Morele Gedragscode Voor Het Zakenleven Vertrauliche AlertLine: Vereinigte Staaten 800.854.3205 Außerhalb der USA (R-Gespräch) +1 866.265.4222 2
Inhoud Bericht van de algemeen directeur 1 Visie, missie en waarden bij Crawford & Company 2 Handleiding bij deze morele gedragscode voor het zakenleven 2 Winst en groei op de lange termijn voor onze aandeelhouders Verantwoordelijk optreden: eerlijk en integer Belangenverstrengeling 4 Integere boekhouding 5 Fraude of ander strafbaar gedrag 5 Transacties met securities 5 Gebruik van bedrijfseigendommen 6 Boekhoudkundige procedures en financiële rapportage 6 Zakendoen met overheidsinstanties 7 Antitrust en oneerlijke concurrentie 7 Antiomkoping en financiële boekhouding 7 Politieke bijdragen en activiteiten 8 Verzoeken van overheidsfunctionarissen 8 Inzicht in de waarde en bijdragen van al onze medewerkers Een veilige en gezonde werkomgeving Open, positieve communicatie met klanten en medewerkers Discriminatie 9 Molest 9 Veiligheid en gezondheid 9 Milieuwetgeving 9 Gebruik van e-mail en internet 10 Streven naar voortdurende leerprocessen, verbetering en innovatie Services met toegevoegde waarde voor de klant Het goede voorbeeld geven Vertrouwelijke informatie en privacy 10 Intellectueel eigendom 11 Onderhoud van gegevens en administratie 11 Bronnen 11 3
Aan de partners van Crawford & Company en hun dochterondernemingen: Crawford & Company bouwt al meer dan 67 jaar aan een bedrijvenfamilie op basis van kernwaarden als eerlijkheid, integriteit en kwaliteit. Onze partners hebben zich ingezet om op de juiste manier zaken te doen. Meer dan ooit zal ieder van ons moeten handelen naar de hoogste persoonlijke en professionele ethische normen. Onze visie, missie en waarden zijn duidelijk. Wij streven onze missie na via onze kernwaarden en overtuigingen, die als leidraad gelden in de relaties met onze klanten en aandeelhouders en in onderlinge relaties met collega s. Het naleven van de wet- en regelgeving die wereldwijd op onze sector van toepassing is, is essentieel. Daarnaast moeten wij ernaar streven in overeenstemming met de essentie van onze missie en waarden te handelen. Omdat de Crawford bedrijvenfamilie zich heeft uitgebreid, hebben wij onze Ethische gedragscode herzien om nogmaals de aandacht te vestigen op de waarden die ons leiden. Hoewel de Ethische gedragscode als richtlijn voor of overzicht van relevante zaken kan dienen, dient ieder van ons bij elke beslissing die genomen wordt, tevens zijn of haar gezond verstand te gebruiken. Kortom, wij moeten altijd proberen op de juiste manier te handelen! Lees dit document zorgvuldig door en gebruik het in de dagelijkse uitvoering van uw werkzaamheden. Het naleven van de wet, ons beleid en onze ethische normen vormt de basis voor goed zakelijk handelen. Onze excellentie en uiteindelijk ons succes hangen hiervan af. Jeffrey T. Bowman, President & CEO 1
Onze visie, missie en waarden Onze visie, missie en waarden zijn van fundamenteel belang voor onze manier van zakendoen. Deze Gedragscode voor het zakenleven is op die leidraad gebaseerd. Voor de zekerheid worden ze hieronder nog eens opgenoemd: Visie Erkend te worden als wereldleider op het gebied van claims en administratieve oplossingen op maat. Missie De meest gekozen serviceprovider te zijn, door claims te leveren van de hoogste kwaliteit en administratieve oplossingen op elk van de markten die we bedienen. Waarden In het nastreven van deze missie geloven wij in: Verantwoordelijk optreden: eerlijk en integer Services met toegevoegde waarde voor de klant Open, positieve communicatie met klanten en medewerkers Inzicht in de waarde en bijdragen van al onze medewerkers Een