAN DE KOSTEN VOOR ALLE MIDDELEN De meest voorkomende middelen: Middelen Eenheid Prijs per eenheid ( ) 1 materiële middelen middel 1 km 0.20/km middel 2 liter 20,- middel 3 lumpsum 10,- middel 4 stuks 5,- 2 menskracht middel 5 mensdagen 45,- De meeste middelen zijn makkelijk te beschrijven in eenheden. Maar sommige middelen zijn moeilijker te vatten in één eenheid, bijvoorbeeld wanneer het gaat om kleine kantoorartikelen zoals papier. In dat geval kun je ervoor kiezen om het in lumpsum (eenheidsprijs) te beschrijven. 5 WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer

Tip Laat je door iemand uitleggen hoe Microsoft Excel werkt dat is heel handige software voor het maken van budgetten en het bijhouden van de boekhouding. STAP 4: BEPAAL DE KOSTEN PER ACTIVITEIT Als je weet wat de eenheden en bijbehorende prijzen zijn, kun je nu per subactiviteit beschrijven wat er aan middelen nodig is om de activiteit uit te voeren. Een voorbeeld: Kosten die toe te wijzen zijn aan een activiteit Activiteit Benodigde middelen eenheid Hoeveelheid Prijs Totale (details) p/eenheid kosten 1.1.1 inventarisatie materiaal mensdagen 8 45 360 1.1.2 samenstellen curriculum mensdagen 14 45 630 30 wk; iedere wk 2 45 1.2.1 lerares mensdagen avonden = 15 675 1.2.2 poster/aankondiging stuks 60 5 300 1.3.1 voorlichter/animateur mensdagen 2 30 60 1.3.2 reiskosten km 100 0.20 20 Etc. Wanneer je alle bovenstaande items hebben berekend, kun je de totale kosten van elke activiteit en uiteindelijk ook per resultaat berekenen. Andere kosten Naast de middelen die direct aan een activiteit zijn toe te wijzen, zijn er nog andere kostenposten. Het budget wordt pas compleet als je ook onderstaande kosten opneemt: - Investeringskosten, zoals inventaris, auto, gebouw. Deze kosten worden eenmalig gemaakt. Op investeringskosten schrijf je af (de waarde van bijvoorbeeld een auto vermindert gedurende de uitvoer van het project). - Operationele kosten, dit zijn lopende kosten die je gedurende het gehele project maakt, zoals salarissen, huur, bureaukosten, communicatie, - Kosten die gemaakt worden om de voortgang van het project te kunnen bewaken en te kunnen evalueren (monitoring en evaluatie). Omdat het moeilijk is te berekenen wat dit kost, is het handig en gebruikelijk om uit te gaan van een percentage van het totale budget. - Onvoorziene kosten, dit is een reservepotje met geld, waarvan je alleen gebruik mag maken als dat echt nodig is. Het is dus geen extra budget! WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer 6

Eenheid Hvh Kosten ( ) per eenh. 1. Activiteiten 1.1 Activiteit 1: Curriculum opstellen Subact. 1.1 Inventarisatie bestaand materiaal mensdagen 8 45 360 Subact. 1.2 Samenstellen curriculum mensdagen 14 45 630 1.2 Activiteit 2: Avondlessen aanbieden Subact. 2.1 Lerares mensdagen 15 45 675 Subact. 2.2 Poster/aankondiging poster 60 5 300 1.3 Activiteit 3: Mannen voorlichten Subact. 3.1 Voorlichter/animateur huren mensdagen 2 30 60 Subact. 3.2 Reiskosten km 100 0.20 / km 20 Totale kosten in SUBTOTAAL ACTIVITEITEN 2.045 2. Investeringskosten 2.1 Inventaris lumpsum 1 10.000 10.000 2.2 Auto stuk 1 25.000 25.000 2.3 Middelen lumpsum 1 500 500 SUBTOTAAL INVESTERINGEN 35.500 3. Operationele kosten/bedrijfskosten 3.1 Salaris staf mensmnd 12 250 3.000 3.2 Huur bureau maand 12 200 2.400 3.3 Bureaukosten lumpsum 1 1.000 1.000 3.4 Kosten onderhoud auto lumpsum 1 1.000 1.000 3.5 Communicatie lumpsum 1 250 250 3.6 Publiciteit lumpsum 1 250 250 SUBTOTAAL OPERATIONELE KOSTEN 7.900 TOTAAL 1 + 2 + 3 45.445 Montoring en Evaluatie 5% 2.272 Onvoorzien 5% 2.272 GRAND TOTAL 49.990 Let op! Het vertalen van activiteiten in geld is een proces van denken, overleggen en onderhandelen. De beperkte financiële ruimte geld is altijd schaars dwingt het project tot prioriteiten stellen en keuzes maken. Het opzetten van financieel projectbeheer Het financieel beheer van een project is veel meer dan alleen het bijhouden van de boeken. Het gaat over het geld én de inhoud van het project. De projectleider - vaak vooral bezig met projectinhoud - kan niet zonder de boekhouder - vaak vooral bezig met projectfinanciering - en andersom. In het kort komt financieel beheer van een project neer op het volgende: 1. Budgetteren en plannen 2. Boekhouden 3. Rapportage en financiële analyse 4. Besluitvorming en actie 7 WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer

