Incomme HR- en salarisexperts Nieuwsbrief accountancy Themanummer 1: Uw personeels- en salarisafdeling, meer winst in minder tijd! 2014 In deze nieuwsbrief leest u meer over de adviesdiensten die wij speciaal voor accountantskantoren en salarisserviceverwerkers hebben ontwikkeld. Wij zijn ervan overtuigd dat wij u voldoende aanknopingspunten bieden waar u uw voordeel mee kunt doen. Meer winst in minder tijd! Incomme is een gespecialiseerd automatiseringsadviesbureau op het gebied van HRM, salarisverwerking en urenregistratie. Incomme levert consultancydiensten voor verschillende gerenommeerde softwareleveranciers en beschikt over een bijzonder ruime ervaring met het implementeren van HR- en salarissystemen bij verschillende typen organisaties, met name in de accountancy. Inhoudsopgave 1.1 Werkkostenregeling (WKR) Analyse Scan 2 1.2 Professionaliseer uw personeels- en salarisafdeling 2 - Uitbouw van advies; meer winst in minder tijd 2 - Online profilering 3 - Professionaliseringtraject 4 1.3 Wist u dat.? 5 Mocht u naar aanleiding hiervan nog vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer 0416 36 49 01 of via e-mail info@incomme.nl
2 1. Werkkostenregeling (WKR) Analyse Scan Hebt u bij uw cliënten de invoering van de WKR al op de agenda staan? Misschien nog niet, omdat u ervan uitging dat invoering van de WKR weer zou worden uitgesteld. Echter, de invoering van de WKR is per 1 januari 2015 een feit. Wellicht is uw kantoor er al helemaal op voorbereid. Zo niet, dan kunt u veel tijd besparen met de uitwerking van uw WKR-uitrolplan. Wij hebben een Tool WKR Analyse Scan ontwikkeld die u kunt inzetten bij uw cliënten. U kunt hen ondersteunen bij het invoeren van de werkkostenregeling door de financiële, salaris- en HR-administratie onder de loep te nemen. Voor alle drie de afdelingen zal de werkkostenregeling immers gevolgen hebben. U krijgt van ons een voorbeeld van een mailing met brochure voor uw cliënten, zodat u ze direct kunt aanschrijven en vervolgens kunt opvolgen door middel van een nabeltraject. De tool bestaat verder uit een Excel-inventarisatiesheet, een adviessjabloon en een handleiding voor de inrichting van de werkkostenregeling in uw salarispakket (beschikbaar voor enkele gerenommeerde softwareoplossingen). Wij ondersteunen u op locatie en geven een korte uitleg over hoe u de tool kunt inzetten bij uw cliënten. Met de WKR Analyse Scan krijgen uw cliënten een financieel onderbouwd advies en een implementatieplan. U fungeert daarbij als projectcoach tussen de verschillende afdelingen van uw cliënten, zodat zij in 2015 met een gerust gevoel over kunnen stappen op de werkkostenregeling. Hebt u interesse in onze Tool WKR analyse scan? Vraag vandaag nog een offerte aan voor uw kantoor via info@incomme.nl of via telefoonnummer 0416 36 49 01. 2. Professionalisering personeels- en salarisafdeling Uitbouw van advies; meer winst in minder tijd Het vak van de salarisadministrateur verandert. Er is meer behoefte aan adviserende salarisadministrateurs die graag commercieel in contact treden met de cliënt, dan aan conservatieve salarisadministrateurs die periodiek cliënt voor cliënt de salarissen verwerken. Cliënten geven zelf mutaties in en routinematige werkzaamheden worden geautomatiseerd. Er is nu al software beschikbaar waarmee de periodieke salarisverwerking volledig geautomatiseerd kan worden verricht. Daar komen geen mensenhanden meer aan te pas. Vanzelfsprekend gaat het daarbij met name om routinematige salarisverwerking zonder veel mutaties. Het betekent dat de productienorm per fte zomaar verschuift van 600-800 loonstroken naar meer dan 1500. Het betekent ook dat dit zal leiden tot de opkomst van lowbudget salarisverwerkers, die dit proces beheersen. Op zich zijn dit natuurlijk fantastische ontwikkelingen. Maar hoe gaat u daarmee om? Te vaak zien we dat er op salarisafdelingen van accountantskantoren of salarisserviceverwerkers nog erg conservatief wordt gewerkt.
