Joop Grit Track & trace
Convenant veilige toepassing medische technologie in het ziekenhuis Voorwaarden onderhoud: Registratie Identificatie Planmatig onderhoud Traceerbaarheid
De patiënt centraal Van opname tot ontslag tal van processen
Track & trace
Track & trace
Comfort, speeltje of noodzaak? 3/4 van apparatuurbestand is zelden tot nooit zoek Ruim 1/4 van de apparatuur heeft geen vaste locatie in UMCG > 4000 items Onderhoud van zwervende middelen (bedden en infuuspompen) niet uitvoerbaar bij ontbreken van traceerbaarheid De helft van de locatiegegevens van de inventaris kloppen niet onbetrouwbare database Slechte beschikbaarheid hulpmiddelen is grote ergernis bij verpleegkundigen Inefficiënte inzet van hulpmiddelen (mede door hamstergedrag) Onderhoudssticker werkt niet te moeilijk/lastig te lezen Door slechte traceerbaarheid wordt 20% van het onderhoud niet binnen de gestelde tijd uitgevoerd Er gaat veel tijd verloren aan het zoeken > 50% van bestede onderhoudstijd Tekort aan opslagruimte voor hulpmiddelen op de duurste m 2 van het ziekenhuis
Situatie UMCG Sinds 2009 zijn infuuspompen geen eigendom meer van afdelingen opgenomen in centrale pool en verhuurd aan de afdelingen, hierdoor optimale uitwisselbaarheid - gestart met scannen van infuuspompen in decentrale bergingen: eerste T&T ervaring Resultaat: Binnen een jaar tijdigheid van onderhoud van 60% naar >95% Halt op ongeremde uitbreidingen van pompen door afdelingen Aanzienlijk gereduceerd aantal incident meldingen als gevolg van slechte beschikbaarheid Uitdagingen: Discipline in het scannen is erg matig zorgassistenten doen het beter dan zorgprofessionals Hamstergedrag slaat steeds weer toe, met als gevolg boycot van de scanmethodiek Nog steeds een groot aantal pompen ongebruikt op afdelingen, 50% tot 60% Per telronde zijn 300 tot 400 pompen (20%) niet te traceren en niet door te belasten.
Situatie UMCG Onderhoud bedden Sinds mei 2014-850 nieuwe bedden zonder vaste standplaats 1x per jaar preventief onderhoud Geen beddencentrale of ruimte voor centrale opslag Onderhoud uitgesmeerd over langere periode ca 20 per dag Onderhoud alleen mogelijk aan een schoon leeg bed geen onderbreking van zorgproces Samenwerking met schoonmaakdienst die geven trigger voor omruil van bed Samenwerking met CRUC uitleenservice Scanmethodiek in combinatie met active tags Sinds gisteren groen licht van RvB voor start van T&T project
Situatie UMCG Track en trace project in 3 fases Fase 1. Bedden en CRUC hulpmiddelen voorzien van actieve tags Fase 2. Traceerbaarheid en doorbelasting van infuuspompen automatiseren Fase 3. Uitbreiding scanmethodiek in operatiekamers en interventiekamers
Verschillende vormen T&T Onderscheid tussen plaatsbepaling en identificatie Plaatsbepaling: Locatie bepaling van uniek item of een verzameling kan geautomatiseerd Identificatie: Identificeren van 1 uniek item (in een verzameling) kan alleen visueel door een regiehouder dmv een handheld scanner
Verschillende vormen T&T Keuze afhankelijk van dynamiek in locatie veranderingen Van laagfrequent (handmatig) tot hoogfrequent (geautomatiseerd en actief systeem)
Verschillende vormen T&T One size fits all is niet werkbaar voor UMCG Schoonmaak cruciaal in de aanpak van UMCG regievoerders in logistieke en onderhoud processen Realisatie buiten de zorgmedewerkers om van 3500 verpleegkundigen naar 80 schoonmakers en afdelingsassistenten Twee wekelijkse kwaliteitsscan met scanners op zorgafdelingen door afdelingsassisten
Objecten/ruimten: TnT-ID TnT-system Location Date/time Huurprijs PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_last_procedure CRUC portal TnT-ID TnT-system Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_last_procedure Return_command T&T database TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time TnT applicatie server TnT-ID TnT-system Location Datum/tijd PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedure Return_command Active RFID TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time Webbased appl. TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedu Return_command Handheld scanner TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedur Return_command
Eind resultaat: Optimale aansturing van het onderhoud aan bedden. (MT) Geautomatiseerd systeem tbv informatie over beschikbare/vrije medische hulpmiddelen (voor zorgafdelingen en CRUC) Vindbaarheid van leen/huur artikelen gerealiseerd (vangnet voor CRUC en MT) Directe communicatie en aansturing (trigger) van ondersteunende processen t.b.v. deze hulpmiddelen (MT en logistiek) Aantoonbaarheid van schoonmaakactiviteiten t.b.v. medische hulpmiddelen. Geautomatiseerde doorbelasting van huurprijs van hulpmiddelen (CRUC en MT) Kwaliteitsscan van alle medische hulpmiddelen, handmatig en/of geautomatiseerd
Overige doelen op langere termijn (bijvangst): Koppelen van gebruikte apparatuur aan patiënten en ingrepen Gedifferentieerd onderhoud/schoonmaak beleid afhankelijk van locatie Rhee Horst Ede
Businesscase benefits Besparing op onderhoud en beheer infuusapparatuur Verlaging tijdverlies door verkorten zoektijden Besparing op bedden logistiek (incl. check op bedden) Tijdwinst in het verifiëren van geldigheid van het onderhoud MHM Kosten besparing van handmatige kwartaal telling infuusapparatuur Besparing op verlies bij doorbelasting infuusapparatuur Samenwerking met CRUC 20% per jaar ca.10 minuten per object ca. 500 uur per jaar 500 uur per jaar 100 uur per jaar 15-20% per jaar kosten deling naar rato Totale baten voor het UMCG ca. 300.000,- per jaar Rhee Horst Ede
Businesscase - kosten Kosten verschillende hardware en software tbv applicaties (intiniteel en beheer) Koppelingen tussen verschillende applicaties Infrastructuur (netwerk e.d.) Actieve tags (levensduur ca. 3 jaar) Handheld scanners Mobieltjes Totale kosten voor het UMCG ca. 200.000,- per jaar Rhee Horst Ede
Samenvattend Zoek verbreding en samenwerking (samenwerking tussen MT-FD en CRUC) Start met het laaghangend fruit Geen standalone systemen maak gebruik van centraal beheerde data Er is niets nieuws onder de zon