2005-0049780 PROCEDURE-P014: Opmerkingen: 25 nov 2009: - Aanpassing hoofdstuk 7 link naar bijlagen VGM plan 11.3 / 11.4 toegevoegd 29 feb 2012: - Aanpassing Hoofdstuk 1.1 Dart informatie verwijderd - Hoofdstuk 4 en 7 Melding Arbeidsinspectie nieuw formulier. Ook de melding voor de Arbeidsinspectie moet via DV lopen. 21 feb 2013: - Benaming UPI-014 is gewijzigd in Procedure-P014 - Hoofdstuk 8 Bij referenties is proces benoemd. Versiedatum 8 okt 2008 25 nov 2009 29 feb 2012 21 feb 2013 opsteller HSE HSE HSE HS&S P. Meulenbroeks check milieucoördinator R. Zelis R. Zelis veiligheidskundige P. Meulenbroeks P. Meulenbroeks QA-officer H. Hover R. Kruit Jur zaken E. Vorstenbosch E. Vorstenbosch S. Potter B. Cramer P. meulenbroeks S. Potter B. Cramer autorisatie R. Kamst R. Kamst R. Kamst R. Kamst
Titel Procedure-P014: Nummer 2 Datum 21 feb 2013 Inhoud 1 DOEL...3 1.1 VEILIGHEIDSDOELSTELLINGEN PROJECT...3 2 DOELGROEP...3 3 TOEPASSINGSGEBIED...3 4 TAKEN EN VERPLICHTINGEN BIJ ONTWERP- EN UITVOERINGSFASE...5 4.1 DE PROJECTLEIDING:...5 4.2 COÖRDINATOR VOOR DE ONTWERPFASE:...6 4.3 COÖRDINATOR VOOR DE UITVOERINGSFASE:...6 4.4 OPDRACHTGEVER:...6 4.5 UITVOERENDE PARTIJ(EN): (LEVERANCIERS)...6 4.6 VERPLICHTINGEN VAN ONDERLEVERANCIERS EN ZELFSTANDIGEN...7 5 VGM-PLAN EN VGM-DOSSIER...7 5.1 VGM-PLAN GEDURENDE ONTWERPFASE...7 5.2 VGM-PLAN GEDURENDE UITVOERINGSFASE...7 5.3 VGM-DOCUMENTATIE...8 5.4 VGM-DOSSIER (ARTIKEL 2.30)...8 6 DEFINITIES/AFKORTINGEN...8 7 FORMULIEREN EN HULPMIDDELEN...11 8 REFERENTIES...12
Bladnummer 3 1 Doel Het geven van richtlijnen om te voldoen aan de verplichtingen uit het Arbeidsomstandighedenbesluit, afdeling 5, Bouwproces. Verder is het doel van deze VGM-procedure en het VGM-plan: - het scheppen van criteria en voorwaarden ter voorkoming van incidenten/ongevallen op de werkplek; - het bevorderen van de VGM-zorg voor en door alle bedrijven en/of personen betrokken bij alle activiteiten verband houdende met het betreffende project. 1.1 Veiligheidsdoelstellingen Project Voor dit project zijn in de volgende doelstellingen m.b.t. veiligheid gesteld: (N.B. de doelstelling wordt jaarlijks vastgesteld) - LTIF (lost time injury frequency) OV per 1 mln. uren Zie VGM-plan - TRCF (total reportable case frequency) OV +OAW +OMB per 1 mln. uren Zie VGM-plan OV OAW OMB = aantal ongevallen met verzuim = aantal ongevallen met aangepast werk = aantal ongevallen met medische behandeling 2 Doelgroep Alle medewerkers van Essent en (medewerkers van) derden (Leveranciers en onder- Leveranciers). 3 Toepassingsgebied Revisie- en onderhoudsprojecten die binnen Essent in Nederland worden gerealiseerd in het kader van instandhouding dan wel uitbreiding van bestaande installaties. (Voor buitenlandse situaties gelden nadere regelingen.) Een kennisgeving aan de A.I., via documentaire voorziening, van voorgenomen werkzaamheden is wettelijk verplicht wanneer: De geraamde duur van de totstandbrenging van het bouwwerk/projectmeer dan 30 werkdagen beslaat en meer dan 20 werknemers tegelijkertijd arbeid zullen gaan verrichten; of er met de totstandbrenging van het bouwwerk/project meer dan 500 mensdagen zijn gemoeid.
