EFRO 2007 2013. Doelstelling 2 Vlaanderen

EFRO 2007 2013 Doelstelling 2 Vlaanderen Praktische gids bij het indienen van een projectvoorstel (maart 2010) 1

INHOUDSTAFEL 1 INLEIDING... 4 2 TOEGANG KRIJGEN TOT DE TOEPASSING... 5 2.1 FEDERAAL TOKEN OF DIGITALE IDENTITEITSKAART... 5 2.1.1 Aanmelden met het Federaal token... 6 2.1.2 Aanmelden met de digitale identiteitskaart... 8 2.2 U BENT NOG NIET GEREGISTREERD EN UW ORGANISATIE IS OOK NOG NIET GEREGISTREERD... 8 2.2.1 Vestigingsnummer opzoeken... 8 2.2.2 Gegevens aanpassen in de kruispuntbank ondernemen... 10 2.2.3 Vestigingsnummer ingeven... 11 2.2.4 Organisaties met meerdere diensten of afdelingen... 13 2.2.4.1 De organisatie als geheel is één organisatie in de EFRO-toepassing... 13 2.2.4.2 Iedere dienst of afdeling met een eigen vestigingsnummer ingeven... 14 2.2.4.3 Iedere dienst of afdeling laten registreren door het programmasecretariaat... 14 2.3 UW ORGANISATIE IS AL AANGEMELD IN DE INTERNETTOEPASSING... 14 2.3.1 U hebt al een rol gekregen... 14 2.3.2 U hebt nog geen toegang gekregen van de organisatie... 15 2.3.2.1 U hebt al toegang bij een andere organisatie... 15 2.3.2.2 U hebt nog geen toegang bij een andere organisatie... 15 3 TOEKENNEN VAN ROLLEN BINNEN UW ORGANISATIE... 16 3.1 TOEGANG VERLENEN TOT DE INTERNETTOEPASSING... 16 3.2 PERSONEN TOEVOEGEN BIJ UW PROJECTORGANISATIE... 17 4 NAVIGEREN IN DE TOEPASSING... 17 4.1 HOE EEN PROJECTVOORSTEL AANMAKEN VIA HET ONDERDEEL OPROEP?... 17 4.2 HOE PROJECTEN ZOEKEN EN BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL PROJECT?... 19 4.3 HOE GEGEVENS BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL ORGANISATIE?... 23 4.3.1 Organisaties... 24 4.3.2 Personen... 25 5 AANMAKEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL... 27 5.1 HOE HET ONDERDEEL PROJECTVOORSTEL INVULLEN?... 27 5.1.1 Projectvoorstel... 27 5.1.1.1 Nummer... 27 5.1.1.2 Projecttitel... 28 5.1.1.3 Omschrijving... 28 5.1.1.4 Startdatum en einddatum projectperiode... 28 5.1.1.5 Uiterste datum van indiening... 28 5.1.1.6 Promotor... 29 5.1.1.7 Bankgegevens: BIC- en IBAN- code... 29 5.1.2 Financieringsbronnen... 29 5.1.3 Indicatoren... 29 5.2 HOE HET ONDERDEEL ALGEMENE GEGEVENS INVULLEN?... 30 5.2.1 Projectbijlagen... 30 5.2.2 Projectvoorbereiding... 31 5.2.3 Promotor... 31 5.2.3.1 BTW plicht... 32 2

5.2.3.2 Wetgeving overheidsopdrachten... 32 5.2.3.3 Relevante ervaring... 34 5.2.3.4 Projectorganisatie / Organisatiestructuur... 34 5.2.4 Co-promotor... 34 5.2.4.1 Contactgegevens... 34 5.2.4.2 BTW plicht... 35 5.2.4.3 Wetgeving overheidsopdrachten... 35 5.2.4.4 Relevante ervaring... 35 5.2.5 Projectgebied... 35 5.3 HOE HET ONDERDEEL PROJECTINHOUD INVULLEN?... 36 5.3.1 Samenvatting... 36 5.3.2 Projectbeschrijving... 37 5.3.2.1 Probleemstelling... 37 5.3.2.2 Projectdoelstelling(en)... 37 5.3.2.3 Projectactiviteiten... 37 5.3.2.4 Doelgroep... 37 5.3.2.5 Communicatieacties... 38 5.3.2.6 Continuïteit van het project... 38 5.3.2.7 (Sub)regiospecifieke ontwikkelingskenmerken... 38 5.3.2.8 Complementariteit overheidsinitiatieven... 38 5.3.2.9 Vernieuwend karakter... 38 5.3.2.10 Europese programma s... 39 5.3.3 Transversale thema s... 39 5.3.3.1 Duurzame ontwikkeling... 39 5.3.3.2 Leefmilieu... 40 5.3.3.3 Gelijkheid van kansen... 40 5.3.4 Interregionale samenwerking... 40 5.4 HOE HET ONDERDEEL INDICATOREN INVULLEN?... 41 5.4.1 Programma- indicatoren... 41 5.4.2 Projectresultaten... 42 5.5 HOE HET ONDERDEEL PLANNING INVULLEN?... 43 5.5.1 Planning... 43 5.5.2 Procedures en vergunningen... 44 5.6 HOE HET ONDERDEEL FINANCIËLE INFORMATIE INVULLEN?... 45 5.6.1 Inkomsten... 45 5.6.2 Cofinanciering... 53 5.6.3 Concurrentieregels... 53 5.6.4 Verantwoording steun... 54 5.6.5 FINANCIËLE STROMEN... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.7 HOE HET ONDERDEEL KOSTEN INVULLEN?... 55 5.7.1 Algemeen... 55 5.7.2 Subsidiabele kosten... 56 De gedetailleerde regels met betrekking tot subsidiabele kosten vindt u terug in de Praktische gids subsidiabiliteit van uitgaven op www.efro.be.... 56 5.7.2.1 Algemene regels... 56 5.7.2.2 Kosten voorafgaand aan de startdatum van het project... 56 5.7.2.3 Kosten na de einddatum van het project... 57 5.7.2.4 Kostenrubrieken... 57 5.8 HOE HET ONDERDEEL FINANCIERING INVULLEN?... 59 5.9 TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN... 60 3

1 INLEIDING Deze handleiding helpt u bij het elektronisch indienen van een EFRO-project via een internetapplicatie. U vindt deze toepassing via http://www.efro.be. Aan de rechterkant staat de link naar de toepassing. Raadpleeg de oproep- en inhoudelijke fiches op onze website www.efro.be. Hierin staat een toelichting (doelstelling, selectie en beoordeling, ) bij de verschillende EFROprojectoproepen van de prioriteiten 1 en 2 en/of de doorlopende indiening (permanente projectoproep) in het kader van de prioriteiten 3 en 4. Lees deze fiches goed! Elk project moet immers bijdragen tot het specifieke doel van de oproep of prioriteit. In het Operationeel Programma EFRO Doelstelling 2 Vlaanderen 2007-2013, staat meer achtergrondinformatie bij de thematische prioriteiten waarbinnen u uw project moet inpassen Contacteer ook zeker de provinciale en stedelijke contactpunten van EFRO. Zij kunnen de verschillende onderdelen van deze gids verder toelichten. Hun contactgegevens vindt u op de website www.efro.be. Bij technische problemen met de internettoepassing kunt u eerst nagaan of de oplossing al te vinden is bij de veelgestelde technische vragen op www.efro.be. U mag natuurlijk ook altijd een bericht sturen naar efrosupport@vlaanderen.be. Vermeld hierbij bondig uw vraag en uw contactgegevens. Bij het invullen van de verschillende vragen is het belangrijk dat u zo concreet en bondig mogelijk bent. De grootte van de antwoordvelden is beperkt. 4

2 TOEGANG KRIJGEN TOT DE TOEPASSING U vindt de toepassing via http://www.efro.be. Klik rechts op de link digitaal loket. Om toegang te krijgen tot de internettoepassing moet u zich persoonlijk aanmelden met behulp van het federaal token of elektronische identiteitskaart (zie verder 2.1). Na aanmelding wordt er eerst gecontroleerd of u verbonden bent aan een organisatie. Hier zijn er twee mogelijkheden: - U bent nog niet eerder geregistreerd en uw organisatie is niet geregistreerd (zie verder 2.2). - U bent nog niet eerder in de toepassing geweest. Uw organisatie is al aangemeld. (zie verder 2.3). o U hebt in de internettoepassing al een rol gekregen binnen de organisatie. o U hebt nog geen toegang gekregen vanwege de organisatieverantwoordelijke van de organisatie waarvoor u wenst aan te melden. 2.1 FEDERAAL TOKEN OF DIGITALE IDENTITEITSKAART Bij elke aanmelding in de toepassing komt u eerst op het onderstaande scherm: 5

U kunt zich aanmelden ofwel met een Federaal token ofwel met uw Digitale identiteitskaart 1. 2.1.1 AANMELDEN MET HET FEDERAAL TOKEN VOOR BURGERS Als u werkt met een Federaal token heeft u een gebruikersnaam, een wachtwoord en het federaal token nodig 2. Als u klikt op Federaal token verschijnen onderstaande schermen. Vul hier de nodige gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en tokennr) in. Nu bent u normaal aangemeld bij de toepassing. Bij eventuele problemen tijdens deze stap kunt u contact opnemen met de Vlaamse Infolijn (tel. 1700). 1 Wij adviseren om zowel het federaal token voor burgers als de identiteitskaart beschikbaar te hebben. Zo hebt u twee onafhankelijke toegangsmethodes. 2 Als u uw aangifte in de personenbelasting al hebt ingediend via het internet, hebt u mogelijks al een gebruikersnaam, wachtwoord en Federaal token. De procedure om gratis een gebruikersnaam, een wachtwoord en het federaal token aan te vragen vindt u hier: https://www.belgium.be/usermgmt/egovusermgmtwebapp/public/registrationintro.do Het duurt maximaal tien werkdagen voor u een token ontvangt. 6

7

2.1.2 AANMELDEN MET DE DIGITALE IDENTITEITSKAART Een digitale identiteitskaart 3 kunt u aanvragen bij uw gemeente. Om met de digitale identiteitskaart te werken, heeft u buiten de identiteitskaart zelf een kaartlezer nodig om de kaart te lezen, de nodige software op uw computer en de pincode die hoort bij de identiteitskaart. Normaal gezien hebt u de pincode bij de identiteitskaart ontvangen. Meer informatie over de aanvraag en het gebruik van de digitale identiteitskaart op een PC vindt u op de volgende website: http://eid.belgium.be/nl/navigation/12001/index.html 2.2 U BENT NOG NIET GEREGISTREERD EN UW ORGANISATIE IS OOK NOG NIET GEREGISTREERD Als u uw organisatie voor de eerste keer aanmeldt, moet u een nummer van de vestigingseenheid (vestigingsnummer) opgeven. Als uw organisatie geen vestigingsnummer heeft, moet u dit in orde brengen 4. U kunt best voor iedere aparte vestiging van uw organisatie een vestigingsnummer aanmelden. Op die manier kunnen deze vestigingen totaal onafhankelijk werken. 2.2.1 VESTIGINGSNUMMER OPZOEKEN Als u het vestigingsnummer van uw instelling of bedrijf niet kent, kunt u dit opzoeken via de volgende website: http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html Via zoekpagina op internet: KBO ingeven. Kies de optie opzoeking volgens zoekwoord'. 3 Zelfs als u een digitale identiteitskaart bezit, kunt u toch werken met het Federaal token. 4 Als uw organisatie geen vestigingsnummer en ondernemingsnummer heeft, kan u de organisatie niet zelf toevoegen. U moet zelf zorgen voor een vestigingsnummer. In noodgevallen kunnen wij uw organisatie toevoegen. Stuur dan een e-mail naar efrosupport@vlaanderen.be met uw contactgegevens. Wij nemen dan contact met u op om uw organisatie eventueel toe te voegen. De meeste overheden, instellingen, organisaties en bedrijven hebben vestigingsnummers. 8

