1 4 april 2012 RFC Incoterms Raymond van Sassen v1.0 RCMG FloraHolland
Project Incoterms 2 Doelstelling & Resultaat project Incoterms Doelstelling: Hoofddoelstelling van het project is het via FH Connect kunnen faciliteren van de (internationale) handel in bloemen in planten waarbij verschillende standaard Incoterms kunnen worden gehanteerd. Voorwaarde hierbij is dat voor alle partijen er heldere leveringscondities op het gebied van taken, kosten en risico s zijn en het juiste fiscale (btw) regime van toepassing is. Resultaat: Kunnen hanteren van de door FloraHolland gekozen Incoterms door (inter)nationale kwekers en kopers bij het afsluiten en afhandelen van transacties. Hiertoe moet de dienstverlening van FloraHolland zijn ingericht om kweker en koper te ontzorgen op terrein van: bewustwording/gebruik, commercie, levering, financieel/administratief en juridisch
Problemen Incoterms 3 Internationaal goederenverkeer via FH Connect 1. Ontbreken eenduidige leveringscondities Op dit moment worden alleen de niet gestandaardiseerde leveringscondities af-tuin en box koper ondersteund door FH Connect. In met name internationale goederenstromen zijn andere leveringscondities van toepassing, die nu niet vastliggen bij de transactie. Bij (juridische) geschillen levert dit onduidelijk op. Bij (internationale) handel is het essentieel dat er heldere leveringscondities op het gebied van taken, kosten en risico s worden afgesproken, die tot uitdrukking komen in Incoterms. 2. Incorrect fiscaal verrekenen Voor internationaal goederenverkeer is tot nu toe door de NL-fiscus de constructie gedoogd dat FloraHolland goederen volgens het Nederlandse BTW-regime worden belast. Waarbij aflevering altijd in Nederland plaatsvindt ongeacht de daadwerkelijke situatie. Terwijl bij leveringen in het buitenland de BTW-regimes van het desbetreffende land gelden waar afgeleverd wordt. Landen worden steeds strikter op het fiscaal naleven van de regels waarin er geen plaats meer is voor de huidige gedoogconstructie. FloraHolland en de kwekers lopen daardoor risico op naheffingen en boetes van de fiscus.
Business Case Incoterms 4 Kosten, baten en urgentie Baten: Zorgen dat aangesloten buitenlandse kwekers volgens internationale fiscale wet- en regelgeving zaken kunnen (blijven) doen via FH Connect ipv. met alternatieve incassodienstverleners die de transactie fiscaal wel correct verrekenen met de juiste Incoterm. Internationale stromen aan FloraHolland (blijven) binden. Kosten/investering: Aanpassingen aan bestaande FH Connect/FEZ-systemen (vooronderzoek) Aanpassing aan bestaande kweker en kopersoftware (vooronderzoek) Aanpassingen aan bestaande ketenberichten (vooronderzoek) Urgentie: Nederlandse kweker en koper die alleen in Nederland zakendoen: Laag. Kweker en koper die internationaal zakendoen: Zeer hoog. FH Connect/FEZ: Zeer hoog.
