Opmaak in Word

Transcriptie

1 Opmaak in Word

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING DOCUMENTINDELING INLEIDING EINDEMARKERING SECTIES OPDRACHTEN PAGINA-INDELING INLEIDING INSTELLEN PAPIERFORMAAT MARGES INSTELLEN OPDRACHTEN KOP EN VOETTEKSTEN INLEIDING DE WERKBALK KOP- EN VOETTEKSTEN KOP- EN VOETTEKSTEN INSTELLEN DATUM EN TIJD IN EEN KOP- OF VOETTEKST OPNEMEN PAGINANUMMERS IN EEN KOP- OF VOETTEKST OPNEMEN VELDEN IN EEN KOP- OF VOETTEKST OPNEMEN OPDRACHTEN ALINEA-OPMAAK INLEIDING UITLIJNING INSPRINGEN WERKEN MET TABSTOPS Tabblad inspringen De liniaal Het instellen van tabstops Het dialoogkader Tabs TEKSTDOORLOOP OPDRACHTEN LETTEROPMAAK INLEIDING LETTERTYPE/OPMAAK DE WERKBALK OPMAAK OPMAAK KOPIËREN OPDRACHTEN Inleiding A.Havermans 2/2

3 Dit document is rechtstreeks afgeleid uit de website cursus Word. Interne hyperlinks werken in dit Worddocument niet; externe wel. Bij het cursusmateriaal horen ook een aantal opdrachten op schijf. Worden deze niet beschikbaar gesteld, dan kunnen ze ook van de N-drive van het netwerk (map ictcurssussen, Word) worden gedownload in het bestandsformaat zip of exe. Beide bestanden zijn gecomprimeerd. Het decomprimeren van de zipbestanden kan met het programma Winzip. De exe-bestanden pakken zichzelf uit nadat ze in de Verkenner zijn gedubbelklikt. Mocht u overwegen dit document af te drukken, dan wordt aangeraden dat in zwart-wit te doen. Het document is een tegemoetkoming aan hen die liever niet vanaf een beeldscherm werken. 2 Documentindeling. 2.1 Inleiding In deze paragraaf leer je: Het bestaan van hoofd- en subdocumenten. Het indelen van een document in secties. Het maken van secties in een document. Een document bestaat uit een of meerdere pagina's tekst, al of niet voorzien van kop- en voetteksten. Grote documenten kunnen veel beter gesplitst worden in subdocumenten, om sneller en overzichtelijk te werken. Een groot document opslaan, door een groot document heen lopen en dergelijke kosten namelijk veel tijd. Een hoofddocument koppelt de subdocumenten aan elkaar, zodat bijvoorbeeld bij het afdrukken het totaal wordt verwerkt. Een reader bestaat bijvoorbeeld uit meerdere hoofdstukken. Deze hoofdstukken zou men als subdocument kunnen opslaan. Alle subdocumenten samen vormen het hoofddocument. Het splitsen van een document valt buiten het bereik van deze module. 2.2 Eindemarkering. Met een eindemarkering kunnen pagina-einde en of kolomeinde ingevoegd worden. Het invoegen van een eindemarkering kan om verschillende reden voordelig c.q. noodzakelijk zijn. Op een voorpagina van een document staan maar een paar regels. Met een eindemarkering pagina-einde wordt in een stap gesprongen naar de volgende pagina. Wat je wel eens ziet is dat om een pagina-einde te bereiken een groot aantal keren op de <Enter>toets wordt gedrukt. Deze werkwijze dient te wor- A.Havermans 3/3

4 den afgeraden, omdat tekstverschuivingen kunnen optreden als van printer wordt gewisseld. Hoofdstukken in een boek beginnen altijd op de rechter oneven pagina. Een eindemarkering oneven pagina springt in een stap naar de volgende oneven pagina en blijft ook op een oneven pagina staan als er tekst toegevoegd of verwijderd wordt. In kolomopmaak kan met "Kolomeinde" naar een volgende kolom gesprongen worden. 2.3 Secties. Met sectie-einde kan men een document splitsen in secties. Een sectie is een deel van een document waarvoor andere instellingen kunnen gelden dan de rest van het document. Bijvoorbeeld om midden in een document een pagina liggend afdrukken of om enkele pagina's een afwijkende opmaak te geven. Tekst in kolomopmaak kan afgesloten worden met een eindemarkering <Kolomeinde>, waarbij de tekst zich gelijkmatig over de aanwezige kolommen verdeeld. De cursor springt daarbij naar de linker kolom. Door daarna een kolom te definiëren heeft de tekst weer de volle paginabreedte op dezelfde pagina. Het instellen van eindemarkeringen.zie ook onderstaand dialoogkader. Kies de menuoptie <Invoegen> Keuze <Eindemarkering> of <Type sectie-einde> Kies de gewenste eindemarkering Druk op <OK>. 2.4 Opdrachten Opdracht 1 A.Havermans 4/4