Bladnummer 4 Project 1. Essent zowel Opdrachtgever als uitvoerende partij 2. Opdrachtgever Essent, uitvoering wordt (gedeeltelijk) uitbesteed 3. Essent is uitsluitend Opdrachtgever Essent: VGM-plan RI&E Essent: VGM-plan RI&E Uitvoerende partij: Werkplan (deel-) RI&E Uitvoerende partij: VGM-plan RI&E 2 of meer Leveranciers: Coördinator voor de ontwerp- en uitvoeringsfase Nota Bene: deze PROCEDURE is niet van toepassing op situatie 3 hierboven! Essent is altijd Opdrachtgever. 1. Essent is zowel de Opdrachtgever als de Uitvoerende partij. Dan draagt Essent ook alle verplichtingen m.b.t. het opstellen van het VGM-plan en het toezicht. 2. Essent is Opdrachtgever maar de uitvoering wordt (gedeeltelijk) uitbesteed. Dan stellen de uitvoerende partijen ten behoeve van hun werkzaamheden zelf een VGM-(werk-) plan op. Wanneer 2 of meer partijen samenwerken, wordt door Essent een of meer Coördinatoren voor de ontwerpfase en een of meerdere Coördinatoren voor de uitvoeringsfase benoemd. 3. Essent is uitsluitend Opdrachtgever. Dan zijn bij Essent onder andere van toepassing Arbeidsomstandighedenbesluit, afdeling 5 bouwproces (artikelen 2.23 t/m 2.35)
Bladnummer 5 4 Taken en verplichtingen bij Ontwerp- en Uitvoeringsfase 4.1 De Projectleiding: wijst namens Essent als Opdrachtgever de Coördinator voor de ontwerpfase zowel als de Coördinator voor de uitvoeringsfase aan; is verantwoordelijk voor uitvoering van de verplichtingen als bedoeld in artikel 2.32 en 2.33 van het Arbobesluit; Tijdens de Ontwerpfase: (verplichtingen Opdrachtgever): neemt maatregelen zodat de Coördinator voor de ontwerpfase zijn taken kan vervullen en naar behoren uitoefent; verzorgt dat het VGM-plan onderdeel is van het bestek en beschikbaar is op de bouwplaats. Tijdens de Uitvoeringsfase: stelt de Coördinator voor de uitvoeringsfase aan; legt in schriftelijke overeenkomst de aanstelling van de Coördinator voor de uitvoeringsfase vast; neemt maatregelen zodat Coördinator voor de uitvoeringsfase zijn taken kan vervullen en naar behoren uitoefent. verzorgt dat het VGM-plan deel uitmaakt van het bestek betreffende het bouwwerk en vóór aanvang van de werkzaamheden op de bouwplaats beschikbaar is; verzorgt de meldingen aan, en contacten met, de overheid, zoals vergunningaanvragen De kennisgeving aan de A.I. loopt via documentaire voorziening zie H7 formulieren. Deze kennisgeving dient formeel ondertekend te worden door de Opdrachtgever; evalueert het Project en stuurt bij indien noodzakelijk.