Scope Incoterms Keten Informatieuitwisseling en samenhangende processen Connect EAB (kweker-koper en kweker-kweker) Q1 2013 Later fase Niet Must: +Incoterms (faseerbare uitrol), +CKN fiscaal vertegenwoordiger (faseerbare uitrol), +internationale afleverlocaties Relatie tussen: afleverlocatie, Incoterms, fiscaal vertegenwoordiger Connect papieren aanvoerbrief Niet?? Connect factuur (INVOIC) Must: +Incoterm, +afleverlocatie. EPT Coderingen Connect financiële administratie, wijzigingen/correcties internationale transacties. Speerpuntlanden / -stromen Incoterms De commerciële processen van Connect (EOS, ET, PC, WEBB) De logistieke processen van Connect (DESADV, DELMSG) Must: +Incoterms (faseerbare uitrol), +internationale afleverlocaties, +CKN fiscaal vertegenwoordiger (faseerbare uitrol). Must: +Incoterms, +afleverlocatie, +CKN fiscaal vertegenwoordiger. Must: Primair: DU, KE Secundair: ET, BE, FR, GB, CO, IL, DK Must: Voorlopig starten met DDP, EXW, FCA (faseerbare uitrol) Ter toets +FCAII, DAP, CIF (liner in, liner out), CIP, DAT, CPT. Wel vooronderzoek, geen tussenoplossing, eerste indruk grote impact. Should: +Incoterms, +afleverlocatie Meenemen indien er een wijziging is. Rest waaronder: IT, SP, ZW, RU, JP, Oost Europa Must: overig De klokprocessen en informatie uitwisseling Niet?? Handel-handel bericht (bedoeld voor NL-NL stromen) Niet Project 1 handelsregeling Self billing Afirka (kwekers sturen factuur) Niet Beleiddiscussie TPB (logistieke) dienstverlening, problemen CC s/stw s Niet TPB/FEZ/Commercie Must Must 5
6 Connect EAB 1/3 (MUST) NL-kwekers en NL-kopers die in Nederland zakendoen en geen grensoverschrijdend goederenverkeer van toepassing is dienen indien mogelijk hun huidige EAB werkwijzen en procedures te volgen. Huidige af-tuin en box koper in de EAB zullen respectievelijk gelijkgesteld te worden aan EXW en DDP. De Connect-EAB gegevens dienen zoveel mogelijk in de EAB-software van de kweker gecontroleerd te kunnen worden. De Connect-EAB gegevens dienen na controle door de Connect EAB-verwerking (CBO) altijd verwerkt te kunnen worden door de achterliggende systemen (oa. FANS). Afkeuring mag alleen plaatsvinden in de Connect EABverwerking. BTW-registraties dienen altijd via CRN nummers (statutaire eenheid) herleidbaar te zijn naar CKN nummers in FloraHolland systemen. Afleverlocaties (shipped to) moeten om fiscale redenen specifieke zijn en om standaardisatie doeleinden gecodeerd kunnen worden meegestuurd in de EAB, bij voorkeur via de GLN locatiecode. Incoterm en speerpuntlanden dienen in vervolgfases flexibel uitgebreid te kunnen worden middels de codedistributie. Dus zonder ketenrelease. Vanaf 7 november t/m XX maart 2013 (nog te bepalen met Florecom) vindt de EAB-uitrol naar kwekers plaats, die via de Connect EAB goederentransacties aanleveren. Zij mogen tot Q1 2013 de nieuwe EAB alleen opsturen met de afleverlocatie en Incoterms DDP (in box) en EXW (af tuin). De fiscaal vertegenwoordiger wordt dan nog niet ondersteund. Vanaf Q1 2013 kunnen kwekers die via de Connect EAB grensoverschrijdende goederentransacties aanleveren dit fiscaal correct doen volgens de door FEZ/Connect aangeleverde spelregels, tijdspad en richtlijnen vanaf Q1 2013 (zie scope voor incoterms en speerpuntlanden).