5 Open een nieuw document. Maak een voorpagina, Ga naar de tweede pagina met behulp van een eindemarkering. Kies voor <Invoegen> <Eindemarkering> <Pagina-einde>. Druk een aantal malen op de <Enter>toets. Druk nu op de toetsencombinatie <Ctrl>toets (ingedrukt houden) met de <Enter>toets. Conclusie? Opdracht 2. Open een nieuw bestand. Type Hoofdstuk 1 + <Enter> Type Hoofdstuk 2 + <Enter> Type Hoofdstuk 3 + <Enter> Laat de hoofdstukken op een oneven pagina beginnen. Gebruik <Invoegen> <Eindemarkering> <Oneven pagina>. Opdracht 3. Open het document kolom.doc. Ga achter het einde van de kolom staan. Geef eindemarkering doorlopend. Wat gebeurt er met de kolom? Type nu een regel tekst. 3 Pagina-indeling. 3.1 Inleiding. In deze paragraaf leer je: Het instellen van papierformaat. Het instellen van een pagina-indeling, marges. 3.2 Instellen papierformaat. Printerinstelling. Omdat de opmaak van een document afhankelijk is van de printer, waarop het wordt afgedrukt, is de selectie van de juiste printer zeer belangrijk. Papierformaat. Als je een document aanmaakt is er het standaard papierformaat ingesteld. Er zijn verschillende papierformaten mogelijk. Het instellen van het papierformaat gaat als volgt (Zie ook onderstaande figuur): A.Havermans 5/5

6 Kies de menuoptie <Bestand> Keuze <Pagina-instelling> Tabblad <Papierformaat> Kies in de uitschuiflijst papierformaat, het papierformaat. Meestal is dat A4 Stel indien nodig de afdrukstand in (meestal is dat staand) Druk op <OK>. Papierformaten zelf wijzigen of toevoegen kun je niet in het netwerk; dat is niet toegestaan. Op stand alone computers is dit wel mogelijk. 3.3 Marges instellen De kantlijnen instellen kunnen we doen met de liniaal. Willen we deze precies plaatsen dan kunnen we het tabblad marges oproepen. Het instellen van de marges gaat als volgt (Zie ook onderstaand dialoogkader): Kies menuopties <Bestand> Keuze <Pagina-instelling> Tabblad <Marges> Stel de gewenste opties in Druk op <OK> A.Havermans 6/6

7 Enkele opmerkingen over de instellingen in dit dialoogkader: 3.2 Opdrachten <Vanaf (papier)rand>, de plaats van de <Kop- en voettekst>. Een mogelijkheid die nogal eens moet worden gebruikt om de paginanummers in een voettekst volledig afgedrukt te krijgen. Bij dubbelzijdig afdrukken kunnen we een grotere <Rugmarge> instellen. Deze zorgt er voor dat er extra witruimte wordt toegevoegd voor het inbinden. De keuzelijst <Toepassen op> laten we voorlopig op <Heel document> staan. We komen hier later nog op terug. <Marges Spiegelen> is ook van toepassing op dubbelzijdig afdrukken om een gelijke bladspiegel te krijgen. Opdracht 1 Start Word op. Open een nieuw document, Welke printer is de standaardprinter? Welk papierformaat is het standaard papierformaat voor de standaardprinter? Open het bestand pagina1.doc in Word. Bekijk het resultaat met behulp van afdrukvoorbeeld. Opdracht 2. Wijzig de marges. A.Havermans 7/7

