Jaarverslag 2011 Inhoudsopgave Voorwoord 1 Bestuurlijke activiteiten 2 Donateurs en vrijwilligers 4 Bestuurlijke organisatie 5 Evenementen 6 Balans per 31 december 2011 7 Winst- en verliesrekening 8 Algemene informatie 9 Eibergen, maart 2012
Voorwoord Na een lange voorbereiding is de oprichtingsakte van de stichting Openluchttheater Eibergen op 16 november 2010 gepasseerd bij notaris Van Hagen te Eibergen. De doelstelling van de stichting is het behoud, beheer en de exploitatie van het Openluchttheater Eibergen. Het passeren van zo n akte is maar een tamelijk vluchtige formaliteit, maar het is een keerpunt in de manier waarop vanaf dat moment het behoud, beheer en de exploitatie van het openluchttheater inhoud wordt gegeven. Er komt een einde aan het tijdperk waarin de beheertaken onder de vlag van Betula, door een groot aantal vrijwilligers werden uitgevoerd. Het geheel werd aangestuurd door een tamelijk informele projectraad. De nieuwe stichting kan, met een benoemd bestuur, aan de slag om het uit 1954 daterende theater nog meer leven in te blazen en er voor te zorgen dat deze markante plek in het wandelpark de Maat nog lang een aantrekkelijk ontmoetingspunt zal blijven voor de bewoners uit Eibergen en natuurlijk de rest van Berkelland en de regio. In dit verslag beschrijven we kort wat er in het jaar 2011 allemaal is gerealiseerd en aan welke toekomstplannen wordt gewerkt. Dit alles kan alleen maar door de inzet van al onze vrijwilligers en de donaties van zowel particulieren als bedrijven. Met deze financiële steun en de resultaten uit de gehouden evenementen is in 2011 een positief resultaat behaald uit de reguliere exploitatie. Hiermee zijn wij in staat om, zonder gemeentelijke exploitatie-subsidie, het theater niet alleen te behouden, te beheren en te exploiteren maar ook om het behaalde resultaat in te zetten voor de dringend nodige verbeteringen. De wijze waarop wij dit hebben opgepakt staat beschreven in dit verslag. Een welgemeend dankjewel voor iedereen die ons een warm hart toedraagt is hier zeker op z n plaats. Vrijwilligers, donateurs en iedereen die in natura heeft bijgedragen, bedankt voor het hartverwarmend draagvlak voor het Openluchttheater Eibergen! We hopen op jullie steun te kunnen blijven rekenen. Henk Nijhof Voorzitter Openluchttheater Eibergen 1 een buitengewone belevenis
Bestuurlijke activiteiten Van werkgroep naar stichting Het oprichten van een stichting brengt in het eerste jaar nog al wat veranderingen met zich mee. Een overzicht: Afwikkeling Betula Betula zorg en welzijn heeft jarenlang het beheer gehad over het openluchttheater en daarbij ook jaarlijks de nodige evenementen georganiseerd. Het is ook de verdienste van Betula dat zij een groot aantal vrijwilligers aan het theater heeft weten te binden. In februari 2011 is aan deze situatie formeel een einde gekomen en heeft Betula de door haar opgebouwde reserves aan onze stichting overgedragen. We zijn Betula dankbaar dat zij het Openluchttheater al die jaren in stand hebben weten te houden. Voeren eigen administratie Ook de administratie werd in het verleden door Betula uitgevoerd. Vanaf het boekjaar 2011 voeren we de administratie nu zelf en hebben hiervoor gekozen voor het online boekhoudpakket van Asperion. Een modern pakket waarin niet alleen de cijfers maar ook alle documenten (bankafschriften, facturen e.d.) digitaal worden opgeslagen. Met dit pakket is de continuïteit van de administratieve verwerking gewaarborgd. BTW plicht Na oprichting van de stichting heeft de belastingdienst geoordeeld dat wij belastingplichtig zijn voor de omzetbelasting. De levert de