7 Connect EAB 2/3 (MUST) In de nieuwe Connect-EAB dienen de volgende zaken aangeleverd te worden: Incoterm (verplicht) Afleverlocatie (shipped to) (conditioneel, nu optioneel) Indien Incoterm EXW of DDP: GLN locatiecode (optioneel). Indien niet vermeld dan bij EXW = locatie CKN kweker of DDP=locatie CKN koper. Indien Incoterm anders dan EXW of DDP: GLN locatiecode (verplicht). CKN Fiscaal vertegenwoordiger (conditioneel) Alleen bij levering buien EU. Is dit het geval, dan moet er altijd een btw-registratie in de EU zijn waarop is geïmporteerd en doorgeleverd. Indien vermeld dan BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger = BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger bij CKN fiscaal vertegenwoordiger. Indien niet vermeld dan geen fiscaal vertegenwoordiger of BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger = default BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger bij CKN kweker De volgende gegevens worden afgeleid uit de EAB: Verzendlocatie (shipped from) = locatie CKN kweker. Afleverlocatie gegevens via GLN afleverlocatie BTW-registratie van de leverende klant corresponderend met het fiscaal land/regio van de verzendlocatie = BTW-registratie CKN kweker. BTW-registratie van de afnemende klant corresponderen met het fiscaal land/regio van de afleverlocatie = BTW-registratie CKN koper. BTW-registratie van een fiscaal vertegenwoordiger: =Default BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger CKN kweker =BTW-registratie fiscaal vertegenwoordiger CKN fiscaal vertegenwoordiger NAW van een fiscaal vertegenwoordiger van het fiscaal land/regioniveau van de verzendlocatie. (conditioneel) Indien BTW-registratie van fiscaal vertegenwoordiger in EAB dan verplicht Indien geen BTW-registratie van fiscaal vertegenwoordiger in EAB dan geen NAW in EAB vermelden en NAW fiscaal vertegenwoordiger = NAW fiscaal vertegenwoordiger CKN kweker
8 Connect EAB 3/3 (MUST) Keuze: Verantwoordelijkheid FH bepaling BTW-registratie koper. Keuze 1: Meerdere BTW-registraties op hangen aan 1 CKN-kopernummer of 1 BTW-registratie aan 1 CKNkopernummer (checken Martijn/Chiel FEZ moet consequentie beleidsuitspraak begrijpen) Indien gekozen wordt om meerdere BTW-registraties op te hangen aan 1 CRN CKN koper dan ligt de verantwoordelijkheid bij FloraHolland om aan de hand van de afleverlocatie de juiste BTW-registratie te bepalen. Indien gekozen wordt om 1 BTW-registratie op te hangen aan 1 CKN koper dan ligt de verantwoordelijkheid bij de kweker om aan de hand van de afleverlocatie het juiste CKN koper te bepalen. Dit kan wel semigeautomatiseerd, doordat 1 CKN koper altijd maar een afleverlocatie van 1 land kan hebben. Actie: Chiel Wijnand: bevestiging beleidsuitspraak 1 CRN-kopernummer 1 of meerdere BTW-registraties.
9 Connect PAB in aanvulling op EAB (WON T) Connect financieel dient de internationale goederentransactie te kunnen inzien, muteren en corrigeren. Digitale EAB stroom is leidend. Er mogen meer gegevens in de EAB staan dan op de PAB. Op de PAB dienen de ieder geval het volgende EAB gegevens afgedrukt te kunnen worden op de FH oud aanvoerbrief: GLN afleverlocatie-omschrijving (conditioneel) Keuze: Er komen geen nieuwe velden bij op de aanvoerbrief. Het bestaande veld op de FH oud aanvoerbrief afleverlocatie wordt uiteraard wel gevuld. Verduidelijking is wel nodig van de PAB invulinstructie FH oud. Keuze 2: Waar moet op de aanvoerbrief de Incoterm komen te staan en hoe moet de afleverlocatie worden getoond. (Doet Connect Logistiek iets met de af-tuin/box/afleverlocatie gegevens?) Connect Financieel: Lijkt geen noodzaak, omdat papieren aanvoerbrieven alleen nog in uitzonderlijke gevallen via Connect Financieel gaan. Wel van belang dat de aanvoerder de EAB gegevens dient vast te leggen in zijn (digitale) archief. In de praktijk is dit voornamelijk een digitaal archief. Ketenlogistiek: Beperkte ruimte op aanvoerbrief, lijkt geen (belangrijke) procesbehoefte te dienen. Connect logistiek: Onbekend
