Draaiboek gemandateerde centra loopbaanbegeleiding Ga fluitend naar je werk meer info op vdab.be of bel 0800 30 700
Belangrijk! Ben je recent gemandateerd, dan is het uitermate belangrijk dat 1. je zo snel mogelijk de volgende gegevens bezorgt aan je provinciale projectopvolger het logo van je centrum het adres van het loopbaancentrum of meerdere adressen (straat, huisnr., postcode en stad) voor alle vestigingen waar loopbaanbegeleiding wordt aangeboden. Gebruik hiervoor het document Adressen loopbaanbegeleidingscentra te vinden op de beveiligde url: http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml de link naar je website (URL) 2. je zo snel mogelijk toegang vraagt tot Mijn VDAB en deze login gegevens via mail bezorgt aan je provinciale contactpersoon. (zie hoofdstuk 1 pagina 2) Inhoud 1. Contactgegevens Projectopvolgers 3 2. Contactgegevens voor de Loopbaancheques 3 3. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding 4 4. Bekendmaking gemandateerde centra en communicatieacties 4 5. Wijziging mandaataanvraag 6 6. Recht op loopbaanbegeleiding 7 7. Loopbaancheques: Edenred en de implicaties in het project loopbaancheque 11 8. Registratie van gesprekken met klanten 12 9. Praktische verloop van een begeleiding 19 10. POP 23 11. Opleidingen in het kader van loopbaanbegeleiding 25 12. Mogelijk misbruik van de loopbaancheque 26 13. Toelichting stimuleringsfinanciering 27 14. ESF project verlengde tijdsduur loopbaanbegeleiding 29 15. Implicaties van de Europese Wetgeving op het BVR Loopbaanbegeleiding 31 16. Toelichting gescheiden opname van kosten en opbrengsten in de boekhouding 32 17. BTW 32 18. Overzicht standaarddocumenten 34 19. Tevredenheidsmetingen 34 20. Kwalimon en audit 34 21. Klachtenprocedure 35 22. Link FAQ 35 23. Draaiboek gemandateerde centra 35 Versie april 2015 2 LOOPBAANBEGELEIDING
1. Contactgegevens Projectopvolgers Als loopbaancentrum kan je met AL je vragen terecht bij je provinciale loopbaancel loopbaancel West-Vlaanderen marleen.vanrie@vdab.be 050 28 86 78-0496 57 55 68 - Marleen van Rie loopbaancel Oost-Vlaanderen san.vanderputten@vdab.be 09 254 11 95-0496 57 55 82 - San Vanderputten loopbaancel Antwerpen goele.vermeiren@vdab.be 03 202 18 52-0496 57 55 64 - Goele Vermeiren loopbaancel Limburg ilse.dekkers@vdab.be 089 30 14 01-0496 57 74 34 - Ilse Dekkers loopbaancel Vlaams-Brabant david.pappaert@vdab.be 02 255 92 51-0496 57 74 18 - David Pappaert 2. Contactgegevens voor de Loopbaancheques Als burger / klant Indien een burger of klant: vragen heeft over zijn loopbaancheque of zijn recht op loopbaancheque, een weigering gekregen heeft voor een loopbaancheque en hij wenst hier meer informatie over een weigering gekregen heeft voor een loopbaancheque, maar jij of hij kan toch aantonen hier recht op te hebben kan je hem doorverwijzen naar of samen met hem contact opnemen met Cel loopbaancheques in Brussel. Zij nemen de administratieve afhandeling van de cheque voor hun rekening. Cel loopbaancheques Keizerslaan 11, 1000 Brussel 02 506 12 05 lb.cheque@vdab.be! In tegenstelling tot de opstartperiode wordt de generieke mailbox lb.cheque@vdab.be vanaf nu een kanaal voor de burger. Daarnaast zal deze mailbox enkel nog fungeren voor kandidaat - loopbaancentra met vragen over mandatering. LOOPBAANBEGELEIDING 3.
3. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding Het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende loopbaanbegeleiding kan je terugvinden via onderstaande link: http://partners.vdab.be/loopbaanlandschap/doc/bvr.pdf 4. Bekendmaking gemandateerde centra en communicatie De website van VDAB is het enige officiële kanaal waarlangs het overzicht van de gemandateerde centra verspreid wordt naar de burgers. Per provincie staan de loopbaancentra op twee manieren gerangschikt: enerzijds per gemeente, anderzijds per organisatie Op de gemeentepagina wordt het logo, de adres- en telefoongegevens, het mailadres en de websitelink, waarop de burger kan doorklikken, vermeld. Elk loopbaancentrum profileert zich op deze gemeentepagina met hetzelfde logo en dezelfde naam voor al zijn vestigingen. Alle loopbaancentra krijgen eveneens de kans om zich op deze gemeentepagina specifieker te profileren door vermelding van 3 profileringscriteria naast de gegevens van elke vestiging. Het overzicht per provincie op organisatieniveau wordt weergegeven met de logo s van de centra. De burger komt via een klik op een logo terecht bij de website van het respectievelijke centrum. In de toekomst zal de klant via een zoekrobot kunnen zoeken naar het meest passende loopbaancentrum. Dit is nog in ontwikkeling, de concrete instructies hierrond worden ten gepaste tijde verspreid. Van zodra je erkend bent als gemandateerd centrum voor loopbaanbegeleiding, word je gevraagd om zo snel mogelijk je logo, adres (of meerdere adressen van vestigingen waar loopbaanbegeleiding wordt aangeboden), de link naar de website en het mailadres van de respectievelijke vestiging(en) door te geven. Gebruik hiervoor het sjabloon Gegevens Loopbaanbegeleidingscentra dat je als bijlage bij je toekenningsmail bij de start van je mandaat hebt ontvangen. Mail deze gegevens door naar je provinciale contactpersoon in functie van de bekendmaking via de website van VDAB. Toevoeging van nieuwe vestigingen Wanneer je centrum een nieuwe vestiging opent, geef dit dan zeker tijdig door aan VDAB. Dit doe je door het ingevulde sjabloon Toevoeging of schrapping vestiging(en) te versturen naar je provinciale contactpersoon. Dit sjabloon vind je op de volgende afgeschermde url: http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml Enkel indien VDAB volgende gegevens van de nieuwe vestiging doorgestuurd krijgt, kan de nieuwe vestiging bijgevoegd worden op de VDAB site: specifiek adres! website telefoonnummer mailadres 4 LOOPBAANBEGELEIDING
Sluiting van vestigingen Wanneer beslist wordt dat er geen loopbaanbegeleiding meer zal aangeboden worden in een vestiging van je loopbaancentrum, vragen wij uitdrukkelijk dit ook te melden aan je provinciale contactpersoon. Dit doe je eveneens aan de hand van het ingevulde sjabloon Toevoeging of schrapping vestiging(en), te vinden op http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml. Wijzigingen gegevens vestigingen Wijzigingen van de gegevens van een vestiging vraag je aan door het ingevulde sjabloon Wijziging gegevens vestiging(en) te bezorgen aan je provinciale contactpersoon. Dit sjabloon vind je op http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml. De uitvoering van deze wijzigingen gebeurt 1 keer per maand (telkens ongeveer halverwege de maand). Dus als je kan, maak zo snel mogelijk werk van de aanvraag. Correctheid gegevens centra op site VDAB Het centrum zelf staat in voor de correctheid van de gegevens van zijn vestigingen op de VDAB site. VDAB voert enkel uit.graag roepen wij alle centra op tot aandacht hiervoor. Dit in het belang van zowel de burger, als het centrum zelf. Bij melding van incorrecte gegevens door de burger aan VDAB, meldt VDAB dit aan het betreffende centrum. Het centrum zelf neemt initiatief tot een aanvraag van gegevenswijziging via bovenvermeld sjabloon. Startpakket en logogebruik Er worden per vestiging twee raamstickers + twee affiches voorzien. Deze worden automatisch verstuurd nadat je de vestigingen aan ons bekend gemaakt hebt. Als centrum krijg je bij de start van je mandaat toegang tot het logo van de