Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Bureau Architectenregister t.a.v. de directeur de heer dr. H.A. Groeneveld Postbus 85506 2508 CE DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478 2500 BL Den Haag www.erfgoedinspectie.nl Contactpersoon N.C.J. Chapel T +31-70-412 2666 chapel@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 343244 2 november 2011 Betreft Inspectie digitale informatiehuishouding Bijlagen 3 Geachte heer Groeneveld, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 25 augustus 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken termijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of het Bureau Architectenregister risico's loopt op deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect hierbij is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van het Bureau Architectenregister vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie een belang voor uw organisatie en andere belanghebbenden vertegenwoordigt. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 10
van informatie. De inspectie bij het Bureau Architectenregister maakt onderdeel uit van dit programma. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet 1995. Algemeen beeld Het Bureau Architectenregister is vanaf 1 januari 2011 een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan. Vanaf die datum vallen alle archiefbescheiden van het Bureau onder de werking van de Archiefwet 1995. Het Bureau is een kleine organisatie, met een overzichtelijk takenpakket en een relatief eenvoudige digitale informatiehuishouding. Het CRM-systeem OneDirect, waarin de registratiegegevens over architecten, bouwkundigen, tuin- en landschaparchitecten en interieurarchitecten worden opgeslagen, staat hierin centraal. Er wordt veel zorg besteed aan DocDirect en de onderliggende informatie. Archiefbescheiden, waaronder de aan de registratie ten grondslag liggende archiefbescheiden, worden in papieren dossiers en als scan op een centrale schijf bewaard. Dit geheel van een digitaal systeem gecombineerd met analoge en digitale archivering maakt de inrichting van de informatiehuishouding wel complex. Deze complexiteit wordt versterkt omdat de concept-selectielijst nog niet is afgerond en omdat nog niet is vastgesteld wat het Bureau als digitale archiefbescheiden beschouwt. Concreet betekent dit, dat digitale informatie, zoals de registratiegegevens in OneDirect en ingescande documenten, niet expliciet als digitale archiefbescheiden zijn aangemerkt. Voor wat betreft OneDirect is het onduidelijk wat de bewaartermijn van de registratiegegevens is en is het onmogelijk om aan te geven of de duurzame toegankelijkheid van deze registratiegegevens voldoende is gewaarborgd. De hierboven beschreven situatie kan het risico met zich meebrengen dat er informatie onbedoeld verloren raakt. In het ergste geval kan dit ook de registratiegegevens in OneD/recf treffen. Pas als de bewaartermijnen bekend zijn, kunnen de juiste maatregelen voor OneD/rect worden getroffen. De eisen die aan Oned/rect worden gesteld kunnen, afhankelijk van de vastgestelde bewaartermijn, wellicht hoger liggen dan de eisen die tot nu toe worden toegepast. Pagina 2 van 10
Aanbevelingen Het Bureau heeft de wens om de informatie op den duur volledig digitaal op te slaan. In het licht van deze wens en ter ondervanging van het bovengenoemde risico doe ik u de volgende aanbevelingen: Stel vast wat het Bureau Architectenregister als digitale archiefbescheiden beschouwt, wijs hierbij In ieder geval de registratiegegevens In OneDirect aan. Rond zo spoedig mogelijk de bestaande concept-selectielijst af en stel in overleg met het Nationaal Archief de daarin vermelde bewaartermijnen vast. Pas de vastgestelde bewaartermijnen toe op de digitale archiefbescheiden, Inclusief de registratiegegevens in OneDirect. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet, Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 3 van 10
Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van het Bureau Architectenregister aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Het Bureau Architectenregister beheert zowel digitale als papieren archiefbescheiden. Centraal in de informatiehuishouding staat het register waarin de namen van architecten en de grondslag voor hun opname in het register vermeld staan. Voor dit register wordt de applicatie OneDirect gebruikt, een CRMsysteem gericht op relatiebeheer en -behoud, dat op maat is ingericht voor het Bureau Architectenregister. Naast de registratiegegevens worden in OneDirect ook gegevens opgeslagen voor ondersteunende processen als facturering en levert het systeem de gegevens voor het register zoals dat via de website voor de buitenwereld raadpleegbaar is. Belangrijke documenten op basis waarvan de registratie plaatsvindt, bijvoorbeeld een gewaarmerkt kopie van het diploma, worden zowel op papier als gescand op de centrale schijf bewaard. Voor wat betreft de overige taken van het Bureau worden de archiefbescheiden digitaal op de centrale schijf en op papier in een dossier bewaard. Vanaf 2010 zijn de registratiegegevens publiekelijk alleen nog maar beschikbaar via de website. Daarvóór werden de registratiegegevens jaarlijks in het Registerboekje gepubliceerd. Dit Registerboekje wordt in de concept-selectielijst gewaardeerd als 'blijvend te bewaren'. Met het wegvallen van deze jaarlijkse Pagina 4 van 10
