O Informatie Overleg OVERLEG BIJ JONG NEDER- LAND JONG NEDERLAND IS GEEN 'VERGADERCLUB' Maar er zijn momenten, dat overleg echt nodig is. Bijvoorbeeld wanneer: zaken op elkaar afgestemd moeten worden: gebruik van de tenten van de afde-ling tijdens de zomerkampen iedereen op de hoogte moet zijn: nieuwbouwplannen, programma op de clubbijeenkomst taken verdeeld moeten worden: wie doet wat op de opendag je ieders mening wilt horen: het veranderen van de clubtijden neuzen dezelfde kant op moeten staan: aanpak van leiding bij pesten en discriminatie Verschillende overleggen in Jong Nederland In Jong Nederland kun je te maken krijgen met: besprekingen met het leidingteam van je leeftijdsgroep (O1.1) de afdelingsvergadering (O1.2), in een aantal afdelingen wordt deze vooraf-gegaan door een bestuursvergadering. ouderavonden (C1.4) de districtsvergadering (O1.3) de landelijke afdelingsraad (O1.4) Zit je daarnaast nog in aparte werkgroepen, dan zul je ook daar met elkaar om de tafel gaan. Wat er op de diverse overleggen besproken wordt verschilt. Net zo als de manier waarop het overleg georganiseerd wordt. O1.1 BESPREKING IN JE LEIDINGTEAM Je bedenkt met elkaar de programma's voor een komende periode. In sommige teams wordt wekelijks samen het programma bedacht en uitgewerkt. In andere wordt bijvoor-beeld eens in de maand of soms eens in de drie manden een programmaopzet gemaakt voor meerdere bijeenkomsten. Daarna worden de taken verdeeld. groep Het is goed er af en toe bij stil te staan hoe het in jullie leeftijdsgroep draait: zijn de leden nog enthousiast? gaan er niet te veel met vage redenen van de club af? (W1.2) vindt de leiding het nog leuk? Gaat de samenwerking lekker? hoe is het contact met de kinderen in de groep? Zitten er moeilijke kinderen bij?
Moet er extra aandacht aan sommigen besteed (gaan) worden? Heeft iemand van de leiding moeite met een bepaald kind? Hoe los je dat op? Organisatie van overleg met leidingteam Je vergadert meestal bij iemand thuis of in de blokhut. In dit overleg is er geen voorzitter of geen agenda. Soms worden afspraken vastgelegd. Meestal noteert iedereen zelf wat hij moet doen. Je moet er wel samen voor zorgen, dat alle leiders van jullie team hun zegje kunnen doen. Daar waar de samenwerking goed is, levert dat zelden problemen op. Loopt het niet soepel dan is het goed dat iemand van het bestuur daar eens met het leidingteam over praat. O1.2 DE AFDELINGSVERGADERING Je praat met alle leiders van de Jong Nederland-afdeling over zaken, die in de afdeling spelen: over de open-jong Nederland-dag, over het gezamenlijk kamp, wie de kerstviering voorbereidt, maar ook over de contributie, het dragen van eenzelfde sweater met Kleppie erop, de aanschaf van nieuwe tenten, een ledentekort, wie naar welke cursus gaat en wie er naar de landelijke afdelingsraad gaan. Het is ook goed regelmatig stil te staan bij andere dan organisatorische zaken. Denk daarbij aan onderwerpen als: samenwerking in de leidingteams, opbouw in programma's van de leeftijdsgroepen, contacten met de ouders, betrekken van en luisteren naar de jeugdleden, opvang van kinderen die extra aandacht nodig hebben. Organisatie van de afdelingsvergadering De meeste afdelingen komen een keer per maand of per zes weken bij