Notulen Raad van Beheer 197 Datum: 21 maart 2012, 19.00u Plaats: Klaslokaal in het SteM, Sint-Niklaas Aanwezig: Geert David, Luc Zwartjes, Luc Steeman, Nico Van de Weghe, Jordy Loones, Pascal Van Gelue, Peter Bosmans, Evy Copejans Verontschuldigd: Dirk Coolsaet, Ria Van Mol, Ingrid Van den Zegel, Tom De Ryck. Agendapunten 1. Goedkeuring verslag RvB 196 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Symposium 2012 Mercatorjaar (Luc S.) 28 april 2012 2.1. Stand van zaken van activiteiten Het programma zit in elkaar. Enkele sprekers: Lieven Van Daele, Philipe De maeyer, Ook de directrice van O.L.V. Presentatie komt. Er zijn 75 ingeschreven deelnemers. We verwachten dus 88 mensen (met sprekers inbegrepen). We gaan misschien naar 100? 75 mensen = 125 (5 %) verlies (de vrachtwagen van de kaartenmarkt wordt bij het budget van de VLA gerekend) Daar staat tegenover dat we al 22 nieuwe leden hebben. 5 mensen betalen liever 60 en worden dan nog geen lid. Miet Deckers (SteM) komt ook, maar laten we betalen. 1 sessie al bijna volgezet. Geert laat weten aan Evy wat ze moet blokkeren. Iedere deelnemer krijgt een sticker met de sessie op. Er zijn enkele vacatures voor leden van de RvB: Aanwezig zijn/toezicht bij de orthoplans (weg wijzen in de plans) Inschrijving (liefst Evy of Tom) Jordy zal alvast bij de orthoplans postvatten. Evy overlegt met Tom. Er zijn 5 studenten die zouden komen helpen (als meso-activiteit). Grote vraag: houden we receptie achteraf met cava? Met het verlengd weekend zullen er misschien weinig blijven. We houden geen receptie na het symposium, maar wel bij de opening van het digitaal parcours.
De mensen die de kaarten stockeerden hebben niets gevraagd, maar willen we toch iets geven. Dit kon ons voor 2 jaar aan 25 per maand veel geld gekost hebben. Er is een voorstel voor een ballonvlucht geven: 185 per persoon. We wachten op ons resultaat en zullen dit nog bespreken op de volgende RvB. De sprekers krijgen een kmvergoeding + bon van 20 per persoon. Alle scholen van Vlaanderen zijn gemaild en we zullen in Klasse van april staan. Alle scholen van Sint-Niklaas zijn schriftelijk aangeschreven. We staan ook op de algemene website. Ze willen de mercatorwebsite laten bestaan. We zullen samenwerken en elkaars zaken publiceren/reclame maken. We kunnen nog mailen naar lerarenkaart, VGG, de pedagogische begeleiding, Fegepro en KNAG. 2.2. Kaartenmarkt voor de leden Voor de orthofotoplans heeft Luc S geregeld: de scoutsgroep (krijgen 8 per uur) en een vrachtwagen. De vrachtenwagen (die buiten de schooluren moet komen) kost 235 excl btw. Dat is een lage prijs en wordt morgen bevestigd. Luc S komt met de vrachtwagen en scouts mee de vrijdag. Ze werken tot het af is. We moeten enkel nog aan een transpalet geraken. Zaterdagavond: wat over is v/d 8 paletten wordt ingewikkeld en opgehaald door de vrachtwagen van museum. Luc S vraagt ook nog aan scouts om zaterdagavond te helpen opruimen. Er 325 verschillende kaarten. Gemiddeld 50-tal foto's. 2.3. Uitnodigingen Mercator digitaal: Luc S en Geert zijn geweest en vonden het goed! We zullen een brief van ons sturen dat het goed was (om onze PR te verzorgen). We zullen een uitnodiging sturen naar enkele mensen die niet moeten betalen, maar waarschijnlijk niet zullen komen: Pascal Smets, Mieke Vanhecke, Patrick Delbaere, Luc Deman, Denert, Waegemans,... + sponsors van Geo-Olympiade. Evy stuurt nog een herinneringsmail naar alle leden. Geert laat weten aan Evy welke sessie(s) geblokkeerd moeten worden. Luc S stelt een doodle op. Luc S vraagt aan de scouts om ook de zaterdagavond te komen helpen. Iemand regelt een transpalet. Iemand stuurt een brief met felicitaties ivm Mercator digitaal. Iemand stuurt een uitnodiging (enkel programma, geen betalingsformulier) naar de bekende personen. Evy contacteert Tom ivm de inschrijving. Luc Z contacteert Fegepro en KNAG. Evy stuurde reeds een herinneringsmail. 