Handleiding GB Scan. Handleiding Gereedschapbeheer handheld applicatie GB Scan. Datum: 7 oktober 2015 Behorende bij versie 1.1.2

Transcriptie

1 Handleiding GB Scan Handleiding Gereedschapbeheer handheld applicatie GB Scan Datum: 7 oktober 2015 Behorende bij versie 1.1.2

2 Handleiding GB Scan 1 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Systeemvereisten 3 3. Ondersteunde hardware Settings Scanservice op de Unitech P700: 4 4. Installeren 5 5. Applicatie Aanmelden Het synchronisatieproces Navigatie Zoeken Scannen vanuit hoofdscherm Het arbeidsmiddeldetailscherm Koppelen Rfid-tags Het bulkmaterieeldetailscherm Lijsten Inname arbeidsmiddelen Inname bulkmaterieel Uitgifte arbeidsmiddelen en bulk materieel Verzendingen Het info scherm 6-24

3 Handleiding GB Scan 2 1 Inleiding De Gereedschapbeheer.nl app GB Scan in combinatie met een handeld is voorzien van barcode- en/rfid-scanner is bedoeld voor het snel en efficiënt overboeken van arbeidsmiddelen en bulkmaterieel vanuit het centrale magazijn. Mogelijke gebruikers zijn materieelbeheerders en/of magazijnbeheerders. Het overboeken gebeurd soms ook op plaatsen waar internet niet vanzelfsprekend is zoals in containers of loodsen. Daarom wordt de informatie van het materieel lokaal op de handheld geladen waarna het mogelijk is om offline door te werken. Zodra de handheld weer een Internet verbinding heeft zullen de wijzigingen geüpload worden naar de online database van Gereedschapbeheer. Indien er een Internet verbinding aanwezig is dan wordt de data op de handheld continu synchroon gehouden met de data van de online database. GB Scan kent de volgende functies: Scannen van een Rfid tag of barcode middels een aan het apparaat gekoppelde rfid/barcode scanner (bij bulkmaterieel alleen barcode). Na scannen wordt automatisch bijbehorende product getoond (arbeidsmiddel of bulkmaterieel). Magazijn inname en -uitgifte. Meerdere scans achter elkaar kunnen uitvoeren om de bijbehorende producten achter elkaar te kunnen muteren. De GPS locatie wordt bewaard zodat de locatie altijd direct beschikbaar is. Bij scannen wordt de locatie opgeslagen bij het middel als "Laatst bekende GPS locatie". Bij innemen en uitgeven en andere mutaties wordt de locatie toegevoegd aan het middel zoals hierboven beschreven en aan de logging van de betreffende mutatie.

4 Handleiding GB Scan 3 2 Systeemvereisten GB Scan is beschikbaar voor het Android platform. De app is ontwikkeld voor een aantal handhelds zoals bijvoorbeeld de PA700 handheld van Unitech. Zie het hoofdstuk "Ondersteunde hardware" voor de complete lijst van de verschillende handhelds die ondersteund worden. Mogelijk dat de app ook op andere handhelds kan werken maar deze worden op dit moment nog niet door Gereedschapbeheer.nl ondersteund.

5 Handleiding GB Scan 4 3 Ondersteunde hardware Hieronder een overzicht van de verschillende hardware waarop de GB Scan app geinstalleerd kan worden en de ondersteunde scan mogelijkheden. Op dit moment worden de volgende hardware ondersteund: Fabricaat Type Barcode RFID (LF) RFID (HF) RFID (UHF) Opmerkingen Unitech PA700 1D en 2D Nee Ja Nee Agillox AGX C1 1D en 2D Ja Ja Ja 3.1 Settings Scanservice op de Unitech P700: Stap 1: Klik op de app "ScanService" Stap 2: Klik op de menu knop om het menu te openen. Stap 3: Klik op "Scan2Key Setting" en klik vervolgens in het geopende menu op "Turn On/Off" Stap 4: De optie "Off" dient geselecteerd te zijn. Staat uw hardware niet in lijst? Neem dan contact met ons op.