veilige en gezonde werkomgeving Streven naar voortdurende leerprocessen, verbetering en innovatie Winst en groei op de lange termijn voor onze aandeelhouders Het goede voorbeeld geven Handleiding bij deze morele gedragscode voor het zakenleven Deze Gedragscode voor het zakenleven ( Code ) is ontwikkeld met het volgende doel: het samenvatten van richtlijnen voor ethisch zakengedrag en een leidraad te zijn voor medewerkers van Crawford & Company en alle dochterondernemingen over de hele wereld, ook wel het Bedrijf genaamd. Het woord Medewerkers verwijst naar alle werknemers en vertegenwoordigers van Crawford & Company en dochterondernemingen, evenals leden van de directie van Crawford & Company. Dezen zijn allen verantwoordelijk voor gedrag in overeenstemming met de van toepassing zijnde bepalingen in deze Code. De Code is van toepassing op alles wat wij namens het Bedrijf doen. Het Bedrijf eist strikte navolging naar de letter en in de geest van alle wetten die van toepassing zijn op zijn bedrijfsvoering. Alle medewerkers moeten alle wetten, regels en voorschriften met betrekking tot het zakendoen van het Bedrijf respecteren en naleven, evenals de waarden die in deze Code worden uiteengezet, in alle landen waar het Bedrijf actief is. Volgens onze Waarden dienen alle medewerkers hoge normen van integriteit en eigen moreel inzicht te hanteren. 2
In deze Code wordt niet iedere situatie beschreven waarin onze medewerkers zich in de loop van hun zakelijke activiteiten kunnen bevinden dit is ook niet de opzet. We moeten afgaan op het moreel inzicht van de afzonderlijke medewerkers om op die manier onze normen van eerlijkheid en integriteit te handhaven. Medewerkers dienen zich in te spannen om extra begeleiding te zoeken wanneer zich ethische vraagstukken aandienen of wanneer het naleven van de Code problematisch dreigt te worden. Bij vragen of onduidelijkheid raadpleeg je je directe supervisor, Human Resources of de juridische afdeling. Wie zich niet aan deze Code houdt, kan strafmaatregelen verwachten met als maximale sanctie ontslag of andere gepaste maatregelen. De Code wordt aangevuld met overige specifieke beleidsstukken en operationele procedures zoals die van tijd tot tijd kunnen worden aangenomen door Crawford & Company of dochterondernemingen. Deze Code is niet bestemd als arbeidsovereenkomst of toezegging door Crawford & Company of dochterondernemingen om iemands arbeidsovereenkomst te continueren. Voor eventuele afwijkingen van deze Code is toestemming nodig van de Raad van bestuur; deze zal openbaar worden gemaakt in overeenstemming met de vigerende wetten, regels en voorschriften. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het melden van activiteiten die een overtreding kunnen inhouden van deze Code of van overige van toepassing zijnd beleid of normen van het Bedrijf. Dergelijke rapporten kunnen worden ingediend bij je directe supervisor, Human Resources of de juridische afdeling. Daarnaast heeft het Bedrijf een Vertrouwelijke meldlijn in het leven geroepen die medewerkers kunnen gebruiken om vermoede overtredingen van het Bedrijfsbeleid of ongepaste activiteiten te melden. Dit nummer kan vanuit de Verenigde Staten gratis worden gebeld: (800) 854-3205. Buiten de Verenigde Staten kan op kosten van de ontvanger worden gebeld met nummer (866) 265-4222 ( Call Collect ). Het Bedrijf tolereert geen sancties tegen mensen die in goed vertrouwen gedrag melden dat niet overeenstemt met deze Code of met andere vigerende normen, wetten of voorschriften. Beslissingen en handelingen van onze medewerkers dienen te worden ingegeven door onze Visie, Missie, Waarden en beleid. In die gevallen waarin een medewerker niet goed weet wat de juiste manier van handelen zal zijn, dienen de volgende stappen te worden overwogen: De relevante feiten of kwesties inzien en inschatten. Deze Code, onze Waarden en overige beleids- en richtlijnen raadplegen. Overleggen met anderen, onder meer met je directe supervisor, Human Resources of de juridische afdeling. Bepalen wat je na dergelijke raadpleging te doen staat. 3