Typ hier de benaming in die u zoekt en klik op zoek onderneming. Daarna verschijnt de lijst met zoekresultaten (hier is gezocht naar profruit ). 9

In dit voorbeeld ( profruit ) is er 1 resultaat met 0 vestigingseenheden. Als u wel een ondernemingsnummer en geen vestigingseenheden hebt, mag u ook het ondernemingsnummer ingeven bij registratie in de EFRO toepassing. 5 Bij andere voorbeelden zullen er wel één of meer vestigingseenheden zijn. Bijvoorbeeld voor stad Hamont-Achel. Deze organisatie heeft 10 vestigingseenheden. Door te klikken op het aantal vestigingseenheden verschijnt de lijst met vestigingseenheden. Zoek hier de vestigingseenheid die een project zal indienen. 2.2.2 GEGEVENS AANPASSEN IN DE KRUISPUNTBANK ONDERNEMEN Een correct adres en vestigingsnummer zijn erg belangrijk! Als het adres incorrect is, moet u een aanpassingsaanvraag (adreswijziging of nieuwe vestiging) indienen bij: FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie Beheersdienst Kruispuntbank van Ondernemingen Public Search Leuvenseweg 44 1000 Brussel Tel. 02 277 64 00 De formulieren om gegevens aan te passen, nieuwe vestigingen toe te voegen enz. vindt u op de resultatenlijst als u bovenaan klikt op Formulieren Het RSZPPO is verantwoordelijk voor het beheer van de vestigingseenheden van nietcommerciële overheidsinstellingen (bijvoorbeeld steden en gemeenten) Meer informatie vindt u op http://www.rszppo.fgov.be/nl/werkgevers/aansluiting/kbo.htm. 5 Als uw organisatie geen vestigingsnummer en geen ondernemingsnummer heeft, kunt u de organisatie niet zelf toevoegen. U moet zelf zorgen voor een vestigingsnummer. In noodgevallen kunnen wij uw organisatie toevoegen. Stuur dan een e-mail naar efrosupport@vlaanderen.be met uw contactgegevens en wij nemen contact met u op om uw organisatie eventueel toe te voegen. De meeste overheden, instellingen, organisaties en bedrijven hebben vestigingsnummers. 10

2.2.3 VESTIGINGSNUMMER INGEVEN Nadat u aangemeld bent met Federaal token of digitale identiteitskaart verschijnt onderstaand scherm. Geef hier het vestigingsnummer in. Het is belangrijk dat u het vestigingsnummer ingeeft zonder spaties of punten. U geeft dus in 2162475438 en niet 2.162.475.438. U kunt ook een ondernemingsnummer ingeven en zo zoeken naar het vestigingsnummer, maar wij raden aan om vooraf het juiste vestigingsnummer op te zoeken. Als u op Ga Verder klikt, kunt u de organisatiegegevens verder invullen. Wij vragen u vooral de contactgegevens voor de organisatie zo volledig mogelijk in te vullen. De BTWstatus is een verplicht veld. 11

Klik daarna op Registreer Organisatie. Onderstaand scherm verschijnt. Hier kunt u uw eigen professionele gegevens invullen. Deze gegevens worden gebruikt om u te contacteren in het kader van het dossier. Wees zo volledig mogelijk. De vakjes met een sterretje zijn verplicht in te vullen. U kunt deze gegevens later eenvoudig zelf bekijken en aanpassen. Door deze gegevens in te vullen en te klikken op Registreer Organisatieverantwoordelijke bevestigt u dat u (minstens tijdelijk) gemachtigd bent namens de organisatie op te treden. Als organisatieverantwoordelijke kunt u andere personen bevoegdheden geven in de internettoepassing of iemand anders aanduiden als organisatieverantwoordelijke. (zie 4.3.2 Personen ) Het is zeer belangrijk dat u vooraf voor uw organisatie bepaalt hoe er in het kader van EFRO zal gewerkt worden. (zie 2.2.4 Organisaties met verscheidene diensten of afdelingen ) 12

Na deze stap bent u aangemeld als organisatieverantwoordelijke van uw organisatie en verschijnt onderstaand scherm met de naam van de organisatie, uw naam en de rol die u heeft binnen de organisatie. De belangrijkste acties die u kunt ondernemen in de toepassing vindt u in deel 4 Navigeren in de toepassing. 2.2.4 ORGANISATIES MET MEERDERE DIENSTEN OF AFDELINGEN Sommige organisaties bestaan uit meerdere afdelingen of diensten die onafhankelijk werken van elkaar. In dat geval is het belangrijk om vooraf de EFRO-werking te bekijken. Er zijn verschillende mogelijkheden om in het kader van de internettoepassing te werken. Uw organisatie kiest zelf op welke manier ze wilt werken. 2.2.4.1 DE ORGANISATIE ALS GEHEEL IS ÉÉN ORGANISATIE IN DE EFRO-TOEPASSING Uw organisatie wordt aangemeld met één vestigingsnummer en vormt één organisatie. Als u hiervoor kiest, kunnen alle medewerkers die toegang krijgen voor de organisatie alle projecten zien. Iedere medewerker kan ook projecten indienen. Alle projecten zijn dan projecten van de (koepel)organisatie. Dit is een logische keuze voor kleine organisaties, maar ook grote organisaties kunnen hier gebruik van maken. 13

U kunt de toegangsrechten tot verschillende projecten beheren. Gebruikers hebben enkel toegang tot de project(en) als ze opgenomen zijn in de projectorganisatie. Organisatieverantwoordelijken en EFRO-verantwoordelijken hebben toegang tot alle projecten. 2.2.4.2 IEDERE DIENST OF AFDELING MET EEN EIGEN VESTIGINGSNUMMER INGEVEN Als u deze keuze maakt, moet iedere dienst of afdeling binnen de organisatie een eigen vestigingsnummer hebben. Dit is meestal het geval als de diensten op verschillende adressen gevestigd zijn. Het voordeel van deze keuze is dat iedere vestiging volledig onafhankelijk werkt. Enkel de personen die toegang krijgen voor een bepaalde vestiging, kunnen projecten zien, openen en indienen. 2.2.4.3 IEDERE DIENST OF AFDELING LATEN REGISTREREN DOOR HET PROGRAMMASECRETARIAAT Als meerdere afdelingen of diensten op hetzelfde adres gehuisvest zijn, zal er waarschijnlijk maar één vestigingsnummer zijn. De optie beschreven in paragraaf 2.2.4.2 is dan niet beschikbaar. Als er toch de wens bestaat om volledig onafhankelijk te werken, kunt u contact opnemen met het programmasecretariaat via efrosupport@vlaanderen.be. Er kan dan voor elke afdeling of dienst een aparte organisatie aangemaakt worden. Vergeet uw contactinformatie niet te vermelden. 2.3 UW ORGANISATIE IS AL AANGEMELD IN DE INTERNETTOEPASSING Als een organisatie al aangemeld is, zijn er twee mogelijke situaties: 1. U hebt in de internettoepassing al een rol gekregen binnen de organisatie. 2. U hebt nog geen toegang gekregen van de organisatieverantwoordelijke of een EFRO verantwoordelijke. 2.3.1 U HEBT AL EEN ROL GEKREGEN Nadat u aanmeldt, verschijnt het startscherm met de aanduiding van de naam van de organisatie, uw naam en de rol die u hebt binnen deze vestiging van de organisatie (zie de vorige schermafdruk). Als u een rol heeft bij meer dan één organisatie of vestiging van een organisatie, dan moet u eerst nog een keuze maken 6. (zie onderstaand scherm) 6 In het uitzonderlijke geval waarbij u actief bent bij meer dan één vestiging van dezelfde organisatie, verschijnt in het keuzemenu zeer uitzonderlijk meer dan één keer dezelfde organisatienaam. De volgorde is altijd dezelfde. Na het aanduiden van één van de vestigingen kunt u bij Organisatie controleren of u de juiste vestiging gekozen heeft. 14

2.3.2 U HEBT NOG GEEN TOEGANG GEKREGEN VAN DE ORGANISATIE Als u voor de eerste keer probeert aan te melden en u hebt nog geen toegang gekregen zal u niet kunnen aanmelden. De organisatieverantwoordelijke en de EFROverantwoordelijken kunnen personen toegang verlenen tot de internettoepassing. Gebruikers hebben enkel toegangsrecht. Als u nog geen toegang hebt voor een organisatie kunnen er twee situaties voorkomen: 2.3.2.1 U HEBT AL TOEGANG BIJ EEN ANDERE ORGANISATIE Bij aanmelding krijgt u direct toegang tot de gegevens van de organisatie waarvoor u toegang heeft. Neem contact op me de organisatieverantwoordelijke en/of EFROverantwoordelijken van de andere/nieuwe organisatie waarvoor u toegang wenst. Als u niet weet wie dit is, kunt u altijd contact opnemen met efrosupport@vlaanderen.be om toegang te krijgen. Wij contacteren dan de organisatie- of EFRO-verantwoordelijke en vragen om contact met u op te nemen 7. 2.3.2.2 U HEBT NOG GEEN TOEGANG BIJ EEN ANDERE ORGANISATIE Bij aanmelding krijgt u een foutmelding na het ingeven van het vestigingsnummer van uw organisatie. Om toegang te krijgen, moet u contact opnemen met de organisatieverantwoordelijke en/of EFRO- verantwoordelijke van de organisatie waarvoor u toegang wenst. Als u niet weet wie dit is, kunt u altijd contact opnemen met efrosupport@vlaanderen.be om toegang te krijgen. Wij contacteren dan de organisatieof EFRO-verantwoordelijke en vragen om contact met u op te nemen 8. 7 U zal de contactgegevens van de verantwoordelijken niet zelf ontvangen. Dit is niet toegestaan omwille van de wet op de bescherming van de privacy. 8 U zal de contactgegevens van de verantwoordelijken niet zelf ontvangen. Dit is niet toegestaan omwille van de wet op de bescherming van de privacy. 15