8 Plaats in het document de linker marge op 6,3 cm en rechter marge op 2,4 cm. Bekijk het resultaat met behulp van afdrukvoorbeeld. Sluit alle documenten. 4 Kop en voetteksten. 4.1 Inleiding. In deze paragraaf leer je: Het maken van kop- en voetteksten. Het plaatsen/instellen van paginanummering. Het invoegen van datum en tijd. Het invoegen van velden. Als je in een document standaard tekst boven of onder op elke pagina wilt hebben, dan maak je deze tekst eenmalig, met een kop- en/of voettekst. 4.2 De werkbalk kop- en voetteksten. In de koptekst/voettekst kunnen tekst, maar ook een paginanummer, figuren, enzovoorts worden opgenomen. Het is zelfs mogelijk op de even en oneven pagina verschillende teksten te plaatsen. Hierbij kan de werkbalk kop- en voettekst worden benut. Deze werkbalk verschijnt automatisch als u de opdracht <Beeld> <Koptekst en voettekst> wordt gegeven. De knoppen hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Autotekstfragment invoegen. Paginanummer invoegen. Aantal pagina's invoegen. Paginanummer opmaken Datum. Tijd. Pagina-instelling. Tekst weergeven. Zelfde als vorige Kop- of voettekst. Om te wisselen tussen kop- en voetteksten. Vorige weergeven. A.Havermans 8/8

9 Volgende weergeven. Sluiten. Met <Autotekstfragment> kan tekst worden ingevoegd zoals aangegeven of ingevoegd met behulp van de opdracht <Invoegen><Autotekst> De knop <Kop- of Voettekst> schakelt over van het kader koptekst of het kader voettekst of omgekeerd. De knoppen <Vorige weergeven>, <Volgende weergeven>, <Zelfde als vorige> zijn enkel relevant als meerdere kop- (voet)regels in een document worden benut. Daartoe moet een document in verschillende secties zijn opgedeeld met de opdracht <Invoegen>, <Eindemarkering...>, <Sectie-einden>. Het wordt dan mogelijk om bijvoorbeeld een kop- of voettekst te onderdrukken, verschillende kop- en voetteksten in een document op te nemen enzovoorts. Datum en Tijd kunnen worden ingevoegd met behulp van de knoppen <Datum> en <tijd>. Opmerking: Ook kan een andere datum- of tijdweergave worden geselecteerd. De knop datum of tijd moet dan niet gebruikt worden, want dan wordt datum of tijd dubbel geplaatst. Opmerking: Niet zichtbaar is, op het moment dat de opdracht wordt gegeven, het kader voettekst. Dit staat wat verder naar beneden 4.3 Kop- en voetteksten instellen. Het instellen van kop- en voetteksten (Zie ook onderstaand dialoogkader): Kies de menuoptie <Beeld> Keuze <Koptekst en voettekst> De werkbalk kop- en voettekst verschijnt en een koptekstkader voor de tekst of een figuur A.Havermans 9/9

10 Maak de gewenste kop- of voettekst. Wissel naar de voettekst met de snelknop <Kop- of voettekst> Maak de gewenste voettekst Klik op <Sluiten>. Opmerking: Op het beeldscherm ziet u de kop- en voettekst niet bij de normale weergave en ook niet bij de overzichtsweergave, maar alleen bij paginaweergave en afdrukvoorbeeld. En om een bestaande kop- of voettekst te wijzigen hanteer je dezelfde wijze. 4.4 Datum en tijd in een kop- of voettekst opnemen. Datum en tijd kunnen worden ingevoegd door de snelknop <Datum> en <Tijd> te gebruiken. Men krijgt dan weinig extra mogelijkheden wat betreft de opmaak van datum en tijd. Daarom wordt hier een andere methode besproken. Het invoegen van Datum en tijd (zie ook onderstaand dialoogkader): Kies de menuoptie <Invoegen> keuze <Datum en tijd> Kies de gewenste optie Klik indien nodig op <Automatisch bijwerken>, A.Havermans 10/10

