Samenwerken èn netwerken Stappenplan voor versterken van zelforganisaties Auteurs Saskia van Grinsven en Jamila Achahchah Fotografie: Guillermo Dazelle MOVISIE Juni 2012
Inleiding Voor je ligt een stappenplan dat MOVISIE heeft ontwikkeld in het kader van het project Lokale ondersteuning. Het stappenplan ook wel methodiek of methode genoemd - is speciaal voor moedercentra en andere zelforganisaties die hun organisatie willen versterken. Het doel van het stappenplan is om zelforganisaties inzicht te geven in hun eigen kwaliteiten en netwerk en om hen te stimuleren om het eigen netwerk beter te benutten voor samenwerking. De methode is ontwikkeld op basis van de ervaring die MOVISIE heeft opgedaan tijdens twee proefprojecten met moedercentra. De methode kan gebruikt worden door mensen die de kar trekken binnen zelforganisaties. De methodiek is ook interessant voor sociale professionals die zelforganisaties ondersteunen en faciliteren. Je kunt ons stappenplan of methode gebruiken als: Je organisatie nog in de opstartfase staat. Je jouw zelforganisatie wilt versterken en daarvoor externe ondersteuning wilt zoeken. Jouw organisatie te weinig vrijwilligers en/of geld heeft. Je vrijwilligers wilt stimuleren in hun eigen kracht. Een deelnemer van een van de proefprojecten: Ik wist niet waar ik moest beginnen, ik was zelf aan het rommelen met allerlei vragen. Er moest van alles gebeuren. Ook al zouden er organisaties zijn die kunnen helpen, ik weet niet waar ik die dan kan vinden en ik weet ook niet wat ik ze zou moeten vragen. Een andere deelnemer: Door de huidige bezuinigingen viel de professionele ondersteuning van onze organisatie voor een groot deel weg. We moesten zelf aan de slag gaan en onze eigen krachten weten te vinden, te bundelen en te benutten. Welke resultaten kun je bereiken door het gebruik van ons stappenplan? Vrijwilligers hebben inzicht in de aanwezige capaciteit en mankracht en weten die te benutten voor de eigen organisatie. Vrijwilligers hebben inzicht in hun eigen netwerk en de personen en instellingen die interessant zijn voor de eigen organisatie. Vrijwilligers weten hun eigen netwerk en ervaring beter in te zetten. Vrijwilligers zijn meer betrokken bij de organisatie. Vrijwilligers hebben gespreksvaardigheden verbeterd. Hoe ziet het stappenplan oftewel de methode eruit? De methode is eenvoudig toe te passen en bestaat uit de volgende stappen: Wat De start: Regelen van de randvoorwaarden Stap 1: Kennismaking en inventarisatie kwaliteiten en talenten van de vrijwilligers Stap 2: Omgevingsscan en netwerk analyse van de zelforganisatie maken Stap 3: Inventarisatie behoeften, prioriteiten stellen en gesprekken voorbereiden Stap 4: Op gesprek gaan bij organisaties. Stap 5: Oogsten van de uitkomsten Tijd 2 uur 1 uur 3 uur 2 uur 1 uur per gesprek 1 uur
De start Om de methode goed toe te passen moet een aantal dingen van te voren goed georganiseerd worden. Neem deze tips voor het regelen van alle randvoorwaarden goed door: Het is belangrijk om met zoveel mogelijk vrijwilligers aan de slag te gaan. Daarmee creëer je direct veel enthousiasme en betrokkenheid in de organisatie. Groepsgrootte van 5 maximaal 12 deelnemers is geen enkel probleem. Een grote groep deelnemers betekent vaak veel verschillen in achtergrond, opleiding en taalniveau. Het vertrekpunt is dat iedereen ergens deskundig in is. Verzamel vanaf het begin de gegevens (telefoonnummers en