10 Connect INVOIC (MUST) Fiscaal mag er maar 1 BTW-registratie zijn per factuur. In de Connect e-factuur (EDI INVOIC) naar kopers zouden de volgende gegevens op specificatieniveau opgenomen moeten worden: BTW-registratie van de afnemende klant (Bestaand, maar op kopniveau) Incoterm (NIEUW) GLN afleverlocatie (NIEUW), altijd icm. met de Incoterm Keuze: Incoterms en GLN afleverlocatie op specificatie niveau in Connect INVOIC. Keuze: Per BTW-registratie koper 1 factuur. Keuze 3: Meerdere BTW-registraties op hangen aan 1 CKN-kopernummer of 1 BTW-registratie aan 1 CKN-kopernummer Indien gekozen wordt om meerdere BTW-registraties op te hangen aan 1 CRN/CKN koper dan ontstaan er per BTW-registratie 1 factuur met hetzelfde CKN-nummer. (IMPACT koper) Indien gekozen wordt om 1 BTW-registratie op te hangen aan 1 CKN koper dan ontstaan er per BTW-registratie 1 factuur met 1 CKN nummer. Keuze 4: Verzamelfactuur met Incoterms en GLN afleverlocaties op specificatie niveau of kopniveau in factuur? Mag het fiscaal/juridisch om de huidige verzamelfactuur (Connect INVOIC) te versturen met verschillende Incoterms en afleverlocaties op specificatieniveau. Incoterms en GLN afleverlocatie kunnen volgens Florecom berichttechnisch worden toegevoegd op specificatieniveau. Actie Chiel: 1. Mogen fiscaal/juridisch meerdere Incoterms/GLN afleverlocaties op 1 verzamelfactuur? Antwoord: Zolang ze fiscaal hetzelfde behandeld kunnen worden is daar geen bezwaar tegen. 2. Is het fiscaal/juridisch verplicht om van transacties gebaseerd op Incoterms/afleverlocaties, de Incoterms/afleverlocaties te vermelden op de factuur specificaties? Antwoord: Het vermelden van de Incoterm (leveringsvoorwaarde) op de factuur is binnen de EU geen verplichting. De Incoterm dient in de (koop)overeenkomst (of algemene voorwaarden) te staan (De ship-to/from en sold-to/from zijn wel van belang). In internationale facturering wordt het opnemen van de Incoterm alleen geadviseerd (wel waken dat dit dan dezelfde incoterm is als die in de overeenkomst is vermeld). In aanvulling op bovenstaand antwoord houdt het verplicht vermelden van de GLN afleverlocatie in de INVOIC in door de opbouw van het bericht dat de bijhorende Incoterm ook vermeld moet worden.
11 Commerciele berichten 1/2 (2 e fase) Onder voorbehoud van vooronderzoek eerste scan: In de EOS planten(edi QUOTES, ORDERS, ORDRSP) zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Incoterm (verplicht, aangepast): aanpassing huidige prijsleveringsvoorwaarden icm. generieke afleverlocatie GLN (specifieke) afleverlocatie (optioneel, bestaand), verplicht icm. met Incoterms anders dan EXW en DDP In de VMP snijbloemen (XML Supply, Order) zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Incoterm (verplicht, bestaand): uitbreiden met nieuwe Incoterms GLN generieke afleverlocatie (verplicht, bestaand): uitbreiden met nieuwe generieke afleverlocaties GLN specifieke afleverlocatie (conditioneel, bestaand): verplicht icm. met Incoterms anders dan EXW en DDP In de PC/ET ECT zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Incoterm (verplicht, nieuw) GLN generieke/specifieke afleverlocatie (conditioneel, bestaand), verplicht icm. met de Incoterm anders dan EXW en DDP