3 TOEKENNEN VAN ROLLEN BINNEN UW ORGANISATIE Binnen de internettoepassing zijn er twee plaatsen waar u kunt aangeven hoe uw vestiging (organisatie), in het kader van EFRO, functioneert. Enerzijds kunt u aangeven wie de personen zijn binnen uw vestiging die toegang hebben tot de EFROinternettoepassing en anderzijds kunt u per project(voorstel) aanduiden wie betrokken is bij een project. 3.1 TOEGANG VERLENEN TOT DE INTERNETTOEPASSING De eerste persoon die een organisatievestiging aanmeldt, is (tijdelijk) organisatieverantwoordelijke. De eerste organisatieverantwoordelijke kan een andere persoon organisatieverantwoordelijke maken. Als dat gebeurt, zal de eerste persoon automatisch EFRO-verantwoordelijke worden. Er is immers maar één organisatieverantwoordelijke per organisatievestiging. Iedere organisatie heeft binnen de internettoepassing drie soorten medewerkers: één organisatieverantwoordelijke, geen, één of meerdere EFRO-verantwoordelijken en geen, één of meerdere gebruikers. U hebt zelf volledige controle over de toegang tot de internettoepassing. De organisatieverantwoordelijke kan één of meer EFROverantwoordelijken toegang verlenen. De organisatieverantwoordelijke en alle EFRO-verantwoordelijken kunnen extra personen toegang verlenen tot de internettoepassing. Alle personen die toegang hebben tot de internettoepassing kunnen projectvoorstellen aanmaken en indienen. De organisatieverantwoordelijke en alle EFRO-verantwoordelijken hebben toegang tot alle projecten. Gebruikers kunnen enkel die projecten openen waar ze opgenomen zijn in de projectorganisatie. (zie 3.2). 16

3.2 PERSONEN TOEVOEGEN BIJ UW PROJECTORGANISATIE Als uw organisatievestiging meerdere projecten indient of uitvoert, kunt u bij de projectorganisatie aanduiden welke personen betrokken zijn bij een project. Hierdoor kennen wij de juiste personen binnen uw organisatie. Bovendien hebben gebruikers enkel toegang tot die projecten waar ze opgenomen zijn in de projectorganisatie. Om iemand toe te voegen aan de projectorganisatie van een project, opent u het project. Vervolgens klikt u bovenaan op projectorganisatie. Dan klikt u onderaan op wijzig. Nu verschijnt er een groen plusje naast de naam van uw organisatie. U klikt hierop en u duidt de persoon aan en u klikt vervolgens op bewaar. 4 NAVIGEREN IN DE TOEPASSING 4.1 HOE EEN PROJECTVOORSTEL AANMAKEN VIA HET ONDERDEEL OPROEP? Bovenstaand scherm is het eerste scherm dat u ziet na aanmelding. Klik bovenaan op oproep om een oproep te kiezen. U bent nu in het deel oproep. Hier kunt u oproepen zoeken. Dit is nodig om een projectvoorstel aan te maken. Klik onderaan op zoeken om alle oproepen te zien. Als u op zoek bent naar een specifieke oproep, kunt u de zoekvelden gebruiken. Waarschijnlijk is het zinvol om de operationele doelstelling aan te 17

duiden. Op die manier verschijnen enkel de oproepen die op een specifieke prioriteit en doelstelling gericht zijn. Als u op zoeken klikt, verschijnt een lijst met oproepen. Klik hier de oproep aan die u interesseert. Onderstaand scherm verschijnt: 18

Als u een projectvoorstel wilt aanmaken voor deze oproep, klikt u aan de rechterkant op Aanmaken projectvoorstel. Vul op dit scherm de nodige gegevens in. Meer informatie hierover vindt u in deel 5 Aanmaken projectvoorstel. Als alles ingevuld is, klikt u op Bewaar, onderaan de pagina. Opgelet! Uw projectvoorstel is maar echt aangemaakt nadat u op Bewaar heeft geklikt. Er wordt dan ook een nummer toegekend aan uw projectvoorstel. Het is nuttig dit nummer te noteren. Dit is handig om later het project op te zoeken. Daarna kunt u uw projectvoorstel verder invullen. Hoe u dit projectvoorstel later opnieuw kunt terugvinden, leest u in paragraaf 4.2. Aangemaakte projectvoorstellen kunt u altijd verwijderen. Nadat u een project ingediend heeft, kunt u het niet meer verwijderen. 4.2 HOE PROJECTEN ZOEKEN EN BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL PROJECT? Via het startscherm kunt u lopende projecten of projectvoorstellen bekijken en eventueel bewerken. Ook hier kunt u gebruik maken van de opzoekvelden. Standaard worden al uw projecten weergegeven. Om een project te openen, klikt u op het project in de lijst met zoekresultaten. 19

Hieronder staat het scherm van het project. Om uw projectvoorstel in opmaak te bewerken en eventueel in te dienen, klikt u op In Opmaak. De volledige projectinhoud wordt zo geopend. 20

Als het projectvoorstel open staat, kunt u klikken op: Indienen : u dient het projectvoorstel in. Na indiening kunt u het voorstel niet meer wijzigen. U kunt controleren of een project ingediend is, door het project op te zoeken en te openen. In plaats van In Opmaak verschijnt er Ingediend. Valideer : u laat de toepassing controleren of uw voorstel voldoet aan een aantal minimumeisen (verplichte vragen ingevuld, financiering in evenwicht, ). Als er een foutmelding komt bij valideren, kunt u het voorstel niet indienen. 21

Wijzig : u kunt het projectvoorstel verder invullen en bewerken Verwijder : hiermee verwijdert u het projectvoorstel Afdrukken : via deze functie krijgt u een PDF-bestand met daarin alle vragen en antwoorden die u al gegeven heeft. Dit is vooral interessant om te bespreken met de contactpunten. U kunt zo bijvoorbeeld via e-mail informatie uitwisselen. 22

4.3 HOE GEGEVENS BEWERKEN VIA HET ONDERDEEL ORGANISATIE? Bij organisatie kunt u de organisatiegegevens bekijken en bewerken en ook de personen beheren die binnen uw organisatie actief zijn. U klikt bovenaan op Organisatie. Onderstaand scherm verschijnt. 23

4.3.1 ORGANISATIES In het tabblad Organisaties kunt u de organisatiegegevens bekijken. Als u klikt op wijzig, kunt u bepaalde gegevens wijzigen. 24

4.3.2 PERSONEN Via het tabblad Personen kunt u personen opzoeken en personen toevoegen. U kunt een persoon toevoegen aan uw EFRO-organisatie door aan de rechterkant te klikken op toevoegen persoon. Dan verschijnt onderstaand scherm. Enkel Organisatieverantwoordelijken en EFRO-verantwoordelijken kunnen personen toevoegen. Als u wenst dat iemand toegang krijgt tot uw EFRO-projectvoorstellen en EFRO-dossiers dan moet u hier toegang verlenen. U heeft hiervoor het rijksregisternummer nodig van de personen die u wenst toe te voegen. Let op bij het invullen van de persoonsgegevens. Het is de bedoeling dat hier alleen professionele gegevens worden opgenomen en geen persoonlijke adressen en/of telefoonnummers. 25

26

5 AANMAKEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL Voor het aanmaken van een projectvoorstel moet u alle tabbladen doorlopen 9. Voor de meeste vragen is er in de internettoepassing een helpvenster voorzien. Deze helpvensters hernemen belangrijke informatie uit de praktische gids. Een helpvenster opent u door op de i te klikken. 5.1 HOE HET ONDERDEEL PROJECTVOORSTEL INVULLEN? 5.1.1 PROJECTVOORSTEL 5.1.1.1 NUMMER Het projectnummer wordt automatisch door het systeem toegekend. 9 Het tabblad bijlagen mag u omwille van technische redenen niet rechtstreeks gebruiken tijdens het aanmaken van een projectvoorstel. U voegt alle bijlagen toe via het tabblad Algemene gegevens. 27

5.1.1.2 PROJECTTITEL Kies een korte titel of acroniem voor uw project. 5.1.1.3 OMSCHRIJVING Geef hier de ruimere projecttitel of eventuele subtitel van het project. Als u kiest voor een acroniem formuleert u hier de volledige titel. 5.1.1.4 STARTDATUM EN EINDDATUM PROJECTPERIODE In de projectaanvraag moet u start- en einddatum van uw projectperiode zo goed mogelijk inschatten. De projectperiode bedraagt maximaal 2 jaar. U moet een projectperiode kiezen die valt binnen de vermelde uiterste begindatum projectperiode en uiterste einddatum projectperiode. De uiterste begin- en einddatum van de projectperiode wordt bepaald bij de lancering van de projectoproep en zijn zichtbaar in de toepassing. Startdatum projectperiode: zo snel mogelijk en uiterlijk 6 maanden na goedkeuring van uw project door het Comité van Toezicht, u hebt m.a.w. maximaal 6 maanden de tijd om uw contract af te sluiten en uw project te starten. Einddatum projectperiode: maximaal 24 maanden na de startdatum van uw project. Het Comité van Toezicht vindt ongeveer 3 maanden na afsluiting van de oproep (prioriteit 1 & 2) of na indiening van uw project (prioriteit 3 & 4) plaats. Bepaalde kosten gemaakt en betaald voor de startdatum van uw project, zogenaamde voorafgaande kosten, kunnen in aanmerking komen voor EFRO-subsidiëring (zie 5.7.2.2 Kosten voorafgaand aan de startdatum van het project ). Dit moet duidelijk blijken uit uw projectvoorstel en uit de kostendetaillering. In voorkomend geval wordt dit vermeld in het contract. De definitieve projectperiode alsook de periode waarin kosten kunnen ingediend worden, zullen worden opgenomen in het contract. 5.1.1.5 UITERSTE DATUM VAN INDIENING De uiterste datum voor indiening van een projectvoorstel wordt vermeld bij de lancering van de oproep in het kader van de prioriteiten 1 en 2. Deze datum is de afsluitdatum! Na deze dag kunt u niet meer indienen. U dient dus in ten laatste op deze datum. Let wel op voor technische problemen. Begin tijdig aan uw projectvoorstel en voeg de gegevens al online in. Problemen op uw computer kunnen het indienen bemoeilijken. Het is uw verantwoordelijkheid om op tijd in te dienen en op tijd hulp te vragen. Voor de prioriteiten 3 en 4 waar projectvoorstellen permanent kunnen worden ingediend, vindt u de uiterste indiendata terug op onze website (www.efro.be) 28

5.1.1.6 PROMOTOR Na aanmelding wordt de naam van de promotor automatisch door het systeem gegenereerd (zie 5.2 algemene gegevens ). 5.1.1.7 BANKGEGEVENS: BIC- EN IBAN- CODE De door u vermelde BIC en IBAN-code wordt door de certificeringsautoriteit van het programma gebruikt om de EFRO-steun op te storten. Gebruik geen witruimtes of leestekens bij het ingeven van BIC en IBAN-code. De BICcode bestaat uit acht tekens. De IBAN-code begint met hoofdletters, BE voor een Belgische rekening, gevolgd door cijfers. Uw financiële instelling kan u de gevraagde gegevens bezorgen. 5.1.2 FINANCIERINGSBRONNEN We raden u aan om te controleren of de vermelde prioriteit en operationele doelstelling wel degelijk deze zijn waarbinnen u een projectvoorstel wenst in te dienen. Als u verkeerd indient, kan de aanvraag geweigerd worden ofwel moeten alle gegevens opnieuw ingevoerd worden in een nieuw project. 5.1.3 INDICATOREN De programma-indicatoren voor deze oproep worden hier vermeld. De bijdrage van uw project aan deze indicatoren geeft u aan in het tabblad indicatoren. (zie 5.4 indicatoren ) 29