Doel van goed financieel beheer Goed financieel beheer is belangrijk omdat je daarmee transparantie biedt en verantwoording aflegt. Het geld dat voor een hulpproject wordt gebruikt, is particulier geld. Het PI heeft via privé donaties en via een donor geld binnengehaald, maar het is en blijft geld waarmee op een open wijze moet worden omgegaan. 1. BUDGETTEREN EN PLANNEN Het is belangrijk dat het project een helder budget en plan heeft. De PE maakt een budget en een liquiditeitenplanning. 2. BOEKHOUDEN Een boekhouder registreert de dagelijkse financiële uitgaven in de boekhouding (in een grootboek). Deze uitgaven worden gedaan om de nodige middelen en diensten voor de uitvoering van het project aan te schaffen. Een boekhouding bijhouden is een fundamenteel onderdeel van financieel beheer. Het is het systematisch bijhouden van de financiële transacties (inkomsten en uitgaven), die plaatsvinden in een project. Het is het samenvatten en interpreteren van deze gegevens, zodat ze nuttig zijn voor de projectleiding. De boekhouding vormt de basis voor het opstellen van financiële verslagen. Tip Een goede boekhouding (dat kan een eenvoudige opzet in Excel zijn) met daarin de transacties (inkomsten en uitgaven), gekoppeld aan genummerde bonnetjes en facturen of loonstrookjes, helpt bij het inzichtelijk houden van de financiële transacties. 3. RAPPORTAGE EN FINANCIËLE ANALYSE De boekhouder stelt maandelijks een overzicht op van de kosten en baten of inkomsten en uitgaven van het project. Dit financiële overzicht gaat naar de projectleider. Deze gebruikt de gegevens om een financieel verslag te maken waarin de koppeling staat tussen de inhoud van het project (de voortgang van de uitvoering van het project) en de financiën. 4. BESLUITVORMING EN ACTIE Op basis van deze rapportage kun je besluiten over een eventuele koerswijziging in het project, een wijziging in geplande activiteiten, of een wijziging in het budget. Welke wijzigingen worden doorgevoerd is afhankelijk van de noodzaak en beschikbare middelen. Financiers worden altijd geïnformeerd. Of voor een wijziging toestemming nodig is van de financiers, hangt af van wat erover is afgesproken. Enkele voorbeelden: Koerswijziging: een project zich op schoolgaande kinderen van 4-12 jaar. Gaandeweg blijkt echter dat het beter is het project te richten op kinderen van 6-12 jaar. Andere activiteiten: bij een training worden alleen de vrouwen van een dorp betrokken. Tijdens de uitvoering blijkt dat het toch ook nodig is om de mannen hierbij te betrekken. WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer 8

Wijziging in budget: in het projectbudget is 100,- gereserveerd voor het publiceren van een folder, nu blijkt dat een bevriende organisatie dit gratis wil doen. Het bedrag kan worden gebruikt voor een andere projectactiviteit. Aan het eind van elk projectjaar wordt een audit uitgevoerd. Dit is een financiële evaluatie. In de regels kun je zien wat je hierover hebt afgesproken met de donor. Rolverdeling Een overzicht van de verschillende partijen: Doelgroep Partnerorganisatie NLse PI Wilde Ganzen of andere financier Het Nederlandse PI werkt samen met de PE. De activiteiten die de PE onderneemt dienen de doelgroep. De rol van het PI is om fondsen in Nederland te werven, bijvoorbeeld in samenwerking met Wilde Ganzen. De PE is in principe verantwoordelijk voor het opstellen van het budget en goed financieel beheer. Het PI kan de PE daarin ondersteunen door bijvoorbeeld te adviseren over het maken van een budget of het schrijven van een goed voortgangsverslag. De rol van boekhouder wordt bij kleine organisaties vaak uitgevoerd door de penningmeester. De penningmeester is verantwoordelijk voor het ontvangen van geld en het doen van uitgaven; het maken van een (jaarlijks) budget; het bijhouden van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening. TWEE PAAR OGEN In elke gezonde organisatie worden de financiële zaken door twee paar ogen bekeken. De boekhouder of penningmeester stelt de cijfers op en de projectleider en het bestuur controleren deze. Zo is er maximale openheid over de cijfers. AANBEVOLEN LITERATUUR Lees voor nog meer inhoudelijke informatie: Project management for non-profit organizations, a practical guide for managing developmental project - Mensah Frimpong, oktober 2003 (ISBN: 0-620-31111-8) 9 WILDE GANZEN PI-DOC 6 Budgetteren en financieel beheer

Wilde Ganzen Heuvellaan 36 1217 JN Hilversum t 035-625 10 30 f 035-624 66 77 rekening 40 000 info@wildeganzen.nl www.wildeganzen.nl