12 Commerciele berichten (2 e fase) Keuze: Nu niet doen, wel direct in volgende fase, vooronderzoek wel doen en op RFC-lijst zetten komende release. Keuze 5. Aanpassen commerciële processen? Commerciële processen zijn onderdeel van het vooronderzoek maar zijn should. Dit hangt sterk samen met onduidelijkheid impact en focus op financiële processen. De financiële processen zijn gevolg van de commerciële/logistieke processen. Er worden op dit moment ook internationale goederenstromen ondersteund in het commerciële verkeer. Alternatieven: 1. Niet aanpassen: Prijsleveringsvoorwaarden in aanbod/orderverkeer PlantConnect/ET/WEBB/EOS/kweker/koper komen niet meer overeen met de EAB. Deze moeten dan procedureel gelijk worden getrokken. Borgen dat af-tuin, in box qua FH reglement gelijk worden gesteld aan EXW en DDP. 2. Aanpassen: Prijsleveringsvoorwaarden in aanbod/orderverkeer PlantConnect/ET/WEBB/EOS/kweker/koper overeen laten komen met de EAB. Hierbij zijn de volgende gegevens van belang: Incoterms (verplicht) Afleverlocatie (shipped to) (conditioneel, nu optioneel) Indien Incoterm EXW of DDP: GLN locatiecode (optioneel). Indien niet vermeld dan bij EXW = locatie CKN kweker of DDP=locatie CKN koper. Indien Incoterm anders dan EXW of DDP: GLN locatiecode (verplicht). Is er een substantiële digitale commerciële internationale stroom via Connect/EOS: Antwoord: Connect geeft aan dit niet direct cijfermatig te kunnen onderbouwen, maar wel aan te geven dat aanpassingen van de commerciële systemen zeer wenselijk is voor Duitse stromen. Michiel gaat in een 2 e bijeenkomst de cijfermatige onderbouwing nogmaals boven water proberen te krijgen en de optie voorleggen om dit voorlopig procedureel op te vangen. Actie Michiel Connect (6 april uitsluitsel) Wat is de impact als commerciële processen worden aangepast volgens bovengenoemde aanpassing en is dit voldoende: Antwoord: 1 e globale inschatting is dat dit om een grote aanpassing gaat in de FH/klantsystemen. Advies is om dit nu niet mee te nemen in dit project vanuit projectbeheersingsoptiek, ook als de stromen substantieel zijn, maar in een vervolgfase.
13 Logistieke berichten (SHOULD) Keuze: Should, alleen meenemen als DESADV en/of DELMSG wordt aangepast. In de DESADV (resultaat van EAB) zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Incoterm (verplicht, NIEUW) In de DELMSG (resultaat van EAB) zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Incoterm (verplicht, NIEUW) GLN afleverlocatie (optioneel, NIEUW) Keuze 6. Aanpassen logistieke processen? Logistieke processen zijn onderdeel van het vooronderzoek maar zijn should. Dit hangt sterk samen met onduidelijkheid impact en focus op financiële processen. De financiële processen zijn gevolg van de commerciële/logistieke processen. Er worden op dit moment ook internationale goederenstromen ondersteund in het logistieke verkeer. Bij de kweker is door de EAB in-scope te nemen ook het logistieke verkeer in scope. Bij de koper is dit niet het geval. Alternatieven: 1. Niet aanpassen: Kopers die gebruik maken van de DESADV krijgt geen Incoterm, DELMSG krijgt geen afleverlocatie en Incoterm. 2. Aanpassen: Kopers die gebruik maken van de DESADV krijgt een Incoterm, DELMSG krijgt een afleverlocatie en Incoterm. Actie Chiel(/Bjorn): Wat is de impact als logistieke processen worden aangepast volgens bovengenoemde aanpassing en is dit voldoende. Van belang om dit uiterlijk 14 april helder te hebben. Antwoord: Beperkte impact
14 Coderingen (MUST) Via de Florecom distributie coderingen zouden de volgende gegevens opgenomen moeten worden: Toevoegen Incotermscodelijst tbv. de EAB-sotware, die flexibel wijzigbaar is met een ingangsdatum FH. Toevoegen Niet-NL GLN (aflever)locatiecodes. Toevoegen in bedrijfs- en locatiecode CKN s fiscaal vertegenwoordiger.