5.2 HOE HET ONDERDEEL ALGEMENE GEGEVENS INVULLEN? 5.2.1 PROJECTBIJLAGEN U kunt alleen bij de vraag rond projectbijlagen bijlagen aan het projectvoorstel toevoegen. Het tabblad bijlagen kan niet rechtstreeks gebruikt worden om bijlagen toe te voegen. We maken een onderscheid tussen verplichte en niet-verplichte bijlagen. Verplichte bijlagen zijn noodzakelijk voor de ontvankelijkheid van het projectvoorstel. De verplichte bijlagen voor alle projecten zijn: de kostendetaillering (verplicht model: zie www.efro.be) het communicatieplan de cofinancieringsbewijzen (als u nog niet over een bewijs beschikt, moet u de cofinancieringsaanvraag toevoegen) Volgende bijlagen zijn verplicht indien van toepassing op uw EFRO-project: een inkomstenraming een aanbestedingsplan gegevens van extra co-promotoren (vanaf derde co-promotor) een de minimisverklaring 30

Volgende bijlagen zijn verplicht voor investeringsprojecten: een bestemmingsbewijs een schattingsverslag erfpachtovereenkomst/recht van opstal/concessieovereenkomst Opgelet: de bestandsnaam moet duidelijk verwijzen naar het type document. Beperk niet-verplichte bijlagen tot een minimum (maximaal 10)! Voeg enkel die documenten toe die een noodzakelijke verduidelijking vormen voor de inhoud van uw projectvoorstel. Zip-bestanden worden niet aanvaard. De grootte van elke bijlage is beperkt tot 5MB. Voeg bijlagen toe door het paperclipje te selecteren. Zoek het betreffende document via bladeren en hecht het document daarna vast aan uw voorstel via opladen. Doorloop deze stappen opnieuw voor elke bijlage. Controleer zorgvuldig of alle bijlagen werkelijk zijn toegevoegd! 5.2.2 PROJECTVOORBEREIDING Wij raden u sterk aan om bij het invullen van deze aanvraag gebruik te maken van de dienstverlening van een provinciaal of stedelijk contactpunt met het oog op een controle van de voorwaarden inzake ontvankelijkheid en eligibiliteit. Hun contactgegevens vindt u op de website www.efro.be. 5.2.3 PROMOTOR De promotor is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële uitvoering van het project. In het kader hiervan kan de promotor gevraagd worden zijn kredietwaardigheid aan te tonen. Hij is bovendien het officiële aanspreekpunt. Dit impliceert dat enkel de promotor betalingsaanvragen bij de bevoegde administratie kan indienen. De EFROsubsidies worden alleen op zijn rekeningnummer gestort. De promotor is verantwoordelijk voor eventuele doorstortingen naar de copromotor. Contactgegevens Verantwoordelijke organisatie: verantwoordelijke van de organisatie die het project uitvoert. Projectverantwoordelijke: contactpersoon voor het programmasecretariaat voor alle vragen met betrekking tot de inhoudelijke en financiële voortgang van de projectuitvoering. Contactpersoon projectboekhouding: contactpersoon voor het programmasecretariaat voor alle vragen met betrekking tot de projectuitgaven (onder meer facturen, betalingsbewijzen, loonfiches, ). 31

Als dit dezelfde perso(o)n(en) zijn, volstaat het om de tweede maal enkel naam en voornaam in te voeren. Handtekeningsbevoegdheid: persoon (met vermelding van functie binnen de organisatie) die (volgens de statuten van de organisatie) het contract met de beheersautoriteit zal ondertekenen na goedkeuring van het project. Als een dubbele handtekening voor uw organisatie vereist is, kunt u meerdere personen vermelden. Enkel deze perso(o)n(en) worden bij goedkeuring opgenomen in de projectovereenkomst. Opgelet: als de contactgegevens van de promotor wijzigen tijdens de uitvoering van het EFRO-project kunt u deze zelf wijzigen in de applicatie. Houd deze gegevens altijd actueel. Dit kan echter niet voor de contactgegevens van eventuele co-promotoren. Spreek hiervoor het programmasecretariaat aan. 5.2.3.1 BTW PLICHT Geef aan of uw organisatie in het kader van het EFRO-project BTW kan terugvorderen. Het in aanmerking komen van BTW voor EFRO steun wordt verduidelijkt in paragraaf 5.7 kosten. 5.2.3.2 WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN Met het oog op rapportering aan de Europese Commissie moeten de uitgaven van uw organisatie gecatalogeerd worden als overheidsuitgaven dan wel als privé-uitgaven. Uitgaven van organisaties die vallen onder het toepassingsgebied van de wet op de overheidsopdrachten worden beschouwd als overheidsuitgaven. Artikel 4 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten geeft een opsomming van de organisaties onderworpen aan deze wetgeving. We beperken ons tot enkele algemene toelichtingen bij de volgende onderworpen categorieën. 1. Overheden en overheidsinstellingen met rechtspersoonlijkheid Het gaat hierbij over die organisaties die meteen herkend worden als overheid(sorganen). Artikel 4 van de wet geeft een niet-limitatieve opsomming: - de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, de provincies, de gemeenten, alsmede de verenigingen gevormd door een of meerdere van deze - de organismen van openbaar nut - de publiekrechtelijke verenigingen - de openbare centra voor maatschappelijk welzijn - de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten - de gewestelijke ontwikkelingsmaatschappijen - de polders en wateringen - de ruilverkavelingscomités 2. Rechtspersonen die cumulatief aan bepaalde voorwaarden (2) voldoen 32

Om te weten of uw organisatie onder het toepassingsgebied valt moet voldaan worden aan volgende voorwaarden: Voorwaarde 1: Is ze opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn? Het is dus niet de aard van de rechtspersoon maar zijn specifieke opdracht die van industriële of commerciële aard moet zijn om hem aan het toepassingsgebied van de Wet te onttrekken. Voorwaarde 2: Is ze gekenmerkt door een bijzondere overheidsinvloed (via de samenstelling van de beslissende organen, het toezicht of de financiering)? Voorwaarde 2 is voldaan als rechtspersonen door één van volgende punten worden gekenmerkt: - hetzij beïnvloed doordat de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan 50% door overheden of overheidsinstellingen worden aangewezen; - hetzij in hun beheer onderworpen aan het toezicht van overheden of overheidsinstellingen; - hetzij voor meer dan 50% gefinancierd door één of meerdere overheden of overheidsinstellingen. Als u als privaatrechterlijke organisatie niet onderworpen bent aan de wet, dan worden uw uitgaven beschouwd als privé uitgaven. Dit belet echter niet dat u voor de uitvoering van uw project in bepaalde gevallen toch de wetgeving zal moeten toepassen. Dit zal het geval zijn bij de zogenaamde gesubsidieerde opdrachten, zijnde projecten waarvoor u subsidies ontvangt van overheden of instellingen die onderworpen zijn aan de wet en waarbij cumulatief aan een aantal voorwaarden voldaan wordt. Deze voorwaarden zijn: - de opdracht rechtstreeks voor meer dan 50% gesubsidieerd wordt; - het geraamde bedrag van de opdracht gelijk is aan of groter is dan 135.000 euro exclusief BTW - als het over: o opdrachten van werken gaat: als de werken bepaalde bouwwerken betreffen: de werken van klasse 50, groep 502 van de bijlage 1 van de wet van 24 december 1993 of bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrije tijdsbesteding, schoolgebouwen andere dan universitaire gebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming; o opdrachten van diensten handelt: de diensten betrekking hebben op gesubsidieerde opdrachten van bovenvermelde gesubsidieerde werken In de praktische gids overheidsopdrachtenregelgeving vindt u een hulpmiddel om te bepalen of uw organisatie onderworpen is aan de wetgeving op de overheidsopdrachten (www.efro.be, projectoproepen, handleidingen/brochures) Aanbestedingsplan: 33

In het kader van de controle op de naleving van de wet op de overheidsopdrachten moet u een aanbestedingsplan opmaken. Dit aanbestedingsplan is een verplichte bijlage. (zie 5.2.5 projectbijlagen ) In het aanbestedingsplan wordt onder andere bepaald hoe de opdracht eventueel wordt opgedeeld (of niet) en welke aanbestedingsvorm wordt gevolgd. Concreet vermeldt u: - de concrete inhoud van de overheidsopdracht (beschrijving diensten/goederen) - een zorgvuldige raming van de overheidsopdracht - de gekozen aanbestedingsprocedure en de motivering daartoe - de aanbestedingsplanning - welke criteria hiervoor gehanteerd worden - als al gegund werd, gelieve op te nemen aan wie 5.2.3.3 RELEVANTE ERVARING Welke specifieke ervaring heeft uw organisatie met de gekozen thematiek, doelgroepen, enz. van het project? Beperk u tot ervaring relevant voor een succesvolle uitvoering van uw project. 5.2.3.4 PROJECTORGANISATIE / ORGANISATIESTRUCTUUR Deze vraag is enkel van toepassing bij één of meerdere co-promotoren (zie 5.2.3 copromotor ). Beschrijf de organisatiestructuur van het EFRO-project. Geef voor elke projectpartij (promotor en co-promotor(en)) de bijdrage aan de projectuitvoering. Het is de bedoeling om een duidelijk overzicht te bekomen over welke partner welke activiteiten zal uitvoeren in het kader van het EFRO-project. 5.2.4 CO-PROMOTOR Naast de promotor kan een co-promotor bij de uitvoering van het project betrokken zijn. Beiden voeren het project samen uit (projectuitgaven van promotor als co-promotor komen in aanmerking voor EFRO-steun). De promotor is het officiële aanspreekpunt en de uiteindelijke projectverantwoordelijke. Geef het aantal co-promotoren dat opgenomen wordt in het EFRO-project. We raden sterk aan om het aantal co-promotoren te beperken tot maximaal twee. Vul ook de organisatienaam in van de co-promotoren. Geef voor elke co-promotor naam, adres en juridisch statuut. 5.2.4.1 CONTACTGEGEVENS (zie 5.2.2 promotor ) 34

5.2.4.2 BTW PLICHT (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.4.3 WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.4.4 RELEVANTE ERVARING (zie 5.2.2 promotor ) 5.2.5 PROJECTGEBIED Benoem het gebied waar het project zal worden uitgevoerd. Dit is niet (noodzakelijk) de plaats waar de promotor gevestigd is. U kunt één of meerdere Vlaamse provincies aanvinken of de optie gans Vlaanderen selecteren. Omschrijf daarna zo specifiek mogelijk de locatie van de uitvoering van het EFRO-project. Het projectgebied kan ruimtelijk beperkt (bijv. een stadsdeel, één of meerdere bedrijventerreinen, ) of meer uitgestrekt (bijv. één of meerdere gemeenten, provincies, gans Vlaanderen, ) zijn. 35

5.3 HOE HET ONDERDEEL PROJECTINHOUD INVULLEN? 5.3.1 SAMENVATTING Geef hier de inhoud van uw projectvoorstel beknopt weer. Vermeld volgende elementen: de probleemstelling/uitdaging, de projectdoelstelling(en) en de voorziene activiteiten om deze doelstellingen te bereiken, en, indien een constructie met één of meerdere copromotoren, de rol van deze partners in het project. Deze samenvatting kan door het programmasecretariaat gebruikt worden voor communicatieacties over de uitvoering van het operationele programma. 36