elkaar. Meestal in het eigen clubhuis. De ene afdeling doet dat op een vaste tijd: de eerste zaterdag van de maand na het club draaien, een andere plant na een vergadering een nieuwe datum. Omdat je nu met een grotere groep praat is een voorzitter belangrijk (O1.9). Van dit overleg worden ook notulen (O1.11) gemaakt, zodat iedereen na afloop weet wat er afgesproken is. De leiding moet van te voren weten wat er besproken gaat worden. Ze kunnen er dan in hun eigen leidingteam alvast over denken. Daarom wordt voor dit overleg een agenda (O1.7) gemaakt. Voorbereiden van de afdelingsvergadering Om deze vergadering goed voor te bereiden komt het afdelingsbestuur vaak een week of twee, drie daar voor bij elkaar. Zij bekijkt dan: welke punten op de agenda zullen komen de stand van de lopende zaken bereidt agendapunten voor, bijvoorbeeld jaarverslag (B4), begroting (B3) grotere activiteiten of discussieonderwerpen. O1.3
DE DISTRICTSVERGADERING Hier komen vertegenwoordigers van de afdelingen van het district (C2.2) bij elkaar om over districtszaken te praten: meestal welke districtsactiviteiten komen er? wie organiseert ze? gaan we gezamenlijk een landelijke activiteit organiseren, bijvoorbeeld een zwemfestijn, miniorendag of toernooi? (C2.12) zijn er cursussen, die we gezamenlijk in het district willen aanvragen (C2.2, C2.8): bijvoorbeeld een cursus beleidsplan schrijven, publiciteit, motiveren van leiding, ledenwerving of een lay-outcursus? en natuurlijk heeft ieder district nog eigen punten: verhalen van leuke afdelingsactiviteiten. Bijeenkomsten in districtsverband bieden de mogelijkheid om met afdelingen in de buurt ervaringen uit te wisselen en problemen te bespreken. Organisatie van de districtsvergadering Op de districtsvergaderingen worden alle afdelingen van het district vertegen-woordigd. Meestal is het de afdelingsvoorzitter die gaat. Wie gaat kan ook afhangen van het onderwerp, dat besproken wordt. De vergadering wordt meestal gehouden in een van de clubhuizen van afdelingen uit het district. Het moment van vergaderen is vaak gekoppeld aan activiteiten, die het district organiseert. Het (dagelijks) districtsbestuur zorgt voor uitnodigingen (O1.8) met een agenda (O1.7), die naar de afdelingen wordt gestuurd. De districtsvoorzitter (O1.9) leidt de vergadering. district district Na afloop volgen notulen (O1.11). Deze worden of door de secretaris van het district of bij toerbeurt door een van de deelnemers gemaakt. O1.4 DE LANDELIJKE AFDELINGSRAAD Hier zijn vertegenwoordigers van alle Jong Nederland-afdelingen welkom. Ook vrijwilligers uit de districten, van landelijke werkgroepen en beroepskrachten zijn aanwezig. Op de afdelingsraad wordt datgene besproken wat voor alle afdelingen belangrijk is en waar de afdelingen interesse in hebben (C2.1): over alles wat in de afgelopen periode is gebeurd over alles wat het Landelijk Bestuur wil gaan doen. district meestal land Organisatie van de afdelingsraad De landelijk afdelingsraad wordt twee maal per jaar gehouden. De locatie is iedere keer op een andere plaats in het land. Dit om zoveel mogelijk afdelingen in de gelegenheid te stellen de afdelingsraad te bezoeken. Alle afdelingen ontvangen zes weken voorafgaand aan de vergadering een uitnodiging en agenda (O1.8).