11 Opmerking: Het aankruisvakje <Automatisch bijwerken> kan erg wezenlijk zijn. Is het geselecteerd, dan zullen datum en tijd telkenmale worden aangepast aan de klok van de computer bij inlezen en afdrukken. Je document krijgt zo altijd een actuele datum mee. 4.5 Paginanummers in een kop- of voettekst opnemen. <Invoegen>, <Paginanummers> is een alternatief voor de snelknop <Paginanummers>. Word plaatst paginanummers automatisch in de kop- of voettekst. Onder <Notatie...> kan men opgeven met welk getal de paginanummering moet beginnen. Het invoegen van paginanummers (Zie ook onderstaand dialoogkader): Kies de menuoptie <Invoegen> keuze <Paginanummers> Kies de gewenste optie Kies <Opmaak><Beginnen bij> voor wijziging paginanummer. A.Havermans 11/11

12 4.6 Velden in een kop- of voettekst opnemen. In een kop-, of voettekst (maar ook gewoon in de tekst) kunnen ook velden geplaatst worden die een bepaalde opdracht uitvoeren. Bijvoorbeeld de bestandsnaam opnemen, de naam van de auteur, enz... Het invoegen van velden (Zie ook onderstaand dialoogkader): Kies de menuoptie<invoegen> keuze <Veld> Kies de gewenste optie. A.Havermans 12/12

13 Opmerking: Een aantal velden kan ook ingevuld worden door de keuze <Autotekstfragment invoegen> op de werkbalk <Koptekst en voettekst>. 4.7 Opdrachten Opdracht 1 Open het document Pagina1.doc op. Neem een voettekst op. Op deze voetregel staat rechts onderaan het woord Pagina. Typ Pagina in, selecteer het woord en klik op de snelknop <rechts uitlijnen>, gevolgd door een paginanummer in de vorm I, II, III. Tip gebruik <Invoegen> <Paginanummers> <Opmaak...> Opdracht 2. Maak op elke pagina een koptekst.] Die links de bedrijfsnaam (Hitek BV) plaatst. En rechts de titel (Verslag 1989) van het stuk plaatst. Bekijk het resultaat met behulp van het afdrukvoorbeeld. Opdracht 3. Verplaats het paginanummer naar het midden van de voettekst. Bekijk het resultaat met behulp van <Afdrukvoorbeeld>. Druk één pagina als voorbeeld af. Opdracht 4. A.Havermans 13/13

14 Plaats de actuele datum als veldcode in het document. Plaats onder deze datum de actuele systeemtijd. Tip: Gebruik <Invoegen> <Veld...> categorie <Datum en Tijd>. Opdracht 5. Wijzig de paginanummering. Gebruik de opdracht <Invoegen> <Veld>. Vaak leest men in documenten pagina 1 van 5, pagina 2 van 5 enzovoorts. Wijzig de voetregel zodanig dat dit ook in jouw document gebeurt. Tip: voeg een veldcode toe die het aantal pagina's telt. Sluit het document 5 Alinea-opmaak. 5.1 Inleiding. In deze paragraaf leer je: 5.2 Uitlijning. Het uitlijnen van tekst. Het laten inspringen van tekst. Het instellen tabstops. De tekst van een alinea kan met behulp snelknoppen gemakkelijk worden uitgelijnd. Beschikbaar daartoe zijn de knoppen Links uitlijnen, Centreren, Rechts uitlijnen en Uitvullen (linker en rechter kantlijn zijn uitgelijnd). Let op!! De snelknop <Uitvullen> is te bereiken via het verlengde menu. Bruikbaar is de bekende werkwijze "Selecteren en bewerken". Hierbij wordt achteraf de uitlijning aangebracht. Uiteraard kan ook begonnen worden met eerst de uitlijning in te stellen 5.3 Inspringen. De eerste regel van een alinea laten inspringen geschiedt door aan het begin van de alinea op de Tabtoets te drukken. A.Havermans 14/14

15 Alinea's kunnen in hun geheel inspringen, gebruikmakend van de snelknop <Inspringing vergroten>.<inspringing verkleinen> is daarvan de tegenhanger. Opmerkingen: De grootte van de sprong wordt bepaald door de standaard tabinstelling, op elke 1,25 cm vanaf de linkermarge. Het is raadzaam om bij uitvullen gebruik te maken van woordafbreking teneinde te voorkomen dat in bepaalde gevallen te veel witruimte ontstaat tussen de afzonderlijke woorden. Gebruik de menuoptie <Extra> <Taal><Woordafbreking>. 5.4 Werken met tabstops Tabblad inspringen. Naast het gebruik van de snelknoppen <Inspringing verkleinen> en <Inspringing vergroten> biedt de menuopdracht <Opmaak><Alinea> tab <Inspringingen en afstand> dezelfde mogelijkheden: A.Havermans 15/15