nodige administratieve beslommeringen op, maar gelukkig kan met het boekhoudpakket de aangifte geautomatiseerd aangeleverd worden. Toekomstplannen herzien Vanaf 2008 zijn er plannen gemaakt om het openluchttheater grondig te renoveren. Dit bestond uit de onderdelen: Renovatie tribune Overkapping tribune Verharding terrein Renovatie toiletgebouw Voor deze ingrepen was een bedrag geraamd van circa 400.000,-. De plannen werden breed gedragen en ook gemeente was bereid als onderdeel van een op te stellen erfpachtovereenkomst hiervoor een bedrag van 100.000,- ter beschikking te stellen. Voor het overige moest een beroep worden gedaan op eigen middelen, provinciale subsidies en sponsorgelden. Om meerdere redenen hebben we deze plannen aanzienlijk moeten bijstellen. De belangrijkste hiervan zijn: Het subsidie landschap is de laatste jaren sterk gewijzigd. Het verkrijgen van voldoende subsidies voor de renovatie van deze omvang blijkt nu niet meer haalbaar De bestaande plannen bleken niet te passen in het vigerende bestemmingsplan. Een aanvraag voor een wijziging van het bestemmingsplan is dermate kostbaar en tijdrovend dat hiervan is afgezien. De verharding van het terrein is in het voorjaar van 2011 wel uitgevoerd. Dit was weliswaar een aanzienlijke investering maar dit is zeker de moeite waard geweest. Het terrein is daardoor veel toegankelijker geworden vooral ook voor mensen met een lichamelijke beperking en ons publiek hoeft niet meer met de voeten in de modder te staan. Openluchttheater Eibergen 2 een buitengewone belevenis
De bestrating is technisch zo uitgevoerd dat het mogelijk wordt om in de winter een ijsbaantje voor de kinderen te realiseren. Hoewel dit buiten het tijdsbestek van dit verslag valt, willen we nu al wel vast melden dat we de ijsbaan in februari 2012 succesvol in gebruik hebben kunnen nemen. Ook de renovatie van toiletgebouw heeft nog alle aandacht. Vooral de herentoiletten zijn sterk verouderd en dringend aan vervanging toe. Om dit mogelijk te maken hebben wij het project aangemeld bij het Rabo coöperatiefonds. In september 2011 mochten wij hiervoor een cheque van 4.000,- in ontvangst nemen. We verwachten in 2012 met de renovatie een begin te maken. De renovatie van de tribune en een mogelijke overkapping blijven op het verlanglijstje staan, maar uitvoering ervan zal nog enige jaren op zich laten wachten. Erfpachtovereenkomst Zoals eerder gezegd lag er een concept overeenkomst met de gemeente om het openluchttheater in erfpacht over te nemen. Hierin was ook de toegezegde bijdrage voor de renovatie opgenomen met de daaraan gekoppelde verplichting om hiervoor de benodigde vergunningen te verkrijgen. Omdat met name dit laatste voor ons veel kosten met zich zou meebrengen en de uiteindelijke haalbaarheid moeilijk viel in te schatten, hebben wij besloten om van de concept overeenkomst in de voorgelegde vorm af te zien. Met de gemeente zijn we weer opnieuw in overleg gegaan en dit heeft geresulteerd in het afsluiten van een nieuwe Overeenkomst tot uitgifte onroerende zaak in erfpacht. Deze overeenkomst is op 21 december 2011 ondertekend. Het passeren van de akte bij de notaris vindt in 2012 plaats. De erfpacht is gesloten voor een periode van 20 jaar. In deze periode is onze stichting volledig verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het theater. Naast het afsluiten van de erfpachtovereenkomst is door de gemeente ook besloten om een bedrag van 20.000,- dat nog bij de gemeente in de boeken stond voor de renovatie van de tribune aan de stichting beschikbaar te stellen. Dit bedrag wordt uitbetaald na ontvangst en goedkeuring van een renovatieplan. Daarnaast is er een december 2011 een afkoopsom beschikbaar gesteld van 35.900,-. De hoogte hiervan is gebaseerd op vijf jaren onderhoudskosten (5 * 7.180,- ). Dit bedrag is in december 2011 uitbetaald. Openluchttheater Eibergen 3 een buitengewone belevenis