Met het inschrijfformulier 'afdelingsraad' kun je je opgeven. (C2.11) land Een afdelingsraad is een overleg met zo'n tachtig mensen. Dit moet goed geleid worden. Gebeurt dit niet dan hoort niemand wat gezegd wordt en is onduidelijk wat er afgesproken wordt. De voorzitter van het Landelijk Bestuur van Jong Nederland zit deze vergadering voor (O1.9). De notulen worden gemaakt door een medewerker van het Infocentrum, die daarvoor gevraagd is (O1.11). Alle afdelingen krijgen de notulen toegestuurd. O1.5 HOE VAAK GA JE OVERLEGGEN? Regelmatig, bij voorkeur op een vast tijdstip. Teveel vergaderingen demotiveren, net zoals vergaderingen met agendapunten die niet van belang zijn voor de aanwezigen. Zo kom je met je leidingteam wellicht wekelijks bij elkaar met de afdeling maandelijks met het district eens in de drie maanden en met de afdelingsraad twee keer per jaar. Wie leider is bij Jong Nederland, wil met of voor kinderen bezig zijn. Daarom moet je er naar streven een overleg praktisch en kort te houden. En er vooral niet meer te plannen dan nodig zijn. O1.6 EEN VERGADERING VOORBEREIDEN Om een overleg goed te laten verlopen is de voorbereiding ervan belangrijk. Zeker als er bij het overleg meer afdelingen betrokken zijn, zoals bij een districtsvergadering of de afdelingsraad. Reserveer tijdig een ruimte. Iedere keer kan een andere afdeling gastheer zijn. Verstuur minimaal vier weken van te voren de uitnodiging en de agenda. Er is dan nog tijd om in het eigen leidingteam of in de afdeling te overleggen. (O1.10) Neem de agenda en de notulen van vorige bijeenkomst goed door. Vertegenwoordig je jouw afdeling op een districtsvergadering of op de landelijk afdelingsraad bespreek dan de punten met de leiding in de groep. Luister goed naar wat zij te zeggen hebben en breng hun mening juist over.(o1.10) Kom ruim op tijd. zodat je kunt regelen of kunt checken of de gastgroep niets vergeten is: tafels en stoelen klaar gezet, koffie en thee gezet, een schaal koekjes erbij, de ruimte goed verwarmd. Begin de vergadering op tijd. Je zult merken dat de deelnemers een volgende keer vanzelf op tijd komen. Plan je vergaderingen ruim van te voren. Liefst over een half of heel jaar. Het bespaart eindeloos geblader aan het eind van het overleg. Bovendien voorkom je dat degene die er niet was, volgende keer weer niet kan.
O1.7 EEN AGENDA MAKEN Het bestuur stelt een lijst van punten op, die zij op de vergadering wil bespreken. We noemen dit de agenda. Op iedere agenda komt een aantal vaste punten voor. Daarnaast een aantal wisselende punten, die op dat moment besproken moeten worden. De volgorde van de agendapunten is belangrijk voor de aandacht en tijd die er aan besteed worden. Zet belangrijke punten voorin op de agenda. De secretaris zorgt dat de agenda samen met de uitnodiging voor de vergadering bij de deelnemers komt. Het voordeel van een agenda is dat iedereen weet wat aan de orde komt. In een eigen leidingteam, of in een afdeling kunnen onderwerpen alvast voorgepraat worden. Welke punten komen op de agenda? welkom en namenrondje: in de afdelings- of districtsvergadering alleen als er nieuwe mensen zijn wie notuleert: een notulist vragen om hetgeen besproken wordt vast te leggen of om alleen een actielijst samen te stellen. Als de secretaris de vaste notulist is, hoef je daar niet over te praten. (O1.11) de notulen van de vorige bijeenkomst: zijn er nog op- of aanmerkingen over? mededelingen ingekomen post verslag van de afgelopen activiteiten nalopen van acties voor komende activiteiten rondje langs de groepen of afdelingen informatief of meningvormend onderwerp. Dit kan gaan over nieuwe