3. Geo-Olympiade 2012: (Ingrid, Ria) 3.1. Voorbereiding finale Geo-Olympiade 2012 (Hans of Jordy) De finalisten zijn gecontacteerd. Nog twee finalisten zijn opzoek naar een oplossing om aan de finale deel te kunnen nemen. De geselecteerde TSO-student was bij de 15 beste resultaten. De gegevens zijn doorgegeven aan werkgroep Oost-Vlaanderen.
De finale wordt uitgewerkt door Oost-Vlaanderen (vorige vergadering heeft Jordy al uitgebreid verslag uitgebracht). Op 13 april wordt de finale in Gent doorlopen met de juryleden en stuurgroep. Net zoals bij de schiftingen is het best verder geen uitleg te geven voor de finale doorgaat. Ria zal zaterdag naar Gent gaan en Robert Neyt zondag. De proclamatie gaat door op woensdag 23 mei in het NGI om 15u30. 3.2. igeo 2012 Keulen Ria en Robert zijn volop bezig met de voorbereidingen voor IGEO (21-27 augustus in Keulen). We hebben niet ingeschreven voor de post-tour. De subsudies zijn aangevraagd maar moeten nog goedgekeurd worden. Maddy Bollen heeft een andere functie gekregen en is door iemand anders opgevolgd. Deze persoon moet zich nog inwerken. Volgend jaar gaat igeo door in Bejing: dat zal de kostprijs verhogen. De voorbereiding regionale proef is al begonnen voor 2013. 4. Ledenadministratie (Evy) 4.1. Stand van zaken + opvolging abonnees Betaalde individuele leden: 229 waaronder 4 studenten en waaronder 18 nieuwe leden (nieuwe van symposium nog niet bijgerekend!). In 2012 zijn er 2 studenten bijgekomen. Er zijn nog 56 onbetaalde rekeningen. Scholen: betaald = 28 waaronder 5 die maar 27 euro ipv 45 euro hebben betaald. Nog 113 onbetaald (dit is een normaal cijfer, de facturen zijn pas onlangs de deur uitgegaan). Buitenlandse abonnementen: 12 waarvan 2 al betaald. Betaald met Paypal: 2 (Luc & Tom) Aantal betalingen waarbij het nieuwe lidnummer werd vermeld op de overschrijving: 1 Evy stuurt een mail om binnen 14 dagen te betalen. Wie niet antwoordt en geen mailadres heeft krijgt nog een kaartje. 4.2. Ledenadministratie Misschien moeten we investeren in een extra persoon voor administratie? Evy had een familielid op het oog die met een vrijwilligersvergoeding zou werken. Iemand laten werken aan de administratie is echter vertrouwelijk. Pascal heeft ervaring met administratie voor andere organisatie en wil wel helpen. Evy stuurt een herinneringsmail naar alle niet-betalenden en eventueel een kaartje. 5. Financiën (Tom) 5.1. Datum volgende Algemene Vergadering Algemene vergadering: op het symposium (28 april). Tom is er niet, maar zorgde wel voor het financieel jaaroverzicht, goed te keuren ivm voorbereiding
van de Algemene Vergadering (in te plannen in de agenda van het symposium). Er is overschot en ons bedrag is nog gestegen. We hebben een reserve, maar misschien is die wel te groot. De ledenprijs aanpassen is niet opportuun. We zullen die gewoon de volgende jaren niet optrekken. Kosten voor de website staan nu op 700. Dat mag nog verhogen. De website moeten we verder uitbouwen, dus dat mag wat kosten. De streamingfunctie staat klaar maar is nog niet geactiveerd. Joran heeft het exceldocument afgestemd op de website: betaald in excel = kunnen inloggen. Nu kan je er op en wordt er afgesmeten indien niet betaald. Het nieuwe systeem (zolang niet betaald = nog niet op website) is nog niet getest. Extra ruimte huren zal nodig zijn en we moeten ook de traficmogelijkheid uitbreiden. Andere investering in ledenwerving: voor de volgende RvB. In de begroting wordt een negatief saldo vooropgesteld. Dat is te verantwoorden met de voorziene extra uitgaven voor de website. En dat gaat af van de reserve. 