Volgens onze Waarden dienen we ons te gedragen volgens de hoogste normen van eerlijkheid en integriteit in alle zakelijke activiteiten en interacties met andere medewerkers, aandeelhouders, klanten, leveranciers en regelgevende instanties. We mogen geen misbruik maken van mensen door middel van manipulatie, geheimhouding, misbruik van vertrouwelijke informatie, verkeerde weergave van de feiten of andere oneerlijke zakenpraktijken of claim-settlements. Door verantwoordelijk gedrag, met eerlijkheid en integriteit, winnen we het vertrouwen en de waarde van al onze relaties. Belangenverstrengeling Het belang van het Bedrijf dient bij alle zakelijke beslissingen voorop te staan. Belangenverstrengeling kan het zakelijk oordeel ondermijnen, kan onze reputatie schaden en kan juridisch risico opleveren voor het Bedrijf. Iedere medewerker dient belangen te mijden die conflicteren met het belang van het Bedrijf. Een belangenverstrengeling treedt op wanneer het persoonlijk of familiebelang van een medewerker conflicteert met het belang van het Bedrijf. Onze medewerkers dienen alle belangenverstrengelingen te onthullen en op te lossen en dienen zich te houden aan de normen en het beleid van het Bedrijf inzake belangenverstrengeling. Voorbeelden van conflicten die moeten worden bekendgemaakt en opgelost zijn: Eigendom van een aanzienlijk financieel belang in een bedrijf dat een Concurrent is van het Bedrijf of zaken wil doen met het Bedrijf. Een persoonlijk of familiebelang bij een transactie met het Bedrijf. Het zich toe-eigenen van bedrijfskansen of betrokkenheid bij externe bedrijfsbelangen die strijdig zijn met uw band met het Bedrijf. Ontvangen en schenken van cadeaus, maaltijden en entertainment of andere zaken die niet redelijk, gebruikelijk en usance zijn binnen de industrie. Conflictenverstrengelingen worden regelmatig beoordeeld in overeenstemming met het Bedrijfsbeleid. Vragen of verzoek om informatie over belangenverstrengeling kunnen worden gericht aan de juridische afdeling van het Bedrijf. In tegenstelling tot persoonlijke belangenverstrengeling kan tijdens dienstverlening aan de klant een operationele belangenverstrengeling ontstaan. Operationele belangenverstrengeling is een situatie waarin het Bedrijf strijdige belangen zou kunnen vertegenwoordigen. Raadpleeg de procedures voor jouw bedrijfseenheid voor richtlijnen over het vermijden van operationele belangenverstrengeling. V. Ik wil een belangrijke klant graag een mooi kerstcadeau geven. Wat zijn mijn mogelijkheden? A. Als algemene stelregel mogen medewerkers geen dingen van waarde schenken of aannemen wanneer die het oordeel of de onafhankelijkheid van de ontvanger beïnvloeden. Bescheiden 4
en occasionele zakendinertjes en entertainment zijn wel toegestaan volgens het Bedrijfsbeleid, mits deze redelijk en gepast zijn onder de gegeven omstandigheden. Medewerkers mogen nooit geschenken, bonussen, entertainment, maaltijden of andere zaken van waarde aanbieden aan overheidsfunctionarissen, medewerkers of hun gezinnen. Raadpleeg de specifieke beleidslijnen van het Bedrijf voor meer informatie over specifieke Belangenverstrengeling. Integere boekhouding Accuratesse en betrouwbaarheid van de boekhouding zijn van kritiek belang voor de besluitvormingsprocessen