Donateurs Het in stand houden van het theater lukt niet zonder de (financiële) bijdrage van onze donateurs. Ruim 100 zakelijke en 645 particuliere donateurs verlenen ons niet alleen in financiële ondersteuning, maar getuigen ook van het grote draagvlak onder de Eibergse bevolking. In totaal is in 2011 een bedrag van 22.300,- aan donaties ontvangen, 12.600,- van bedrijven en 9.700,- van particulieren. Het is niet alleen de financiële ondersteuning die wij ontvangen. In veel gevallen kan geheel belangeloos een beroep worden gedaan op onze donateurs om ons te adviseren, materiaal beschikbaar te stellen of te ondersteunen bij het uitvoeren van grote klussen. Bijzonder is nog om te vermelden dat ook de erven van burgemeester Smits ons nog een warm hart toedragen. In 2011 hebben wij als blijk van waardering voor onze werkzaamheden een bedrag van 425,- ontvangen. Dit bedrag resteerde na de afwikkeling van een erfenis. Vrijwilligers Niet alleen het geld van de donateurs is belangrijk. Zonder de inzet van ruim 100 vrijwilligers, zou het beheer van het openluchttheater ondenkbaar zijn. Het grote aantal vrijwilligers is de kurk waarop het theater het hele jaar drijft. Niet alleen bij de zichtbare inzet tijdens de vele evenementen, maar het hele jaar door zijn de vrijwilligers actief om alles draaiende te houden. Veel vrijwilligers draaien mee in werkgroepen om het bestuur te ondersteunen. Extra veel werk is er dit jaar verzet door de onderhoudsploeg. Met weinig financiële middelen maar met erg veel inzet is veel (achterstallig) onderhoud uitgevoerd. Het seizoen wordt meestal geopend met de een vrijwilligersdag in april. Op een zaterdag komen dan veel vrijwilligers bijeen om het theater klaar te maken voor het seizoen. Dit jaar hebben wij dit succesvol gecombineerd met de landelijke actie van het Oranjefonds: NL DOET. Het seizoen wordt afgesloten met een gezellige avond in december waarop het afgelopen seizoen wordt geëvalueerd en de plannen voor het nieuwe seizoen worden besproken. Openluchttheater Eibergen 4 een buitengewone belevenis
Bestuurlijke organisatie Op 31 december 2011 was het bestuur als volgt samengesteld. Naam Functie Aandachtsgebied Jaar van aftreden Henk Nijhof voorzitter 2014 Raph Schouten secretaris PR en communicatie 2014 Ton Schepers penningmeester financiën 2015 Marjon ten Brinke vrijwilligers 2015 Marco te Nijenhuis programmering 2016 Jeroen Bos facilitair 2016 In 2011 hebben we van twee bestuursleden afscheid genomen. In februari van Marco Woudt, hij is in oktober opgevolgd door Marco te Nijenhuis en in december van Micheal Wedel, hij is in december opgevolgd door Jeroen Bos. De bestuurders worden benoemd voor een periode van vier jaar. Zij treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens het rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk en onbeperkt herbenoembaar. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster van aftreden de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd. Het verslag van de bestuursvergadering en de overige secretariële werkzaamheden worden uitgevoerd door Annika te Stege. Om de taken goed te verdelen is het bestuur ingericht naar aandachtsgebieden. Hiermee wordt naar tevredenheid gewerkt. Het bestuur komt per jaar zo n 12 tot 15 keer bijeen. Onze stichting is aangesloten bij de Vereniging Openluchttheater Nederland. Openluchttheater Eibergen 5 een buitengewone belevenis