Loopbaancheques. Dit hoor je te gebruiken op alle communicatie aangaande loopbaancheques/loopbaanbegeleiding. (folders, brieven, website etc). Dit is echter niet verplicht op de oefeningen, contracten of andere interne documenten. Het logo is terug te vinden via deze link http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml, onder Beeldmateriaal. Campagnemateriaal De affiche, banner, radiospot enz., aansluitend bij de campagne Fluitend naar het werk van september 2013 staat ter beschikking van de loopbaancentra via volgende link http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml. Let wel: dit officieel campagnemateriaal mag enkel in zijn geheel gebruikt worden. Aankondiging van events op VDAB website Indien je als loopbaancentrum een event voor werknemers organiseert, kan je dit laten agenderen op de VDAB website onder de rubriek Agenda. Deze Agenda vind je links onderaan de startpagina van de VDAB website. De criteria waaraan je event dient te voldoen zijn: het doelpubliek is werknemers de organisatie gebeurt door het loopbaancentrum zelf agendapunten zijn werkgerelateerde topics Concreet schrijf je je hiervoor in door op meer events en vervolgens meld het ons te klikken. LOOPBAANBEGELEIDING 5.
Infomails Regie Loopbaanbegeleiding (REGIE LBB) Het team Regie LBB houdt alle loopbaancentra op de hoogte van belangrijke informatie via mail. Concreet verstuurt Fran Bellinck regelmatig infomails, die zeer herkenbaar zijn door de vermelding in het onderwerp REGIE LBB: + onderwerp. Deze mails worden verstuurd naar de contactpersoon, zoals door het centrum aangegeven bij de mandaataanvraag. Wanneer het een centrum opportuun lijkt om deze mails ook te laten ontvangen door andere medewerkers, kan dit gevraagd worden per mail (fran.bellinck@vdab.be). Deze infomails zijn belangrijk in de communicatie van VDAB regie naar de centra toe. Volg deze dus goed op. 5. Wijziging mandaataanvraag Er zijn bepaalde situaties waarin men als gemandateerd loopbaancentrum een officiële wijziging moet aanbrengen aan de mandaataanvraag. Alle deze officiële wijzigingen worden aangetekend naar de projectopvolger gestuurd. Onderstaande veranderingen zijn mogelijk: Onderaannemers Indien je nieuwe onderaannemers inzet, hoor je een onderaannemingsverklaring toe te voegen waarop de personen in kwestie vermeld zijn. Wijziging BTW statuut Indien het loopbaancentrum wijzigt van BTW-statuut, dien je dit aan ons mee te delen. VDAB keert dan een ander bedrag uit per pakket. (BTW-plichtig = 665,5 per pakket, niet BTW-plichtig is 550 per pakket) Een mail met het correcte BTW-nummer naar je projectopvolger volstaat. Wij kunnen dit nooit met terugwerkende kracht regulariseren. Dat wil zeggen dat wij dit veranderde statuut pas in voege zullen laten gaan bij aanvang van het volgende aangiftekwartaal. (dus per 1 januari - 1 april - 1 juli - 1 oktober). Juridisch statuut van de onderneming wijzigt Indien het juridisch statuut van je onderneming wijzigt, breng je zo snel mogelijk je projectopvolger op de hoogte. Afhankelijk van de wijzigingen die gebeuren, gaan we na welke wijzigingen opgenomen horen te worden in de mandaataanvraag en of er nood is aan een nieuwe mandaataanvraag. Wij verwachten dit ten laatste een maand voor de officiële wijziging. Professionele deskundigheid In de mandaataanvraag moet een gemandateerde organisatie borg staan voor 1 VTE professionele deskundigheid. Indien een personeelslid die hier voltijds of deeltijds borg voor staat, uit de organisatie vertrekt, dient deze professionele deskundigheid op een andere manier aangetoond te worden. Er moet dan een nieuw portfolio ingediend worden. Als gevolg hiervan komt er dan een wijziging van het mandaat. Neem zeker contact op met je projectopvolger indien dit het geval is. Dan wordt onderzocht hoe je dit als organisatie kan opvangen. Kwaliteitscertificaten Indien het kwaliteitslabel vervalt tijdens je mandaat; bezorgt u ons vóór vervaldatum een nieuw geldig kwaliteitscertificaat. 6 LOOPBAANBEGELEIDING
6. Recht op loopbaanbegeleiding Opgelet dd 01/03/2015 is het recht op loopbaancheques uitgebreid! Na advies van de Raad van State (dd 13 februari 2015) wijzigt de Vlaamse Regering definitief het besluit over de opleidingscheques en over loopbaanbegeleiding. De wijziging legt de volgende principes vast: voor kort- en middengeschoolden wordt de reglementering voor opleidingscheques niet aangepast, terwijl hooggeschoolden enkel nog opleidingscheques kunnen aanvragen voor opleidingen die vermeld staan in hun persoonlijk ontwikkelingsplan. Daarnaast wordt het toepassingsgebied voor opleidingscheques en loopbaancheques uitgebreid voor Vlaamse werknemers die hier wonen, maar niet in het Vlaamse of Brussels Hoofdstedelijk gebied werken. Ook Vlaamse zelfstandigen die hun vestiging niet op het Vlaamse of Brussels Hoofdstedelijk gebied hebben, zullen voortaan ook aanspraak kunnen maken op een loopbaancheque. Hierna een uittreksel van het Besluit van de Vlaamse Regering over loopbaanbegeleiding dd 17 mei 2013 7 professioneel actieve persoon: a) de persoon, die op het ogenblik van de aanvraag van de loopbaancheque tewerkgesteld is krachtens een arbeidsovereenkomst, of die arbeid verricht onder het gezag van een ander persoon, en die in een van de volgende gevallen verkeert: 1) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; 2) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van een van de andere lidstaten van de Europese Unie (EU) of een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en is tewerkgesteld op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; 3) hij heeft zijn woonplaats op het grondgebied van het Waalse Gewest, maakt gebruik van zijn recht op vrij verkeer van werknemers of van de vrijheid van vestiging, zoals gewaarborgd door artikel 45 en 49 van het verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en is tewerkgesteld op het grondgebied van het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest; We moeten dus altijd eerst kijken naar tewerkstelling en iemands woonplaats. Wonen in Vlaanderen geeft altijd recht op een loopbaancheque. Wonen in een andere lidstaat van Europa: enkel wanneer je werkt in Vlaanderen of Brussel. Wonen in Wallonië geeft enkel recht als NIET BELG wanneer je verhuisd bent vanuit een ander land van de EU/EER en werkt in Vlaanderen of Brussel. Let op: wanneer je als Belg in Wallonië woont en werkt in Vlaanderen of Brussel, heb je geen recht op een loopbaancheque. Vlaanderen en Wallonië zijn namelijk deelstaten, ze zijn geen andere landen binnen de Europese Unie. De Vlaamse Gemeenschap is immers niet bevoegd om regelgeving uit te schrijven voor inwoners van Wallonië. VDAB moet deze regelgeving op deze manier uitvoeren. De voorbeelden ik woon in Gent en werk in Leuven: ik heb recht ik woon in West-Vlaanderen en werk in Nederland: ik heb recht ik woon in Limburg en werk in Wallonië: ik heb recht ik woon in Nederland (of elk ander lidstaat van de EU/EER) en werk in Vlaanderen: ik heb recht ik woon in Frankrijk (of elke ander lidstaat van de EU/EER) en werk in Brussel: ik heb recht ik woon in Nederland en werk in Frankrijk: ik heb geen recht ik woon in Wallonië en werk in Brussel: ik heb geen recht (zie uitzondering hierboven) ik woonde in Spanje en verhuisde naar Wallonië en werk in Brussel: ik heb recht ik woon en werk in Vlaanderen en heb de Turkse nationaliteit: ik heb recht. LOOPBAANBEGELEIDING 7.