binnen het Bedrijf. Alle zakelijke verslagen, onkostendeclaraties, bonnen, facturen, loonadministratie, servicerecords, rapporten voor overheidsinstanties en alle andere verslagen moeten zorgvuldig en eerlijk worden opgesteld. Valse of misleidende vermeldingen in dergelijke verslagen zijn bij de wet verboden. Het complete bedrijfskapitaal en de activa moeten worden geregistreerd in overeenstemming met de Bedrijfsprocedures. V. Een van mijn jarenlange klanten heeft me verzocht een factuur te wijzigen, om hem te helpen met de eindejaarsafrekening. Hij heeft me nog nooit eerder om zoiets gevraagd en hij zegt dat het alleen voor deze ene keer is. Wat moet ik doen? A. Je mag de factuur niet wijzigen. Alle facturen aan klanten moeten een weerspiegeling zijn van geleverd werk. Bedrijfsbeleid en standaards stellen dat boekhoudings- en factureringsprocedures te allen tijde moeten worden nagevolgd. Bespreek dit verzoek van de klant met je manager of met de juridische afdeling. Fraude of ander strafbaar gedrag Wij streven naar integriteit. Het Bedrijf tolereert geen fraude, oneerlijkheid of crimineel gedrag van wat voor soort dan ook. Medewerkers die vermoeden dat er een frauduleuze of criminele handeling heeft plaatsgevonden, dienen deze onmiddellijk te melden aan hun directe supervisor, andere betreffende manager, de juridische afdeling of het vertrouwelijke meldnummer. Aantijgingen over dit soort optreden worden serieus genomen en meteen onderzocht. De juiste maatregelen zullen worden getroffen deze kunnen beëindiging van de arbeidsovereenkomst inhouden. Transacties met securities Crawford & Company geeft openbaar verhandelde aandelen uit in de V.S. Die status legt alle medewerkers een aantal verplichtingen op. Wanneer medewerkers op de hoogte raken van niet-openbare informatie over het Bedrijf of een klant, mogen ze hiervan geen gebruik maken voor persoonlijk gewin. Vanwege de complexiteit van wetten aangaande securities wordt medewerkers geadviseerd te rade te gaan bij de juridische afdeling bij vragen over insider trading. Dit geldt met name voor die medewerkers die toegang hebben tot belangrijke, nietopenbare informatie. Voordat aandelen van Crawford & Company worden verhandeld, moeten 5
directie, management en andere aangewezen medewerkers contact opnemen met de juridische afdeling voor goedkeuring betreffende de transactie. V. Kortgeleden hoorde ik een collega over een ophanden zijnde transactie praten met haar broer, die niet voor het Bedrijf werkt. Kan dit een probleem worden? Wat moet ik doen? A. Dergelijk gedrag is volkomen ongepast. Als het gesprek informatie bevatte die kan worden beschouwd als essentieel en als de informatie nog niet openbaar was, dan kan je collega beschuldigd worden van insider trading of van het geven van tips zodat iemand anders daar voordeel bij heeft. Verder blijkt uit deze vraag maar weer eens hoe belangrijk het is om goed uit te kijken wanneer en met wie je over het Bedrijf praat. Medewerkers dienen op hun eigen oordeel af te gaan bij gesprekken over het Bedrijf buiten de werkplek. In dit geval moet je het vertrouwelijke meldnummer bellen of de juridische afdeling raadplegen. Gebruik van bedrijfseigendommen Eigendommen van het Bedrijf mogen alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, behalve in die zeldzame situaties waarin officieel toestemming is gegeven voor het persoonlijk gebruik van Bedrijfseigendommen, zoals af en toe het gebruik van de e-mail van het Bedrijf. Het Bedrijf behoudt zich het recht voor om zijn faciliteiten en eigendommen te inspecteren, waaronder computers, telefoonrekeningen, e-mail, internetgebruik, zakelijke documenten, kantoren en