6 Handleiding GB Scan 5 4 Installeren Gereedschapbeheer.nl levert over het algemeen een Unitech PA700 handheld compleet geïnstalleerd met de GB Scan app. Indien u echter zelf een Unitech PA700 handheld heeft aangeschaft of de app wellicht wilt uitproberen op een ander apparaat dan kunt u de app downloaden uit de Google Play Store. Zoek in de Google Play Store op "GB Scan" en installeer de app.

7 Handleiding GB Scan 6 5 Applicatie In de hierna volgende paragrafen zal de app worden beschreven aan de hand van schermen zoal deze op de handheld aan de gebruiker getoond worden. Als het toegestaan is om binnen het scherm het veld te wijzigen of in te vullen, wordt er na selectie van het veld automatisch een popup toetsenbord getoond. 5.1 Aanmelden Voordat er met de toepassing op de handheld gewerkt kan worden, moet een gebruiker zicht aanmelden. Hiervoor worden dezelfde aanmeld gegevens gebruikt als op de website. Let op! Bij de eerste keer aanmelden dient u een internet verbinding te hebben om voor de eerste keer te synchroniseren met de server. Een error scherm verschijnt als de gebruiker nog niet 1 keer is ingelogd maar lokaal (zonder internetverbinding) wil werken. Met de knop "Afsluiten" wordt het programma verlaten. Als de juiste gebruikersnaam/wachtwoord combinatie is ingevuld kan deze zicht met knop "Aanmelden" inloggen in de applicatie. Vervolgens zal het startscherm worden getoond, waarin de gebruiker een selectie kan maken te tonen arbeidsmiddelen. Indien u offline wilt werken (bijvoorbeeld om kosten voor mobiel internet uit te sparen) dan vinkt u "Online werken" uit. Bij het aanmelden wordt ook een uniek identificatienummer van de handheld meegestuurd. De server controleert ook aan de hand van dit nummer of u de benodigde rechten heeft om met de betreffende handheld te werken. 5.2 Het synchronisatieproces Na de eerste keer aanmelden worden de gegevens van de server gedownload. Met het downloaden worden ook de benodigde voorkeuren van de server opgevraagd. Indien er geen internetverbinding voorhanden is, logt de gebruiker lokaal in en worden de offline gegevens getoond. Om offline te kunnen inloggen dient er minimaal 1 keer online ingelogd te worden om de gegevens naar de handheld te laden. indien er offline gewerkt is zullen, zodra de internetverbinding weer beschikbaar is, de gewijzigde gegevens worden gesynchroniseerd.

8 Handleiding GB Scan 7 Na aanmelden volgt altijd een volledige synchronisatie. Dit kan afhankelijk van de hoeveelheid data enige tijd duren. Synchronisatie wordt automatisch aangezet na aanmelding wanneer "online" is aangevinkt. Via een icoon rechtsboven wordt de synchronisatiestatus getoond. Grijs: Offline geen synchronisatie. Groen: Online, gegevens zijn gesynchroniseerd. Oranje: online, bezig met synchronisatie. Rood: online, synchronisatie is vanwege een synchronisatie error gestopt. Indien de synchronisatie aanstaat dan wordt er iedere 10 minuten een synchronisatie uitgevoerd. Indien er data gewijzigd wordt dan wordt deze direct naar de server verstuurd zonder op de volgende synchronisatie te wachten. Door op het icoon te klikken kan het synchronisatie proces worden gestart en gestopt. Indien u offline bent ingelogd en u klikt op het synchronisatie icoon dan wordt u alsnog online aangemeld. LET OP! Op de server verwijderde items worden ook op de handheld verwijderd. Om echter de hoeveelheid communicatie zoveel mogelijk te beperken gebeurt dat alleen bij aanmelden op de handheld. Indien er items op de server verwijderd zijn en u wilt de handheld gelijk maken dan kunt u de volledige synchronisatie starten door m.b.v. het synchronisatie icoon de synchronisatie te stoppen en weer te starten. Wat te doen bij upload problemen Op de handheld ingevoerde gegevens worden geüpload naar de server. Soms kan het voorkomen dat bijvoorbeeld als gevolg van verkeerd ingevoerde data fouten ontstaan. Het synchronisatie icoon wordt dan rood. Indien u op het rode icoon klikt dan wordt een popup geopend met een beschrijving van het probleem en wordt u gevraagd wat u wilt doen: U kunt ervoor kiezen de wijziging die de fout veroorzaakt direct te verwijderen. U raakt de betreffende wijziging dan wel kwijt! U kunt er voor kiezen om de gegevens te bewaren en het probleem te proberen op te lossen. Vervolgens kan het uploaden opnieuw worden gestart door nogmaals op het icoon te klikken en te kiezen voor nogmaals proberen. Indien het uploaden niet lukt al gevolg van een fout in de software, u ziet dan bijvoorbeeld de melding "Fout in json request.", dan dient u contact op te nemen met Gereedschapbeheer. Op de handheld ingevoerde gegevens worden altijd pas verwijderd na een succesvolle upload. U raakt geen data kwijt tenzij u er voor kiest om bij problemen met uploaden de ingevoerde data te verwijderen. 5.3 Navigatie Na aanmelden wordt het hoofdscherm geopend, zie onderstaande afbeelding:

9 Handleiding GB Scan 8 Afhankelijk van uw account kunnen bepaalde buttons wel/niet aanwezig zijn, bijvoorbeeld omdat u de module bulkmaterieel niet heeft afgenomen. Door op de buttons te klikken kunnen de diverse functies gestart worden: Inname Uitgifte Inname bulk (optioneel) Zoek Verzendingen (optioneel) De functies worden in de volgende paragrafen verder beschreven. Verder heeft de PA700 een viertal knoppen: Van links naar recht zijn de volgende buttons beschikbaar: Terug button: Hiermee kunt een scherm terug gaan of bijvoorbeeld het toetsenbord afsluiten. Home button: Hiermee gaat u terug naar het Android besturingssysteem. Let op! De applicatie blijft draaien in de achtergrond en blijft ook synchroniseren. U kunt terug keren naar de app door op het icoon van de app te klikken. Menu button: Hiermee opent u het menu. Zoek button: Deze wordt niet gebruikt. Specifiek in het hoofdmenu opent u met de menu button het volgende menu:

10 Handleiding GB Scan 9 Het menu heeft de volgende functies: Info: Hiermee opent u het info scherm. Afmelden: Hiermee opent u het aanmeld scherm waar u de app kunt afsluiten of (onder een andere gebruiker) opnieuw kunt inloggen. 5.4 Zoeken Door op de Zoek button te klikken opent u het zoek scherm. Met het zoek scherm kunt u zoeken op nummer naar arbeidsmiddelen en/of bulkmaterieel. U voert het nummer in en klikt op "Ok". Indien het middel gevonden wordt dan wordt automatisch het betreffende detailscherm geopend. Indien het middel niet gevonden wordt dan volgt een errormelding. 5.5 Scannen vanuit hoofdscherm Indien u in het hoofdscherm staat kunt u direct het detailscherm van een arbeidsmiddel of bulkmaterieel openen door de barcode of Rfid-chip (alleen arbeidsmiddel) te scannen. Indien het middel gevonden wordt dan wordt automatisch het betreffende detailscherm geopend. 5.6 Het arbeidsmiddeldetailscherm Het arbeidsmiddeldetatailscherm toont de belangrijkste details van het arbeidsmiddel. De getoonde velden kunnen variëren afhankelijk van de voorkeur settings. Er bevinden zich 4 tabs op het scherm: Algemeen