De professioneel actieve persoon voldoet aan volgende voorwaarden: Hij/zij vraagt op eigen initiatief loopbaanbegeleiding aan Hij/zij is werkzaam op het ogenblik van de aankoop van de loopbaancheque Hij/zij heeft minimaal 12 maanden werkervaring opgebouwd in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de aanvraag van de loopbaancheque. Hier worden enkele uitzonderingen voorzien: - Als de uitzendkracht bij de aanvraag van de loopbaancheque 4 ononderbroken weken tewerkstelling aantoont, dan volstaan 9 maanden werkervaring in de loop van 24 maanden. - De individuele beroepsopleiding als werkzoekende wordt gelijkgesteld met werkervaring. - Werkervaring in het buitenland wordt aangetoond via een attest van de werkgever of een gelijkwaardig attest. Hij/zij heeft geen door het Vlaams Gewest gesubsidieerde loopbaanbegeleiding genoten in de periode van zes jaar voor zijn aanvraag van de loopbaancheque. Deze periode wordt berekend op basis van de periode tussen: het eerste geregistreerde gesprek van de loopbaanbegeleiding onder de ESF-financiering / het eerste gesprek van het eerste pakket en de datum van aanvraag van de loopbaancheque. 8 LOOPBAANBEGELEIDING
Lijst van situaties die momenteel gelijkgesteld zijn aan werkend Deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen nog situaties zijn die gelijkgesteld zijn. Voor meer duidelijkheid neem je contact op met cel loopbaancheques op 02/506 12 05. Zij zijn op de hoogte van ALLE situaties. Voor leerkrachten: indien zij een loopbaancheque aanvragen tijdens de periode van uitgestelde vergoeding (juli en augustus). Leerkrachten die gewerkt hebben van 1/9 van het voorgaande jaar tot en met 30/6 van het lopende jaar, hebben recht op een loopbaancheque omdat zij recht hebben op een uitgestelde vergoeding. (zie ook punt 7 Praktische verloop van Loopbaanbegeleiding ) Personen die een verbrekingsvergoeding ontvangen en dit gedurende de periode die deze verbrekingsvergoeding dekt. Personen met een SINE statuut, art 60 Personen met een IBO overeenkomst Personen die werken met dienstencheques zonder bijkomend inkomensgarantieuitkering invoegwerknemers weppluscontract Personen in het kader van een stage tijdens een Syntra opleiding Bedrijfsbheer (in tegenstelling tot cursisten die in het kader van een VDAB-opleiding stage lopen.) Werklozen die van hun bijberoep hun hoofdberoep gemaakt hebben. Door het werkloos worden (kan niet ingeschreven worden als niet werkende werkzoekend), wordt zijn bijberoep hoofdberoep en heeft hij recht op een cheque. RSVZ maakt geen onderscheid tussen hoofd en bijberoep als zelfstandige. Betrokkene blijft professioneel actief. Categorieën 93 (vrij ingeschreven deeltijds werkende zonder uitkering RVA) en 80 ( werkende met uitkering van RVA) en daarnaast zelfstandige in bijberoep met aanvullende uitkering Deeltijds werkenden zonder inschrijving bij VDAB Personen in zwangerschapsverlof Personen tijdens (langdurige) ziekte uitgezonderd ziekte tijdens interim, op voorwaarde dat ze nog een arbeidsovereenkomst of het statuut van zelfstandige hebben. Personen in ouderschapsverlof Personen in tijdskrediet Personen die werken en wonen in Vlaanderen maar een arbeidsovereenkomst hebben niet naar Belgisch recht. (bvb Nederlander woont in Vlaanderen, werkt in Vlaanderen en heeft een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht) Het is mogelijk dat VDAB hier geen gegevens over krijgt, waardoor een burger onterecht een weigering krijgt. Meewerkende echtgeno(o)t(te) van een zelfstandige (valt onder art 6 van KB over activiteit zelfstandige) Tijdelijke werklozen wegens economische oorzaak: bij tijdelijke werkloosheid wordt de arbeidsovereenkomst tussen de werknemer en werkgever niet gestopt dus komen ze in aanmerking voor de loopbaancheque. Werknemer met overbruggingsvergoeding Onthaalouder: ofwel aangesloten bij kind en gezin, dan is hij/zij werknemer. Of hij of zij is zelfstandige. De arts-specialist-in-opleiding De huisarts-in-opleiding Personen die gebruik maken van een inschakelingsvergoeding Aangaande overgangsmaatregelen tussen ESF financiering en nieuwe landschap: Indien de burger onder de financiering met ESF middelen een kort traject doorlopen heeft, is zijn recht op loopbaanbegeleiding niet aangeraakt en heeft hij dus nog recht op twee loopbaanpakketten. Indien hij reeds loopbaanbegeleiding gevolgd heeft, heeft hij pas opnieuw recht na zes jaar. Het tweede pakket valt samen met het algemene recht op loopbaanbegeleiding. De burger heeft dus geen recht op enkel een tweede pakket na loopbaanbegeleiding onder ESF financiering. LOOPBAANBEGELEIDING 9.