Bladnummer 6 4.2 Coördinator voor de ontwerpfase: stelt het VGM-plan op of laat dit opstellen; betrekt in het VGM-plan de VGM werkplannen van de betrokken aannemers en de projectspecifieke RI en TRA s; coördineert de uitvoering van de verplichting van de Opdrachtgever ervoor te zorgen dat in de ontwerpfase rekening wordt gehouden met de verplichtingen voor de arbeidsomstandigheden die gelden in de uitvoeringsfase; stelt een dossier samen dat is bestemd voor degene die beslist over de uitvoering van latere werkzaamheden aan het bouwwerk; en voert alle overige verplichtingen uit, welke voor hem voortvloeien uit het Arbobesluit. 4.3 Coördinator voor de uitvoeringsfase: treedt coördinerend op, zodat de maatregelen die werkgevers en zelfstandigen nemen ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van werknemers op doeltreffende wijze worden toegepast; organiseert de samenwerking met het oog op de bescherming van de werknemers tussen gelijktijdig of achtereenvolgend aanwezige werkgevers en zelfstandigen op de bouwplaats; coördineert de voorlichting van werknemers op de bouwplaats; neemt de nodige maatregelen zodat alleen bevoegde personen de bouwplaats kunnen betreden; zorgt ervoor dat het VGM-plan, bedoeld in artikel 2.28, en het dossier, bedoeld in artikel 2.30 van het Arbobesluit, worden aangepast indien de voortgang van het bouwwerk of de onderdelen daarvan daartoe aanleiding geven; geeft aanwijzingen indien werkgevers of zelfstandigen naar zijn oordeel niet of in onvoldoende mate of op onjuiste wijze uitvoering geven aan een samenhangende toepassing van hun verplichtingen als bedoeld onder eerste twee bullets; en voert alle overige verplichtingen uit, welke voor hem voortvloeien uit het Arbobesluit. 4.4 Opdrachtgever: neemt zodanige maatregelen dat de coördinator voor de ontwerp- en uitvoeringsfase zijn werk naar behoren kan uitvoeren en vervullen; zorgt ervoor dat het VGM-plan voor aanvang van werkzaamheden geautoriseerd is; draagt er zorg voor dat de verplichtingen voor de uitvoerende partij zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. 4.5 Uitvoerende partij(en) 1 : (Leveranciers) 1 Voor zover Essent bij de uitvoering betrokken is, gelden deze verplichtingen tevens voor Essent.
Bladnummer 7 leveren een ingevuld VGM-werkplan aan 2, met hierin opgenomen een lijst van werkzaamheden met bijzondere risico s en beheersmaatregelen, aan de hand van de Essent Risicomatrix; stellen mede de van toepassing zijnde TRA s op; communiceren voorafgaand aan en tijdens de werkzaamheden met de onder hun regie werkende werknemers, werkgevers en zelfstandigen over de inhoud van het VGM-plan, het VGM-werkplan, de RI en de TRA s; actualiseren het VGM-werkplan en de aanvullingen naar de realiteit; zorgen voor regelmatige inspectie van werkzaamheden en VGM- gedrag van in te zetten personeel en onderleveranciers; garanderen het management en coördinatie van in te zetten personeel en onderleveranciers ter voorkoming van incidenten en/of ongevallen. voorzien Opdrachtgever van alle benodigde informatie om deze in staat te stellen de benodigde controle op het naleven van de VGM-regels uit te voeren; garanderen correcte nakoming van alle verplichtingen als vermeld in dit VGM-plan en relevante wet- en regelgeving; voeren alle overige verplichtingen uit, welke voor hen voortvloeien uit het Arbobesluit. 4.6 Verplichtingen van onderleveranciers en zelfstandigen Onderleveranciers en ieder die voor de uitvoering van werkzaamheden door een Leverancier wordt ingezet vallen onder verantwoordelijkheid en toezicht van de Leverancier die de onderleverancier voor de uitvoering van een deel van het werk heeft ingezet. 5 VGM-plan en VGM-dossier 5.1 VGM-plan gedurende ontwerpfase is het meest recente sjabloon VGM-plan (uit het managementsysteem Procedure-P014); aangevuld met de specifieke of afwijkende gegevens van het Project; aangevuld met de specifieke of afwijkende gegevens van de vestiging; aangevuld met de VGM-werkplannen van de bij het werk betrokken Uitvoerende partijen; aangevuld met de projectspecifieke RI en TRA s; 5.2 VGM-plan gedurende uitvoeringsfase is het VGM-plan gedurende de ontwerpfase; aangevuld met deel-ri s; aangevuld met o.a. TRA s, transportplannen, hijsplannen, werkplannen asbestsanering, werkplannen stralingswerkzaamheden en tekeningen / berekeningen bijzondere steigers; 2 In bijzondere gevallen kan de Opdrachtgever, in geval van routine-werkzaamheden waarvan de risico s middels de beheersmaatregelen in het VGM-plan in de ontwerpfase reeds op een aanvaardbaar niveau zijn gebracht, aan de Uitvoerende partij ontheffing verlenen.
