Handleiding onderdeel Rechten Abakus Informatie voor de zorgverlener Abakus B.V. Zonneoordlaan 17 6718 TK Ede The Netherlands T (0318) 657825 F (0318) 657758 E informatie@abakus.nl W www.abakus.nl
Inhoud Handleiding onderdeel Rechten Abakus... 1 1. Algemeen... 4 Uw plicht als hulpverlener... 4 De rechten van uw patiënt... 4 De plicht van uw patient... 4 1a. Gegevens in Abakus... 4 Persoonlijke gegevens van de patiënt... 4 Algemene gegevens van de patiënt... 5 Gegevens van één of meerdere behandelepisoden... 5 2. Onderdeel Rechten in Abakus... 6 2a. De patiënt is nog niet bekend in Abakus... 6 2b. De patiënt is al wel bekend in Abakus... 6 3. Toestemming aanvragen bij patiënt... 7 3a. Toestemmingsaanvraag via patiënten portaal... 7 Rechten toekennen/afwijzen door patiënt... 8 3b. Toestemmingsaanvraag via toestemmingsformulier... 8 Formulier uitprinten... 9 3c. Kinderen < 12 jaar... 10 Formulier uitprinten... 10 4. Rechten zijn toegekend/afgewezen... 11 4a. Rechten zijn toegekend... 11 4b. Rechten zijn afgewezen... 11 Vragen?... 12 2
Colofon De inhoud van Handleiding onderdeel Rechten is tot stand gekomen onder eindverantwoordelijkheid van het Abakus team. De auteursrechten van Handleiding onderdeel Rechten berusten bij Abakus B.V. te Ede (KvK nr. 09174040). Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op een andere wijze, noch in een gegevens-opzoeksysteem worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de houder van de copyrights. Het ter inzage geven van deze uitgave aan directe belanghebbenden is toegestaan. december 2010 3
1. Algemeen Het is belangrijk zorgvuldig om te gaan met de gegevens van u en uw patiënt die u opslaat in het Abakus EPD. Binnen het onderdeel Rechten van Abakus is het mogelijk de toegang tot een deel van de gegevens te regelen. Belangrijk hierbij is te begrijpen wat daarbij de rechten en plichten zijn van u en uw patiënt. Uw plicht als hulpverlener Volgens de Wet op de Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO) geldt: De hulpverlener is verplicht een dossier in te richten met betrekking tot de behandeling van de patiënt. Hij/zij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, één en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan hem noodzakelijk is. De rechten van uw patiënt De patiënt heeft het recht zijn/haar dossier in te zien, te vernietigen, aan te vullen of te corrigeren. De plicht van uw patient De patiënt heeft de plicht om de hulpverlener naar beste weten de inlichtingen en de medewerking te geven die redelijkerwijs nodig is voor het uitvoeren van de behandeling. Zie ook www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/elektronisch-patientendossier www.fysionet.nl www.cbpweb.nl 1a. Gegevens in Abakus In Abakus worden per patiënt verschillende gegevens opgeslagen. Deze gegevens zijn in te delen in: 1. Persoonlijke gegevens van de patiënt, bestaande uit persoonlijke gegevens (N.A.W. gegevens, zorgverzekering- en huisartsgegevens) 2. Algemene gegevens bestaande uit o.a. de medische voorgeschiedenis 3. Gegevens van één of meerdere behandelepisoden Persoonlijke gegevens van de patiënt De persoonlijke gegevens van de patiënt bestaan uit de volgende gegevens: Naam patiënt Adres patiënt Geboortedatum patiënt Geslacht patiënt Telefoonnummer patiënt Type identificatie Nummer identiteitsbewijs Naam zorgverzekeraar Nummer zorgverzekeraar (UZOVI) AGB code huisarts Praktijknaam huisarts AGB code praktijk huisarts Geslacht huisarts Naam huisarts 4