e-mailadressen) van alle vrijwilligers die meedoen. Spreek af wie de kar trekt, dus wie er coördinator is, en wie tweede aanspreekpunt is. Als de groep uit veel moeders bestaat, houd dan rekening met schoolgaande kinderen, en eventueel kinderen die worden meegenomen. De meeste vrijwilligers zijn druk en hebben vaak een voorkeur voor een bijeenkomst van maximaal twee tot drie uur. Maak aan het eind van elke bijeenkomst meteen een afspraak voor de volgende bijeenkomst. Stap 1: Kennismaking, inventarisatie kwaliteiten en talenten Doel: Duur: Werkwijze: Instrument: Onderling kennismaken (als niet iedereen elkaar al kent) en in beeld brengen welke kwaliteiten en capaciteiten aanwezig is bij de vrijwilligers. 1 uur. De volgende gegevens uitwisselen met de groep: naam, opleidingsachtergrond, werkervaring, tijd actief binnen de organisatie, huidige taken, wat willen de vrijwilligers in de toekomst doen binnen de organisatie. Welke kwaliteiten hebben ze die ze goed kunnen inzetten? Op een flap antwoorden noteren van de namen en de kwaliteiten (in een schema). Deze oefening is vaak ook een leuke kennismaking. Laat iemand uit de groep de antwoorden op de flap noteren. Maak van te voren een afspraak over wie het schema op de flap gaat uitwerken. Zorg dat vrijwilligers die later mee gaan doen ook het schema invullen. Vraag als iedereen aan de beurt is geweest: Als je naar alle kwaliteiten kijkt, wat levert dit nu voor beeld op van onze organisatie? Hang bij iedere volgende bijeenkomst het schema opnieuw op aan de muur. Zo blijven de kwaliteiten zichtbaar! Reacties van deelnemers van de proefprojecten: Wat een rijke groep aan ervaring en diversiteit, ook leuk om te weten wat iedereen kan en wil betekenen voor de organisatie. We komen duidelijk mensen te kort, we kunnen vandaag afspraken maken over de werving. Stap 2: Omgevingsanalyse en netwerkanalyse maken De omgevingsanalyse en de netwerkanalyse kunnen prima in één bijeenkomst worden besproken, omdat ze veel met elkaar te maken hebben. Het is wel even doorwerken om het in 3 uur af te ronden.
Omgevingsscan maken Doel: In beeld brengen met welke organisaties op dit moment wordt samengewerkt en welke organisaties wel interessant zijn voor de toekomst. Duur: 1,5 uur. Werkwijze: Beantwoord de volgende vragen met de groep: 1. Welke organisaties zijn heel dichtbij ons en hebben we als organisatie veel mee te maken? 2. Welke organisaties kennen we redelijk en kunnen we mee samenwerken? 3. Welke organisaties staan ver van ons af of zijn moeilijk benaderbaar maar wel interessant voor ons? Denk inhoudelijk mee en inspireer de groep met voorbeelden van samenwerking elders. Laat het sociogram een tijd hangen zodat iedereen er nog eens over na kan denken of kan aanvullen op een later tijdstip. Netwerkanalyse maken Doel: Inventariseren van het netwerk van elke deelnemer en het waarderen van de verschillende contacten. Duur: 1,5 uur. Werkwijze: Schema invullen op een grote flap met de volgende gegevens: naam organisatie, naam van de vrijwilliger die contact heeft met deze organisatie, waardering over het contact en vaststellen van het belang van het contact. Probeer vrijwilligers uit te dagen om zich in te leven in het contact of de organisatie. Wat voor belang hebben zij bij eventuele samenwerking met jullie organisatie? Vraag aan het einde van de inventarisatie welk beeld de netwerkanalyse oplevert. In welke netwerken zijn de vrijwilligers goed, welke contacten ontbreken of zijn minder warm? Waar wij achterkwamen met de netwerkanalyse is dat veel contacten via de coördinator lopen en dat het daarmee wellicht niet verbazend is dat zij overbelast is. De coördinator ontsloot onze buitenwereld. Dat willen we aan gaan pakken. We praten te weinig met de buitenwereld, zeker zonder de coördinator, en daar moet iets aan veranderen