Het recht op loopbaanbegeleiding omvat het volgende: Om de zes jaar heeft een burger recht op twee pakketten van vier uur loopbaanbegeleiding. Hij kan deze twee pakketten opnemen: apart van elkaar, bij hetzelfde centrum of telkens bij een ander centrum. Tussen de twee pakketten kan hij een korte of langere tijdsperiode laten, afhankelijk van zijn nood. aansluitend op elkaar: bij hetzelfde loopbaancentrum, als vervolg op het eerste pakket kan hij het tweede pakket aanvragen. Het resultaat is dat hij één langere begeleiding krijgt door de twee pakketten te combineren (minimaal 8 uur). Altijd binnen de zes jaar. Indien de burger van statuut verandert tijdens of na het opnemen van pakket 1, kan het zijn dat hij geen recht meer heeft op pakket twee. Bijvoorbeeld indien hij werkzoekend wordt na pakket 1, zal hij pakket 2 niet meer kunnen opvragen maar wel kunnen terugvallen op de reguliere begeleiding van VDAB voor werkzoekenden. Men heeft per pakket recht op minimaal 4 uur begeleiding, te spreiden in overleg met de loopbaanbegeleider, op maat van de vraag van de burger. De loopbaanbegeleiding vindt hoofdzakelijk individueel plaats en is verspreid over minimaal twee dagen. Hij mag bvb 4 keer 1 uur begeleiding kiezen, maar ook twee sessies van 2 uur bvb. Het is aan de burger om hierover afspraken te maken met de loopbaanbegeleider. Afspraken kunnen geregistreerd worden met een minimale duurtijd van 30 minuten tot maximaal 2 uur. Er moeten dus minimaal twee registraties gebeuren per pakket. Afspraken hierover maak je best op voorhand om misverstanden te vermijden. Een loopbaancentrum mag per loopbaancheque meer dan vier uur begeleiding aanbieden, maar zal niet meer dan voor deze vier geregistreerde uren vergoed worden. Voor specifieke situaties verwijzen we je graag naar het FAQ document: http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml 10 LOOPBAANBEGELEIDING
7. Loopbaancheques: Edenred en de implicaties in het project loopbaancheque Edenred België maakt deel uit van de internationale groep Edenred, uitvinder van de Ticket Restaurant en wereldmarktleider inzake voorafbetaalde diensten aan bedrijven, aanwezig in 40 landen, telt 6000 medewerkers, 38 miljoen begunstigden, 610.000 klanten (ondernemingen en organisaties) en 1,3 miljoen aangesloten dienstverleners. In België is Edenred marktleider wat de maaltijdcheques (Ticket Restaurant ) betreft. Edenred stelt haar knowhow en expertise ten dienste van organisaties en openbare instellingen in het kader van de realisatie van hun sociaal beleid. Het is in deze context dat VDAB het beheer van de loopbaancheque aan Edenred België toekent. Edenred neemt het uitgeven van de loopbaancheque voor zijn rekening en zal er ook voor zorgen dat de gemandateerde opleidingscentra voor de geleverde diensten betaald worden. De burger vraagt zijn loopbaancheque aan via Mijn loopbaan bij VDAB. De centra registreren hun prestaties zoals toegelicht in de Registratiemodule (zie hoofdstuk 8 pagina 9). VDAB stuurt deze gegevens door naar Edenred, die op basis hiervan het betalingsverkeer zal controleren en uitvoeren. Noch het gemandateerde loopbaancentrum noch de burger hoeft hiervoor rechtstreeks te communiceren met Edenred. Edenred zal een enkel voor de gemandateerde centra beschikbare webruimte creëren waar de centra de volgende zaken kunnen consulteren (niet registreren): Een overzicht van de reeds uitgevoerde registraties, zijn consulteerbaar per burger. Een overzicht van het betalingsverkeer. U zult van Edenred automatisch een e-mail ontvangen met een login voor deze persoonlijke webruimte. Bij vragen over het betalingsverkeer kunt u terecht bij de cel loopbaancheques van Edenred via volgende kanalen: per telefoon op 02/679 5011 per e-mail naar loopbaancheque-be@edenred.com Voor vragen echter over het product loopbaanbegeleiding of over registraties, gelieve contact op te nemen met de projectopvolgers. LOOPBAANBEGELEIDING 11.
8. Registratie van gesprekken met klanten Vanaf 17/3/2014 kan je als loopbaancentrum terecht in een nieuwe registratiemodule. Deze kwam er na een analyse van de klantvriendelijkheid van de gangbare registratie bij VDAB. Hieronder wordt geschetst hoe men toegang krijgt tot deze module en hoe je er mee kan werken. De (eerste) registratie van prestaties moet binnen de geldigheidstermijn van de loopbaancheque gebeuren. VDAB kan niet tussenkomen indien de geldigheidstermijn van de cheque verlopen is. De budgetten die voor de cheque van VDAB naar Edenred gaan, worden na einde van deze termijn automatisch teruggevorderd. De aanpassingen in het dossier van de klant zijn hiermee verbonden. Het privacy-document is NIET meer nodig. Toegang tot de registratiemodule 1. Als nieuw Loopbaancentrum registreer je je als volgt: Dit hoeft echter niet als je al een zo n login hebt ga dan onmiddellijk naar punt 4. Je krijgt daarna onderstaand scherm: Let bij het invullen van bovenstaande registratie op het volgende: wanneer je moet aanduiden welk contract je wil, moet je dit aanvragen op basis van de hoofdactiviteit van je organisatie. Kies zeker de correcte optie (zie hierna). 12 LOOPBAANBEGELEIDING
2. Na het invullen van het formulier op de site ontvang je een contract dat je ondertekend terugbezorgt aan VDAB (Ann Rots, Directeur Servicelijn VDAB, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel). Dit kan enkele dagen in beslag nemen. 3. Daarna krijg je een mail met logingegevens en een bedrijfsidentificatienummer. 4. Stuur deze mail door aan je provinciale projectopvolger, hij of zij zal achter de schermen het nodige doen om je toegang te geven tot de registratiemodule van de loopbaancheques. Inloggen Je gaat op de site van VDAB naar werkgevers (zie beschrijving pag. Error! Bookmark not defined.), waar je inlogt met de login en paswoord die u van ons ter beschikking gekregen hebt. Na succesvol inloggen krijg je onderstaand scherm te zien. Je kiest voor Mijn loopbaan voor partners optie Loopbaancheques. LOOPBAANBEGELEIDING 13.