Bladnummer 8 aangevuld met de geactualiseerde en/of nieuwe VGM-werkplannen van de bij het werk betrokken Uitvoerende partijen; aangevuld met bijzondere (Projectgebonden) instructies; en overige eisen die de wet hieraan stelt. 5.3 VGM-documentatie VGM project documentatie bestaat uit: het meest actuele VGM-plan; aangevuld met registraties, bijvoorbeeld van kick-off, toolbox, poortinstructie, vergunningtraining, HS&S rondgangen enz; aangevuld met rapportages en verslagen (meldingen en incidenten, aannemersbeoordelingen) enz; aangevuld met notulen en actielijsten op VGM-gebied. 5.4 VGM-dossier (artikel 2.30) Het VGM-dossier bestemd voor degene die beslist over de uitvoering van latere werkzaamheden aan het bouwwerk, waarin de bouwkundige en technische kenmerken zijn opgenomen die van belang zijn voor de veiligheid en gezondheid van werknemers die latere werkzaamheden verrichten. 6 Definities/Afkortingen AI Arbeids Inspectie (ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid) Bedrijfshulpverlener Een persoon door een betrokken werkgever is aangewezen om: eerste hulp bij ongevallen te verlenen; brand te beperken en te bestrijden en de gevolgen van ongevallen te beperken; in noodsituaties zorg te dragen voor alarmering en evacuatie van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting. Coördinator voor de ontwerpfase De natuurlijke of rechtspersoon die belast is met de in artikel 2.30 van het Arbobesluit genoemde taken betreffende veiligheid en gezondheid gedurende de studie-, de ontwerp- en de uitwerkingsfase van het ontwerp van een bouwwerk.
rapport Procedure-P014: Bladnummer 9 Coördinator voor de uitvoeringsfase De natuurlijke of rechtspersoon die belast is met de in artikel 2.31 van het Arbobesluit genoemde taken betreffende veiligheid en gezondheid gedurende de totstandbrenging van een bouwwerk (de uitvoeringsfase). Doel Het doel zoals omschreven in hoofdstuk 1 van dit document. Leverancier Uitvoerende partij die rechtstreeks in opdracht van de opdrachtgever werkzaamheden uitvoert/laat uitvoeren en/of materiaal/apparatuur levert/laat leveren. (onder)- Leverancier Uitvoerende partij die rechtstreeks of in opdracht van een Leverancier werkzaamheden uitvoert/laat uitvoeren en/of materiaal/apparatuur levert/laat leveren. Ontwerpende Partij Degene die zich jegens de Opdrachtgever verbonden heeft om in het bouwproces de ontwerpende rol te vervullen. Opdrachtgever Essent Energie Productie B.V. Opdrachtgever Degene voor wiens rekening een bouwwerk (het Project) tot stand wordt gebracht. PI Projectinstructie, een gedurende een bepaald project geldende instructie. Project veiligheidskundige De project veiligheidskundige is degene in het projectteam die de projectmanager assisteert en ondersteunt op het gebied van VGM activiteiten. Een project veiligheidskundige beoordeelt de inventarisatie van VGM-knelpunten en maatregelen per (hoofd- )activiteit en adviseert bij de realisatie van een project specifieke Risico Identificatie (RI). Deze RI zal via de projectleiding (VGM-plan) aan de leveranciers verspreid worden die hun VGM-(werk)plan daarmee verder uitwerken. Tijdens uitvoering is de project veiligheidskundige degene die het projectteam gevraagd en ongevraagd voorziet van informatie en adviezen over allerlei zaken m.b.t. veiligheid, gezondheid etc. die van belang zijn om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren en te handhaven. Projectleiding De persoon of partij die de dagelijkse leiding over het project heeft.