5.3.2 PROJECTBESCHRIJVING 5.3.2.1 PROBLEEMSTELLING Een goed project begint bij een degelijke probleemanalyse. Geef hier een heldere formulering van de problematiek waarop het project inspeelt. Op welke opportuniteit speelt het EFRO-project in? Om een heldere probleemanalyse te maken, kan het helpen om uzelf een aantal vragen te stellen Wat is geconstateerd? (feitelijk probleem) Wat is de aanleiding van dit probleem? (mogelijke bronnen voor een probleemanalyse zijn bestaande studies, evaluaties, eigen ervaringen) 5.3.2.2 PROJECTDOELSTELLING(EN) De geïdentificeerde noden/opportuniteiten vormen de basis voor de projectdoelstelling(en). Formuleer de projectdoelstelling(en) zo concreet mogelijk (SMART = specifiek, meetbaar, beschikbaar, relevant en tijdsgebonden). Geef duidelijk aan op welke manier de projectdoelstelling(en) bijdraagt/bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van de projectoproep en de prioriteit van het EFROprogramma. Verduidelijk hier hoe u inspeelt op de specifieke (beleids-)accenten die binnen bepaalde projectoproepen geformuleerd worden (vb. prioritaire kennisdomeinen binnen de oproepen kenniseconomie en innovatie). 5.3.2.3 PROJECTACTIVITEITEN De projectactiviteiten dragen bij tot de realisatie van de projectdoelstellingen. Geef per doelstelling aan welke activiteit(en) u zal uitvoeren om deze doelstelling te bereiken. Beperk de activiteiten tot deze die nodig zijn voor het behalen van de projectdoelstellingen. Geef bovendien per activiteit aan wie de uitvoerder(s) is/zijn en wat de verwachte output / resultaten zullen zijn. 5.3.2.4 DOELGROEP De geïdentificeerde noden/opportuniteiten kunnen verbonden zijn aan één of meerdere doelgroepen. Geef in dit geval een duidelijke omschrijving van de(ze) doelgroep(en), d.i. de belanghebbenden voor wie het project eigenlijk zal uitgevoerd worden. Beschrijf de belangrijkste kenmerken/behoeften van de doelgroep(en) als dit relevant is binnen de opzet van het project. 37

5.3.2.5 COMMUNICATIEACTIES Geef een overzicht van alle communicatieacties die opgezet worden in het kader van het EFRO-project. Werk deze acties uit in een communicatieplan (zie verplichte bijlagen). In het draaiboek Communicatie voor promotoren vindt u meer informatie over (mogelijke) communicatieacties en de verplichte EFRO- reglementering met betrekking tot voorlichting en publiciteit. U vindt het draaiboek en het nodige publiciteitsmateriaal op www.efro.be (projectoproepen, handleidingen/brochures). De regelgeving met betrekking tot voorlichting en publiciteit tijdens de programmaperiode 2007 2013 kan ook geraadpleegd worden op www.efro.be. 5.3.2.6 CONTINUÏTEIT VAN HET PROJECT Deze vraag peilt naar de continuïteit van de projectwerking en/of het blijvende effect van de projectresultaten. Geef aan op welke wijze de continuïteit van de projectwerking wordt verzekerd na de subsidiëringperiode. Beschrijf welke acties u hiervoor in het kader van het project zal nemen. Blijven de projectresultaten behouden? Op welke wijze zijn de resultaten op termijn zinvol voor de doelgroep en zullen deze gebruikt worden? 5.3.2.7 (SUB)REGIOSPECIFIEKE ONTWIKKELINGSKENMERKEN Verduidelijk aan de hand van een beperkte SWOT-analyse op welke wijze het project aandacht heeft voor specifieke ontwikkelingskenmerken van de (sub)regio. Deze (sub)regio kan een stad, streek, provincie, of het Vlaams gewest zijn, afhankelijk van de projectdoelstellingen. 5.3.2.8 COMPLEMENTARITEIT OVERHEIDSINITIATIEVEN Projecten moeten waar mogelijk complementair zijn aan bestaande instrumenten en acties van de Vlaamse, provinciale en lokale overheid. Benoem de initiatieven en verduidelijk de manier waarop het project hierbij aansluit. Verwijs als dit mogelijk is naar beleidsbrieven, benoem een eventueel kaderproject, strategisch/geïntegreerd project waarin het project zich situeert. 5.3.2.9 VERNIEUWEND KARAKTER Een project kan vernieuwend zijn op verschillende manieren: het vernieuwende kan bijvoorbeeld slaan op de wijze waarop de probleemstelling benaderd wordt, de samenwerking tussen de partners, de voorziene projectactiviteiten,. Innovatie van een project kan in gradatie variëren, gaande van een volledig nieuw te ontwikkelen instrument; een instrument dat deels voortbouwt op een bestaand 38

instrument en deels nieuw ontwikkeld wordt (slim en marktgericht combineren van bestaande en/of nieuwe technologie) tot het louter aanpassen van een bestaand instrument (gebruiken van bestaande technieken in nieuwe toepassingen). Toon het vernieuwende karakter zo goed mogelijk aan. 5.3.2.10 EUROPESE PROGRAMMA S Sluit dit project aan bij projecten van de promotor of co-promotor die al eerder met Europese middelen betoelaagd zijn? Zo ja, vermeld programma en projectnummer en geef een bondige toelichting. Beperk u tot projecten die sinds 2000 zijn uitgevoerd. Zijn de vooropgestelde resultaten behaald? Welke knelpunten werden eventueel ervaren en hoe denkt u dit met dit projectvoorstel te vermijden? 5.3.3 TRANSVERSALE THEMA S 5.3.3.1 DUURZAME ONTWIKKELING Duurzame ontwikkeling vormt een transversaal thema in het operationele programma. Van projecten binnen de vier programmaprioriteiten (kenniseconomie en innovatie, ondernemerschap, ruimtelijke omgevingsfactoren en stedelijke ontwikkeling) wordt verwacht dat ze een positieve bijdrage leveren aan een duurzame ontwikkeling. Duurzame ontwikkeling is een ontwikkelingsmodel dat het mogelijk maakt het welzijn van de huidige generaties te maximaliseren zonder het welzijn van de toekomstige generaties in het gedrang te brengen. Duurzame ontwikkeling wordt vaak voorgesteld door de drie P's (triple P): people (mensen), planet (planeet) en profit/prosperity (winst/welvaart), die staan voor respectievelijk de sociale, ecologische en economische dimensies van het begrip. Bij duurzame ontwikkeling moet men ernaar streven om deze drie P's (of: natuur, samenleving en economie) harmonieus met elkaar te laten werken. Geef hier enkel de acties weer die specifiek opgezet worden om een bijdrage te leveren aan duurzame ontwikkeling. Relevante acties zijn onder meer deze die bijzondere aandacht geven aan de synergie en integratie tussen de economische, sociale en ecologische pijler van duurzame ontwikkeling of die de bestuurlijke dimensie (interactieprocessen, structuren, instrumenten, competenties en capaciteiten) van duurzame ontwikkeling versterken. Welke specifieke acties worden er opgezet die zich richten op armoede en sociale uitsluiting, vergrijzing, klimaatverandering, mobiliteit, ruimtelijke ordening, duurzaam beheer van natuurlijke hulpbronnen en bestrijding van gezondheidsrisico's, thema s die strategisch zijn voor een duurzame ontwikkeling van Vlaanderen? 39

5.3.3.2 LEEFMILIEU Leefmilieu vormt een transversaal thema in het operationele programma. Van projecten binnen de vier programmaprioriteiten wordt verwacht dat ze positief bijdragen aan de bescherming of verbetering van het leefmilieu. Beperk u ook hier tot relevante en specifieke acties gericht op het leefmilieu. Via welke acties wordt rekening gehouden met de mogelijke impact van het project op de luchtkwaliteit, water, natuur en biodiversiteit? Welke specifieke acties worden er voorzien om eventuele negatieve milieueffecten te beperken en/of te compenseren? 5.3.3.3 GELIJKHEID VAN KANSEN Gelijkheid van kansen vormt een transversaal thema in het operationele programma. Van projecten binnen de vier programmaprioriteiten wordt verwacht dat ze positief bijdragen tot gelijke kansen voor iedereen. Gelijkheid van kansen is het ontbreken van belemmeringen die verbonden zijn aan sekse, handicap, afkomst, leeftijd,, voor deelname aan het economische, politieke en sociale leven. Beperk u ook hier tot relevante en specifieke acties gericht op gelijke kansen. Welke specifieke acties worden ondernomen die gelijkheid van kansen bevorderen? Worden er acties opgezet die een meerwaarde vormen op vlak van toegankelijkheid voor personen met functioneringsbeperkingen,? 5.3.4 INTERREGIONALE SAMENWERKING Geef aan of u bepaalde acties voorziet gericht op het uitwisselen van informatie/ervaringen en de overdracht van goede praktijken naar partners buiten Vlaanderen. Geef hier ook aan of u bereid bent om ervaringsuitwisselingen met partners buiten Vlaanderen op te zetten als de mogelijkheid zich voordoet. Welke aspecten van het project hebben potentieel voor een dergelijke interregionale samenwerking? 40

5.4 HOE HET ONDERDEEL INDICATOREN INVULLEN? 5.4.1 PROGRAMMA- INDICATOREN Voor de opvolging van het operationele programma is een set van meetbare en relevante indicatoren op maat van de omvang van het programma samengesteld. De indicatorenset bestaat uit output-, resultaat- en impactindicatoren. Voor de programma-indicatoren (output, resultaat en impact) relevant voor deze projectoproep vindt u in de helptekst de interpretatie van de indicator. Meer informatie over elke indicator kunt u nalezen in de indicatorenfiches op www.efro.be (projectoproepen, handleiding/brochures, toelichting indicatoren prioriteit 1). Formuleer realistische streefwaarden of realistische verwachte scores in functie van de projectactiviteiten en het projectbudget. Als het project niet bijdraagt aan een indicator, geeft u 0 aan als streefwaarde/verwachte score. - Met realistische streefwaarden bedoelen we dat men hier kwantitatief moet aangeven ( x aantal ) in welke mate de projectactiviteiten kunnen bijdragen tot het 41

behalen van een output- indicator of resultaatindicator (vb. aantal personen die ook effectief een ondernemingsactiviteit opstarten). - Een verwachte score betreft een kwalitatieve beoordeling (5- puntenschaal) van de mate waarin men verwacht dat het project zal bijdragen tot het behalen van de doelstellingen van het programma (vb. in welke mate heeft het project bijgedragen tot duurzame ontwikkeling?). De dataverzameling met betrekking tot de indicatoren moet als volgt gebeuren: - Output- en resultaatindicatoren: de projectpromotor is verantwoordelijk voor de meting van de output- en resultaatindicatoren en rapporteert hierover aan het programmasecretariaat in het 3-maandelijkse voortgangsrapport en het eindrapport van het project. - Impactindicatoren: de projectpromotor rapporteert over de impact van het project in het eindrapport, waarbij wordt aangegeven wat de impact van het project is tot dusver en wat de verwachte impact is voor de komende periode (2 tot 3 jaar). Het programmasecretariaat zal op basis van een bevraging bij de projectpromotoren (tweemaal tijdens de programmaperiode) nagaan of de gerapporteerde impact realistisch is. Voor een aantal indicatoren zijn bijkomend subindicatoren bepaald. Hierover vindt u een verwijzing in de helptekst van de betreffende indicator. Rapportage over de subindicatoren moet uitsluitend in het eindrapport van het project. De subindicatoren zijn: 1/ Geslacht van de persoon: man/vrouw 2/ Grootte onderneming: Voor de grootte van een onderneming moet gekeken worden naar de totale groep waartoe de onderneming eventueel behoort. - Micro: minder dan 10 werknemers (VTE) - Klein: minder dan 50 werknemers (VTE) - Middelgroot: minder dan 250 werknemers (VTE) - Groot: 250 of meer werknemers (VTE) 5.4.2 PROJECTRESULTATEN Zijn er andere relevante projectresultaten die niet door de indicatoren worden gemeten? Geef voor ieder resultaat een zo realistisch mogelijke streefwaarde in functie van de voorziene projectactiviteiten en het voorziene budget. 42