16 5.4.2 De liniaal. Menuoptie <Beeld> <Liniaal> biedt voor inspringing nog enkele alternatieven. Selecteer de alinea's die een bepaalde inspringing moeten krijgen. Het kan ook een afzonderlijke regel betreffen. Sleep de inspringingsmarkeringen op de horizontale liniaal naar de gewenste posities Het instellen van tabstops. Zie ook onderstaande iconen: Selecteer de alinea's waarvan de tabstops gewijzigd moeten worden. Klik op de knop <Tabuitlijning>.Deze staat geheel links op de horizontale liniaal. Door herhaald op deze knop te klikken kan het tabstoptype worden geselecteerd. De volgende mogelijkheden bestaan: Links uitgelijnde tabstop Gecentreerde tabstop Rechtsuitgelijnde tabstop Decimale tabstop Verder kom je nog tegen: Lijntab Eerste regel inspringen Verkeerd om inspringen A.Havermans 16/16

17 Klik op de liniaal op de positie, waar de tabstop moet komen. Verplaats eventueel een tabstop door deze op de liniaal te slepen. Is een tabstop geselecteerd, dan is dat te zien aan de verticale stippellijn die verschijnt. Om een tabstop te verwijderen moet deze van de horizontale liniaal af worden gesleept. Dus zo ver mogelijk naar links slepen Het dialoogkader Tabs. Het dialoogkader Tabs, via menuoptie <Opmaak> en keuze <Tabs>, biedt dezelfde mogelijkheden en de volgende extra keuzes: Het wissen van alle ingestelde tabs in een stap met <Alles wissen>. Het instellen van nieuwe standaard tabs. Het instellen van opvultekens tussen de tekst en volgende tab. Het kiezen van een lijntab. Deze plaatst een verticale lijn op de plaats van de tab. 5.5 Tekstdoorloop. Het dialoogkader Alinea, via menuoptie <Opmaak> en <Alinea> en tabblad <Tekstdoorloop> biedt de volgende mogelijkheden: <Zwevende regels> te voorkomen. Deze optie voorkomt dat de laatste regel van een alinea niet alleen op een volgende pagina komt. Ook wordt voorkomen dat de laatste regel van een alinea uit één woord bestaat. <Regels bijeenhouden> voorkomt een pagina-einde in een alinea. A.Havermans 17/17

18 5.6 Opdrachten Opdracht 1 Ga na of de liniaal op het scherm staat. Zo niet, geef de opdracht <Beeld> <Liniaal>. Open het document alinea1.doc. Hieronder staan drie voorbeelden van deze tekst. Maak ze na door gebruikmaking van de inspringingsmarkeringen op de liniaal. Voorbeeld 1 Theeuwis maakt binnen informatiebeleid de volgende 3 onderverdelingen: I. Naar informatieplanningsniveau: -A-Informatiestrategieplanning -B-Informatiearchitectuurplanning -C-Informatieprojectenplanning. A.Havermans 18/18

19 Voorbeeld 2 Theeuwis maakt binnen informatiebeleid de volgende 3 onderverdelingen: I. Naar informatieplanningsniveau: -A-Informatiestrategieplanning -B- Informatiearchitectuurplanning -C-Informatieprojectenplanning. Opdracht 2. Voorbeeld 3 Theeuwis maakt binnen informatiebeleid de volgende 3 onderverdelingen:: I. Naar informatieplanningsniveau: -A-Informatiestrategieplanning -B-Informatiearchitectuurplanning -C-Informatieprojectenplanning. Wijzig de tekst uit alinea1.doc in: Opdracht 3. Open het document alinea2.doc. De tekst moet worden uitgevuld. Tip: selecteer de tekst en gebruik de snelknop <Uitvullen>. De woorden moeten eventueel worden afgebroken. Denk aan de menuopdracht <Extra> <Taal><Woordafbreking>. Opdracht 4. Vraag het document alinea3.doc op. Wijzig de regelafstand in 2. Gebruik de helpmogelijkheden om te achterhalen hoe dat moet. A.Havermans 19/19