Adres huisarts Zorgmailadres huisarts Telefoonnummer huisarts Faxnummer huisarts E-mailadres huisarts Algemene gegevens van de patiënt De algemene gegevens van de patiënt bestaan uit de volgende gegevens; Nevenpathologie Eerdere ziekten/aandoeningen Familiaire ziekten/aandoeningen Medische verrichtingen Medicatie Andere of eerder verleende zorg Woonomgeving/-situatie Thuissituatie Soort werk/bezigheden Gebruikte hulpmiddelen Opleidingsniveau Levensstijl Wanneer de persoonlijke gegevens al eerder in Abakus zijn gezet, moet een patiënt toestemming geven aan u om deze gegevens te mogen inzien. In Hoofdstuk 2 en 3 staat beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Het is niet zo dat, indien een patiënt u weigert inzage te geven in de al bestaande gegevens in het Abakus EPD, hij nalatig is u de voor de behandeling benodigde informatie te geven. De patiënt kan de informatie immers ook op een andere manier geven. Let op: gegevens die u hier als therapeut invult, zijn inzichtelijk voor elke therapeut waar de patiënt rechten aan toekent. Gegevens van één of meerdere behandelepisoden De gegevens die vallen onder gegevens van één of meerdere behandelepisoden zijn alleen voor u en uw collega s in de praktijk inzichtelijk, tenzij anders is afgesproken in uw contract met Abakus. Behandelepisoden van collega s in andere praktijken zijn niet inzichtelijk voor u. 5
2. Onderdeel Rechten in Abakus In Abakus worden per patiënt verschillende gegevens opgeslagen. Zoals in Hoofdstuk 1 aangegeven, zijn deze gegevens zijn in te delen in: Persoonlijke gegevens van de patiënt (N.A.W. gegevens, zorgverzekering- en huisartsgegevens) Algemene gegevens van de patiënt, bestaande uit o.a de medische voorgeschiedenis Gegevens van één of meerdere behandelepisoden Wanneer u een nieuwe patiënt toevoegt aan Abakus, kunnen zich 2 scenario s voordoen: 1. De patiënt is nog niet bekend in Abakus 2. De patiënt is al wel bekend in Abakus 2a. De patiënt is nog niet bekend in Abakus U kunt doorgaan met het aanmaken van een Abakus dossier voor deze patiënt, u hoeft daarvoor geen toestemming te vragen (zie Hoofdstuk 1). De patiënt bepaalt samen met u wat er in het dossier wordt ingevuld. 2b. De patiënt is al wel bekend in Abakus Om rechten te krijgen voor de persoonlijke gegevens heeft u toestemming van de patiënt nodig (zie Hoofdstuk 3). U kunt al wel verder in het verdere dossier, waarin u uw bevindingen in de behandelepisode kunt bijhouden. Wanneer collega s binnen uw praktijk al behandelepisoden hebben aangemaakt, kunt u deze informatie inzien. Wanneer collega s buiten uw praktijk al behandelepisoden hebben aangemaakt, kunt u deze gegevens niet inzien. 6
3. Toestemming aanvragen bij patiënt Wanneer de patiënt al bekend is binnen Abakus, dient u toestemming te vragen om rechten te krijgen voor de persoonlijke gegevens. Abakus herkent de patiënt en u komt in het volgende scherm: Figuur 1: Rechten aanvragen Door op het icoon te klikken, vraagt u de rechten op. Bij patiënten die wel toegang hebben tot een eigen patiënten portaal krijgt u de keuze of u de toestemmingsaanvraag via het patiënten portaal indient, of via een direct te tonen toestemmingsformulier: Figuur 2: Keuze patiënten portaal/toestemmingsformulier Bij patiënten zonder eigen patiënten portaal en bij patiënten onder de 12 jaar, krijgt u direct een toestemmingsformulier te zien. 3a. Toestemmingsaanvraag via patiënten portaal Wanneer u de toestemmingsaanvraag via het patiënten portaal indient, wordt er een mail gestuurd naar de patiënt. De patiënt kan nu inloggen en via het eigen portaal de toestemming honoreren. Het voordeel hiervan is dat dit alles direct digitaal wordt vastgelegd. 7