5.5 HOE HET ONDERDEEL PLANNING INVULLEN? 5.5.1 PLANNING De activiteitenplanning van uw project moet logisch opgebouwd en realistisch zijn in functie van de eventueel te doorlopen (plannings-)procedures of te verkrijgen vergunningen. De planning moet een weerspiegeling vormen van de doelstelling(en). Houd rekening met doorlooptijden van informatieverzameling, adviesrondes, inspraak en het besluitvormingsproces. Opgelet: vergunningen die als ontvankelijkheidvoorwaarde opgenomen zijn, worden niet in de planning van uw projectactiviteiten opgenomen. Het gaat hier enkel om de activiteiten die uitgaven genereren in het kader van de uitvoering van uw EFRO-project. 43

Beantwoord de eerste vraag als volgt: Activiteit 1: Naam Activiteit 2: Naam Activiteit 3: Naam. Vraag 2: Kruis aan in welk(e) kwarta(a)l(en) u de betreffende projectactiviteit zal uitvoeren. 5.5.2 PROCEDURES EN VERGUNNINGEN Duid, indien van toepassing, de in het kader van de projectuitvoering vereiste procedures/vergunningen aan. De voornaamste procedures en vergunningen worden vervolgens opgesomd in een uitvallijst. De stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning zijn daarbij minimaal vereist. Wat de stand van zaken van de procedures betreft is de verwachte beslissingstermijn de uiterste beslissingsdatum bij decretaal bindende termijnen. Als u verwacht dat de decretaal bindende termijn niet gehaald zal worden kunt u dit hier ook aangeven. Bepaalde vergunningen moeten aangevraagd worden vóór het projectvoorstel ingediend wordt (vb. stedenbouwkundige vergunning). Oplevering van alle verplichte vergunningen is een voorwaarde voor de ondertekening van de projectovereenkomst. 44

5.6 HOE HET ONDERDEEL FINANCIËLE INFORMATIE INVULLEN? 5.6.1 INKOMSTEN Geef hier aan hoe rekening gehouden zal worden met eventuele inkomsten in het kader van het project. De verschillende mogelijke situaties inzake inkomsten worden hieronder in detail beschreven. U kunt ze ook terugvinden in de vorm van een uitvallijst in het projectvoorstel. Geef altijd bijkomende toelichting bij de gemaakte keuze. U moet de volledige berekeningswijze als verplichte bijlage bij uw projectvoorstel opnemen als een inkomstenberekening noodzakelijk is. Vermeld ook wie de berekening heeft opgesteld (naam en functie). In het projectvoorstel zelf geeft u het resultaat van de berekening weer, zijnde het geraamde bedrag aan inkomsten (gewone raming of raming na toepassing van de berekende funding gap ratio). De raming moet, in voorkomend geval, ook de netto-inkomsten van co-promotoren vermelden. Na eventuele goedkeuring van uw projectvoorstel kan u in bepaalde gevallen om een tweede onafhankelijke opinie gevraagd worden met betrekking tot de raming van uw netto-inkomsten. Op de website www.efro.be vindt u een werkdocument van de Europese Commissie met betrekking tot inkomstengenererende projecten 45

(werkdocument nr. 4, hoofdstuk 3). De voornaamste bepalingen worden hieronder toegelicht. Algemene regel De vaststelling van de EFRO-subsidie moet voldoende rekening houden met eventuele projectinkomsten om overfinanciering te vermijden. Inkomstengenererende projecten hebben betrekking op een investering in infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruikers een vergoeding betalen, op de verkoop of de verhuur van land of gebouwen of de levering van diensten tegen betaling. Inkomsten betreffen dus de geldstromen rechtstreeks afkomstig van betalingen door gebruikers/kopers, ze betreffen geen geldstromen afkomstig van publieke bijdragen en subsidies, financiering via privaat vermogen, Het betreft evenmin de louter indirecte en niet-meetbare inkomsten, zoals bijvoorbeeld gecreëerde meerwaarde door investeringen aan een gebouw, verhogen van de attractiviteit van een gebied door investeringen in het openbaar domein, verhogen van de naambekendheid van een organisatie na het uitvoeren van een demonstratieproject, Voorbeelden van inkomstengenererende investeringsprojecten: - bedrijfsinfrastructuur (bedrijvencentra, doorgangsgebouwen,...); - onthaalinfrastructuur (multifunctionele ruimtes, congresinfrastructuur, ); - toeristische infrastructuur; - bedrijventerreinen; - Voorbeelden van inkomstengenererende werkingsprojecten: - adviesverlening of begeleiding tegen betaling (bv. advies energie-efficiëntie); - verhuur van materieel (bv. fietsenverhuur); - ontvangst van inkomgelden en inschrijvingsgelden (bv. betalende seminaries); - verkoop van goederen (bv. juridische boeken, toeristische gidsen, ); - Om het onderscheid tussen werkings- en investeringsprojecten te maken, moet gekeken worden naar de hoofddoelstelling van het project. Ook het kostenplaatje kan een duidelijke indicatie geven. Als het project hoofdzakelijk uit investeringen bestaat (> 50% van de voorziene kosten) dan betreft het een investerings- of infrastructuurproject. Als het project echter hoofdzakelijk uit andere kosten bestaat (personeel, werking, overhead, externe prestaties en/of promotie) dan betreft het een werkingsproject (beperkte investeringskosten zijn uiteraard mogelijk). Projecten waar dit onderscheid niet kan worden gemaakt (bv. 50% investeringen en 50% personeelskosten) moeten individueel worden beoordeeld. Promotor en co-promotoren moeten in hun projectvoorstel altijd toelichting geven betreffende de situatie inzake inkomsten. 46

Volgende gevallen kunnen zich voordoen: Werkingsproject Raming mogelijk Aftrekken geraamde inkomsten tijdens projectperiode Raming niet mogelijk Aftrekken werkelijke inkomsten tijdens projectperiode Inkomsten NVT Geen inkomsten of project met staatssteun Investeringsproject met totale kost 1.000.000 Aftrekken geraamde netto-inkomsten tijdens referentieperiode van 10 jaar Aftrekken werkelijke inkomsten tot 5 jaar na voltooiing Geen inkomsten, geen nettoinkomsten of project met staatssteun Investeringsproject met totale kost > 1.000.000 Toepassen funding gap methode Aftrekken werkelijke inkomsten tot 5 jaar na voltooiing Geen inkomsten, geen nettoinkomsten of project met staatssteun GEVAL 1: Inkomsten kunnen van tevoren objectief geraamd worden 1.1 Investeringsproject met totale kost > 1.000.000 EUR De vaststelling van de EFRO-subsidie moet voldoende rekening houden met de projectinkomsten, zodat de bijdrage van EFRO wordt afgestemd op de bruto zelffinancieringsmarge van het project en zich geen overfinanciering voordoet (zogenaamde funding gap methode). Artikel 55 van Verordening 1083/2006 bepaalt dat de subsidiabele uitgaven niet hoger mogen zijn dan de investeringskosten na aftrek van de actuele waarde van de nettoinkomsten die de investering heeft opgeleverd tijdens een bepaalde referentieperiode die past bij de betrokken investeringscategorie. Bij de berekening wordt ook rekening gehouden met de categorie van het project, de normaal verwachte rentabiliteit van de betrokken investering en met het beginsel de vervuiler betaalt. Als niet alle investeringskosten voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en niet subsidiabele delen van de investeringskosten. Actuele waarde Als geldstromen in verschillende jaren worden samengenomen moet de tijdwaarde van geld in aanmerking worden genomen (toekomstige geldstromen zijn in huidige termen minder waard). Dan worden de toekomstige geldstromen naar het heden verdisconteerd via een disconteringsvoet om zo de actuele waarde te verkrijgen. De Europese Commissie adviseert het gebruik van een financiële discontovoet van 5% in reële termen 47

als indicatieve benchmark voor publieke investeringsprojecten die medefinanciering van EFRO ontvangen. Er mag echter van de 5%-benchmark worden afgeweken op grond van: - de specifieke macro-economische situatie in de lidstaat - het soort investeerder: de discontovoet kan bv. hoger zijn voor PPS-projecten, waarin door het gebruik van privaat kapitaal de alternatieve kapitaalkosten hoger kunnen liggen - de betrokken sector (vervoer, milieu, energie, enz.) Als de discontovoet in reële termen wordt uitgedrukt, moet de berekening tegen constante prijzen plaatsvinden. Als lopende prijzen worden gebruikt, moet een nominale discontovoet worden toegepast. Referentieperiode De referentieperiode is het aantal jaren waarvoor voorspellingen worden gedaan in de inkomstenraming. De voorspellingen van het toekomstige verloop van het project moeten betrekking hebben op een periode die aansluit bij de nuttige levensduur van het project en lang genoeg is om een beeld te geven van de te verwachten effecten op de langere termijn. De levensduur verschilt afhankelijk van de aard van de investering. In geval van investeringsprojecten stelt de Europese Commissie volgende indicatieve referentieperiodes per sector voor: Spoorwegen Wegenbouw Water & milieu Energie Telecommunicatie Industrie Andere dienstverlening 30 jaar 25 à 30 jaar 30 jaar 15 à 25 jaar 15 jaar 10 jaar 15 jaar De referentieperiode begint vanaf de start van de investeringskosten (niet vanaf de start van de inkomsten). Restwaarde Als de economisch relevante duur van het project langer is dan de referentieperiode, moet ook rekening worden gehouden met een restwaarde. Men kan hiervoor de netto contante waarde van de activa in het laatste jaar van de referentieperiode gebruiken. Netto-inkomsten De netto-inkomsten zijn de inkomsten plus de restwaarde minus de exploitatiekosten. De promotor moet de detailberekening van de netto-inkomsten (samenstelling en raming inkomsten, samenstelling en raming exploitatiekosten en toelichting raming restwaarde) aanleveren. Exploitatiekosten Exploitatiekosten zijn de kosten van de exploitatie van een investering (personeel, electriciteit, ), inclusief de kosten van regulier en bijzonder onderhoud, maar exclusief afschrijvings- of kapitaalkosten. 48