20 Opdracht 5. Open een nieuw document. Typ de volgende tekst in gebruikmakend van de liniaal met de juiste tabinstellingen: Opdracht 6. Televisie Eigen merk 1200,85 Type c Autoradio Philips 450,55 Type ad3 Zitstoel Zweeds 75,55 Geen type Open het document alinea4.doc. Laat de tekst zowel rechts als links 2 cm inspringen. Sluit alle documenten. 6 Letteropmaak. 6.1 Inleiding. In deze paragraaf leer je: Het wijzigen van het (standaard) lettertype. De opmaakmogelijkheden van het lettertype toepassen. Mogelijkheden om het lettertype te wijzigingen: A. Selecteer en bewerk of, B. Eerst het lettertype wijzigen en vervolgens de tekst gaan typen. C. Ook is het mogelijk om na selectie van een tekstgedeelte met de rechter muisknop het contextgevoelige menu op te roepen. 6.2 Lettertype/opmaak. Een veelheid aan eigenschappen van letters zijn te stellen. Naast het eigenlijke lettertype kan ook de lettergrootte en -kleur worden gewijzigd. Ook speciale effecten (vet, subscript enzovoorts) zijn mogelijk. Tevens kunnen afstand en positie tussen letters worden aangepast. Het wijzigen van deze aspecten is gebaseerd op de bekende werkwijze "Selecteren en bewerken" De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de opgegeven printer Het instellen van lettertype (Zie ook onderstaand dialoogkader): Selecteer de op te maken tekst, Kies menuoptie <Opmaak>, Keuze <Lettertype>, Stel de gewenste instelling(en) in. A.Havermans 20/20

21 Overige instellingen in dit dialoogkader: <Standaard...> laat toe een ander standaard lettertype in te stellen, dat in alle nieuwe documenten zal worden toegepast. De overige instellingen spreken voor zich. A.Havermans 21/21

22 6.3 De werkbalk opmaak. Onderstaande opties vinden we ook op de werkbalk Opmaak: Het ingestelde lettertype. De Lettergrootte. De effecten vet, cursief en onderstreept. 6.4 Opmaak kopiëren. Een toegekende opmaak kan op eenvoudige wijze worden gekopieerd naar andere tekstgedeelten door gebruikmaking van de snelknop <Opmaak kopiëren/plakken>. Instellen Opmaak kopiëren/plakken: Klik in het tekstgedeelte, waarvan de opmaak moet worden gekopieerd. Klik de snelknop <Opmaak kopiëren/plakken> aan. Sleep over het tekstgedeelte dat de bewuste opmaak dient te krijgen. Opmerking: Door dubbel te klikken op de snelknop <Opmaak kopiëren/plakken> kunnen met een kopieerhandeling meerdere plakacties uitgevoerd worden. A.Havermans 22/22

23 6.5 Opdrachten Opdracht 1 Open het document letter1.doc. Verander het document zoals hieronder aangegeven. Tip: typ bijvoorbeeld eerst H2O. Selecteer de 2 en geef de opdracht <Opmaak> <Lettertype...> en kies voor <Subscript>. Een superscript is het tegenovergestelde van een subscript. Opdracht 2. Opmaak van woorden wijzigen.typ onderstaande zin over Deze zin lijkt wel geschreven te zijn door een dronkaard. Wijzig de opmaak van de zin in: Opdracht 3. Open het document letter2.doc. Wijzig het lettertype en opmaak van de genummerde alinea in: 1: Monotype Corsiva, Vet cursief, 14 punts. 2: Footlight MT Light, Vet, 14 punts, rood. 3: Desdemona, Standaard, 12 punts, Doorhalen. 4: Century Schoolbook,, Vet, 23 punts. 5: CGTimes, Standaard, Tekenafstand verbreed met 10 punt. 6: Times New Roman Standaard, 12 punt. Opdracht 4. Verschillende lettertypes in een document.klik de uitschuiflijst <Lettertype> open, deze bevindt zich in de knoppenbalk <Opmaak>. Welke lettertypes staan boven de verticale lijn in deze lijst? Wat is de betekenis daarvan? Sluit alle documenten. A.Havermans 23/23