andere werkplekken. In het algemeen is het verboden dat medewerkers eigendommen van het Bedrijf meenemen wanneer de arbeidsovereenkomst met het Bedrijf wordt beëindigd. V. Tijdens een recente zakenreis naar een conferentie leende een van mijn collega s zijn laptop uit aan een vriend die de laptop de hele nacht heeft gehad. Op de laptop van de collega stond bedrijfsinformatie, waaronder persoonsgegevens van verzekerden en mensen die claims hadden ingediend. Mag dat? A. Collega s dienen zich aan het Bedrijfsbeleid te houden en eigendommen van het Bedrijf te beschermen. Daaronder valt ook informatie. De collega had deze Bedrijfsinformatie niet op die manier mogen gebruiken en had de persoonsgegevens van de claimindieners niet op die manier mogen blootstellen. Neem contact op met het vertrouwelijke meldnummer of met de juridische afdeling. Boekhoudkundige procedures en financiële rapportage Boekhoudkundige en factureringsprocedure en interne controles moeten te allen tijde worden aangehouden. Alle facturen aan klanten moeten een accurate weerspiegeling zijn van uitgevoerd werk en het juiste honorarium voor dat werk. Interne 6
boekhoudcontroles moeten worden uitgevoerd om financiële rapporten te kunnen opstellen volgens algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en eventuele plaatselijke of wettelijke boekhoudkundige vereisten. Het Bedrijf moet voldoen aan alle wetten en regels ten aanzien van financiële rapportage. Medewerkers dienen alle overtredingen van deze Code of van het Bedrijfsbeleid te melden aangaande boekhoudkundige zaken, interne controles of audits. Deze worden gemeld aan de directe supervisor, andere geschikte manager, de juridische afdeling of het vertrouwelijke meldnummer. Zakendoen met overheidsinstanties De wetten en voorschriften over overeenkomsten met overheidsinstanties leggen andere, uitgebreidere, vereisten op dan wetten die van toepassing zijn op andere klanten. Overtredingen van overheidsvereisten kunnen voor het Bedrijf leiden tot onderzoek, sancties of andere negatieve gevolgen. Medewerkers die in het kader van hun werk contact hebben met overheidsfunctionarissen moeten vertrouwd zijn met, en zich strikt houden aan, alle wetten en voorschriften die van toepassing zijn op transacties met overheidsinstanties. Antitrust en oneerlijke concurrentie Antitrustwetten verbieden in het algemeen overeenkomsten tussen concurrenten met betrekking tot prijzen, marktverdeling, verdeling van klanten of andere activiteiten die de concurrentie inperken, of dit nu door leveranciers of klanten gebeurt. Onze zakelijke en commerciële beslissingen worden uitsluitend genomen op basis van het belang van het Bedrijf, volledig onafhankelijk en vrij van afspraken of overeenkomsten met concurrenten. Het Bedrijf streeft naar naleving van alle antitrustwetten. Medewerkers dienen iedere vorm van gedrag te mijden die in strijd is of lijkt te zijn met antitrustwetten. V. Als we geen specifieke prijsniveaus bespreken, mag ik dan met een concurrent overeenkomen om geen prijzenslag aan te gaan? A. Nee. In bijna ieder land is het zo dat een overeenkomst tussen concurrenten met betrekking tot prijsbeleid een overtreding inhoudt van de antitrustwetten, of er nu wel of geen specifieke prijzen worden genoemd in de overeenkomst. Antiomkoping en financiële boekhouding Crawford & Company geeft openbaar verhandelde aandelen uit in de V.S. Daardoor worden Crawford & Company en alle dochterondernemingen over de hele wereld onderworpen aan bepaalde antiomkopingsverplichtingen en verplichtingen ten aanzien van financiële rapportage. Deze omvatten de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), de richtlijnen van de Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) en vergelijkbare plaatselijke wetten in de hele wereld. Plaatselijke wetgeving kan nog strengere 7