rapport Procedure-P014: Bladnummer 10 RI Risico-Inventarisatie zoals bedoeld in Arbowet artikel 5. Taak Risico Analyse (TRA) Een Taak Risico Analyse is een gestructureerde werkwijze waarbij de risico s van een beperkte hoeveelheid taken, activiteiten, goed geschat worden waarna passende beheersmaatregelen getroffen kunnen worden vastgesteld (en getroffen). (zie procedure-p002 Taak Risico Analyse) TRA Taak-risico-analyse, ofwel een vastlegging van karweispecifieke risico s met de bijbehorende beheersmaatregelen. Uitvoerende partij De Leverancier die zich jegens de Opdrachtgever verbonden heeft om in het bouwproces de uitvoerende functie te vervullen. VCA Veiligheid Checklist Aannemers VGM Plan Het Veiligheids- Gezondheids- en Milieuplan (het Veiligheids- en gezondheidsplan als bedoeld in artikel 2.28 Arbobesluit) 3 aangevuld met de milieu paragraaf. VGM Werkplan (Leveranciers) Plan met VGM gegevens voor Leveranciers die niet VGMplanplichtig zijn of in regie voor een Essent project werken. 3 Het opstellen (en bijhouden) van een VGM-plan is een wettelijke verplichting; een en ander is onder meer neergelegd in het Arbobesluit. De wettelijke terminologie hiervoor is een V&G-plan ( Veiligheids- en Gezondheidsplan ). Omdat Essent in het wettelijk voorgeschreven V&G-plan wil benadrukken dat hierin een aantal relevante bedrijfs- en milieuaspecten voor het Project is opgenomen heeft Essent de voorkeur voor en gebruikt zij daarom de term VGM-plan ( Veiligheids- Gezondheids- en Milieuplan ). Ter voorkoming van ieder misverstand wordt benadrukt dat het VGM-plan dient te worden opgevat als het V&G plan conform de wet en dat hierop derhalve alle eisen die de wet aan het V&G plan stelt onverminderd van toepassing zijn.
Bladnummer 11 VI Vestigingsinstructie, een binnen een bepaalde vestiging geldende instructie. VGM-documentatie VGM-dossier VK VGM-documentatie samenvoegen en bijhouden van actuele VGM-documenten. VGM-dossier bestemd voor degene die beslist over uitvoering van latere werkzaamheden, hierin zijn opgenomen technische en bouwkundige kenmerken die van belang zijn voor gezondheid en veiligheid. Veiligheidskundige VOL Veiligheid voor leidinggevenden 7 Formulieren en hulpmiddelen Standaard sjabloon Essent VGM-plan http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da8030cf96 Standaard sjabloon bijlage 11.3 Aanvullende Risico Inventarisatie http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da803509ad Standaard sjabloon bijlage 11.4 Specifieke gevaren uit gelijktijdige en achtereenvolgende werkzaamheden http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da803509ae o Standaard sjabloon Essent VGM-werkplan http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da8030cf97 o Standaard sjabloon Essent VGM-plan (Engelstalig in ontwikkeling) o Standaard sjabloon Essent VGM-werkplan (Engelstalig in ontwikkeling) o Standaardformulier Taak-Risico-Analyse http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da80311778 o Essent Risicomatrix http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da80317cb5 o Formulier Registratie projectinstructie http://swesz124/documentor/drl/objectid/090004da80213f2a o Formulier aanmelden Arbeidsinspectie Let op formulier moet naar DV gestuurd worden. Info.document@essent.nl http://sweszvip01prd.essent.local/doc2energy?objectid=090004f9802bffff Alle relevante Procedures, VI s en PI s dienen op verzoek of bij wijze van voorlichting, per omgaande ter beschikking te worden gesteld aan iedere belanghebbende partij.
Bladnummer 12 8 Referenties Arbobesluit Hoofdstuk 2 afd. 5 bouwproces Hoofdstuk 3 afd. 2 aanvullende eisen Essent BU Productie Management handboek Management handboek revisies Deze procedure valt onder proces Beheersing HS&S risico s