11 Handleiding GB Scan 10 Gebruik Status

12 Handleiding GB Scan 11 Indien er meerdere keuringen aanwezig zijn dan worden deze onder verschillende tabjes weergegeven. Klik op de betreffende tab om de gegevens weer te geven. Details 5.7 Koppelen Rfid-tags Om arbeidsmiddelen te kunnen scannen met een Rfid-tag dient de tag eerst aan het arbeidsmiddel gekoppeld te worden. Hiervoor dient u eerst het arbeidsmiddelscherm te openen door hem op nummer te zoeken met de zoekfunctie. Hierna klikt u in het menu op "Koppel Rfid". Klik in de popup op "Yes" als u de Rfid-tag wilt koppelen of "No" om de koppeling te stoppen. Scan de betreffende Rfid-tag om te koppelen, vervolgens krijgt u een popup melding te zien dat de koppeling succesvol is. Een foutmelding wordt getoond met de betreffende fout als de koppeling met de Rfid-tag niet gelukt is. U kunt de tag ook weer ontkoppelen. Klik hiervoor op "Ontkoppel Rfid" in het menu. 5.8 Het bulkmaterieeldetailscherm Het bulkmaterieeldetailscherm toont de belangrijkste details van het bulkmaterieel.

13 Handleiding GB Scan 12 Er bevinden zich 2 tabs op het scherm: Algemeen Details 5.9 Lijsten In de diverse schermen voor inname en uitgifte worden lijsten met (gescande) middelen getoond. De lijsten worden allemaal volgens een bepaalde opbouw weergegeven, zoals hieronder weergegeven. Bij een arbeidsmiddel: Kolom 1 Kolom 2 Rij 1 Arbeidsmiddel nummer Omschrijving Rij 2 Magazijn locatie Bij bulkmaterieel: Kolom 1 Kolom 2 Rij 1 Bulkmaterieel nummer Omschrijving Rij 2 Magazijn locatie Aantal met de eenheid

14 Handleiding GB Scan 13 Indien er een error ontstaat: Kolom 1 Kolom 2 Rij 1 Nummer (indien bekend) Omschrijving (indien bekend) Rij 2 In rood de error melding 5.10 Inname arbeidsmiddelen Door op de Inname button te klikken opent u het scherm voor inname van arbeidsmiddelen. U kunt nu achter elkaar arbeidsmiddelen terug naar het magazijn innemen door: De barcode te scannen. De Rfid-tag te scannen. Het nummer handmatig in te voeren via het menu. De laatst uitgevoerde scan wordt bovenaan de lijst toegevoegd. Er wordt een error melding gegeven als: Het middel niet in de database gevonden wordt. Het middel al ingenomen of nog niet uitgegeven is. Indien de vervaldatum van het middel verlopen is (het middel dient gekeurd te worden) dan wordt hiervan een melding gegeven. Het middel wordt wel ingenomen Inname bulkmaterieel Door op de Inname bulk button te klikken opent u het scherm voor het innemen van bulkmaterieel.

15 Handleiding GB Scan 14 Voor het innemen van bulkmaterieel dient u eerst in te voeren van wie het bulkmaterieel ingenomen wordt. Dit kan een gebruiker, project of klant zijn. Kies een gebruiker, project of klant door: Op de betreffende button te klikken en hem uit de lijst te selecteren. De barcode van een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer te scannen. Handmatig een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer in te voeren via het menu. Klik vervolgens op "OK". Let op: Voor een goede werking van deze functie is het essentieel dat het pasnummer/administratienummer, het projectnummer en het klantnummer uniek zijn. Indien u bijvoorbeeld als klantnummer hetzelfde nummer gebruikt als voor bijvoorbeeld een projectnummer dan kan deze functie niet goed werken. U kunt nu achter elkaar bulkmaterieel terug naar het magazijn innemen door:

16 Handleiding GB Scan 15 De barcode te scannen. Het nummer handmatig in te voeren via het menu. Alvorens het materieel overgeboekt kan worden dient wel eerst het aantal ingevoerd te worden. Voer het aantal in en klik op "Ok". De laatst uitgevoerde scan wordt bovenaan de lijst toegevoegd. Het is mogelijk om bij Inname bulk ook arbeidsmiddelen in te nemen. Andersom is niet mogelijk omdat bij inname van bulkmaterieel een gebruiker/project/klant gekozen moet worden. Maar om te voorkomen dat bij inname van een grote partij iedere keer van scherm gewisseld moet worden is het wel mogelijk gemaakt om bij Inname bulk ook arbeidsmiddelen in te nemen Uitgifte arbeidsmiddelen en bulk materieel Door op de Uitgifte button te klikken opent u het scherm voor uitgifte van arbeidsmiddelen en bulkmaterieel.