verplichtingen opleggen. Het is medewerkers verboden om betaling aan overheidsfunctionarissen aan te bieden of goed te keuren om op die manier contracten te verkrijgen of voor andere doeleinden. Antiboycotwetten, verboden transacties en wetten ter beperking van export in de V.S. kunnen ook van toepassing zijn op de zakelijke activiteiten van het Bedrijf. Aangezien er complexe regels aan deze wetten vastzitten, dienen medewerkers advies in te winnen bij de juridische afdeling. Politieke bijdragen en activiteiten Het Bedrijf stimuleert medewerkers om hun eigen burgerrechten te gebruiken en stimuleert betrokkenheid bij persoonlijke politieke activiteiten. Medewerkers dienen hun politieke activiteiten echter op persoonlijke titel uit te voeren, en niet namens het Bedrijf. Medewerkers mogen geen schenkingen doen aan politieke kandidaten of partijen namens het Bedrijf. Bovendien mogen medewerkers nooit directe of indirecte vergoedingen aannemen voor persoonlijke politieke bijdragen. In die regio s waar bedrijfscontributie legaal is, mogen schenkingen alleen worden gedaan met goedkeuring vooraf door de directie en de raad van Crawford & Company. Contacten met regelgevende instanties, wetgevende instanties of de uitvoerende macht waarbij wordt gepoogd om invloed uit te oefenen op bestuurlijke of wetgevende actie kan worden opgevat als lobbyen. Vraag advies aan de juridische afdeling om te bepalen of hier regels van toepassing zijn aangaande bekendmaking, registratie of andere kwesties. V. Ik steun een bepaalde kandidaat in mijn gemeenschap en wil graag een paar e-mails versturen via systemen van het Bedrijf aan collega s, om hun steun te vragen. Mag dat? A. Nee. Goed dat je politiek betrokken bent, maar je mag geen fondsen, apparatuur of materiaal van het Bedrijf gebruiken om een kandidaat te steunen en je mag tijdens werkuren geen politieke activiteiten ontplooien. Verzoeken van overheidsfunctionarissen Veel medewerkers hebben in hun dagelijks werk regelmatig contact met overheidsfunctionarissen. Als een overheidsfunctionaris of lid van de uitvoerende macht echter een ongebruikelijk verzoek doet aan of over het Bedrijf of onze manier van werken, moet je onmiddellijk de juridische afdeling inlichten. Het is het beleid van het Bedrijf om eerlijk om te gaan met overheidsfunctionarissen en vertegenwoordigers, en om te voldoen aan geldige verzoeken en processen. Het is van het grootste belang dat medewerkers in alle gevallen eerlijk en accuraat zijn in hun verklaringen en bij informatie aan overheidsfunctionarissen en leden van de uitvoerende macht. Een medewerker kan een persoonlijk, legaal recht hebben om te weigeren mee te werken aan verzoeken van overheidsfunctionarissen. In zo n geval is dit een persoonlijke beslissing, evenals de beslissing om persoonlijk juridisch advies in te winnen, aangezien de juridische afdeling van het Bedrijf ons Bedrijf vertegenwoordigt, en niet de medewerker als persoon. 8
Wij streven naar het scheppen en onderhouden van een veilige en gezonde werkomgeving waar medewerkers en betrokkenen eerlijk en met respect worden bejegend. Aangezien het Bedrijf de bijdragen van alle medewerkers op prijs stelt, is een open en positieve communicatie belangrijk. Discriminatie Het Bedrijf ondersteunt een antidiscriminatiebeleid en verbiedt discriminatie op grond van ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, etniciteit, veteranenstatus of lichamelijke handicap jegens medewerkers of sollicitanten. Molest Medewerkers mogen zich nooit