uitgave wordt het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid van de registratiegegevens in OneDirect van groot belang. s a 3 3 3 Het archief van het Bureau is hybride, het is zowel digitaal als op papier. Het is niet duidelijk wat het Bureau precies beschouwt als en rekent tot digitale archiefbescheiden. Deze onduidelijkheid kan ook voor de registratiegegevens in OneDirect een risico betekenen. Aanbeveling Ik beveel u aan om het begrip digitale archiefbescheiden binnen het Bureau te definiëren. Beschouw hierbij de registratiegegevens in OneDirect als archiefbescheiden. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding Het Bureau heeft geen expliciete visie op, noch beleid voor de informatiehuishouding. Dit is voor een organisatie van een dergelijke bescheiden omvang ook niet als eerste prioriteit te verwachten. Bij het Bureau leeft echter wel de wens om de informatie en archiefbescheiden die nu op verschillende plekken, zowel op papier als digitaal, worden beheerd, in de toekomst op één plek digitaal te bewaren, bijvoorbeeld in OneDirect of een opvolger van OneDirect. Aanbeveling Ook al betreft het een kleine en overzichtelijke organisatie wil ik u aanbevelen om in combinatie met de overige aanbevelingen, zoals met betrekking tot de selectielijst en de duurzame toegankelijkheid, vast te leggen hoe het Bureau Architectenregister de digitale informatiehuishouding in de nabije toekomst gestalte wil geven en daarbij expliciet aandacht te schenken aan de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis en capaciteit aanwezig zijn met betrekking tot de digitale informatiehuishouding. Concrete afspraken over het Pagina 5 van 10
omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding Directeur, administratief medewerker en automatiseringsmedewerker hebben ieder een rol in de digitale informatiehuishouding. Gezien de schaal van de organisatie is het onmogelijk een gespecialiseerde medewerker op het gebied van het (digitale) archief in dienst te hebben. Voor het gebruik van OneDirect staat een uitgebreid handboek ter beschikking. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding Naar aanleiding van een eerdere inspectie van de Erfgoedinspectie is in 2010 met veel zorg en aandacht een selectielijst opgesteld en aan het Nationaal Archief aangeboden. Het afronden van de selectielijst is uitgesteld toen bekend werd dat het Bureau per 1 januari 2011 de status van publiekrechtelijk ZBO zou krijgen. Door het ontbreken van vastgestelde bewaartermijnen kan er officieel niet vernietigd worden. In de praktijk wordt ook alle als formeel beschouwde informatie bewaard. Alleen uit de kantoorautomatiseringapplicaties en van de centrale schijf wordt naar eigen inzicht vernietigd. In OneD/'rect vindt uitsluitend vernietiging plaats ter voorkoming van vervuiling van de database, bijvoorbeeld ter voorkoming van dubbele registraties. Het is absoluut voorwaardelijk voor een goede en duurzaam toegankelijke digitale informatiehuishouding bij het Bureau Architectenregister dat de selectielijst en de daarin vastgelegde bewaartermijnen officieel worden vastgesteld. Aanbevelingen Ik beveel u aan om de bestaande concept-selectielijst aan te passen aan de nieuwe wettelijke status en in overleg met het Nationaal Archief af te ronden. Uitgangspunt is dat de selectielijst geldt voor zowel de privaatrechtelijke Stichting Pagina 6 van 10
Bureau Architectenregister als voor het publiekrechtelijke Bureau Architectenregister zoals per 1 januari 2011 ingesteld. De registratiegegevens die zich in OneDirect bevinden moeten in de selectielijst opgenomen worden. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding Impliciet heeft het Bureau Architectenregister interne afspraken gemaakt en maatregelen getroffen om de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie in OneDirect zo goed mogelijk te garanderen. Doordat een vastgestelde selectielijst ontbreekt, is niet duidelijk wat de bewaartermijn is voor de informatie in OneDirect. En, zolang dat niet duidelijk is, kan er geen uitspraak gedaan worden over het al dan niet voldoen van OneDirect aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Aanbeveling Na het vaststellen van de selectielijst moet worden bekeken of de digitale archiefbescheiden in OneDirect voldoen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Pagina 7 van 10
Deelnemers aan het Inspectiegesprek op 25 augustus 2011 Bureau Architectenregister de heer dr. H.A. Groeneveld, directeur mevrouw I. Holtman, administratief medewerker Erfgoedinspectie mevrouw drs. M. Koomen, inspecteur de heer N.C.J. Chapel, inspecteur Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met het Bureau Architectenregister heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Handboek OneDirect SBA Stichting Bureau Architectenregister, selectielijst 1988-.., concept versie 25 maart 2010 Pagina 8 van 10
Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor 2011-2012 van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in 2012. De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 9 van 10
Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 10 van 10