Figuur 3: Verzoek is ingediend Wanneer uw verzoek nog in behandeling is bij de patiënt, kunt u al wel gegevens in de behandelepisode bijhouden. Klik hiervoor op Naar het patiëntendossier. Wanneer u nu klikt op Naar mijn patiënten, ziet u dat er onder opties een uitgegrijsd sleutelicoon staat (zie Figuur 4). Dit betekent dat uw verzoek nog in behandeling is. Figuur 4: Verzoek in behandeling Rechten toekennen/afwijzen door patiënt Uw patiënt heeft nu een mail gehad met uw toestemmingsaanvraag. In deze mail wordt tevens informatie gegeven over wat deze toestemming inhoudt. Daarnaast kan de patiënt ook in zijn/haar Patiënten portaal een handleiding downloaden. Uw patiënt kan nu de rechten tot zijn/haar persoonlijke gegevens toekennen of afwijzen. 3b. Toestemmingsaanvraag via toestemmingsformulier Wanneer u de toestemmingsaanvraag via het toestemmingsformulier kiest, krijgt u direct een formulier te zien. U kunt hier samen met de patiënt de toestemmingsaanvraag nalezen en invullen. Het voordeel hiervan is dat u direct de toestemming kunt regelen. 8 Demo Abakus
Figuur 5: Toestemmingsaanvraag indien de patiënt geen account heeft Formulier uitprinten U bent als behandelend zorgverlener verantwoordelijk voor het bewijs van toestemming van de patiënt. Wij adviseren u daarom het toestemmingsformulier dubbel uit te printen en te laten ondertekenen door de patiënt. Eén van de formulieren geeft u mee aan de patiënt en het andere formulier bewaart u zelf. Het formulier is opgeslagen onder Bestand > Rechten bij de desbetreffende patiënt. Bij Geschiedenis onder het kopje Opties kunt u het formulier downloaden en uitprinten. Figuur 6: Formulier uitprinten 9
3c. Kinderen < 12 jaar Nadat u op het icoon heeft geklikt, komt u in het volgende scherm: Demo Abakus Figuur 7: Toestemmingsaanvraag wettelijk vertegenwoordiger U kunt hier samen met de wettelijk vertegenwoordiger de toestemmingsaanvraag nalezen en invullen. Formulier uitprinten U bent als behandelend zorgverlener verantwoordelijk voor het bewijs van toestemming van de patiënt. Wij adviseren u daarom het toestemmingsformulier dubbel uit te printen en te laten ondertekenen door de patiënt. Eén van de formulieren geeft u mee aan de patiënt en het andere formulier bewaart u zelf (zie 3b). 10
4. Rechten zijn toegekend/afgewezen 4a. Rechten zijn toegekend Wanneer de rechten worden toegekend, heeft u de beschikking over de persoonlijke gegevens. Dit betekent dat u in de patiëntenlijst onder opties de iconen en weer beschikbaar zijn om te gaan naar de persoonlijke gegevens. Figuur 8: Patiëntenlijst, rechten zijn toegekend 4b. Rechten zijn afgewezen Wanneer de rechten niet worden toegekend, heeft u niet de beschikking over de persoonlijke gegevens. In de patiëntenlijst blijft onder opties het icoon staan. Hiermee kunt u eventueel opnieuw een toestemmingsaanvraag doen. U kunt wel verder in het verdere dossier, waarin u uw bevindingen in de behandelepisode kunt bijhouden. Figuur 9: Patiëntenlijst, rechten zijn afgewezen 11
Vragen? Voor reacties, vragen of problemen kunt u een melding maken in Abakus. Hiervoor gaat u naar Help Melding maken. Tevens kunt u mailen naar meldingen@abakus.nl of bellen met ons helpdesknummer (0318) 65 78 29. Wij proberen u dan zo snel mogelijk van dienst te zijn. 12