schuldig maken aan gedrag dat kan worden beschouwd als molest. Molest omvat niet alleen openlijke daden als dreigementen of vijandig gedrag tegenover een medewerker, maar ook andere handelingen die gevolgen hebben voor de waardigheid van medewerkers, bijvoorbeeld opmerkingen of gebaren die verwijzen naar ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, etniciteit, veteranenstatus of lichamelijke handicap. V. Een tijdje geleden zag ik een manager in mijn werkgroep seksuele avances maken naar een college wiens supervisor hij is. Ik zei tegen de collega dat ze de zaak moest melden bij Human Resources, maar ik weet niet of ze dat gedaan heeft. Heb ik nu alles gedaan wat ik geacht word te doen? A. Niet helemaal. De eerste stap was goed. Maar als je niet zeker weet of de zaak gemeld is, moet je Human Resources inlichten of het vertrouwelijke meldnummer bellen. Veiligheid en gezondheid Het Bedrijf streeft naar een veilige, gezonde en drugsvrije werkomgeving voor alle medewerkers. Veiligheid is een verantwoordelijkheid die moet worden gedeeld en gesteund door alle medewerkers in alle werksituaties. Naleving van alle van toepassing zijnde veiligheids- en gezondheidswetten en voorschriften is een vereiste. Bovendien moeten medewerkers hun directe supervisor of de juridische afdeling inlichten bij verdenking van onveilige of ongezonde omstandigheden. Milieuwetgeving Als verantwoordelijk burger en bedrijf eist Crawford & Company dat de medewerkers zich houden aan alle van toepassing zijnde milieuwetten en voorschriften. Medewerkers met verantwoordelijkheden die van gevolg kunnen zijn voor naleving van milieuwetten moeten zich vertrouwd maken met belangrijke eisen binnen die wetten en voorschriften. Geen enkele medewerker van het Bedrijf heeft het gezag om gedrag te vertonen of goed te keuren dat kan leiden tot een overtreding van de milieuwetgeving. 9
Gebruik van e-mail en internet Alle computersystemen en bedrijfsgebonden registratie en verslagen zijn eigendom van het Bedrijf, en niet van medewerkers. Er mag geen verwachting heersen ten aanzien van privacy behorende bij het gebruik hiervan. Tenzij het beleid dit toestaat, mag geen gebruik worden gemaakt van computersystemen en bijbehorende software en randapparatuur deze is uitsluitend bestemd voor zakelijke doeleinden. Bezoek aan ongepaste internetsites of het gebruik van e-mail of computersystemen van het Bedrijf om geringschattende of beledigende opmerkingen te plaatsen of door te sturen zelfs als deze komisch bedoeld zijn is verboden. Verder dienen medewerkers uitermate voorzichtig te zijn bij het verzenden van e-mailberichten, want deze kunnen worden onderschept door, of doorgestuurd aan, anderen dan de bedoelde ontvanger. Daarom dienen medewerkers uitermate voorzichtig te zijn bij het gebruik van elektronische middelen om bedrijfsinformatie of vertrouwelijke gegevens uit te wisselen. Het Bedrijf behoudt zich het recht voor om e-mail en bijbehorende computerbestanden regelmatig te controleren om te zien of het vigerende beleid wordt nageleefd. Nieuwe ideeën worden verwelkomd en gedeeld binnen ons Bedrijf. Informatie is een belangrijk bezit dat wij op waarde schatten, beschermen en beheren. Onze traditie heeft sinds jaar en dag een sterke nadruk op studie en dat heeft geleid tot een leidende rol binnen de branche op het gebied van innovatie. Onze nadruk op doorlopende verbetering biedt kansen voor alle medewerkers om een positief voorbeeld te stellen in de gemeenschappen waarbinnen we zakendoen. Vertrouwelijke informatie en privacy Medewerkers moeten alle vertrouwelijke of bedrijfsgegevens over het Bedrijf of zijn klanten beschermen. Vertrouwelijke