Normaal verwachte rentabiliteit Onder rentabiliteit verstaat men het verschil tussen ontvangen winsten en geïnvesteerd bedrag. De rentabiliteit kan sterk afhankelijke zijn van de risico s die aan het project verbonden zijn. Vertrekkende van de normaal verwachte rentabiliteit kan nagegaan worden of het vooropgestelde financieringsschema aanvaardbaar is. Bij een gemiddeld tot hoge verwachte rentabiliteit moet de financiering voornamelijk via leningen gebeuren, bij lage tot geen verwachte rentabiliteit is een volledige financiering via subsidies mogelijk. Berekeningsmethode 1) bepaal netto-inkomsten => inkomsten + restwaarde exploitatiekosten 2) verdisconteer netto-inkomsten en totale investeringskosten (inclusief eventueel nietsubsidiabele uitgaven in kader van een EFRO-project) aan reële discontovoet van 5% (voor elk jaar van de referentiepriode delen door (1,05)ⁿ waarbij ⁿ = het betrokken jaar, dus in jaar 1 delen door 1,05, in jaar 2 delen door (1,05)², in jaar 3 delen door (1,05)³, ) 3) bepaal de funding gap => verdisconteerde totale investeringskosten verdisconteerde netto-inkomsten 4) bepaal funding gap ratio => funding gap / verdisconteerde totale investeringskosten 5) bepaal EFRO-subsidie => subsidiabele projectuitgaven * funding gap ratio * EFROpercentage 49

Cijfervoorbeeld Er wordt 40% EFRO-steun gevraagd voor een inkomstengenererend project. Het project heeft een totale investeringskost van 100 waarvan 80 subsidiabel is in het kader van het EFRO-project. Het project kent volgende kasstromen tijdens referentieperiode van 20 jaar: Jaar Investerin gskosten Operati onele kosten constante prijzen van 2007 Inkomsten Restwa arde 2007 25 - - - - 25 2008 25 - - - - 25 2009 25 - - - - 25 2010 25 - - - - 25 2011-2 4-2 2012-2 4-2 2013-2 4-2 2014-2 4-2 2015-2 4-2 2016-2 4-2 2017-2 4-2 2018-2 4-2 2019-2 4-2 2020-2 4-2 2021-2 4-2 2022-2 4-2 2023-2 4-2 2024-2 4-2 2025-2 4-2 2026-2 4 5 7 Totaal 100 32 64 5 Totaal (verdisconteerd) 89 18 36 2-68,93 Verdiscon teerde waarden Netto- kasstroom Nietverdisconte erde waarden Totale investeringskosten 100 waarvan subsidiabel (EC) (aanname) 80 Verdisconteerde investeringskosten (DIC) 89 Verdisconteerde netto-inkomsten (DNR) = 36+2-18 20 50

1) bepaal netto-inkomsten => inkomsten + restwaarde exploitatiekosten 64 + 5 32 = 37 2) verdisconteer netto-inkomsten en totale investeringskosten 100 heeft actuele waarde 89 37 heeft actuele waarde 20 3) bepaal funding gap => verdisconteerde totale investeringskosten verdisconteerde netto-inkomsten 89-20 = 69 4) bepaal funding gap ratio => funding gap / verdisconteerde totale investeringskosten 69 / 89 = 78 % 5) bepaal EFRO-subsidie => subsidiabele projectuitgaven * funding gap ratio * EFRO-percentage => 80 * 78% * 40% = 25 Aanvullende opmerkingen 1) Een investeringsproject omvat normaal enkel de investeringskosten. De exploitatiekosten (werking, personeel, ) volgen dan pas na beëindiging van de investering en dus na afloop van het EFRO-project (het is met andere woorden niet opgenomen in de EFRO-kosten). Als dit niet het geval is en de EFRO-kosten zowel investeringskosten als exploitatiekosten omvatten, dan moet bij toepassing van de funding gap hiermee rekening gehouden worden aangezien het geven van EFRO-subsidie op de exploitatiekosten én tegelijk het aftrekken van deze exploitatiekosten ter bepaling netto-inkomsten de promotor een dubbel voordeel zou geven. Bij voorkeur worden de exploitatiekosten uit de EFRO-kosten gehouden. In het geval ze deel uitmaken van de EFRO-kosten kunnen de exploitatiekosten pas in mindering van de inkomsten gebracht worden ná de projectperiode. 2) Wanneer investeerder en operator/expoitant verschillend zijn moet een totale geconsolideerde analyse uitgevoerd worden (inkomsten van investeerder en operator). 3) De volledige berekeningswijze is een verplichte bijlage bij het projectvoorstel. U dient de funding gap-berekening door een onafhankelijke externe instantie te laten opstellen of te laten valideren teneinde aan de beheersautoriteit de nodige garantie op redelijkheid van de aangegeven netto-inkomsten te kunnen geven. De kosten voor deze externe analyse kunnen als kost opgenomen worden in de projectbegroting. 1.2 Investeringsproject met totale kost 1.000.000 EUR Voor projecten met een totale kost kleiner of gelijk aan 1.000.000 EUR, mag de funding gap methode vervangen worden door een vereenvoudigde methode voor de verwerking van de inkomsten. De promotor staat in voor de raming van de netto-inkomsten gedurende een referentieperiode van 10 jaar. Deze netto-inkomsten worden in mindering gebracht van de totale kostprijs van de actie voor berekening van de EFRO-steun. 51

- netto-inkomsten: geraamde opbrengsten voortvloeiend uit het project minus exploitatiekosten in de loop van de referentieperiode. - exploitatiekosten: onkosten verbonden aan de werking van het investeringsproject, met inbegrip van de normale en buitengewone onderhoudskosten, maar uitgezonderd afschrijvings- en kapitaalkosten. - referentieperiode: 10 jaar 1.3 Werkingsproject Voor werkingsprojecten (ongeacht het bedrag van de totale kost) moeten de inkomsten die gegenereerd zullen worden gedurende de duur van het project, zoals opbrengsten van verkoop, verhuur, dienstverlening of inschrijvingsgelden, geraamd worden en volledig of verhoudingsgewijs in mindering gebracht worden op de voor medefinanciering in aanmerking komende uitgaven vooraleer de EFRO-steun berekend wordt. De referentieperiode is hier dus altijd gelijk aan de projectperiode. GEVAL 2: Inkomsten kunnen niet van tevoren objectief geraamd worden Om inkomsten op voorhand objectief te kunnen ramen moet het mogelijk zijn de hoofdelementen van inkomsten, met name de prijs en de vraag, te kunnen voorspellen. Belangrijk hiertoe zijn vooral de beschikbaarheid van consistente gegevens en de al opgedane ervaringen met gelijkaardige projecten. Als bij investeringsprojecten in uitzonderlijke gevallen de netto-inkomsten niet objectief op voorhand kunnen worden geraamd dan is een duidelijke verantwoording noodzakelijk. Daarenboven zullen de binnen 5 jaar na voltooiing van de actie effectief gegenereerde netto-inkomsten ex post in mindering gebracht worden van de subsidiabele uitgaven en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFRO-steun. Het in mindering brengen van inkomsten kan gebeuren tot de afsluiting van het programma door de beheersautoriteit (maart 2017). Voor investeringsprojecten waar de inkomsten niet op voorhand objectief geraamd kunnen worden vermeldt de projectovereenkomst dat de netto-inkomsten binnen 5 jaar na voltooiing in mindering gebracht zullen worden. Het programmasecretariaat houdt een overzicht bij van de te monitoren projecten. In het geval van werkingsprojecten waar de inkomsten niet op voorhand objectief geraamd kunnen worden, zullen de tijdens de projectperiode effectief gegenereerde inkomsten afgetrokken worden van de totale efro-projectuitgaven voordat de EFROsubsidie wordt berekend. 52

GEVAL 3: Inkomsten niet van toepassing Artikel 55 inzake inkomsten geldt niet voor de volgende gevallen: - projecten die geen inkomsten genereren; - projecten waar de inkomsten de exploitatiekosten niet volledig dekken (geen nettoinkomsten); - projecten waarvoor de voorschriften inzake staatssteun gelden. 5.6.2 COFINANCIERING We raden u aan om eerst het tabblad financiering (zie 5.8 financiering ) in te vullen vooraleer deze vraag te beantwoorden. Geef voor alle cofinancieringsbronnen aan wanneer de cofinanciering toegekend of aangevraagd is. Vul altijd een datum in. De nummers van de cofinancieringsbronnen moeten overeenkomen met de nummers in het tabblad Financiering. Voeg de cofinancieringsbewijzen aan het projectvoorstel toe (verplichte bijlagen). De financieringsbronnen moeten (in aantal) overeenkomen met de bronnen vermeld in uw financieringsplan. Neem elke financieringsbron afzonderlijk op (b.v. niet alle private financiering onder 1 noemer plaatsen). Respecteer dezelfde volgorde als in het financieringsplan. (Vlaamse minister Economie, publieke bronnen, private bronnen). EFRO moet in deze tabel niet als financieringsbron opgenomen worden. Opgelet: Als u twijfels heeft over de cofinanciering (overheid/privé) raden we u aan contact op te nemen met de financierende instantie of één van de contactpunten. Als na de formele indiening van het voorstel de gevraagde stand van zaken wijzigt, meldt u dit schriftelijk aan het programmasecretariaat. 5.6.3 CONCURRENTIEREGELS De concurrentieregelgeving beoogt het scheppen van gelijke concurrentievoorwaarden voor alle ondernemingen op de gemeenschappelijke markt. Artikel 87, eerste lid van het EG Verdrag voorziet dat steunmaatregelen van de staten of in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde producties vervalsen of dreigen te vervalsen, onverenigbaar zijn met de gemeenschappelijke markt, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt. Uit de jurisprudentie van het Hof van Justitie blijkt dat er sprake is van staatssteun als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan: 1. De steun wordt door de overheid verleend of met overheidsmiddelen bekostigd. 2. Er moet sprake zijn van een onderneming. 3. De onderneming ontvangt een economisch voordeel dat zij bij normaal economisch handelen niet gekregen zou hebben. 4. Het voordeel is selectief. Dat betekent dat bepaalde ondernemingen of bepaalde producties begunstigd moeten zijn. 53