Stap 3: Inventarisatie behoeften en wensen, prioriteiten stellen en gesprekken voorbereiden De inventarisatie van behoeften en wensen van de vrijwilligers m.b.t. samenwerken en netwerken en prioriteiten stellen en gesprekken voorbereiden kan in een bijeenkomst plaatsvinden. Inventariseren behoeften en wensen Doel: Inventarisatie van behoeften en wensen van vrijwilligers m.b.t. samenwerken en netwerken en helder krijgen wat de ondersteuningsvragen zijn. Duur: 2 uur. Werkwijze: 1. Beantwoord eerst in de groep de volgende vragen: Wat zijn de wensen en behoeftes van je organisatie? Vervolgens cluster je de behoefte en wensen met elkaar. 2. Verdeel de groep over de clusters, 2 à 3 deelnemers per cluster (afhankelijk van de grootte van de groep. De deelnemers mogen zelf hun interesse aangeven. 3. Iedere groep gaat aan de slag met de volgende vraag: Hoe kun je de behoefte en wensen vertalen naar een vraag die je kunt stellen aan een lokale ondersteuningsorganisatie of samenwerkingspartner. Welke vraag is het belangrijkste, wat volgt? 4. Presenteren aan de groep groep regeert, aanvullingen? Eens met de prioriteiten? 5. Gezamenlijk besluiten welke clusters het meest belangrijk zijn of die om snelle actie vragen. Help de deelnemers met het clusteren. Voor veel deelnemers is dit een moeilijke opdracht. Hang de flappen bij de volgende bijeenkomst weer op. Voorbeeld van clusteren van de behoeftes en wensen: 1. Goede bestuursleden, beschikken over statuten en geld voor oprichten van een stichting of vereniging (notaris, Kamer van Koophandel). 2. Actieve en betrokken vrijwilligers. 3. Aantrekkelijke en toegankelijke accommodatie. 4. Samen met bezoekers activiteiten opzetten. 5. Bekendheid van het moedercentrum in de wijk. 6. Geld, financiën, subsidie. Voorbeelden van het beschrijven van concrete ondersteuningsbehoefte aan andere organisaties: Hoe kom ik aan goede bestuursleden? Hoe komen we aan gratis advies over de juridische en financiële oprichting van een eigen stichting of vereniging? Hoe kom ik aan accommodatie voor onze organisatie? Hoe kom ik aan hulp bij het schrijven van een projectplan voor het krijgen van subsidie? Hoe kom ik aan cursussen voor onze vrijwilligers/bezoekers van onze organisatie? (bijvoorbeeld cursus begeleiden vrijwilligers, taal, weerbaarheid, leren budgetteren) Prioriteiten stellen en gesprekken voorbereiden Doel: Top 3 belangrijkste gesprekspartners bepalen en planning maken. Duur: 1,5 uur. Werkwijze: Hang het sociogram en het schema van de netwerkanalyse van de vorige bijeenkomst op. Bekijk nu deze lijst en vergelijk die met de lijst van ondersteuningsvragen. Geef alle deelnemers drie stickertjes. Die mogen ze achter de contacten van de netwerkanalyse plakken. De contacten met de meeste stickers krijgen de hoogste prioriteit. Maak een top 3 van organisaties waarmee jullie organisatie wilt gaan praten (bijvoorbeeld de gemeente, Tempo Team, lokaal fonds of bedrijf, de vrijwilligerscentrale, woningcorporatie). Bepaal wie welke organisatie gaat benaderen en wanneer.