activiteiten, over alcoholgebruik door leiding en 16+ers, het starten van een nieuwe leeftijdsgroep. Probeer zo'n onderwerp praktisch en actief te presenteren. Vooral jonge leiding vindt vergaderingen veelal saai omdat er alleen maar gepraat wordt. Stuur vooraf materiaal mee, zodat iedereen er alvast over kan denken. volgend overleg: vaststellen van een nieuwe datum (als die nog niet gepland is) zijn er nog speciale onderwerpen voor het volgend overleg? afspreken welke afdeling de volgende keer gastheer wil zijn. Dit hoeft natuurlijk niet als het een afdelingsvergadering betreft of er een vaste vergaderruimte is. rondvraag sluiting
O1.8 EEN UITNODIGING MAKEN De secretaris verzorgt de uitnodiging en stuurt die samen met de agenda naar de deelnemers. In de uitnodiging staat: om welk overleg het gaat plaats waar het overleg gehouden wordt tijdstip waarop het overleg begint tijdstip waarop het overleg ongeveer afgelopen is een routebeschrijving, als de plek niet bij alle deelnemers bekend is Gebruik je voor deze uitnodiging je vignet en Jong Nederland-papier, dan is in een oogopslag duidelijk waar de uitnodiging vandaan komt. O1.9 HET OVERLEG VOORZITTEN De voorzitter heeft een belangrijke taak om een overleg zinvol te laten zijn. Hij geeft aan waar jullie het over gaan hebben zorgt dat niet iedereen door elkaar praat zorgt dat iedereen aan bod komt vat samen wat er besproken of besloten is. Om een overleg goed te kunnen voorzitten moet je je gedegen voorbereiden. Hier volgt een aantal tips, dat je helpt bij de voorbereiding. Vraag je bij elk agendapunt af wat je met de bespreking wilt bereiken: wil je brainstormen, moet er een beslissing genomen worden of wil je meningen over een onderwerp uitwisselen? Als je het belangrijk vindt dat de leiding zich vooraf in het onderwerp verdiept, stuur dan met de agenda materiaal mee of schrijf een korte toelichting. Bedenk eveneens bij elk punt hoe je het onderwerp wilt behandelen. Maak voor ieder onderwerp (eventueel voor jezelf op papier) een korte inleiding, waarin je duidelijk maakt wat het onderwerp is en wat je er mee wilt. Geef hierin ook aan hoe je het aan de orde wilt stellen: allemaal om de beurt, van iedere afdeling iemand, in kleine groepjes praten en de meningen op flaps noteren. Schat van te voren in hoeveel tijd je voor een onderwerp wilt uittrekken. Houd je ook globaal hieraan. Zo voorkom je dat onderwerpen aan het begin van de avond zeer uitgebreid besproken worden, terwijl punten aan het eind er door gejaagd worden. Vergader nooit langer dan twee uur achterelkaar. Na twee uur nemen de deelnemers niet meer goed op wat er wordt gezegd en besloten. Een vergadering op een avond stopt na die tijd, een dagvergadering wordt onderbroken door een lange lunch- of theepauze.
Tijdens het overleg kan de voorzitter een plezierig verloop bevorderen als hij aandacht heeft voor de volgende punten. Discussie of gesprek goed leiden: ruimte voor uitwisselen van gedachten geven het luisteren naar elkaar stimuleren ingrijpen wanneer iemand de discussie domineert, wanneer niemand meer weet wat er bedoeld wordt of wanneer men zijn standpunt gaat herhalen. Komen tot een goede besluitvorming: helderheid scheppen over het te nemen besluit en eventuele alternatieven besluit uitstellen als meer informatie nodig is of de discussie nog niet voldoende uitgekristalliseerd is. Bevorderen van de sfeer: zoeken naar een goed evenwicht tussen zakelijkheid en gezelligheid, of de gezelligheid bewaren tot na de vergadering. in overleg met deelnemers afspraken maken: wel of geen (rook, plas)pauze inlassen wel of niet roken tijdens de vergadering napraten