Word voor gevorderden Anne-Martine Gielis Versie 1.2 oktober 2002 UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Instituut voor de lerarenopleiding
Inhoudsopgave Inleiding... 1 Automatische inhoudsopgave in Word... 2 Opmaakprofiel gebruiken...2 Inhoudsopgave maken...2 Inhoudsopgave verversen...2 Opmaakprofiel aanpassen...3 Opmaakprofiel overnemen uit ander document...3 De algemene sjabloon aanpassen...4 Kruisverwijzingen... 4 Kruisverwijzing invoegen...4 Kruisverwijzingen verversen...4 Bladwijzers... 5 Secties... 5 Pagina-instelling...5 Tabs... 6 Standaard tabs...6 Standaard tabs instellen...6 Andere tabs instellen...6 Tabs instellen met de muis...7 Printen... 8 Dubbelzijdig printen...8 Printen op briefpapier of ander speciaal papier...8 Vertrouwelijk (Word-)document uitprinten...8 Pagina-instelling... 9 Marges...9 Papierformaat...10 Papierinvoer...10 Indeling...10 Kop- en voetteksten... 11 Kop- en voetteksten inschakelen...11 Paginanummers...11 Lijn onder of boven kop/voettekst...12 Hoofdstuktitel in kop- of voettekst...12 Inleiding Iedere ILO medewerker kan wel met Word overweg, maar lang niet iedereen is op de hoogte van alle mogelijkheden van het programma. Ik wil hier nu niet gaan beweren dat ik dat wel ben, want dat is absoluut niet zo, maar ik denk toch in deze handleiding een aantal aspecten te hebben beschreven die van nut kunnen zijn voor velen. De handleiding heet Word voor gevorderden, niet alleen omdat ik verwacht dat je al basisvaardigheden hebt wat Word betreft, maar ook omdat niet alles tot in de puntjes is beschreven. Het is mijn bedoeling dat deze handleiding uitnodigt tot verder uitproberen en onderzoeken van de mogelijkheden. Anne-Martine Gielis ICT-deskundigheidsbevordering 1 Instituut voor de Lerarenopleiding
Automatische inhoudsopgave in Word Een inhoudsopgave kun je natuurlijk zelf helemaal typen, maar als er dan wijzigingen zijn invoegen is een eenvoudige manier om een inhoudsopgave Word baseert een automatische inhoudsopgave op de gebruikte koppen. Het uiterlijk van deze koppen kun je instellen met het Opmaakprofiel. Het opmaakprofiel omvat opmaakkenmerken zoals kop 1, kop 2, standaard, enz. Kop 1 gebruik je voor hoofdstuktitels, kop 2 voor subkoppen e.d. Opmaakprofiel gebruiken Geef koppen en subkoppen de gewenste opmaakkenmerken, dit doe je als volgt: Klik op de regel die je een ander opmaakkenmerk wilt geven. Klik in de werkbalk Opmaak op het pijltje naast het huidige opmaakkenmerk Klik op het gewenste opmaakkenmerk en Klaar! Inhoudsopgave maken Zet de cursor op de positie waar je de inhoudsopgave wilt hebben Klik op Invoegen! Index en inhoudsopgave... Klik in het verschijnende venster op het tabblad Inhoudsopgave Kies het aantal niveaus (3 is de standaard) waaruit de inhoudsopgave moet bestaan Klik op OK. De inhoudsopgave komt direct in je document te staan Inhoudsopgave verversen Als je na het invoegen van de inhoudsopgave nog wijzigingen aanbrengt in het document (bijvoorbeeld koppen weghaalt of tekst toevoegt), moet je de inhoudsopgave verversen: Klik met de rechter muisknop op de inhoudsopgave en kies Veld bijwerken. ICT-deskundigheidsbevordering 2 Instituut voor de Lerarenopleiding
Opmaakprofiel aanpassen Als je gebruik maakt van de hiervoor beschreven methode, maak je gebruik van de standaard opmaakprofielen van Word. Als je deze niet mooi vindt, kun je ze aanpassen aan je eigen wensen. Kies Opmaak! Opmaakprofiel. Het venster Opmaakprofiel verschijnt. Selecteer links in het verschijnende venster het opmaakprofiel dat je wilt wijzigen Klik op Wijzigen! Opmaak! Lettertype Kies het gewenste lettertype, de lettergrootte en opmaak (vet e.d.) en klik twee keer op OK om terug te keren naar het venster Opmaakprofiel. Je kunt nu eventueel nog andere opmaakprofielen wijzigen. Om terug te keren naar het document, klik je op Sluiten. Opmaakprofiel overnemen uit ander document Stel je hebt in een document opmaakprofielen gemaakt die je ook graag in een ander document zou gebruiken. Je hoeft dan niet de opmaakprofielen in het tweede document één voor één te veranderen, want gelukkig kun je ze overnemen uit het eerste document: Kies Opmaak! Opmaakprofiel. Het venster Opmaakprofiel verschijnt. Klik op Beheer. Het venster Beheer verschijnt. In het rechter witte vak staan nu de opmaakprofielen vermeld die beschikbaar zijn in normal.dot. Klik op de rechter Bestand sluiten. Klik rechts op Bestand openen. Selecteer het bestand waaruit je opmaakprofielen wilt overnemen en klik op Openen. Selecteer in het rechter witte vak de opmaakprofielen die je wilt kopiëren naar je tweede document 1 en klik op Kopiëren. Klik op Sluiten om terug te keren naar het document. 