5. Het voordeel moet de mededinging vervalsen of dreigen te vervalsen en invloed op de handel tussen lidstaten hebben. Deze voorwaarden worden erg strikt geïnterpreteerd. Zo zijn voorwaarde 1 en 5 in de EFRO-context quasi altijd vervuld, dus blijven er nog drie voorwaarden over om na te gaan. Opgelet, een overheidsinstelling die een economische activiteit uitoefent, wordt in deze context evengoed als een onderneming beschouwd. Voor meer informatie over de interpretatie van de concurrentieregelgeving in de EFROcontext, kunt u op www.efro.be een toelichting raadplegen bij de checklist voor toetsing van projecten op staatssteun binnen EFRO doelstelling 2-Vlaanderen Na indiening van uw projectvoorstel gebeurt een concurrentietoets van uw EFRO-project door het programmasecretariaat. Er wordt echter gevraagd om zelf al een inschatting te maken van de situatie waaronder u meent te vallen. Volgende opties zijn mogelijk: - Er is geen sprake van staatssteun. - De steun valt onder een aangemelde steunregeling. - De de minimis-verordening is van toepassing op een deel van het EFRO-project. - De de minimis-verordening is van toepassing op het volledige EFRO-project. - De steun valt onder de algemene groepsvrijstellingsverordening. - De steun moet aangemeld worden bij de Europese Commissie. In de volgende vraag moet u het aangeduide antwoord verantwoorden. Geef ook aan op welk deel van de projectactiviteiten de gemaakte keuze van toepassing is. Het is immers mogelijk dat slechts een bepaald onderdeel van uw EFRO-project onder de staatssteunregels valt. U moet bovendien per onderdeel aangegeven op wie de concurrentieregels van toepassing zijn (promotor co-promotor eindbegunstigden). Het is de bedoeling dat alle informatie die nuttig kan zijn, meegegeven wordt in deze vraag. 5.6.4 VERANTWOORDING STEUN Verantwoord de gevraagde EFRO-steun en het additionele karakter van het EFROproject. Geef eveneens aan wat de gevolgen zijn voor de uitvoering van het projectvoorstel als de EFRO-steun niet wordt verkregen. 5.6.5 FINANCIËLE STROMEN Beschrijf de interne en externe relaties en de geldstromen die voorzien zijn voor het financiële verloop van uw EFRO-project. Het is de bedoeling dat het programmasecretariaat zicht krijgt op de relatie tussen alle projectpartijen (ook externe, deelnemende organisaties, etc.) en vooral op de voorziene geldstromen tussen de verschillende partijen. 54

5.7 HOE HET ONDERDEEL KOSTEN INVULLEN? 5.7.1 ALGEMEEN Geef een raming van de geplande kosten ingedeeld volgens de rubrieken investeringen, personeelskosten, werkingskosten, overhead, externe prestaties en promotie. Geef per kostenrubriek een schatting volgens een vastgelegd tijdsschema. Dit tijdsschema vermeldt de data voor indiening van uw gemaakte kosten bij het Agentschap Ondernemen. Concreet vermeldt u hoeveel van uw geplande uitgaven in de vorm van een betalingsaanvraag zullen kunnen ingediend worden vóór 31 mei en 15 november van elk jaar. Vul het bedrag aan inkomsten in zoals geraamd in het onderdeel 5.6.1 Inkomsten of het bedrag waarmee de totale kosten verminderd moeten worden als gevolg van de berekende funding gap ratio (bijvoorbeeld: totale kost 100, funding gap ratio 80% => bedrag van 20 moet afgetrokken worden). Op deze manier worden de totaal subsidiabele kosten verkregen. Enkel de rubriektotalen en de spreiding in de tijd worden aangegeven. U moet dan ook een gedetailleerde kostenverdeling van de verschillende rubrieken op maken in een verplichte projectbijlage (zie 5.2.5 projectbijlagen ). In geval van co-promotor(en) moet 55

de gedetailleerde kostenverdeling op niveau van promotor én co-promotor(en) opgemaakt worden. Ook de raming van de inkomsten moet gebeuren op niveau van promotor én co-promotor(en). Een model van kostendetaillering vindt u op www.efro.be 5.7.2 SUBSIDIABELE KOSTEN De gedetailleerde regels met betrekking tot subsidiabele kosten vindt u terug in de Praktische gids subsidiabiliteit van uitgaven op www.efro.be 5.7.2.1 ALGEMENE REGELS U kunt geen kosten betaald vóór 1 januari 2007 inbrengen. Bij de goedkeuring van elk individueel project, wordt er een projectperiode bepaald (start- en einddatum), waarbinnen het voorziene project zal worden uitgevoerd. De factuurdata van ingediende facturen moeten altijd binnen de projectperiode plus 1 maand vallen (d.w.z. tussen startdatum en einddatum plus 1 maand), betaaldata van facturen binnen de projectperiode plus drie maanden. Kosten zijn slechts subsidiabel op voorwaarde dat er een rechtstreeks verband bestaat tussen de kost en de uitvoering van het door het Comité van Toezicht goedgekeurde project. Enkel de niet- terugvorderbare BTW is subsidiabel. EFRO-steun wordt verleend op voorwaarde dat de van toepassing zijnde regels en verplichtingen, in het bijzonder voor overheidsopdrachten worden nageleefd door overheidspromotoren, promotoren gelijk te stellen met overheid of privé-organisaties voor het uitvoeren van bepaalde gesubsidieerde opdrachten (zie 5.2.2.3 wetgeving overheidsopdrachten, gesubsidieerde opdrachten). Breng alle geplande kosten onder in één van volgende zes kostenrubrieken: investeringen, personeel, werking, overhead, externe prestaties en promotie & publiciteit. 5.7.2.2 KOSTEN VOORAFGAAND AAN DE STARTDATUM VAN HET PROJECT Bepaalde kosten gemaakt voor de startdatum van uw project, zogenaamde voorafgaande kosten, kunnen in aanmerking komen voor EFRO-subsidiëring. In dat geval wordt dit vermeld in het contract. Het projectvoorstel omvat welke kosten het betreft en vanaf welke datum deze in aanmerking genomen kunnen worden. Kosten voor het schrijven van het projectvoorstel zijn niet subsidiabel. Hierdoor is het dus mogelijk kosten in te dienen voor betoelaging waarvan de factuurdatum voor de startdatum van het project valt. De betaaldata van de facturen vallen uiterlijk drie maanden na de projectperiode. Voorafgaande kosten gemaakt en betaald tot maximaal één jaar vóór de indieningsdatum van uw projectvoorstel kunnen in aanmerking komen voor EFRO-subsidiëring, op voorwaarde dat het additionaliteitsprincipe gerespecteerd wordt. Dit wordt per project beoordeeld en al dan niet goedgekeurd door het Comité van Toezicht. U moet dan ook in het model kostendetaillering duidelijk voorwerp en bedrag van voorafgaande kosten aangeven in de betrokken rubrieken. 56

5.7.2.3 KOSTEN NA DE EINDDATUM VAN HET PROJECT De in de kostendetaillering voorziene uitgaven moeten uiterlijk 3 maand na de einddatum van het project betaald zijn om in aanmerking te komen voor EFRO-subsidiëring. Met uitzondering van de voorafgaande kosten moeten de factuurdata dus altijd vallen binnen de start- en einddatum van de projectperiode plus 1 maand, en de betaaldata binnen de projectperiode plus 3 maanden. 5.7.2.4 KOSTENRUBRIEKEN Als uw project bijdragen in natura bevat (gebouwen, grond, prestaties, ) dan vermeldt u dit in de juiste kostenrubriek (investeringen, personeel, ) inclusief de raming van de waarde van de inbreng, met duidelijke vermelding dat het inbreng in natura betreft. -) Investeringsuitgaven De rubriek Investeringen omvat volgende subrubrieken: - Gebouwen en verbouwingswerken (aankoop, oprichting, afschrijving) - Grond (aankoop) - Installaties, machines en uitrusting, meubilair en rollend materieel (afschrijving) - Immateriële investeringen (afschrijving) De kost voor de aankoop van grond kan niet meer dan 10% bedragen van de totale projectkosten. Standaard is niet de integrale aanschafwaarde van installaties, machines en uitrusting, meubilair en rollend materieel als ook van immateriële investeringen subsidiabel, wel de gebruikskost in afschrijving (vanaf 1.000,00 euro excl. btw moet volgens de geldende afschrijvingsregels afgeschreven worden). -) Personeelskosten De loonkosten van het personeel dat rechtstreeks bij de inhoudelijke uitvoering van het EFRO-project betrokken is, zijn subsidiabel en dit in verhouding tot de tijd die zij aan het EFRO-project besteden. Loutere supervisie is niet subsidiabel. Het bijhouden van een sluitende tijdsregistratie is verplicht. Enkel de wettelijk verplichte kosten voor de werkgever zijn subsidiabele uitgaven: de reële brutolonen, met andere woorden de geïndexeerde brutolonen, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor wettelijke verzekeringen en elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde, zoals vakantiegeld en de bijdrage van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer. Extralegale voordelen zoals groepsverzekeringen, hospitalisatieverzekering, premies onder de vorm van winstdeling,, zijn niet subsidiabel (uitzondering maaltijdcheques en ecocheques). Het projectvoorstel (model kostendetaillering) omvat minimaal volgende informatie per personeelslid: - in dienst, aan te werven, detachering of uitzendarbeid - naam: indien gekend, anders vermelding N.N. - functie of taakbeschrijving 57

- overheidspersoneel of niet - niveau en anciënniteit, specifieke ervaring of specialisatie inclusief verantwoording - raming van de brutojaarloonkost volgens het arbeidscontract - het arbeidsregime volgens het arbeidscontract - raming van de tijdsbesteding in het kader van het EFRO-project: uitgedrukt % VTE (= theoretisch affectatie %) - periode waarop de tijdsbesteding slaat, uitgedrukt in aantal maanden - raming van de subsidiabele personeelskost: brutojaarloonkost * affectatie % -) Werkingskosten Werkingskosten zijn de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor de algemene werking van het project. De ingediende werkingskosten mogen de redelijke behoefte van het project niet overtreffen. Werkingskosten zijn verifieerbaar aan de hand van facturen en betalingsbewijzen. Als werkingskosten zijn aanvaardbaar: - Verbruikersmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duurtijd van het project niet overschrijdt (bijvoorbeeld inktpatronen, papier, batterijen, kantoorbenodigdheden, ). - Activiteitsonkosten: bv. huur van een geluidsinstallatie, huur van een zaal, - Kosten voor het gebruik van gespecialiseerde apparatuur - Huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur, materiaal,... - Aanwervingskosten van personeel voor het project - Reis- en verblijfkosten in functie van het project - Vrijwilligersvergoedingen - Vormingskosten - Sprekersvergoedingen - Beroepskledij - Restaurantkosten en andere representatiekosten -) Overheadkosten Overheadkosten zijn indirecte kosten die gebaseerd zijn op de werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van het project en die indien nodig verhoudingsgewijs volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode worden toegerekend aan het project. Deze kosten zijn met andere woorden vaak niet voor 100% aan het project toe te wijzen omdat ze geïntegreerd zijn in de algemene werking van de organisatie. Overhead bedraagt maximaal 15% van de personeels- en werkingskosten. Als overheadkosten zijn aanvaardbaar: - onderhoudskosten; - water, gas, elektriciteit, verwarming, verlichting; - telecommunicatie (telefoon, fax, gsm, internet); - verzekeringen; - andere overhead zoals kosten van administratie & beheer, afschrijving gebouw, interne huur, ; - indirecte personeelskosten (prestaties van ondersteunende aard zoals onder andere projectboekhouding en projectadministratie) 58

-) Externe prestaties Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd (vergoedingen voor studiebureaus, architecten, accountants, ). De tarieven moeten marktconform zijn. Voor technische functies verwijzen we naar de KVIV-normen. -) Promotie en publiciteit Deze rubriek omvat alle kosten om het project en de resultaten ervan bekend te maken aan een breder publiek (folders, aankondigingen, ). Het betreft alle kosten met een duidelijke focus op promotie naar externen. 5.8 HOE HET ONDERDEEL FINANCIERING INVULLEN? Breng hier zelf het financieringsplan van uw project in. Geef een overzicht van de financieringsbronnen van het project. Let hierbij op volgende punten: 59