12000 voor De Aardrijkskunde is wat veel: zelfs met extra leden hebben we nu nog overschot die gedrukt zijn. Subsidies en papieren zijn opgesteld en ondertekend. Algemene vergadering op symposium. Net voor de middag. Tom en Luc Z leiden het. We voorzien een attentie voor Jef Thys: fles drank. Tom past de begroting van de website nog aan. Iemand voorziet een fles drank voor Jef Thys. 6. Website (Evy) 6.1. Invulling website Geen nieuwe puntjes. Evy heeft binnekort 1 dag om achterstallig werk inhalen. Er is een herstructering voor zien voor filmpjes. De website is even uitgevallen door werken door Joran. In het vervolg zal dit op voorhand gemeld worden via de nieuwsbrief. 7. Publicaties 7.1. VLA-krant (Geert) Deze is samen met de Olympiade meegestuurd: transportkost uitgespaard. Ook de folder voor Mercator is meegestuurd. De gele brief van Luc S zat omgekeerd. Luc S waarschuwt ook dat hij niet blijvend nieuwe onderwerpen zal hebben. Het is echter geen vaste rubriek: wie iets heeft mag het doorsturen, anders is er niets. Het krantje is ook digitaal, zodat de links aan te klikken zijn. Onder het stuk van New York ontbreekt de naam. Deze moeten we er zeker onder zetten bij het 2 e stuk dat zal verschijnen. 10 mei is de deadline van de volgende VLA-krant.
Iedereen die iets wil laten verschijnen in de VLA-krant, stuurt dit door naar Geert voor 10 mei. 7.2. De Aardrijkskunde (Nico) Het verslag van de redactievergadering is op komst. De deadlines zijn vorig jaar scherper gesteld, maar weer niet opgevolgd. Jordy merkt op dat er aanpassingen gebeurd zijn in de tekst van de rubriek Les van het jaar maar dat hij daarover niet verwittigd werd. Dit is dan ook op het laatste moment gebeurd, met als vervelende gevolg dat er nu fouten in de tekst staan. Als de deadlines gevolgd worden, kan dit vermeden worden. En kunnen we eind november op de geografendagen enkele artikels digitaal tonen. Er zijn al heel wat auteurs. Oa de excursie van 2013. We moeten opletten dat het niet te dik is. Sorbonne: Engels aan Ann Verhetsel vragen. Verslag van symposium: wie gaat dit schrijven? (afspreken op evaluatie) 7.3. Prijs De Aardrijkskunde De prijs de Aardrijkskunde. Nu staan het winnende artikel + abstracts in het boekje. Als we dit aanpassen (niet toegankelijk voor iedereen, enkel voor leden op de website) gaan sommigen niet willen schrijven. Beslissing: voor de uitstraling van aardrijkskunde = alles open voor iedereen. Er komt een aparte rubriek op website voor het winnende en de niet-winnende artikels. Evy voorziet een aparte rubriek voor de Prijs De Aardrijkskunde. 8. Reizen en excursies 8.1. Excursie Hedwigepolder De datum (6 oktober) van de herfstexcursie stond niet meer in het krantje, maar is blijkbaar niet doorgestuurd. De wervende tekst is op komst. Er komt een verslag van de excursie voor op de website. Wie mee gaat zal meer krijgen dan wie niet mee gaat. Meegaan = gids op papier (met bruikbaar kaartmateriaal), artikel van Pascal (avant-premiere), dvd met tekst van De Aardrijkskunde, kleuroverdruk (50) artikel de Aardrijkskunde (aan te vragen door Luc Z). 9u45 start. 10-tal uitstappunten. Het is een busexcursie. Chris van Broek en Peter leiden, en Pascal neemt het woord bij de Hedwigepolder. Einde 16u30. Luc S kijkt of er 50 orthofotoplans van Doel apart uit te halen zijn. Als er te weinig zijn, is het beter om deze digitaal te laten afdrukken. Max 50 mensen en min 30. Luc S kijkt of er genoeg orthofotoplans van Doel zijn.