1 Meerdere profielen kopiëren? Maak gebruik van de Shift of Control toets in combinatie met klikken. ICT-deskundigheidsbevordering 3 Instituut voor de Lerarenopleiding
De algemene sjabloon aanpassen Als je de handelingen in andere volgorde uitvoert (kopiëren van links naar rechts) kun je de algemene sjabloon (normal.dot) aanpassen en zijn al je nieuwe documenten automatisch voorzien van jouw eigen opmaakprofielen. Kruisverwijzingen In documenten verwijs je vaak naar een andere plek in hetzelfde document. Een mededeling als dit leest u in hoofdstuk 5 op pagina 21 is soms best handig. Als je deze verwijzingen gewoon typt, moet je ze zelf bijhouden en aanpassen als er wat wijzigt (b.v. aan de paginaindeling). In Word kun je een zogenaamde kruisverwijzing invoeren. Er zijn verschillende soorten kruisverwijzingen, ze verwijzen naar een bladwijzer (kop, subkop of apart toegevoegde bladwijzer 2 ), voetnoot, figuur, etc. De vorm waarin ze verwijzen kan variëren, zo kun je o.a. gebruik maken van de naam van de kop of het paginanummer. Je kunt ook de kop- / voettekst van een document voorzien van de hoofdstuktitel. Zie hiervoor pagina 6. Kruisverwijzing invoegen Klik op de plaats in het document waar de kruisverwijzing moet komen Kies Invoegen! Kruisverwijzing. Het venster Kruisverwijzing verschijnt. Maak een keuze uit het verwijzingstype (Kop, Bladwijzer, Figuur etc.) Kies hoe de verwijzing eruit moet zien (Koptekst, Paginanummer e.d.) Kies de kop / bladwijzer / figuur waarnaar je wilt verwijzen. Klik op Invoegen. Kruisverwijzingen verversen Als een document na het invoegen van kruisverwijzingen nog is gewijzigd, moet je de kruisverwijzingen verversen. Je kunt dit tegelijk doen met het verversen van de inhoudsopgave (deze methode vervangt de manier die op pagina 2 staat uitgelegd): Selecteer het hele document (druk op Ctrl + A ). Druk op F9. Zo worden alle automatische onderdelen tegelijk ververst, dus zowel de inhoudsopgave als de bladwijzer. Kruisverwijzingen in voetnoten worden om een of andere reden hierbij niet meegenomen. Die moet je dus even apart doen: Klik op de voetnoot Druk op Ctrl + A ). Druk op F9. 2 Hoe je zelf een bladwijzer aanmaakt, lees je op pagina 5. ICT-deskundigheidsbevordering 4 Instituut voor de Lerarenopleiding
Bladwijzers Een bladwijzer is een (op de papieren afdruk onzichtbare) markering in een document waarnaar je kunt verwijzen met een kruisverwijzing of hyperlink. Een bladwijzer maak je op de volgende manier aan: Selecteer het woord waar je straks naar wilt verwijzen, bijvoorbeeld een titel of kop. Kies Invoegen! Bladwijzer. Het venster Bladwijzer verschijnt. Typ in de bovenste regel een naam voor de bladwijzer. Kies een logische naam, bijvoorbeeld hetzelfde woord als je hebt gemarkeerd. N.B.: Je mag geen spaties gebruiken, dus kies voor één woord of gebruik een (laagliggend) streepje. Klik hierna op Toevoegen. Secties Je kunt nog verder gaan met het verfraaien van de opmaak van je document. Denk aan kopen/of voetteksten of geen paginanummers op het titelblad. Als je niet in het hele document dezelfde opmaak wilt (b.v. paginanummers of kopteksten) wilt, moet je gebruik maken van secties. Een nieuwe sectie begin je zo: Kies Invoegen! Eindemarkering! Type sectie-einde: Volgende pagina. Pagina-instelling Door in een bepaalde sectie te kiezen voor Bestand! Pagina-instelling, kun je een aantal opmaakkenmerken van die sectie aanpassen, zoals marges, papierformaat of regelnummers. Kijk eens bij de verschillende tabbladen voor de mogelijkheden Een optie is het verschillend maken van de kop/voetteksten op de even en oneven pagina s (tabblad Indeling). Let erop dat er bij Toepassen op: de optie Deze sectie is geselecteerd. ICT-deskundigheidsbevordering 5 Instituut voor de Lerarenopleiding