Je krijgt onderstaand scherm te zien. Toelichting over de structuur van de module Er zijn drie flappen in de module: Overzicht begeleidingen: hierin kan je jouw prestaties registreren en jouw registraties per loopbaancheque controleren. Controle cheque voor gebruik: hierin kan je de beschikbaarheid van een loopbaancheque controleren. Financieel overzicht: dit luik maakt het mogelijk om een overzicht te krijgen van de financiële gegevens. 1. Overzicht begeleidingen Deze module tref je altijd aan als beginscherm wanneer je inlogt. Je krijgt onmiddellijk een overzicht van de lopende/actieve loopbaancheques waarop je loopbaancentrum registreert. Zoeken naar een loopbaancheque/klant Dit overzicht is geordend op basis van je recentste wijzigingen. Er worden telkens 10 loopbaancheques per pagina weergegeven, je kan in de lijst scrollen d.m.v. de genummerde knoppen onderaan. 14 LOOPBAANBEGELEIDING
Naar believen kan je deze lijst sorteren op chequenummer, klantnummer, klantnaam, status of datum laatst gewijzigd door op deze kolomnamen te klikken. Op die manier kan u naar eigen voorkeur zoeken naar de klant waarvoor je registraties wilt doen of controleren. Een tweede manier om je loopbaancheque te zoeken is via de filter: daar kan je starten met het intypen van een chequenummer, klantennummer, klantnaam, etc. De loopbaancheques die aan deze zoektermen voldoen, zullen op je scherm verschijnen. Exporteren van gegevens Je kan deze gegevens ook exporteren. Dan krijg je een overzicht van de geregistreerde gegevens per pakket/ loopbaancheque. (In het financieel overzicht, dat verder aan bod komt, krijg je een overzicht per transactie zoals deze uitbetaald zal worden door Edenred) Deze gegevens kunnen geëxporteerd worden via de vijf knoppen naast de filter. Door op copy te klikken kopieert u ze naar uw clipboard op uw pc CSV: exporteren als CSV - bestand Excel: hierdoor worden ze onmiddellijk in een Excel tabel geplaatst die u kan bewaren op uw pc PDF: hierdoor worden ze onmiddellijk in een PDF document geplaatst dat u kan bewaren op uw pc Print: hierdoor wordt dit overzicht naar de printer verstuurd Registreren Voor de registratie van een nieuwe klant verwijzen we naar controle van de loopbaancheque (punt 2 pagina 15). Indien je registraties wilt doen voor een bestaande (reeds ingevoerde) klant, zoek je het dossier op in het overzicht begeleidingen (zie rubriek hierboven). Achteraan de gegevenslijn van een loopbaancheque zie je de knop detail. Wanneer je hierop klikt, kom je in het onderstaand overzicht terecht. Je vindt hier de gegevens van de klant, evenals de bestellings- en begeleidingshistoriek. Onderaan de pagina zie je de groene knop nieuwe registratie. LOOPBAANBEGELEIDING 15.
Op deze pagina zijn de velden met een rode asterisk verplicht. De andere zijn optioneel. Per gesprek geef je in: datum waarop het gesprek plaatsvond : gebruik het format dd/mm/jjjj Bijvoorbeeld 02/11/2015 en NIET 02/11/15: in dat geval kunnen er foutmeldingen komen. naam van de begeleider (optioneel, maar aan de raden) type gesprek gespreksvorm feedback (optioneel) duur van het gesprek Type gesprek Intake: dit is de eerste registratie op uw loopbaancheque. Dit is niet je kennismakingsgesprek. Zoals verderop in het draaiboek toegelicht, heeft de klant recht op een kennismakingsgesprek, dat losstaat van de minimaal vier uur begeleiding. In samenspraak met de klant kan dit kennismakingsgesprek mogelijks als intake tellen. Enkel in samenspraak met de klant mag deze registratie zo uitgevoerd worden! Verdiepingsgesprek: elk gesprek dat geen intake of afsluiting is. Synthesegesprek: dit is een afsluitend gesprek. Let op: dit gesprek geldt automatisch als een afsluiting van uw dossier! (Dit in tegenstelling tot de vorige registratiewijze.) Wanneer je op de knop registreer gesprek klikt, zal je een waarschuwing krijgen die dit duidelijk vermeldt. Indien je voor dit gesprek kiest, wordt het dossier dus volledig afgesloten en kan je geen gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. Ter verduidelijking: ook wanneer een tweede pakket volgt op het eerste, wordt het eerste pakket afgesloten met een synthesegesprek. Stopzetting van de begeleiding: dit is een administratieve afsluiting van het dossier, zonder dat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de begeleiding wordt stopgezet in onderling overleg, vooraleer de minimale 4 uren begeleiding zijn bereikt. Je krijgt voor deze registratie dus geen vergoeding. Let op: deze registratie geldt als een afsluiting van uw dossier! Wanneer je op de knop registreer gesprek klikt, zal je een waarschuwing krijgen die dit duidelijk vermeldt. Indien je voor dit gesprek kiest, wordt het dossier dus volledig afgesloten en kan je geen gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling. Nazorggesprek: wanneer een pakket is afgesloten kan je nog altijd nazorggesprekken registreren. Deze zijn louter bedoeld voor de volledigheid van uw dossier en worden nooit gevolgd door een uitbetaling. Wij adviseren je evenwel om dit zo veel mogelijk te registreren. Alleen op die manier krijgen wij als regisseur een terecht en realistisch beeld van jullie inspanningen. Indien je alle gegevens van het gesprek correct inbracht, klik je op de knop registreer gesprek. Terwijl je nog in dit scherm zit, kan je toch nog afzien van de registratie (indien je merkt dat u op een verkeerd dossier aan het registreren bent bvb) door op de knop annuleren te klikken. Opmerking 1: Indien een registratie leidt tot een afsluiting van een dossier, krijg je hiervoor een waarschuwing van het systeem. Negeer je deze waarschuwing, kunnen wij dit NIET meer ongedaan maken. 16 LOOPBAANBEGELEIDING
Opmerking 2: Indien je meerdere gespreksmomenten tegelijk invoert, let er dan op de chronologie van de gesprekken te respecteren. Zoniet zal het systeem onterecht je cheque willen afsluiten (omdat er een gesprek in het verleden ingegeven wordt dat plaatsvond voor het laatst geregistreerde.) Opmerking 3: Je kan meer dan 4 uur begeleiding per loopbaancheque aanbieden en registreren. Een loopbaancheque geeft immers recht op minimaal 4 uur begeleiding. Indien je meer dan 4 uur registreert, zal je echter wel maximaal 550 (+ BTW indien van toepassing) uitbetaald worden. Correcties Indien je een foutieve registratielijn wil verwijderen, kan dat zolang je het dossier NIET afgesloten heeft. Eens afgesloten, kan u geen registraties meer wijzigen of toevoegen. VDAB kan dit dossier ook niet meer voor u openstellen. Zoals hierboven vermeld kan je enkel nog nazorggesprekken registreren die niet resulteren in uitbetaling. Je kan een gesprek of registratie verwijderen door in het detail van de cheque bij de begeleidingshistoriek op het vuilbakje achteraan de lijn te klikken. Je zal altijd eerst de recentste lijn moeten verwijderen, daarna pas kan je de voorgaande lijn(en) verwijderen. Je hoort dan nadien alle lijnen opnieuw correct te registreren. Wees je ervan bewust dat dit ook een implicatie heeft op jouw betalingsgegevens. Een rechtzetting of meerdere rechtzettingen in het verleden kunnen ook leiden tot een terugvordering van betaling (er zal dan een som ingehouden worden op toekomstige betalingen). De nieuwe registraties zullen verrekend worden met je huidig saldo Openstaande dossiers Wanneer er in een dossier gedurende 9 maanden geen registratie gebeurd is, zal simultaan naar de burger en naar het centrum een mail vertrekken met onderstaande boodschap: Geachte Voor dit dossier (klantnummer + nummer loopbaancheque) werd de voorbije 9 maanden geen nieuwe gesprek geregistreerd. Zonder een nieuwe contactregistratie binnen de 12 weken, wordt dit dossier automatisch afgesloten. Indien u toch nog een gesprek registreert, blijft het dossier opnieuw 9 maanden beschikbaar. Met vriendelijke groeten LOOPBAANBEGELEIDING 17.