Evenementen In 2011 hebben we de volgende evenementen georganiseerd. datum activiteit aantal bezoekers 27-mei Intocht Avondwandelvierdaagse 1.200 28-mei Eibergen Swingt 450 1-jun Schoolavond De Regenboog 400 4-jun Irie Vibes 650 7-jun Schoolavond Menno ter Braakschool 700 10-jun New Cool Collective 200 21-jun Schooljaarafsluiting basisscholen Berkelland 1.750 25-jun New String Festival 200 2-jul Have A Nice Day Festival 2.500 7-jul schoolavond Willen Sluiterschool 230 9-jul Slotetappe Kuitenbreironde 250 27-aug Kermispop Boh Foi Toch & DJ contest 750 28-aug Vogelschieten 250 9-sep Rockavond DeWolff, Shaking Godspeed, 300 Automatic Sam 17-sep Rockabilly-festival Eggbilly 250 Totaal 2011 10.080 Totaal 2010 11.915 Totaal 2009 7.060 We zijn tevreden met het behaalde aantal bezoekers in het afgelopen jaar. Veel evenementen werden goed bezocht, maar helaas werd in een aantal gevallen de charme van het openluchttheater teniet gedaan door de regen. Het evenement De Maat in Taal hebben we hierdoor helaas moeten aflassen en ook de drie geplande oecumenische kerkdiensten zijn vanwege het slechte weer verplaatst naar de Huve. Om de evenementen naar behoren te laten verlopen wordt er voor ieder evenement een eventmanager aangesteld. Meestal is dit een bestuurslid of een betrokken werkgroeplid. Deze werkwijze is in 2011 voor het eerst ingevoerd en uit de opgedane ervaringen in het afgelopen jaar is er alle reden om dit ook de komende jaren te continueren. Openluchttheater Eibergen 6 een buitengewone belevenis
Financiën Balans per 31 december 2011 Activa Passiva Vlottende activa Eigen vermogen Vorderingen Begin boekjaar 34.649 Debiteuren Voorziening afwikkeling 2011 1.000 Overige 184 Resultaat boekjaar -22.162 Totaal vlottende activa 184 Totaal eigen vermogen 13.487 Liquide middelen Lopende rekening Rabo 10.118 Kortlopende schulden Spaarrekening 2.000 Nog te betalen kosten 0 Kasgeld 650 Crediteuren 0 Totaal liquide middelen 12.768 Omzetbelasting -535 Totaal kortlopende schulden -535 Totaal activa 12.952 Totaal passiva 12.952 Openluchttheater Eibergen 7 een buitengewone belevenis
Winst- en verliesrekening 2011 2011 begroot werkelijk Inkomsten Donaties 17.000 22.300 Evenementen Verkoop consumpties 77.500 106.646 Verkoop toegangskaarten 30.000 18.183 Overige opbrengst evenementen 2.250 4.437 Afkoopsom gemeente 35.952 Som inkomsten 126.750 187.518 Uitgaven Exploitatiekosten theater 4.750 5.712 PR en communicatie 2.000 6.612 Algemene kosten 5.000 1.411 Evenementen Inkoop materialen, goederen 46.800 67.752 Kosten artiesten 32.250 35.081 Kosten organisatie 19.000 13.405 Som uitgaven 109.800 129.974 Exploitatieresultaat 16.950 57.544 Financieringslasten 24 Nagekomen baten en lasten 3.393 Terreinverharding 76.290 Jaarresultaat 16.950-22.163 Opbouw jaarresultaat Resultaat exploitatie en beheer Donaties 17.000 22.300 Exploitatiekosten theater -4.750-5.712 PR en communicatie -2.000-6.612 Algemene kosten -5.000-1.411 Totaal 5.250 8.565 Resultaat evenementen Verkopen 107.500 124.828 Overige opbrengsten 2.250 4.437 Uitgaven -98.050-116.238 Totaal 11.700 13.027 Resultaat overige baten en lasten Afkoopsom gemeente 35.952 Overige baten en lasten -3.417 Terreinverharding -76.290 Totaal -43.731 Openluchttheater Eibergen 8 een buitengewone belevenis
Algemene informatie Website www.openluchttheatereibergen.nl E-mailadres info@ openluchttheatereibergen.nl Postadres Postbus 48, 7150 AA Eibergen Inschrijvingnummer KvK 51329301 BTW nummer NL823231744B01 Bank Rabo 1599.61.343 Openluchttheater Eibergen 9 een buitengewone belevenis