Tabs Als je een woord een stukje wilt laten inspringen, kan dit met een druk op de Tab-toets. De cursor sprint dan naar de eerstvolgende tabpositie rechts van de cursor. Bij het drukken op de Tab-toets plaats je een tab tussen de tekst. Dit kun je goed zien als je de alineatekens zichtbaar maakt door op de knop te drukken. Een tab is dan zichtbaar als. Een druk op de Tab-toets heeft alleen effect op de regel waarin deze wordt gebruikt, als de regel vol is, springt de cursor weer naar de linker kantlijn op de volgende regel. Standaard tabs De afstand die wordt ingesprongen met een tab, is aangegeven op de liniaal 3. Standaard plaatst Word hier een aantal tabs, dit zijn de kleine (bijna onzichtbare) streepjes aan de onderzijde van de liniaal. In onderstaand voorbeel is dat iedere 1,25 cm. Standaard tabs instellen Je kunt de tabs zelf instellen: Kies Opmaak! Tabs. Het venster Tabs verschijnt. Rechtsboven in dit venster kun je de standaardtabs instellen. De 1,25 cm in het voorbeeld is de afstand tussen de linker kantlijn en de eerste tab, maar ook de maat tussen te tabs onderling. Deze standaardtabinstellingen gelden voor het hele document. Het is ook mogelijk om voor één alinea afwijkende tabinstellingen te maken. Elke nieuwe alinea die je aanmaakt met Enter neemt de instellingen van de voorgaande alinea mee. Andere tabs instellen In het venster Tabs kun je ook tabs instellen voor de huidige alinea. Hierbij kun je de onderlinge afstand tussen de tabs en het soort tab variëren. Je kunt kiezen uit vijf soorten tabs: linkslijnende tab: gecentreerde tab: rechtslijnende tab: decimale tab: lijn-tab: de linkerzijde valt op de tab het midden van een regel valt op de tab de rechterzijde blijft gelijk de komma s vallen op de tab geeft een verticale streep op de tabpositie, voor de uitlijning wordt de eerste tabpositie genomen 3 Als de liniaal niet zichtbaar is, zorg dan dat je in Normale weergave bent (Beeld! Normaal) en vervolgens Beeld! Liniaal. Daarna kun je desgewenst weer overgaan op Afdrukweergave (Beeld! Afdrukweergave). ICT-deskundigheidsbevordering 6 Instituut voor de Lerarenopleiding
Typ in het witte vakje Tabpositie de afstand van de linker kantlijn tot de tab. Kies het soort tab onder Uitlijnen. Kies desgewenst een opvulteken om de lege ruimte op te vullen. Klik op Instellen. Een tab kan verwijderd worden door deze in het lijstje aan te klikken en dan op Wissen te klikken. Wil je ze allemaal verwijderen, klik dan op Alles wissen. Concrete voorbeelden van de vijf soorten tabs: Tabs instellen met de muis Je kunt tabs ook maken of veranderen met de muis: Klik eerst op (helemaal rechts naast de liniaal). Bij elke klik op dit vakje verschijnt het symbool voor een ander soort tab. Klik net zo lang op het vakje tot het de gewenste tabsoort aangeeft. Klik op de gewenste plaats in de liniaal en de tab verschijnt. Een verkeerd geplaatste tab kun je met de muis verslepen naar de juiste plek. Je kunt ze uiteraard ook wijzigen met het venster Tabs. Dit venster kun je snel openen door te dubbelklikken op een tab-symbooltje op de liniaal. ICT-deskundigheidsbevordering 7 Instituut voor de Lerarenopleiding
Printen Dubbelzijdig printen Een eenvoudige manier om papier uit te sparen is het dubbelzijdig printen. Op het ILO zijn de Facilitaire printer (naast A5.15) en de Gangprinter (naast B5.16) uitgerust met een duplex-unit zodat je op die printers dubbelzijdig kunt printen. Als je een document dubbelzijdig wilt uitprinten, klik dan niet gewoon op het printer-icoontje in de knoppenbalk, maar: Kies Bestand! Afdrukken of druk Ctrl + P. Klik in het verschenen scherm op Eigenschappen Bij sommige computers zal nu al de optie voor dubbelzijdig printen verschijnen, zo niet, klik dan op More Options. Kies voor Over lange zijde spiegelen en klik op OK (Je hebt ook nog de optie om meerdere