informatie betreft alle informatie van vertrouwelijke, bedrijfsmatige of geheime aard betrekking hebbende op de zaken van het Bedrijf of zijn klanten, met name persoonlijk gegevens over medewerkers, indieners van claims of verzekerden. We dienen ons te houden aan de van toepassing zijnde privacywetgeving en voorschriften, en aan de overeenkomsten met klanten over de bescherming van dergelijke gegevens. V. Kun je een concreet voorbeeld geven van informatie die volgens het Bedrijf vertrouwelijk is en die we moeten beschermen en niet zomaar bekend mogen maken? A. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn bijvoorbeeld zakenplannen, informatie over klanten, technische gegevens, persoonsgegevens over medewerkers en vergelijkbare informatie die anderen aan het Bedrijf hebben toevertrouwd. Dergelijke informatie omvat de persoonsgegevens van indieners van claims en verzekerden. Raadpleeg de juridische afdeling als je vragen hebt over de van toepassing zijnde privacywetten of voorschriften binnen jouw regio. 10
Intellectueel eigendom Medewerkers zijn verantwoordelijk voor de bescherming van het intellectueel eigendom van het Bedrijf, waaronder namen, logo s, handelsmerken, patenten, auteursrecht en servicemerken. Ongeoorloofd kopiëren van software, banden, boeken en overig juridisch beschermd materiaal leidt tot mogelijke financiële en juridische aansprakelijkheid voor het Bedrijf. De bescherming van het intellectueel eigendom van het Bedrijf evenals intellectueel eigendom van derden dient te worden beschouwd onder begeleiding van de juridische afdeling en van toepassing zijnde Bedrijfsprocedures. Onderhoud van gegevens en administratie Medewerkers dienen verslagen aan te leggen en bij te houden op papier en in elektronische vorm zoals vereist volgens de Bedrijfsstandaards en procedures en eventuele van toepassing zijnde wetten. Medewerkers dienen vertrouwd te zijn met de tijdsperiodes voor naleving van het beleid en de procedures van het Bedrijf ten aanzien van administratie. Medewerkers mogen de verslagen niet wijzigen, manipuleren of vernietigen voordat de verplichte bewaarperiode is verstreken zoals die is omschreven in de betreffende procedures en het beleid van het Bedrijf. Raadpleeg de juridische afdeling inzake het bewaren van administratie en boekhouding. Bronnen Medewerkers met vragen over deze Code, het Bedrijfsbeleid of gedrag dat deze standaards kan overtreden, dienen eerst met hun supervisor te spreken. Als dat niet mogelijk is of als dit geen aantrekkelijke optie is, kunnen medewerkers contact opnemen met de juiste manager, de juridische afdeling, plaatselijke of centrale Human Resources of het vertrouwelijke meldnummer. Via het vertrouwelijke meldnummer kun je je zorgen anoniem kenbaar maken. De huidige versie van de Gedragscode voor het zakenleven wordt geplaatst en onderhouden op de website van Crawford & Company, www.crawfordandcompany.com. Aangezien deze Code regelmatig kan worden herzien, is het raadzaam de website te bezoeken voor de meest recente versie. 11
CRAWFORD & COMPANY GEDRAGSCODE VOOR HET ZAKENLEVEN CERTIFICERINGSFORMULIER Ik heb de Crawford & Company Gedragscode voor het zakenleven (de Code ) van 6 februari 2007 ontvangen en gelezen. Ik begrijp wat mijn verantwoordelijkheden onder deze Code zijn en zal mij hieraan houden. Ik zie ik dat overtredingen van de bepalingen in de Code kunnen leiden tot sancties. Ik beloof mijn directe supervisor of een andere betreffende vertegenwoordiger van Crawford & Company zo snel mogelijk in te lichten wanneer zich vragen over het naleven van de Code voordoen. (Handtekening medewerker) (Naam in hoofdletters) (Datum) (Afdeling of filiaal) 12