9. Varia / Activiteiten 9.1. Samenwerking Velewe. Dirk ziet 30 mei als mogelijk moment van gezamenlijke studiedag. Planetarium enz. Wil de VLA daaraan meewerken? Het werk komt van het planetarium. Peter gaat er naartoe en gaat luisteren. Hij wordt onze contactpersoon. 9.2. Geografendagen. Elke 2 jaar zijn er geografendagen. Dit jaar aan op vrijdag 30 nov en zaterdag 1 dec. Vrijdag: op wetenschappen gericht (thema's op academisch niveau door doctoraatsstudenten). Zaterdag: op secundair onderwijs gericht, 4-tal themavoordrachten in de VM. In de NM worden 2 excursies aangeboden (Louvain-La-Neuv, Waver - Ottignies + erosie en erosiebestrijding in de streek). De sprekers: 1. ecologie optimistisch (we kunnen er iets aan doen), 2 didactisch iets, 3 toerisme (voordracht over ecologisch toerisme via toerisme vlaanderen = gratis) en 4 landschapskunde. Daar is ook een promotiestand. Luc S zal onze stand op orde brengen. De 2 banners en 1 vlag moeten ook op het symposium. Wie heeft de banners? De promotiefolder moeten we herdrukken. Luc S heeft nog een exemplaar. Luc S brengt de promotiestand in orde. Iedereen: wie heeft de banners? 9.3. Symposium 12 oktober (VLIZ) Ocean. Jury van Jonge Baekelandprijs: Evy zit er in namens VLA. Het thema is dit jaar overbevolking. Jongeren in derde graad. Blijkbaar komt dit niet door via scholen. Is er nog iemand om in de jury te zitten? Kunnen we dit sponsoren (prijzen: gratis excursie, jaarboek,...)? 9.4. Planeet Aarde. Het wedstrijdgedeelte loopt niet echt, maar als lesmateriaal wordt het gebruikt. Misschien moeten we meer virtuele excursies toevoegen en het nog eens bovenaan de website zetten. Evy zet Planeet Aarde nog eens bovenaan op de website. 9.5. Restyling museum. Er is een voorjaarsactiviteit in 2013 met museum voorzien. Dan is de restyling af en stellen ze de digitale projecten (en acteurs) voor. 9.6. Colloqium. Er is op 10 mei in Gent (de hele dag) een colloqium 'Technologieën bij het waarnemen van recreatieve verplaatsingen over...'. 9.7. Aantal verzekerden (Jordy) Jordy benadrukt nogmaals het belang van het juiste aantal verzekerden. We hebben niet oneindig veel dagen en enkele mensen laten niet (op tijd) weten aanwezig of afwezig te zullen zijn. In de volgende uitnodiging zal dit nog eens benadrukt worden.
10. Volgende vergaderingen De data: woensdag om 19u00 op 6 juni en 22 augustus De vergadering wordt afgesloten om 21u30. De verslaggever, Jordy Loones