3 Cliëntenpakketten uit het verleden bepalen het dagelijks handelen van de individuele salarisadministrateur. Het half uurtje dat 3 jaar geleden werd geschreven voor de maandelijkse salarisverwerking wordt ook nu nog doorbelast, vaak aan de hand van een overzicht met normtijden per cliënt. Daarbij worden eenvoudige periodieke werkzaamheden verricht door medewerkers met een hoog tarief. Herkent u deze situatie? Dan moet er zeker wat gebeuren! Ons advies: richt het gehele verwerkingsproces opnieuw in en tuig een adviestak op! Door het primaire proces lean and mean in te richten ontstaat capaciteit voor uitbouw van de advisering. De adviestak geeft onderscheidend vermogen ten opzichte van de concurrentie en geeft de afdeling een gezicht in de markt. Voor uitbouw van advisering zijn voldoende mogelijkheden. HRM en salaris is een turbulent vak. Nieuwe wetten en regels volgen elkaar in hoog tempo op. Daarnaast biedt de opkomst van online producten volop advieskansen. Online profilering De professionalisering van de salarisverwerking start bij het samenstellen van een eenduidig dienstenpakket. Het dienstenpakket bestaat uit een uitgeklede, periodieke basis, eventueel aangevuld met extra periodieke diensten en incidentele aanvullende opties. Digitale gegevensuitwisseling met cliënten levert efficiencywinsten op in de verwerking. Bovendien bieden de producten marktkansen. Het succes ervan staat of valt met een duidelijke marktpropositie en een goede opstartbegeleiding, zowel intern als extern. Een modulair dienstenpakket met een eenduidig prijsbeleid biedt een duidelijke propositie. Afhankelijk van de wensen van de cliënt kan het aanbod een heel uitvoerig systeem zijn of juist heel beperkt. Ons advies is om, voordat u gebruik gaat maken van online salarisdiensten, goed na te denken over het prijsbeleid van uw salarisafdeling. Zeker wanneer uw organisatie start met nieuwe digitale diensten, is het zaak om uw prijsmodel kritisch tegen het licht te houden. Omdat de cliënt het kantoorwerk uit handen neemt, verwacht deze bijna altijd een prijsreductie. Diverse kantoren hanteren voor online diensten daadwerkelijk lagere prijzen. Tegenover een lagere strokenprijs staan vaste verwerkingskosten en een post voor jaarlijks systeemonderhoud en extra ondersteuningscapaciteit tijdens de opstartfase. Zoals aangegeven: door optimalisatie van het verloningsproces komt capaciteit vrij voor commerciële en adviestaken. Door een duidelijke marktpropositie met bijhorend prijsbeleid kunnen alle medewerkers van uw organisatie de loonverwerking verkopen zonder dat afstemming nodig is met de salarisafdeling. Die afstemming is alleen nodig als zij van de prijsrichtlijn willen afstappen.
4 Professionaliseringstraject Incomme weet als geen ander wat er in de markt speelt, welke tarieven worden gehanteerd en kan u snel vertellen of uw kantoor voldoende efficiënt produceert. Wij hanteren een standaard plan van aanpak voor onze consultancytrajecten voor professionalisering van de HRen salarisafdeling van een accountantskantoor. Dit plan bestaat uit vijf onderdelen: 1. 0 -meting De 0 -meting vormt de basis voor verdere professionaliseringsstappen. Meer concreet gaat het daarbij om een inventarisatie van de productieaantallen, de huidige werkprocessen en de bestaande marktpropositie. 2. Procesoptimalisatie Aan de hand van diverse praktijkvoorbeelden stelt een nader te formeren projectteam uniforme werkwijzen en procedures vast ten behoeve van een efficiënter werkproces. 3. Interne organisatie We beoordelen of alle organisatierollen voor een modern loonkantoor goed zijn ingebed. Daarbij hoort een herverdeling van de klanten over verschillende teams. Aandachtspunten daarbij zijn: branchespecialisatie, bundeling voor batchverwerking en benoemen van ABC-klanten voor commerciële doeleinden. 4. Vaststellen basisdienstverlening en aanvullende modules De professionalisering van de salarisverwerking start bij het samenstellen van een eenduidig dienstenpakket. Het dienstenpakket bestaat uit een uitgeklede, periodieke basis, aangevuld met extra periodieke diensten en aanvullende opties. Het pakket is modulair opgebouwd. 5. Introductie nieuwe (online) dienstverlening en vaststellen prijsrichtlijn Zeker wanneer een organisatie start met nieuwe digitale diensten is het zaak om het prijsmodel kritisch tegen het licht te houden. Omdat de klant het kantoorwerk uit handen neemt, verwacht deze bijna altijd een prijsreductie. Tegenover een lagere strokenprijs staan vaste verwerkingskosten, een post voor jaarlijks systeemonderhoud en extra ondersteuningscapaciteit. 6. Uitbouw advies Uitbouw van advies start met het benoemen van adviseurs, het opstellen van een adviesportefeuille en het koppelen van adviestargets. 7. Praktijktraining Nieuwe werkwijzen brengen we door middel van een praktijktraining over aan de salarisadministrateurs. Hebt u interesse in onze professionaliseringstrajecten? Maak dan geheel vrijblijvend een afspraak met één van onze business consultants via info@incomme.nl of via telefoonnummer 0416 36 49 01.
5 3. Wist u dat.?... Onze website www.incomme.nl binnenkort vernieuwd wordt? Houd deze in de gaten!... Wij betrokken zijn bij de gebruikersgroepen van UNIT4 Personeel & Salaris en Nmbrs? Hebt u specifieke vragen of wilt u op de hoogte worden gehouden? Laat het ons weten!... Al onze consultants RPP of RSa gecertificeerd zijn?