2. Controle van de loopbaancheque Je komt in deze module terecht door op de flap Controleer cheque voor gebruik te klikken. Deze flap dient naast de controle van de cheque eveneens om de registratie van NIEUWE klanten/ begeleidingen te beginnen. Wanneer je iemand op gesprek krijgt die een loopbaancheque aanbiedt, kan je in deze flap eerst controleren of deze loopbaancheque reeds in gebruik is bij een ander centrum. (Zo wordt vermeden dat de klant al een begeleiding startte in een ander centrum, waardoor je geen recht heeft op vergoeding voor de gesprekken die u met deze klant uitvoert.) Indien je de boodschap krijgt dat deze loopbaancheque al in gebruikt is, klaar je dit best verder uit met de klant. Je kan controleren door het chequenummer (zonder tussenstreepjes) EN klantnummer in te geven. Je krijgt dan de boodschap dat de loopbaancheque nog niet in gebruik is. In dat geval ben je er zeker van dat je gesprekken kunnen geregistreerd en uitbetaald worden. Indien de cheque nog beschikbaar is, kan je via de knop registreer cheque onmiddellijk starten met de registratie. Indien er geen cheque beschikbaar is, is het ook mogelijk dat je probeert te registreren op een loopbaancheque waarvan de geldigheidstermijn overschreden is. In dat geval kan je je prestaties niet meer registreren. Je hoort dan aan je klant te vragen een nieuwe cheque aan te vragen. (zie ook pagina 17/18 aangaande de loopbaancheque en de pakketten.) 3. Financieel overzicht Je komt in deze module terecht door op de flap Financieel overzicht te klikken. In deze module kan je een overzicht krijgen van alle geregistreerde gesprekken, zoals doorgegeven aan Edenred voor betaling. Edenred betaalt deze tweewekelijks uit. Het betalingsoverzicht vind je op de website van Edenred via je persoonlijke login. (zie hfst. 7: Edenred) 18 LOOPBAANBEGELEIDING
Wanneer je naar deze pagina in de registratiemodule van VDAB navigeert, zie je de gegevens gesorteerd op datum van de betaalopdracht. Je kan deze desgewenst laten sorteren op type gesprek, begeleider, klantennaam of chequenummer. Je kan via de filter ook specifieke gegevens opzoeken door het zoekcriterium in te geven (datum, bedrag, begeleider, type gesprek, chequenummer). Deze gegevens kunnen eveneens geëxporteerd worden via de vijf knoppen naast de filter. Door op copy te klikken kopieert u ze naar uw clipboard op uw pc Excel: hierdoor worden ze onmiddellijk in een Excel tabel geplaatst die u kan bewaren op uw pc print: hierdoor wordt dit overzicht naar de printer verstuurd Je kan deze lijst vergelijken met de betalingsgegevens die je van het extranet van Edenred haalt. Door ze via het loopbaanchequenummer te koppelen kan je de betalingen controleren. 9. Praktische verloop van een begeleiding Algemene en praktische informatie over loopbaanbegeleiding kan je vinden op de website van VDAB. We verduidelijken deze graag hieronder: In wat hoort een centrum te voorzien? De burger heeft steeds recht op een vrijblijvend kennismakingsgesprek, individueel of in groep. Dit gesprek hoort niet bij het pakket en mag geen deel uitmaken van de geregistreerde uren, en is in principe verschillend van het intakegesprek. De burger is dus vrij om bij verschillende loopbaancentra te informeren naar aanpak en inhoud van begeleiding. Uitzondering: indien het kennismakingsgesprek en de intake samenvallen, mag dit wel deel uitmaken van het pakket. Na ondertekening van de overeenkomst kan je dit registreren. De burger kan ten allen tijde in Mijn loopbaan opvolgen welke registraties er gebeurd zijn. De loopbaancheque Vóór of na het kennismakingsgesprek kan de burger de loopbaancheque aanvragen. Hij kan dit zelf aanvragen in Mijn loopbaan. Hij kan hiervoor ook terecht in de werkwinkel of via de servicelijn (0800 30 700). Bij twijfel of hij recht heeft op een cheque kan men altijd contact opnemen met de cel loopbaancheques. Enkel bij het aanvragen van de loopbaancheques worden effectief alle loopbaangegevens van de burger verzameld. Dit is veruit de beste test om te weten of men in aanmerking komt. Niet alle relevante informatie staat standaard in het dossier van de burger. Bij de aanvraag wordt op basis van de gegevens van de sociale zekerheid eerst door VDAB gecontroleerd of hij effectief in aanmerking komt. In het slechtste geval (ontbrekende gegevens) kan dit twee weken duren. Normaal gezien kan dit op één dag. Twee opties: Indien uit onze controles blijkt dat hij geen recht heeft op een loopbaancheque, krijgt hij hier bericht over via mail/brief. Ook over de reden waarom. Indien hij echter kan aantonen dat hij wel voldoet aan de voorwaarden, kan hij onmiddellijk contact opnemen met de cel loopbaancheques van VDAB via opl.cheque@vdab.be of via het nummer 02 506 12 05. LOOPBAANBEGELEIDING 19.