Maak van te voren een agenda van de zaken waar je over wilt gaan praten. Bedenk ook een aantal vragen die je de organisatie gaat stellen. Spreek af om in tweetallen op gesprek te gaan en wie wat ongeveer gaat zeggen. Door de omgevingsscan kwamen we er achter dat we veel organisaties niet goed kenden, die wel belangrijk zijn voor onze organisatie. Daar wilden we mee gaan praten. We wilden een hele groep externe organisaties gaan betrekken, die we via de coördinator kennen. Zoals de lokale welzijnsorganisatie, het stadsdeelkantoor en Fonds 1818. Mijn buurvrouw werkt bij de woningcorporatie. Ik wilde op een of andere manier dat benutten voor ons organisatie maar ik wist niet hoe ik dat moest aanpakken en wat ik precies zal vragen. Dit heb ik nu goed voorbereid met iemand. Maar volgende week ga ik met een goed gevoel naar het gesprek Stap 4: Op gesprek gaan Doel: In het gesprek komen tot een win-win situatie: ondersteuning, hulp of een aanbod voor je organisatie en komen tot en goede ruil voor die andere organisatie. Duur: Per gesprek ongeveer 1 tot 1,5 uur. Werkwijze: Bel of mail voor een afspraak met de persoon waar je een gesprek mee wilt. Leg kort uit wie jij bent en waarover je wilt praten. Maak een afspraak. Voer het gesprek! Stel jezelf altijd kort even voor, voor je het gesprek echt begint. Neem de agenda die je hebt gemaakt voor het gesprek mee en leg het voor je op de tafel. Op deze manier onthoud je wat je wilt vertellen en wat je wilt vragen. Luister goed en vraag door als je iets niet begrijpt. Er bestaan geen domme vragen! Probeer te komen tot een win-win situatie, iets wat jouw organisatie oplevert en wat het de ander op levert. Een gemeente bijvoorbeeld wil best subsidie geven aan een organisatie waarmee ze haar maatschappelijke doelen (bijvoorbeeld talentontwikkeling van kwetsbare vrouwen) kan bereiken. Een vrijwilligerscentrale wil best helpen om bestuursleden te vinden voor jouw organisatie omdat dit past bij haar organisatiedoel. Stap 5: Oogsten Doel: Uitkomsten van de gesprekken met elkaar terugkoppelen, van elkaar leren en vervolgafspraken maken. Duur: 1 uur. Werkwijze: Rondje in de groep maken waarbij elk koppel dat op gesprek is geweest iets vertelt aan de hand van een aantal vragen (bij wie op gesprek, hoe ging dit, wat is de uitkomst, welke vervolgacties?). Vervolgens nog een rondje waarin iedereen voor zichzelf de vraag beantwoord: Wat heb je geleerd van het gesprek? Wat ging goed? Wat kan beter? Wat heb je nog nodig voor een volgende keer (van jezelf en van anderen)? Eindigen met een brainstorm over vervolgacties. Enkele reacties van deelnemers van de proefprojecten: Hij is maar een mens zei een deelnemer na een gesprek met de wethouder. Voor de eerste keer van mijn leven heb ik gezeten met een wethouder aan tafel. Zonder dit traject had ik het zelf nooit bedacht.
Ik ben trots op dat mijn zoon de folder van onze organisatie gaat ontwerpen. Ik voel me vaak nutteloos in een groep omdat de taal niet goed spreek en weinig netwerk heb. Ik kan nu iets doen voor de organisatie en dat geeft een lekker gevoel. Mijn man werkt bij de Ikea, die kunnen we ook benaderen voor sponsoring. Ik wist niet dat het bedrijfsleven ook iets voor organisaties zou kunnen betekenen, wat Rabobank allemaal doet aan projecten. Dat is een eyeopener en brengt mij op ideeën. Wij hebben maatwerk nodig, mensen die met ons letterlijk in de keuken bij ons gaan zitten en hand in hand dingen oppakken. Dat is niet makkelijk te vinden, de zelfstandigen (ZZP-ers) zijn veel beter in maatwerk leveren Het gesprek met Randstad ging goed. Dat heeft te maken met de goede voorbereiding. Wij wisten heel duidelijk wat we te bieden hebben, wat we wilden weten en wat we willen. Tot slot We hopen dat zelforganisaties inzicht krijgen in hun eigen kwaliteiten en de kracht van hun netwerk en hen zodanig te stimuleren dat het eigen netwerk beter benut wordt. Heb je vragen over het stappenplan of suggesties voor verbetering? Neem dan contact op met Jamila Achahchah (j.achahchah@movisie.nl) of Saskia van Grinsven (s.vangrinsven@movisie.nl). Meer weten over zelforganisaties? Kijk dan op www.movisie.nl. Wij wensen je veel succes!