pagina s op één bladzijde te printen. Als je deze optie gebruikt is het handiger om te kiezen voor Over de korte zijde spiegelen i.v.m. het omslaan van de blaadjes.) Printen op briefpapier of ander speciaal papier Leg het briefpapier met het logo naar boven in de bovenste klep met het logo het dichtst bij de printer. Volg onderstaande stappen die staan beschreven bij Vertrouwelijk Word document uitprinten. Vertrouwelijk (Word-)document uitprinten Hoe print je dat uit als je geen printer op je kamer hebt? Kies Bestand! afdrukken of druk Ctrl + P. Klik in het verschenen scherm op Eigenschappen. ICT-deskundigheidsbevordering 8 Instituut voor de Lerarenopleiding
Kies bij Paper Source voor Tray 1 (Manual). In Windows 98 vind je dit direct op dit tabblad, in Windows 2000 bij Paper/Quality. Klik twee keer op OK om de printopdracht naar de printer te versturen. Loop naar de printer. In het display staat een aanwijzing dat je op Start moet drukken om het printen te starten. Druk op Start. Je printje komt er nu uit en je staat er zelf bij om het direct mee te nemen! Pagina-instelling Marges Word heeft standaard bepaalde paginamarges rondom de tekst, je kunt deze marge-instellingen wijzigen: Kies Bestand! Pagina-instelling. Het venster Pagina-instelling verschijnt, dit venster heeft vier tabbladen: Marges, Papierformaat, Papierinvoer en Indeling. Klik op het tabblad Marges. Wijzig desgewenst de instellingen (Let op: Toepassen op: Deze sectie, Vanaf dit punt of Hele document ) Klik op OK. ICT-deskundigheidsbevordering 9 Instituut voor de Lerarenopleiding
Papierformaat Instellen van het papierformaat en de afdrukstand. Staand = portrait Liggend = landscape Let op: Toepassen op: Deze sectie, Vanaf dit punt of Hele document Papierinvoer Hier kun je kiezen uit welke papierlade de printer het papier moet halen. Vooral handig als je twee soorten papier wilt gebruiken; briefpapier en volgbladen. Indeling Het tabblad indeling heb je o.a. nodig als: je de Kop- en voetteksten op even en oneven pagina s verschillend wilt hebben de eerste pagina van een sectie afwijkende kop/voetteksten wilt geven. ICT-deskundigheidsbevordering 10 Instituut voor de Lerarenopleiding
Kop- en voetteksten Wat kun je zoal in kop- en voetteksten kwijt: de naam van het document, paginanummers, datum van laatste wijziging enz. Kop- en voetteksten inschakelen Kies Beeld! Koptekst en voettekst. De werkbalk Koptekst en voettekst verschijnt Typ de koptekst. Om de voettekst te kunnen typen, klik je op het icoontje koptekst en voettekst. Met dit icoontje kun je ook weer terugschakelen naar de koptekst Als je klaar bent met de kop/voettekst, klik je op Sluiten. Als er eenmaal een kop/voettekst in het document staat, kun je deze wijzigen door er op te dubbelklikken. Dit heeft hetzelfde effect als de menukeuze Beeld! Koptekst en voettekst. Paginanummers Met de werkbalk Koptekst en voettekst kun je ook paginanummers invoegen, dit doe je met het meest linkse icoontje. Het icoontje met het handje dient om de paginanummers op te maken. ICT-deskundigheidsbevordering 11 Instituut voor de Lerarenopleiding
Lijn onder of boven kop/voettekst Als je net als in dit document een lijntje onder de koptekst wilt: Kies Opmaak! Randen en arcering. Het venster Randen en arcering verschijnt: Kies rechts voor toepassen op alinea en kies de gewenste lijn. Hoofdstuktitel in kop- of voettekst Op voorwaarde dat voor ieder nieuw hoofdstuk een nieuwe sectie begint, kun je de hoofdstuktitel (b.v. kop 1) in de kop- of voettekst opnemen. De standaardinstelling is dat de kop/voetteksten in het hele document hetzelfde zijn. Als je het document in verschillende secties hebt ingedeeld en je wilt voor iedere sectie een andere kop / voettekst, schakel die optie dan uit. Dit moet per sectie gebeuren: Klik op het icoontje Zelfde als vorige. Nu kun je in iedere sectie de hoofdstuktitel invoegen in de kop/voettekst, dit doe je met een kruisverwijzing (type: kop / verwijzen naar: koptekst). Zie voor uitleg over kruisverwijzingen pagina 4. ICT-deskundigheidsbevordering 12 Instituut voor de Lerarenopleiding