is heel geschikt om kleine wrijvingen uit de wereld te helpen. Zorg ervoor dat op de vergadering voldoende interessante onderwerpen aan de orde komen of onderwerpen waar de groepen of afdelingen direct bij betrokken zijn. De deelnemers moeten enthousiast vertrekken en zin hebben om met de taak die ze op zich hebben genomen aan de slag te gaan. Deze twee punten kunnen bereikt worden door een vergadering goed voor te zitten. Wie zich meer wil verdiepen in het vergaderen kan de modules 'Effectief vergaderen' en 'communicatie en gesprekstechnieken', uitgegeven door Scouting Nederland bestellen (033-4960260). O1.10 DEELNEMEN AAN EEN VERGADERING De voorzitter heeft een grote inbreng om een overleg goed te laten verlopen. Maar hij vergadert niet alleen. Iedereen die er aan deelneemt moet er aan meewerken het overleg zinvol te maken. Dat betekent dat je: goed moet luisteren naar elkaar niet door elkaar heen praat duidelijk en kort zegt wat je wilt geen andere verhalen tussendoor aan je buurman fluistert tijdens de vergadering commentaar of opbouwende kritiek geeft en je niet achteraf in het roddelcircuit stort de onderwerpen op de agenda voorbereidt, zodat je weet waar je over praat Vergaderingen hebben alleen nut als ze goed voorbereid zijn, goed geleid worden en wanneer de aanwezigen goed samenwerken en naar elkaar luisteren. Deelnemen als vertegenwoordiger Op een districtsvergadering of op een landelijke afdelingsraad zijn niet alle leiders en bestuursleden aanwezig. Hier komen vertegenwoordigers bij elkaar. Om je afdeling of
district goed te kunnen vertegenwoordigen moet je een agenda voor zo'n vergadering zeker vier tot zes weken voor de datum ontvangen. Dan heb je gelegenheid genoeg de punten met je leiding en bestuursleden door te praten. Dit kan op jullie afdelingsvergadering of op de districtsvergadering. Op de landelijk afdelingsraad of districtsvergadering is het jouw verantwoording, dat je de mening van je afdeling overbrengt en niet alleen jouw persoonlijke visie. Soms kunnen deze meningen botsen. je hetgeen op het overleg besproken en afgesproken wordt goed vertelt aan het thuisfront. Dit is niet altijd makkelijk. Daarom is het aan te raden om er met zijn tweeën naar toe te gaan. Bovendien is het veel gezelliger. O1.11 NOTULEN MAKEN Tijdens een overleg is het aan te bevelen dat een persoon aantekeningen maakt. Na afloop werkt hij deze aantekeningen uit en stuurt ze alle deelnemers toe. Naast de deelnemers worden notulen ook gestuurd naar iedereen voor wie ze belangrijk zijn: alle leiders van de afdeling ontvangen de notulen van de afdelingsvergadering alle afdelingen in het district ontvangen de notulen van de districtsvergadering alle afdelingen, districten, landelijke werkgroepen ontvangen het verslag van de landelijke afdelingsraad Of vrijwilliger De notulen kunnen ieder overleg door dezelfde persoon gemaakt worden. Vaak is dat de secretaris van het bestuur of de werkgroep. Er kan ook een wisselende notulist zijn. Ieder is bij toerbeurt de klos. Het nadeel hiervan is, dat het aan het begin van de vergadering tijd kost een slachtoffer te vinden het vergeten kan worden de kwaliteit heel wisselend is Bij een vergadering met veel deelnemers of met 'moeilijke' agendapunten wordt vaak al vooraf een aparte notulist gevraagd. Op de landelijke afdelingsraad is dit een medewerker van het Infocentrum. Het voordeel van notulen is: dat afspraken vast staan ook zij die er niet waren weten wat afgesproken is bekend is waarom beslissingen zijn genomen iedereen dezelfde informatie heeft het volgend overleg snel gekeken kan worden of ieder zijn 'huiswerk' gedaan heeft.