Twee situaties waarin wij dit voorzien Het geval waarin personen met een verbrekingsvergoeding een loopbaancheque aanvragen. Zij hebben namelijk recht op een loopbaancheque gedurende de periode die deze verbrekingsvergoeding dekt. Maar uit de controles die Mijn loopbaan uitvoert zal op basis van zijn gegevens uit de sociale zekerheid blijken dat hij geen recht heeft. Voor leerkrachten. Leerkrachten die gewerkt hebben van 1/9 van het voorgaande jaar tot en met 30/6 van het lopende jaar, hebben recht op een loopbaancheque omdat zij recht hebben op een uitgestelde vergoeding. Bij controle door onze systemen zullen zij echter niet als werkend geregistreerd staan in de maanden juli en augustus. Tot op heden zijn dit de enige situaties die onze systemen op basis van de officiële gegevens niet kunnen detecteren. Indien je een klant hebt die zich in dit geval bevindt, kan je hem best ondersteunen bij zijn aanvraag door de klant contact te laten opnemen met de cel loopbaancheques bij VDAB, of dat zelf/samen met hem te doen. Deze is op de hoogte van deze uitzonderingssituatie en doet het nodige. Indien deze controles positief zijn, krijgt de burger via mail (per brief indien hij geen emailadres heeft) een opdracht tot betaling van zijn persoonlijk aandeel van 40. Deze vraag krijgt hij van Edenred, de firma die het betalingsverkeer op zich neemt. De controles nemen minimaal 1 dag in beslag, maximaal 14 dagen. (Indien er te veel ontbrekende gegevens zijn voor de burger bvb.) De dag na de betaling, ontvangt de burger de loopbaancheque van Edenred via mail (of per post indien hij geen email heeft). Edenred garandeert ons dat de loopbaancheque ter beschikking is de dag na betaling van het persoonlijk aandeel van de burger. Sowieso doe je er goed aan pas een gesprek in te plannen met de burger als deze zijn loopbaancheque al in zijn bezit heeft. Het is evenwel mogelijk om gesprekken te registreren voor de datum waarop een loopbaancheque ontvangen werd door de burger. De afbeelding van de digitale cheque zoals weergegeven in de mail: 20 LOOPBAANBEGELEIDING
Hierop staan: de contactgegevens van de burger het IKL nummer (interne klantnummer binnen VDAB) Deze code heb je ook nodig ter verificatie van de cheque. de code van de cheque: dit is het unieke nummer van de cheque bij Edenred. Deze zal ook gevraagd worden als referentie bij betaling. Deze code heb je als centrum eveneens nodig ter verificatie van de cheque. de geldigheidsdatum: dit is de datum waarvoor het eerste geregistreerde gesprek moet plaatsvinden. Indien een klant of het centrum te lang wacht, wordt het persoonlijk aandeel automatisch terugbetaald. Het recht op loopbaanbegeleiding blijft echter gelden. De burger kan dus altijd opnieuw een cheque aanvragen die dan weer drie maand geldig is. Let op: de cheque heeft geen geldelijke waarde. Het is enkel een betalingsbewijs. Heb je vragen over de cheque, neem dan contact op met de cel loopbaancheques van VDAB via lb.cheque@vdab.be of 02/506 12 05. Indien nodig nemen wij contact op met Edenred. De pakketten Wanneer de burger bij jou langskomt en ervoor kiest om zijn loopbaancheque bij jouw loopbaancentrum op te nemen, doe je best het volgende: Vraag aan de burger het bewijs dat hij zijn loopbaancheque aangekocht heeft. Dit kan door hem zijn mail te laten forwarden naar jou of een afgedrukte versie aan jou te bezorgen. Let op: de cheque heeft geen geldelijke waarde. Het is enkel een betalingsbewijs. Het centrum heeft voldoende aan dit bericht als bevestiging. Het controlemechanisme (heeft deze burger reeds betaald, ben ik als centrum zeker van financiering) gebeurt achter de schermen. Indien deze niet betaald heeft, kan een centrum geen registraties doen. Van verlies van een loopbaancheque kan dus geen sprake zijn. Via Mijn loopbaan kan een burger ten allen tijde controleren of hij recht heeft op zijn loopbaancheque. De loopbaancheque hoort binnen de twaalf weken opgenomen te worden: het eerste gesprek van een pakket moet binnen de twaalf weken geregistreerd worden. Indien er geen registratie gebeurt vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum (binnen de 3 maanden) zal het persoonlijk aandeel automatisch teruggestort worden. Let op: dit wil niet zeggen dat het recht op de loopbaancheque voor de burger vervalt. Hij kan altijd opnieuw een loopbaancheque aanvragen, die dan opnieuw drie maand geldig is. Het is dus als centrum belangrijk om de cheque te controleren en stipt te registreren, voornamelijk om de geldigheidsdatum van de cheque te respecteren. Maar ook om je als centrum administratieve overlast te besparen als een klant opnieuw zijn cheque moet aanvragen bvb en om de betalingen door Edenred tijdig te laten ingaan. Edenred betaalt tweewekelijks uit. Tijdstippen van de stortingen naar de centra: 1ste werkdag en 16de werkdag van de maand. De aanvragen tot betalingen ontvangen tussen de 1ste en de 15de van de maand worden gestort de 16de van de maand of eerstvolgende werkdag van die maand. De aanvragen tot betalingen ontvangen tussen de 16de en de laatste dag van de maand worden de 1ste werkdag van de volgende maand gestort. Opmerking: een loopbaanbegeleiding starten vooraleer je de loopbaancheque in handen hebt, is technisch mogelijk. Je kan immers registreren met terugwerkende kracht. Maar dit doe je als loopbaancentrum op eigen risico. Blijkt de burger toch geen recht (meer) te hebben, kan VDAB niet tussenkomen in betaling. De loopbaancheque is de enige garantie op betaling. LOOPBAANBEGELEIDING 21.
Intakegesprek Tijdens het intakegesprek (of tijdens het kennismakings-/informatiegesprek) moeten de volgende elementen toegelicht worden: recht op loopbaanbegeleiding financiële bijdrage de gedragscode (zie beveiligde url: http://partners.vdab.be/gemandateerd.shtml) mogelijke inhoud van een loopbaanbegeleiding en resultaat (POP) Dit intakegesprek is de eerste mogelijke registratie in de registratiemodule. Er wordt een overeenkomst voorzien (zie beveiligde url) waarin melding wordt gemaakt van de financiële bijdrage van de klant en het recht om de zes jaar op loopbaanbegeleiding. De gedragscode maakt deel uit van deze overeenkomst. De overeenkomst wordt bij elk pakket (en dus loopbaancheque) in tweevoud opgemaakt en ondertekend door zowel de burger als door de loopbaanbegeleider. Eén exemplaar is voor de burger, het andere hoort thuis in het klantendossier. Deze overeenkomst mag in principe ten vroegste na het eerste gesprek, bij aanvang van het tweede gesprek getekend worden. Dit om te vermijden dat een centrum te vroeg en onterecht de bijdrage van de klant claimt. Na dit gesprek mag de eerste registratie als intake gebeuren. Laat zeker van bij aanvang van de loopbaanbegeleiding het bewijs van deelname ondertekenen zodat er geen discussie kan ontstaan over registraties en uitbetalingen. Dit in het belang van alle betrokken partijen. Verdiepingsgesprekken en afsluiting. In totaal kan er maximaal vier uur geregistreerd en betaald worden per loopbaancheque. Technisch gezien kunnen er meer uren geregistreerd worden, maar deze zullen niet vergoed worden. Je kan de gesprekken die buiten deze vier uren vallen dus wel registreren om een overzicht te creëren van je inspanningen/trajecten. Enkel effectieve gesprekken met je klant mogen geregistreerd worden. Voorbereidingstijd