17 Handleiding GB Scan 16 Voor het uitgeven van materieel dient u eerst in te voeren aan wie het materieel uitgegeven wordt. Dit kan een gebruiker, project of klant zijn. Kies een gebruiker, project of klant door: Op de betreffende button te klikken en hem uit de lijst te selecteren. De barcode van een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer te scannen. Handmatig een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer in te voeren via het menu. Klik vervolgens op "Ok". Let op: Voor een goede werking van deze functie is het essentieel dat het pasnummer/administratienummer, het projectnummer en het klantnummer uniek zijn. Indien u bijvoorbeeld als klantnummer hetzelfde nummer gebruikt als voor bijvoorbeeld een projectnummer dan kan deze functie niet goed werken. Indien ingesteld onder voorkeuren kunnen arbeidsmiddelen tegelijkertijd uitgegeven worden aan een gebruiker/klant en aan een project. Dit geldt echter nooit voor bulkmaterieel.

18 Handleiding GB Scan 17 U kunt nu achter elkaar arbeidsmiddelen en bulkmaterieel vanuit het magazijn uitgeven door: De barcode te scannen. De Rfid-tag te scannen (alleen arbeidsmiddelen). Het nummer handmatig in te voeren via het menu. De laatst uitgevoerde scan wordt bovenaan de lijst toegevoegd. Er wordt een error melding gegeven als: Het middel niet in de database gevonden wordt. Het middel al uitgegeven is. De keuringsvervaldatum verlopen is. De status van het arbeidsmiddel niet "Goedgekeurd" is. Alvorens bulkmaterieel overgeboekt kan worden dient wel eerst het aantal ingevoerd te worden.

19 Handleiding GB Scan 18 Voer het aantal in en klik op "Ok" Verzendingen Verzendingen hoofdscherm Indien u op de button Verzendingen klikt dan wordt het verzendingen hoofdscherm geopend. Zie onderstaande afbeelding: Door op de buttons te klikken kunnen de diverse functies gestart worden: Toevoegen Wijzigen Controleren

20 Handleiding GB Scan 19 Een nieuwe verzending toevoegen Door op de Toevoegen button te klikken opent u het scherm voor het toevoegen van een nieuwe verzending. Voor het toevoegen van een verzending dient u eerst in te voeren naar wie het materieel verstuurd moet gaan worden. Dit kan een gebruiker, project of klant zijn. Kies een gebruiker, project of klant door: Op de betreffende button te klikken en hem uit de lijst te selecteren. De barcode van een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer te scannen. Handmatig een gebruiker pasnummer, gebruiker administratienummer, projectnummer of klantnummer in te voeren via het menu. Klik vervolgens op "Ok". Let op: Voor een goede werking van deze functie is het essentieel dat het pasnummer/administratienummer, het projectnummer en het klantnummer uniek zijn. Indien u bijvoorbeeld als klantnummer hetzelfde nummer

21 Handleiding GB Scan 20 gebruikt als voor bijvoorbeeld een projectnummer dan kan deze functie niet goed werken. Let op: Indien ingesteld onder voorkeuren kunnen arbeidsmiddelen tegelijkertijd verstuurd worden aan een gebruiker/klant en aan een project. Dit geld echter nooit voor bulkmaterieel. Toch is het wel mogelijk om de verzending aan een gebruiker en aan een project te koppelen en vervolgens bulkmaterieel aan de verzending toe te voegen. Het is dan echter niet mogelijk om het bulkmateriaal automatisch over te boeken bij het verzenden (wijzigen status naar verzonden). Nadat u op "Ok" geklikt hebt opent het Verzending scherm waar u middelen kunt gaan toevoegen aan de verzending. Een verzending wijzigen U kunt de lijst middelen van een verzending wijzigen. Door op de Wijzigen button te klikken opent u de lijst met actuele verzendingen. Zie onderstaande afbeelding:

22 Handleiding GB Scan 21 Alleen verzendingen met de status "Nieuw" kunnen gewijzigd worden. Daarom worden ook alleen verzendingen met status "Nieuw" in de lijst getoond. Open de juiste verzending door: Op de juiste verzending te klikken. Via het menu het nummer van de verzending handmatig in te voeren. De barcode (met het verzendnummer) van de verzending te scannen. Zo kunt u bijvoorbeeld een (pak)bon met barcode printen van een vooraf gedefinieerde verzendingen t.b.v. verdere afhandeling. De verzending wordt geopend voor wijzigen waarbij de lijst met middelen van de betreffende verzending worden getoond. Middelen toevoegen en/of verwijderen aan/uit een verzending U kunt nu achter elkaar arbeidsmiddelen en bulkmaterieel aan de verzending toevoegen door: De barcode te scannen. De Rfid-tag te scannen (alleen arbeidsmiddelen). Het nummer handmatig in te voeren via het menu. Net als bij inname en uitgifte wordt u om een aantal gevraagd indien het bulkmaterieel betreft. Indien het bulkmaterieel reeds in de lijst staat dan wordt u gevraagd of u het aantal wilt ophogen. U kunt dan een aantal invoeren waarmee het reeds aanwezige aantal wordt opgehoogd. Indien u een negatief getal invoert dan wordt het totaal aantal verlaagd met het ingevoerde aantal. U kunt geen arbeidsmiddelen toevoegen die reeds in de lijst staan of die reeds toegevoegd zijn aan een andere verzending waarvan de status nog niet "Ontvangen" of "Afgehandeld" is. Om een middel uit de verzending te verwijderen sleept u de rij met het betreffende middel naar rechts. U wordt vervolgens gevraagd of u het middel wilt verwijderen. Klik op "Yes" om het middel te verwijderen. Iedere wijziging wordt direct opgeslagen. Indien u klaar bent dan gaat u met de terug button terug naar het hoofdscherm om een nieuwe actie te kunnen starten. Een verzending controleren Nadat bijvoorbeeld een verzending ontvangen is kan het wenselijk zijn om de verzending te controleren of alle

23 Handleiding GB Scan 22 (juiste) middelen ontvangen zijn. U kunt dat snel uitvoeren door de lijst met middelen "af te scannen". Door op de Controleren button te klikken opent u de lijst met actuele verzendingen. Zie de onderstaande afbeelding: Afgesloten verzendingen worden niet meer in de lijst getoond. Open de juiste verzending door: Op de juiste verzending te klikken. Via het menu het nummer van de verzending handmatig in te voeren. De barcode (met het verzendingnummer) van de verzending te scannen. Zo kunt u bijvoorbeeld een (pak)bon met barcode printen van een voorgedefinieerde verzendingen t.b.v. verdere afhandeling. De verzending wordt geopend voor controle waarbij de lijst met middelen van de betreffende verzending worden getoond.

24 Handleiding GB Scan 23 U kunt nu achter elkaar arbeidsmiddel en bulkmaterieel uit de lijst verwijderen door: De barcode te scannen. De Rfid-tag te scannen (alleen arbeidsmiddelen). Het nummer handmatig in te voeren via het menu. De betreffende rij naar rechts te slepen. Let op! Bij het verwijderen van bulkmaterieel door de betreffende rij naar rechts te slepen wordt niet om een aantal gevraagd. Uiteraard worden de middelen alleen uit de getoonde lijst verwijderd en worden ze niet echt uit de verzending verwijderd. Wederom wordt bij bulkmaterieel om het aantal gevraagd. Indien het aantal kleiner is dan het aantal van de verzending dan wordt het ingevoerde aantal afgetrokken van het aantal van de verzending. Het betreffende middel wordt dan bovenin de lijst geplaatst zodat hij direct voor u zichtbaar is. Indien een nummer niet in de lijst staat (verkeerd middel is aan de verzending toegevoegd) dan krijgt u hiervan een melding. Tevens kunt u zien welke middelen missen doordat deze overblijven in de lijst. Indien na het scannen de lijst helemaal leeg is en u geen meldingen heeft gekregen dat een nummer niet in de lijst staat dan is de verzending correct Het info scherm Het info scherm toont enige algemene informatie.

25 Handleiding GB Scan 24