Er zijn verschillende soorten notulen: een actielijst een verslag een verslag met actielijst Actielijst Alleen afspraken worden genoteerd met erbij de naam wie de actie onderneemt. Handig bij een overleg waar praktische concrete zaken besproken worden. Bijvoorbeeld bij de organisatie van een districtstoernooi. Verslag Hierin wordt weergegeven wat gezegd en besloten is. Een verslag is uitgebreider dan een actielijst. Je kunt hierin diverse meningen terugvinden. Er is terug te zien waarom en hoe een besluit genomen is. Een verslag is prettig, als je brainstormend of meningvormend bezig bent. Ouders als kookstaf mee op kamp, kan zo'n onderwerp zijn. Voorbeeld van een actielijst bij het punt: voorbereiding districtstoernooi WAT WANNEER WIE uitnodigingen in thema 22 maart Jasper en Mirjam Infocentrum bellen zo gauw mogelijk Marijke herinnering voor deelnemers kopen voor 25 april Marjolijn en Eelco Voorbeeld van een verslag bij het punt: voorbereiding districtstoernooi, uitnodigingen in thema? Mirjam stelt voor de uitnodigingen voor het districtstoernooi in de sfeer van het thema te maken. Karel vindt dat onduidelijk w orden. Hij vindt een kam plijst en het adres voldoende. De anderen vinden het juist belangrijk dat de Junioren al vroeg de sfeer van het toernooi te pakken krijgen. Jasper w eet hoe je popupkaarten met een bew egende raket kan maken. Hij w il ze wel samen met Mirjam maken. Mirjam vindt het ook leuk om te doen. Ze moeten w el op 22 maart op de bus gedaan w orden.
Een verslag met actielijst Dit heeft zowel het voordeel van het verslag als van de actielijst. Deze vorm is prettig wanneer in een vergadering zowel gediscussieerd wordt, maar ook afspraken gemaakt worden. In het verslag van de landelijke afdelingsraad wordt deze combinatie gebruikt. Notulen verspreiden Notulen binnen twee weken na het overleg verzonden hebben is het meest effectief. Je wordt herinnerd aan je taken. Je kunt ze nog voor de volgende bijeenkomst uitvoeren. O1.12 SLUITING VAN HET OVERLEG Een overleg op een avond moet liefst om 22.00 uur, maar uiterlijk om 22.30 uur afgelopen zijn. De aanwezigen moeten de kans krijgen even te kunnen napraten of nog iets in de wandelgangen te kunnen regelen. O1.13 HET OVERLEG LOOPT NIET Natuurlijk verlopen overleggen niet altijd zoals je dat graag zou willen. Bijvoorbeeld: omdat er maar weinig leiders en bestuursleden aanwezig zijn omdat je een aantal afdelingen nooit ziet omdat er veel kritiek is op de activiteiten omdat er onvoldoende mensen zijn, die mee willen werken in een werkgroep. Als een overleg niet goed loopt, is het een moeizaam en vaak langdurig proces om dat te verbeteren. Oplossingen Hier een aantal suggesties, dat kan helpen problemen op te lossen of te voorkomen. Het is belangrijk dat je enthousiast bent en blijft en niet gauw de moed laat zakken. Geef de leiding het gevoel dat ze er bij hoort en probeer er een vriendenclub van te maken. Is er iemand zonder bericht afwezig? Bel eens op om te informeren wat er aan de hand is. Probeer met discussie- en informatieve onderwerpen op de overleggen aan te sluiten bij wat de leiders en afdelingen belangrijk vinden. Is een leider niet betrokken bij de afdeling of een afdeling niet betrokken bij het district of het land? Probeer dan in een persoonlijk contact er achter te komen wat de oorzaak is. Kijk wat er te veranderen is. Leiding beschouwt een districtsoverleg, het deel uit maken van een werkgroep en bijwonen van districts- of landelijke activiteiten vaak als een extra belasting. Het werk in de eigen groep en afdeling vraagt al meer dan genoeg tijd. Echter door in een district of in het land samen met andere afdelingen activiteiten te ondernemen, kun je in relatief weinig tijd iets bijzonders organiseren. Als leiding dat ontdekt is hun participatie vaak groter. Realiseer je, dat de landelijke organisatie en het district er zijn ten dienste van de afdelingen. Zij moeten zelf graag bijeenkomsten en activiteiten met andere afdelingen willen. Dat zul je leiding duidelijk moeten maken. Als zij geen activiteiten
willen, hoeft het niet. Alleen missen jeugd- en kaderleden dan wel iets aantrekkelijks van Jong Nederland. Vraag eens hulp via het Infocentrum (C2.2). O