e.d. mag niet ingebracht worden. De burger kan in Mijn loopbaan het overzicht van de opgenomen uren consulteren. Vormen van registraties: je kan van 30 tot 120 per gesprek registreren, in blokken van een half uur. Je kan aangeven of het een intake / verdiepingsgesprek / synthese gesprek is Je kan in het opmerkingsveld aangeven of het gaat over een individueel gesprek, e-coaching of in groep. Onder e-coaching wordt verstaan: een skype-gesprek of google-hangout. Let er op dat je een printscreen van dit gesprek toevoegt aan het Bewijs van deelname ter vervanging van de handtekening van de klant. Enkel de gesprekken zoals zij goedgekeurd worden op het Bewijs van deelname (zie afgeschermde url) door de klant, mogen geregistreerd worden. Als afsluiting van een pakket hoor je een POP op te maken en te bewaren in het dossier van de klant. Nazorg De klant heeft recht op nazorg na afloop van een traject loopbaanbegeleiding en dit tot maximaal een jaar na het synthese gesprek. In dit nazorggesprek wordt een vraag van de werkende omtrent de uitvoering van zijn POP kort behandeld, met als doelstelling de realisatiegraad van het persoonlijk ontwikkelingsplan van de werkende te versterken. De klant mag hier geen vergoeding voor aangerekend worden. Nazorg maakt deel uit van de dienstverlening en zal dus ook niet apart vergoed worden door de Vlaamse overheid. Nazorg kan geregistreerd worden. Het kan ook geregistreerd worden op het bewijs van deelname. 22 LOOPBAANBEGELEIDING
Aansluiting van pakket 1 en 2 Het is een optie om na pakket 1, pakket 2 ter aansluiting op te nemen zodat de burger een langere begeleiding voor zichzelf kan creëren. Pakket 2 kan evenwel nooit aangevraagd worden vooraleer pakket 1 door het centrum is afgesloten. Kondig dit dus tijdig aan je klant aan en sluit zelf het dossier tijdig af zodat deze overgang vlot kan verlopen. Bij aanvang van het tweede pakket hoeft er dan geen intake meer geregistreerd te worden, maar kan er onmiddellijk een verdiepingsgesprek geregistreerd worden. Uitbetalingen Uitbetaling van de pakketten gebeurt na registratie van de gesprekken in de registratiemodule. Een implicatie van de Europese wetgeving waaronder het BVR opgemaakt is, bepaalt dat VDAB enkel registraties kan vergoeden indien deze effectief uitgevoerd zijn. Dit impliceert dat Edenred binnen de twee weken de registraties zoals ingevoerd, vergoedt. Indien de burger het pakket stopzet vooraleer de vier uren begeleiding afgerond zijn, worden de resterende uren dus ook niet uitbetaald. Administratief dossier Per klant hoort een centrum een dossier te bewaren. Volgende documenten maken deel uit van het dossier: Overeenkomst met de klant, ondertekend door de klant Bewijs van aanwezigheid, ondertekend door de klant POP Eventueel checklist (zie hoger) 10. POP Uit de conceptnota Een vernieuwd landschap loopbaandienstverlening (juni 2012) Het loopbaanakkoord geeft aan dat de output van een begeleiding steeds een POP dient te zijn. We gaan hierbij uit van een brede definitie van POP. Deze definitie vloeit voort uit de evaluatiestudie Persoonlijk ontwikkelingsplannen in Vlaanderen: conceptontwikkeling en is op de stuurgroep POP, waaraan vertegenwoordigers van sociale partners, Departementen en Kabinetten van de beleidsdomeinen Werk, Sociale Economie, Onderwijs &Vorming deelnamen, van 26 juni 2012 gevalideerd. De gevalideerde definitie luidt als volgt: Onder POP verstaan we minimaal een ondersteund proces met als doel de arbeidsmarktgerichte persoonlijke ontwikkeling van het individu te bevorderen. Een POP bevat de volgende kernelementen: een reflectie door het individu over zijn eigen loopbaan en/of competenties. met als resultaat een doel mbt de eigen loopbaan en/of competenties. Aan dit doel is een (opvolgbaar) actieplan gekoppeld. de uitvoering van dit actieplan een evaluatie van het actieplan waarin gereflecteerd wordt over het eigen leren of het al dan niet behalen van de doelen. LOOPBAANBEGELEIDING 23.
Een POP kan meer reflexief dan wel meer actiegericht van aard zijn. Bij een reflexieve POP staat de reflectie over de loopbaan en competenties en het benoemen van een doel centraal, bij een actiegerichte POP mondt deze reflectie uit in een actieplan. In de praktijk betekent dit dat een klant een antwoord moet hebben op zijn initiële loopbaanvraag, waarbij hij weet wat zijn korte en lange termijn doelstellingen zijn, welke stappen hij moet nemen om er te geraken en hij zicht heeft op welke persoonlijke factoren hem hierbij stimuleren/belemmeren. De overheid zal geen sjabloon rond POP opleggen dat alle centra dienen te gebruiken. Wel dienen de minimale stappen uit het decreet loopbaanbegeleiding (intake, diagnose, actieplan, evaluatie) gevolgd te worden, maar deze sluiten mooi aan bij de brede definitie van POP. In die definitie wordt het POP immers benaderd als een ondersteunend proces dat een aantal kernelementen bevat. Die kernelementen verwijzen naar de vier fasen die doorlopen kunnen worden, namelijk een analysefase, een fase waarin opties afgebakend worden en een actieplan wordt opgesteld, een realisatiefase en een evaluatiefase. Dit proces vertrekt steeds vanuit de specifieke loopbaanvraag van een klant. Hoe dit proces precies doorlopen wordt en of er meer accent ligt op het reflexieve dan wel het actiegerichte luik is afhankelijk van de loopbaanvraag en het doel dat de klant zichzelf gaandeweg m.b.t. zijn loopbaan en/of competenties stelt. Elk pakket loopbaanbegeleiding dient dus te resulteren in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Ook indien het tweede pakket automatisch volgt op het eerste pakket, dient er dus minimaal een reflexief POP te zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het loopbaancentrum om dit samen met de burger uit te werken. Er wordt gevraagd aan het centrum om een papieren versie van het POP te bewaren in het dossier, bijgehouden in het loopbaancentrum. De controle hierop zal deel uitmaken van de kwalimons en audits die VDAB zal uitvoeren in het kader van zijn regierol. Voor VDAB is de opmaak van een POP na elk aangeboden traject loopbaanbegeleiding dan ook een belangrijk instrument om de kwaliteit van de begeleiding na te gaan. Het gaat ons hierbij niet zozeer om de inhoud van het POP op zich, maar eerder om een weergave van het proces dat de klant tijdens de begeleiding doorgemaakt heeft. Indien een klant bezwaar maakt tegen het bewaren van zijn POP in het loopbaancentrum kan er eventueel gebruik gemaakt worden van het document (zie beveiligde url Checklist POP LBB ), ondertekend door de klant én de loopbaanbegeleider. LET OP: hoewel dit document het POP niet vervangt, kan het wel gebruikt worden om het proces te documenteren en aan te tonen dat er wel degelijk een POP opgemaakt werd. Er wordt door VDAB geen format opgelegd: het eigenaarschap van het POP ligt immers bij de klant zelf. Wij laten dit aan het centrum en de burger om de vorm vrij te bepalen. Tip: Half maart 2014 werd de POP-applicatie binnen Mijn Loopbaan (voor burgers) ter beschikking gesteld. Van hieruit kan de klant zelf een POP opmaken, opvolgen, bewaren en downloaden. Een korte handleiding voor de burger - opdat hij vlot zijn weg zou kunnen vinden in de applicatie is terug te vinden op de beveiligde url ( POP-applicatie in Mijn Loopbaan VDAB ). 24 LOOPBAANBEGELEIDING